TERMINOS DE REFERENCIA

CONSULTORIA PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN,

ADMINISTRACIÓN Y AUDITORIA DOCUMENTAL, ADEMÁS LA AUTOMATIZACIÓN,
ORDENAMIENTO, CLASIFICACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS
ARCHIVOS FISICOS DE LAS PRUEBAS DEL DESEMPEÑO ESTUDIANTES, DOCENTES Y
DIRECTIVOS AÑOS 2007 AL 2013.

1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

El 26 de noviembre del 2008, mediante consulta popular se aprobó El Plan Decenal de

Educación 2006-2015. en la sexta politica establece el "mejoramiento de la calidad y equidad
de la educación e implementación de un Sistema Nacional de Evaluación y Rendición Social de
Cuentas del sector', por lo que es necesario efectuar la evaluación del sistema educativo
nacional

El 29 de agosto 2008, la Secretaria Nacional de Planificación (SENPLADES) en respuesta a la

solicitud de proyecto pdoritario al Sistema Nacional de Evaluación, con base a los argumentos
expuestos por el Ministerio de Educación y considerando que el proyecto de inversión se
enmarca dentro de los lineamientos previstos por el Gobierno Nacional de apoyar y fomentar la
calidad de las actividades educativas, mejorar la gestión institucional, incentivar y evaluar el
desempeño docente, la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. con base en lo
dispuesto en los Arts. 28 y 30 de la Ley de Presupuestos del Sector Público. califica corno
prioritario al proyecto "Sistema Nacional de Evaluación".

El Ministerio de Educación desde el año 2007a venido realizando evaluaciones a estudiantes

con las pruebas APRENDO. En el año 2008 se realizo las pruebas SER evaluaciones a
estudiantes de manera censal a los siguientes anos: cuarto, séptimo y decimo ano de
educación general básica y a tercero año de bachillerato en las áreas de matemáticas y
lenguaje y comunicación. Además de factores asociados a padres de familia. estudiantes.
docentes y directivos de las instituciones educativas. En el mismo ano se realizo las pruebas a
una muestra de estudiantes de séptimo y decimo año de educación general básica en las áreas
de ciencias naturales y estudios sociales, las mismas han sido procesadas y publicados los
resultados a nivel nacional.

En el año 2009 y 2010 se realizo las pruebas a una muestra de estudiantes de las instituciones
educativas en las áreas de matemáticas, lenguaje y comunicación y cuestionarios de factores
asociados en cuadernillos y hojas de respuestas, las mismas que ya se ha realizado la
respectiva captura de dolos y procesamiento de la información.

Las primeras evaluaciones al desempeño del docente se la realizaron en el año 2008 docentes
voluntarios fase interna.

Las evaluaciones al desempeño del docente pruebas SER a partir del año 2009 hasta el año
2011 se realiza dos tases Interna y externa, las mismas que se realizaron a través de hojas de
respuestas y cuadernillos de preguntas.
Las evaluaciones al desempeño de la gestión institucional (Directivos), se realizaron en el año
2009. y en el año 2012.

En el año 2009 se realizaron las evaluaciones al desempeño de la gestión institucional fase

interna y externa, en hojas de respuestas y cuadernillos de preguntas respectivamente.

En el año 2012 se realizaron las evaluaciones internas en hojas de respuestas y la evaluación

externa via on line.
2. OBJETO

Contratar servicios de consultoría de una persona natural , para la elaboración de estudios de

organización, adminIstraclon y auditoria documental, además la automatización, ordenamiento,
clasificación, digitalizacIón y depuración de los archivos físicos de las pruebas del desempeño
estudiantes, docentes y directivos años 2007 al 2013.

Construcción y organización de un archivo físioo que acoja lo establecido en la Ley y

Reglamento del Sistema Nacional de Archivos públicos permitiendo la accesibilidad ágil y
oportuna de aproximadamente 4'000.000 de documentos de los archivos correspondientes a
las hojas de respuestas interna y externa de docentes y directivos realizados desde el año
2007 al 2013 (periodo septiembre 2012- julio 2013).

Realización de estudio en base a la documentación existente, para la identificación de

procesos y procedimientos que se desarrollen en la Dirección del Sistema Nacional de Archivos
en base a la normativa regulatoda. El mismo que será establecido en tres categorías
estratégicas, operativas y de soporte

3. ALCANCE Y PROFUNDIDAD DE LA CONSULTORIA

• Realizar la identificación, clasificación, inventario y automatización de

aproximadamente cuatro millones de documentos de archivo físico y digital (más
menos el 5 %), correspondientes a las pruebas del desempeño estudiantil, docente y
directivos correspondiente a los años 2007 al 2013.

• Elaborar un Instructivo para la adecuada gestión de los documentos de archivo que

reposan en la Dirección Nacional de Análisis e Información Educativa.

• Contar con respaldos de la información de evaluaciones, para fines de investigación y

análisis.

• Garantizar el mejoramiento. modernización y automatización tecnológica de los

procedimientos de gestión documental, generando así un servicio de calidad y calidez
del Ministerio de Educación.

El procesamiento deberá darse en tres ámbitos:

Estratégico.- se considerará la documentación que se identifique como útil para el

procesamiento de la Información primaria y secundaria. así como también para el
almacenamiento del archivo lisio* y digital de la misma.

Operativo.- se considerará la ubicación y ordenamiento del archivo flsioo y digital de la

documentación, en el espacio determinado por la Dirección Nacional de Análisis e Información
Educativa del Ministerio de Educación.

Soporte.- Se recibirá de manera física como digital el producto de la automatización

(digitalización y una herramienta informática de manejo de imágenes), del archivo físico como
digital de los 4 millones de documentos correspondiente al archivo de las pruebas del
desempeño estudiantil, docente y directivos correspondiente a los años 2007 al 2013.

A este producto final deberá estar acompañado de un Instructivo de Gestión ArchivIstica, que
facilite a futuro la correcta administración de los documentos físicos e imágenes digitales del
archivo tratado.

Do su parte, el Ministerio brindará del espacio adecuado, en cuanto a tamaño y funcionalidad,

para el procesamiento y almacenamiento de la documentación.
4. PRODUCTOS ESPERADOS.

Los productos esperados por la Dirección Nacional de Análisis e Información Educativa son los
siguientes:

• Informe que contenga un archivo del diagnóstico de los materiales y documentación del
Sistema Nacional de Evaluación. (físico y digital)

• Informe que contenga un inventario detallado de los instrumentos y materiales

desagregado por desempeño del docente, directivo y estudiantes del archivo pasivo de
la Dirección Nacional de Análisis e Información Educativa. el mismo debe ser
almacenado en cartones que Identifiquen el contenido de cada uno de ellos.

• Informe que contenga un detalle de los materiales que deben ser ordenados y
clasificados en las bodegas de Calderón y en la planta central del Ministerio de
Educación piso El.

• Un sistema informático que permita la automatización, visualización por ordenamiento

y digitalización de las hojas de respuestas internas y externas de docentes y directivos
institucionales.

• Capacitación a funcionados de la Dirección Nacional de Información y Evaluación

Educativa en el manejo del aplicativo informático.

• Un Informe final en el cual se detalle todos los procesos para el ordenamiento y

clasificación de los materiales e instrumentos, un documento que se detalle la
construcción del aplicativo informático.

5. INFORMACION OUE DISPONE LA ENTIDAD Y QUE PONDRA A DISPOSICION DEL

CONSULTOR

El Ministerio de Educación entregará a través de la Dirección Nacional de Análisis e

Información Educativa la siguiente información:

• Una base de datos de los docentes por provincia en la cual se detalla el ano de
evaluación, y la carpeta en la cual se encuentra las hojas de respuestas fase interna y
externa de ser el caso.
• Una base de datos de los directivos por provincia en la cual se detalla el año de
evaluación, y la carpeta en la cual se encuentra las hojas de respuestas fase interna y
externa de ser el caso.
• Las hojas de respuestas de docentes y directivos para que sean digitanzadas.
• La Dirección Nacional de Análisis e Información Educativa permanentemente
supervisara el trabajo de la consultora.
• El material e instrumentos de evaluación de manera que estos sean inventariados.
organizados y clasificados.

Por su parte ella consultor (a) se obliga con el Ministerio de Educación a entregar todos los
productos en formato digital y lisia> y guardar la confidencialidad de los datos a los que tenga
acceso para la ejecución de los productos, por lo que no podrá hacer uso particular de los
mismos, ni difundirlos sin la autorización del Ministerio de Educación.

6. PLAZO DE EJCUCION.

El participante adjudicado tendrá sesenta dias calendario contados a partir de la suscripción del
contrato, para la entrega total de los productos esperados.
7. PROPIEDAD INTELECTUAL

Los documentos. informes y productos desarrollados como parte de las actividades de la

consultorio serán de propiedad del Ministerio de Educación. Sin embargo de ello, el Ministerio
reconocerá en los documentos que fueren del caso, los créditos pertinentes que correspondan
al consultor (a).

Ella consultor (a), deberá guardar absoluta confidencialidad sobre la información a la que
tendrá acceso, para lo cual se deberá suscribir un convenio de confidencialidad.

8. METODO DE CALIFICACION DE LAS OFERTAS.

PARAMETRO CUMPLE I NO CUMPLE OBERVACIONES

Intel:•iolad de la oferta

Experiencia mínima personal

técnico clave

Experiencia general minima

Experiencia especifica mínima

Metodología y aonog rama de

ejecución
Instrumentos y equipos
disponibles

Los puntales que se aplicarán a cada uno de los elementos de evaluación están establecidos
en razón de su importancia, con los cuales se obtendrá la calificación final del Oferente, sobre
cien (100) puntos

ELEMENTO O CRITERIO DE EVALUACION PONTAJE MÁXIMO

Experiencia General 30

Experiencia Específica 50

Experiencia del personal técnico clave 5

Metodología y cronograma de ejecución 10

Instrumentos y equipos disponibles 5

PUNTAJE TOTAL 100

Elna consuttala deberá acreditar los siguientes puntos:

Evaluación da la oferta: Pera la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos se

estará a la metodología "cumple o no cumple'.
 1. INTEGRIDAD DE LA OFERTA:

• La integridad de las ofertas se evaluará considerando la presentación de los

Formularios de la oferta y requisitos mínimos previstos en el pliego.

2. EXPERIENCIA MÍNIMA PERSONAL TÉCNICO CLAVE:

• Un profesional que acredite experiencia en logística para digitalización.

Restauración del documento- imagen digital- ficheros
Gestión Pública
Manejo y capacitación en documentación pública- SINAR. y normativa legal de
archivos de documentación pública
Amplio conocimiento seguridad de espacios físicos de archivos como estibación,
almacenamiento. tratamiento, dignación, digitalización. indexación y bodegaje.
(Tres documentos que avalen dicha experiencia durante los últimos cinco años)

3. EXPERIENCIA GENERAL:

• Mínimo 5 (cinco) años en el desarrollo de proyectos similares. en el ámbito exclusivo de

organización e inventado de archivos digitalizaclón de documentos y sistematización
de la gestión documental (tres documentos que avalen dicha experiencia).

4. EXPERIENCIA ESPECÍFICA:

• Formación universitada con titulo de tercer nivel en Archivistica, Gestión Documental o

Administración de Empresas y un curso de especialización en Administración de
Archivos Administrativos, de cuando menos doscientas horas de duración.
• Cursos de archivistica yio gestión documental, dictados por instituciones de educación
superior o entidades especializadas en esta disciplina (por lo menos tres certificados).
• Experiencia en ejecución ylo dirección de onnsultorlas similares, con un volumen
similar de documentación procesada.
• Experiencia oomo Director de Gestión Documental y Archivo o Secretario General, en
al menos dos entidades del Sector Público, durante los últimos cinco anos.

6. INSTRUMENTOS Y EQUIPOS DISPONIBLES

En relación a su disponibilidad de equipos. Instrumentos, herramientas de software que le

permitirán enfrentar loa estudios de conformidad con lo que se solicita en los Términos de
Referencia. debiendo privilegiar en el análisis el aporte tecnológico que resulte significativo
y destacable. el equipo de trabajo deberá contar con computadores portátiles, escaners.

Deberá disponer de maquinaria de alta tecnologia para la digitalización de documentos.

6. METODOLOGIA DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN

Identificación.-

Establecer dentro de las Bodegas de Calderón y el Piso El del edificio principal del Ministerio
de Educación, la documentación que corresponde a la Dirección de Análisis e Información
Educativa, correspondiente al archivo de las pruebas de desempeño estudiantil. docente y
directivos, proporcionado a los anos 2007 al 2013.

Inventado.-
Levantamiento del inventarlo de la documentación ubicada en las Bodegas de Calderón y Piso
El del edificio principal del Ministerio de Educación, establecido en una matriz de Indices de
identificación de la documentación procesada, de manera física y digitalcorresponcbente al
archivo de las pruebas de desempeño estudiantil, docente y directivos de los años 2007 al
2013.

Dicha matriz será validada por el Ministerio de Educación, a través de la Dirección de Análisis e
Información Educativa, determinada como administradora del contrato.

Organización.-

Una vez definida la matriz para el levantamiento del inventado de la documentación a procesar,
se organizará respetando las tres categorias estratégica. operativa y de soporte. Los
documentos se deberán organizar per fecha y origen, tanto los soportes documentales como
los cuadernillos, los mismos que deben ser identificados en el caso de estudiantes, por
asignatura, afros de evaluación, grado o curso del instrumento aplicado a cada estudiante.

Determinar el plazo de conservación de cada tipo documental, en función de los valores

administrativo y legal de los documentos. previo el análisis respectivo.

• Realizar la identificación, clasificación, inventarlo y automatización de

aproximadamente cuatro mirones de documentos de archivo físico y digital (más
menos el 5 %). correspondientes a las pruebas del desempeño estudiantil, docente y
directivos correspondiente a los años 2007 al 2013.

• Elaborar un Instructivo para la adecuada gestión de los documentos de archivo que

reposan en le Dirección Nacional de Análisis e información Educativa.

• Contar con respaldos de la información de evaluaciones, para fines de investigación y

análisis.

• Garantizar el mejoramiento, modernización y automatización tecnológica de los

procedimientos de gestión documental, generando así un servicio de calidad y calidez
del Ministerio de Educación.

El procesamiento deberá darse en tres ámbitos:

Estratégico.- se considerará la documentación que se identifique como útil para el

procesamiento de la información primaria y secundaria. así como también para el
almacenamiento del archivo físico y digital de la misma.

Operativo.- se considerará la ubicación y ordenamiento del archivo físico y digital de la

documentación. en el espacio determinado por la Dirección Nacional de Análisis e Información
Educativa del Ministerio de Educación.

Soporte.- Se recibirá de manera física como digital el producto de la automatización

(dgitalización y una herramienta informática de manejo de imágenes), del archivo fisco como
digital de los 4 millones de documentos correspondiente al archivo de las pruebas del
desempeño estudiantil, docente y directivos correspondiente a los años 2007 al 2013.

A este producto final deberá estar acompañado de un instructivo de Gestión Archivlsbca, que
facilite a futuro la correcta administración de los documentos físicos e imágenes digitales del
archivo tratado.
De su parte, el Ministerio brindará del espacio adecuado, en cuanto a tamaño y funcionalidad,
para el procesamiento y almacenamiento de la documentación.
La documentación procesada será almacenada de manera codificada, a fin de viabilizar y
agilitar la ubicación de los documentos, según los tipos documentales establecidos, tanto de
manera física como digital.

Automatización.-

Digitalizar la documentación según la definición de tipos documentales, para lo cual deberá

entregar un archivo con toda la información generada como respaldo de la dIgitallzación de la
documentación. El Ministerio de Educación se compromete a entregar todas las facilidades
tecnológicas que involucre la sincronización y consumo de la Información.

EtiLa consultor/a realizará sus actividades en las instalaciones del Ministerio de Educación, en
la Bodega que posee la Dirección Nacional de Análisis e Información Educativa (Bodegas de
Calderón y Planta Central piso El), para la organización, levantamiento del Inventario.
codificación del archivo físico y digital..

La digitalizaclón de las hojas de respuestas se realizara en la Bodega que mantiene el

Ministerio de Educación en el sector de Calderón, en donde se realizará el respectivo
Procesamiento orientado a sistematizar el archivo físico y digital.

9. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y PONDERACIÓN VALORADA

Se deberá presentar en sobres separados, la oferta técnica y económica del proceso en

mención.

Para acceder a la evaluación de la propuesta económica, la propuesta técnica deben} alcanzar

el puntaje m'Orno de setenta (70) puntos. Las propuestas técnicas que no alcancen dicho
puntaje serán descalificadas y rechazadas en esta etapa.

La asignación de puntales de las ofertas económicas de los consultores que hayan alcanzado
el puntaje mínimo en la calificación de la oferta técnica. se realizará mediante la aplicación de
una relación inversamente proporcional a partir de la oferta económica más baja, en donde la
totalidad del puntaje (100 puntos) se le otorgará a esta última conforme la siguiente fórmula:

Pei =(POEm x 100)/ POEi

Tanto la evaluación técnica corno la evaluación económica se califican sobre (100) puntos.

El puntaje total de la propuesta será el promedio ponderado de ambas evaluaciones, obtenido

de la aplicación de la siguiente fórmula:

PT0i= (el TU) + (c2'Pei)

La ponderación valorada será de 90 puntos la oferta técnica y 10 puntos la oferta

económica.

10. VIGENCIA DE LA OFERTA

La vigencia de la oferta será de 60 días.

11. GARANTÍAS

En este proceso se presentarán las garantías de fiel cumplimiento y de buen uso del anticipo,
de acuerdo a lo establecido en los articubs 73, 74. 75 de la LOSNCP.

12. PRECIO Y FORMA DE PAGO

Contrato por prestación de servicios de consultorio se atribuirán al PAI del Programa 27

Proyecto 001 Sistema Nacional de Evaluación actividad 003. tarea 3.1.1
El presupuesto referencia' para este servicio, es de $ 232.000.00 SIN IVA. este valor incluye
todos los gastos operativos y administrativos de la consultoría.
• Anticipo del (70%) a la suscripción del contrato previo a la entrega de las garantlas
correspondientes.
• El monto restante será cancelado cuando laiel consultoría entregue los productos citados
en los términos de referencia y se encuentren a entera satisfacción del Ministeno de
Educación; informe a satisfacción del Administrador del Contrato. suscripción del acta
entrega recepción definitiva y la correspondiente factura
Todos los productos deberán ser enviados de manera Fisica y digital (2 ejemplares). pare su
aprobación a la Dirección Nacional de Información y Evaluación Educativa. Los pagos se
realizarán previo Informe de conformidad de dichos productos, por parte del Ministerio de
Educación. a través de la Dirección Nacional de Análisis e Información Educativa; así como con
la suscripción de la respectiva acta de entrega definitiva.

El Ministerio de Educación se reserva el derecho de solicitar al CONSULTOR la restitución de

los valores pagados en el caso de que no concluya con la ejecución total de los productos
solicitados.

13. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

La consultada sera administrada por ellta Directora/a Nacional de Análisis e Información

Educativa del Ministerio de Educación, economista Jofre Calderón.

14. PRESUPUESTO

El presupuesto referenCial para la oontratación de los servicios de consultoría alcanzan el total

de USD.232.000,00 dólares SIN IVA.

14. MARCO LEGAL

En el proceso pracontractual y contractual para el desarrollo de le Consultoría se deberá

considerar lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
(LOSNCP). su Reglamento General y las Resoluciones emitidas por el Instituto Nacional de
Contratación Pública (INCOP).

Por et tipo de contratación y su cuantía. se recomienda proceder conforme lo determina el

numeral 2 del artículo 40 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública en
concordancia con el articulo 37 de su Reglamento General de Aplicación, de esta manera se
solicite invitar a los siguientes proveedores:

NOMBRES Y APELLIDOS RUC

Iván Marcelo Vega Dávila 1707262000001
Luis Marcelo Reinos° Navarro 1709698730001
Jorge Eduardo Pabón Valencia 040051705891--- •.

Elaborado por Aprobado por

José Anto a. Jota Calde:i

i
FUNCIONARIO DNAIE DIRECTOR NACIONAL-U NÁLISIS E
INFORMACIÓN EDUCATIVA
"Th
Autorizado por
ealkar

Román'León
COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN (S)