Casos de estudios organizacionales

Caso. Multilateral Profesionales de la Administración, S.A. de C.V.:

Estudio organizacional caso Nº 1

El Director General de la empresa Multilateral Profesionales de la Administración S.A. de C.V. (Mulpro),

el Ing. Alejandro Escudero López, cuyo objeto central es el de importar y distribuir accesorios y
refacciones para equipos de computación desde su creación en mayo de 1999, ha convocado a todos
los integrantes de la empresa, con el propósito de invitarlos a iniciar un estudio de las condiciones en
que se están desempeñando, ya que la competencia en el ramo ha crecido significativamente en el
primer semestre del año, lo que ha minado las ventas de sus productos.

La reducción, aunque mínima, del orden del 2% con respecto al año anterior, equivalente a $50,000.00,
sumada a la disminución paulatina en el año, es ya del orden de los $250,000.00 , esto es, un 10% en
comparación con el ejercicio anterior.

Actualmente Mulpro, ha enfocado sus ventas a distribuidores minoristas que operan en la zona centro de
la ciudad. Sus productos, son adquiridos preferencialmente por micro y pequeñas empresas que cuentan
con computadoras que requieren de éstos materiales para su operación.

Para contar con el apoyo de sus clientes, la empres otorga líneas de crédito que van de los 30 a los 90
días naturales, circunstancia que ha influido en la lenta recuperación de la inversión, lo que sumado a los
problemas de cobranza, han repercutido en una falta de liquidez para reinvertir en nuevos pedidos,
ocasionando retrasos en el cumplimiento de los pedidos, amén del efecto negativo con sus proveedores,
al espaciar las compras y ampliar los plazos para cubrir el importe de los productos que adquiere.

Existe un consenso en el sentido de que la empresa necesita revisar su composición actual, toda vez
que se estima que en parte la falta de competitividad ha sido resultado de la pérdida de oportunidades de
negocio por la lentitud para reaccionar ante la competencia.

Por el momento la empresa cuenta con la estructura organizacional de siguiente:

Elaboro: Gerencia de Administración

Fecha: mayo de 2012
Última revisión: marzo de 2013

Para afrontar ésta situación, ha tomado la decisión de efectuar una revisión general del comportamiento
de la empresa en todos sus ámbitos y niveles, para implementar un estudio de la organización que le
permita derivar las medidas necesarias para superar la situación por la que pasa la empresa.
De conformidad con los antecedentes expuestos responda a las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son los principales problemas que enfrenta la empresa?

2. ¿Cómo se relacionan estos problemas con la estructura organizacional?
3. ¿Qué objetivos persigue con la invitación que ha formulado la Dirección General al resto de la
empresa?
4. ¿Qué rol puede desempeñar el personal de la empresa, en particular los responsables de las
áreas que la componen, en la búsqueda de alternativas de solución?
5. ¿Qué pasos tiene que seguir la empresa para revisar su estructura funcional y operativa?
6. ¿En qué plazo deberá contar con un estudio para hacer frente a la falta de competitividad?
7. ¿Cómo se debe de integrar el estudio para que cumpla con los fines que persigue la Dirección
General?

Manejo de formas en las organizaciones caso Nº 2

Caso. Instrumental Teknión S.A. de C.V.: Información para operar

Cuando Roger Wolf Laitenberg propietario de Instrumental Teknión S.A. de C.V., revisó su reporte
mensual de trabajo, no pudo más que sorprenderse. Por muchas razones, se le consideraba un
empresario exitoso. Siempre que iniciaba un negocio, lo hacia rentable y su visión de negocio le permitía
anticiparse a los cambios del mercado con la suficiente antelación, como para que los movimientos de
sus competidores no afectaran en la más mínimo su desempeño. No obstante, era evidente que la
dinámica de crecimiento de su empresa, había perdido cohesión en los últimos meses del año. Por eso,
al iniciar el 2001, convocó al Consejo de Administración a una reunión extraordinaria.

Como resultado de la reunión, se autorizó al Director General para que precisara por los medios a su
alcance, las causas que estaban ocasionando la dispersión en el manejo y control de la información y
que presentara en el corto plazo una propuesta concreta para corregir la situación.

Al parecer, los convenios para distribuir equipos de laboratorio firmados con proveedores extranjeros,
modificó el manejo de información en los diferentes niveles de la empresa, acostumbrada a la sola
distribución de equipos nacionales y partes de equipos de importación.

El administrativo de la empresa empezó a recibir comunicaciones del resto de las unidades que
conformaban la estructura organizacional, diferentes en contenido y formato a los que estaba
acostumbrada. Ante esto, la información que circulaba por todas partes, emergió como un obstáculo para
la coordinación de actividades, no se diga para el desarrollo de campañas de venta y acercamiento con
clientes.

La situación fue sobrellevada por algunos meses, pero la “gota que derramó el vaso”, fue cuando la
empresa decidió entrar a una licitación pública, formulada por el Sector Salud, y en la integración de las
ofertas, particularmente la técnica, se presentaron constantes problemas para poder agrupar la
información.

Los criterios del área de ventas, diferían sustancialmente de los presentados por las otras dos áreas que,
en principio, se dieron a la tarea de preparar la documentación para la licitación. Por una parte, Logística,
presentó un programa de adquisición, almacenamiento y distribución en formatos que sólo identificaba
su personal. Por otra, Servicio Técnico, aportó los elementos para brindar el soporte a equipos, en
concentrados tan sofisticados, que eran poco comprensibles. Como corolario de todo, los registros y
estadísticas del área de Administración no coincidían en lo más mínimo con los de las otras tres áreas.
Ante la discrepancia tan notoria que se presentó en el proceso de integración de la oferta, el Director
General se vio en la necesidad de llamar a sus cuatro Gerencias: Ventas, Servicio Técnico, Logística y
Administración.

Debido a la claridad de los hechos, el orden del día para la reunión se redujo a un solo punto, la revisión
de la información de cada área. De acuerdo con ello, cada gerente presentó su documentación, así
como las razones que mediaron para su preparación en la forma que fue transmitida a las otras
gerencias.

Al finalizar sus intervenciones los gerentes, el Director General, hizo un recuento de los hechos más
significativos, los cuales agrupó en una lista que leyó en voz alta para que todos los participantes
pudieran escuchar. La relación de puntos fue la siguiente:

1. Las gerencias están utilizando un logotipo diferente en la mayoría de los casos.

2. Pocas formas incluyen en el frente, el nombre u objeto para el que sirven.
3. Los espacios en las formas varían en sus márgenes y sangrías.
4. No está jerarquizada por su importancia la información.
5. Los espacios para anotar los datos son insuficientes para consignar elementos completos, sin
recortar definiciones u obligar a quien los llena a emplear abreviaturas.
6. Existen requerimientos innecesarios.
7. Las carencias de elementos para soportar datos importantes es notoria.
8. No existen claves que identifiquen las formas y las áreas de en que se originan.

Como resultado de las observaciones de la dirección, se levantó un acta de la reunión en la que se

convino en un acuerdo único: “Atender a la brevedad posible todas las observaciones realizadas por el
Director”.

De conformidad con los planteamientos producto de los hechos referidos se le solicita a usted lo
siguiente:

1. Formule una propuesta específica para resolver la situación de la empresa.

2. Enuncie los criterios de diseño que deben observar las formas para cumplir con los requisitos
apuntados por la dirección.
3. Elabore un cuadro comparativo de alternativas para su elaboración.
4. Proponga un mecanismo responsable para el manejo y control de formas.
5. Justifique la asignación de la responsabilidad a un área de la empresa o la contratación del
servicio de un diseñador profesional.