Proyecto Sobre Implementacion de Un Sistema de Gestion en Una Empresa

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL HUILA –CORHUILA
NIT. 800.107.584-2
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÒN DE INVENTARIOS EN LA

ALCALDIA DE NEIVA-H.
GERALDINE ESTEPHANY PLAZAS BARAJAS
UNIVERSIDAD DEL HUILA “CORHUILA”

FACULTAD DE POSGRADOS
ESPECIALIZACION EN GERENCIA LOGISTICA Y CADENA DE SUMINISTROS
NEIVA-HUILA
2020
INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR SUJETA A INSPECCIÓN Y VIGILANCIA POR EL MINISTERIO

DE EDUCACIÓN NACIONAL – SNIES 2828
Sede Principal Quirinal: Calle 21 No. 6 - 01 | Campus Prado Alto: Calle 8 No. 32 – 49
PBX: 8754220 I E-mail: contacto@corhuila.edu.co
Sede Pitalito: Carrera 2 No. 1 – 27 - PBX: 8360699
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IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÒN DE INVENTARIOS EN LA

ALCALDIA DE NEIVA-H.
GERALDINE ESTEPHANY PLAZAS BARAJAS
DOCENTE:
LUIS ALEXANDER CARVAJAL PINILLA
UNIVERSIDAD DEL HUILA “CORHUILA”

FACULTAD DE POSGRADOS
ESPECIALIZACION EN GERENCIA LOGISTICA Y CADENA DE SUMINISTROS
NEIVA-HUILA
2020

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Contenido
1. RESUMEN. ..................................................................................................................... 6
2. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 7
3. PROBLEMA. ................................................................................................................... 8
3.1 Planteamiento del problema. ................................................................................................... 8
3.2 Formulación del problema. ....................................................................................................... 9
4. JUSTIFICACIÓN. .......................................................................................................... 10
5. OBJETIVOS. ................................................................................................................. 11
5.1 Objetivo general. ..................................................................................................................... 11
5.2 Objetivos específicos. .............................................................................................................. 11
6. MARCO REFERENCIAL. ............................................................................................. 12
7. MARCO CONCEPTUAL............................................................................................... 13
8. MARCO TEÓRICO. ...................................................................................................... 14
8.1 Marco Legal. ............................................................................................................................ 16
9. DISEÑO METODOLÓGICO. ........................................................................................ 18
10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. ....................................................................... 19
11. PRESUPUESTO. ...................................................................................................... 20
12. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. ....................................................................... 21

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Tabla de gráficos.

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Tabla de cuadros.

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1. RESUMEN.
El objetivo general es Implementar un sistema de gestión de inventarios en La

Alcaldía de Neiva-Huila, mediante el análisis del comportamiento del inventario y los
costos involucrados, que permita el control de los productos almacenados. El
proyecto ofrece una solución integral que permite la captura de información para los
procesos de recibo, inventarios y entrega de los mismos.
El Sistema de Gestión de Inventarios propuesto, está basado en un componente de

hardware, el cual consta de terminales móviles de características industriales y
todos los accesorios que permiten el ingreso de datos de manera ágil. También
posee un componente de software que recibe y concentra la información adquirida
por los equipos móviles que mantiene actualizado el sistema de información “BAAN”
(Sistema que permite tramitar las órdenes de compra y despacho del material).
Este sistema esta soportado por el modelo EOQ de Inventarios. La solución

presentada ofrece un incremento de exactitud en operaciones de inventario general,
disminución del tiempo para ejecución de inventarios, disminución de personal
requerido para inventarios, disminución de errores en digitación de entradas y
despachos y en costos de papelería.

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2. INTRODUCCIÓN.
Un sistema de gestión de inventarios ofrece planificación, orientación, dirección,

control y evaluación a las actividades de trabajo que desarrollan las empresas u
organizaciones para poder obtener sus productos y servicios con eficiencia, eficacia
y efectividad o bien sea mantener nivel de calidad de las operaciones que se
realizan dentro de la misma. La finalidad de un sistema de gestión de inventarios,
es hacer que el proceso se encamine completamente hacia sus objetivos,
corrigendo a tiempo y sobre la marcha, en donde sea posible, las desviaciones,
fallas o problemas que se puedan observar.
El horizonte a seguir de cada departamento que maneje una cadena de distribución

dentro de una empresa siempre es el éxito, reducción de costos y la optimización
de los tiempos de respuesta, pues estos dos criterios hablan por sí solos ya que en
números demuestra la excelente gestión de manejo de inventarios de la misma.
La habilidad de mantener un sistema de gestión de inventarios determinada en

cualquier organización o empresa, se basa en mantener el control de gestión claros
y precisos que solidifiquen los resultados y la información que se maneja además
de no permitir sesgo alguno a razón de lograr una toma de decisiones evaluativa
totalmente objetiva que beneficie a la empresa.
Con la presente investigación se busca implementar un sistema de gestión de

inventarios adscrita al departamento de inventarios de la Alcaldía de Neiva, para
lograr el cumplimiento de los objetivos planteados. El presente estudio se consideró
clave e importante ya que se estableció un plan para diagnosticar el proceso actual
el cual presenta falencias en su distribución de materiales a las demás secretarias
de la Alcaldía, buscando una mejor propuesta y alternativa que disminuya tiempos,
personal y fallas. (YULY, 2013)

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3. PROBLEMA.
3.1 Planteamiento del problema.
La alcaldía de Neiva es una entidad estatal que tiene como función dirigir las
acciones administrativas del municipio, se encuentra localizada en la calle 5 con 10ª
del centro de la ciudad donde cuenta con una estructura adecuada a las 16
dependencias actualmente aceptadas por el gabinete del alcalde, generando la
instalación de equipos y materiales para el buen desempeño laboral de las personas
subcontratadas; al finalizar el año cada dependencia debe suministrar la
información de inventarios de materiales encontrados, para lo cual el área de
almacenamiento no cuenta con un control de los materiales que se entregan, Commented [T1]: Replantear el inicio de éste capítulo, el
generado pérdidas de equipos e implementos. problema aparece finalizando el primer párrafo.
La Alcaldía de Neiva cuenta con un alto nivel de inventario de mercancías internas,

donde se identifica los siguientes problemas:
 No existe un sistema que se encargue únicamente del control de inventario

de La Alcaldia de Neiva Actualmente maneja el sistema Baan y Aqualogic,
los cuales se encargan de tramitar las órdenes de compra y despacho del
material, sin embargo, no es un sistema que permita llevar el control general
del inventario.
 Gran cantidad de insumos de bajo costo con alta frecuencia de compra.
 Carencia de revisión periódica o agrupación por tipo de materiales con el fin
de bajar los “costos de pedido”.
 No existe una clasificación de inventarios que permita identificar los tipos de
rotación de las mercancías. Se debe realizar una clasificación ABC donde se
logra identificar que materiales son de Alta, media o baja rotación.

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3.2 Formulación del problema.
¿Cuáles deben ser las estrategias a implementar en La Alcaldía de Neiva- Huila?

con el fin de optimizar la gestión de Inventarios?

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4. JUSTIFICACIÓN.
En todas las organizaciones es importante generar un sistema de gestión de

inventarios de materiales ya que son de vital importancia, dado que de ellos
depende mantener el alto rendimiento en tiempos y reducción de personal.
Es por ello que para la alcaldía de Neiva es importante mantener un mejor control
en el manejo de sus inventarios, con el fin de evitar el costo excesivo de materiales
y pérdida de los mismos.
A través de un sistema de Gestión se busca generar una solución a la perdida de
materiales y la mejor administración de ellos con el fin de disminuir los costos y
saber de forma precisa los materiales con los que cuenta cada dependencia donde
también podemos saber de manera inmediata el estado y la ubicación de los
materiales.

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5. OBJETIVOS.
5.1 Objetivo general.
Evaluar e implementar la aplicación de un sistema de gestión para la organización

de inventarios de materiales en la alcaldía de Neiva-Huila.
5.2 Objetivos específicos.
 Realizar un diagnóstico de los materiales con los que cuenta la alcaldía de

Neiva según su rotación y costo significativo en el inventario.
 Determinar los costos que se reducirán con la implementación de software

BAAN para inventarios.
 Evaluar el sistema de gestión propuesto para el control del inventario en la

empresa Alcaldía de Neiva-Huila para conocer su efectividad.

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6. MARCO REFERENCIAL.
Antecedentes: El manejo adecuado del inventario en las empresas dedicadas a

la distribución y comercialización de productos es hoy en día un punto crítico a
atacar, pues el mal manejo de inventarios incurre notablemente en algunos
incrementos en los costos, ocasionando pérdidas en costos de almacenamiento
y afectando notablemente el gasto de inventarios.
En La Alcaldía de Neiva no se tiene un control real de inventarios, presenta

insuficiencia en el Stock y demoras en alistamiento del material para responder
con las órdenes de necesidades. El servicio se solicita a medida que llega la
orden de necesidad de cada secretaria de esta forma se programan y
suministran los materiales para satisfacer las necesidades, con el objetivo de
tener un personal con los materiales necesarios para cumplir con su labor. Por
la experiencia de los analistas se realizan las compras del material que
notablemente ha demostrado buena rotación y estas referencias permanecen
siempre en stock, el portafolio es extenso y los problemas se presentan con
referencias específicas ya que son de fabricación especial, pues para algunos
tipos de materiales se requiere comprar todo el material a un solo distribuidor y
el departamento de compras ha invertido sus esfuerzos en tener todo
inventariado para proteger los activos, pero por falta de herramientas que
permitan visualizar y analizar el estado real de los inventarios, se ha dificultado
la operación disminuyendo la eficiencia en todo lo relacionado a los inventarios.
Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible llevar el
control e identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

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7. MARCO CONCEPTUAL.

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8. MARCO TEÓRICO.
Para comprender el control y almacenamiento adecuado de los materiales es

necesario comprender el comportamiento del Inventario tanto como elemento
tangible y físico mantenido dentro de la instalación (Cuando se le hace un conteo y
control clasificado como vida real o conteo de estante), cómo elemento intangible
que existe en los registros de una compañía (Vida en papel o conteo de registros).
Puesto que con frecuencia se toman decisiones sobre compras, ventas, servicio al
cliente, planteamiento de producción y otras sobre la base; si un artículo Gráfica
como parte de las existencias de acuerdo con los registros, la vida en el papel de
un artículo puede ser tan importante cómo su vida real.
El control de los inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de

producción a largo plazo y a plazo intermedio, al igual que buena programación de
la producción y los métodos de control. El uso de métodos eficientes para el control
de las existencias puede reducir, pero no eliminar, el riesgo de los negocios. Los
procedimientos de planeamiento y control de inventarios solamente pueden ayudar
al hombre de negocios a evaluar el riesgo y a planear una estrategia referente a
planes de producción y compra para aceptar en los términos más favorables,
conforme a las políticas y objetivos básicos de la empresa.
La Alcaldía de Neiva como empresa del sector Público pretende a través del
desarrollo de estrategias de control de inventarios establecer un modelo de gestión
de inventarios que le permita conocer, identificar, controlar y mantener un inventario
actualizado, no sólo cómo parte estratégica de su proceso al interior de la compañía
sino también como parte de su mejora reflejada en la reducción de costos y mejor
manejo de los recursos disponibles.
Para la clasificación de un material se debe agrupar de acuerdo con su dimensión,

forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de
tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su
identificación y localización de la bodega. La codificación es una consecuencia de
la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por

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medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por

medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usadas son:
Código alfabético, numérico y alfanumérico:
El sistema alfabético: codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una
de las cuales identifica determinadas características y especificación.
El sistema alfanumérico: limita el número de artículos y es de difícil
memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.
El sistema alfanumérico: es una combinación de letras y números y abarca un
mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo
en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo.
El sistema numérico: es utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de
información e ilimitado número de artículos que abarca

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8.1 Marco Legal.
Artículo 1º.- Definición del control interno. Se entiende por control interno el
sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los
planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar
que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con
las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas
trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad,

moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y
valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y
organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las
funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las
asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. Objetivos del
sistema de control interno. Atendiendo los principios constitucionales que
debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del
sistema de control interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos
fundamentales:
a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que lo afecten.
b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misión institucional.
c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional.
e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus
registros.

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f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el
logro de sus objetivos.
g. Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación.
h. Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y
mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de
acuerdo con su naturaleza y características. Ver Fallo Tribunal
Administrativo de Cundinamarca. Expediente 7769 de 1998. Ponente Dr.
Beatriz Martínez Quintero. (PUBLICA, 2017)

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9. DISEÑO METODOLÓGICO.
a. Tipo de estudio: Se realizará mediante un diseño descriptivo
b. Diseño de la investigación: mediante el método cuantitativo.
c. Población y muestra: ALCALDÍA DE NEIVA - HUILA ÁREA: ALMACÉN

E INVENTARIOS
d. Fases de desarrollo.
i. Fase 1. Diagnosticar el proceso actual que se tiene en la alcaldía de Neiva-

Huila para el control de inventario.
ii. Fase 2. Se realizará un estudio previo de los materiales solicitados y

encontrados en las 16 secretarias y categorizarlas mediante códigos de
ABC e implementar el programa BAAN con el reporte del inventario junto
con sus costos.
iii. Fase 3. Análisis Comparativo de información primaria y secundaria: Con el

objetivo de analizar y comparar las experiencias en sistemas de gestión de
inventarios de las empresas
e. Técnicas e instrumentos de recolección.
f. Análisis de la información.

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10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

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11. PRESUPUESTO.

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12. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

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El objetivo general es Implementar un sistema de gestión de inventarios en La

El Sistema de Gestión de Inventarios propuesto, está basado en un componente de

Este sistema esta soportado por el modelo EOQ de Inventarios. La solución

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El horizonte a seguir de cada departamento que maneje una cadena de distribución

La habilidad de mantener un sistema de gestión de inventarios determinada en

Con la presente investigación se busca implementar un sistema de gestión de

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3.1 Planteamiento del problema.

La Alcaldía de Neiva cuenta con un alto nivel de inventario de mercancías internas,

 No existe un sistema que se encargue únicamente del control de inventario

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3.2 Formulación del problema.

¿Cuáles deben ser las estrategias a implementar en La Alcaldía de Neiva- Huila?

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En todas las organizaciones es importante generar un sistema de gestión de

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5.1 Objetivo general.

Evaluar e implementar la aplicación de un sistema de gestión para la organización

5.2 Objetivos específicos.

 Realizar un diagnóstico de los materiales con los que cuenta la alcaldía de

 Determinar los costos que se reducirán con la implementación de software

 Evaluar el sistema de gestión propuesto para el control del inventario en la

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Antecedentes: El manejo adecuado del inventario en las empresas dedicadas a

En La Alcaldía de Neiva no se tiene un control real de inventarios, presenta

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Para comprender el control y almacenamiento adecuado de los materiales es

El control de los inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de

Para la clasificación de un material se debe agrupar de acuerdo con su dimensión,

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medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por

Código alfabético, numérico y alfanumérico:

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8.1 Marco Legal.

El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad,

a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

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a. Tipo de estudio: Se realizará mediante un diseño descriptivo

b. Diseño de la investigación: mediante el método cuantitativo.

c. Población y muestra: ALCALDÍA DE NEIVA - HUILA ÁREA: ALMACÉN

i. Fase 1. Diagnosticar el proceso actual que se tiene en la alcaldía de Neiva-

ii. Fase 2. Se realizará un estudio previo de los materiales solicitados y

iii. Fase 3. Análisis Comparativo de información primaria y secundaria: Con el

e. Técnicas e instrumentos de recolección.

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