MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE KAÑARIS,

PROVINCIA FERREÑAFE, REGION LAMBAYEQUE

DIRECTIVA N° 001-2019-MDK/LOG. y PATRIM.

DIRECTIVA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA REALIZACION DEL
INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES Y DE ALMACEN DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE KAÑARIS, AL 31 DE DICIEMBRE.

1.- FINALIDAD

Establecer procedimientos técnicos a utilizar durante la realización del Inventario Físico de Bienes
Patrimoniales y de Almacén con la finalidad de contar con información real con respecto al código
patrimonial, código interno, denominación, marca, modelo, tipo, color, serie/dimensiones, estado
de conservación, antigüedad y asignación de bienes.

2.- OBJETIVO

Realización de diversas acciones a tomarse en cuenta, durante el desarrollo de los Inventarios

Físicos de bienes patrimoniales y de Almacén:

 Verificación de los bienes de Almacén

 Verificar la Conservación, ubicación, cantidad, utilización y servidores responsables a cargo
de los bienes.
 Conciliar la cantidad y valor con determinación del resultado final del Inventario con el
Área Contable, y realizar los ajustes contables correspondientes.
 Conciliar con el Inventario del ejercicio anterior, si fuera el caso.
 Sanear bienes sobrantes y faltantes
 Actualización del Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo.

3.- ALCANCE

Es de aplicación obligatoria para todas las Áreas orgánicas de la Entidad.

4.- PERIODICIDAD

Las disposiciones descritas son de aplicación periódica, conforme al Artículo 121° del Reglamento
de la Ley N° 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

5.- BASE LEGAL

 Ley N° 29151 – Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

 Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA – Reglamento de la Ley N° 29151

1
 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE KAÑARIS,
PROVINCIA FERREÑAFE, REGION LAMBAYEQUE
 Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA que modifica los Artículos 122° y 1°, así como la
incorporación del Articulo 133 del Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA – Reglamento
de la Ley N° 29151.
 Resolución N° O46-2015/SBN, que aprueba la Directiva N° 001-2015/SBN denominada
“Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales”.
 Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, que aprueba “Norma Técnica de
Control Interno para el Sector Publico”.
 Ley N° 27972 – Ley Orgánica de Municipalidades.

6.- DISPOSICIONES GENERALES

6.1. El patrimonio lo constituye todos los bienes que son adquiridos por la Entidad, en
propiedad y, en diversas formas y modalidades.
6.2. El Inventario Físico de bienes patrimoniales, está constituido por la relación detallada,
cuantificada y valorada.
6.3. El Inventario Físico de bienes, es determinado por la verificación física, codificación y
registro a una fecha determinada.
6.4. La realización de los Inventarios al 31 de diciembre de cada año, permitirá comparar el
resultado final con los inventarios del año anterior, determinando resultados con los
registros contables.
6.5. Son de propiedad de la Entidad, todos los bienes susceptibles de ser incorporados a su
patrimonio.
6.6. El Área de Logística y Patrimonio o quien haga sus veces, asume responsabilidad de la toma
de los inventarios de forma anual, teniendo en cuenta la presente directiva, de los bienes
patrimoniales.

7.- DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1.- Comisión de Inventario

 La Comisión de Inventario de Bienes Patrimoniales, será designada por Resolución de

Alcaldía, y estará constituida por:

1. Representante del Área de Presupuesto

2. Representante del Área de Contabilidad
3. Representante del Área de Logística y Patrimonio
4. Asesor Administrativo Externo.

 La Comisión de Inventario, deberá coordinar y Supervisar los procedimientos técnicos

durante el periodo que demande las actividades del inventario el día 31 de diciembre
del año en que se realiza.
 La Comisión de Inventario asume responsabilidad de los resultados del Inventario.
 La Comisión de Inventario conjuntamente con el encargado y responsable de procesar
los inventarios Físicos, formulará el Informe Final de Inventario de Bienes Patrimoniales,
y suscribe el Acta de Conciliación Patrimonio – Contable.

2
 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE KAÑARIS,
PROVINCIA FERREÑAFE, REGION LAMBAYEQUE

 El Área de Logística y Patrimonio, participa en la toma de Inventario en condición de

facilitador, apoyando con la información solicitada por la Comisión de Inventario.
 El Inventario de Bienes Patrimoniales se registra utilizando el Catalogo Nacional de
Bienes Muebles, en los meses de enero a marzo de cada año, siendo la fecha de
Inventario el 31 de diciembre del año inmediato anterior a su presentación.
 La remisión del Inventario Patrimonial a la SBN entre los meses de enero y marzo de
cada año. La información deberá estar acorde con el Modulo Muebles- SINABIP,
acompañada del Informe Final de Inventario y Acta de Conciliación (Directiva 001-
2015/SBN, numerales 6,7,3,11), y a lo establecido en la Directiva 002-2016-EF/51-01,
numeral 12, inc. Ba) y b) Modulo SIGA – PATRIMONIO.

7.2.- Funciones de la Comisión de Inventario

 Hacer de conocimiento a las unidades orgánicas de la municipalidad la fecha de inicio

de la toma del Inventario de Bienes Patrimoniales.
 Elaborar y Suscribir:
- El Acta de Inicio de la Toma de Inventario, conforme al formato contenido en el
Anexo N° 12. de la Directiva N° 001-2015/SBN
- EL Acta de Conciliación Patrimonio – Contable del Inventario, conforme al formato
contenido en el Anexo N° 13, de la Directiva N° 001-2015/SBN
- El Informe Final del Inventario, conforme al formato contenido en el Anexo N° 14
de la Directiva N° 001-2015/SBN
 Suscribir la Conciliación Patrimonio – Contable, con el responsable del Área Contable,
Presupuesto, Logística y Patrimonio, de la información obtenida; contrastando los
datos del Inventario Físico con la información obtenida del SIAF, para lo cual el Área de
Logística y Patrimonio, y Tesorería deberán proporcionar la información detallada de
todas las adquisiciones, valores actualizados (O/C, O/S y facturas), y de Almacén con
el documento contable “Pedido Comprobante de Salida de Almacén” (PECOSA).

7.3.- Funciones del Inventariador

7.3.1. Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos por cualquier

modalidad.
7.3.2. Realizar la Conciliación Patrimonio – Contable, a ser suscrita por la Comisión de
Inventario, el Área Contable y/o Presupuesto y, el Área de Abastecimiento y
Patrimonio.
7.3.3. Tener en cuenta el estado de conservación de los bienes durante el proceso de
realización del Inventario:

 Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación.

 Estado de Conservación.
 Utilización
 Seguridad

3
 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE KAÑARIS,
PROVINCIA FERREÑAFE, REGION LAMBAYEQUE
 Usuarios responsables
7.3.4. En el estado de conservación tener en cuenta:
 B = bueno, si se trata de un bien nuevo, casi nuevo y, en buen estado
operativo, no haber tenido ninguna reparación o mantenimiento.
 R = regular, si se trata de un bien usado, en condiciones operativo, con
constante mantenimiento, con ligero deterioro externo como consecuencia
del uso normal.
 M = malo, si se trata de un bien con fallas en uso o esta inoperativo, y/o en
condiciones reparables.
 MM = muy malo, si se trata de un bien que se encuentra inoperativo,
siendo su costo de reparación muy alto é irrecuperable.
 X = RAEE Residuos y Aparatos Eléctricos y Electrónicos: si se trata de un bien
que ha alcanzado el fin de su vida útil por uso y obsolescencia y se convierte
en residuos, siendo su costo de reparación muy alto, irrecuperable, y
mereciendo un tratamiento especial para proteger los impactos negativos en
el medio ambiente.
 Y = chatarra, si se trata de un bien en avanzado estado de deterioro,
impidiendo su utilización, siendo su reparación un imposible.
7.3.5. Los papeles de trabajo P/T para la toma de inventarios, se formularán en:
- Original : Área de Abastecimiento y Patrimonio
- Copia : Área Usuaria Inventariada
7.3.6. Concluido la toma de inventario, los papeles de trabajo P/T deben ser firmados
por el inventariador y Jefe del Área Usuaria responsable de los bienes.
7.3.7. Posteriormente, se digitarán los papeles de trabajo P/T de los inventarios
tomados por cada oficina en el formulario establecido por el Modulo Bienes
Muebles – SINABIP, de manera cronológica.
7.3.8. Concluida la verificación física, se remitirá el inventario a la Comisión de
Inventario con el informe final, el mismo que detallará:
 Bienes en uso.
 Bienes sin uso (baja de bienes).
 Bienes prestados a otras entidades públicas, de ser el caso.
 Bienes faltantes: perdidos, robados, siniestrados, etc.
 Bienes sobrantes

8.- RESPONSABILIDAD DE LAS OFICINAS

8.1.- Las oficinas brindaran las facilidades y colaboración necesaria al equipo de

inventariadores y Comisión de Inventario.
8.2.- El servidor municipal, sin excepción, mostrará al Equipo de Inventarios todos y cada
uno de los bienes patrimoniales que le han sido asignados para su uso, incluyendo
bienes que por alguna circunstancia se encuentran guardados (bajo llave) en
escritorios, archivadores, etc.
8.3.- El servidor municipal, sin excepción mantendrá el principio de orden en todas las
oficinas en tanto se realice el inventario de bienes, prohibiéndose realizar el
movimiento de los bienes sin autorización expresa de la Comisión de Inventarios.

4
 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE KAÑARIS,
PROVINCIA FERREÑAFE, REGION LAMBAYEQUE
9.- TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS DE ALMACÉN

9.1.- Levantamiento de Acta

Al inicio y final de la toma de inventario, se levantará el Acta de conformidad de la
recepción y entrega de los bienes de almacén, siendo firmada por los miembros de la
Comisión de Inventario y responsable de Almacén.

9.2.- Lineamientos para la toma del Inventario de Almacén.

 Conteo de Existencias, solo se toman los suministros aptos para el consumo,
no se consideran existencias con un segundo uso.
 Tarjeteo de Existencias, ordenamiento de las existencias con 10 días de
anticipación al inicio del inventario físico de cada año fiscal. El tarjeteo de
existencias se inicia el primer día útil en que la comisión de inventario levanta
el acta dando por iniciado el inventario físico de existencias de almacén.
 Tarjetas de Inventario, la Comisión de Inventario verifica el contenido del
listado que contiene el stock proporcionado por el encargado de Almacén; y se
encuentre con su respectiva tarjeta y coincida con la descripción del bien.
 Existencias Obsoletas, de encontrarse estas ocurrencias, la Comisión de
Inventario levantará el acta, y de considerarse pertinente; recomendar la baja
de dichos bienes, informando a Gerencia.

9.3.- Funciones y Responsabilidades del Encargado de Almacén

 Designar el ambiente y mesa de trabajo para que la Comisión de Inventario
desarrolle sus funciones de manera eficiente.
 Apoyar a la Comisión de Inventario a ubicar los Ítems a inventariar
 El encargado de Almacén, no deberá ausentarse hasta concluir la toma de
Inventario.

10.- MEDIDAS PREVIAS A TENERSE EN CUENTA EN LA TOMA DE INVENTARIO DE BIENES

PATRIMONIALES Y EXISTENCIAS DE ALMACEN

10.1.- Mantener un Ordenamiento de los bienes muebles en cada oficina, y de

Almacén durante el levantamiento de información, debiendo mantenerlos
permanentes.
10.2.- Las tarjetas “Existencia Valorada de Almacén” como medio de control, deben
estar al día.
10.3.- Suspender la recepción y entrega de pedidos por un periodo prudencial antes
del inicio de la toma de Inventario.
10.4.- Hacer entrega a la Comisión de Inventario los listados de Stock de Almacén, con
indicación de la última guía y/u cualquier otro documento de suministros
recibidos y la última PECOSA atendida antes del inicio de la toma de inventario.
10.5.- Alcanzar a la Comisión el último Inventario físico realizado del patrimonio de la
Entidad, según corresponda.

11.- DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES

5
 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE KAÑARIS,
PROVINCIA FERREÑAFE, REGION LAMBAYEQUE
11.1.- La regularización contable de los bienes sobrantes y/o faltantes obtenidos en la
toma de Inventario, se realizarán en el ejercicio siguiente.
11.2.-Todas las unidades orgánicas de la Entidad, quedan encargadas en lo que les
corresponda dar estricto cumplimiento a la presente directiva

12.- ANEXOS
Utilización de los formatos contenidos en la Directiva N° 001-2015/SBN
“Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales” – Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales.

 ANEXO N° 04- Formato de Ficha de Asignación en Uso de Bienes

 ANEXO N° 05- Formato de Ficha Técnica del Vehículo
 ANEXO N° 12- Formato de Acta de Inicio de Toma de Inventario
 ANEXO N° 13- Formato de Acta de Conciliación Patrimonio Contable
 ANEXO N° 14- Formato de Informe Final de Inventario
 ANEXO N° 15- Formato de Ficha de Levantamiento de Información.