QUÉ ES UN INVENTARIO CICLICO?

Un inventario cíclico, como su nombre lo define, es un conteo de los inventarios físicos

planificado para ser ejecutado varias veces durante el transcurso del año o ejercicio fiscal.
Puede planificarse a gusto o según la necesidad de cada empresa de manera mensual,
bimensual, trimestral o semestral. Incluso en firmas donde es necesario un estricto control
de inventarios suele hacerse en períodos más cortos como semanal o diario utilizando
muestras puntuales al azar de entre la lista de productos.

VENTAJAS DE UN INVENTARIO CICLICO

La principal ventaja del conteo cíclico es la depuración de los errores en inventarios. Si
ocurre una falla de cualquier naturaleza como podría ser productos dañados, extraviados,
vencidos, faltantes, sobrantes, estancados o cualquier otra, es más fácil y útil ubicar,
identificar, actuar en consecuencia y subsanar dichos errores al momento de presentarse,
a dejar que se acumulen para entrarles de lleno a todos juntos a fin de año con lo que
podrían ocasionarse pérdidas y situaciones que ya no tendrían chance de ser
solventadas, sino asumidas.
Otro punto a tener en cuenta es que los conteos cíclicos solo se hacen sobre los artículos
de mayor rotación. No tiene mucho sentido hacerlo sobre productos o materiales de muy
baja rotación ya que las probabilidades de error son muchísimo menor. Aunque esto no es
necesariamente una norma.
 Surgen como herramienta para asegurar la exactitud del registro del inventario
(ERI)
 Se llevan a cabo a puertas abiertas sin afectar la operación
 Se cuenta una muestra seleccionada con anterioridad
 Permiten una detección rápida de las diferencias encontradas
 Errores escasos en los conteos
 Se cuenta una muestra seleccionada con anterioridad
 Rutinarios
 Realizados por un equipo especializado y familiarizado con las particularidades
operativas del centro de distribución (CEDIS)
Esquematizando gráficamente el rol de los conteos cíclicos, podemos asegurar
que son la primera etapa dentro de un proceso de mejoramiento continuo que
persigue lograr el control de los inventarios:
 DESVENTAJAS DEL CONTEO CICLICO
 Tiempo para contar (CADA DIA)
 Procesos consistentes
 Requiere el compromiso de los recursos
 Contadores con experiencia
 Fallo en el sistema lo que requiere un nuevo conteo y gasta más tiempo

BENEFICIOS DE UN INVENTARIO CICLICO

El conteo cíclico permite obtener mejores resultados que los inventarios físicos
anuales o semestrales por una serie de razones:
 La exactitud del inventario se mantiene en niveles más altos continuamente
durante todo el año.
 La mayor velocidad en la detección de la discrepancia del inventario permite la
identificación y eliminación de la causa raíz.
 La eliminación de las causas principales de las discrepancias en los inventarios
conduce a un nivel de precisión del inventario global mucho mayor que la
derivada de contar una o dos veces al año.
 Un programa comprensivo de conteo cíclico eliminará el requisito de cerrar
todo el CEDIS una o más veces al año para hacer un inventario físico “Wall to
Wall”.

USOS DEL IMVENTARIO CICLICO

Permite que las empresas corrijan las bases de datos de lo que se tiene
almacenado, descubriendo imprecisiones en el almacenamiento o partes
defectuosas, así, puede la empresas poner en marcha soluciones para así no
dañar el inventario.

QUÉ ES UN INVENTARIO PERIODICO?

Es aquel que se realiza en un periodo de tiempo determinado. Normalmente es la toma
física de inventarios que se hace para cierre de los estados financieros; puede ser
mensual, semestral o anual. Pero siempre a 31 de diciembre para la elaboración de los
estados financieros definitivos de la compañía. Conocido también como juego de
inventarios, es recomendable para empresas como farmacias, supermercados,
ferreterías, y otros negocios, con los cuales el volumen de ventas de productos de precios
unitarios relativamente bajos es muy grande cada día, y no se dificulta la consulta del
valor de costo de estos bienes.
CARACTERISTICAS
 En el sistema de inventario periódico la cuenta de inventario del sistema no se
actualiza con cada compra y cada venta. Todas las compras realizadas entre los
recuentos de inventario físico se registran en la cuenta de compras.
 Cuando se realiza el recuento de inventario físico, el saldo en la cuenta de
compras se desplaza a la cuenta de inventario, que a su vez se ajusta para que
coincida con el costo del inventario final.
 Al final del período, el total en la cuenta de compras se agrega al saldo inicial del
inventario para calcular así el costo de los productos disponibles para la venta.
  El inventario final se determina al final del período mediante un recuento físico y se
resta del costo de los productos disponibles para la venta, para calcular el costo de
la mercancía vendida.

VENTAJAS
 El sistema de inventario periódico es más útil para las pequeñas empresas que
mantienen cantidades mínimas de inventario; a estas empresas les resulta fácil
completar un recuento de inventario físico. También es sencillo poder estimar el
costo de la mercancía vendida para el intermedio del período.
 No se requiere tener un sistema automatizado para registrar los datos. Se puede
llevar el inventario manualmente, ahorrando el costo del sistema y el tiempo para
registrar continuamente los movimientos de inventario.

DESVENTAJAS
 El principal problema con un sistema periódico es que no proporciona datos en
tiempo real para los gerentes. Siempre se está trabajando con datos antiguos de la
última actualización realizada.
 No ofrece ninguna información sobre el costo de mercancía vendida o los saldos
finales de inventario durante el período intermedio, hasta que se haga un recuento
de inventario físico.
 Consume mucho tiempo en los conteos físicos y puede producir números
obsoletos, que son menos útiles para la gerencia.
 Generalmente el sistema es manual y más propenso a errores humanos. Los datos
pueden extraviarse o perderse.
 Los excedentes y faltantes de inventario quedan escondidos en el costo de la
mercancía vendida. No existe un registro contable disponible para poder
compararlo con el recuento físico del inventario.
 El costo de la mercancía vendida debe estimarse durante los períodos intermedios,
lo que probablemente resulte en un ajuste significativo en el costo real de los
productos cada vez que se complete un recuento de inventario físico.
 No hay forma de ajustar durante los períodos intermedios el inventario obsoleto o
las pérdidas por productos defectuosos, por lo que para estos problemas tiende a
haber un ajuste significativo (y costoso) cuando se complete finalmente un recuento
de inventario físico.
  No es un sistema adecuado para grandes empresas que tengan grandes
inversiones en inventarios, dado su alto grado de inexactitud en cualquier momento
(que no sea el día en que el sistema se actualiza con el último recuento de
inventario físico).

QUÉ ES EL INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO?

El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control
constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del
inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el
registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida
de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento
se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta
Con el sistema de inventario perpetuo, una empresa actualiza continuamente los registros
de inventario, contabilizando sus adicciones y sustracciones por actividades como:
– Artículos de inventario comprados.
– Mercancía vendida del stock.
– Materiales tomados del inventario para ser utilizados en la producción.
– Artículos desechados.
El sistema funciona perfectamente cuando se acopla con una base de datos informática,
actualizada en tiempo real por el personal del almacén mediante escáneres de códigos de
barras o por los vendedores usando terminales de punto de venta.
VENTAJAS
 Permite una reposición precisa
Los cambios en el inventario se registran en tiempo real, al comprar y al vender el inventario.
Esto lo capacita a producir informes que identifican inmediatamente los artículos de
inventario que se están agotando.
  Descubre la mengua y el robo
En un sistema de inventario periódico, al final del período se ajusta el inventario, validando
el conteo del inventario físico. Esto oculta cualquier robo, mengua o incluso errores en el
conteo, cuando se transfiere este ajuste a la cuenta de costo de mercancía vendida.
Un sistema perpetuo comparará el valor del inventario en el sistema con el conteo de final
de período y le permitirá indagar cualquier discrepancia.
 Produce estados financieros intermedios más exactos
Debido a que en el sistema de inventario periódico los valores de inventario no son
cambiados durante el período, tanto la cuenta de inventario en el balance general como la
cuenta de costo de mercancía vendida en el estado de ganancias y pérdidas son incorrectas
a lo largo del período.

DESVENTAJAS
 Alto costo de implementación
Para usar el sistema de inventario perpetuo, una empresa debe primero instalar equipos y
software especializados. Se requiere una gran inversión inicial, muchos recursos y tiempo
para implementar el sistema correctamente. Después de instalar el equipo y software
necesarios, seguirá siendo obligatorio su mantenimiento y actualizaciones periódicas,
costándole aún más a las empresas.
 Mayor Complejidad
Requiere que las empresas ofrezcan capacitación a cada uno de los empleados debido a
la complejidad del sistema. Los empleados necesitarán capacitación sobre cómo usar el
software particular de la compañía y también recibir capacitación sobre el uso de equipos
especiales, como escáneres.
 El inventario registrado puede no reflejar el inventario real
Puede ser una desventaja que las transacciones se registren tan pronto como tengan lugar,
porque el inventario registrado puede no reflejar el inventario real a lo largo del tiempo. Esto
se debe a que en un sistema de inventario perpetuo no se utilizan frecuentemente los
conteos de inventario físico.