¿Qué es una

reunión efectiva y
cómo organizarla?

Apunte de apoyo
MÓDULO 1
¿Qué es una reunión efectiva y cómo organizarla?

Según el filósofo, sociólogo y ensayista argentino

Ezequiel Ander-Egg (2002), “una reunión es una
actividad que se genera en una situación de
grupo, en un momento y espacio determinados

efectiva?
y que tiene un objetivo específico”.

Llevado a nuestro ámbito de desempeño

profesional, el concepto se aplica también como
un espacio laboral en que se alcanza la
interacción y compromiso de personas que
comparten un propósito determinado.

Para que una reunión sea efectiva, deben

asegurarse ciertas condiciones para enfrentar
y solucionar problemas, coordinar planes y
proyectos, favorecer la integración de las
personas en equipos de trabajo, optimizando
sus capacidades y recursos.

¿Por qué organizar reuniones?

Una reunión debe ser convocada solo si se tiene claridad en la razón o las necesidades
que la justifican. Muchas organizaciones tienen establecida una rutina de reuniones
semanales o mensuales cuyo propósito es entregar orientaciones para el trabajo a corto
plazo, trazar metas a largo plazo, determinar plazos para ciertas tareas, monitorear los

¿Qué es una reunión

avances en las tareas asignadas, poner en común el resultado de tales tareas, evaluar
procesos, etc.

Si requiere fijar una reunión, siga las sugerencias de Nick Morgan (2006), speaking
coach, experto en presentaciones y autor de varias publicaciones sobre cómo hablar en
público:

- Cuando necesite a todo el grupo para entregar informaciones o consejo

en algún tema
- Si requiere que el equipo participe en la toma de una decisión o en la
resolución de un problema que afecta a todos
- Para aclarar un problema que no ha podido ser resuelto en reuniones
individuales
- Si desea compartir un logro o una preocupación, ya sea para felicitar,
alentar o instar al grupo a seguir adelante
- Cuando se enfrenta una situación que requiere el aporte de miembros
de diferentes áreas que poseen perspectivas o agendas distintas
- En caso que sea imperioso aclarar la responsabilidad de un problema, un
tema, una tarea o área de competencia
- Cuando detecte que el grupo muestra o siente una fuerte necesidad de
reunirse

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¿Qué es una reunión efectiva y cómo organizarla?

Asimismo, el autor recomienda NO convocar a una reunión cuando:

- El tema sea un problema personal que se aborda mejor cara a cara y en

efectiva?
privado
- No tenga tiempo para prepararse
- Haya otro medio de comunicación más eficiente para divulgar
información, normativas o entregar instrucciones sencillas
- El grupo esté disgustado por situaciones internas que necesiten tomar
distancia antes de poder enfrentar la fuente del conflicto o frustración

¿Qué tipo de reuniones podemos identificar?

Planificación y Evaluación

Evaluar resultados y formular y/o discutir planes estratégicos, operativos, o

Compromisos de Desempeño. Requieren de tiempo para la reflexión, análisis de
información y generación y discusión de ideas.

Control de gestión

Monitorear planes y actividades semanales / mensuales / diarias, compartir

datos, resolver. Centrarse en la revisión y control de la Carta Gantt. Deberán
tener una frecuencia periódica establecida y conocida por todos.

Información

¿Qué es una reunión

Dar a conocer una información o decisión. Desmentir un rumor. Anunciar un
cambio. Dar instrucciones a un equipo. Adoptar un procedimiento. Informar un
plan o proyecto.

Participación o Negociación

Analizar o resolver un asunto. Acordar una o más responsabilidades. Fijar,

modificar o negociar plazos, cargas de trabajo. Tomar decisiones. Fijar o
modificar estándares. Establecer objetivos. Evaluar resultados. Analizar un tema
de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos. Intercambiar
puntos de vista. Llegar a acuerdos y tomar decisiones.

Consultiva

Diagnosticar un problema. Recoger información. Conocer reacciones ante un

cambio. Generar sugerencias y alternativas de solución. Recabar posiciones
ante un conflicto. Analizar opciones.

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¿Qué es una reunión efectiva y cómo organizarla?

¿Cuál es el valor de las reuniones?

Las reuniones efectivas constituyen una herramienta de gestión de gran valor tanto

efectiva?
para la organización como para los equipos de trabajo y las personas.

En la organización contribuyen a la formulación y al despliegue de la estrategia

institucional; pueden ser una oportunidad para poner en práctica la filosofía de gestión
participativa; y proporcionan la posibilidad de solucionar un gran número de
necesidades y desafíos, tanto de la organización como de las personas.

Para los equipos de trabajo proporcionan oportunidades para aprender a trabajar

colaborativamente, orientados por los valores, objetivos y la estrategia organizacional;
permiten a sus integrantes valorar diferentes puntos de vista y generar ideas de
conjunto; y también proveen una oportunidad a sus integrantes para resolver desafíos y
problemas con espíritu de cuerpo.

Bibliografía
¿Qué es una reunión
Ander-Egg, E. (2002). Cómo hacer reuniones eficaces. Madrid: Editorial CCS.

Morgan, N. (2006). Running Meetings. Boston, Massachusetts: Harvard Business

Press.

Subdirección de Recursos Humanos, SII. (2011). Guía Práctica para el Manejo de

Reuniones Efectivas. Recuperado en:
http://www.sii.cl/rrhh/Guia_Practica_de_Manejo_de_Reuniones_Efectivas_v2011.p
df

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