DIRECTRIZ JURÍDICA No.

0030

1011-

Bogotá, D. C.

PARA DIRECTOR GENERAL, SECRETARIA GENERAL, DIRECTORES DE

ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES
DE CENTRO

Asunto: Capacitación Temas de Contratación No. 25. La

supervisión e interventoría de los contratos o
convenios.

En esta ocasión trataremos el tema de la supervisión e interventoría de los contratos y/o

convenios, asunto que fue regulado mediante la Resolución No. 668 de 2005, que incluye
las definiciones básicas; objeto general y objetivos específicos de la interventoría;
igualmente, las funciones, responsabilidades y procedimiento de vinculación, de las
personas que desarrollan las labores de interventoría o supervisión de los objetos
contractuales o convencionales.

En primer lugar se resalta que el tema a abordar tiene gran importancia e incidencia en el
desarrollo de los contratos, y convenios que el SENA suscribe, por cuanto a través de
dichos actos jurídicos, se pretende dar cumplimiento a las finalidades propuestas en la
Ley 80 de 1993 en su artículo 3º; relacionadas con: “….el cumplimiento de los fines
estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los
derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de
dichos fines.”

Los fines estatales, en la situación del SENA son los definidos en los artículos 2º, 3º y 4º
de la Ley 119 de 1994, los cuales para su realización efectiva hacen preciso que la
Entidad se provea de bienes y/o servicios por medio de contratos; o que realice tareas
propias de su desarrollo mediante convenios; en cualquiera de estos eventos, el SENA
tiene a su cargo determinados deberes y cuenta con derechos definidos en el artículo 4º
de la Ley 80 de 1993, para facilitar el cumplimiento de esos fines señalados.

Tanto los deberes, como los derechos que tiene el SENA, se establecen para asegurar el
cumplimiento de sus fines, lo cual debe suceder mediante una ejecución adecuada del
objeto de los contratos o convenios que se realicen; esto en todos sus aspectos
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–administrativo, legal, técnico, financiero, presupuestal, etc-. De esta forma, también se

garantizan los derechos de los contratistas y convinientes evitando la posibilidad de
perjuicios a los mismos, y por ende consecuencias lesivas para nuestra Entidad.

Precisamente, para que se cumpla una correcta función de vigilancia de las obligaciones
de los convinientes o contratistas, fue expedida la resolución citada, de cuyo contenido en
el momento se hace necesario retomar y aclarar que:

.- En todos los contratos y convenios del SENA debe estipularse en qué forma se
desarrollará el control de la ejecución contractual; es decir si se desarrollará por
interventoría o supervisión.

.- El INTERVENTOR: “Es la persona natural o jurídica que representa al SENA en el

contrato o convenio para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del
objeto contractual o convenio.”

La persona a cargo de esas funciones puede ser jurídica o natural; es contratada

siguiendo el proceso que corresponda por la cuantía de la contratación de sus servicios
(licitación, contratación directa).

La interventoría es una modalidad del contrato de consultoría definido en el artículo 32,

numeral 2º de la Ley 80 de 1993 en los siguientes términos:

“2. Contrato de consultoría. Son contratos de consultoría los que celebren las entidades
estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión,
estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría,
gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos,
anteproyectos y proyectos.

Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el
interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro
de los términos del respectivo contrato.”

.- El SUPERVISOR: “Es el funcionario que representa al SENA en el contrato o

convenio, encargado de ejercer la vigilancia de la correcta ejecución del contrato o
convenio.”

Tenemos entonces, que en esencia la interventoría y la supervisión tienen le mismo fin,

vigilar y asegurar que el objeto del contrato o convenio se cumpla a cabalidad, y la
diferencia existente entre estos medios de vigilancia radica en que la Interventoría es

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ejercida por una persona independiente del SENA, y la supervisión la efectúa la Entidad a
través de uno de sus funcionarios.

En los dos eventos, la persona que desarrolla la vigilancia contractual, debe tener o
acreditar obviamente, unos conocimientos técnicos básicos o especializados, que se
relacionen directamente con el objeto contractual; por ello los interventores de obra por lo
general son profesionales en el área de la construcción o afines, o personas jurídicas
conformadas por éstos y acreditadas como consultores.

Se enfatiza que cuando se trate de contratos con supervisión, debe tenerse en cuenta
para su designación, que la persona cuente en su favor con el conocimiento técnico que
le permita el manejo del objeto del contrato.

Para proceder a la contratación de una interventoría, debe tenerse en cuenta, que es

obligatoria su ocurrencia, cuando el contrato a revisar es producto de una licitación; en
cuanto a procesos de valor inferior a la menor cuantía según el objeto y actividades a
realizarse debe verificarse, la inexistencia de personal de planta para desarrollar las
actividades que se pretenden contratar.

Por otra parte, la contratación de la interventoría o la designación del supervisor deben

ser oportunas, es decir, que ocurran en el momento de la contratación, de manera que se
permita una labor completa sobre el contrato objeto de sus actividades; preferiblemente
en al fase preparatoria, para que con los conocimientos técnicos se soporten los estudios
de conveniencia y la elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia;
de esta manera, el dominio del universo del contrato no será una sorpresa para el
funcionario supervisor o para el contratista interventor.

Las obligaciones y funciones del interventor y/o supervisor se encuentran establecidas en

la Resolución No. 668 de 2005, artículo 4º, de las que en esta ocasión, y para apoyar la
labor a su cargo, iniciaremos detallando en su orden algunas de ellas; en adelante,
mediante directrices se hará lo propio con las restantes, para garantizar la comprensión
de la resolución citada.

De conformidad con lo antes dicho son funciones, y por ende implican obligaciones del
interventor o supervisor las siguientes:

“1. Verificar que el contratista o conviniente haya cumplido en su totalidad con los requisitos de
perfeccionamiento y legalización, antes de la iniciación del contrato o convenio.

El interventor o supervisor no podrá autorizar el inicio a la ejecución del contrato y/o convenio sin
haberse aprobado la garantía única y sin que haya constancia del pago por concepto de
publicación del contrato o convenio y el pago del impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar.
Los ordenadores del gasto, es decir los funcionarios delegados para la celebración de contratos o
convenios deben hacer entrega al supervisor o interventor en el momento de su designación o

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contratación, de copia del contrato o convenio, de la propuesta, términos de referencia, de la

póliza, de la constancia de aprobación de la garantía única y del recibo de consignación de los
derechos de publicación y pago del impuesto de timbre.”

Para el cumplimiento de la anterior función, el interventor o supervisor deben tener en

cuenta lo siguiente:

.- La aprobación de garantía única debe tener ocurrencia dentro de los términos

estipulados en el pliego de condiciones, términos de referencia y el contrato; por los
valores y vigencias allí estipulados, y ser impartida por el funcionario competente para
suscribir el contrato, salvo delegación expresa en contrario.

.- Los requisitos de legalización, como publicación y pago de impuesto de timbre, deben

exigirse teniendo en cuenta la forma en que se hayan estipulado dentro del convenio o
contrato, pues cada uno de estos requisitos se aplica con determinadas particularidades.
Para tales efectos deben tenerse en cuenta los lineamientos impartidos por la Dirección
Jurídica sobre los temas correspondientes a la legalización del contrato o convenio.

El cumplimiento estricto de esta función; en especial frente a la garantía única revierte en

la seguridad para nuestra Entidad de contar con soporte jurídico y económico, para
conjurar algún perjuicio que se llegare a causar por incumplimiento del contratista en su
obligaciones. En cuanto a la publicidad y pago de impuestos, se cumple con las normas
vigentes a las cuales estamos sometidos por mandato legal.

“2. Suscribir como mínimo las actas a que haya lugar con ocasión a la ejecución del contrato y/o
convenio; salvo estipulación contractual o convencional diferente, deberán suscribirse:

A. Acta de iniciación cuando se estipule expresamente en el contrato y/o convenio.

B. Actas o informes de avance parcial a efectos de controlar el desarrollo del objeto.
C. Acta o informe definitivo de recibo a satisfacción. Dicho documento deberá contener la
constancia del recibo definitivo de los proyectos, bienes, trabajos o servicios a satisfacción,
la cual generalmente es requisito para el último pago y para la liquidación del contrato o
convenio; se suscribe a efectos de hacer constar el estado en que se reciben los proyectos,
obras, bienes o servicios, con las observaciones, las modificaciones o los pendientes.”

Acerca de esta función puede asegurarse, que constituye una forma de verificar el
acompañamiento que el interventor y/o supervisor efectúa al contrato o convenio, en las
actas se reseña su acontecer y por ello ha de hacer parte del respectivo expediente
administrativo, con inclusión de los aspectos que sea necesario anotar para mayor
claridad en el desarrollo de las obligaciones contractuales o convencionales.

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3. “Conformar un expediente en forma cronológica, debidamente foliado de toda la

documentación que se produzca en desarrollo de la ejecución del contrato o convenio, así como de
la correspondencia realizada por el contratista o conviniente, copia de las respuestas dadas, copia
de los oficios producidos por la Oficina de Control Interno con ocasión del contrato o convenio, al
igual que las actuaciones que con respecto al mismo haya adelantado o haya requerido cualquier
órgano de control.

4. “Llevar el control del archivo en forma permanente, sobre el desarrollo del contrato o
convenio, con la finalidad de lograr una adecuada y oportuna toma de decisiones en el proceso de
ejecución del objeto.”

En relación con las funciones 4ª y 5ª, las actividades que esta implica deben cumplirse, en
primer lugar para asegurar le cumplimiento de los principios de eficiencia, celeridad y
publicidad en la actuaciones administrativas; así como, lo preceptuado en el artículo 29
del Código Contencioso Administrativo, normas concordantes de la Ley 80 de 1993 y de la
Ley general de archivos. De esta forma se asegura un seguimiento más estricto de los
acontecimientos propios de la ejecución del contrato o convenio.

5 “Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y/o convenio y de los riesgos
amparados de la garantía única. Debe tenerse en cuenta que los términos que se determinan en
cada caso son perentorios, a efectos de lograr en cada caso el cometido que los señala.”

En este aspecto se retoman las definiciones dadas en la Resolución No. 668 de 2005
acerca de plazos, así:

“PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento de las

obligaciones de las partes derivadas del contrato o convenio.

PLAZO DE VIGENCIA DEL CONVENIO O CONTRATO: Es el periodo comprendido entre

el perfeccionamiento hasta la liquidación del convenio o contrato.”

El desempeño del supervisor o interventor en el control de los plazos del contrato, es de

gran incidencia, por cuanto de su adecuada gestión dependen actos contractuales como
modificaciones, prorrogas, y los correspondientes ajustes de la garantía única del contrato
o convenio; por lo cual conforme el cronograma de ejecución del contrato, debe observar
si el término estipulado es el suficiente o no para cumplir con el objeto, y comunicar
inmediatamente al SENA, si es necesaria una adición, o modificación; esto junto con una
justificación técnica de su afirmación.

Vale la pena recordar, que el interventor o supervisor tienen responsabilidades de tipo

civil, penal, administrativo y fiscal, cuando del desempeño de sus funciones se trata, y
éste haya incidido en un perjuicio patrimonial para el SENA.

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Cordialmente,

MARITZA HIDALGO ANÍBAL

Directora Jurídica

Proyectó: Mariela Diaz Torres

Revisó: Yolanda Mendez Ávila