gr1-ej4-v1 Tema de proyecto: Levantamiento de procesos

11 de enero de 2020 Autores: Cristina De La Torre, Pamela Iñiguez, Joel Proaño,

Stefano Zúñiga

EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 4
EL SISTEMA SOLUCIÓN: ANÁLISIS FUNCIONAL DEL PROYECTO

4.1. PRESENTACIÓN DEL SISTEMA

4.1.1. Descripción del sistema seleccionado y los aspectos esenciales que

puedan definirse en este momento.

El conflicto se centra en que no existe coordinación entre la entidad bancaria Banco Pichincha y la agencia
TATA, con respecto al número de transacciones realizadas y el costo que estas generan. Por lo que se
ha determinado comenzar por el levantamiento de los procesos para de esta manera poder tomar tiempos
de las actividades dentro de la agencia TATA, aumentando el control y visibilidad de los procesos, como
la reducción de costos y sobre todo una mejor comunicación entre todos los interesados. Basándose en
la información recolectada se puede establecer diagramas de flujo que representen de manera gráfica
todos los aspectos involucrados dentro de los procesos y por ende estableciendo estándares que implican
un mejor servicio y mayor satisfacción a los clientes. Es importante recalcar que este proyecto está
planificado para 1 año, con una extensión máxima de 6 meses e intervendrán 3 pasantes para el
levantamiento de procesos aparte de la participación de varios funcionarios tanto de la agencia TATA
como de la entidad bancaria.

4.1.2. Ventajas y desventajas sobre otros posibles sistemas que pudieran haberse
propuesto, y fundamentos de su elección.
Ventajas:
- Se podrá tener un estudio profundo con respecto al tiempo de las actividades, basándose en el
levantamiento de los procesos.
- La utilización de diagramas de flujo, ayudan a tener una visión más amplia de la situación de los
procesos y sobre todo que mejoras se podrían implementar.
- La estandarización de los procesos, permiten tener un mejor control y planificación de las actividades
dentro de la entidad bancaria y la agencia TATA.

Desventajas:
- Siempre existirá rechazo en la toma de tiempos en los puestos de trabajo, por parte de los operadores.
- Se debe tomar varias muestras de tiempo para poder determinar un promedio con respecto al tiempo
de cada actividad, esto puede llegar a ser un trabajo agotador.
- La implementación de nuevos métodos para realizar las actividades puede generar molestias e
inconformidades dentro del ambiente laboral.

4.2. DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE LA UNIDAD OPERATIVA

4.2.1. La composición interna del sistema propuesto:

4.2.1.1. Diagrama cualitativo del funcionamiento interno.

El diagrama explica a detalle los procesos de transformación de las entradas al sistema y cómo se
transforman en salidas. Las entradas que se tienen para el sistema son; información de cada proceso,
documentación, requisitos y políticas. el proceso al que son sometidas las entradas son: levantamiento
de procesos, el cual consiste en la creación de tablas para el levantamiento de los mismos, el siguiente
paso es diagramar los procesos mediante la utilización del software Bizagi y realizar los flujogramas de

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los procesos previamente levantados. A continuación se realiza un análisis de los procesos levantados y
se definen las fuentes de desperdicios o mudas en los procesos, se diseñan tablas para controlar estos
procesos. Enseguida se aplican métodos para estandarizar estos procesos y se los evalúa. Si el método
de estandarización otorga resultados positivos, se lo aplica y se lo documenta para su posterior
despliegue al personal y entrenamiento en la manera correcta de su realización. Se aplica el método. Las
salidas que se obtienen son procesos estandarizados, procesos de facturación actualizados y mejorados
y mejoras en el servicio al cliente.

4.2.1.2. Diagrama cuantificado de los flujos internos.

En el diagrama se representa de forma cuantitativa el tiempo que se tomará para lograr llevar a cabo el
proyecto. El levantamiento de los procesos tomará alrededor de 30 días (1 mes), la diagramación de los
procesos tomará un tiempo parecido. El análisis de los proceso tomará más o menos un mes y la definición
de los desperdicios o mudas de los mismos alrededor de 60 días. La aplicación y evaluación de los
métodos de estandarización para los procesos tomarán 90 días. La implementación de los métodos de
estandarización llevará un mes. La documentación de los procesos tomará 15 días y el entrenamiento y
aplicación final del método tomará un mes y medio.

4.2.1.3. Identificación de las subunidades operativas componentes.

Unidad Operativa:
Departamento de proyectos
Departamento de servicios operativos
Departamento de procesos

Subunidades operativas componentes de la U.O.:

Departamento de proyectos
- Validación de proyectos
-Supervisión de proyectos

Departamento de servicios operativos

- Supervisión de datos
-Operaciones

Departamento de procesos
-Supervisión e ingeniería
-Validación de procesos levantados

4.2.1.4. Diagrama de relaciones entre las subunidades componentes.

Al realizar el análisis, se determinó que están directamente relacionados los departamentos de proyectos,
departamento de servicios operativos y departamento de procesos. A su vez Finanzas y el servicio de
consultoría van de la mano para llevar a cabo el proceso. También, se encuentran relacionadas las
actividades de validación de datos por TATA y la validación de proyectos, por parte del departamento
correspondiente. Finalmente estos departamentos sincronizan sus funciones en el último paso.

Gr1-Anexo-Diagrama de relaciones entre las subunidades componentes.

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4.2.2. Identificación de relaciones de las subunidades componentes con

sistemas externos.
SUBUNIDADES SISTEMAS EXTERNOS EXPLICACIÓN DE LA RELACIÓN O
COMPONENTES DEL CON LOS QUE SE INCIDENCIA ENTRE ELLOS
SISTEMA RELACIONA
Departamento de Proyectos Consumidores Se relacionan debido a su afinidad con el
levantamiento de los procesos ya que el
departamento de proyectos serán los
encargados de realizar el levantamiento
de procesos y los consumidores serán
quienes utilicen la nueva información
levantada
Departamento de servicios Explotadores Estas dos partes de la empresa se
operativos relacionan debido a su incidencia dentro
del proceso del proyecto ya que de esta
manera el servicio operativo y los
explotadores serán los encargados de
que todos y cada uno de los objetivos se
cumplan
Departamento de procesos Promotores El departamento de los procesos y los
promotores se relacionan porque el
departamento de los procesos será el
encargado de presentar las ideas de
proyectos y presentar a los promotores
el estudio de los costos.

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4.3. ÁRBOL DE FUNCIONES DEL SERVICIO

4.3.1. Representación del árbol de funciones que proporcionará el

sistema.

4.4. ANEXOS QUE SE ADJUNTAN

4.4.1. Presentación y fundamentación de los anexos que se adjuntan.

NOMBRE DEL FUNDAMENTACIÓN DE LA APARTADO DEL EJERCICIO AL
ANEXO PRESENTACIÓN DE ESTE ANEXO QUE COMPLEMENTA
gr1-Anexo- En el anexo se muestra el diagrama en Apartado 4.2.1. referente a “La
Diagrama forma cualitativa de entradas, salidas y composición interna del sistema
cualitativo del tareas del proyecto, mostrando ques se propuesto” en su apartado interno
funcionamiento realizará en cada actividad apartado 4.2.1.1. “Diagrama cualitativo
interno del funcionamiento interno”
gr1-Anexo- En el anexo se muestra el diagrama en Apartado 4.2.1. referente a “La
Diagrama forma cuantitativa de entradas, salidas y composición interna del sistema
tareas del proyecto con respecto al propuesto” en su apartado interno

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cuantificado de tiempo que se tomará para lograr llevar apartado 4.2.1.2. “Diagrama
los flujos internos a cabo el proyecto y sus actividades. cuantificado de los flujos internos.”
gr1-Anexo- En este anexo se muestran las relaciones Colaboración para el apartado 4.2.1.4.
Diagrama de que existen entre los diferentes Diagrama de relaciones entre unidades
relaciones entre departamentos que forman parte del subcompetentes.
las subunidades proyecto.
componentes

Fecha de entrega
Viernes, 17 de Enero del 2020
del ejercicio
Nombre y apellido
de los autores con Cristina De La Torre
indicación del Pamella Íñiguez
coordinador del Joel Proaño
grupo y del Stéfano Zúñiga
responsable del
ejercicio

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Gr1- Anexo - Diagrama cualitativo del funcionamiento interno

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Gr1 - Anexo - Diagrama cuantitativo del funcionamiento interno

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Gr1- Anexo- Diagrama de relaciones entre las subunidades competentes.