UNIVERSIDAD GALILEO IDEA

CEI: JUTIAPA
Nombre de la Carrera: Litat
Curso: Creación Empresarial I
Horario: 11:00 – 11:59
Tutor: F redy Ubaldo Caal Coy

TAREA 3
GESTION DOCUMENTAL

Apellidos, Nombres del Alumno: Hilopapa Quiñonez,

Linda María
Carné: 16012991
Fecha de entrega: 09/02/2020
Semana a la que corresponde: Semana 4
 ÍNDICE

ÍNDICE.......................................................................................................................................................2
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................3
OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................4
JUSTIFICACIÓN: ........................................................................................................................................5
1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia? ..........................................................6
2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización? .........................6
3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?..............................................................................6
4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su entorno? .........7
CONCLUSIONES........................................................................................................................................8
RECOMENDACIONES ................................................................................................................................8
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................................9

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 INTRODUCCIÓN
La Gestión Documental todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar
la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción
de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa,
nos damos cuenta que la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra
compañía conllevan al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre está
relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el
cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.

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 OBJETIVO GENERAL

El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa le ayuda a ahorrar

tiempo y costos, es por ello que la importancia de la gestión documental es tan notoria en diversos
espacios. De igual manera, se conserva de manera óptima y relevante los archivos para que se
mantengan intactos con el tiempo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten el buen desarrollo de

un sistema de gestión documental, desde de la planeación hasta su disposición final.

 Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión documental en

la compañía, con el fin de establecer las necesidades y desarrollar planes de trabajo para
el cumplimiento de los objetivos.

 Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos, respaldando la

integralidad, protección y acceso oportuno a la información.

 Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, técnicas de planificación, manejo y

organización de la información técnica y administrativa, brindando soporte ya sea: papel,
electrónico, digital y magnético.

 Fortalecer la seguridad de la información a través de políticas de accesos, usuarios con

permisos específicos y control de ingresos a la información física y virtual.

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 JUSTIFICACIÓN:

La documentación resguardada en los archivos de las instituciones, posee gran importancia en

la parte jurídica, legal y administrativa, es por este motivo que es necesario la aplicación de las
técnicas de gestión documental, organizando y estratificando así todos los archivos de gestión
de la empresa.
Teniendo los archivos de gestión organizados y clasificados correctamente se podrá tener un
acceso rápido y fácil a la documentación, eliminando así todos aquellos inconvenientes que no
permitan conseguir información requerida por el personal a tiempo.

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 Contenido

1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?

Si ya que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho
documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y, en consecuencia,
ejecutamos tareas. Por tanto, es manifiesta la necesidad de la gestión de los documentos, ya
que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la
empresa.

2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización?
La digitalización de los documentos con lleva una reducción drástica en los costes de producción,
distribución y conservación, que pueden variar entre el 20 al 40% respecto al almacenamiento
físico.

Mejorar la calidad del servicio al cliente. Al automatizar la gestión documental se mejora la

relación con el cliente ya que se automatiza y garantiza la entrega de la información a mis
clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que desee.

Incremento de la eficiencia. Se aumenta la eficacia de los empleados ya al automatización de los

procesos nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor
cualificación.

Mejora de la productividad. La productividad de las empresas se incrementa al no tener que

localizar documentos físicos que requiere de más tiempo y esfuerzo, evitando los contingencias
que pueden producirse cuando un documento se traspapela o directamente se pierde.

3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE
Es importante determinar qué áreas del negocio se pueden beneficiar de un sistema de gestión
de imágenes. Aunque puede parecer una tarea improba, es necesario atender a las funciones
empresariales que pueden ser mejoradas con una solución basada en el proceso de imágenes.

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PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL
El siguiente paso es, para cada una de las funciones, analizar cómo se realiza el flujo de
información. Se trata de generar estadísticas sobre el volumen de documentos manejados y los
requerimientos de acceso de los usuarios.

PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL

En esta fase hay que aplicar la información generada en el paso número dos para generar un
diseño de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en el sentido de simplificar
el proceso actual.

PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO

En esta fase debe realizarse un análisis del diseño realizado desde el punto de vista técnico y
económico. Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente, inventariando las
plataformas desktop, de servidores y de red.

PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA

Se trata de un proceso en tres etapas. En la primera se debe desarrollar un prototipo de bajo
coste y con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal del departamento de informática
y un número muy limitado de usuarios.

PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO

Para obtener el visto bueno de la dirección es necesario demostrar los beneficios y ventajas
operativas de la adopción de un sistema de gestión de imágenes.

4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su

entorno?
La productividad, entendida como la relación que existe entre los recursos que su
empresa invierte en su operación y los beneficios que obtiene de la misma, es un indicador
fundamental al momento de analizar el estado de su compañía y la calidad de su gestión
administrativa.

Analice las opciones que tiene para modernizar su aparato productivo, maquinaria, equipos,
procesos y gestión. Modernizarse no solo implica adquirir tecnología, también es una forma de
pensar y proyectar su empresa hacia el futuro. Por medio de la modernización su empresa puede
aumentar su capacidad de adaptación al cambio y de mantenerse vigente, a través del tiempo.
Innove su competencia siempre está innovando. Por esta razón es importante que usted también
lo haga para no quedarse rezagado

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 CONCLUSIONES

a. Por un lado, en la gestión de la calidad la documentación constituye la base para entender

el sistema, comunicar los procesos y sus requisitos dentro de la organización y determinar
la eficacia de su implantación.
b. Por otro lado, la gestión documental es un proceso de soporte imprescindible para la
ejecución de los procesos de realización de una asesoría y, por tanto, debe definirse en
el sistema de gestión de la calidad.

RECOMENDACIONES

 actualizar los formatos de la documentación lleva consigo: liberación de espacio, trato

adecuado de administradores y una eficiente gestión de archivos que coadyuva a la
productividad de la empresa.

 Para llevar a cabo un óptimo archivo de documentos, es necesario establecer un espacio

en donde se pueda regular el tratamiento de la información.

 El centro del éxito de la gestión documental está en su clasificación. El mantener un orden

ascendente o descendente de la información ayuda a los usuarios a ahorrar tiempo en
su búsqueda, haciendo que el proceso sea más eficiente.

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 BIBLIOGRAFÍA

www. Monografias.com

http://www.eumed.net/tesis-doctorales

http://www.mercado.com.ar/notasusar-la-estrategia-para-crear-valor