1.1.
TIPOS DE MANUALES DE LOS
Glosarios: en un separador hecho con hoja de
color, un poco más gruesa que una hoja
normal, pero no tan gruesa como la de la pasta
del manual, cuyas medidas deberán ser un
poco más que las de dichas hojas normales, se
debe escribir en la parte central del mismo la
palabra glosarios y después de éste se
colocarán propiamente los glosarios
Simbología(s): contendrá los dibujos de cada
uno de los símbolos que se utilicen en el diseño
de los diagramas de los procedimientos que
estén incluidos en el manual y la respectiva
explicación
pequeñas Mismos que en el diagrama aparecen
Abreviaturas: independientemente de que las
abreviaturas se encuentren explicadas en cada
columna del responsable que es propiamente,
uno de los procedimientos
su destinatario O en caso de que dichos tantos
es bueno exponerlas en este apartado
sean para órganos administrativos o personas
nuevamente, por si se diera el caso de que en
la narrativa o el diagrama de alguno(s) de
ellos no se haya tenido espacio suficiente para
su precisión
Conceptos técnicos: se deben precisar los
significados de los conceptos propios de esta
técnica, que se hayan utilizado en la exposición
de los procedimientos o de cualquier otro tema
contenido en el manual de procedimientos
1.2.1.1. RESPONSABLES DE LA
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Es conveniente que el manual de
procedimientos sea elaborado con la
participación de los órganos responsables de
realizar las actividades en el mismo incluidas y
la unidad de organización y métodos o de
sistemas
1.2.1.2. REQUERIMIENTOS PARA LA
APROBACIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Una vez culminado el diseño del manual, es
necesario someterlo a una verificación final
para comprobar que la información contenida
en él, esté completa y que además corresponda
a la realidad
1.2.1. RECOMENDACIONES GENERALES
PARA LA INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE
1.2.1.3. DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS a) Se sugiere utilizar hojas blancas de 28.0 X
La cantidad de ejemplares que se reproduzcan,
así como la difusión y distribución que se haga
b)A los diagramas y formas impresas que por
del manual de procedimientos, dependerá de la necesidad dimensional sobrepasen el tamaño
cantidad de funcionarios y empleados de las citado en el punto anterior, se les harán
unidades administrativas aplicadoras que dobleces hasta igualar su tamaño al de una
deban tenerlo.
c) Se recomienda ocupar en la escritura o
1.2.1.4. IMPLANTACIÓN DEL MANUAL DE diseño sólo una cara de la hoja, dicho de otra
PROCEDIMIENTOS manera, utilizar únicamente el anverso o frente
Una vez que el manual de procedimientos ha de ésta, dejando en blanco el reverso
sido diseñado, autorizado e impreso, debe ser d) Se debe procurar que en el cuerpo del
manual las secciones integradas por cada uno
difundido entre los funcionarios y empleados
de los procedimientos
responsables de su aplicación.
El proceso de implantación requiere en la diagrama y formas o formatos con sus
mayoría de los casos, considerar tiempos de instructivos respectivos, como por ejemplo
capacitación o adiestramiento del personal facturas, notas de remisión, requisiciones
encargado de realizar las actividades. Así
también resulta de gran importancia que las
personas directamente involucradas en el uso
de éste
1.2.1.5. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La utilidad del manual de procedimientos
radica en la veracidad de la información que
contenga Que la unidad de organización y
métodos o de sistemas y procedimientos
establezca una programación periódica de
revisión y actualización de su contenido Que
cuando un órgano proponga cambios,
adiciones o supresiones, presente el proyecto
respectivo Que la unidad de organización y
métodos o de sistemas y procedimientos
circunscriba las actualizaciones del manual de
procedimientos al cumplimiento de los mismos
requisitos que se siguieron para su
autorización y distribución
Carátula:
Es la cubierta o cara exterior del manual, que
consiste en una pasta como la de cualquier libro
Logotipo y nombre oficial de la institución, por
ejemplo Nombre genérico del manual con
relación a su contenido
Portada:
Es la primera hoja (de 28.0 X 22.0 Cm., en color
blanco y un grosor normal) del interior del
manual, en la que se deben escribir los
siguientes datos Nombre de la institución
Nombre genérico del manual con relación a su
contenido Nombre del responsable específico
de la aplicación del manual
Nombre de la unidad responsable de la
integración, distribución y
Lugar y fecha de elaboración
- Índice general o contenido
De preferencia que sea índice. Pero lo que
dependerá de que los espacios ubicados en la
parte de arriba o de abajo
de las hojas en donde se encuentren diseños
Y luego las formas (formatos) impresas, cada de formas, sean suficientes, pues casi siempre
una, por así decirlo en dos juegos: el primero resulta complicado acomodar números fuera de
integrado por el original y sus demás tantos los recuadros de estas formas
copias con sus respectivos destinatarios
anotados en la parte inferior con letra Introducción:
En primer lugar la narrativa
Después el diagrama del procedimiento En la introducción deben explicarse en forma
del procedimiento
acompañados del símbolo archivo en la clara y concisa su objetivo, la manera como se
usará el manual y quién, cómo y cuándo se
actualizará, así como también una breve
exposición relativa a la estructura
externas a la institución de éste y del mismo modo, es necesario incluir
aquí un mensaje y una autorización con
nombre y firma del titular de la organización
Organigrama o estructura orgánica del
organismo social:
En caso de que se presente el organigrama
completo de la institución y los procedimientos
contenidos en el manual sólo comprendan un
departamento, como por ejemplo el de recursos
humanos
Cuerpo del manual:
Se refiere a la parte central o substancial del
manual de procedimientos, en cuya sección se
exponen los procedimientos descritos
mediante narrativas y representados asimismo
gráficamente a través de diagramas que
generalmente se colocan inmediatamente
después de estas narrativas
Separador: hecho con hoja de color, un poco
más gruesa que una hoja normal, pero no tan
gruesa como la de la pasta, cuyas medidas
deberán ser un poco más que las de dichas
hojas normales
a) Capacidad de análisis: que posibilite a partir
del todo de la información, distinguir causas y
efectos y establecer relaciones entre elementos
de la misma hasta llegar al meollo de la
situación y determinar un diagnóstico
b) Imaginación: para solucionar creativamente
las situaciones problemáticas que surjan de
manera general en el tratamiento de la
información y de modo específico en lo
referente al diseño de narrativas, diagramas y
formas
c) Perseverancia: para ir en el sentido de lograr
lo planeado, no obstante de las complicaciones
que puedan surgir en el camino hacia ello
Mente abierta: para incluir en el trabajo de
análisis pero principalmente en la propuesta de
1.2.2. LOS SISTEMAS Y SU RELACIÓN CON
solución del problema, no sólo las ideas de uno
LOS PROCEDIMIENTOS
como analista solitario, sino también otras,
Sistema: de acuerdo con la teoría general de
provenientes propiamente
sistemas, un sistema es posible definirlo de
d) Humildad: se debe tener la entereza de
varias maneras, siendo al respecto, uno de los
aceptar el error propio o en su caso la idea
puntos de vista más aceptados el de Kramis
mejor planteada del otro, dejando de lado el
orgullo personal para dar cabida en la
propuesta
e) Preparación teórico-práctica: teórica, en
disciplinas de la ciencias administrativas como
finanzas, mercadotecnia, producción, economía
y contabilidad, entre otras
f) Objetividad: se requiere determinación e
imparcialidad en todo lo que se haga y mucha
responsabilidad y conciencia en los juicios que
se emitan, pues lo que en consecuencia se
habrá de realizar
g) Facilidad de expresión verbal y escrita: para
que haya claridad en el mensaje ya sea de
consulta a otros o para informar a otros. Si es a
través de la palabra hablada conviene que ésta
sea ágil y bien estructurada
ORGANISMOS SOCIALES
En general, los manuales representan un medio
para comunicar las decisiones de las altas
autoridades concernientes a organización,
políticas y procedimientos entre otras cosas
PROCEDIMIENTOS
22.0 Cm
hoja propiamente
1.2. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
UN ORGANISMO SOCIAL
Para el propósito de esta Guía, el interés se
centra específicamente en el manual de
procedimientos de la institución y es por ello
que en las secciones que la conforman se
detallan los pormenores de su función y
también de las partes que lo integran
es un documento que contiene los
procedimientos conforme a los cuales se
desarrollan las funciones de un organismo
social
informacion que deve llevar
1. Orden y limpieza:
El orden y limpieza en un lugar de trabajo es un
término general que abarca todo lo referente a
pulcritud y estado general
y a que exista un buen ambiente de trabajo
sino que mejora entre otros aspectos la
productividad.
2. Iluminación:
La buena visibilidad del equipo, del producto o
de los datos relacionados con el trabajo es un
factor esencial para acelerar la producción,
reducir el número de piezas defectuosas o
prevenir la fatiga visual
3. Empleo de colores:
Una combinación acertada de colores genera
una buena iluminación
elegir colores alegres en vez de tristes ya que
se dice que como los colores tienen efectos
psicológicos
4. Ruido:
El ruido debe evitarse al máximo en el lugar de
trabajo debido a que trae consigo trastornos
nerviosos, por lo que podría ser una de las
causas principales de fatiga, irritabilidad,
sordera profesional
5. Ventilación:
El aspecto climatológico en el área de trabajo
es algo que influye directamente en la
productividad, es por eso que cuando la
ventilación natural no es adecuada
l.FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
BÁSICA
I. EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ll.UBICACIÓN DEL ÓRGANO
RESPONSABLE DE LA
ELABORACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS EN UN
ORGANISMO SOCIAL
lll.CARACTERÍSTICAS
REQUERIDAS EN EL ANALISTA DE
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Management
V. DISTRIBUCIÓN DE ÁREAS DE
TRABAJO
IV. METODOLOGÍA APLICABLE EN
EL ESTUDIO SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Hace casi cuatro decenios que los procedimientos
como una técnica vieron la luz pública, siendo desde
entonces reconocidos como medio útil para el
perfeccionamiento de los controles en la dirección y
reducción
ANTECEDENTES La aceptación general de la técnica de los
procedimientos se demuestra actualmente por el gran
número de personas que hay dedicadas a ella en el
servicio a pequeñas, medianas y grandes
organizaciones
es un conjunto de actividades, operaciones o
DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTO acciones que, en forma secuenciada y ágil,
señalan paso a paso el curso de acción a seguir
Permitir la ejecución de un conjunto de
actividades, operaciones o acciones en forma
OBJETIVO
ordenada, con el propósito de lograr una
productividad adecuada
un sistema puede definirse de distintas
maneras. Entre las definiciones más aceptadas
lo consideran como un conjunto de elementos
interrelacionados e interactuantes, con un
PROCEDIMIENTOS Y SU RELACIÓN CON LOS objetivo determinado
SISTEMAS
elementos de un sistema
Humanos,Materiales,tecnologia
1.GERENCIA GENERAL
2.UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
UBICACIÓN CONVENIENTE EN LA
3.GERENCIA DE PRODUCCIÒN
4.GERENCIA DE MERCADOTECNIA
INSTITUCIÓN PRIVADA
5.GERENCIA DE FINANZAS
6.GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
1.DIRECCIÒN GENERAL
2.UNIDAD DE ORGANIZACIÒN Y MÈTODOS
UBICACIÓN CONVENIENTE EN LA 3.SUBDIRECCIÒN DE ADMINISTRACIÒN
INSTITUCIÓN PÚBLICA 4.SUBDIRECCIÒN DE SISTEMATIZACIÒN
5.SUBDIRECCIÒN DE OPERACIONES
Que le permita separar el todo en sus partes,
Capacidad analítica distinguir los síntomas de las causas y
relacionar varios factores entre sí.
Para lograr soluciones adecuadas en los
problemas a que llegare a enfrentarse tanto en
Imaginació
lo referente al diseño de la narrativa o
diagrama de procedimientos
Para sobreponerse a las pequeñas o grandes
Perseverancia dificultades que encontrare en su camino, pero
sobre todo para terminar lo que empiece.
SubtopiPara dar y recibir ideas a otros y de
Mente abierta
otros y no obstinarse en una sola solución
Por disciplina y principio ético debe estar
dispuesto a otorgar el crédito necesario a las
opiniones de otros individuos y reconocer
Humildad
errores o pobreza en algún o algunos
planteamientos, haciendo a un lado el orgullo
persona
En áreas técnicas (finanzas, mercadotecnia,
producción, contabilidad, etc.) y del
Preparación teórico-práctica
conocimiento del hombre (psicología,
sociología, antropología, etc.).
Un buen analista no debe permitir que en sus
Objetividad juicios influyan la simpatía o la antipatía por
personas o grupos.
Con objeto de dar a conocer en forma clara sus
Facilidad de expresión oral y escrita
ideas a los demás.
1. PREPARACIÓN DEL ESTUD
2. REGISTRO DE LOS DATOS
3. ANÁLISIS DE LOS HECHOS
Etapas 4. DESARROLLO DE LA MEJOR SOLUCIÓN
5.IMPLANTACIÓN DEL NUEVO
PROCEDIMIENTO
6. MANTENIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO
1.1.1.1. Grandes desplazamientos de
personas, documentos o materiales:
Este tipo de problema sucede cuando para
mover la información o los materiales a
diversos lugares
se da la intervención de personas realizando un
trabajo desorganizado a causa de
procedimientos inadecuados,
1.1.1.2. Cuellos de botella:
Para entender lo que es éste concepto se
puede observar mentalmente lo que sucede al
tratar de vaciar un líquido contenido en una
botella, el cual sale a la velocidad que le
permite su cuello.
1.1.1. Aspectos económicos:
El enfoque en este aspecto se centra en
1.1.1.3. Fallas en el control interno:
aquellos renglones en cuyo funcionamiento
Los procedimientos contables que se utilizan
ineficiente se refleja un constante incremento
para salvaguardar los activos
de los gastos
.) de una organización, son denominados
control interno, mismos que de tener algún tipo
de lagunas de control, por así decirlo,
ocasionarán seguramente fugas de bienes de la
institución, que lógicamente le afectarán y que
Para preparar un estudio de procedimientos
por consiguiente deben ser detectadas y desde
debe existir una necesidad dada
luego corregidas.
, que pueden ser:
- Algunas áreas que soliciten por iniciativa
propia la aplicación del estudio. 1.1. Investigación preliminar:
- Algunas áreas en las que sea necesario llevar En las áreas de aplicación del estudio se puede 1.1.1.4. Baja productividad:
1.PREPARACIÓN DEL ESTUDIO a cabo el estudio por recomendaciones iniciar éste con el análisis de los siguientes La productividad es un índice y por lo tanto
derivadas de una auditoria. aspectos carece de importancia si se considera por
- Algunas áreas que se vean involucradas en la separado.
dotación de información requerida para la Los índices deben compararse para saber si
actualización o mantenimiento de los hay o no mejoras en el factor analizado, dicha
procedimientos del manual. comparación puede hacerse para estudiar:
1.1.2. Aspectos humanos:
La investigación preliminar debe incluir los
aspectos humanos pues es necesario palpar el
ambiente de trabajo del o las áreas en las que
se realice el estudio.
Entre las relaciones simples
se puede prever desde una leve resistencia al
cambio, hasta una posible manifestación
violenta, de sabotaje o de cualquier otro tipo
2.2.1.1. Entrevista personal:
En este punto será fundamental contar con un
cuestionario similar al que se presentó
anteriormente.Es necesario destacar que la
información sobre algún procedimiento en
operación forzosamente deberá obtenerse en
el lugar mismo en que se está llevando a cabo,
pues de esta manera todos los datos estarán al
alcance del personal entrevistado y éstos
pueden hacer explicaciones directas o
simulacros que faciliten la comprensión por
parte del analista
2.2.1.2. Observación del ambiente de trabajo:
2.2.1. Entrevista directa:
Simultáneamente a la realización de las
En este caso la información se obtiene en el
entrevistas con el personal, el analista puede
lugar mismo en que se está llevando a cabo el
captar, muchos datos sobre el ambiente que
procedimiento objeto de estudio.
priva en el lugar: condiciones de trabajo,
espíritu de grupo, pugnas entre el personal,
tiempos de ocio, etc
2.1. Preparación para la obtención de los datos: 2.2.1.3. Formas en uso:
Previo al levantamiento de la información, el Al finalizar la obtención de la información,
analista requiere invertir un corto lapso de también es conveniente que el analista cuente
tiempo para plantear con cuidado cada uno de con dos ejemplares completos de cada una de
2. REGISTRO DE LOS DATOS los pasos que dará. las formas que se utilicen, uno de ellos estará
El resultado de la preparación en gran parte se llenado ejemplificando los datos que
plasmará en un cuestionario que además habitualmente suelen asentarse en él y otro
permitirá al analista alertarse mentalmente modelo se dejará vacío
para realizar adecuadamente su trabajo.
2.2.2. Entrevista indirecta:
El analista normalmente podrá ampliar los
datos sobre un procedimiento si consulta
archivos y registros de éste. Un adecuado
muestreo de expedientes o de formas
utilizadas permitirá descubrir los tipos de
problemas que normalmente se presentan
Será también de gran ayuda la consulta de la
documentación de estudios previamente
realizados en esa área o en otras afines.
3.1 Analizar partiendo de lo general a lo
particular:Es necesario examinar cual es el
objetivo del sistema en general y si éste
responde a los objetivos de la institución. Con
frecuencia se piensa que donde hay mucha
actividad no hay nada que mejorar, pero en
especial es en este tipo de situaciones donde
se debe definir con claridad cuáles son los
resultados que se obtienen con el trabajo
efectuado y si son acordes con los objetivos
generales.Después el análisis se enfocará a los
procedimientos incluidos en el sistema
buscando demostrar la necesidad de cada uno
3. ANÁLISIS DE LOS HECHOS
de ellos.
3.2. Análisis de las formas:
Por último se requiere analizar las formas
utilizadas en el procedimiento para lo cual es
recomendable hacerse uno mismo, entre otras,
las siguientes preguntas:
-¿Cada una de las formas utilizadas tienen
razón de existir etc
4. DESARROLLO DE LA MEJOR SOLUCIÓN
En este aspecto la creatividad y experiencia del
analista juega un papel muy relevante ya que
es a base de imaginación y práctica, más que
con conocimientos teóricos como va a
encontrar sobre la marcha una o varias
maneras de lograr el cometido de cada uno de
los pasos del procedimiento, por lo que sólo
será cuestión de que determine en cada caso el
mejor método que debe seguir.
Aparentemente la selección de la mejor
solución puede resultar complicada ya que
habrá que contemplar entre otras cosas el
rediseño de formas, la redistribución de
actividades y cambios en los métodos
manuales, en la disposición de lugares de
trabajo y de equipos.
El procedimiento propuesto deberá resolver por
completo el problema en los términos que fue
definido para su estudio,
a.1. Aplicación parcial:
En los casos en que se espere una total
reacción al cambio por parte del personal, se
debe tener mucho cuidado para evitar
problemas, en cuyo caso, lo más conveniente
será poner en marcha el nuevo procedimiento
a.2. Aplicación en paralelo:
En aquellas ocasiones en que haya una
mediana reacción al cambio es conveniente
dejar en operación el procedimiento anterior y
a) Tipos de implantación simultáneamente hacer funcionar el nuevo, de
tal manera que se asegure que la información
nueva tenga la misma consistencia establecida
con el medio antiguo
a.3. Aplicación total definitiva:
Cuando se tenga la seguridad del éxito del
procedimiento propuesto, porque no exista
reacción al cambio y por consiguiente haya la
colaboración del personal, se podrá decidir el
cambio total del procedimiento nuevo por el
viejo, en cualquier momento
5. IMPLANTACIÓN DEL NUEVO b.1. Presentación a los jefes de las áreas
PROCEDIMIENTO beneficiadas por los cambios:
Este aspecto está logrado cuando durante el
estudio se mantiene comunicación permanente
con los jefes de las áreas beneficiadas, pero no
obstante de ello es necesario hacerles al final
una presentación completa del procedimiento
propuesto
b.2. Autorización de las personas
correspondientes:
Así como fue necesario contar con el
consentimiento de la autoridad superior para
iniciar el estudio de sistemas y procedimientos,
ahora se requiere la autorización de la(s)
persona(s) con mayor jerarquía en el área
b) Secuencia de la implantación específica en que se aplicará el procedimiento
propuesto.
b.3. Adiestramiento del personal:
Para esto, ante todo deberá contarse con el
procedimiento nuevo y dotar de copias
suficientes del mismo a cada uno de los
empleados.
b.4. Verificación de la enseñanza:
Después de transcurrido cierto tiempo desde
la implantación del nuevo procedimiento, se
recomienda efectuar una revisión sorpresiva
para verificar si se está trabajando de acuerdo
a lo establecido en é
- Que el personal de la unidad de organización
y métodos o de sistemas y procedimientos, en
atención a sus funciones, realice adecuaciones
periódicas al procedimiento, de conformidad
con una programación preestablecida.
- Algunas veces serán las auditorías las que
determinarán si las prácticas del momento son
acordes al procedimiento que se tiene, porque
El mantenimiento deL procedimiento a de no serlo, tendrá que actualizarse.
6. MANTENIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO implantarse será programado en atención a lo
siguiente:
- Que los mismos trabajadores indiquen sobre
la marcha la necesidad de actualizar el
procedimiento.
- Por órdenes de la autoridad superior, para el
caso de que la misma quiera enterarse si el
órgano a estudiar está aplicando correctamente
el procedimiento vigente o porque sospeche
que algo anda mal al respecto.