ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS
CONCEPTOS BÁSICOS
MÓDULO 1
 ¿Qué es un Proyecto?
• Situación actual
• Requerimientos
• Objetivos
◦ Es la suma de esfuerzos que en forma
temporal se utilizan para generar un
PRODUCTO O SERVICIO en particular o
ÚNICO.
TIEMPO
◦ Desde Cleland y William R. King el Proyecto • PROYECTO
es "la combinación de recursos humanos y no
humanos, reunidos en una organización
temporal para conseguir un propósito • Resultados
determinado”.
 INVOLUCRADOS EN EL PROYECTO

Director del proyecto

Cliente/usuario
Equipo de dirección del proyecto
Organización ejecutante
Influyentes
Patrocinador
Organización ejecutante
Organización ejecutante
Miembros del equipo del proyecto
Organización ejecutante
 CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

CADA PROYECTO UN PROYECTO CREA SIGNIFICA

TIENE UN COMIENZO PRODUCTOS DESARROLLARLO EN
Y FINAL DEFINIDO ENTREGABLES ÚNICOS. ETAPAS

TEMPORAL PRODUCTOS,
SERVICIOS O
ELABORACIÓN
RESULTADOS ÚNICOS GRADUAL
¿QUÉ ES ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS?

Planificar y dar seguimiento a los proyectos a

través de una aplicación racional de
conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas para realizar el proyecto utilizando los
recursos necesarios en el menor tiempo posible
y con un mínimo número de fallas.
 Según [Briseño, 2003] los objetivos de la administración de proyectos son principalmente:

• Terminar a tiempo.
• Dentro del presupuesto.
• Cumpliendo con los requerimientos

La administración de un proyecto consiste en:

• Comunicar a las personas lo que deben hacer y cuándo entregar resultados.

• Organizar el trabajo: dividirlo y programarlo en el tiempo.
• Supervisar todo el proceso para saber si se están obteniendo los resultados esperados.
 COMPONENTES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Habilidades clave Conocimientos Herramientas Técnicas

• Comunicación • Técnicos
• Liderazgo • Administrativos
• Negociación
• Solución de
problemas
• Lograr objetivos
 ELEMENTOS RELACIONADOS CON EL PROYECTO

El personal que intervendrá.

La administración exitosa de un El producto que se entregará

proyecto requiere tomar en cuenta El proceso que se aplicará
los siguientes cuatro factores claves:
Las herramientas que se van a utilizar.

Tiempo
Calidad
Elementos relacionados con el Alcance
Proyecto: Entorno
Recursos
Costo
 CICLO DE VIDA DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

INICIO TIEMPO TERMINO

 ÁREAS DE CONOCIMIENTO

INTEGRACIÓN RECURSOS
ALCANCE
COSTOS
Definición de Planeación de
Administración, recursos, desarrollo
proyecto y las áreas
definición de y administración de
involucradas desde Presupuesto y su
productos y equipos del
el plan de control.
actividades y su proyecto.
administración, la
seguimiento.
ejecución, al cierre.
 SUMINISTROS
TIEMPO CALIDAD COMUNICACIONES RIESGOS

Definición de Planeación, Definición de la Planeación de

actividades aseguramiento y distribución de Planes y adquisiciones,
interrelacionadas y control de la información del administración. contrataciones,
cronogramas. calidad proyecto. manejo de
proveedores.
 ORGANIZACIÓN PARA EL PROYECTO
(Estructuras)

POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL

• El personal reporta • Reporta al Líder del • Varios responsables.

directamente al Mando proyecto y al Mando • Superior identificado.
Superior. funcional. • Actúan por especialidad.
• Control total sobre el • Líder de proyecto de • Enfoque fragmentado.
presupuesto, recursos tiempo completo.
materiales. • Autoridad y toma de
• El Mando Superior tiene decisiones compartida.
responsabilidad
administrativa sobre el
personal.
• Puede disponerse de un
pool de recursos.
ORGANIZACIÓN PARA EL
PROYECTO

HABILIDADES DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

 ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
• CARTA
• ALCANCE
INICIO
EVALUACIÓN

• EQUIPO DEL
• ENTREGA CIERRE PLANEACIÓN PROYECTO
• PLAN

• ACEPTACIÓN CONTROL EJECUCIÓN • AVANCE

 Incluye la definición de lo se debe lograr con el proyecto, plantear el
alcance y la selección de los miembros iniciales del equipo. El alcance de
INICIO un proyecto define el tamaño del proyecto, cuánto tiempo y cuántos
recursos se requieren.

EL INICIO SE
DETERMINA
POR:
 • CARTA DEL PROYECTO

Formaliza el inicio del proyecto

Permite identificar el proyecto por parte de los
involucrados
Proporciona información general
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?

¿Por qué?
¿Para qué?
¿Cuándo?
 Consiste en perfeccionar el alcance, hacer un listado de tareas y actividades
para lograr las metas, definir una secuencia de actividades, desarrollar un
PLANEACIÓN calendario y elaborar un presupuesto. El plan del proyecto debe aprobarse
según las normas de calidad establecidas antes de proceder con la siguiente
etapa.

Estructura de Descomposición del Trabajo

Tabla de precedencias
Ruta crítica
Matriz de roles

Plan del proyecto

 PROCESOS DE PLANEACIÓN

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración
• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work
Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o milestones
• Secuencia de actividades
• – Diagramas de red, lista de actividades
• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarrollo del cronograma
• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
• Planeación de:
• – Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y
cumplimiento del programa.

• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como:

– Definición del alcance
– Organización del Proyecto
– Mecanismos y programas de comunicación
– Programa de Proyecto
– Estimados de costos
– Procesos de administración de riesgos
– Procedimientos de control de cambios
 ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO

• Representación de la jerarquía del proyecto

¿QUÉ
• Identifica todo el trabajo a realizar
ES? • Es un producto de la definición de alcance

• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
ES EL • Planes técnicos
FUNDAMENTO • Lista de productos a entregar
PARA: • Informes sobre el avance y análisis de problemas

• Organiza y define el alcance total del proyecto.

• Estructura los entregables en diferentes niveles con
CARACTERÍSTICAS desglose suficiente para seguimiento.
• Considera las fases del proyecto.
 Incluye: dirigir al equipo, comunicarse con el cliente, proveedores y demás
EJECUCIÓN externos, resolver conflictos y asegurar los recursos necesarios (dinero,
personal, equipo y tiempo).

1.- Un estándar para lograr un desempeño

aceptable.
El monitoreo del proyecto es una
de las actividades más importantes 2.- Un método para medir el desempeño
de la ejecución de la actual.
administración. Un buen sistema
de monitoreo debe contener los 3.- Un método para comparar el desempeño
siguientes cuatro puntos actual contra el estándar.
fundamentales:
4.- Un método de retroalimentación
 PROCESOS DE EJECUCIÓN

• Sistema de autorización de trabajo

• Sistema de información Dirección del
proyecto
• Reportes de avance

Manejo de Aseguramiento
proveedores de calidad

• Resultados del trabajo

• Cambios requeridos
• Mejora de calidad Formación y
• Mejoras en la ejecución Distribución
desarrollo de
de equipo de
• Informes de proyecto información trabajo
 • Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y
Comunicaciones forma.
en el Proyecto

• Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento
Reportes de • Se programan en fechas determinadas
avance
• Su duración es cero

• Tangibles
• Medibles
Características: • Entregables
• Se deben establecer claramente
 Durante la ejecución del
proyecto se debe controlar el
CONTROL trabajo y no a los trabajadores.

El control se lleva a cabo a lo largo de toda la administración del proyecto,

las actividades que corresponden al control del proyecto son las siguientes:

• Vigilar las desviaciones del plan.

• Acciones correctivas.
• Recibir y evaluar cambios solicitados.
• Cambiar calendarios.
• Adaptar recursos.
• Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.
• Control de costos.
• Control de calidad.
• Informes de resultados.
• Comunicación con los interesados
 ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance,
PROCESOS DE CONTROL
riesgos y resultados preliminares del Proyecto.
• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de alcance
RECOMENDACIONES PRÁCTICAS:
• Control del cronograma
Control de costos • Prevea riesgos, no catástrofes
• Control de calidad • Aplique su sensibilidad, visión
• Seguimiento de desempeño del equipo • Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Informes de resultados • Analice los riesgos más importante
• Comunicación con interesados • Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos críticos.
 Contempla una serie de actividades, tales como: reconocimiento de logros y
resultados, cierre de las actividades y dispersión del equipo, aprendizaje de la
experiencia del proyecto, revisión del proceso y resultados, redacción del
CIERRE informe final, auditorías.
 • La elaboración y entrega de un Reporte final el cual debe
contener:
CIERRE El presupuesto.
ADMINISTRATIVO El programa.
Las evidencias.
Las lecciones aprendidas
El Reporte de control de cambios.
• La entrega de los Archivos del proyecto.
• Un Plan de transición entre el proyecto que finaliza.
El cierre de un
proyecto se puede CIERRE DEL Abarca la recopilación de lo siguiente:
clasificar: CONTRATO • Archivos de contrato.
• Manuales, planos.
• Bitácoras.
• Comunicados.
• Lecciones aprendidas.

ENTREGA
DEL • Consiste en entregar el sistema, servicio o
PRODUCTO resultado final al cliente.
ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
 FUENTE
DE
CONSULTA
 Ojeda, J. Pérez,P. &
Fuentes M.(2012).
NOTAS
ADMINISTRACIÓN
DE
PROYECTOS.MÉXICO:
UAM. Recuperado en:
http://www.cua.uam.mx
/pdfs/conoce/libroselec
/Notas_Admon_de_Proy
ectos_v2_2.pdf