DEFINICIÓN DEL MANUAL FUNCIONES

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será
elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en lascapacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o
profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las
directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos,
perfiles, incluyendo informes delabores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen de las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones, tanto los informes
como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión
porcuanto debe ser flexible a los cambios que se produzcan en la organización. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las
actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización, de esta manera se evitan funciones y
responsabilidades compartidas. Para implementar exitosamente este documento en la realidadde la empresa, se requiere de un compromiso y un
apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo
nivel sino también a los empleados de más alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben
ser consientes de la importancia de estos documentos ytambién lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía.

Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son de grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las
funciones que tiene el personal que conforma la compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa, ya
que determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo,
Este manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de
trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el cargo, interacción con otros procesos,
responsabilidades y funciones.

La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos:

1. Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtención de información sobre: la organización de la empresa, el objetivo que tiene
y las características de las diferentes áreas y puestos de trabajo.
2. Análisis del estado de la organización de la empresa.
3. Documentación y racionalización del estado actual de la organización.
4. Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.
5. Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.
6. Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las hubiera.
7. Presentación del manual de funciones de la empresa.
CLASIFICACION

A. Manual de Producción: Describe las instrucciones en base a los problemas cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solución. Surge por la
necesidad de coordinar el proceso de fabricación .

B. Manual de Compras: Consiste en definir el alcance , función y métodos de compras. De preferencia debe estar escrito.

C. Manual de Ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información del trabajo de ventas.

D. Manual de Finanzas: Muestra por escrito las obligaciones financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones
especificas a quienes en la organización están trabajando con dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

E. Manual de Contabilidad: Abarca los principios y técnicas de la contabilidad. Contiene aspectos tales como: estructura orgánica del departamento,
descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, etc.

F. Manual de Crédito y Cobranzas: Señala por escrito procedimientos y normas de esta actividad. Contiene aspectos de: operaciones de crédito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

G. Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se
refiere a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos
personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc

H. Manual Técnico: Presenta los principios y técnicas de una función operacional determinada. Sirve de referencia para la unidad administrativa y el
personal responsable de una actividad.

I. Manual de Adiestramiento o Instructivo: Explica las actividades, procesos y rutinas de un puesto específico; por lo general va dirigido a personal con
poco conocimiento de la materia, utiliza técnicas programadas de aprendizaje y cuestionarios de autoevaluación para asegurar la comprensión del
tema.