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Gestão de Projectos
Breve síntese para uma gestão eficaz
antónio nogueira

2010
 Gestão de Projectos

Breve síntese para uma gestão eficaz

Fases Procedimentos Notas

1. Identificar o Problema • Identificar a Elaborar Ficha de
necessidade de um Projecto (anexos)
novo produto ou
serviço; 1- Verificar se o
• Identificação do que se problema já está a
pretende fazer; ser combatido doutra
• Clarificar a natureza da forma;
inovação necessária; 2- Elencar eventuais
• Identificar as pessoas e dificuldades de
organizações resolução do
interessadas; problema;
• Identificar 3- Verificar o consenso
intervenientes – chave; da equipa
• Preparar concepção de
objectivos;
• Identificar os passos da
acção (actividades);
• Perspectivar os efeitos
do novo produto ou
serviço

2. Objectivos • Definir aonde 1- Tentar antecipar os

queremos chegar; efeitos sobre as
• Elaborar uma lista de pessoas e
todos os objectivos organizações;
por ordem hierárquica; 2- Os objectivos devem
• Verificar se os ser únicos,
objectivos ajudam a mensuráveis,
satisfazer as alcançáveis, realistas,
necessidades; com prazos
definidos;
3- Os recursos
disponibilizados são
suficientes para
concretizar o
Projecto?
3. Plano de Trabalho • Identificar uma - Construção de uma
sequência das tarefas; tabela de actividades
• Esclarecer a e tarefas (anexos)
contribuição que se 1- Calcular o número de
espera de cada pessoa horas necessário
nos vários momentos para desenvolver
de execução do cada actividade e
projecto; tarefas;
 • Fornecer um quadro 2- Identificar marcos de
para a calendarização resolução do
das acções, afectação projecto;
de recursos financeiros 3- Proceder
e distribuição de regularmente a uma
equipamento; auto-avaliação do
Projecto.
4- Calcular tempo para
actividades de
divulgação;
5- Atender à
flexibilidade dos
resultados,
sequência de
actividades, pessoal e
recursos.

4. Indicadores (medidas que • Verificar a lista de 1- Medidas

permitem avaliar os resultados da objectivos acordada; Quantitativas: factos
execução do projecto) • Acrescer uma lista de e números sobre
actividades e marcos montantes
planeados; envolvidos, custos
• Seleccionar um grupo por pessoa/hora,
de indicadores tendo percentagens de
em vista os resultados desistências, etc.
a alcançar; 2- Medidas
• Assegurar-se de que qualitativas:
cada participante está Opiniões e atitudes,
familiarizado com os percentagem de
objectivos do plano e satisfação de
conhece os clientes, consenso
indicadores e metas alcançado pelas
definidos pessoas envolvidas,
etc.
3- Os indicadores
ajudam a medir a
qualidade do
trabalho
empreendido;
5. Produtos • Fornecer modelos e 1- Cuidar a
ferramentas apresentação dos
necessárias à produtos, tendo em
implementação do conta que estes
Projecto; contribuem para
• Testar a eficácia dos uma maior
produtos; visibilidade do
• Promover os Projecto
resultados alcançados
no projecto e
estimular a
compreensão e o

6. Implementação/Desenvolvimento •
7. Promover Produtos
8. Mainstreaming (comercialização)
(Impacto/Adopção de
procedimentos inovadores)
interesse nos produtos
concebidos;
Criar instrumentos que
permitam recolher 1- Elaborar uma Ficha
informação necessária de Planificação do
a fim de valorar cada Trabalho com
um dos indicadores indicadores, marcos
seleccionados; e metas a alcançar
• Medir os progressos
registados em relação
aos objectivos
definidos;
• Verificar se o grau de
eficácia e eficiência
dos diferentes
intervenientes,
nomeadamente os
parceiros do projecto;
• Acautelar-se de que os
diferentes
intervenientes no
projecto se mantêm
informados acerca dos
progressos do mesmo;
• Guardar os diversos
tipos de registos;
• Certificar-se do modo 1- Envolver os parceiros
como vai ser na divulgação dos
apresentado o produto produtos concebidos;
(composição,
linguagem,
apresentação gráfica e
ilustração);
• Verificar a melhor
forma de promover os
produtos
• Medir os impactos e a 1- Preparar um
mudança de atitudes e calendário com o
comportamentos das desenvolvimento dos
pessoas envolvidas no contactos das
projecto; organizações e
• Elaborar uma lista dos actores-chave
resultados do projecto;
• Elaborar uma lista das
organizações e actores
– chave;
• Organizar
conferências,
workshops, etc. para
promover a utilização
 mais ampla dos
resultados do projecto
9. Avaliação e Relatórios • Elaborar um relatório 1- Registar êxitos e
sobre o modelo, dificuldades durante
implementação e grau o desenvolvimento
de sucesso do do projecto;
projecto, tendo em 2- Identificar factores
conta os respectivos externos que tenham
indicadores e obstaculizado o
objectivos; resultado do
• Juntar produtos e projecto;
estudos de caso de 3- Reunir evidências
forma a documentar que comprovem os
as realizações práticas; resultados do
• Referir os trabalho
ensinamentos obtidos implementado.
através das
dificuldades e a
aquisição de novas
ideias para posteriores
inovações.
Anexos:
1- Ficha de Projecto;
2- Ficha de reunião;
3- Tabela de planificação de actividades + tarefas;
4- Ficha de actividade/tarefa (exemplo);
5- Avaliação de Projectos (lista de acções/procedimentos)
ANEXOS
 Ficha de Projecto

1. Objectivos

2. Promotores/Pessoas Responsáveis/Parceiros

3. Recursos Financeiros

4. Equipa do Projecto

Nome Função Anos de Área de Responsabilidade

Experiência Conhecimento

5. Produtos/Resultados

Resultados Indicadores Metas

6. Destinatários:
 Ficha de Reunião

Data: Local:
Promotor:
Participantes:

1. Ordem de Trabalhos:

Assunto Tempo Participante Documentação Prévia

Avaliação da reunião Coordenador

Decisões tomadas:

Responsável: ___________________________

Secretário: _____________________________

Reunião convocada no dia ______/_______/_______

 Planificação de Actividades

Actividades Tarefas Data Indicadores Metas

Gestão de
Avaliação do
Projecto
(concepção,
execução,
pessoas,
imoacto)

Produção1
(Concepção,
Teste, validação
e Design e
Comunicação)

1
Mainstreaming- produto a ser apresentado
 Ficha de Actividade/Tarefa

Actividade:
Data: Local:

Descrição da
Tarefa

Responsável

Participantes

Recursos
materiais

Recursos
Financeiros

Intervenientes
(parceiros)

Indicadores

Metas (Impactos
Esperados)
Avaliação
 Avaliação de Projectos
(aspectos a considerar para uma gestão eficaz)

Concepção Execução/realização Pessoas Impacto

• Os objectivos são • Os prazos estão a • O nível de • Avaliação dos
coerentes e ser cumpridos desempenho dos produtos
pertinentes; (eficácia); diferentes formais;
• O projecto foi • As actividades membros da • Os produtos
bem foram realizadas equipa; transformaram-
orçamentado; segundo o • Qualidade de se em práticas;
• O tempo é planeado; participação; • Houve algum
adequado; • Previram-se • Fluxo informal da reconhecimento;
• A competência ocorrências informação; • Houve alguma
da equipa é extraordinárias; • Reforço positivo inovação no
adequada; • Foram ao trabalho dos Projecto: equipa,
• A ordem das concretizados os colegas; clientes,
actividades e produtos • Pontualidade; parceiros;
tarefas é intermédios; • Participação nas • Outros
pertinente; • Verificou-se a reuniões e resultados
• As actividades qualidade dos actividades; esperados;
respondem às produtos • Qualidade dos • Novas
necessidades dos intermédios; contributos; aprendizagens
destinatários; • As metas foram • Contributos resultantes da
• Foram incluídos atingidas; adicionais gestão do
mecanismos • As verbas foram (pertinentes); projecto, das
eficazes ou atribuídas; • Contributos para parcerias e das
eficientes de • A qualidade dos a avaliação tarefas
avaliação e impactos foi (entrega dos executadas
controlo; medida (grau de indicadores e
• Existiu um satisfação) metas);
correcto • Tempo de
envolvimento resposta às
dos parceiros; solicitações;
• Foi previsto um • Liderança
impacto de efectiva do
sustentabilidade Projecto
do Projecto; (participação,
• Foram memorandos e
consideradas actas, etc);
possíveis • Grau de
alterações de conhecimento
contexto; entre as tarefas;
• A composição da • Existência de
equipa é tarefas
adequada; partilhadas;
• Foi definida a • Conhecimento e
monitorização do concordância
Projecto (quem com indicadores
faz e quando) e metas;
• Critérios para a
 definição da
equipa;
• As alterações à
equipa foram
justificadas;
• Grau de
satisfação:
projecto,
coordenação,
liderança

Instrumentos de Avaliação:
• Caixas de Sugestões;
• Questionários (1 página)
• Entrevistas

Tratamento da Informação:
• Relatórios aprovados por todos (avaliação dos indicadores e metas, tempo necessário
à realização das actividades)

Implementação das Melhorias:

• Novos planos de acção com indicação de indicadores e metas