GUIA TEÓRICA CONTABILIDAD II

UNIDAD I: EL EFECTIVO Y LA CONCILIACIÓN BANCARIA

El efectivo: Es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en

cualquier momento, tal como, monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y
otros. Es una cuenta real del balance general, que va ubicado dentro del
activo circulante disponible y tiene saldo deudor, con el efectivo se suele crear
diferentes tipos de fondos, pero qui solo hablaremos del fondo de caja chica.

Importancia del Efectivo: El efectivo es un activo de gran importancia para la

empresa, porque con el se puede cancelar todas las facturas por compras o
gastos que se realicen.

Caja: La cuenta caja es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo

que ingresa a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dándose
un cargo, y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son
depositados en el banco o cuando se cancela una factura. Es una cuenta real
del balance general que va ubicada dentro del activo circulante disponible y
tiene saldo deudor.

Caja Chica: Es una cuenta que crea la empresa a través de un cheque emitido
a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en Efectivo, cuyo
objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es
decir que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones
que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el
limite en base al cual se va a realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor
y va ubicada en el Balance General dentro del Activo circulante. El monto de
caja chica solo sufrirá una variación cuando éste sea aumentado o disminuido
o se decida eliminarlo.

Reposición de la Caja Chica.

1. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente

previa documentación presentada (facturas). La reposición oportuna implica
reintegrar una suma igual a los gastos efectuados,

2. Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser

enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la
empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto
llevara el encargado del fondo.

3. El encargado del fondo (custodio) prepara el resumen detallado de los

documentos pagados en original, solicitando a la Gerencia la reposición del
Fondo, a través de la emisión de un cheque por el monto que se haya agotado.

4. Este cheque de reposición tiene como soporte la relación de los

desembolsos efectuados por el custodio, de manera tal que el departamento de
Contabilidad proceda a la verificación de los documentos presentados, para
seleccionar las cuentas contables que se afectarán en el registro.

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5. Para los efectos de los registros contables de los pagos efectuados por caja
chica, la fecha será la de la reposición.
6. El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como
justificación del cheque emitido en calidad de reposición de Fondos para Caja
Chica.

Arqueo de la Caja Chica.

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de

comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de
documentos (facturas) y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo

requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento
de Caja.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del

Área y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las
acciones correctivas del caso.

Procedimientos Contables de la Caja Chica.

Creación de la caja chica.

DEBE HABER

Caja Chica XXXX

Banco XXXX
Asiento de creación de la caja chica

Reembolso o reposición de Caja chica

Gastos de Vehiculo XXXX

Artículos de limpieza XXXX
Artículos de Oficina XXXX
Viáticos XXXX
Banco XXXX
Para reponer el fondo de caja chica

Sobrantes de Caja Chica: Es el dinero que aparece en exceso, con respecto

al monto establecido, al hacer la relación de los pagos efectuados. Cuando se
da un sobrante de dinero en la caja chica, lo cual no debería suceder, al hacer
reposición se realiza un abono a una cuenta llamada "Sobrante de caja chica”
(Cuenta de Ingresos) tal como se muestra a continuación.

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Gastos de Limpieza XXXX
Gastos Serv. Públicos XXXX
Viáticos XXXX
Banco XXXX
Sobrante de caja chica XXXX
Para reponer el fondo de caja chica, con un sobrante.

Faltante de Caja Chica: Es el dinero que falta en la caja con respecto al monto
establecido al hacer la relación de los pagos efectuados. Cuando se da un
faltante de dinero en la caja chica, lo cual no debería suceder , al hacer la
reposición se realiza un asiento en el que la diferencia se carga a una cuenta
llamada "Cuentas por Cobrar Empleados", “Cuentas por Cobrar Custodio”:

Artículos de limpieza XXXX

Viáticos XXXX
Gastos de Vehiculo XXXX
Cuentas por cobrar Empl XXXX
Banco XXXX
Para reponer el fondo fijo de caja chica, mostrando un faltante.

Conciliación Bancaria: Consiste en hacer una confrontación del estado de

cuenta enviado mensualmente por el banco , con los valores que se
encuentran registrados en los “Libros Auxiliares de Banco” de la empresa , de
tal manera que sea posible comparar si todo las operaciones que aparecen en
el Edo de cuenta del Banco, están registradas en el libro de la empresa , de
esta forma descubriremos las diferencias y semejanzas que hay entre las dos,
para determinar el saldo exacto que debe tener dicha cuenta.

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

Saldos correctos o Ajustados

A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser

el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la
elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a
continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en
comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados
en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las
diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a
preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se
conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se

incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en
cuenta en este renglón:

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a) Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a
consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la
conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo
que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el
estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

b) Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se

envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que
estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del
mes.

2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se

incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se
encuentran:

a) Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por
concepto de: descuentos de giros, intereses a favor de la empresa, entre otros,
pero que no se han cargado en nuestros libros.

b) Notas de Débito: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por

concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos,
entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no
se ha abonado en los libros de la empresa.

3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los

ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos
cotejados:

a) Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todos los errores

y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un

monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un

monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.

Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados
en los libros de la empresa.

Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan
en vez de abonarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cargan o
abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que
se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.

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Cheques Caducos: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de
vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que
desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los
ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco,
entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un

monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un

monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron

realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.

Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron

realmente pero no fueron asentados en el banco.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.

Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en

el estado de cuenta bancario.

Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan
en vez de abonarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan
o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un
banco posee diversos clientes.

Sugerencias: Rodríguez Ligia: El Efectivo y la Conciliación Bancaria

Disponible en: Librería Temas Y Dpto. de Publicaciones de
FACES-ULA

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