GUIA PLAN DE TRAZABILIDAD APPCC

TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 2
2 AMBITO DE APLICACIÓN .......................................................................................................................... 2
3 OBJETIVO (S) ............................................................................................................................................ 2
4 NORMAS O REQUISITOS LEGALES ........................................................................................................ 2
5 DEFINICIONES .......................................................................................................................................... 2
6 CONDICIONES ESPECÍFICAS .................................................................................................................. 3
6.1 IDENTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE LOTEADO ................................................................................ 3
6.1.1 IDENTIFICACIÓN DEL MES DE PRODUCCIÓN. ........................................................................ 4
6.1.2 IDENTIFICACIÓN DEL DÍA DE PRODUCCIÓN ........................................................................... 4
6.1.3 IDENTIFICACIÓN DE LA SEMANA DE PRODUCCIÓN ............................................................... 4
6.1.4 IDENTIFICACIÓN DE LA MAQUINA ............................................................................................ 4
6.1.5 IDENTIFICACIÓN DEL OPERARIO ............................................................................................. 5
6.2 IDENTIFICACIÓN DE LA RUTA DE TRAZABILIDAD ........................................................................... 5
6.2.1 RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA .............................................................................................. 5
6.2.2 DOSIFICACIÓN DE INGREDIENTES ........................................... Error! Bookmark not defined.
6.2.3 MEZCLADO................................................................................... Error! Bookmark not defined.
6.2.4 HORNEADO Y EMPACADO DE COPAS ....................................... Error! Bookmark not defined.
6.2.5 SURTIDO DE COPAS (SOLO APLICA PARA LAS COPAS PETICONO, POPULAR Y
MINICONO) ................................................................................................. Error! Bookmark not defined.
6.2.6 ALMACENAMIENTO .................................................................................................................... 6
6.2.7 DESPACHO A CLIENTE ............................................................................................................... 6
6.3 ROTACIÓN DE MATERIA PRIMA Y PRODUCTO TERMINADO. ......... Error! Bookmark not defined.
6.4 ACCIONES PREVENTIVAS ................................................................. Error! Bookmark not defined.
6.5 MODELO RUTA DE LA CALIDAD – PLAN DE ACCION ...................................................................... 9
6.6 INDICADORES .................................................................................................................................... 9
7 ANEXOS...................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
8 CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................................... 10
9 APROBACIÓN .......................................................................................................................................... 11

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1 INTRODUCCIÓN

La definición de trazabilidad del Codex Alimentarius es: "Trazabilidad es la capacidad para seguir el movimiento
de un alimento a través de etapa(s) especificada(s) de la producción, transformación y distribución".

Este manual hace referencia a los procedimientos o lineamientos que se deben de llevar a cabo en el proceso
de trazabilidad, el cual se define como “seguir el rastro de los alimentos a lo largo de todo su proceso productivo
y de distribución”. Se trata de una herramienta necesaria para asegurar la transparencia de los mercados y la
seguridad de los productos alimentarios.

En XXXXXXX no se maneja un sistema electrónico, la rastreabilidad del proceso se realiza por medio de un
sistema de documentación preciso y continuo con el objetivo de garantizar un histórico del producto en cualquier
momento del proceso desde la recepción de materias primas e insumos, almacenamiento, elaboración, y
distribución.

2 AMBITO DE APLICACIÓN

 Materias primas empleadas en la elaboración del xxx y sus proveedores.

 Material de empaque y sus proveedores.
 Producto terminado.
 Despacho al cliente.

3 OBJETIVO (S)

 Dar seguimiento del producto xxx) desde el recibo de las materias primas e insumos hasta su fabricación
incluyendo todos los pasos intermedios hasta el despacho al cliente, permitiendo así la optimización de
proceso y de gestión de calidad de xxx, detección de errores en el proceso, facilitar el sistema de
intercambio de información, facilitar la retirada de producto en caso de que sea necesario y conferir una
mayor protección al consumidor.

 Garantizar que cuando se compruebe que está siendo comercializado un producto que presente
alteración, adulteración o cualquier otra causa que genere engaño, fraude o error en el consumidor o
que sean productos no aptos para el consumo humano, sean inmovilizados los productos y se impida
su consumo.

4 NORMAS O REQUISITOS LEGALES

 Decreto 3075 de 1997

 Resolución 2674 de 2013
 NTC –ISO 22005 de 2009
 Resolución 5109 de 2005
 Codex alimentario R2003

5 DEFINICIONES

LOTE: Grupo de unidades de producto que han sido producidos y/o procesados envasados bajo circunstancias
(condiciones) similares.

TRAZABILIDAD HACIA ATRÁS: Conocer cuáles son los productos que son recibidos en la empresa, acotados
con alguna información de trazabilidad (lote, fecha de caducidad/consumo preferente), y quienes son los
proveedores de esos productos. Trazabilidad ascendente.

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TRAZABILIDAD HACIA DELANTE: Saber cuáles son los productos expedidos por la empresa, acotados con
alguna información de trazabilidad (lote, fecha de caducidad/consumo preferente) y saber sus destinos y
clientes.

TRAZABILIDAD INTERNA: Obtención de la traza que va dejando un producto por todos los procesos internos
de una compañía, en otras palabras, son todos los indicios que hacen o pueden hacer variar el producto para
el consumidor final.

FECHA DE VENCIMIENTO: "fecha límite de consumo recomendada", “fecha de caducidad”, fecha límite fijada
por el fabricante, en la que termina el período después del cual el producto, almacenado en las condiciones
indicadas, no tendrá probablemente los atributos de calidad que normalmente esperan los consumidores.
Después de esta fecha, no se considera comercializable el alimento.

ROTULADO O ETIQUETADO: Información escrita, impresa o gráfica que contiene el rótulo o etiqueta,
acompaña el alimento o se expone en conjunto con este, incluida la que tiene por objeto fomentar su venta o
colocación.

RASTREABILIDAD: Es la lectura de registros de trazabilidad, su función es ser el detonador e indicador de

cualquier sistema de trazabilidad ya que pone a prueba su desempeño y es el encargado de dar respuestas
ante contingencias o situaciones de emergencia en la retirada de alimentos y planes de acción.

DOCUMENTACIÓN DE LA RUTA DE TRAZABILIDAD La ruta de trazabilidad configura un sistema de

seguimiento de las características de procesamiento de la mermelada NAHUALT. Este seguimiento se realiza
por medio de una codificación establecida y documentos específicos que permiten monitorear el proceso,
previniendo y corrigiendo fallas durante el proceso y después de este.

6 CONDICIONES ESPECÍFICAS

6.1 IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO

Para la aplicación del sistema de trazabilidad, INGE ALIMENTOS identifica sus productos, por medio de
una agrupación en el conjunto de unidades que produce, fabrica y envasa. En función del sector y las
características de la actividad, los productos se agrupan en lotes.

De acuerdo a los siguientes criterios:

DESCRIBIR LA CODIFICACION DE LOTEO y el tamaño de la agrupación, leer la siguientes explicación:

En la práctica: ƒ Si una empresa eligiera la fecha de fabricación como sistema de identificación del lote o
agrupación, todos los productos que lleven tal fecha deberían ser localizados, inmovilizados o retirados
en caso de un incidente de seguridad alimentaria. ƒ Si una empresa eligiera fecha de fabricación,
máquina en la que se ha fabricado y hora de fabricación, sólo la producción de esa hora, fecha y máquina
debería ser localizada, inmovilizada o retirada, en caso de un incidente de seguridad alimentaria.
Ejemplo:

 Lote 14-12-16 Corresponde con el dia de Fabricación.

 L 348-16 Corresponde al número de días naturales transcurridos desde el 1 de enero del año 2016 hasta
el 14 de diciembre de ese mismo año, que es el día de la fabricación del producto.
 L348 16-2ª4 -14:00 Corresponde al número de días naturales, año de producción, con el número de

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almacén a la línea de envasado y número de envasadora terminado con la hora de producción del
alimento.
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FOTO DE UN PRODUCTO LOTEADO Y señalar la estructura del código de loteo

Si la codificación requiere ser descrita, porque lleva formulas, o tabulación, calendario juliano, etc, ver ejemplo
siguiente para su detalle.

6.1.1 IDENTIFICACIÓN DEL MES DE PRODUCCIÓN.

Para la identificación del mes de producción se le agrega el número veinte (20) al número del mes de producción
como se indica en la siguiente tabla:

Tabla 1 identificación del mes de producción

Ecuación Resultado Indicativo

20 + 01= 21 Enero
20 + 02= 22 Febrero
20 + 03= 23 Marzo
20 + 04= 24 Abril
20 + 05= 25 Mayo
20 + 06= 26 Junio
20 + 07= 27 Julio
20 + 08= 28 Agosto
20 + 09= 29 Septiembre
20 + 10= 30 Octubre
20 + 11= 31 Noviembre
20 + 12= 32 Diciembre

6.1.2 IDENTIFICACIÓN DEL DÍA DE PRODUCCIÓN

Para la identificación del día de producción se utiliza el calendario en curso, donde número mínimo es “01” y el
máximo número es “31”.

6.1.3 IDENTIFICACIÓN DE LA SEMANA DE PRODUCCIÓN

Para la identificación de la semana de producción se utiliza el calendario en curso, donde mínimo hay “4”
semanas y máximo “6” por mes.

6.1.4 IDENTIFICACIÓN DE LA MAQUINA

Para la identificación de la maquina se utiliza una letra como se indica en la siguiente tabla:

Tabla 2 Identificación de la maquina

Inicial de la Indicativo de la
maquina maquina
A 1
B 2
C 3
4
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D 4
E 5
F 6

6.1.5 IDENTIFICACIÓN DEL OPERARIO

Para la identificación del operario se utiliza la inicial del primer nombre y la inicial del primer apellido, como en
los siguientes ejemplos:

- Andrés Felipe Valencia Salcedo (AV).

- Oscar Eduardo Tabares Gonzales (OT).

En el caso de que existan dos operarios con las mismas iniciales, no presentará ningún problema para el sistema
de loteado y trazabilidad, por estar identificada la máquina de trabajo.

6.2 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA RUTA DE LA TRAZABILIDAD

Inserte aquí el diagrama de flujo de sus productos, identificando entradas, salidas, parámetros o variables de
control, etc

6.3 IDENTIFICACIÓN DE LA RUTA DE TRAZABILIDAD

INGE ALIMENTOS ha establecido un sistema de identificación que permite hacer un seguimiento del
producto en cualquier momento. Para ello, utiliza el método de identificación y el criterio de lote, teniendo
en cuenta los utilizados por sus clientes y proveedores.
Esta identificación está establecida, en las siguientes fases o etapas de la producción:
 Entrada de materias primas y otros materiales que se reciben en la empresa: trazabilidad hacia atrás.
 Proceso de elaboración: trazabilidad interna.
 Productos finales producidos o envasados en la empresa: trazabilidad hacia delante.

6.3.1 RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA

6.3.2 ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIAL DE AMPAQUE

6.3.3 DOSIFICACION

6.3.4 ELABORACION

 Productos Secos:
Describa las etapas
 Productos Líquidos
Describa las etapas

 Control y aprobación de calidad

Describa brevemente los criterios establecidos para la aprobación/rechazo de producto terminado y describa
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las posibles decisiones al respecto ( reproceso/ desecho)

6.3.5 ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO

6.3.6 DESPACHO A CLIENTE

7 SISTEMA DE REGISTO

El plan de trazabilidad APPCC cuenta con un sistema de registro en el que estan detalladas las
identificaciones realizadas, las incidencias detectadas y las medidas correctoras de ellas derivadas.
Estos son integrados de cada uno de los procesos que se llevan a cabo en INGEALIMENTOS. En la
siguiente tabla se describe el plan donde figura la ubicación de los registros y datos relevantes para la
trazabilidad, en sus tres fases (hacia atrás, interna y adelante).
Estos registros por tanto deben estar ordenados e interrelacionados, con el fin de reproducir el flujo o
itinerario de los productos de INGEALIMENTOS y permitir la obtención de la información lo más fluida
posible.

Inserte aquí la tabla elaborada de cada etapa, el control y el código de registro implementado

Tabla XXX

7.1 TIEMPO DE REGISTRO

La información registrada debe archivarse durante XXX periodo de tiempo. Este periodo de tiempo debe
exceder el ciclo de vida útil de los productos elaborados, desde los registros de materias primas se debe tener
en cuenta el periodo de archivo según el producto final. Ver regulaciones especificas o contractuales de país
de cliente.

8 COMPROBACION DEL PLAN DE TRAZABILIDAD

El plan de trazabilidad establece unas actividades de vigilancia, que permiten comprobar que todas las
anotaciones en los registros de entrada, producción y salida se están realizando correctamente, además
de establecer las medidas correctoras a aplicar, en caso que se detecten desviaciones, y los responsables
de realizarlas.
De igual modo, el responsable de vigilancia comprobará que las anotaciones de los registros generados
en el plan de trazabilidad coinciden con la realidad de la producción, comprobando la concordancia de
éstos con los datos existentes (Kg de entrada, de salida, fecha, etc.) en los formatos de recibo, facturas o
controles de calidad o de proceso.
La frecuencia de vigilancia se ha determinado asi:
Diaria para el registro de los formatos de control establecidos en la tabla xxx . Donde cada responsable de
proceso debe mantener el sistema de documentación y registro adecuado y preciso de todas las medidas de
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vigilancia realizadas, las desviaciones ocurridas y las medidas correctoras aplicadas.

Mensual: como medida de control para establecer la eficacia del plan, tomando un lote al azar y
definiendo trazabilidad hacia atrás, interno o hacia adelante.

La finalidad básica de la trazabilidad es la de proporcionar la información imprescindible y necesaria de un

producto a lo largo de toda la cadena alimentaria, así como localizar, inmovilizar y retirar algún producto, en
caso de que surjan problemas de seguridad alimentaria, con la mayor rapidez, precisión y eficacia. Toda esta
información deberá estar a disposición de las autoridades sanitarias en el caso de que sea requerida.

8.1 EJERCICIO DE TRAZABILIDAD

El plan de trazabilidad se pondrá a prueba de acuerdo a lo establecido en el apartado 8 del presente

documentos o cada vez que haya cambios en el procedimiento o en el proceso, con el fin de comprobar su
eficacia.

A continuación, se describe los elementos clave que debe cumplir el simulacro o ejercicio de trazabilidad, para
que sea completo:

8.1.1 DESCRIBIR EL ALCANCE

El alcance del simulacro se refiere a concretar, por un lado, el sistema a comprobar (por ejemplo, el
emplazamiento, la línea de producción, la división…) y por otro lado, qué hipótesis de trazabilidad queremos
comprobar (aviso de un cliente, aviso de la entidad de control, aviso de un proveedor, a partir de una queja o
devolución, a partir de un lote intermedio…).

En la tabla siguiente, hay un ejemplo de los pasos a seguir, en función de distintas hipótesis de comprobación:

8.1.2 2. Establecer un tiempo máximo de respuesta

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El tiempo de respuesta del simulacro de trazabilidad debe ser adecuado para reducir el riesgo o el impacto del
posible problema. Desde este punto de vista, tiene que ser lo más corto posible. Si no hay requisitos por parte
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de clientes o normas de certificación de calidad e inocuidad alimentaria, es por esto que se ha considerado
razonable y factible que sea un máximo de 2h o 4h.DE ACUERDO AL EJERCICIO REALIZADO

8.1.3 Debe cuadrar el balance de masas

El balance de masas hace referencia a que deben cuadrar las cantidades, es decir, que si se han fabricado
En caso contrario, se debe buscar el origen del desfase en los registros de producción, en mermas no
anotadas, en regalos, donaciones, etc. No documentadas. Un producto potencialmente peligroso debe
retirarse íntegramente del mercado. Lo mismo se aplicaría con una materia prima: la cantidad de materia
prima comprada, debe cuadrar con la que se ha empleado para la fabricación de los productos finales.

8.1.4 Tener en cuenta las mermas, donaciones y regalos

El sistema de trazabilidad no puede tener fisuras y debe incluir TODAS las cantidades de producto, sea cual
sea su destino. Por este motivo, se debe incluir las mermas, regalos, donaciones, subproductos, etc. En
nuestros registros y controles de trazabilidad. En caso de retirada de producto, se debe llegar al 100% del
producto puesto en el mercado.

8.1.5 Tener en cuenta el producto intermedio

En un simulacro, se debe incluir también el producto intermedio o en tránsito, por ejemplo, producto a medio
elaborar, producto intermedio que ha sido transportado a otra fábrica o producto en almacenes subcontratados
pendientes de su distribución.

8.1.6 Incluir todos los controles de proceso

El simulacro debe incorporar también una recopilación y supervisión de los registros de control de proceso
asociados, ya que en ellos puede estar la clave de una investigación de causas. Referente a los controles de
recepción de materia prima, de temperatura, de tiempos, envasado, etc.

El producto afectado debe aparecer claramente identificado y relacionado su lote en todos los registros de
control de proceso para que el seguimiento sea completo y podamos evidenciar el cumplimiento de todo el
sistema de control.

8.1.7 Debe estar documentado

Debe estar documentado donde se pueda evidenciar los puntos anteriores, así como las comunicaciones
internas y externas:

Comunicaciones internas: entre departamentos, ubicaciones, cargos.

Comunicaciones externas: con proveedores, con administración, con clientes.
Listados de inventarios, listados de lotes enviados, listado de clientes afectados, listado de ventas,
fotografías…
Copia de los registros de control de proceso, asociados al simulacro.
Resultados del simulacro (conclusiones) y no conformidad o acciones correctoras, si procede.

Para esto se tiene el fto de XXXX EJERCICIO DE TRAZABILIDAD E INFORME

8.2 PUNTOS CRITICOS DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD

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Los riesgos de un sistema de trazabilidad, se localizan en cada punto donde existe un cambio de responsable
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o un cambio de operación:

Así:

 Ruptura de la cadena de abastecimiento

 Ruptura de la trazabilidad
 Perdida de información
 Información imprecisa
 Error humano…. Entre otras….

Las posibles causas están asociadas a:

 Lotes de productos no relacionados con las unidades logísticas

 La información existe pero no esta relacionada a los números de lotes, fechas, o unidades logisticas.
 Errores por ingresos manuales
 Falta de análisis o monitoreo general del sistema de trazabilidad.

Por estas razones es necesario que.

 Se mantenga los registros de documentos y archivos de todas las actividades

 Lotes de fabricación homogéneos
 Identificación de lotes
 Verificar las especificaciones del proveedor
 Mantener comunicación directa y clara con proveedores y clientes
 Realizar capacitación a los operarios enfocada directamente en la trazabilidad en su puesto de trabajo
 Realizar el ejercicio de trazabilidad con el objetivo de identificar brechas en el plan y establecer
medidas correctivas

8.3 MODELO RUTA DE LA CALIDAD – PLAN DE ACCION

Las acciones correctivas se derivan del ejercicio de trazabilidad, reclamaciones y ejercicio de recall, que
sirven como pautas para las mejoras a realizar en todo el sistema de trazabilidad de xxxx.

8.4 INDICADORES

El indicador en trazabilidad es cualitativo, se manejará como indicador el terminar satisfactoriamente el

ejercicio de trazabilidad mensual, donde se reportara los hallazgos encontrados, el cuadre en el balance de
masas y el tiempo requerido para el ejercicio.

9 DOCUMENTACION REFERENCIADA

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10 CONTROL DE CAMBIOS

Ubicación específica
Antes Después Fecha de cambio
Párrafo/Figura/Tabla/Anexo

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11 APROBACIÓN

Elaboró. Revisó y Aprobó

Asistente de calidad
Jefe de calidad

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