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Norme per la Certificazione dei Sistemi

Gestione Sicurezza
In vigore dal 1 luglio 2009

RINA S.p.A.
Via Corsica, 12 - 16128 Genova - Italia
Tel. +39 01053851 - Fax: +39 0105351000
E-MAIL info@rina.org - WEB www.rina.org
C.F./P.Iva 03794120109
Cap. Soc. EURO 30.192.800,00 i.v.
R.I. Genova N. 03794120109
CONDIZIONI GENERALI
Definizioni tecnici generalmente accettati nel settore.
"Regolamenti", nelle presenti Condizioni Generali, significa i Articolo 3
seguenti documenti emessi dalla Società: 3.1. – La classe assegnata ad una Nave, così come i rapporti, le
- Regolamenti per la Classificazione delle navi o delle unità partico- dichiarazioni, i certificati o qualsiasi altro documento o informazione
lari; emessi dalla Società riflettono il parere discrezionale della Società
- Norme Complementari contenenti la disciplina per la certificazione circa la conformità, all'epoca in cui il Servizio è prestato, della Nave
di prodotti, impianti, sistemi e altro o contenenti i requisiti per l'asseg- o del prodotto oggetto di certificazione, rispetto ai Regolamenti
nazione di notazioni addizionali di classe; applicabili.(dato l'uso previsto ed entro i relativi limiti di tempo).
- Norme per l'applicazione di Norme Statuali, contenenti le regole La Società non ha alcun obbligo di rendere dichiarazioni, o fornire
per lo svolgimento dei compiti delegati dalle Amministrazioni informazioni, su elementi o fatti che non rientrano nell'oggetto
- Guide per lo svolgimento di determinate attività connesse ai Servizi. specifico del Servizio richiesto dalla Parte Interessata o per suo nome
- Qualsiasi altro documento tecnico, quali ad es. Varianti o Interpre- e conto.
tazioni Normative. 3.2. – A nessun rapporto, dichiarazione, annotazione su disegno,
"Servizi" significa le attività descritte nel successivo Articolo 1, rese esame, Certificato di Classe o documento o informazione emessi o
dalla Società su richiesta fatta dalla Parte Interessata o in nome e per rilasciati in esecuzione dei Servizi prestati dalla Società possono
conto di questa. essere attribuiti effetti o implicazioni legali diversi dall'attestazione
"Società" o "RINA" significa RINA S.p.A. e/o tutte le Società che, sulla base degli accertamenti eseguiti dalla Società, la Nave, la
appartenenti al Gruppo RINA che forniscono i Servizi. struttura, i materiali, le apparecchiature, i macchinari o qualsiasi altro
"Tecnico" significa personale tecnico operante per conto della elemento cui tale documento o informazione si riferiscono sono
Società nell'esecuzione dei Servizi. conformi ai Regolamenti. Tale documento è rilasciato solamente per
"Parte Interessata" significa il soggetto, diverso dalla Società, che l'uso della Società, dei suoi comitati e dei suoi clienti o di altri
abbia un interesse o una responsabilità rispetto alla Nave, al prodotto, organismi autorizzati e per nessun altro fine. La Società non assume
all'impianto o al sistema oggetto di classificazione o certificazione pertanto alcun obbligo in relazione agli atti compiuti o ai documenti
(quale ad es. l'Armatore della Nave ed i suoi rappresentanti, il emessi da altre parti sulla base delle dichiarazioni o informazioni
costruttore della Nave o delle macchine o il fornitore di parti da rilasciate dalla stessa. La validità, l'applicazione, il significato e
collaudare) che richieda, o per conto del quale siano richiesti, i l'interpretazione di un Certificato di Classe, o di qualsiasi altro
Servizi. documento o informazione forniti dalla Società in relazione ai propri
"Armatore" significa il Proprietario, l'Armatore o il Gestore o Servizi, sono disciplinati dai Regolamenti della Società che è l'unica
qualsiasi altra parte tenuta, per legge o per contratto, a mantenere la competente a fornirne l'interpretazione ufficiale. Qualsiasi contrasto
Nave atta alla navigazione o all'esercizio, con particolare riguardo relativo a questioni tecniche tra la Parte Interessata ed il Tecnico
alle disposizioni relative al mantenimento della classe indicate nella nell'esecuzione delle sue funzioni deve essere portato il più presto
Parte A, Capitolo 2 dei Regolamenti per la Classificazione delle Navi possibile, per iscritto, a conoscenza della Società la quale risolve ogni
o nelle corrispondenti norme previste dai Regolamenti specifici. divergenza di opinione o vertenza.
"Amministrazione" significa il Governo dello Stato di cui la Nave è 3.3. – La classificazione di una Nave, o il rilascio di un certificato o
autorizzata a battere la bandiera o sotto la cui autorità viene altro documento connesso alla classificazione o certificazione e in
autorizzata ad operare nel caso specifico. generale alla prestazione dei Servizi da parte della Società hanno la
"Nave" significa navi, imbarcazioni, natanti e altre unità particolari, validità ad essi conferita dai Regolamenti della Società all'epoca
quali ad es. strutture offshore, galleggianti, mezzi subacquei. dell'assegnazione della classe o del rilascio del certificato; in nessun
Articolo 1 caso essi equivalgono ad un'attestazione o garanzia di navigabilità,
1.1. – L'oggetto della Società è, tra gli altri, la classificazione e la integrità strutturale, qualità o idoneità ad un particolare scopo o
certificazione di Navi, e la certificazione di loro parti e componenti. servizio di qualsiasi Nave, struttura, materiale, apparecchiatura o
La Società: macchinario ispezionati o collaudati dalla Società.
– stabilisce e sviluppa i Regolamenti; 3.4. – Qualsiasi documento rilasciato dalla Società in relazione ai
– pubblica il Libro Registro; propri interventi rappresenta le condizioni della Nave o dell'oggetto
– emette Certificati, Dichiarazioni e Rapporti sulla base dei suoi della certificazione o di altra attività all'epoca dell'accertamento.
interventi. 3.5. – I Regolamenti, le visite e le attività effettuate dalla Società, i
1.2. – La Società prende parte anche alla applicazione di norme e rapporti, i certificati e gli altri documenti rilasciati dalla Società non
standard nazionali e Internazionali, per delega di diversi Governi. sono intesi a sostituire per nessuna ragione gli obblighi e le
1.3. – La Società svolge attività di assistenza tecnica su richiesta e responsabilità di altre parti quali, a titolo esemplificativo, Governi,
fornisce servizi particolari al di fuori dell'ambito della classificazione, progettisti, costruttori, fabbricanti, riparatori, fornitori, imprenditori,
che sono soggetti alle presenti condizioni generali, tranne ove subcontraenti, Armatori, gestori, noleggiatori, assicuratori, venditori o
espressamente derogate nel contratto particolare. acquirenti di una Nave o altro prodotto o sistema sottoposto a
Articolo 2 ispezione.
2.1. – I Regolamenti sviluppati dalla Società riflettono lo stato delle Detti documenti e attività non esimono tali parti da qualsiasi
conoscenze tecniche della stessa al tempo della loro pubblicazione. adempimento garanzia, onere, responsabilità, dovere o obbligo
La Società pertanto, pur impegnandosi, anche mediante i propri (anche di natura contrattuale), da essi esplicitamente o implicitamente
servizi di Ricerca e Sviluppo, ad un costante aggiornamento, non assunti o comunque loro incombenti, né conferiscono a tali parti
garantisce la loro corrispondenza allo stato della scienza e della alcun diritto, pretesa o titolo nei confronti della Società.
tecnica al momento della pubblicazione, né tantomeno rispetto a Con particolare riguardo ai doveri dell'Armatore, i Servizi svolti dalla
sviluppi successivi delle conoscenze tecniche della Società o di altri. Società non lo esimono dall'obbligo di assicurare un'adeguata
2.2. – La Parte Interessata è tenuta a conoscere i Regolamenti sulla cui manutenzione della Nave e di garantirne la navigabilità in ogni
base vengono prestati i Servizi. Con particolare riguardo ai Servizi di momento.
Classificazione, particolare attenzione dovrà essere prestata alle Parimenti, i Regolamenti, le visite effettuate, i rapporti, i certificati e
norme in tema di sospensione, revoca e ripristino della Classe. In caso gli altri documenti rilasciati dalla Società non sono finalizzati a
di dubbi o imprecisioni, la Parte Interessata dovrà rivolgersi garantire gli eventuali acquirenti della nave, di suoi componenti o di
tempestivamente alla Società per avere chiarimenti. altro bene oggetto di verifica o certificazione o a manlevare il
I Regolamenti per la Classificazione sono pubblicati sul sito Internet venditore degli stessi rispetto agli obblighi loro incombenti in base
della Società: www.rina.org. alla legge o al contratto quanto alla qualità, al valore commerciale o
2.3. – La Società esercita la dovuta diligenza e capacità: alle caratteristiche del bene oggetto di transazione.
- nella scelta dei propri Tecnici Pertanto, in nessun caso la Società si assumerà gli obblighi
- nell’esecuzione dei propri Servizi, considerando lo stato della incombenti sui soggetti sopra menzionati, anche quando è chiamata
tecnica in uso all’epoca in cui tali Servizi sono effettuati. ad esprimere pareri in relazione a materie non coperte dai propri
2.4. – Le visite eseguite dalla Società comprendono esami visivi e Regolamenti o altri documenti.
prove non distruttive, ma non sono limitate a detti accertamenti. In considerazione di quanto precede, nonché dei limiti di
Tranne ove diversamente previsto, i controlli sono eseguiti con responsabilità previsti al successivo art. 5, la Parte Interessata si
tecniche di campionamento e non consistono nell'esame o nel impegna a manlevare e tenere indenne la Società da qualsiasi
monitoraggio completo di ogni singolo elemento della Nave o dei richiesta o reclamo di terzi, così come da qualsivoglia responsabilità
beni oggetto di certificazione. Le visite ed i controlli eseguiti dalla nei confronti degli stessi, in relazione all'esecuzione dei Servizi.
Società a bordo delle navi non comportano necessariamente la In quanto non espressamente disciplinati nelle presenti Condizioni
presenza costante e continuativa dei Tecnici incaricati. Generali, i doveri e le responsabilità dell'Armatore e delle Parti
La Società può anche affidare prove di laboratorio, ispezioni Interessate nei riguardi dei Servizi prestati dalla Società sono descritti
subacquee ed altri accertamenti a qualificati fornitori di servizi che li nei Regolamenti applicabili al Servizio specificamente reso.
eseguono sotto la loro responsabilità. Articolo 4
Le prassi e le procedure di visita sono scelte dalla Società sulla base 4.1. – Qualsiasi richiesta di Servizi della Società deve essere
delle proprie esperienze e conoscenze ed in accordo con gli standard sottoposta per iscritto e firmata dalla Parte Interessata o da altri per
suo conto. Tale richiesta sarà considerata irrevocabile appena sarà avrà la facoltà di adire l'Autorità Giudiziaria Ordinaria del luogo in
ricevuta dalla Società e comporterà l'accettazione da parte del cui ha sede, legale o operativa, la Parte Interessata o il soggetto che ha
richiedente delle rispettive prescrizioni dei Regolamenti, ivi comprese richiesto il Servizio.
le presenti Condizioni Generali. Non appena la richiesta scritta è In caso di azioni avviate da terzi nei confronti della Società davanti
accettata dalla Società, si intenderà stipulato un contratto tra la all'Autorità Giudiziaria Ordinaria, la Società avrà altresì la facoltà di
Società e la Parte Interessata, regolato dalle presenti Condizioni esperire chiamate di terzo nei confronti della Parte Interessata o del
Generali. soggetto che ha richiesto il Servizio davanti ala medesima Autorità
4.2. – La Parte Interessata e il soggetto che ha richiesto il Servizio Giudiziaria Ordinaria, al fine di essere manlevata ai sensi del
saranno congiuntamente e solidalmente responsabili per il precedente articolo 3.5.
pagamento dei compensi e delle spese dovuti alla Società per i Servizi Articolo 7
resi, anche se non portati a termine per cause non imputabili alla 7.1. – Tutti i disegni, le specifiche, i documenti e le informazioni
Società . In tale ultimo caso la Società non potrà essere ritenuta forniti alla o emessi dalla Società o di cui questa può venire a
responsabile per mancata esecuzione, o parziale esecuzione, dei conoscenza, in occasione dell'esecuzione dei propri Servizi, saranno
Servizi richiesti. Nel caso di pagamento ritardato possono essere trattati come documenti riservati e non saranno comunicati a soggetti
richiesti gli interessi maturati nella misura del tasso di interesse legale diversi dall’Armatore senza previa autorizzazione della Parte
vigente, aumentato di due punti percentuale. Interessata, salvo quanto previsto o richiesto dalla normativa
4.3. – Il contratto per la Classificazione di una Nave o per la internazionale, europea o nazionale applicabile, dallo Statuto
prestazione di altri Servizi può essere risolto, e gli eventuali certificati dell'IACS o altre normative IACS, ovvero da un ordine di un'Autorità
revocati, a richiesta di una delle parti a condizione che venga dato un competente. Informazioni sulla situazione e validità dei certificati di
preavviso per iscritto di almeno 30 giorni. Il mancato pagamento, classe e statutari, compresi i trasferimenti, i cambiamenti, le
anche solo parziale, dei compensi dovuti per i Servizi prestati dalla sospensioni, le revoche della classe, le raccomandazioni/condizioni
Società darà diritto alla stessa di risolvere il contratto con effetto di classe, le condizioni o le restrizioni operative stabilite nei confronti
immediato e di sospendere l'esecuzione dei Servizi. delle navi classificate ed altre informazioni pertinenti, secondo
In ogni caso di interruzione del contratto, saranno dovuti alla Società quanto richiesto, possono essere pubblicate sul sito internet o
i compensi per l'attività prestata fino al momento dell'interruzione e divulgate con altri mezzi senza previa autorizzazione della Parte
le spese sostenute in previsione di attività già programmate; resta Interessata.
salvo il diritto ad eventuali indennità o risarcimenti dovuti alla Società Informazioni sulla situazione e validità delle altre certificazioni e
in conseguenza della risoluzione stessa, dichiarazioni possono ugualmente essere pubblicate sul sito internet
Con particolare riguardo alla Classificazione e certificazione di navi, o divulgate con altri mezzi senza previa autorizzazione della Parte
a meno che la Società non decida diversamente, la risoluzione del Interessata.
contratto implica che l'assegnazione della classe alla Nave viene 7.2 – Indipendentemente dall'obbligo generale di riservatezza dovuto
rifiutata oppure, se la Nave è già classificata, che la classe è sospesa o dalla Società nei confronti dei propri clienti in accordo alla
ritirata; gli eventuali certificati statuali emessi dalla Società saranno sopraindicata clausola 7.1, i clienti della Società con la presente
anch'essi revocati, laddove previsto dagli Accordi tra la Società e il accettano che la Società partecipi all'Early Warning System dell'IACS
Governo di cui la Nave batte bandiera. il quale richiede che ogni Società Membro o Associata dell’IACS
Articolo 5 fornisca alle altre Società Membri o Associate dell'IACS informazioni
5.1. – Nel prestare i Servizi, come pure nel dare informazioni o pareri tecniche relative a danni rilevanti, riscontrati sia alle strutture dello
ad essi correlati, la Società, i suoi Tecnici, dipendenti o agenti scafo che all'apparato motore di navi da essa classificate, come
operano con la dovuta diligenza al fine di una corretta esecuzione definite nell'Early Warning System dell'IACS (ma non comprendenti
dell'incarico. Tuttavia, stante la natura delle attività svolte (v. art. 2.4), alcun disegno relativo alla nave che possa essere di specifica
non è possibile garantire l'assoluta precisione, correttezza e proprietà di un'altra Parte) in modo che tali utili informazioni possano
completezza delle informazioni o dei pareri forniti. La Società non essere condivise ed utilizzate per facilitare il corretto funzionamento
presta alcuna garanzia esplicita od implicita. dell'Early Warning System. La Società fornirà ai propri clienti dettagli
Pertanto, salvo quanto previsto al seguente paragrafo 5.2, ed anche scritti relativi a tali informazioni al momento dell'invio delle stesse
nel caso di attività eseguite per delega di Governi, né la Società, né alle Società Membri o Associate dell'IACS.
alcuno dei suoi Tecnici sarà responsabile di qualsiasi perdita, danno o 7.3 – Nel caso di trasferimento di classe, aggiunta di una seconda
spesa di qualunque natura sostenuta da qualsiasi persona, sia in via classe o revoca da una "Double/Dual Class", la Parte Interessata si
contrattuale, sia in via extracontrattuale, derivanti dall'esecuzione dei impegna a fornire alla Società o a permettere alla Società di fornire
Servizi. all'altra società di classificazione tutti i piani e i disegni costruttivi, i
5.2. – Ferme restando le disposizioni di cui al precedente paragrafo certificati, i documenti e le informazioni relativi all'unità classificata,
5.1, qualora un utente dei Servizi della Società dimostri di aver subito compreso il suo archivio storico, che l'altra società di classificazione
una perdita o un danno a causa di qualche azione od omissione può richiedere ai fini della classificazione in conformità con la
negligente da parte della Società, dei suoi Tecnici, dipendenti o relativa Procedura IACS e con la normativa applicabile. E' dovere
agenti, la Società risarcirà il danno dimostrato fino a concorrenza dell'Armatore assicurare, quando richiesto, il consenso del costruttore
della somma non superiore a cinque volte l'ammontare dei compensi alla fornitura di piani e disegni alla nuova Società di Classificazione,
fatturati per le specifiche prestazioni, informazioni o pareri da cui è per mezzo di opportune clausole inserite nel contratto di costruzione
derivata la perdita o il danno o, se non sono stati fatturati compensi, o tramite altri accordi.
fino a un massimo di centomila Euro. Qualora i compensi fatturati Nel caso in cui la proprietà della Nave o del prodotto o del sistema
siano relativi a diversi Servizi, al fine di calcolare il limite massimo oggetto di certificazione venga trasferita ad un nuovo soggetto,
risarcibile, l'ammontare dei compensi sarà determinato con quest'ultimo avrà diritto di accedere a tutti i relativi disegni,
riferimento alla stima del tempo impiegato nell'esecuzione del specifiche, documenti o informazioni emessi dalla Società, o di cui
Servizio dal quale è derivato il danno o la perdita. questa sia venuta a conoscenza in occasione dell'esecuzione dei
Qualsiasi responsabilità per perdite o danni indiretti o Servizi, anche se relativi ad un periodo antecedente il trasferimento
"consequenziali" e per le relative spese è espressamente esclusa. In della proprietà.
ogni caso, indipendentemente dall'ammontare dei compensi fatturati, Ai sensi e per gli effetti del D.Lgs.196/2003, la Parte interessata
l'ammontare massimo risarcibile dalla Società non potrà essere dichiara di avere letto l'informativa sul trattamento dei dati personali
superiore a 1 milione di Euro. Il risarcimento previsto in questo pubblicata sul sito internet della Società e di prestare il proprio
paragrafo non implica assunzione di obblighi e/o ammissione di consenso al trattamento, anche a scopi di informazione commerciale.
responsabilità da parte della Società e sarà corrisposto senza Articolo 8
pregiudizio di quanto previsto dalla clausola di esclusione della 8.1. – Se qualche parte di queste Condizioni Generali dovesse essere
responsabilità contenuta nel precedente paragrafo 5.1. dichiarata invalida, ciò non avrà effetto sulla validità delle restanti
5.3. – Qualsiasi reclamo per perdita o danni di qualunque natura in disposizioni.
virtù delle disposizioni qui stabilite deve essere formulato alla Società 8.2. – Nell'eventualità di dubbi riguardanti l'interpretazione di queste
per iscritto, entro il termine più breve tra: TRE MESI dalla data in cui i Condizioni Generali, prevarrà il testo italiano.
Servizi sono stati eseguiti o TRE MESI dalla data in cui i i danni sono Articolo 9
stati scoperti. Il mancato rispetto di tale termine comporta la 9.1. – Quando la Società fornisce i propri Servizi ad un Consumatore
decadenza da ogni diritto o azione nei confronti della Società. - ossia una persona fisica che agisce per scopi estranei all'attività
Articolo 6 imprenditoriale o professionale svolta - non trovano applicazione le
6.1. – Qualsiasi vertenza derivante da, o connessa con, i Regolamenti disposizioni di seguito indicate: art. 3.2. (limitatamente alla parte in
o i Servizi della Società, comprese eventuali questioni riguardanti cui prevede che la Società è l'unica competente a fornire
obblighi, responsabilità o limitazione della responsabilità della l'interpretazione ufficiale dei Regolamenti); art. 4.2. (limitatamente
Società, sarà soggetta alla legge italiana e risolta mediante arbitrato alla parte in cui prevede che il pagamento dei compensi è dovuto
affidato ad un collegio di tre arbitri che procederanno in conformità al anche per i Servizi non portati a termine per cause non imputabili alla
Regolamento della Camera Arbitrale Internazionale di Milano. Parte Interessata); art. 5.1 (limitatamente alla parte in cui prevede
L'arbitrato avrà sede a Genova. l'esclusione della responsabilità della Società e dei suoi Tecnici); art.
6.2. – Tuttavia, per le controversie relative al mancato pagamento dei 5.2.; art. 5.3.; art. 6.1. (limitatamente alla parte in cui prevede la
compensi e/o delle spese dovuti alla Società per i Servizi, la stessa competenza di un Collegio Arbitrale che avrà sede a Genova).
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

INDICE

INTRODUZIONE ............................................................................................................................................................................1

1 GENERALE ...........................................................................................................................................................................1
1.1 Definizioni ................................................................................................................................................................1

2 VERIFICA DELLA CONFORMITA’ AL CODICE ISM .............................................................................................................1


2.1 Responsabilità del RINA .........................................................................................................................................1
2.2 Capacità del sistema SMS di soddisfare gli obiettivi di gestione della sicurezza .............................................2

3 IL PROCESSO CERTIFICATIVO............................................................................................................................................2
3.1 Attività certificative..................................................................................................................................................2
3.2 Verifica iniziale ........................................................................................................................................................3
3.3 Verifica annuale del Certificato di Conformità (DOC) ..........................................................................................4
3.4 Verifica intermedia del Certificato Gestione Sicurezza (SMC) ............................................................................4
3.5 Verifica di rinnovo ...................................................................................................................................................4
3.6 Verifiche del Sistema Gestione Sicurezza.............................................................................................................4
3.7 Richiesta di certificazione ......................................................................................................................................4
3.8 Riesame Preliminare (Riesame della documentazione).......................................................................................4
3.9 Preparazione della verifica .....................................................................................................................................4
3.10 Esecuzione della verifica ........................................................................................................................................5
3.11 Rapporto di verifica.................................................................................................................................................5
3.12 Non-conformità ed azioni correttive ......................................................................................................................6
3.13 Responsabilità della Compagnia relative alle verifiche .......................................................................................6
3.14 Responsabilità del RINA .........................................................................................................................................6
3.15 Responsibilità del Verificatore ...............................................................................................................................6

4 TRASFERIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE DEL SISTEMA GESTIONE SICUREZZA ....................................................7

5 USO DEL LOGOTIPO DI APPROVAZIONE...........................................................................................................................7

I
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

INDICE

Annex 1 VERIFICA DEGLI UFFICI SUCCURSALI A1.1


Annex 2 COMUNICAZIONI CON LE AMMINISTRAZIONI DI BANDIERA E TRA LE SOCIETA’ IACS A2.1
Annex 3 CONTROLLI DA PARTE DELL’AUTORITA’ DELLO STATO DEL PORTO A3.1
Annex 4 TIPI DI NAVE PER LA CERTIFICAZIONE ISM A4.1
Annex 5 SCENARI SULLA CERTIFICAZIONE DELLA COMPAGNIA A5.1
Annex 6 SCENARI SULLA CERTIFICAZIONE DELLA NAVE A6.1/2
Annex 7 MODELLO DELLA DOMANDA DI CERTIFICAZIONE A7.1/2
Annex 8 MODELLO DELLA ‘DICHIARAZIONE DI COMPAGNIA’ A8.1
Annex 9 MODELLO DELLA ‘DICHIARAZIONE DELLA PERSONA DESIGNATA A TERRA’ A9.1

II
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

INTRODUZIONE 1.1.3 Verificatore responsabile


Un verificatore che è autorizzato a condurre un gruppo di
Le presenti Norme stabiliscono le procedure seguite dal due o più verificatori.
RINA per:
a) verificare che il Sistema Gestione Sicurezza di una
Compagnia responsabile della gestione operativa di 1.1.4 Ufficio succursale
navi e/o il Sistema Gestione Sicurezza di una nave E' un ufficio che è parte della Compagnia, ed è da essa
ottemperano ai requisiti del Codice Internazionale di controllato ed è coperto dallo stesso Sistema Gestione
Gestione della Sicurezza delle Navi e di Prevenzione Sicurezza.
dell'Inquinamento (Codice Internazionale di Gestione
della Sicurezza (Codice ISM), adottato 1.1.5 Grave non conformità
dall'Organizzazione Marittima Internazionale (IMO) Una deviazione identificata che costituisce un serio pericolo
mediante la Risoluzione A.741(18) come emendata; e per le persone o per la sicurezza della nave o un serio
b) emettere il Certificato di Conformità (DOC) ad una rischio per l'ambiente che richiede un'immediata azione
Compagnia e/o il Certificato Gestione Sicurezza (SMC) correttiva ed include la mancanza di efficace e sistematica
ad una nave ed eseguire le relative verifiche periodiche applicazione di un requisito del Codice ISM. Ognuna di
per il controllo della conformità ai requisiti del Codice queste situazioni può essere considerata una Grave non
ISM. conformità.
Le presenti Norme riflettono:
- il contenuto dei "Requisiti Procedurali per la
1.1.6 Non conformità
Certificazione di Conformità al Codice ISM" (PR9)
dell'Associazione Internazionale delle Società di Osservazione per la quale l'evidenza oggettiva indica la
Classificazione (IACS), che a loro volta riflettono il mancata ottemperanza ad uno specifico requisito.
contenuto della Risoluzione IMO A.913(22) "Linee guida
per l'Applicazione del Codice ISM da parte delle 1.1.7 Osservazione
Amministrazioni"; Constatazione fatta durante una verifica del Sistema di
- il contenuto dei “Requisiti Procedurali per il Gestione Sicurezza e supportata da evidenza oggettiva.
Trasferimento della Certificazione dei sistemi di gestione Essa può essere anche una constatazione fatta dal
‘Safety’ e ‘Security’ (PR18) dell'Associazione verificatore relativa al Sistema Gestione Sicurezza che, se
Internazionale delle Società di Classificazione (IACS). non corretta, potrebbe dare luogo, in futuro, ad una non
Le presenti Norme sono anche applicabili alle Compagnie conformità.
che richiedono volontariamente la certificazione per navi
“non convention” (es. navi non incluse nella SOLAS - 1.1.8 Manuale Gestione Sicurezza
Capitolo IX – Regola 2). Documentazione usata dalla Compagnia per descrivere ed
Nell’applicazione delle presenti norme, eventuali norme e applicare il Sistema Gestione Sicurezza.
prescrizioni dell’Amministrazione competente, diverse e/o
più onerose delle presenti, saranno tenute in 1.1.9 Deficienza tecnica
considerazione. Un difetto in, o l’avaria nel funzionamento di, una parte
della struttura della nave o dei suoi macchinari,
Il RINA si riserva il diritto di eseguire verifiche addizionali
equipaggiamenti o attrezzature.
come ritenuto necessario in applicazione del proprio
Sistema Qualità interno o come richiesto da organizzazioni
esterne (es. Amministrazioni di bandiera, Autorità dello 1.1.10 Società di Classificazione cedente
Stato del Porto). Società dalla quale la certificazione del sistema gestione
sicurezza è in corso di trasferimento.
1 GENERALE
2 VERIFICA DELLA CONFORMITA’ AL CODICE
ISM
1.1 Definizioni

2.1 Responsabilità del RINA


1.1.1 Verifica
Controllo sistematico ed indipendente atto a verificare se le
attività di gestione della sicurezza ed i relativi risultati sono 2.1.1 Le verifiche di ottemperanza ai requisiti del Codice
in linea con quanto pianificato e se quanto pianificato viene ISM devono essere eseguite in accordo alle sezioni
applicato efficacemente ed è adatto per il conseguimento applicabili della Risoluzione IMO A.913(22) “Linee guida
degli obiettivi. revisionate per l’Applicazione del Codice ISM da parte delle
Amministrazioni” ed alla Risoluzione IMO A.741(18)
“Codice ISM” come emendata.
1.1.2 Verificatore
Persona del RINA che esegue le verifiche di conformità ai
requisiti del Codice ISM e che soddisfa i requisiti di
qualifica individuali e altre disposizioni applicabili.

1
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

2.2 Capacità del sistema SMS di soddisfare gli 3 IL PROCESSO CERTIFICATIVO


obiettivi di gestione della sicurezza
3.1 Attività certificative
2.2.1 Le verifiche di conformità al Codice ISM hanno i
seguenti obiettivi:
3.1.1 Certificato di Conformità (DOC)
a) determinare l'ottemperanza del Sistema Gestione
Sicurezza agli specifici requisiti del Codice ISM; e 3.1.1.1 Un DOC viene rilasciato ad una Compagnia al
b) determinare l'efficacia del Sistema Gestione Sicurezza termine di una verifica iniziale, o successive verifiche di
applicato ai fini del raggiungimento degli obiettivi rinnovo, di ottemperanza ai requisiti del Codice ISM.
specificati.
3.1.1.2 La Compagnia deve rendere disponibile una
2.2.2 Tutte le informazioni che possono facilitare la copia del DOC presso ogni ufficio (Sede e Succursali) ed a
verifica di rispondenza ai requisiti del Codice ISM devono bordo di ciascuna nave cui si applica il Sistema Gestione
poter essere esaminate. Tutte le informazioni che possono Sicurezza.
facilitare la verifica di rispondenza ai requisiti del Codice
ISM devono poter essere esaminate. A tal fine, la 3.1.1.3 Le ragioni per le quali un DOC può essere
Compagnia deve fornire al verificatore o ai verificatori i invalidato includono:
rapporti relativi sia alle risultanze delle visite statutarie e di
a) le azioni correttive non sono completate nei tempi
classe che alle iniziative intraprese dalla Compagnia per
concordati;
assicurare l'ottemperanza alle norme e regolamenti
b) emendamenti del Codice ISM non sono stati presi in
obbligatori ed il loro mantenimento nel tempo. La
considerazione;
documentazione fornita può essere esaminata per
c) evidenza di una grave non conformità esistente;
verificarne l’autenticità e veridicità. Se il DOC e/o il SMC
d) la Compagnia non ha richiesto la verifica annuale.
non sono rilasciati dallo stesso organismo che emette i
certificati statutari e di classe, la Compagnia deve In questi casi il RINA deve immediatamente notificare
assicurare l'accesso ai certificati e rapporti relativi alle visite l’invalidazione alla Compagnia e, quando agisce per conto
statutarie e di classe. dell’Amministrazione, all’Amministrazione stessa.
L’eventuale richiesta della Società che esegue la verifica Quando il RINA è autorizzato dall’Amministrazione a ritirare
alla Società che classifica la nave, di copia della situazione il DOC, il RINA notifica a mezzo lettera alla Compagnia che
delle visite di classe e statutarie della nave deve essere il DOC è ritirato a partire dalla data della lettera stessa e
accompagnata da un’autorizzazione della Compagnia al richiede che il DOC venga restituito. Una copia della lettera
rilascio delle informazioni da parte della Società di viene inviata, a mezzo corriere, all’Amministrazione.
classificazione alla Società che esegue la verifica. Alla Compagnia è richiesto di notificare immediatamente
alle proprie navi che il DOC è stato invalidato.
2.2.3 L'applicazione nell'ambito del Sistema Gestione
Sicurezza di codici, guide e standard raccomandati 3.1.1.4 L’invalidazione di un DOC comporta
dall'IMO, Amministrazioni, Società di Classificazione ed l’invalidazione di tutti gli SMC ad esso associati.
altre Organizzazioni industriali marittime non rende queste
raccomandazioni obbligatorie nell'ambito del Codice ISM. 3.1.1.5 Quando un DOC è stato invalidato, un DOC
provvisorio (Interim) non potrà essere rilasciato. Un nuovo
2.2.4 Disposizioni specifiche previste dalla Compagnia DOC sarà rilasciato a seguito di una verifica addizionale da
(quali procedure documentate, istruzioni ed evidenza eseguirsi con l’estensione e lo scopo di una verifica iniziale.
documentale delle verifiche eseguite dagli Ufficiali Superiori Il nuovo DOC avrà la stessa data di scadenza di quello
responsabili dell’operatività giornaliera della nave) così invalidato. Gli SMC ad esso associati saranno riemessi a
come l’evidenza oggettiva della loro applicazione per buon esito di una verifica addizionale da eseguirsi con
assicurare che la nave e le sue attrezzature siano state l’estensione e lo scopo di una verifica iniziale. Come
mantenute ed operate, fra due visite di classe o statutarie, minimo, detta verifica sarà eseguita a bordo di una nave
in conformità a norme e regolamenti obbligatori, devono per ciascuna tipologia operata dalla.
essere considerate dal verificatore.
3.1.1.6 Quando un DOC è stato invalidato a seguito del
2.2.5 Le verifiche di ottemperanza a norme e punto 3.1.1.3 (d), un DOC provvisorio (Interim) non potrà
regolamenti obbligatori non hanno lo scopo di duplicare né essere rilasciato. Un nuovo DOC sarà rilasciato a seguito di
sostituire le visite previste dagli altri certificati. La verifica di una verifica addizionale da eseguirsi con l’estensione e lo
ottemperanza ai requisiti del Codice ISM non esonera la scopo di una verifica iniziale. Il nuovo DOC avrà la stessa
Compagnia, il Comandante ed ogni altra entità o persona data di scadenza di quello invalidato. Gli SMC ad esso
coinvolta nella gestione operativa della nave dalle proprie associati saranno riemessi senza alcuna verifica
responsabilità. addizionale, a condizione che nessuna delle condizioni
previste al punto 3.1.1.3 sia stata riscontrata durante la
verifica addizionale eseguita per il ripristino del DOC.
2.2.6 Le verifiche effettuate dal RINA sono a Qualora una delle condizioni previste al punto 3.1.1.3 sia
campionamento. Il fatto che non siano state identificate non stata riscontrata durante la verifica addizionale per il
conformità, non significa che non ne esistano. ripristino del DOC, gli SMC ad esso associati saranno
riemessi a buon esito di una verifica addizionale da
eseguirsi con l’estensione e lo scopo di una verifica iniziale.

2
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Come minimo, detta verifica sarà eseguita a bordo di una 3.1.3.2 Un DOC Provvisorio (Interim), valido non più di
nave per ciascuna tipologia operata dalla Compagnia. dodici mesi, può essere rilasciato ad una Compagnia a
seguito della verifica, condotta presso gli uffici della
3.1.2 Certificato Gestione Sicurezza (SMC) Compagnia, che il Sistema Gestione Sicurezza della
Compagnia prende in considerazione tutti gli elementi del
Codice ISM e che esistono piani per la sua
3.1.2.1 Un SMC viene rilasciato ad una nave al termine implementazione a terra ed a bordo entro il periodo di
di una verifica iniziale, o successive verifiche di rinnovo, di validità del DOC Provvisorio (Interim). Il progresso di tale
ottemperanza ai requisiti del Codice ISM. implementazione può essere esaminato e verificato ad
intervalli durante il periodo di validità del DOC Provvisorio
3.1.2.2 Copia del SMC deve essere disponibile presso (Interim).
l'ufficio centrale della Compagnia.
3.1.3.3 Un SMC Provvisorio (Interim), valido non più di
3.1.2.3 Il rilascio di un SMC è condizionato a: sei mesi, può essere rilasciato a navi nuove alla consegna,
a) esistenza di un DOC definitivo (non provvisorio) valido e a navi che sono nuove per la Compagnia. In casi speciali,
per quel tipo di nave; la validità del SMC Provvisorio (Interim) può essere estesa
b) mantenimento della conformità ai regolamenti di una per un ulteriore periodo di sei mesi.
Società di Classificazione che soddisfi i requisiti della
Risoluzione IMO A.739(18) e A.789(19) come 3.1.4 Certificati con validità ridotta
emendate, o ad altri regolamenti nazionali di una
Amministrazione che soddisfi requisiti di sicurezza
3.1.4.1 Un Certificato con validità ridotta (Short - Term)
equivalenti; e
può essere emesso al termine di una verifica di conformità
c) mantenimento di validi certificati statutari.
al Codice ISM allo scopo di coprire il periodo che intercorre
tra la verifica ed il rilascio del certificato definitivo.
3.1.2.4 Le ragioni per le quali un SMC può essere
invalidato includono:
3.1.4.2 Il Certificato DOC o SMC con validità ridotta
a) una qualunque delle condizioni di cui al paragrafo (Short-Term) può essere emesso a condizione che non
3.1.2.3 non è rispettata; permangano gravi non conformità e che il verificatore
b) le azioni correttive non sono completate nei tempi raccomandi formalmente la certificazione della Compagnia
concordati; o della nave.
c) emendamenti al Codice ISM non sono stati presi in
considerazione;
3.1.4.3 La validità del Certificato DOC o SMC con
d) evidenza di una grave non conformità esistente;
validità ridotta (Short-Term), come appropriato, non può
e) la Compagnia non ha richiesto la verifica intermedia
superare cinque mesi dalla data in cui è stata effettuata la
per la convalida del Certificato Gestione Sicurezza
verifica di conformità al Codice ISM.
associato al DOC della Compagnia.
In questi casi il RINA deve immediatamente notificare 3.2 Verifica iniziale
l’invalidazione alla Compagnia e, quando agisce per conto
dell’Amministrazione, all’Amministrazione stessa.
Quando il RINA è autorizzato dall’Amministrazione a ritirare 3.2.1 La verifica iniziale per il rilascio di un DOC ad una
il SMC, il RINA notifica a mezzo lettera al Comandante Compagnia comprende le seguenti fasi:
della nave che il SMC è ritirato a partire dalla data della i) esame della documentazione: (vedi punto 3.8)
lettera stessa e richiede che il SMC venga restituito. Una ii) verifica della Compagnia: per accertare l'efficace
copia della lettera viene inviata, a mezzo corriere, funzionamento del Sistema Gestione Sicurezza, inclusa
all’Amministrazione ed alla Società di Classificazione. l'evidenza oggettiva della sua applicazione per almeno
tre mesi a terra ed a bordo di almeno una nave per
3.1.2.5 Quando un SMC è stato invalidato, un SMC ciascun tipo gestito dalla Compagnia. L'evidenza
provvisorio (Interim) non potrà essere rilasciato. Un nuovo oggettiva deve tra l’altro includere i rapporti delle
SMC sarà rilasciato a seguito di una verifica addizionale da verifiche interne eseguite dalla Compagnia, a terra e a
eseguirsi a bordo con l’estensione e lo scopo di una verifica bordo, come pure l'esame e la verifica dei rapporti
iniziale. In considerazione della natura delle Gravi non- relativi alle visite statutarie e di classe per almeno una
conformità della nave, può essere necessario eseguire una nave per ciascun tipo gestito dalla Compagnia.
verifica addizionale alla Compagnia, con lo scopo e
l’estensione di una verifica annuale, prima del rilascio del 3.2.2 La verifica iniziale per il rilascio di un SMC ad una
nuovo SMC. Il nuovo SMC avrà la stessa data di scadenza nave comprende le seguenti fasi:
di quello invalidato.
i) verifica che il DOC sia valido e relativo a quel tipo di
nave e che gli altri requisiti del paragrafo 3.1.2.3 siano
3.1.3 DOC e SMC provvisori ottemperati. La verifica a bordo può proseguire solo
dopo aver accertato l'esistenza di un DOC valido; e
3.1.3.1 In caso di cambio di bandiera o di Compagnia, ii) verifica dell’efficace funzionamento del Sistema
devono essere adottate speciali misure transitorie in Gestione Sicurezza, inclusa l'evidenza oggettiva della
accordo con queste disposizioni. sua applicazione per almeno tre mesi a bordo della
nave. L'evidenza oggettiva deve anche includere i
rapporti delle verifiche interne eseguite dalla

3
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Compagnia. superiore a cinque anni dalla data di scadenza del


certificato esistente.
3.2.3 Se la Compagnia è già in possesso di un DOC 3.5.3 Quando la verifica di rinnovo è completata oltre i tre
valido relativo alla bandiera ed alla tipologia(e) di nave mesi prima della data di scadenza del certificato esistente,
rilasciato da un'altra Società di Classificazione, o il nuovo certificato sarà valido dalla data di completamento
dall’Amministrazione, tale DOC deve essere accettato della verifica di rinnovo per un periodo non superiore a
come evidenza di conformità al Codice ISM, salvo prova cinque anni.
contraria.
3.6 Verifiche del Sistema Gestione Sicurezza
3.3 Verifica annuale del Certificato di Conformità
(DOC)
3.6.1 La verifica di un DOC e/o un SMC deve essere
eseguita in accordo agli stessi principi specificati nei
3.3.1 Le verifiche annuali del Sistema Gestione Sicurezza paragrafi 3.2.1 e 3.2.2 per la verifica iniziale,
vengono eseguite per confermare la validità del DOC. Lo comprendendo tutti gli elementi del Sistema Gestione
scopo di queste verifiche è, tra l'altro, di accertare: Sicurezza ed il controllo dell'efficacia del Sistema Gestione
i) l'efficace funzionamento del Sistema Gestione Sicurezza nel soddisfare i requisiti del Codice ISM.
Sicurezza;
ii) che ogni modifica apportata al Sistema Gestione
Sicurezza sia conforme ai requisiti del Codice ISM; 3.7 Richiesta di certificazione
iii) che le azioni correttive siano state messe in atto; e
iv) che i certificati statutari e di classe siano validi e non vi 3.7.1 La richiesta di certificazione presentata dalla
siano visite scadute. Compagnia al RINA, e le relative informazioni, devono
includere la stazza ed il numero totale di ciascun tipo di
3.3.2 Il controllo dei certificati statutari e di classe deve navi cui si applica il Sistema Gestione Sicurezza ed ogni
essere eseguito su almeno una nave per ciascun tipo altra documentazione considerata necessaria.
incluso nel DOC.
Il modello di ‘Richiesta di certificazione è contenuto
nell’Annesso 7 a queste Norme.
3.3.3 La verifica annuale può essere eseguita con un
anticipo od un ritardo rispetto alla data anniversaria del Unitamente alla richiesta di certificazione, o
DOC non superiori a 3 mesi. successivamente alla stessa, la Compagnia deve inviare al
RINA la seguente documentazione:
3.4 Verifica intermedia del Certificato Gestione i) copia del Manuale Gestione Sicurezza (formato
Sicurezza (SMC) elettronico);
ii) Dichiarazione di Compagnia;
iii) Dichiarazione della Persona Designata a terra;
3.4.1 Le verifiche intermedie del Sistema Gestione iv) copia del certificato di iscrizione alla Camera di
Sicurezza vengono eseguite per confermare la validità del Commercio o documento equivalente.
SMC. Lo scopo di queste verifiche è, tra l'altro, di
accertare: I modelli di “Dichiarazione di Compagnia” e “Dichiarazione
i) l'efficace funzionamento del Sistema Gestione della Persona Designata a terra” sono contenuti negli
Sicurezza; Annessi 8 e 9 a queste Norme.
ii) che ogni modifica apportata al Sistema Gestione
Sicurezza sia conforme ai requisiti del Codice ISM; 3.8 Riesame Preliminare (Riesame della
iii) che le azioni correttive siano state messe in atto; e documentazione)
iv) che i certificati statutari e di classe siano validi e non vi
siano visite scadute. 3.8.1 Al fine di verificare che il Sistema Gestione
Sicurezza ed tutta la documentazione relativa è conforme
3.4.2 La verifica intermedia deve essere eseguita fra il ai requisiti del Codice ISM, il verificatore deve esaminare il
secondo ed il terzo anno rispetto alla data anniversaria del Manuale Gestione Sicurezza. Se questo esame rivela che il
SMC. sistema non è adeguato, può essere necessario rimandare
la verifica sino a che la Compagnia non abbia intrapreso
3.5 Verifica di rinnovo azioni correttive.

3.5.1 Nel caso in cui siano state apportate modifiche al 3.9 Preparazione della verifica
Sistema Gestione Sicurezza della Compagnia e/o della
nave, la verifica di rinnovo include l’esame della 3.9.1 Il verificatore o i verificatori, in collaborazione con la
documentazione. Compagnia, devono preparare un piano di verifica.

3.5.2 Quando la verifica di rinnovo è completata entro i tre 3.9.2 Il piano di verifica deve essere flessibile in modo da
mesi antecedenti la data di scadenza del certificato permettere variazioni sulla base di quanto rilevato nel corso
esistente, il nuovo certificato sarà valido dalla data di della verifica ed in modo da consentire l'utilizzo efficace
completamento della verifica di rinnovo per un periodo non delle risorse disponibili. Il piano deve essere comunicato

4
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

alla Compagnia e portato a conoscenza delle persone 3.10.4 Le verifiche annuali e di rinnovo della Compagnia
coinvolte nella verifica. devono includere l’esame delle non conformità rilevate
Il piano di verifica deve includere: durante le precedenti verifiche condotte in compagnia e a
bordo delle navi.
i) l'identificazione delle persone e/o dipartimenti
dell’organizzazione aventi responsabilità significative Il verificatore deve scegliere un campione delle non
dirette relativamente al Sistema Gestione Sicurezza; conformità rilevate e deve controllare l’investigazione
ii) l'identificazione del verificatore o dei verificatori; eseguita dalla Compagnia, le analisi e la risoluzione delle
iii) la lingua utilizzata durante la verifica; non conformità in accordo ai requisiti dei paragrafi 9 e 12
iv) la data ed il luogo della verifica, e; del Codice.
v) il programma delle riunioni con la direzione della
Compagnia. 3.10.5 Quando si esegue la verifica di una Compagnia
che gestisce navi classificate da un’altra Società, o per le
3.9.3 Le verifiche iniziali, intermedie o di rinnovo, a bordo, quali l’Amministrazione o un’altra società esegue le visite
devono essere eseguite esclusivamente in normali statutarie, il verificatore deve, all’inizio della verifica,
condizioni operative (e.g. non quando la nave è in bacino o esaminare i certificati e rapporti relativi alle visite di classe
in disarmo) e con nave completamente armata in accordo e statutari di almeno una nave per ogni tipo a sui si applica
alla sua Tabella di Armamento. il DOC.
Le verifiche per il rilascio di SMC Provvisori (Interim) Questi certificati e rapporti devono essere disponibili presso
possono essere condotte in circostanze diverse dalle gli uffici della Compagnia (vedere par. 2.2.2).
normali condizioni operative, a condizione che la nave sia
completamente armata in accordo alla sua Tabella di
3.10.6 Quando si esegue la verifica di una nave
Armamento.
classificata da un’altra società, o per la quale
l’Amministrazione od un’altra Organizzazione Riconosciuta
3.10 Esecuzione della verifica hanno eseguito le visite statutarie o hanno emesso il DOC
alla Compagnia, il verificatore deve, all’inizio della verifica,
3.10.1 La verifica deve iniziare con una riunione di esaminare i certificati ed i rapporti di classe e statutari che
apertura, il cui scopo è quello di: devono essere disponibili a bordo (vedere par. 2.2.2)
i) presentare il verificatore o i verificatori alla direzione
della Compagnia e/o della nave; 3.10.7 Il verificatore ha il diritto di acquisire le
ii) spiegare gli scopi e gli obiettivi della verifica; informazioni che ritiene opportune da altre società o
iii) fornire un breve sommario delle modalità e delle dall’Amministrazione, per poter controllare la veridicità delle
procedure da usare nel corso della verifica; informazioni a lui fornite dalla Compagnia (vedere par.
iv) stabilire i canali ufficiali di comunicazione tra il 2.2.2).
verificatore o i verificatori e la Compagnia e/o la nave;
v) confermare che le risorse, la documentazione ed i 3.10.8 Le osservazioni devono essere documentate in
mezzi necessari per l'esecuzione della verifica siano maniera chiara e concisa e devono essere supportate da
disponibili; e evidenza oggettiva. Le osservazioni così documentate
vi) confermare l'orario e la data della riunione di chiusura e devono essere analizzate dal verificatore per determinare
di ogni altra possibile riunione intermedia. quali devono essere rapportate come gravi non conformità,
non conformità od osservazioni.
3.10.2 Per facilitare la verifica e registrare i risultati
possono essere utilizzati documenti di lavoro, che possono 3.10.9 Al termine della verifica, prima di preparare il
comprendere: relativo rapporto, il verificatore o i verificatori devono fare
i) liste di controllo utilizzate per valutare gli elementi del una riunione con la direzione della Compagnia o con il
Sistema Gestione Sicurezza; comando della nave e con i responsabili delle funzioni che
ii) moduli per registrare le osservazioni e documentarne sono state verificate. Lo scopo della riunione è di
l'evidenza oggettiva. presentare le gravi non conformità, non conformità, rilievi
ed osservazioni alla direzione della Compagnia e/o al
I documenti di lavoro non devono limitare ulteriori attività o comando della nave, in modo da assicurare che i risultati
indagini che si rendano necessarie a seguito di della verifica siano da questi chiaramente compresi.
informazioni raccolte nel corso della verifica.
3.11 Rapporto di verifica
3.10.3 Il verificatore o i verificatori devono esaminare il
Sistema Gestione Sicurezza sulla base della 3.11.1 Il rapporto di verifica deve essere preparato dal
documentazione presentata dalla Compagnia e verificatore responsabile, sulla base delle informazioni
dell'evidenza oggettiva della sua efficace applicazione, raccolte e discusse con i membri del gruppo di verifica. Il
raccolte attraverso interviste ed esame dei documenti. rapporto deve essere accurato e completo, riflettere il
L’esame delle attività in corso e delle condizioni nave può contenuto della verifica e includere i seguenti elementi, per
essere incluso nella verifica, quando necessario per quanto applicabile:
valutare l'efficacia del Sistema Gestione Sicurezza nel i) la data di completamento della verifica e di
soddisfare gli specifici requisiti di sicurezza e protezione presentazione del rapporto di verifica;
ambientale previsti dal Codice ISM. ii) lo scopo e gli obiettivi della verifica;
iii) i dettagli del verificatore o i verificatori, i rappresentanti
della Compagnia; e

5
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

iv) tutte le gravi non conformità, non conformità ed 3.12.8 La Compagnia è responsabile di identificare e
osservazioni. mettere in atto le azioni correttive per eliminare le non
conformità rilevate dal verificatore o dai verificatori. Prima
3.11.2 Il rapporto di verifica deve essere sottoposto alla della loro implementazione, un piano delle azioni correttive,
Compagnia, che provvede a fornire alla nave una copia del con l’indicazione dei tempi, deve essere sottoposto al
relativo rapporto della verifica eseguita a bordo. verificatore.
Per l’implementazione delle necessarie azioni correttive
3.11.3 La Compagnia deve mantenere copia di tutti i deve essere concordata una pianificazione non eccedente i
rapporti delle verifiche eseguite sia a terra che a bordo tre mesi. La verifica dell’efficacia delle azioni correttive sarà
(vedere par. 2.2.2). effettuata non oltre la prossima verifica in scadenza
(annuale, intermedia o rinnovo).
3.12 Non-conformità ed azioni correttive
3.12.9 L’esame delle attività eseguite dalla Compagnia
3.12.1 Il rapporto di non conformità deve chiaramente per la risoluzione delle non conformità e la successiva
indicare l’elemento identificato come non conforme ad un verifica, in accordo al punto 3.10.4, può essere utilizzato
requisito del Sistema Gestione Sicurezza della Compagnia per la verifica delle azioni correttive relative alle non
o del Codice ISM. conformità che non sono classificate come gravi.

3.12.2 Il contenuto del rapporto di non conformità deve 3.13 Responsabilità della Compagnia relative alle
essere completo e conciso, e scritto in forma facilmente verifiche
comprensibile a terzi che esaminano il rapporto di non 3.13.1 La verifica di conformità ai requisiti del Codice
conformità. La chiarezza non deve essere sacrificata dalla ISM non esonera la Compagnia, la direzione, i funzionari
brevità del contenuto. ed il personale di bordo dai loro obblighi di ottemperare alla
normativa nazionale ed internazionale di sicurezza e
3.12.3 Quando possibile i verificatori devono cercare di protezione ambientale.
scrivere le non conformità indicando il riferimento ad uno
specifico requisito della Compagnia, e quando necessario 3.13.2 La Compagnia è responsabile per quanto segue:
per una maggiore chiarezza, ribadire il requisito. i) informare il proprio personale circa gli obiettivi e lo
3.12.4 Le non conformità devono essere classificate scopo della verifica;
con riferimento ai pertinenti requisiti del Codice ISM. ii) designare personale responsabile con funzione di guida
per il verificatore/i;
3.12.5 Un DOC o un SMC non deve essere rilasciato, iii) mettere a disposizione del verificatore o dei verificatori
vidimato o rinnovato se esiste una grave non conformità. le risorse necessarie per assicurare una efficiente ed
Una azione correttiva immediata è almeno necessaria per efficace verifica;
ridurre la grave non conformità ad una non conformità e iv) garantire l'accesso e l'evidenza oggettiva come
deve essere idonea a rimuovere un serio pericolo al richiesto dal verificatore o dai verificatori; e
personale o alla nave o un serio rischio all’ambiente. Una v) collaborare con il verificatore o i verificatori per
non conformità grave, emersa a bordo, deve essere ridotta permettere che gli obiettivi della verifica vengano
prima della partenza nave. Se dopo la riduzione, rimane raggiunti;
una non conformità, deve essere concordata una vi) assegnare un gruppo di verificatori interni così che
pianificazione, non eccedente i tre mesi, per il persone dello stesso dipartimento a terra o persone a
completamento delle necessarie azioni correttive. bordo della stessa nave non debbano auditare i loro
Almeno una verifica addizionale sarà eseguita entro il rispettivi dipartimenti o navi; e
periodo concordato per le azioni correttive al fine di vii) condurre verifiche ispettive interne annuali a terra e a
verificare che le stesse siano effettivamente intraprese. bordo.

3.12.6 Un DOC o un SMC può essere rilasciato, 3.14 Responsabilità del RINA
vidimato o rinnovato prima che altre non conformità siano
state eliminate, a condizione che sia stato concordato tra la
Compagnia ed il verificatore un piano per il completamento 3.14.1 Il RINA è responsabile di assicurare che il
delle necessarie azioni correttive. processo di certificazione venga eseguito in accordo a
queste norme ed alle disposizioni applicabili della
La Compagnia è responsabile di richiedere ogni eventuale Amministrazione di bandiera. Questo include il controllo
verifica successiva richiesta dal verificatore per controllare gestionale di tutti gli aspetti della certificazione in accordo a
l’eliminazione delle non conformità. quanto previsto dai “Requisiti Procedurali per la
certificazione di conformità al Codice ISM” dell’IACS.
3.12.7 Una verifica addizionale può essere necessaria
per confermare la validità di un DOC e/o un SMC tenendo 3.15 Responsibilità del Verificatore
conto delle modifiche o delle non conformità che hanno
interessato il Sistema Gestione Sicurezza della Compagnia
3.15.1 Il verificatore ha la responsabilità di:
e/o della nave. La Compagnia deve immediatamente
informare il RINA quando vengono introdotte modifiche al i) pianificare e svolgere gli incarichi assegnati con
Sistema Gestione Sicurezza della Compagnia e/o della efficacia ed efficienza;
nave. ii) conformarsi alle prescrizioni applicabili ed altre

6
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

appropriate indicazioni; dall’ultima verifica eseguita dalla Società di Classificazione


iii) comunicare ogni serio ostacolo incontrato durante cedente.
l'esecuzione della verifica;
iv) ricorrere all’assistenza tecnica specialistica necessaria 4.4 Se il trasferimento della certificazione avviene entro
per soddisfare i requisiti di competenza richiesti per la la finestra della verifica annuale, intermedia o di rinnovo, la
verifica, come e quando necessario; corrispondente verifica sarà considerata equivalente a
v) comunicare e chiarire immediatamente le non quella richiesta al punto 4.3.
conformità alla Compagnia e/o alla nave;
vi) comunicare ogni osservazione; 5 USO DEL LOGOTIPO DI APPROVAZIONE
vii) rapportare i risultati della verifica in maniera chiara,
definitiva e senza ritardo non giustificato; La Compagnia può rendere noto nei modi da essa ritenuti
viii) sottoporre il rapporto di verifica alla Compagnia ; e più opportuni l’ottenimento da parte del RINA
ix) verificare l'efficacia delle azioni correttive messe in atto dell’approvazione del proprio Sistema Gestione Sicurezza.
dalla Compagnia. La Compagnia è inoltre autorizzata ad usare il logotipo
RINA relativo alla certificazione del Sistema di Gestione
3.15.2 Il personale che prende parte alla verifica deve Sicurezza su cancelleria, materiale pubblicitario,
assicurare la riservatezza della documentazione relativa pubblicazioni, carta intestata ecc. alle seguenti condizioni:
alla certificazione e trattare con discrezione le informazioni i) il logotipo può essere riprodotto in ogni colore uniforme;
di natura riservata. esso può essere ingrandito o ridotto purché ne vengano
rispettate le proporzioni e ne venga assicurata la
3.15.3 Un verificatore ISM che identifica una deficienza perfetta leggibilità.
tecnica che costituisca un serio rischio alla sicurezza o ii) l’utilizzazione del logotipo cessa immediatamente nel
danno all’ambiente, deve: caso di sospensione o ritiro della certificazione. In tali
i) stabilire se la Compagnia ha preso azioni correttive casi la Compagnia deve provvedere all’eliminazione
appropriate per correggere la deficienza tecnica. In ogni dello stesso da tutti i documenti sui quali era stato
caso il verificatore deve assicurarsi che le deficienze apposto.
tecniche siano trattate dalla Società di Classificazione In caso di uso del logotipo non conforme a quanto indicato
responsabile, e nei punti precedenti o nel caso di uso illecito, il RINA
ii) stabilire se la deficienza tecnica costituisce o è prenderà gli opportuni provvedimenti nei confronti della
sintomatica di una non conformità nell’ambito del Compagnia, ivi compreso il ricorso ad opportune azioni
Sistema Gestione Sicurezza e, in caso affermativo, legali.
seguire le disposizioni di cui ai punti 3.12 e 3.1.2.4 delle
presenti norme, come applicabile.

3.15.4 Dove esiste evidenza di una grave non


conformità non risolta il verificatore deve agire come
richiesto al punto 3.1.2.4, avvisando l’Autorità dello Stato
del Porto come appropriato.

4 TRASFERIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE DEL


SISTEMA GESTIONE SICUREZZA
4.1 La richiesta per subentrare nella certificazione ISM
da un’altra Società di Classificazione, può essere accettata
solamente dopo aver ricevuto la seguente informazione /
documentazione che evidenzi che:
i) il certificato esistente non è stato ritirato o comunque
invalidato da parte della Società di Classificazione
cedente o dalla Amministrazione di Bandiera,
ii) verifiche iniziate da parte della Società cedente sono
state completate, con esito soddisfacente, da parte
della Società cedente, salvo diversi accordi fra il RINA e
la Società di Classificazione cedente, e
iii) eventuali gravi non conformità sono state chiuse o
ridotte da parte della Società di Classificazione
cedente.

4.2 Eventuali altre verifiche o non conformità specificate


dalla Società di Classificazione cedente devono essere
rispettivamente eseguite o risolte a soddisfazione del RINA
in accordo ai programmi concordati dalla Società cedente.

4.3 La verifica per il rilascio del nuovo certificato


includerà tutti gli elementi del Codice ISM, i requisiti della
Amministrazione di bandiera ed ogni altro elemento emerso

7
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 1 − VERIFICA DEGLI UFFICI SUCCURSALI

1 Generalità

1.1 Nel caso in cui la Compagnia deleghi delle


responsabilità ad Uffici succursali, la verifica deve essere
effettuata su di un campione rappresentativo di tali uffici,
tale che il campionamento in questione includa tutti gli
uffici richiesti e necessari per coprire ogni requisito del
Codice.

1.2 La verifica di ogni ufficio succursale deve


riguardare ogni requisito del Codice ISM applicabile a
quel particolare ufficio.

1.3 La Compagnia deve avere eseguito le verifiche


interne di tutti gli uffici succursali e i relativi rapporti
devono essere resi disponibili ai verificatori.

1.4 Quando la Compagnia delega agli Uffici succursali


responsabilità nell’applicazione del Sistema Gestione
Sicurezza, l’elenco degli Uffici succursali deve essere
indicato nel DOC sotto forma di allegato.

2 Verifica iniziale DOC

2.1 Quando tutti gli Uffici succursali svolgono le stesse


attività, il numero di Uffici succursali da verificare è:
a) due se il numero totale di Uffici succursali è due o
tre;
b) tre, se il numero totale di Uffici succursali è da
quattro a sei; e
c) da concordare caso per caso, se il numero totale di
Uffici succursali è maggiore di sei.

2.2 Quando gli Uffici succursali svolgono attività


diverse, il numero di Uffici succursali, che svolgono la
stessa attività, da verificare è:
a) due, se il numero totale di Uffici succursali che
svolgono la stessa attività è due o tre;
b) tre, se il numero totale di Uffici succursali che
svolgono la stessa attività è da quattro a sei; e
c) da concordare caso per caso, se il numero totale di
Uffici succursali che svolgono la stessa attività è
maggiore di sei.

2.3 Nonostante quanto sopra, se la Compagnia


nomina un ufficio come proprio ufficio centrale, questo
ufficio deve sempre essere visitato nel corso della verifica
iniziale.

3 Verifica periodica per il DOC

3.1 Le verifiche periodiche devono essere tali da


assicurare che tutti gli Uffici succursali vengano verificati
durante il periodo di validità del DOC.

3.2 Se un nuovo Ufficio succursale viene incluso dalla


Compagnia nel proprio Sistema Gestione Sicurezza
durante il periodo di validità del DOC, esso sarà verificato
alla verifica periodica successiva e sarà incluso nel DOC
al momento della sua vidimazione.

A1.1
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 2 − COMUNICAZIONI CON LE AMMINISTRAZIONI DI BANDIERA E TRA LE SOCIETÀ DI CLASSIFICA

1 Per assicurare che i requisiti della SOLAS


Capitolo I Sezione 6d, della SOLAS Capitolo IX, della
Risoluzione IMO A.913(22) e della Risoluzione IMO
A.741(18) come emendata siano ottemperati, le seguenti
procedure di comunicazione devono essere seguite
quando un DOC e/o SMC vengono invalidati in accordo al
punto 3.1.1.3 e/o 3.1.2.4.

2 La Società di Classificazione che identifica le


ragioni per l’invalidazione deve informare
l’Amministrazione di bandiera utilizzando il modello
“Notifica di Invalidazione del Certificato ISM” o con altro
sistema che includa le stesse informazioni. Questa
comunicazione deve anche essere inviata in copia alle
altre Organizzazioni Riconosciute interessate (e.g. se un
DOC è invalidato, le Organizzazioni Riconosciute che
emettono gli SMC relativi a tale DOC devono essere
informate; se un SMC è invalidato, l’Organizzazione
Riconosciuta che emette il DOC deve essere informata).
Nei casi in cui una o più di queste Organizzazioni
Riconosciute non siano identificabili, l’Amministrazione di
bandiera deve essere richiesta di inviare copia alle
Organizzazioni Riconosciute interessate.

3 La comunicazione deve limitarsi a identificare la


nave, la Compagnia, il contenuto della grave non
conformità e la data della verifica.

4 La Società di Classificazione che durante la


verifica, identifica la grave non conformità che era stata
ridotta, notificherà l’Organizzazione Riconosciuta o
l’Amministrazione di bandiera che hanno emesso il DOC.
Nei casi in cui una o più di queste Organizzazioni
Riconosciute non siano identificabili, l’Amministrazione di
bandiera deve essere richiesta di inviare le relative
informazioni alle Organizzazioni Riconosciute interessate.

A2.1
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 3 − CONTROLLI DA PARTE DELL’AUTORITA’ DELLO STATO DEL PORTO

1 Quando interviene a bordo a seguito di una


ispezione da parte dell’Autorità dello Stato del Porto, la
Società di Classificazione che ha emesso il SMC deve
considerare l’evidenza oggettiva presentata dal PSCO.
Nell’ipotesi in cui il verificatore stabilisca che esiste una
grave non conformità, il verificatore stesso deve notificare
la grave non conformità alla Compagnia e richiedere
l’azione correttiva. Quando richiesto dalla Compagnia, il
verificatore deve eseguire una verifica addizionale allo
scopo, se possibile, di ridurre la grave non conformità a
livello di non conformità.

2 Se la grave non conformità non è ridotta a non


conformità, il verificatore deve emettere una grave non
conformità e seguire la stessa procedura prevista quando
una grave non conformità viene rilevata durante una
normale verifica.

3 Nei casi in cui il PSCO ritiene che esista evidenza


di una grave non conformità, ed il verificatore della
Società di Classificazione che ha rilasciato il SMC ritiene
che la stessa non esista, il PSCO, in virtù dell’autorità che
rappresenta come ufficiale dello Autorità dello Stato del
Porto, deciderà la successiva azione da intraprendere.

4 Se il verificatore della Società di Classificazione


che ha rilasciato il SMC non concorda con le azioni prese
dal PSCO, il verificatore deve documentare tale
disaccordo al PSCO ed informare lo Amministrazione di
bandiera.

A3.1
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 4 − TIPI DI NAVE PER LA CERTIFICAZIONE ISM

1 Determinazione dei tipi di nave da indicare 3 Altre Navi da Carico


sui DOC o SMC
3.1 I tipi di nave indicati sui DOC e SMC devono
1.1 I tipi di nave indicati sui DOC e SMC devono essere conformi agli specifici tipi di nave definiti nella
essere conformi agli specifici tipi di nave definiti nella SOLAS e nei pertinenti certificati SOLAS a bordo
SOLAS e nei pertinenti certificati SOLAS a bordo della nave, e il servizio od i servizi in cui la nave è
della nave. impiegata.
1.2 I tipi di nave indicati sui DOC e SMC devono 3.2 Il Sistema Gestione Sicurezza di una nave
essere congruenti con il servizio per cui la nave è che è definita “Altra nave da carico” (SOLAS IX/2.1.3)
impiegata. Alcune navi sono progettate per svolgere deve riflettere adeguatamente il servizio specifico, le
più servizi (per esempio le navi OBO). I tipi di nave procedure operative e di bordo pertinenti a quella
indicati sui DOC e SMC devono riflettere particolare nave.
accuratamente il servizio o i servizi per il quale o per i
quali la nave è effettivamente impiegata ed al cui
scopo è stata costruita.
1.3 Nel caso in cui una nave progettata per
svolgere più servizi sia volontariamente impiegata in
uno solo dei servizi per i quali la nave è stata
progettata, allora il DOC e il SMC possono riportare
solo quel tipo per il quale la nave viene impiegata. Nel
caso in cui la nave venga successivamente impiegata
per un altro servizio per il quale è stata progettata,
possono essere rilasciati un DOC Provvisorio e un
SMC Provvisorio, che identifichino il tipo di nave
corrispondente al nuovo servizio per permettere alla
nave di operare sino a quando il Sistema Gestione
Sicurezza sarà pienamente idoneo per il nuovo
servizio. La nave può quindi operare per un periodo di
sei mesi durante il quale il Sistema Gestione
Sicurezza sarà aggiornato come necessario, e sarà
prodotta l’evidenza documentale comprovante
l’avvenuta applicazione per tre mesi delle procedure
specifiche relative al tipo di nave. A seguito di una
verifica con esito favorevole dell’operatività della nave
nell’ambito di un Sistema Gestione Sicurezza
pienamente funzionante per il nuovo tipo di nave, il
DOC e il SMC possono essere riemessi elencando i
pertinenti tipi di nave.

2 Mantenimento dei tipi di nave sui DOC


2.1 Il verificatore deve determinare ad ogni
verifica annuale della Compagnia, i tipi di nave gestiti
dalla Compagnia in occasione della verifica. Se il
verificatore rileva che la Compagnia non gestisce più
uno dei tipi di nave indicato sul DOC, deve emettere
una osservazione; se quel tipo di nave non viene
gestito da più di un anno, il valutatore deve richiedere
per iscritto alla Compagnia di informare di quanto
sopra la Società di Classificazione che ha emesso il
certificato. A seguito di tale comunicazione, il DOC
deve essere riemesso eliminando il tipo di nave non
più gestito dalla Compagnia.

A4.1
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 5 − SCENARI SULLA CERTIFICAZIONE DELLA COMPAGNIA

Scenario Type of Audit Minimum Scope of Audit Carried Certificate


Out by: Issued
1 New Interim • Verification of the requirements of Interim DOC
Company Verification PR9 sec. 3.1.3.2. Auditor
on site
2 Change of Verification • Verify Company organisation and Reissue DOC
Company on site responsibilities essentially unchanged. Auditor with new name.
name Ensure necessary changes made to (expiry date as
SMS. previous cert.)
3 Change of Verification • Verify changes at next annual Auditor Reissue DOC
Company on site audit. with new
address address. (expiry
date as
previous cert.)
4 Change to Additional • Based on review of previous Company Reissue DOC
RO from a audit on site. and shipboard audits. Auditor (expiry date as
Classification (or next PVA • Review plans to implement changes. previous cert.
Society or renewal (minimum of 1 ship required) unless renewal)
holding a audit)
QSCS
certificate
5 Change to Initial Audit • Audit to address all elements of the Auditor Full Term DOC
RO from a ISM Code. valid 5 years
Classification • All previous NCN’s to be verified and from date of
Society not closed out during the audit by the audit.
holding a gaining society (PR 18).
QSCS
certificate
6 Additional Interim • Review changes to SMS to Auditor Interim DOC for
ship type on Verification on accommodate new ship type. new ship type.
DOC site • Review plans to implement changes .
(minimum of 1 ship required)
Change from Additional • Verify additional requirements ship DOC (expiry
6A Interim DOC Verification on type implemented. Auditor date as existing
to full DOC in site • Review results of internal audit. ship type)
Scenario 6
7 Minor change Verify at next • Assess impact on SMS when advised. No action
to SMS audit Visit may be required.
8 Major change Verify on site. • Verify changes are appropriate and Auditor No action
to SMS adequate for new circumstances.
9 Additional No action If accepted by
Flag WITHOUT Flag, issue
Additional DOC (expiry
requirements date as other
Flags)
10 Additional Verification on • Review changes to SMS to Issue Interim
Flag WITH site accommodate additional requirements. Auditor DOC for new
additional • Review plans to implement Flag
requirements requirements on applicable ship.
Change from Additional • Verify additional Flag requirements DOC (expiry
10A Interim DOC Verification on are implemented. Auditor date as existing
to full DOC in site • Review results of internal audit Flag State)
Scenario 10

Note: The above shall apply in the absence of any special instructions from the Flag Administration.

A5.1
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 6 − SCENARI SULLA CERTIFICAZIONE DELLA NAVE

Scenario Type of Audit Minimum Scope of Audit Carried Certificate


Out By: Issued

1 New Ship upon Interim • Verification of the requirements of Auditor Interim SMC
delivery Verification on ISM Code sec. 14.4 with the ship
board manned in accordance with Safe
Manning Certificate.
• Evidence of Owners information
to Flag.
2 Change of Verification on • Verify correct name on all Auditor or Change
Name board Certificates and Documents. Surveyor name on
existing SMC
Note: Must be amended by issuing and
Ro or by special arrangement. subsequently
issue new
certificate
3 Change to a Verification on • Valid DOC for new Flag sighted. Issuing Issue new
Flag WITHOUT board • Evidence of Owners information Classificati SMC. (expiry
additional to new Flag sighted. on Society date as
requirements • Valid statutory certificates safe Auditor or previous
manning certificate and Flag Surveyor certificate)
endorsement.
• Crew to comply with STCW and
new Flag requirements.
4 Change to a Interim • Valid DOC for new Flag sighted. Auditor Interim SMC
Flag WITH Verification on • Evidence of Owners information
additional board to new Flag sighted.
requirements • Valid statutory certificates, safe
manning certificate and Flag
endorsement.
• Crew to comply with STCW and
new Flag requirements and
relevant Flag endorsement.
• Masters awareness of, and
availability of and any relevant
Flag Regulation.
Change from Additional • Check additional Flag SMC (expiry
4A Interim SMC to Verification on requirements are implemented. Auditor date as
full SMC in board previous Full
Scenario 4 term SMC)
5 Change of Interim • Verification of the requirements of Auditor Interim SMC
Company Verification on ISM Code sec. 14.4 with vessel
board manned in accordance with safe
manning Certificate.
• Evidence of Owners information
to Flag sighted.
6 Change of No action required • Evidence of Owners information - No action
Owner to Flag to be verified at next visit. required
7 Change of IMO Interim • Review documentation and plans Interim SMC
ship type Verification on for implementation of procedures Auditor
board relating to operation of new ship
type
• Check valid statutory certificates
complying with STCW.

A6.1
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 6 − SCENARI SULLA CERTIFICAZIONE DELLA NAVE

Scenario Type of Audit Minimum Scope of Audit Carried Certificate


Out By: Issued

8 Adding IMO Interim Verification • Review documentation and plans


ship Type (e.g. on board for implementation of procedures Auditor Interim SMC
OBO in Bulk) relating to operation of new ship (in addition to
type. existing
• Check valid statutory certificates SMC)
and crew’s qualification.
9 Change to RO Initial Audit • Audit to address all elements of Auditor Issue
from a ISM Code. SMC
Classification (maximum 5
Society not years from
holding a date of audit)
QSCS
certificate
10 Change to RO Additional audit on • Review of previous lost society’s SMC
from a board shipboard audit reports. All previous Auditor (same expiry
Classification NCN’s to be closed out. date)
Society holding
a QSCS
certificate
11 Change of IMO Verification on • Evidence of surrender of SOLAS or Surveyor Amend
ship Type, dual board MARPOL related certificates for the SMC to
to single (e.g. original ship type. (e.g. surrender of reflect new
OBO to oil IOPP Supp B when going from OBO ship type and
tanker) to bulk on permanent basis). subsequently
issue new
certificate
(same expiry
date)
12 Change from Interim Verification • Verification of requirements of ISM Auditor Interim
Non on Board Code sec. 14.4 with vessel manned SMC
Convention to in accordance with Safe Manning
Convention Certificate.
• Check valid statutory
certificates.
• Evidence of Owners information to
Flag.
13 Change from Additional Audit on • Check differences between national Auditor SMC with
Non board and International requirements are same expiry
Convention implemented. Date
(voluntary
certificate) to
Convention
14 Ship more than Additional audit on • Renewal or Intermediate audit if Existing
3 Months out of board due or within the window of such an Auditor SMC to be
service (Re-activation audit, endorsed
audit) OR
• Interim audit with requirement to
comply with ISM Code sec.3, 4, 5, 6,
10
15 Ship more than Interim Verification • Verification of the requirements of
12 Months out on board ISM Code sec. 14.4 with the ship Auditor Interim SMC
of service manned in accordance with Safe
Manning Certificate.
• Evidence of Owners information to
Flag.

Note: The above shall apply in the absence of any special instructions from the Flag Administration.

A6.2
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 7 − MODELLO DELLA DOMANDA DI CERTIFICAZIONE

APPLICATION FOR CERTIFICATION


DOMANDA DI CERTIFICAZIONE

COMPANY
COMPAGNIA

Name
Nome
Address
Indirizzo
Telefono
Phone
Fax

E-mail
Departments Persons
Uffici Personale
(tick as appropriate) Technical Department † ...........
(indicare gli uffici)
Ufficio Tecnico
Crewing Department † ...........
Ufficio Personale
Operational Department † ...........
Ufficio Operativo
Other Departments
Altri Uffici
1. ................................. ..............
2. ................................. ..............
3. ................................. ..............

Branch Offices Name Persons


Uffici Periferici Nome Personale
1. ................................. ..............
2. ................................. ..............
3. ................................. ..............
The Company above REQUESTS RINA
La Compagnia suddetta RICHIEDE AL RINA

to verify compliance with the requirements of the RINA "Rules for Safety Management System Certification", which
incorporate the requirements of the International Management Code for the Safe Operation of Ships and for Pollution
Prevention (International Safety Management (ISM) Code, adopted by the International Maritime Organisation (IMO) by
Resolution A.741(18), as amended by IMO Resolution MSC.104(73), for the
di verificare la sua rispondenza ai requisiti delle "Norme per la Certificazione dei Sistemi di Gestione della Sicurezza" del RINA, che
comprendono i requisiti del Codice Internazionale di Gestione della Sicurezza delle Navi e della Prevenzione dell'Inquinamento
(Codice Internazionale di Gestione della Sicurezza (Codice ISM)), adottato dall'Organizzazione Marittima Internazionale mediante la
Risoluzione A.741(18), come emendata dalla Risoluzione IMO MSC.104(73), per il

Company Safety Management System ‡


Sistema Gestione Sicurezza della Compagnia

Shipboard Safety Management System ‡ for the ships listed on page 2


Sistema Gestione Sicurezza della nave per le navi elencate a pagina 2

and appoints as contact person


e nomina come persona di riferimento

Date
data
The Company’s SMS Representative
Il Responsabile della Compagnia

A7.1
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 7 − MODELLO DELLA DOMANDA DI CERTIFICAZIONE

SHIPS MANAGED
NAVI GESTITE

Ship Name Owner Type GRT IMO Flag State Class. Society
Nome nave Armatore Tipo Stazza number Stato di bandiera Società
Numero IMO classificazione

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

A7.2
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 8 − MODELLO DELLA ‘DICHIARAZIONE DI COMPAGNIA’

INTERNATIONAL SAFETY MANAGEMENT (ISM) CODE


Codice Internazionale Gestione Sicurezza (ISM Code)

DECLARATION OF THE COMPANY


Dichiarazione della Compagnia

Under the ISM Code, a Company must be declared to the Administration. In accordance with Section 1.1.2 of IMO
Resolution A.741(18), the ISM Code, “Company” means the Owner of a ship or any other organisation or person such as the
Manager, or the Bareboat Charterer, who has assumed the responsibility for operation of the ship from the Shipowner and
who, on assuming such responsibility, has agreed to take over all the duties and responsibility imposed by the Code. The
undersigned affirms that:
In conformità al Codice ISM, una Compagnia deve rendere nota all’Amministrazione tramite una dichiarazione. Secondo la
Sezione1.1.2 della Risoluzione IMO A.741(18), il Codice ISM, “Compagnia” significa Armatore di una nave o qualsiasi altra organizzazione
o persona tipo Gestore, o Noleggiatore a scafo nudo, che ha assunto la responsabilità operativa della nave dall’Armatore , e che
assumendosi tali responsabilità, ha accettato l’assunzione dei compiti e responsabilità imposti dal Codice ISM. Il sottoscritto afferma che:

(Name) (Nome)
(Address)
(Indirizzo)
(Telephone) (Fax)
(Telefono) (Fax)
(Telex) (E-mail)
(Telex) (posta elettronica-internet)

is the Owner of the following (Specified Nationality) Ship(s):


è l’Armatore della(e) seguente(i) nave(i) (Specificare nazionalità).

Port of registry and official


Ship Name (Nome della nave) number ( porto e numero di matricola) IMO Number (Numero IMO)

In accordance with section 3.1 of Assembly Resolution A.741(18), if the entity who is responsible for the operation of the
ship is other than the above stated Owner, the Owner must report the full name and details of such entity to the
Administration. As such is the case here, the undersigned affirms that:
In conformità alla Sez.3.1 della Risoluzione A.741(18), se l’entità responsabile per le operazioni riguardanti la nave non è l’ Armatore,
l’Armatore deve comunicare all’Amministrazione interessata, le generalità e i dettagli dell’entità all’Amministrazione interessata. (In questo
caso) , il sottoscritto afferma che:

(Name) (Nome)
(Address)
(Indirizzo)
(Telephone) (Fax)
(Telefono) (Fax)
(Telex) (E-mail)
(Telex) (Sito Internet)

is the “Company” responsible for all the requirements imposed by the Code for the Ship(s) listed above.
è la “Compagnia” responsabile per tutti i requisiti imposti dal Codice per la(e) nave(i) sopra elencate.

The undersigned further understands that any change in the “Company” must be made in writing to the Administration.
Il sottoscritto inoltre concorda che qualsiasi cambiamento nella “Compagnia” deve essere notificato per iscritto all’Amministrazione.

…………………………………………………. …………………………………………
(The Owner) (The Company)
(President or CEO)

A8.1
Norme per la certificazione dei Sistemi Gestione Sicurezza

Annesso 9 − MODELLO DELLA ‘DICHIARAZIONE DELLA PERSONA DESIGNATA A TERRA’

INTERNATIONAL SAFETY MANAGEMENT (ISM) CODE


Codice Internazionale Gestione Sicurezza (ISM Code)

DECLARATION OF DESIGNATED PERSON


Dichiarazione di Persona Designata a terra

To ensure the safe operation of each ship and to provide a link between the “Company” and those on board, every
“Company”, as appropriate, is to designate a person or persons ashore having direct access to the highest level of
management. The responsibility and authority of the designated person or persons is to include monitoring the
safety and pollution prevention aspects of the operation of each ship and ensuring that adequate resources and
shore-based support are applied, as required.
Per assicurare la sicura operatività delle navi e per fornire un collegamento tra la Compagnia ed il personale di bordo, ogni Compagnia, come
appropriato, dovrà designare una o più persone a terra che abbiano accesso ai più alti livelli dirigenziali. La responsabilità e l'autorità della persona
o delle persone designate deve includere il monitoraggio degli aspetti dell'operatività delle navi legati alla sicurezza ed alla protezione ambientale
e assicurarsi che adeguate risorse e supporto di terra siano disponibili come richiesto.

The undersigned affirms that


Il sottoscritto dichiara che ___________________________________________________
(Name of the Designated Person/Nome della Persona Designata a terra)

and/e ___________________________________________ as alternative/in alternativa,

has(ve) been appointed pursuant to IMO Resolution A741(18) as amended - Section 4, of the ISM Code, as the
Designated Person(s) for the following ship(s):
è/sono state nominate in accordo alla Risoluzione IMO A741(18) come emendata – Sezione 4, del Codice ISM, Persona/e Designata/e a
terra per la/e seguente/i nave/i:

Port of registry and official


Ship Name (Nome della nave) number ( porto e numero di matricola) IMO Number (Numero IMO)

Full address of the Designated Person(s) to which official correspondence and materials may be sent:
Indirizzo della Persona Designata a terra a cui può essere inviata la corrispondenza ufficiale ed altro materiale:

(Name) (Nome)
(Address)
(Indirizzo)
(Telephone) (Fax)
(Telefono) (Fax)
(24 hr contact phone) (E-mail)
(Contatto 24/24 ore) (Sito Internet)

…………………………………………………. …………………………………………
(Designated Person ashore) (The Company)
(President or CEO)

A9.1
Rules for Safety Management System
Certification
Effective from 1 July 2009

RINA S.p.A.
Via Corsica, 12 - 16128 Genova - Italy
Tel. +39 01053851 - Fax: +39 0105351000
E-MAIL info@rina.org - WEB www.rina.org
C.F./P.Iva 03794120109
Cap. Soc. EURO 30.192.800,00 i.v.
R.I. Genova N. 03794120109
GENERAL CONDITIONS
Definitions: the responsibility of qualified service suppliers. Survey practices
"Rules" in these General Conditions means the documents below and procedures are selected by the Society based on its experi-
issued by the Society: ence and knowledge and according to generally accepted techni-
- Rules for the Classification of Ships or other special units; cal standards in the sector.
- Complementary Rules containing the requirements for product, Article 3
plant, system and other certification or containing the require- 3.1. - The class assigned to a Ship, like the reports, statements, cer-
ments for the assignment of additional class notations; tificates or any other document or information issued by the Soci-
- Rules for the application of statutory rules, containing the rules to ety, reflects the opinion of the Society concerning compliance, at
perform the duties delegated by Administrations; the time the Service is provided, of the Ship or product subject to
- Guides to carry out particular activities connected with Services; certification, with the applicable Rules (given the intended use and
- Any other technical document, as for example rule variations or within the relevant time frame).
interpretations. The Society is under no obligation to make statements or provide
“Services” means the activities described in Article 1 below, ren- information about elements or facts which are not part of the spe-
dered by the Society upon request made by or on behalf of the cific scope of the Service requested by the Interested Party or on its
Interested Party. behalf.
“Society” or “RINA” means RINA S.p.A. and/or a all the compa- 3.2. - No report, statement, notation on a plan, review, Certificate
nies in the RINA Group which provide the Services. of Classification, document or information issued or given as part
“Surveyor” means technical staff acting on behalf of the Society in of the Services provided by the Society shall have any legal effect
performing the Services. or implication other than a representation that, on the basis of the
“Interested Party” means the party, other than the Society, having checks made by the Society, the Ship, structure, materials, equip-
an interest in or responsibility for the Ship, product, plant or sys- ment, machinery or any other item covered by such document or
tem subject to classification or certification (such as the owner of information meet the Rules. Any such document is issued solely
the Ship and his representatives, the ship builder, the engine for the use of the Society, its committees and clients or other duly
builder or the supplier of parts to be tested) who requests the Ser- authorised bodies and for no other purpose. Therefore, the Society
vices or on whose behalf the Services are requested. cannot be held liable for any act made or document issued by
“Owner” means the registered Owner, the ship Owner, the man- other parties on the basis of the statements or information given by
ager or any other party with the responsibility, legally or contractu- the Society. The validity, application, meaning and interpretation
ally, to keep the ship seaworthy or in service, having particular of a Certificate of Classification, or any other document or infor-
regard to the provisions relating to the maintenance of class laid mation issued by the Society in connection with its Services, is
down in Part A, Chapter 2 of the Rules for the Classification of governed by the Rules of the Society, which is the sole subject
Ships or in the corresponding rules indicated in the specific Rules. entitled to make such interpretation. Any disagreement on techni-
“Administration” means the Government of the State whose flag cal matters between the Interested Party and the Surveyor in the
the Ship is entitled to fly or under whose authority the Ship is carrying out of his functions shall be raised in writing as soon as
authorised to operate in the specific case. possible with the Society, which will settle any divergence of opin-
"Ship" means ships, boats, craft and other special units, as for ion or dispute.
example offshore structures, floating units and underwater craft. 3.3. - The classification of a Ship, or the issuance of a certificate or
Article 1 other document connected with classification or certification and
1.1. - The purpose of the Society is, among others, the classifica- in general with the performance of Services by the Society shall
tion and certification of ships and the certification of their parts have the validity conferred upon it by the Rules of the Society at
and components. the time of the assignment of class or issuance of the certificate; in
The Society: no case shall it amount to a statement or warranty of seaworthi-
- sets forth and develops Rules; ness, structural integrity, quality or fitness for a particular purpose
- publishes the Register of Ships; or service of any Ship, structure, material, equipment or machin-
- issues certificates, statements and reports based on its survey ery inspected or tested by the Society.
activities. 3.4. - Any document issued by the Society in relation to its activi-
1.2. - The Society also takes part in the implementation of national ties reflects the condition of the Ship or the subject of certification
and international rules and standards as delegated by various Gov- or other activity at the time of the check.
ernments. 3.5. - The Rules, surveys and activities performed by the Society,
1.3. – The Society carries out technical assistance activities on reports, certificates and other documents issued by the Society are
request and provides special services outside the scope of classifi- in no way intended to replace the duties and responsibilities of
cation, which are regulated by these general conditions, unless other parties such as Governments, designers, ship builders, man-
expressly excluded in the particular contract. ufacturers, repairers, suppliers, contractors or sub-contractors,
Article 2 Owners, operators, charterers, underwriters, sellers or intended
2.1. - The Rules developed by the Society reflect the level of its buyers of a Ship or other product or system surveyed.
technical knowledge at the time they are published. Therefore, the These documents and activities do not relieve such parties from
Society, though committed, also through its research and develop- any fulfilment, warranty, responsibility, duty or obligation (also of a
ment services, to continuous updating, does not guarantee they contractual nature) expressed or implied or in any case incumbent
meet state-of-the-art science and technology at the time of publi- on them, nor do they confer on such parties any right, claim or
cation or that they meet the Society's or others' subsequent techni- cause of action against the Society. With particular regard to the
cal developments. duties of the ship Owner, the Services undertaken by the Society
2.2. - The Interested Party is required to know the Rules on the do not relieve the Owner of his duty to ensure proper maintenance
basis of which the Services are provided. With particular reference of the Ship and ensure seaworthiness at all times. Likewise, the
to Classification Services, special attention is to be given to the Rules, surveys performed, reports, certificates and other docu-
Rules concerning class suspension, withdrawal and reinstatement. ments issued by the Society are intended neither to guarantee the
In case of doubt or inaccuracy, the Interested Party is to promptly buyers of the Ship, its components or any other surveyed or certi-
contact the Society for clarification. fied item, nor to relieve the seller of the duties arising out of the
The Rules for Classification of Ships are published on the Society's law or the contract, regarding the quality, commercial value or
website: www.rina.org. characteristics of the item which is the subject of transaction.
2.3. - The Society exercises due care and skill: In no case, therefore, shall the Society assume the obligations
- in the selection of its Surveyors incumbent upon the above-mentioned parties, even when it is
- in the performance of its Services, taking into account the level of consulted in connection with matters not covered by its Rules or
its technical knowledge at the time the Services are performed. other documents.
2.4. - Surveys conducted by the Society include, but are not lim- In consideration of the above, the Interested Party undertakes to
ited to, visual inspection and non-destructive testing. Unless other- relieve and hold harmless the Society from any third party claim,
wise required, surveys are conducted through sampling as well as from any liability in relation to the latter concerning the
techniques and do not consist of comprehensive verification or Services rendered.
monitoring of the Ship or of the items subject to certification. The Insofar as they are not expressly provided for in these General
surveys and checks made by the Society on board ship do not nec- Conditions, the duties and responsibilities of the Owner and Inter-
essarily require the constant and continuous presence of the Sur- ested Parties with respect to the services rendered by the Society
veyor. The Society may also commission laboratory testing, are described in the Rules applicable to the specific Service ren-
underwater inspection and other checks carried out by and under dered.
Article 4 and International Arbitration of Milan. Arbitration will take place
4.1. – Any request for the Society's Services shall be submitted in in Genoa, Italy.
writing and signed by or on behalf of the Interested Party. Such a 6.2. - However, for disputes concerning non-payment of the fees
request will be considered irrevocable as soon as received by the and/or expenses due to the Society for services, the Society shall
Society and shall entail acceptance by the applicant of all relevant have the right to submit any claim to the jurisdiction of the Courts
requirements of the Rules, including these General Conditions. of the place where the registered or operating office of the Inter-
Upon acceptance of the written request by the Society, a contract ested Party or of the applicant who requested the Service is
between the Society and the Interested Party is entered into, which located.
is regulated by the present General Conditions. In the case of actions taken against the Society by a third party
4.2. – In consideration of the Services rendered by the Society, the before a public Court, the Society shall also have the right to sum-
Interested Party and the person requesting the service shall be mon the Interested Party or the subject who requested the Service
jointly liable for the payment of the relevant fees, even if the ser- before that Court, in order to be relieved and held harmless
vice is not concluded for any cause not pertaining to the Society. according to art. 3.5 above.
In the latter case, the Society shall not be held liable for non-fulfil- Article 7
ment or partial fulfilment of the Services requested. In the event of 7.1. - All plans, specifications, documents and information pro-
late payment, interest at the legal current rate increased by 2% vided by, issued by, or made known to the Society, in connection
may be demanded. with the performance of its Services, will be treated as confidential
4.3. - The contract for the classification of a Ship or for other Ser- and will not be made available to any other party other than the
vices may be terminated and any certificates revoked at the Owner without authorisation of the Interested Party, except as pro-
request of one of the parties, subject to at least 30 days' notice to vided for or required by any applicable international, European or
be given in writing. Failure to pay, even in part, the fees due for domestic legislation, Charter or other IACS rules, or order from a
Services carried out by the Society will entitle the Society to imme- competent authority. Information about the status and validity of
diately terminate the contract and suspend the Services. class and statutory certificates, including transfers, changes, sus-
For every termination of the contract, the fees for the activities per- pensions, withdrawals of class, recommendations/conditions of
formed until the time of the termination shall be owed to the Soci- class, operating conditions or restrictions issued against classed
ety as well as the expenses incurred in view of activities already ships and other related information, as may be required, may be
programmed; this is without prejudice to the right to compensa- published on the website or released by other means, without the
tion due to the Society as a consequence of the termination. prior consent of the Interested Party.
With particular reference to Ship classification and certification, Information about the status and validity of other certificates and
unless decided otherwise by the Society, termination of the con- statements may also be published on the website or released by
tract implies that the assignment of class to a Ship is withheld or, if other means, without the prior consent of the Interested Party.
already assigned, that it is suspended or withdrawn; any statutory 7.2. - Notwithstanding the general duty of confidentiality owed by
certificates issued by the Society will be withdrawn in those cases the Society to its clients in clause 7.1 above, the Society's clients
where provided for by agreements between the Society and the hereby accept that the Society will participate in the IACS Early
flag State. Warning System which requires each IACS Member and Associate
Article 5 to provide its fellow IACS Members and Associates with relevant
5.1. - In providing the Services, as well as other correlated infor- technical information on serious hull structural and engineering
mation or advice, the Society, its Surveyors, servants or agents systems failures, as defined in the IACS Early Warning System (but
operate with due diligence for the proper execution of the activity. not including any drawings relating to the ship which may be the
However, considering the nature of the activities performed (see specific property of another party), to enable such useful informa-
art. 2.4), it is not possible to guarantee absolute accuracy, correct- tion to be shared and used to facilitate the proper working of the
ness and completeness of any information or advice supplied. IACS Early Warning System. The Society will provide its clients
Express and implied warranties are specifically disclaimed. with written details of such information sent to IACS Members and
Therefore, except as provided for in paragraph 5.2 below, and also Associates.
in the case of activities carried out by delegation of Governments, 7.3. - In the event of transfer of class, addition of a second class or
neither the Society nor any of its Surveyors will be liable for any withdrawal from a double/dual class, the Interested Party under-
loss, damage or expense of whatever nature sustained by any per- takes to provide or to permit the Society to provide the other Clas-
son, in tort or in contract, derived from carrying out the Services. sification Society with all building plans and drawings, certificates,
5.2. – Notwithstanding the provisions in paragraph 5.1 above, documents and information relevant to the classed unit, including
should any user of the Society's Services prove that he has suffered its history file, as the other Classification Society may require for
a loss or damage due to any negligent act or omission of the Soci- the purpose of classification in compliance with the relative IACS
ety, its Surveyors, servants or agents, then the Society will pay Procedure and applicable legislation. It is the Owner's duty to
compensation to such person for his proved loss, up to, but not ensure that, whenever required, the consent of the builder is
exceeding, five times the amount of the fees charged for the spe- obtained with regard to the provision of plans and drawings to the
cific services, information or opinions from which the loss or dam- new Society, either by way of appropriate stipulation in the build-
age derives or, if no fee has been charged, a maximum of one ing contract or by other agreement.
hundred thousand Euro. Where the fees charged are related to a In the event that the ownership of the ship, product or system sub-
number of Services, the amount of the fees will be apportioned for ject to certification is transferred to a new subject, the latter shall
the purpose of the calculation of the maximum compensation, by have the right to access all pertinent drawings, specifications, doc-
reference to the estimated time involved in the performance of the uments or information issued by the Society or which has come to
Service from which the damage or loss derives. Any liability for the knowledge of the Society while carrying out its Services, even
indirect or consequential loss, damage or expense is specifically if related to a period prior to transfer of ownership.
excluded. In any case, irrespective of the amount of the fees Pursuant and owing to Italian legislative decree 196/2003, the
charged, the maximum damages payable by the Society will not Interested Party declares that it has read the information sheet con-
be more than 1 million Euro. Payment of compensation under this cerning the processing of personal data published on the society's
paragraph will not entail any admission of responsibility and/or website and gives its consent to such processing, also for commer-
liability by the Society and will be made without prejudice to the cial information purposes.
disclaimer clause contained in paragraph 5.1 above.
5.3. - Any claim for loss or damage of whatever nature by virtue of Article 8
the provisions set forth herein shall be made to the Society in writ- 8.1. – Should any part of these General Conditions be declared
ing, within the shorter of the following periods: THREE MONTHS invalid, this will not affect the validity of the remaining provisions.
from the date on which the Services were performed or THREE 8.2. - In the event of doubts concerning the interpretation of these
MONTHS from the date on which the damage was discovered. General Conditions, the Italian text will prevail.
Failure to comply with the above deadline will constitute an abso- Article 9
lute bar to the pursuit of such a claim against the Society. 9.1. – When the Society provides its Services to a consumer - i.e. a
Article 6 natural person who does not act within the scope of his business
6.1. - Any dispute arising from or in connection with the Rules or or professional activity - the following provisions do not apply: art.
with the Services of the Society, including any issues concerning 3.2. (as far as the Society is solely entitled to the interpretation of
responsibility, liability or limitations of liability of the Society, will the Rules); art. 4.2., (as far as the payment of the fees is also due
be determined in accordance with Italian Law and settled through for services not concluded due to causes not attributable to the
arbitration assigned to a board of three arbitrators who will pro- Interested Party); art. 5.1. (as far as the exclusion of liability is con-
ceed in compliance with the Rules of the Chamber of National cerned); art. 5.2.; art. 5.3.; and art. 6.1. (as far as the jurisdiction
of a Board of Arbitrators based in Genoa is concerned).
Rules for Safety Management System Certification

INDEX

INTRODUCTION ............................................................................................................................................................................1

1 GENERAL ...............................................................................................................................................................................1
1.1 Definition..................................................................................................................................................................1

2 VERIFYING COMPLIANCE WITH THE ISM CODE ...............................................................................................................1


2.1 Responsibilities of RINA.........................................................................................................................................1
2.2 The ability of the SMS to meet safety management objectives...........................................................................1

3 THE CERTIFICATION PROCESS ..........................................................................................................................................2


3.1 Certification Activities.............................................................................................................................................2
3.2 Initial verification .....................................................................................................................................................3
3.3 Annual verification of Document of Compliance..................................................................................................3
3.4 Intermediate verification of Safety Management Certificate................................................................................3
3.5 Renewal verification................................................................................................................................................4
3.6 Safety Management Audits.....................................................................................................................................4
3.7 Application for certification....................................................................................................................................4
3.8 Preliminary Review (Document Review) ...............................................................................................................4
3.9 Preparing the audit..................................................................................................................................................4
3.10 Executing the audit .................................................................................................................................................4
3.11 Audit report..............................................................................................................................................................5
3.12 Corrective Action Follow-up...................................................................................................................................5
3.13 Company responsibilities pertaining to safety management audits ..................................................................6
3.14 RINA responsibility .................................................................................................................................................6
3.15 Responsibilities of auditor(s) .................................................................................................................................6

4 TRANSFER OF CERTIFICATION OF MANAGEMENT SYSTEM ..........................................................................................6

5 USE OF THE APPROVAL LOGO...........................................................................................................................................6

I
Rules for Safety Management System Certification

INDEX

Annex 1 COMPANY BRANCH OFFICE VERIFICATION A1.1


Annex 2 COMMUNICATIONS WITH FLAG STATE AND BETWEEN IACS SOCIETIES A2.1
Annex 3 PORT STATE CONTROL A3.1
Annex 4 SHIP TYPE ON ISM CERTIFICATION A4.1
Annex 5 COMPANY CERTIFICATION SCENARIOS A5.1
Annex 6 SHIP CERTIFICATION SCENARIOS A6.1/2
Annex 7 MODEL OF APPLICATION FOR CERTIFICATION A7.1/2
Annex 8 MODEL OF “DECLARATION OF COMPANY” A8.1
Annex 9 MODEL OF “DECLARATION OF THE DESIGNATED PERSON ASHORE” A9.1

II
Rules for Safety Management System Certification

INTRODUCTION 1.1.4 Branch Office


An office which is part of the Company, under its control
These Rules set out the procedures applied by RINA: and covered by the same Safety Management System
a) to verify that the Safety Management System (SMS) of (SMS).
a Company responsible for the operation of ships
and/or a SMS for a ship comply with the requirements 1.1.5 Major non-conformity
of the International Management Code for the Safe
Operation of Ships and for Pollution Prevention An identifiable deviation which poses a serious threat to the
(International Safety Management (ISM) Code), safety of personnel or ship or a serious risk to the
adopted by the International Maritime Organisation environment that requires immediate corrective action and
(IMO) by Resolution A.741(18), as amended, and includes the lack of effective and systematic
b) to issue a Document of Compliance (DOC) to a implementation of a requirement of this Code. Any one of
Company and/or a Safety Management Certificate these situations may be considered a major non-
(SMC) to a ship and to carry out the relevant periodical conformity.
verification of compliance with the requirements of the
ISM Code. 1.1.6 Non-conformity
These Rules reflect: An observed situation where objective evidence indicates
- the "Procedural Requirements for ISM Code the non-fulfilment of a specified requirement.
Certification" (PR9) issued by the International
Association of Classification Societies (IACS), which 1.1.7 Observation
in turn reflect the IMO Resolution A.913(22) "Revised A statement of fact made during a Safety Management
guidelines on implementation of the International Audit and substantiated by objective evidence. It may also
Safety Management (ISM) Code by Administrations"; be a statement made by the Auditor referring to the SMS
- the “Procedural Requirements for the Transfer of which, if not corrected, may lead to a non-conformity in the
Safety and Security Management Systems future.
Certification (PR18)” issued by the International
Association of Classification Societies (IACS). 1.1.8 Safety Management Manual
These Rules are also applicable to Companies which The documentation used to describe and implement the
voluntarily request certification for non-convention ships Safety Management System (SMS).
(i.e. ships not included in Regulation 2 of SOLAS Chapter
IX). 1.1.9 Technical deficiency
In application of these rules, any rules and requirements A defect in, or failure in the operation of, a part of the ship’s
imposed by the competent Administration shall be taken structure or its machinery, equipment or fittings.
into consideration, when they are different and/or more
stringent than the present ones. 1.1.10 Losing RO
RINA reserves the right to carry out additional verifications Means a Classification Society from which certification of
as deemed necessary in pursuance of its internal Quality the safety management system is being transferred.
System or as required by external organisations (e.g. flag
Administrations, Port State Control).” 2 VERIFYING COMPLIANCE WITH THE ISM CODE

1 GENERAL 2.1 Responsibilities of RINA

1.1 Definition 2.1.1 Criteria for verification of compliance with the


requirements of the ISM Code shall be in accordance with
the applicable sections of the IMO Resolution A.913(22)
1.1.1 Audit “Revised guidelines on the implementation of the ISM Code
A systematic and independent examination to determine by Administrations” and IMO Resolution A.741(18)
whether the SMS activities and related results comply with “International Safety Management (ISM) Code” as
planned arrangements and whether these arrangements amended.
are implemented effectively and are suitable to achieve the
objectives. 2.2 The ability of the SMS to meet safety
management objectives
1.1.2 Auditor
2.2.1 Verification of compliance with the ISM Code is
A RINA person performing verification of compliance with
designed for the following purposes:
the requirements of the ISM Code and who fulfils the
i) to determine the compliance of the SMS with the
personal qualification and other pertinent requirements.
specific requirements of the ISM Code; and
ii) to determine the effectiveness of the implemented SMS
1.1.3 Lead auditor in meeting the specified objectives.
An auditor who is authorised to lead a team of two or more
auditors. 2.2.2 All records having the potential to facilitate
verification of compliance with the ISM Code shall be open
to scrutiny during an examination. For this purpose, the

1
Rules for Safety Management System Certification

Company shall provide the auditor(s) with statutory and In these cases, RINA shall immediately notify the Company
classification records relevant to actions taken by the and, when acting on behalf of an Administration, the
Company to ensure that compliance with mandatory rules Administration.
and regulations is being maintained. In this regard, records When RINA is authorised by the Administration to withdraw
may be examined to substantiate their authenticity and the DOC, RINA shall give a letter to the Company stating
veracity. If DOC and/or SMC are not issued by the same that the DOC is withdrawn from the date of the signature of
organisation which issues statutory and classification the letter, and request that the DOC be surrendered. A
certificates, the Company shall ensure access to statutory copy of the letter shall be immediately sent by the most
and classification certificates and records. expedient means to the Administration.
A request by the auditing Society to the Society with which The Company shall be required to immediately notify the
the vessel is classed for a copy of the classification and appropriate ships that the DOC is invalid.
statutory survey status of the vessel is to be accompanied
by an authorisation from the Company for release of the 3.1.1.4 Invalidation of a DOC shall result in the
information by the classing Society to the auditing Society. invalidation of the ships' SMCs associated with the DOC.

2.2.3 Implementation within a SMS of codes, guidelines 3.1.1.5 Where a DOC has been withdrawn, an Interim
and standards recommended by the IMO, Administrations, DOC shall not be issued. A new DOC shall be issued
Classification Societies and other maritime industry following an additional verification to the extent and scope
organisations does not make these recommendations of an initial verification being carried out. The new DOC
mandatory under the ISM Code. shall have the same expiry date as the DOC withdrawn.
The associated SMC’s shall be re-issued following an
2.2.4 Specific arrangements provided by the Company additional verification to the extent and scope of an initial
(such as documented procedures and instructions and verification being carried out. As a minimum, verification
documentation of verification carried out by senior officers shall be carried out on board one ship of each type
responsible for day-to-day operations) and objective operated by the Company.
evidence of its implementation to ensure that the ship and
its equipment have been maintained and operated between 3.1.1.6 Where a DOC has been withdrawn by 3.1.1.3
statutory and classification surveys to conform with (d), an Interim DOC shall not be issued. A new DOC shall
mandatory rules and regulations, shall be considered by be issued following an additional verification to the extent
the auditor. and scope of an initial verification being carried out. The
new DOC shall have the same expiry date as the DOC
2.2.5 The verification of compliance with mandatory rules withdrawn. The associated SMC’s shall be reinstated
and regulations neither duplicates nor substitutes surveys without any additional verification provided that any of the
for other maritime certificates. The verification of conditions of 3.1.1.3 were not raised by the additional DOC
compliance with the ISM Code does not relieve the verification. Where any of the conditions of 3.1.1.3 have
Company, the Master or any other entity or person involved been found by an additional DOC verification, the
in the management or operation of the ship of their associated SMC’s shall be re-issued following an additional
responsibilities. verification to the extent and scope of an initial verification
being carried out. As a minimum, verification shall be
2.2.6 Audits carried out by RINA are based upon a carried out on board one ship of each type operated by the
sampling process. When no non-conformities have been Company.
reported, it does not mean that none exist.
3.1.2 Safety Management Certificate (SMC)
3 THE CERTIFICATION PROCESS
3.1.2.1 A SMC shall be issued to a ship following an
3.1 Certification Activities initial or the subsequent renewal verification of compliance
with the requirements of the ISM Code.
3.1.1 Document of Compliance (DOC) 3.1.2.2 A copy of the SMC shall be available at the
Company's head office.
3.1.1.1 A DOC shall be issued to a Company following
an initial or the subsequent renewal verification of 3.1.2.3 The issue of a SMC is conditional upon:
compliance with the requirements of the ISM Code. i) the existence of a full term DOC (not interim), valid for
3.1.1.2 The Company shall make available copies of the that type of ship;
DOC to each office location and each ship covered by the ii) maintenance of compliance with the requirements of a
SMS. Classification Society which meet the requirements of
IMO Resolution A.739(18) and A.789(19), as may be
3.1.1.3 Reasons for which a DOC shall become invalid amended, or with the national regulatory requirements
include: of an Administration which provide an equivalent level
i) corrective actions are not completed within the agreed of safety, and
schedule; iii) maintenance of valid statutory certificates.
ii) amendments to the ISM Code are not taken into
account; 3.1.2.4 Reasons for which a SMC shall become invalid
iii) there is evidence of an unresolved major non- include:
conformity; i) any condition in paragraph 3.1.2.3 that is not met;
iv) the company does not request the annual verification. ii) corrective actions are not completed within the agreed
time schedule;

2
Rules for Safety Management System Certification

iii) amendments to the ISM Code are not taken into 3.2 Initial verification
account;
iv) there is evidence of an unresolved major non- 3.2.1 The initial verification for issuing a DOC to a
conformity; Company consists of the following steps:
v) the company does not request the intermediate i) document review: (see 3.8)
verification for the ship’s SMC’s associated with the ii) company audit: in order to verify the effective functioning
company’s DOC. of the SMS, including objective evidence that the
In these cases, RINA shall immediately notify the Company Company's SMS has been in operation for at least three
and, when acting on behalf of an Administration, the months and at least three months on board at least one
Administration. ship of each type operated by the Company. The
When RINA is authorised by the Administration to withdraw objective evidence is to inter alia include records from
the SMC, RINA shall give a letter to the Master of the ship the internal audits performed by the Company, ashore
stating that the SMC is withdrawn from the date of the and on board, and examining and verifying the
signature of the letter, and request that the SMC be correctness of the statutory and classification records for
surrendered. A copy of the letter shall be immediately sent at least one ship of each type operated by the Company.
by the most expedient means to the Administration and to
the classification society. 3.2.2 The initial verification for issuing a SMC to a ship
consists of the following steps:
3.1.2.5 Where a SMC has been withdrawn, an Interim
i) verification that the Company DOC is valid and relevant
SMC shall not be issued. A new SMC shall be issued
to that type of ship and that the other provisions of
following an additional verification to the extent and scope
paragraph 3.1.2.3 are complied with. Only after on board
of an initial verification being carried out on board the ship.
confirmation of the existence of a valid DOC can the
Depending on the nature of the major non-conformity of the
verification proceed; and
ship, an additional audit of the Company, with the scope of
ii) verification of the effective functioning of the SMS,
an annual audit, may need to be carried out prior to issue of
including objective evidence that the SMS has been in
the new SMC. The new SMC shall have the same expiry
operation for at least three months on board the ship.
date as the SMC withdrawn.
The objective evidence should also include records from
the internal audits performed by the Company.
3.1.3 Interim DOC and SMC
3.2.3 If the Company already has a valid DOC relevant for
3.1.3.1 For a change of flag State or Company, special the flag and ship’s type(s) issued by another Classification
transitional arrangements are to be made in accordance Society, or the Administration, that DOC shall be accepted
with these requirements. as evidence of compliance with the ISM Code, unless there
is evidence indicating otherwise.
3.1.3.2 An Interim DOC, valid for no more than twelve
months, may be issued to a Company following a
demonstration, at the company’s premises, that the 3.3 Annual verification of Document of Compliance
Company has a documented SMS which addresses all
3.3.1 Annual safety management audits are to be carried
elements of the ISM Code, and that plans exist for its
out to maintain the validity of the DOC. The purpose of
implementation throughout the organisation and its fleet
these audits is, inter alia, to verify:
within the period of validity of the Interim DOC. The
progress of such implementation may be reviewed and i) the effective functioning of the SMS;
verified at intervals during the validity of the Interim DOC. ii) that possible modifications of the SMS comply with the
requirements of the ISM Code;
3.1.3.3 An Interim SMC, valid for no more than six iii) that corrective action has been implemented; and
months, may be issued to new ships on delivery, to ships iv) that statutory and classification certificates are valid
whose flag is changed and to ships which are new to the and no surveys are overdue.
Company. In special cases, the validity of the Interim SMC
may be extended for a further six months. 3.3.2 Verification of the statutory and classification
certificates is to be carried out on at least one ship of each
3.1.4 Short Term certificates type identified on the DOC.
3.3.3 Annual verification is to be carried out within three
3.1.4.1 A short-term certificate may be issued at the months before and after the anniversary date of the DOC.
closing of an ISM Code audit to cover the period until a full
term certificate is issued.
3.4 Intermediate verification of Safety Management
3.1.4.2 The short- term DOC or SMC may be issued Certificate
provided no major non-conformities remain and the auditor
formally recommends certification of the company or the 3.4.1 Intermediate safety management audits are to be
ship. carried out to maintain the validity of the SMC. The purpose
of these audits is, inter alia, to verify:
3.1.4.3 The validity of the short-term DOC or SMC, as
i) the effective functioning of the SMS;
appropriate, is not to exceed five months from the date of
ii) that possible modifications of the SMS comply with the
the ISM Code audit.
requirements of the ISM Code;
iii) that corrective action has been implemented; and
iv) that statutory and classification certificates are valid
and no surveys are overdue.

3
Rules for Safety Management System Certification

3.4.2 Intermediate verification is to take place between 3.9.2 The audit plan is to be designed to be flexible in
the second and the third anniversary date of the SMC. order to permit changes in emphasis based on information
gathered during the audit, and to permit the effective use of
3.5 Renewal verification resources. This plan is to be communicated to the
Company and those involved in the audit.
3.5.1 Document review shall be part of the renewal The audit plan shall include:
verification if modifications to the Company and/or
i) identification of the individuals or organizational units
shipboard SMS have taken place.
to be audited having significant direct responsibilities
3.5.2 When a renewal verification is completed within regarding the SMS;
three months before the expiry date of the existing ii) identification of Auditor(s);
certificate, the new certificate should be valid from the date iii) the language of the audit;
of completion of the renewal verification for a period not iv) the date(s) and place(s) where the audit is to be
exceeding five years from the date of expiry of the existing conducted; and
certificate. v) the schedule of meetings to be held with the
Company's management.
3.5.3 When a renewal verification is completed more than
three months before the expiry date of the existing 3.9.3 Initial, intermediate and renewal shipboard
certificate, the new certificate shall be valid from the date of verification audit shall be performed only under normal
completion of the renewal verification for a period not operating conditions, (e.g. when the ship is not in dry dock
exceeding five years. or laid up) and with the ship fully manned in accordance
with its Safe Manning Certificate. Interim audits may be
3.6 Safety Management Audits conducted in circumstances other than normal operating
conditions, provided that the ship is fully manned in
3.6.1 DOC and/or SMC verification shall be carried out accordance with its Safe Manning Certificate.
according to the same principles given in paragraphs 3.2.1
and 3.2.2 for the initial verification, including all elements of 3.10 Executing the audit
the SMS and the effectiveness of the SMS in meeting the
requirements of the ISM Code. 3.10.1 The audit is to start with an opening meeting, the
purpose of which is to:
3.7 Application for certification i) introduce the auditor(s) to the Company's and/or ship's
management;
3.7.1 The Company’s application for certification to RINA, ii) explain the scope and objectives of the audit;
and the relevant information, must include the size and iii) provide a short summary of the methods and
total number of each ship type covered by the SMS and procedures to be used to conduct the audit;
any other documentation considered necessary. iv) establish the official communication line between the
auditor(s) and the Company and/or the ship;
The model of an Application form is given in Annex 7 to
v) confirm that resources, documentation and facilities
these rules.
needed to perform the audit are available; and
The Company is to send RINA the following vi) confirm the time and date of the closing meeting and
documentation, together with the certification request or any possible interim meetings.
subsequently:
3.10.2 Working documents may be used to facilitate the
i) its Safety Management Manual (electronic format); audit and to document the results, which may include:
ii) Declaration of Company;
i) checklists used to evaluate SMS elements;
iii) Declaration of the Designated Person ashore;
ii) forms for reporting observations and documenting
iv) a copy of the organisation’s Chamber of Commerce
supporting evidence.
registration certificate or equivalent document.
The models of “Declaration of Company” and “Declaration Working documents should not restrict additional activities
of the Designated Person ashore” are given in Annexes 8 e or investigations which may become necessary as a result
9 to these Rules. of information gathered during the audit.
3.10.3 The auditor(s) is to review the SMS on the basis
3.8 Preliminary Review (Document Review) of the documentation presented by the Company and
objective evidence of its effective implementation, which
3.8.1 In order to verify that the SMS and any relevant shall be collected through interviews and examination of
documentation comply with the requirements of the ISM documents. Observation of activities and conditions may
Code, the auditor is to review the safety management also be included when necessary to determine the
manual. If this review reveals that the system is not effectiveness of the SMS in meeting the specific standards
adequate, the audit may have to be delayed until the of safety and protection of the environment required by the
company undertakes corrective action. ISM Code.

3.9 Preparing the audit 3.10.4 Annual and renewal audits of the company may
include a review of non-conformities reported in relation to
3.9.1 The auditor(s) in co-operation with the Company is previously conducted company and ship audits.
to produce an audit plan.
The auditor may select a sample of the reported non-
conformities and audit the company` s investigation,

4
Rules for Safety Management System Certification

analysis, and the resolution of the non-conformities in 3.12 Corrective Action Follow-up
accordance with the requirements of section 9 and 12 of
the Code. 3.12.1 The non-conformity report (NCR) is to clearly
state the fact identified as non-compliant with a requirement
3.10.5 When auditing a Company managing ships of the Company`s SMS or the ISM Code.
classed by another society, or for which the Administration
or another society performs the statutory surveys, the 3.12.2 The content of the non-conformity report is to be
auditor shall, at the beginning of the audit, review the complete and concise, and written in such a manner as to
statutory and classification survey records for at least one be easily understood by a second party reviewing the non-
ship of each ship type to which the DOC is to apply. These conformity report. Clarity should not be sacrificed for the
records are to be made available at the Company’s office sake of brevity.
(refer to 2.2.2).
3.12.3 Whenever possible auditors are to endeavour to
3.10.6 When auditing a ship that is classed by another write NCRs in reference to a requirement of the Company`s
society, or for which the Administration or another SMS, and when necessary for the sake of clarity, restate
Recognised Organisation have performed statutory surveys the requirement.
or has issued the DOC to the Company, the auditor shall,
3.12.4 Non-conformities are to be classified against the
at the beginning of the audit, review the statutory and
pertinent requirements of the ISM Code.
classification survey records which should be made
available onboard (refer to 2.2.2). 3.12.5 A DOC or SMC is not to be issued, endorsed or
renewed if a major non-conformity exists. Immediate
3.10.7 The auditor is entitled to acquire the information
corrective action is at least necessary to downgrade the
he needs from the other societies or, if relevant the
major non-conformity to a non-conformity and shall be such
Administration, in order to check the veracity of the
as to remove the serious threat to personnel or ship or a
information presented to him by the Company (refer to
serious risk to the environment. A major non-conformity,
2.2.2).
which is raised on a ship, shall be downgraded before the
3.10.8 Audit findings are to be documented in a clear, ship sail. If a non-conformity remains after downgrading, a
concise manner and supported by objective evidence. schedule not exceeding three months is to be agreed for
These shall be reviewed by the auditor(s) in order to completion of the necessary corrective actions. At least one
determine which are to be reported as major non- additional audit shall be carried out within the time frame
conformities, non-conformities or observations. indicated in the agreed corrective action plan to verify
effective actions are taken.
3.10.9 At the end of the audit, prior to preparing the
audit report, the Auditor(s) is to hold a meeting with the 3.12.6 A DOC or SMC may be issued, endorsed or
senior management of the Company or ship and those renewed before other non-conformities have been closed
responsible for the functions concerned. The purpose is to out, provided that a schedule has been agreed between the
present major non-conformities, non-conformities and Company and auditor(s) for completion of necessary
observations to the Company's and/or ship's management, corrective actions. The Company is responsible for
in such a manner as to ensure that they clearly understand applying for any follow-up audit required by the auditor.
the results of the audit.
3.12.7 Additional verification(s) may be necessary to
confirm the validity of a DOC and/or SMC depending on the
3.11 Audit report nature of modifications or non-conformities to the Company
and/or shipboard SMS. The Company shall be requested to
3.11.1 The audit report is to be prepared by the lead
immediately notify RINA when modifications to the
auditor, based on information gathered by and discussed
Company and/or shipboard SMS are introduced.
with the audit team members. It must be accurate and
complete, reflecting the content of the audit, and is to 3.12.8 The Company is responsible for determining and
include the following items, as applicable: implementing corrective action for non-conformities
i) the date of completion of the audit and submission of identified by the auditor(s). Prior to implementation, a
the audit report; corrective action plan is to be submitted to the auditor
ii) the scope and objectives of the audit; within an agreed time period. A schedule not exceeding
iii) auditor(s), Company's representatives; and three months is to be agreed for implementation of the
iv) all major non-conformities, non-conformities, necessary corrective actions. Verification of the
observations and findings. effectiveness of the corrective actions shall be done not
later than the next audit coming due (annual, intermediate
3.11.2 The audit report is to be submitted to the or renewal).
Company, which should provide the ship with a copy of the
relevant shipboard audit report. 3.12.9 The review of Company non-conformity
resolution and verification activities performed in
3.11.3The Company is to maintain audit report records of accordance with 3.10.4 may be used to verify corrective
all audits performed both ashore and aboard ship (refer to actions in relation to non-conformities which are not
2.2.2). considered to be major.

5
Rules for Safety Management System Certification

3.13 Company responsibilities pertaining to safety i) establish if the company has taken appropriate action
management audits to correct the technical deficiency. In every case the
auditor shall ensure that such technical deficiencies
3.13.1 The verification of compliance with the are dealt with by the responsible Class Society, and
requirements of the ISM Code does not relieve the ii) establish whether the technical deficiency constitutes
Company, management, officers or seafarers of their or is symptomatic of a non-conformity within the SMS
obligation to comply with national and international and, if so, follow the requirements of section 3.12 and
legislation related to safety and protection of the 3.1.2.4 if applicable.
environment.
3.15.4 Where there is evidence of an unresolved major
3.13.2 The Company is responsible for: non-conformity the auditor shall act as prescribed under
i) informing relevant employees or organizational units 3.1.2.4, advising the Port State authority as appropriate.
about the objectives and scope of the audit;
ii) appointing responsible members of staff to accompany 4 TRANSFER OF CERTIFICATION OF
auditor(s); MANAGEMENT SYSTEM
iii) providing the resources needed by auditor(s) to ensure 4.1 The application for take over ISM certification from
an effective and efficient verification process; another RO can only be accepted after receiving the
iv) providing access and objective evidence as requested following information/documentation which support that:
by auditor(s); i) the existing certificate has not been withdrawn or
v) co-operating with auditor(s) to permit the audit otherwise invalidated by the losing RO or the Flag,
objectives to be achieved; ii) audits initiated by the losing RO have been satisfactory
vi) assigning internal audit teams such that persons in the completed by the losing RO, and
same department ashore or persons onboard the iii) any major non-conformities have been closed out or
same ship cannot audit their respective departments or down-graded by the losing RO.
ships; and 4.2 Any other audits or non-conformities specified by
vii) conducting annual internal audits ashore and on board. the losing RO are to be respectively carried out or resolved
to the satisfaction of RINA in accordance with the
3.14 RINA responsibility schedules agreed by the losing RO.
4.3 The audit for the issue of the new certificate shall
3.14.1 RINA is responsible for ensuring that the
address all elements of the ISM Code, flag requirements
certification process is performed according to these and
and any matters arising out of the last audit carried out by
relevant flag state requirements. This includes
the losing RO.
management control of all aspects of the certification
according to IACS “Procedural Requirements for ISM Code 4.4 Where the transfer of certification occurs within the
Certification”. annual, intermediate or renewal due date window, the
corresponding audit may serve as the audit required in 4.3.
3.15 Responsibilities of auditor(s)
5 USE OF THE APPROVAL LOGO
3.15.1 The auditor is responsible for:
i) planning and carrying out assigned responsibilities The Company may let it be known in any way it wishes that
effectively and efficiently; its Safety Management System has been approved by
ii) complying with the applicable requirements and other RINA.
appropriate directives; Moreover, the Company is authorised to use the RINA logo
iii) reporting any major obstacles encountered in relevant to SMS certification on stationery, leaflets,
performing the audit; publication, headed notepaper etc. under the following
iv) organising specialist technical assistance required to conditions:
fulfil the competence requirements of the audit as and i) the logo may be reproduced in any uniform colour; it
when appropriate; may be enlarged or reduced provided the proportions
v) communicating and clarifying the non-conformities to are retained and legibility is assured;
the Company and/or the ship immediately; ii) the use of the logo shall immediately cease if the
vi) communicating any observation; certification is suspended or withdrawn. In such cases,
vii) reporting the audit results clearly, conclusively and the Company shall immediately eliminate it from all
without undue delay; documents on which it was affixed.
viii) submitting the audit report to the Company; and
If the logo is not used in conformity with the above points or
ix) verifying the effectiveness of the corrective actions
if used illegally, RINA will take all the necessary measures
taken by the Company.
against the Company, including legal action.
3.15.2 Personnel participating shall ensure
confidentiality of documents pertaining to the certification
and treating privileged information with discretion.
3.15.3 An ISM auditor identifying a technical deficiency
deemed to present a serious threat to safety or harm to the
environment, shall:

6
Rules for Safety Management System Certification

Annex 1 − COMPANY BRANCH OFFICE VERIFICATION

1 General

1.1 Where a Company assigns SMS responsibilities to


Branch Offices, the verification shall include a
representative sample of those offices, such that the
sample includes all appropriate offices necessary to cover
each requirement of the Code.

1.2 The audit of each branch office shall address each


requirement of the ISM Code relevant to that office.

1.3 The Company shall have performed internal audits


of all branch offices and relevant records shall be made
available to the auditors.

1.4 Where the Company assigns SMS responsibilities


to Branch Offices, the list of Branch Offices shall be
indicated in the DOC as an attachment.

2 Initial DOC verification

2.1 Where the same activities are performed by all


Branch Offices, the number of Branch Offices to be
verified is:
a) two if the total number of Branch Offices is two or
three;
b) three if the total number of Branch Offices is from
four to six; and;
c) to be agreed on a case by case basis if the total
number of Branch Offices is more than six.

2.2 Where different activities are performed by Branch


Offices, the number of Branch Offices performing the
same activities to be verified is:
a) two if the total number of Branch Offices performing
the same activities is two or three;
b) three if the total number of Branch Offices performing
the same activities is from four to six; and;
c) to be agreed on a case by case basis if the total
number of Branch Offices performing the same
activities is more than six.

2.3 Notwithstanding the above, if a Company


nominates an office as its head office then it will always
be audited as part of the initial verification.

3 Periodical DOC verification

3.1 Periodical verification shall ensure that all Branch


Offices are visited during the period of validity of the
DOC.

3.2 If an additional Branch Office is included by the


Company in its SMS during the period of validity of the
DOC, it shall be verified at the next periodical verification.
The additional Branch Office shall be included in the
DOC, when the DOC is endorsed.

A1.1
Rules for Safety Management System Certification

Annex 2 − COMMUNICATIONS WITH FLAG STATE AND BETWEEN CLASSIFICATION SOCIETIES

1 To ensure that the requirements of SOLAS


Chapter I 6d, SOLAS Chapter IX, IMO Resolution
A.913(22) and Resolution A.741(18) as amended are
fulfilled, the following communication procedures must be
followed when a DOC and/or SMC become invalid
according to 3.1.1.3 and/or 3.1.2.4.

2 The Classification Society identifying the reasons


for invalidation of certification shall inform the Flag State
using the form “Notification of Invalidation of ISM
Certification” or by other means including the same
information. This communication is also to be copied to
the other relevant ROs (i.e If a DOC is invalidated, the
ROs issuing the SMCs under that DOC are to be
informed; if a SMC is invalidated the RO issuing the DOC
is to be informed). In cases where one or more of these
ROs is not identifiable, the flag Administration is to be
requested to forward a copy to the relevant RO(s)).

3 The communication is to be limited to the identity


of the ship, the Company, the substance of the major
non-conformity and the date of the audit.

4 The Classification Society identifying a major non-


conformity during the SMC audit which was downgraded
shall notify the RO or flag Administration issuing the
DOC. In cases where one or more of these RO(s) is not
identifiable the flag Administration is to be requested to
forward relevant information to the respective RO(s).

A2.1
Rules for Safety Management System Certification

Annex 3 − PORT STATE CONTROL

1 When attending a vessel as a result of a Port


State Control action, the Classification Society that issued
the SMC is to consider the objective evidence presented
by the PSCO. In cases where the auditor concludes that
there is a major non-conformity, the auditor is to notify the
company and request corrective action. When requested
by the company, the auditor is to perform an additional
audit for the possible downgrading of the major non-
conformity to a non-conformity.

2 If the major non-conformity is not downgraded to a


non-conformity, the auditor is to issue a major non-
conformity and proceed in the same manner as when a
major non-conformity is identified during a routine audit.

3 In cases where the PSCO alleges that there is


evidence of a major non-conformity, and the auditor of the
SMC-issuing Classification Society considers that there is
not, the PSCO, under the authority vested in the officer by
the authorities of the port, will decide what further action
is to be taken.

4 If the auditor of the SMC-issuing Classification


Society disagrees with the actions taken by the PSCO,
the auditor is to document the disagreement to the PSCO
and inform the flag State.

A3.1
Rules for Safety Management System Certification

Annex 4 − SHIP TYPES ON ISM CERTIFICATION

1 Determination of ships types to be listed on 2 Retention of ship types on DOCs


DOCs and SMCs

2.1 The auditor is to determine at each annual


1.1 The ship types listed on DOCs and SMCs are audit of the Company, the ship types operated by the
to be consistent with the specific ship types defined in Company at the time of the audit. If the Auditor
SOLAS and on pertinent SOLAS documentation discovers that the Company no longer operates a ship
aboard ship. type listed on the DOC, the Auditor is to document an
observation, and formally (documented) request the
Company to inform the issuing Classification Society
1.2 The ship types listed on DOCs and SMCs are should it not operate the identified ship type for a
to be consistent with the service in which the ship period exceeding one year. Upon receipt of this
operates. Some ships are designed for use in multiple advice, the DOC shall be reissued, no longer listing
services (for example OBOs), The ship types listed on the ship type which is no longer operated.
the DOC and SMS are to accurately reflect the
service(s) in which the ship is actively trading, and fit
to serve. 3 Other Cargo Ships

1.3 In the event that a multipurpose ship is 3.1 The ship types listed on DOCs and SMC are to
voluntarily operated in only one of the services for be consistent with the specific ship type(s) defined in
which it is designed then the DOC and SMC may list SOLAS and on pertinent SOLAS documentation
only that ship type which the ship is being operated aboard ship, and the service(s) in which the ship is
as. In the event that the ship is to change operation to operating.
another service for which it is designed, an interim
DOC and SMC, identifying the ship type appropriate
to the new services may be issued to allow the vessel 3.2 The SMS of a ship which is an “other cargo
to operate until the SMS adequately addresses the ship” (SOLAS IX/2.1.3) is to adequately address the
new service. The ship may then operate for up to six specific service, operation and shipboard procedures
months while the SMS is changed as necessary, and pertinent to the particular ship.
documentary evidence of a full three months of
operation under the procedures specific to the ship
type are implemented. Subsequent to satisfactory
verification of the ships operation under a fully
functional SMS for the additional ship type, the DOC
and SMC may be reissued listing the pertinent ship
types.

A4.1
Rules for Safety Management System Certification

Annex 5 − COMPANY CERTIFICATION SCENARIOS

Scenario Type of Audit Minimum Scope of Audit Carried Certificate


Out by: Issued
1 New Interim • Verification of the requirements of Interim DOC
Company Verification PR9 sec. 3.1.3.2. Auditor
on site
2 Change of Verification • Verify Company organisation and Reissue DOC
Company on site responsibilities essentially unchanged. Auditor with new name.
name Ensure necessary changes made to (expiry date as
SMS. previous cert.)
3 Change of Verification • Verify changes at next annual audit. Auditor Reissue DOC
Company on site with new
address address. (expiry
date as
previous cert.)
4 Change to Additional • Based on review of previous Company Reissue DOC
RO from a audit on site. and shipboard audits. Auditor (expiry date as
Classification (or next PVA • Review plans to implement changes. previous cert.
Society or renewal (minimum of 1 ship required) unless renewal)
holding a audit)
QSCS
certificate
5 Change to Initial Audit • Audit to address all elements of the Auditor Full Term DOC
RO from a ISM Code. valid 5 years
Classification • All previous NCN’s to be verified and from date of
Society not closed out during the audit by the audit.
holding a gaining society (PR 18).
QSCS
certificate
6 Additional Interim • Review changes to SMS to Auditor Interim DOC for
ship type on Verification on accommodate new ship type. new ship type.
DOC site • Review plans to implement changes .
(minimum of 1 ship required)
Change from Additional • Verify additional requirements ship DOC (expiry
6A Interim DOC Verification on type implemented. Auditor date as existing
to full DOC in site • Review results of internal audit. ship type)
Scenario 6
7 Minor change Verify at next • Assess impact on SMS when advised. No action
to SMS audit Visit may be required.
8 Major change Verify on site. • Verify changes are appropriate and Auditor No action
to SMS adequate for new circumstances.
9 Additional No action If accepted by
Flag WITHOUT Flag, issue
Additional DOC (expiry
requirements date as other
Flags)
10 Additional Verification on • Review changes to SMS to Issue Interim
Flag WITH site accommodate additional requirements. Auditor DOC for new
additional • Review plans to implement Flag
requirements requirements on applicable ship.
Change from Additional • Verify additional Flag requirements DOC (expiry
10A Interim DOC Verification on are implemented. Auditor date as existing
to full DOC in site • Review results of internal audit Flag State)
Scenario 10

Note: The above shall apply in the absence of any special instructions from the Flag Administration.

A5.1
Rules for Safety Management System Certification

Annex 6 − SHIP CERTIFICATION SCENARIOS

Scenario Type of Audit Minimum Scope of Audit Carried Out Certificate


By: Issued

1 New Ship upon Interim • Verification of the requirements of Auditor Interim SMC
delivery Verification on ISM Code sec. 14.4 with the ship
board manned in accordance with Safe
Manning Certificate.
• Evidence of Owners information
to Flag.
2 Change of Verification on • Verify correct name on all Auditor or Change
Name board Certificates and Documents. Surveyor name on
existing
Note: Must be amended by issuing SMC and
Ro or by special arrangement. subsequentl
y issue new
certificate
3 Change to a Verification on • Valid DOC for new Flag sighted. Issuing Issue new
Flag WITHOUT board • Evidence of Owners information Classification SMC.
additional to new Flag sighted. Society (expiry date
requirements • Valid statutory certificates safe Auditor or as previous
manning certificate and Flag Surveyor certificate)
endorsement.
• Crew to comply with STCW and
new Flag requirements.
4 Change to a Interim • Valid DOC for new Flag sighted. Auditor Interim SMC
Flag WITH Verification on • Evidence of Owners information
additional board to new Flag sighted.
requirements • Valid statutory certificates, safe
manning certificate and Flag
endorsement.
• Crew to comply with STCW and
new Flag requirements and
relevant Flag endorsement.
• Masters awareness of, and
availability of and any relevant
Flag Regulation.
Change from Additional • Check additional Flag SMC (expiry
4A Interim SMC to Verification on requirements are implemented. Auditor date as
full SMC in board previous
Scenario 4 Full term
SMC)
5 Change of Interim • Verification of the requirements of Auditor Interim SMC
Company Verification on ISM Code sec. 14.4 with vessel
board manned in accordance with safe
manning Certificate.
• Evidence of Owners information
to Flag sighted.
6 Change of No action required • Evidence of Owners information - No action
Owner to Flag to be verified at next visit. required
7 Change of IMO Interim • Review documentation and plans Interim SMC
ship type Verification on for implementation of procedures Auditor
board relating to operation of new ship
type
• Check valid statutory certificates
complying with STCW.

A6.1
Rules for Safety Management System Certification

Annex 6 − SHIP CERTIFICATION SCENARIOS

Scenario Type of Audit Minimum Scope of Audit Carried Out Certificate


By: Issued

8 Adding IMO Interim Verification • Review documentation and plans


ship Type (e.g. on board for implementation of procedures Auditor Interim SMC
OBO in Bulk) relating to operation of new ship (in addition to
type. existing SMC)
• Check valid statutory certificates
and crew’s qualification.
9 Change to RO Initial Audit • Audit to address all elements of Auditor Issue SMC
from a ISM Code. (maximum 5
Classification years from
Society not date of audit)
holding a
QSCS
certificate
10 Change to RO Additional audit on • Review of previous lost society’s SMC (same
from a board shipboard audit reports. All previous Auditor expiry date)
Classification NCN’s to be closed out.
Society holding
a QSCS
certificate
11 Change of IMO Verification on • Evidence of surrender of SOLAS or Surveyor Amend
ship Type, dual board MARPOL related certificates for the SMC to reflect
to single (e.g. original ship type. (e.g. surrender of new ship type
OBO to oil IOPP Supp B when going from OBO and
tanker) to bulk on permanent basis). subsequently
issue new
certificate
(same expiry
date)
12 Change from Interim Verification • Verification of requirements of ISM Auditor Interim
Non on Board Code sec. 14.4 with vessel manned SMC
Convention to in accordance with Safe Manning
Convention Certificate.
• Check valid statutory
certificates.
• Evidence of Owners information to
Flag.
13 Change from Additional Audit on • Check differences between national Auditor SMC with
Non board and International requirements are same expiry
Convention implemented. Date
(voluntary
certificate) to
Convention
14 Ship more than Additional audit on • Renewal or Intermediate audit if Existing
3 Months out of board due or within the window of such an Auditor SMC to be
service (Re-activation audit, endorsed
audit) OR
• Interim audit with requirement to
comply with ISM Code sec.3, 4, 5, 6,
10
15 Ship more than Interim Verification • Verification of the requirements of
12 Months out on board ISM Code sec. 14.4 with the ship Auditor Interim SMC
of service manned in accordance with Safe
Manning Certificate.
• Evidence of Owners information to
Flag.

Note: The above shall apply in the absence of any special instructions from the Flag Administration.

A6.2
Rules for Safety Management System Certification

Annex 7 − MODEL OF APPLICATION FOR CERTIFICATION

APPLICATION FOR CERTIFICATION


DOMANDA DI CERTIFICAZIONE

COMPANY
COMPAGNIA

Name
Nome
Address
Indirizzo
Telefono
Phone
Fax

E-mail
Departments Persons
Uffici Personale
(tick as appropriate) Technical Department † ...........
(indicare gli uffici)
Ufficio Tecnico
Crewing Department † ...........
Ufficio Personale
Operational Department † ...........
Ufficio Operativo
Other Departments
Altri Uffici
1. ................................. ..............
2. ................................. ..............
3. ................................. ..............

Branch Offices Name Persons


Uffici Periferici Nome Personale
1. ................................. ..............
2. ................................. ..............
3. ................................. ..............
The Company above REQUESTS RINA
La Compagnia suddetta RICHIEDE AL RINA

to verify compliance with the requirements of the RINA "Rules for Safety Management System Certification", which
incorporate the requirements of the International Management Code for the Safe Operation of Ships and for Pollution
Prevention (International Safety Management (ISM) Code, adopted by the International Maritime Organisation (IMO) by
Resolution A.741(18), as amended by IMO Resolution MSC.104(73), for the
di verificare la sua rispondenza ai requisiti delle "Norme per la Certificazione dei Sistemi di Gestione della Sicurezza" del RINA, che
comprendono i requisiti del Codice Internazionale di Gestione della Sicurezza delle Navi e della Prevenzione dell'Inquinamento
(Codice Internazionale di Gestione della Sicurezza (Codice ISM)), adottato dall'Organizzazione Marittima Internazionale mediante la
Risoluzione A.741(18), come emendata dalla Risoluzione IMO MSC.104(73), per il

Company Safety Management System ‡


Sistema Gestione Sicurezza della Compagnia

Shipboard Safety Management System ‡ for the ships listed on page 2


Sistema Gestione Sicurezza della nave per le navi elencate a pagina 2

and appoints as contact person


e nomina come persona di riferimento

Date
data
The Company’s SMS Representative
Il Responsabile della Compagnia

A7.1
Rules for Safety Management System Certification

Annex 7 − MODEL OF APPLICATION FOR CERTIFICATION

SHIPS MANAGED
NAVI GESTITE

Ship Name Owner Type GRT IMO Flag State Class. Society
Nome nave Armatore Tipo Stazza number Stato di bandiera Società
Numero IMO classificazione

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

A7.2
Rules for Safety Management System Certification

Annex 8 − MODEL OF “DECLARATION OF THE COMPANY”

INTERNATIONAL SAFETY MANAGEMENT (ISM) CODE


Codice Internazionale Gestione Sicurezza (ISM Code)

DECLARATION OF THE COMPANY


Dichiarazione della Compagnia

Under the ISM Code, a Company must be declared to the Administration. In accordance with Section 1.1.2 of IMO
Resolution A.741(18), the ISM Code, “Company” means the Owner of a ship or any other organisation or person such as the
Manager, or the Bareboat Charterer, who has assumed the responsibility for operation of the ship from the Shipowner and
who, on assuming such responsibility, has agreed to take over all the duties and responsibility imposed by the Code. The
undersigned affirms that:
In conformità al Codice ISM, una Compagnia deve rendere nota all’Amministrazione tramite una dichiarazione. Secondo la
Sezione1.1.2 della Risoluzione IMO A.741(18), il Codice ISM, “Compagnia” significa Armatore di una nave o qualsiasi altra organizzazione
o persona tipo Gestore, o Noleggiatore a scafo nudo, che ha assunto la responsabilità operativa della nave dall’Armatore , e che
assumendosi tali responsabilità, ha accettato l’assunzione dei compiti e responsabilità imposti dal Codice ISM. Il sottoscritto afferma che:

(Name) (Nome)
(Address)
(Indirizzo)
(Telephone) (Fax)
(Telefono) (Fax)
(Telex) (E-mail)
(Telex) (posta elettronica-internet)

is the Owner of the following (Specified Nationality) Ship(s):


è l’Armatore della(e) seguente(i) nave(i) (Specificare nazionalità).

Port of registry and official


Ship Name (Nome della nave) number ( porto e numero di matricola) IMO Number (Numero IMO)

In accordance with section 3.1 of Assembly Resolution A.741(18), if the entity who is responsible for the operation of the
ship is other than the above stated Owner, the Owner must report the full name and details of such entity to the
Administration. As such is the case here, the undersigned affirms that:
In conformità alla Sez.3.1 della Risoluzione A.741(18), se l’entità responsabile per le operazioni riguardanti la nave non è l’ Armatore,
l’Armatore deve comunicare all’Amministrazione interessata, le generalità e i dettagli dell’entità all’Amministrazione interessata. (In questo
caso) , il sottoscritto afferma che:

(Name) (Nome)
(Address)
(Indirizzo)
(Telephone) (Fax)
(Telefono) (Fax)
(Telex) (E-mail)
(Telex) (Sito Internet)

is the “Company” responsible for all the requirements imposed by the Code for the Ship(s) listed above.
è la “Compagnia” responsabile per tutti i requisiti imposti dal Codice per la(e) nave(i) sopra elencate.

The undersigned further understands that any change in the “Company” must be made in writing to the Administration.
Il sottoscritto inoltre concorda che qualsiasi cambiamento nella “Compagnia” deve essere notificato per iscritto all’Amministrazione.

…………………………………………………. …………………………………………
(The Owner) (The Company)
(President or CEO)

A8.1
Rules for Safety Management System Certification

Annex 9 − MODEL OF “DECLARATION OF THE DESIGNATED PERSON ASHORE”

INTERNATIONAL SAFETY MANAGEMENT (ISM) CODE


Codice Internazionale Gestione Sicurezza (ISM Code)

DECLARATION OF DESIGNATED PERSON


Dichiarazione di Persona Designata a terra

To ensure the safe operation of each ship and to provide a link between the “Company” and those on board, every
“Company”, as appropriate, is to designate a person or persons ashore having direct access to the highest level of
management. The responsibility and authority of the designated person or persons is to include monitoring the
safety and pollution prevention aspects of the operation of each ship and ensuring that adequate resources and
shore-based support are applied, as required.
Per assicurare la sicura operatività delle navi e per fornire un collegamento tra la Compagnia ed il personale di bordo, ogni Compagnia, come
appropriato, dovrà designare una o più persone a terra che abbiano accesso ai più alti livelli dirigenziali. La responsabilità e l'autorità della persona
o delle persone designate deve includere il monitoraggio degli aspetti dell'operatività delle navi legati alla sicurezza ed alla protezione ambientale
e assicurarsi che adeguate risorse e supporto di terra siano disponibili come richiesto.

The undersigned affirms that


Il sottoscritto dichiara che ___________________________________________________
(Name of the Designated Person/Nome della Persona Designata a terra)

and/e ___________________________________________ as alternative/in alternativa,

has(ve) been appointed pursuant to IMO Resolution A741(18) as amended - Section 4, of the ISM Code, as the
Designated Person(s) for the following ship(s):
è/sono state nominate in accordo alla Risoluzione IMO A741(18) come emendata – Sezione 4, del Codice ISM, Persona/e Designata/e a
terra per la/e seguente/i nave/i:

Port of registry and official


Ship Name (Nome della nave) number ( porto e numero di matricola) IMO Number (Numero IMO)

Full address of the Designated Person(s) to which official correspondence and materials may be sent:
Indirizzo della Persona Designata a terra a cui può essere inviata la corrispondenza ufficiale ed altro materiale:

(Name) (Nome)
(Address)
(Indirizzo)
(Telephone) (Fax)
(Telefono) (Fax)
(24 hr contact phone) (E-mail)
(Contatto 24/24 ore) (Sito Internet)

…………………………………………………. …………………………………………
(Designated Person ashore) (The Company)
(President or CEO)

A9.1