REPORTE DE AUDITORIA DEL HARDWARE

FARMACIA
“INTERCONTINENTAL DE MEDICAMENTOS”
ZAPOTITLÁN DE MÉNDEZ PUEBLA

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 INSTITUTO
TECNOLÓGICO SUPERIOR
DE ZACAPOAXTLA
Auditoria Hardware Farmacia Intercontinental

NOMBRE INTEGRANTES NO. DE CONTROL

MARCELA SALAZAR MINA 17ZPA002

MARIO GONZALEZ PAULA 17ZPA031

GUSTAVO ARMANDO LORETO

17ZPA801
CASTRO

PROFESORA: ARACELI AIDA MORA TORAL

31 de enero del 2020

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 ÍNDICE

N° Pág.

1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME 4

2. OBJETIVO 4

3. ALCANCE 4

4. PROCESO AUDITADO 4

5. HECHOS RELEVANTES 4

6. METODOLOGÍA 6

7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 7

8. FORTALEZAS 11

9. DEBILIDADES – OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO 12

10. RECOMENDACIONES 14

11. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA 14

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1. FECHA DE AUDITORIA Y REPORTE

FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME

29 de Enero de 2020 31 de Enero de 2020

2. OBJETIVO

Evaluar la gestión de la entrega de medicamentos de Farmacia “Intercontinental de

Medicamentos” del Municipio de Zapotitlán de Méndez a través de la auditoria de los
indicadores de eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del servicio farmacéutico.

3. ALCANCE

La auditoría tendrá como alcance las vigencias 2019 y 2020.

4. PROCESO AUDITADO

Área de gestión de la rehabilitación- Gestión farmacéutica

5. HECHOS RELEVANTES

La Farmacia Intercontinental de Medicamentos del Municipio de Zapotitlán presta

servicios de primer nivel de complejidad a personas afiliadas al seguro popular, y a
personas que no cuentan con este programa; así mismo da atención por medio del
hospital pues la farmacia se encuentra dentro de las instalaciones del Hospital Integral de
Zapotitlán de Méndez.

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En la actualidad la población de los tres principales municipios es de aproximadamente
60.000 usuarios, además de la población pobre no asegurada.
La sede Administrativa de la institución se encuentra ubicada en el Municipio de
Zapotitlán de Méndez pero existen casas de salud en los municipios que se incluyen.
De igual forma se ofertan servicios de salud a las personas que residen en el área rural de
influencia de los otros municipios, pues en sus municipios le extienden las recetas pero no
dan el medicamento, pues no cuentan con una farmacia que surta a su población.
El servicio de farmacia (suministro de medicamentos) se contrató en el año 2011 y ha
estado funcionando desde entonces en el hospital, es una empresa independiente pero
sus instalaciones deben estar dentro de la unidad para mejoramiento de dispensación de
medicamentos.
La farmacia realiza surtimiento de recetas a toda aquella persona que lleve recta medica
sea o no de la unidad o de alguna otra, ya que en ocasiones en otras unidades no cuentan
con algún medicamento y la farmacia de Zapotitlán en ocasiones si lo tiene en existencia.
La dispensación de medicamentos se hace con cordialidad y buen trato a los usuarios, se
entrega medicamento y si en ocasiones no se tiene en físico se extiende un vale que se
canjea en una farmacia de convenio que se encuentra en el centro de la localidad.
La farmacia de convenio hace que el surtimiento de una receta sea al 100% pues se canjea
el vale y el usuario se va con todo su medicamento prescrito en la receta médica excepto
en medicamentos que no cubre el cuadro básico de hospitales Integrales.

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6. METODOLOGÍA

Se utilizó el método inductivo partiendo de los siguientes aspectos:

• Determinación de los procedimientos de auditoría

• Elaboración de papeles de trabajo

• Elaboración de listas de chequeo para los requisitos del suministro de medicamentos

• Obtención y análisis de evidencias

• Revisión documental

• Revisión de procedimientos

• Observación directa

La auditoría con enfoque de procesos tiene el objetivo de verificar el cumplimiento de la

planeación del mismo y la calidad de la interacción con otros procesos y subprocesos, las
oportunidades de mejoramiento o debilidades plasmadas en este reporte no
necesariamente son competencia del responsable del proceso auditado, pueden
presentarse debilidades que tiene sus causas en otros procesos pero afectan el auditado.

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7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Durante el procedimiento auditor se revisaron los registros que la farmacia utiliza para el
cálculo del indicador de oportunidad, los mismos se administran en una hoja electrónica,
la cual se consolida mensualmente y se reporta al área estadística.

Entrega de medicamentos

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Se revisaron las licencias del establecimiento pues se tiene por parte del hospital y por
parte de la farmacia al manejar medicamento controlado.
Se revisaron los mecanismos de control de temperatura y humedad relativa, para el
registro de este control se emplea el siguiente formato.

Gráfico 1, Registro de temperatura y humedad relativa

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Gráfico 2, Dispositivo de control de temperatura y humedad relativa

Uno de los factores neurálgicos que se revisó durante el procedimiento auditor fueron los
mecanismos de control empleados para la entrega de faltantes y pendientes, se evidencio
la existencia de controles informales, los pendientes son enviados al lugar de residencia de
los usuarios, sin embargo no se generan registros suficientes para evidenciar el
funcionamiento de este mecanismo.

Gráfico 4, Registro de control de vencimientos

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Gráfico 5, Punto de atención Farmacia Sede Hospitalaria

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8. FORTALEZAS

Se observó mejoramiento en torno a la logística de la farmacia, la reducción en las quejas

por faltantes es un indicador de importancia.
Coordinación del proceso, uno de los factores de éxito de la farmacia, es la importante
labor de coordinación y liderazgo que se ejerce.
Se aprecian controles técnicos orientados a garantizar la operación efectiva del servicio de
suministro de medicamentos.
La realización continúa de capacitaciones y sensibilizaciones orientadas al personal de la
Farmacia Intercontinental es una fortaleza identificada.
Se aprecia el mejoramiento en la coordinación de la farmacia, ya que se le da evidencio
que se le da solución a la mayoría de las solicitudes realizadas por los coordinadores de la
sede hospitalaria.
Se resalta la labor del Regente de farmacia ya que se evidencia la creación y
seguimientos a procesos y procedimientos, acompañamiento en asesorías y consultas
realizadas por los diferentes funcionarios de la Institución.

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9. DEBILIDADES O HALLAZGOS

1. Indicador de oportunidad en la entrega de medicamentos: Durante el

procedimiento auditor se evidencio que el Indicador de oportunidad en la entrega de
medicamentos es calculado deficientemente, los registros utilizados no tienen en
cuenta la variable tiempo, los días de espera para la entrega de la prescripción son
omitidos en el cálculo; por otro lado, se dan por entregadas satisfactoriamente
fórmulas que fueron dispensadas de forma incompleta.
2. Infraestructura de la Farmacia: Durante el procedimiento auditor se evidencio que las
paredes de la farmacia presentan humedades que pueden afectar la operación y
conservación de los medicamentos dispuestos, por otro lado se evidencian ventanas en la
bodega que no aíslan efectivamente el calor.

Grafico 1, Imágenes bodega de la Farmacia

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3. Gestión documental: Se evidencio que la farmacia contratada no realiza
procedimientos de gestión documental adecuados que permitan la conservación y
consulta de los documentos propios de su gestión, se evidencio la utilización de AZ las
cuales no permiten asegurar la preservación de los documentos.

Grafico 2, Archivo documental de la Farmacia

4. La farmacia no cuenta con flujo de aire por lo que se recomienda que tenga un clima o
aire acondicionado para que fluya el aire y no afecta a los medicamentos, pues tener todo
el día encendida las luces afecta a la conservación de los mismos.

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10. RECOMENDACIONES

Es recomendable que los manuales, guías y protocolos adoptados por la farmacia se

codifiquen de forma particular, es fundamental que la estructura documental de la
farmacia sea propia.
Es recomendable que se instale un aire acondicionado propio que propicie el flujo de aire
para conservación de los medicamentos.
La integración de las actividades de capacitación que realiza la farmacia al plan
institucional de capacitaciones es una importante mejora, ya que de esta forma se
intervienen problemas y necesidades relevantes de la Entidad.

11. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

La Oficina de Control Interno como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la

gestión del proceso auditado es favorable, desde la perspectiva del sistema de control
interno, se aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un análisis técnico
de administración de riesgos.

El responsable del proceso deben planear y ejecutar las acciones de mejoramiento

necesarias para subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las
acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el responsable del proceso.

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