CONTRALORÍA MUNICIPAL DE Código: CF-P03-

MONTERÍA F02
Versión: 001
INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD
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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA ESPECIAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARIA GORETTI

VIGENCIA 2014

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA

Montería, 09 de Noviembre de 2015

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INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARIA GORETTI

Jorge Rafael Esquiva García – Contralor de Montería

Rafael Sabie Lobo – Coordinador de Auditorias

Yucenis Cardenas Ramirez – Lider de Auditoria

Otilia Peralta Contreras - Auditora

Sara Berrio del Toro - Auditora

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TABLA DE CONTENIDO

Página

CARTA DE CONCLUSIONES…………………………………...... 4

2 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO..................... 5

3 RESULTADO DE AUDITORIA………………………………......... 5

4 ANÁLISIS A LA RESPUESTA DEL INFORME

PRELIMINAR…………………………………………………........... 18

5 RELACIÓN DE HALLAZGOS…………………………………....... 19

6 CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE OBSERVACIONES.……........ 21

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Montería, 09 de Noviembre de 2015

Licenciado
MAURO ARTEAGA FUENTES
Rector Institución Educativa Santa María Goretti
Montería

Asunto: Carta de Conclusiones

La Contraloría Municipal de Montería, con fundamento en las facultades otorgadas

por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial a la
Institución Educativa Santa María Goretti correspondiente a la vigencia 2014 a
través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia y eficacia, con
que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su
gestión en el área Presupuestal y Contractual.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información

suministrada por la Institución y analizada por la Contraloría Municipal de
Montería. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Montería consiste en
producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el
examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente

aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la
Contraloría Municipal de Montería, consecuentes con las de general aceptación;
por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de
manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro
concepto.

La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las

evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el
cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran
debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los
archivos de la Contraloría Municipal de Montería.
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CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría Municipal de Montería como resultado de la auditoría adelantada,

conceptúa sobre la gestión presupuestal enmarcados en el Componente del
Control Financiero y los Factores de Gestión Contractual, rendición y revisión de la
cuenta, legalidad, establecidos en el Componente de Gestión comprendidos en la
vigencia 2014, como se detalla a continuación:

CONTROL DE GESTIÓN

La Contraloría Municipal de Montería como resultado de la auditoría adelantada,

conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable.

CONTROL FINANCIERO

La Contraloría Municipal de Montería como resultado de la auditoría adelantada,

conceptúa que el Control Financiero, es Favorable.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de

Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes
Factores:

3.1.1. Factores Evaluados

3.1.1.1 Gestión Contractual

SE EMITE UNA OPINIÓN- Eficiente

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información

suministrada por la Institución Educativa Santa María Goretti, en cumplimiento de
lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la
Contraloría Territorial, se determinó que la Entidad celebró la siguiente
contratación:
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La Institución Educativa Santa María Goretti, celebro un total de 107 contratos por
valor de $212.346.623 según lo reportado al SIA, durante la vigencia 2014, de la
cual se tomó una muestra de 20 contratos por valor de $ 135.999.220 equivalente
al, 64,04% de la ejecución contractual distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 0 $0
Prestación de Servicios 11 $ 73.370.000
Suministros 9 $ 62.629.220
Consultoría u Otros 0 $0
TOTAL 20 $ 135.999.220

3.1.1.1.1. Prestación de Servicios

Del universo de contratos celebrados se auditaron 11; por valor de $73.370.000

equivalente al %34.55 del valor total contratado bajo esta modalidad, de los cuales
se evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de
calificación de gestión.

A continuación una descripción de los contratos auditados:

CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

No CONTRATISTA IDENTIFICACION OBJETO VALOR
2014 - JAN ALEX BOLAÑOS 73845068 PRESTACION DE SERVICIOS COMO 8,500,000
17 ESPINOSA INSTRUCTOR BANDA MARCIAL DE
LA INSTITUCION
2014 - CORPORACION AIKEN 9003574247 APOYO LOGISTICO PARA LA 9,000,000
20 CELEBRACION DE ACTIVIDADES
CULTURALES. DEPORTIVAS.
PEDAGOGICAS. CIENTIFICAS
2014- FERNANDO ALFONSO 150447183 APOYO A LA GESTIÓN EN LA 8,000,000
12 SALGADO JURIS ORIENTACION
Y ASISTENCIA PROFESIONAL EN LA
REVISION DE LOS PROCESOS
CONTRACTUALES DE LOS
RECURSOS RECIBIDOS EN EL
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
2014- ANA ISABEL LOPEZ 416824371 MANTENIMIENTO DE SILLAS 4,500,000
14 SOLERA ESCOLARES.
PUERTAS Y ESCALERAS
METALICAS DE LA
INSTITUCION EDUCATIVA
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2014 - YUVALY MARIA 307779617 PRESTACION DE SERVICIOS PARA 4,000,000

23 OROZCO OROZCO LA ASESORIA
FINANCIERA. PRESUPUESTAL Y
CONTABLE

2014 - ANIA MILENA VILLALBA 509104871 SERVICIOS PROFESIONALES EN 2,700,000

29 HERRERA ASESORÍA
Y ACOMPAÑAMIENTO EN LA
ELABORACIÓN
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
SANTA MARÍA GORETTI.
2014 - SAVIERHS ENRIQUE 787507580 ACTUALIZACION DE SOFTWARE 6,850,000
28 LOPEZ ARTEAGA ISNOTAS.
LICENCIA PARA TRABAJAR EN RED
DEL MISMO
SOFTWARE. PERSONALIZACION
DEL SOFTWARE PARA LA
INSTITUCION EDUCATIVA
2014 - LUIS ALBERTO 780324351 MANTENIMIENTO DE 10,120,000
22 CASTILLO VILLALBA COMPUTADORES DE MESA.
PORTATILES Y TABLETS DE LA
INSTITUCION
EDUCATIVA SANTA MARIA GORETTI

2014 - WILLIAM ESPINOSA 32334907 PRESTACION DE SERVICIOS COMO 7,200,000

15 MAHECHA INSTRUCTOR
DE TENNIS DE MESA PARA APOYO
AREA EDUCACIÓN FISICA

2014- FRANKLIN ANTONIO 787081826 PRESTACION DE SERVICIOS $8,000,000

10 MORALES MARQUEZ PROFESIONALES
PARA EL ACOMPAÑAMIENTO
CONTABLE Y PRESUPUESTAL
HASTA EL 31 DE AGOSTO DE 2014.
CONSISTENTE EN EL CARGUE DEL
PROGRAMA CONTABLE
ADMINISTRATIVO Y PRESUPUESTAL
Y LA EMISION DE LOS INFORMES
RESPECTIVOS
2014 - CARLOS ZAPATA SAENZ 6893236 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE 4,500,000
19 REDES Y PUNTOS ELECTRICOS E
INSTALACION DE ARTEFACTOS
ELECTRICOS
EN LA INSTITUCION EDUCATIVA
SANTA MARIA GORETYI
TOTAL 73.370.000

3.1.1.1.2 Suministros

Del universo de contratos celebrados se auditaron 9; por valor de $62.629.220

equivalente al %29,49 del valor total contratado bajo esta modalidad, de los cuales
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se evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de

calificación de gestión.

A continuación una descripción de los contratos auditados:

CONTRATOS DE SUMINISTRO

No CONTRATISTA IDENTIFICACION OBJETO VALOR

2014-11 CARLOS SANGUINO 110013357 SUMINISTRO DE UTILES DE ASEO Y 12000000
RHENALS PAPELERIA PARA LA INSTITUCION
EDUCATIVA

2014-18 MAURICIO MONTERO 1.0679E+10 SUMINISTRO DE 2800 CUADERNILLOS 8960000

MORALES PARA EVALUACIONES
ACUMULATIVAS DEL TERCER Y
CUARTO PERIODO
2014-13 ALEJANDRO PEREZ 787151209 SUMINISTRO DE MATERIALES Y 12000000
ARANGO ARTEFACTOS ELECTRICOS PARA LA
INSTITUCION EDUCATIVA

2014-32 CARLOS SANGUINO 110013357 SUMINISTRO DE 575 2300000

RHENALS RECONOCIMIENTOS A ESTUDIANTES
DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
2014-25 CORSA COLOMBIA S.A.S 8910002214 SUMINISTRO DE 1 PROYECTOR. 1 PC 4878720
CON IMPRESORA. 1 TANDEM. 1 SILLA
PRESIDENCIAL PARA AREA
ADMINISTRATIVA DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA
2014-21 YESID DARIO MEJIA 780764771 SUMINISTRO E INSTALACION DE 6 9990000
PIÑERES AIRES ACONDICIONADOS

2014-09 JUAN ALVARO GARCIA 155281863 SUMINISTRO DE 150 SILLAS 6600000

RESTREPO ESCOLARES EN MADERA PARA LOS
ESTUDIANTES DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA
2014. LUDYS PATRICIA 1.0679E+10 SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE 3080500
08 PASTRANA TOVAR ASEO Y PAPELERIA PARA LA
INSTITUCION EDUCATIVA
2014-26 CARLOS GUILLERMO 3957679 SUMINISTRO DE EQUIPOS DE 2820000
MANCHEGO JINETE AMPLIFICACION Y MICROFONOS
PARA LA INSTITUCION EDUCATIVA
SANTA MARIA GORETTI
TOTAL $62.629.220

De la revisión del total de los 20 contratos suscritos en la vigencia 2014 podemos

concluir lo siguiente:

Cumplimiento de los principios y procedimientos de la contratación

1. La entidad presentó carpetas independientes de cada contrato y son

archivadas de acuerdo a procedimiento lógico que se surte en el proceso de
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contracción y sus etapas secuenciales como PRECONTRACTUAL,

CONTRACTUAL Y POSCONTRACTUAL.
2. Los objetos contractuales de los contratos revisados corresponden a los
expresados en los estudios previos y las necesidades expuestas.
3. Las disponibilidades y registros presupuestales son expedidos oportunamente
y el rubro presupuestal es aplicado correctamente de acuerdo al objeto
contractual y destinación.
4. Las actas de liquidación y recibidos a satisfacción son elaboradas
oportunamente.
5. La forma de pago establecida en los contratos corresponde a lo pagado.
6. No se pactaron contratos con anticipo.
7. En los contratos revisados se verificaron el recibido a satisfacción de los bienes
y servicios adquiridos y se verificó lo contratado.
8. En todos los contratos evaluados se expiden oportunamente los certificados de
disponibilidad presupuestal, con relación a la fecha de firma del contrato. En
cuanto los registros presupuestales estos fueron aplicados correctamente de
acuerdo al rubro correspondiente y su destinación.
9. En cuanto a verificación de los antecedentes disciplinarios y boletín de
responsables fiscales la entidad verifica dichos antecedentes oportunamente.
10. Con relación a la supervisión de los contratos, estos son delegados al
representante legal de la entidad.
11. En cuanto al cumplimiento de las obligaciones contractuales, se evidenció
cumplimiento entre lo pactado en los contratos y cantidad y calidad de los
bienes recibidos; se evidencian los recibidos a satisfacción de los supervisores
de los contratos; aunque es menester señalar que es importante que la entidad
implemente formato de informes de supervisión donde deben relacionar la
cantidad y cumplimiento de los pagos de seguridad social de los contratistas,
deben ser más detallados y específicos.
12. La Institución educativa no cuenta con un manual de contratación actualizado,
tal como lo establece el decreto 1510 de 2013, artículo 160.

Se verificó que la Institución Educativa Santa María Goretti, se encuentra

registrada en el Sistema electrónico para la contratación pública, SECOP, que a
pesar de esto, el ente auditado no está realizando la Publicación de su Proceso
contractual durante la vigencia 2014.
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Incumplimiento así lo estatuido por el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, debido
a que es de carácter obligatorio en aras a preservar el principio de legalidad y
trasparencia la publicación de dicha contratación a través de este portal nacional

Configurándose un,

1. Hallazgo administrativo

Revisado por el Equipo Auditor el Manual de Contratación se evidencio que no

existe Acuerdo o Acto Administrativo donde se adopte dicho Manual de
Contratación por parte de la Institución educativa, aunque esta presentó a este
equipo el manual documentado físicamente, se recomienda ajustarlo a lo
establecido en la ley 715 de 2001 y decreto 4701 de 2008 y demás normas
concordantes.

Configurándose un,

2. Hallazgo administrativo

A pesar que el plan de Adquisiciones se encuentra adoptado y publicado en la

página del Secop, este no se ajusta a los lineamientos establecidos por el Artículo
4º del Decreto 1510 de 2013, hoy modificado por el Articulo 2.2.1.1.1.4.1 del
Decreto 1082 de 2015, debido a que le falta claridad y consistencia en el
contenido de este.

Configurándose un,

3. Hallazgo administrativo

A pesar que existen unos Estudios Previos en Todo los Contratos Auditados, estos
no están acorde a lo manifestado por el Art. 20 del decreto 1510 de 2013 ya que
carece de profundidad como por ejemplo la ausencia dentro de este estudio el
análisis de riesgo, la modalidad de selección del contratista no es clara así como
tampoco lo es la justificación, los fundamentos jurídicos, criterios para seleccionar
las ofertas más favorables.

Además no existe dentro del expediente el acta de apertura de la recepción de

ofertas, la evaluación de la o las ofertas recibidas con el aras de verificar si
cumplen o no cumplen con las especificaciones o condiciones para participar
dentro de la convocatoria.
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Configurándose un,

4. Hallazgo Administrativo

En lo referente con la hoja de vida de todos los contratos auditados se observó

durante la revisión al expediente que los contratistas no diligenciaron
adecuadamente el formato único de hoja de vida, incumpliendo los artículos 1 y
14 de la Ley 190 de 1995.

Configurándose un,

5. Hallazgo administrativo

En fase ejecución de la Auditoría a la Institución Educativa Santa María Goretti,

en lo referente al proceso contractual se observó que los certificados de Registro
Único Tributario – RUT, se presenta por parte de los contratistas con fecha de
Expedición que data del año 2008 y 2009 respectivamente en los contratos
número: 015 y 010 de 2014.

Configurándose un,

6. Hallazgo administrativo

Es importante destacar que los contratos revisados correspondientes a la

modalidad de prestación de servicios y suministros relacionados anteriormente no
se encuentran debidamente organizados y foliados en lo que respecta a los
documentos que obran dentro de los expedientes, los cuales deben ser
organizados y foliados de acuerdo a las normas vigentes y siguiendo un orden de
acuerdo a las etapas del proceso contractual, que son precontractual, contractual
y pos contractual, por lo que se recomienda ordenar y foliar todos estos
documentos contentivos en dichos expedientes.

3.1.1.1.3 Manual de reglamentos y procedimientos para la contratación

La Institución Educativa Santa María Goretti, no cuenta con un Manual de

Contratación debidamente aprobado y adoptado, incumpliendo lo estipulado en el
artículo 13 de la Ley 715 de 2001 y el artículo 17 del decreto 4791 de 2008.
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3.1.1.1.4 publicación en el secop.

El equipo luego de realizar la revisión correspondiente, pudo establecer que la

Institución Educativa Santa María Goretti, no está realizando la publicación de su
Proceso Contractual en el sistema electrónico de contratación pública SECOP,
durante la vigencia 2014, incumpliendo así lo establecido en el art. 19 del decreto
1510 de 2013.

3.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta

SE EMITE UNA OPINIÓN - Eficiente

3.1.1.3 Legalidad

SE EMITE UNA OPINIÓN - Eficiente

Todos los procesos se realizaron acorde con las normas que regula la materia.

3.1.1.4 Cumplimiento y Efectividad del Plan de Mejoramiento

SE EMITE UNA OPINIÓN- Cumple

En cumplimiento al Plan de Mejoramiento, el grupo Auditor pudo evidenciar en lo

que corresponde a la parte Presupuestal y Contable, se puede concluir que existe
una efectividad del 100%; quedando de esta forma subsanado los hallazgos No.
9,10,11,12,13,14,16,17, 18,19,20,21, y 22 en un 100%

Es de anotar que la I.E. Santa María Goretti no constituyó Caja Menor para la
vigencia 2014.

Con respecto a la parte de Contratación, los hallazgos relacionados en el plan de

mejoramiento podemos decir que fueron subsanados en el transcurso del año
2014 y 2015; Quedando los hallazgos No. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, y 15 corregidos en
un 100%.

Por otra parte podemos decir que la Institución Educativa Santa María Goretti se
encuentra cumpliendo con las actividades programadas en el Plan de
Mejoramiento.
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3.2 CONTROL FINANCIERO

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre la gestión financiera

es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

3.2.1 Gestión Presupuestal

SE EMITE UNA OPINION – Eficiente

3.2.1.1 Presupuesto

Como resultado de la auditoría adelantada, a la gestión financiera enmarcada

dentro del proceso presupuestal en desarrollo de la auditoría es propicio señalar
una vez evaluado dicho proceso en el cual se contempla la programación,
elaboración, presentación, estudio y aprobación, liquidación, modificaciones y
ejecución, que las fases evaluadas en el proceso cumple satisfactoriamente
con el objetivo enmarcado en el Estatuto Orgánico de Presupuesto (EOP), Decreto
111/1996 y en el decreto 4791 de 2008 que fija en detalle los conceptos
aplicables a las Instituciones Educativas.

Con fundamento en las precisiones anteriormente indicadas el concepto sobre el

Control Financiero a la gestión Presupuestal es favorable, en cumplimiento de la
evaluación de las siguientes variables:

3.2.1.1.1 Ejecución Presupuestal de Ingresos

La Institución Educativa María Goretti a través del Ordenador del Gasto presentó
proyecto de presupuesto para la vigencia fiscal 2014, ante el Consejo Directivo el
cual fue aprobado mediante acuerdo N° 004 de fecha 17 de diciembre del 2013,
el presupuesto inicial de ingresos y gastos aprobado ascendió a la suma de
$193.800.200,oo para la vigencia fiscal 2014, durante la misma vigencia se
aprobaron adiciones por valor de $13.761.103,oo y Reducciones por valor de
$16.454.900,oo, arrojando un presupuesto definitivo de $191.106.403,oo.
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EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS 2014

CONCEPTO PPTO ADICIONE RED PPTO RECAUDO % %

INICIAL S DEFINITIV S RE PRESUPUESTA
O C L
CERTIFICADOS Y 300.000 186.000 0 486.000 486.000 100 0,25%
CONSTANCIAS
ARRIENDO TIENDA 5.500.000 740.300 0 6.240.300 6.240.300 100 3,26%
ESCOLAR
ARRIENDO LOCAL 1.500.000 332.000 0 1.832.000 1.832.000 100 0,96%
FOTOCOPIADORA
OTROS ING. NO 2.500.000 0 2.500.000 0 0 0 0
TRIBUTARIOS
GRATUIDAD 182.900.00 0 13.856.00 169.044.00 169.044.00 100 88,46%
0 0 0 0
TRANSF. 1.000.000 11.005.560 0 12.005.560 12.005.560 100 6,28%
MUNICIPAL
CALIDAD
RECURSOS DEL 0 1.497.243 0 1.497.243 1.497.243 100 0,78%
BALANCE
OTRAS 100 0 100 0 0 0 0
TRANSFERENCIAS
DONACION 100 0 100 0 0 0 0
REND. FROS 100.000 0 98.700 1.300 1.300 100 0,01%
TOTALES 193.800.200 13.761.103 16.454.900 191.106.403 191.106.403 100 100%

La Institución Educativa María Goretti, obtuvo unos ingresos corrientes

apropiados y recaudados en la vigencia 2014 por un valor de $191.106.403,oo
con una participación del 100% en relación con el presupuesto definitivo.

Destacándose como mayor fuente de ingresos las transferencias por concepto de

Gratuidad, del cual se obtuvo un recaudo por valor de $169.044.000,oo
equivalente al 88,46%, del total recaudado por concepto de ingresos corrientes,
los demás recaudos equivalen al 11,54% del total del presupuesto definitivo, tal
como se muestra en la tabla anterior.

En conclusión los movimientos presupuestales efectuados en la Institución

Educativa María Goretti referente al presupuesto inicial de ingresos y dos
acuerdos de adiciones y dos de Reducciones, realizadas en el desarrollo de la
vigencia 2014, corresponden con las cifras reportadas en el formato de rendición
de cuentas No. 5 ejecución presupuestal de ingresos, lo que demuestra una
correcta aplicación al proceso presupuestal.
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3.2.1.1.2 Ejecución Presupuestal de Gastos

EJECUCION DE GASTOS 2014

CONCEPTO APROPIAC CREDITO CONTRA REDUC ADICION PPTO PAGOS %

ION S - ES DEFINITIV EJEC
INICIAL CREDIT O UCIÓ
OS N
Servicios 25.000.000 3.700.000 0 3.000.000 0 25.700.000 25.700.000 100%
Profesionales
Remuneración 26,000,000 6.750.000 3.000.000 0 16.250,000 16.250,000 100%
Servicios Técnicos
Compra de 30.500,000 0 3.801.280 0 0 26.698.720 26.698.720 100%
Equipos
Materiales y 47.000.000 2.000.000 0 2.000.000 1.197.243 48.197.243 47.614.45 98,79
Suministros 5 %
Mantenimiento 24.800.200 8.779.797 2.300.000 2.000.000 6.263.860 35.543.857. 27.202.000 76,53
%
Viáticos 1.000.000 1.000.000 0 0 0 0 0 0

Impresos y 5.000.000 7.300.000 772.000 0 6.000.000 17.528.000 11.528.000 65,76

Publicaciones %
Servicios Públicos 12.000.000 0 3,200,000 98.9000 300.000 9.001.100 8.323.374 92,47
%
Comunicación y 1.500.000 1.500.000 0 0 0 0 0
Transporte
Imprevistos 1.000,000 0 1.000.000 0 0 0 0 0

Realización Actos 9.000.000 0 0 0 0 9.000.000 9.000.000 100%

Deportivos
Seguros Generales 5.000.000 0 2.912.517 0 0 2.087.483 2.087.483 100%

Inscripciones y 2.000.000 0 2.000.000 0 0 0 0 0

Participaciones
Gastos Financieros 1.500.000 0 400.000 0 0 1.100.000 1.062.108 96,55
%

Gastos Generales 2.000.000 0 2.000.000 0 0 0 0 0

Proyectos 500.000 6.912.517 1.056.517 6.356.000 0 0 0 0

TOTALES 193.800.200 28.692.314 28.692.314 16.454.900 13.761.103 191.106.403 175.466.140 91,81

%

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos IE. María Goretti Vigencia 2014

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El presupuesto definitivo de ingresos y gastos para la Institución Educativa Santa

María Goretti en la vigencia 2014, ascendió a la suma de $191.106.403,oo alcanzó
un nivel de ejecución efectiva por valor de $175.466.140 equivalente al 91.82%,
las erogaciones realizadas se encuentran representadas en cada apropiación
según como se muestra en el cuadro anterior, quedando un saldo sin
comprometer por valor de $15.640.263.

De acuerdo a lo anterior se comprobaron los saldos de los extractos bancarios con

el saldo sin ejecutar de la ejecución de Gastos formato F06 y ejecución física
presentada en trabajo de campo, lo cual arroja un saldo en extractos bancarios de
la cuenta del Banco Caja Social a 31 de diciembre 2014 por valor de
$18.236.941,39; de tal saldo corresponde a cheques en tránsito la suma de
$2.602.066,oo; quedando realmente un saldo sin comprometer por valor de
$15.634.875,39.

Lo anterior nos arroja una diferencia por valor de $5.388,39; dicho valor fue
analizado en trabajo de campo por el grupo auditor y la contadora de la entidad,
quien comenta que ese valor corresponde a aproximaciones al múltiplo de mil en
los pagos de Retención en la Fuente, por lo que se le recomienda a la Institución
María Goretti, actualizar el programa de tal forma que los Cálculos de retenciones
sean aproximados al múltiplo de mil y de esta forma no se presentaría diferencias
en los saldos de los Extractos bancarios y la Ejecución Presupuestal de Gastos.

3.2.1.1.3 Cuentas por Pagar

Durante la vigencia evaluada no se evidencio acto administrativo de Constitución

de cuentas por pagar.

3.2.1.1.4 Cuentas por Pagar

La Institución Educativa, no constituyó cuentas por pagar al final de la vigencia
2014.

3.2.1.1.5 Austeridad en el Gasto Público

Se encuentran reglamentadas las políticas de austeridad en el gasto mediante

Resolución Nº 001 del 1 de septiembre de 2014, como lo establece el Decreto
1737 de Agosto 31 de 1998, y demás normas promulgadas por el Gobierno
Nacional, donde se determinan las medidas de austeridad y eficiencia y somete a
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condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades

públicas que manejan recursos del tesoro público.

Cabe resaltar que en dicha resolución emanada de la Institución Educativa Santa

María Goretti, dice que se hará uso del papel reciclado, igualmente se utilizara las
impresiones doble cara, las comunicaciones internas las manejaran a través de
las herramientas tecnológicas como la Web, y el correo institucional, igualmente
se prohíbe las afiliaciones a clubes sociales o similares y otros.

3.2.1.1.6 Ejecución del PAC

El PAC, es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual

de fondos disponibles y el monto máximo mensual de pagos de los
establecimientos públicos del orden nacional en lo que se refiere a sus propios
ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos se
harán teniendo en cuenta el PAC y se sujetarán a los montos aprobados en él.

Se evidenció que en la Institución Educativa elabora el flujo de caja anual del

Fondo de Servicios Educativos estimado.

De igual forma Se pudo evidenciar que la Institución Educativa María Goretti

maneja el presupuesto en el programa FENIX, el cual debe brindar la ejecución
del PAC sistematizado Mensualizado, por lo que se recomienda actualizar el
programa, para unos mejores resultados y transparencia en todos los registros y
actos Administrativos. Según el decreto 111 de 1998 y el Manual PAC expedido
por el Ministerio de Hacienda y crédito Público.

3.2.1.1.7 Verificación de la Rendición de Cuentas de la Vigencia 2014, del área

de Presupuesto de la Institución Educativa María Goretti.

La Institución Educativa Santa María Goretti, rindió la cuenta a la Contraloría de

Montería dentro de los términos establecidos por este ente de control y en los
formatos dispuestos para tal fin, con lo que la cuenta fue rendida oportunamente,
en los siguientes formatos correspondiente a la parte presupuestal así:

F05: Ejecución Presupuestal de Ingresos

F06: Ejecución Presupuestal de Gastos

F07: Ejecución Presupuestal de cuentas por pagar

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F10: Modificaciones al Presupuesto de Ingresos

F11: Modificaciones al Presupuesto de Egresos

F12: Ejecución PAC de la Vigencia 2014.

4. ANÁLISIS RESPUESTA AL INFORME PRELIMINAR

1. OBSERVACIONES ADMINISTRATIVAS
A. CONTROL DE GESTION
1. Condición Se verificó que la Institución Educativa Santa María Goretti, se encuentra
Descripción de registrada en el Sistema electrónico para la contratación pública, SECOP, que a
la situación pesar de esto, el ente auditado no está realizando la Publicación de su Proceso
irregular contractual durante la vigencia 2014.
encontrada
Respuesta de La Institución Educativa se acogerá a las recomendaciones dadas por el Equipo
la Entidad auditor, y subirá en esta vigencia fiscal los contratos suscritos a la Página del
Secop de la Institución.
Conclusión De acuerdo al derecho de contradicción la entidad acepta la observación, por
tanto, LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA SE MANTIENE.
2. Condición Revisado por el Equipo Auditor el Manual de Contratación se evidencio que no
Descripción de existe Acuerdo o Acto Administrativo donde se adopte dicho Manual de
la situación Contratación por parte de la Institución educativa, aunque esta presentó a este
irregular equipo el manual documentado físicamente, se recomienda ajustarlo a lo
encontrada establecido en la ley 715 de 2001 y decreto 4701 de 2008 y demás normas
concordantes.
Respuesta de La Institución Educativa se acogerá a las recomendaciones dadas por el Equipo
la Entidad auditor.
Conclusión De acuerdo al derecho de contradicción la entidad acepta la observación, por
tanto, LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA SE MANTIENE.
3. Condición A pesar que el plan de Adquisiciones se encuentra adoptado y publicado en la
Descripción de página del Secop, este no se ajusta a los lineamientos establecidos por el Artículo
la situación 4º del Decreto 1510 de 2013, hoy modificado por el Articulo 2.2.1.1.1.4.1 del
irregular Decreto 1082 de 2015, debido a que le falta claridad y consistencia en el contenido
encontrada de este.
Respuesta de La Institución Educativa se acogerá a las recomendaciones dadas por el Equipo
la Entidad auditor.
Conclusión De acuerdo al derecho de contradicción la entidad acepta la observación, por
tanto, LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA SE MANTIENE.
4. Condición A pesar que existen unos Estudios Previos en Todo los Contratos Auditados, estos
Descripción de no están acorde a lo manifestado por el Art. 20 del decreto 1510 de 2013 ya que
la situación carece de profundidad como por ejemplo la ausencia dentro de este estudio el
irregular análisis de riesgo, la modalidad de selección del contratista no es clara así como
encontrada tampoco lo es la justificación, los fundamentos jurídicos, criterios para seleccionar
las ofertas más favorables.
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Además no existe dentro del expediente el acta de apertura de la recepción de

ofertas, la evaluación de la o las ofertas recibidas con el aras de verificar si
cumplen o no cumplen con las especificaciones o condiciones para participar
dentro de la convocatoria.
Respuesta de La Institución Educativa se acogerá a las recomendaciones dadas por el Equipo
la Entidad auditor.
Conclusión De acuerdo al derecho de contradicción la entidad acepta la observación, por
tanto, LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA SE MANTIENE.
5. Condición En lo referente con la hoja de vida de todos los contratos auditados se observó
Descripción de durante la revisión al expediente que los contratistas no diligenciaron
la situación adecuadamente el formato único de hoja de vida, incumpliendo los artículos 1 y
irregular 14 de la Ley 190 de 1995.
encontrada
Respuesta de La Institución Educativa se acogerá a las recomendaciones dadas por el Equipo
la Entidad auditor.
Conclusión De acuerdo al derecho de contradicción la entidad acepta la observación, por
tanto, LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA SE MANTIENE.
6. Condición En fase ejecución de la Auditoría a la Institución Educativa Santa María Goretti, en
Descripción de lo referente al proceso contractual se observó que los certificados de Registro
la situación Único Tributario – RUT, se presenta por parte de los contratistas con fecha de
irregular Expedición que data del año 2008 y 2009 respectivamente en los contratos
encontrada número: 015 y 010 de 2014.
Respuesta de La Institución Educativa se acogerá a las recomendaciones dadas por el Equipo
la Entidad auditor.
Conclusión De acuerdo al derecho de contradicción la entidad acepta la observación, por
tanto, LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA SE MANTIENE.

5. RELACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron Seis (06) hallazgos

administrativos.

5.1. HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS

Para las áreas examinadas se detallan los hallazgos administrativos detectados en

la auditoria con el propósito de ser incluidos en el plan de mejoramiento que debe
formular la Institución Educativa Santa María Goretti, suscrito por el Ordenador del
gasto, conjuntamente con el jefe de la oficina de Control Interno del Municipio de
Montería.
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CONTRATACIÓN
1. Condición Se verificó que la Institución Educativa Santa María Goretti, se
Descripción de la encuentra registrada en el Sistema electrónico para la contratación
situación irregular pública, SECOP, que a pesar de esto, el ente auditado no está
encontrada. realizando la Publicación de su Proceso contractual durante la
vigencia 2014..
Criterio Artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.
Causa Falta de conocimiento de los Requisitos.
Efecto Registros poco útiles, poco significativos e inexactos.
2. Condición Revisado por el Equipo Auditor el Manual de Contratación se evidencio que
Descripción de la no existe Acuerdo o Acto Administrativo donde se adopte dicho Manual de
situación irregular Contratación por parte de la Institución educativa, aunque esta presentó a
encontrada. este equipo el manual documentado físicamente, se recomienda ajustarlo a
lo establecido en la ley 715 de 2001 y decreto 4701 de 2008 y demás
normas concordantes.
Criterio Ley 715 de 2001 y decreto 4701 de 2008 y demás normas concordantes.
Causa Desconocimiento de las normas.
Efecto Control inadecuado de actividades.
3. Condición A pesar que el plan de Adquisiciones se encuentra adoptado y
Descripción de la publicado en la página del Secop, este no se ajusta a los
situación irregular lineamientos establecidos por el Artículo 4º del Decreto 1510 de
encontrada. 2013, hoy modificado por el Articulo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto
1082 de 2015, debido a que le falta claridad y consistencia en el
contenido de este.
Criterio Artículo 4º del Decreto 1510 de 2013.
Causa Falta de procesos de capacitación.
Efecto Inefectividad a la hora de realizar el trabajo ya que no se realiza de
acuerdo a las normas establecidas.
4. Condición A pesar que existen unos Estudios Previos en Todo los Contratos Auditados,
Descripción de la estos no están acorde a lo manifestado por el Art. 20 del decreto 1510 de
situación irregular 2013 ya que carece de profundidad como por ejemplo la ausencia dentro de
encontrada. este estudio el análisis de riesgo, la modalidad de selección del contratista
no es clara así como tampoco lo es la justificación, los fundamentos
jurídicos, criterios para seleccionar las ofertas más favorables.

Además no existe dentro del expediente el acta de apertura de la recepción

de ofertas, la evaluación de la o las ofertas recibidas con el aras de verificar
si cumplen o no cumplen con las especificaciones o condiciones para
participar dentro de la convocatoria.
Criterio  Art. 20 del decreto 1510 de 2013.

Causa Falta de conocimientos o requisitos.

Efecto Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos.
5. Condición En lo referente con la hoja de vida de todos los contratos auditados se
Descripción de la observó durante la revisión al expediente que los contratistas no
situación irregular diligenciaron adecuadamente el formato único de hoja de vida,
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encontrada. incumpliendo los artículos 1 y 14 de la Ley 190 de 1995.

Criterio
Causa Falta supervisión y control en desarrollo del proceso contractual.
Efecto Incumplimiento de la norma dispuesta en lo relacionado con la
revisión de los soportes que presenta el contratista.
6. Condición En fase ejecución de la Auditoría a la Institución Educativa Santa María
Descripción de la Goretti, en lo referente al proceso contractual se observó que los certificados
situación irregular de Registro Único Tributario – RUT, se presenta por parte de los contratistas
encontrada. con fecha de Expedición que data del año 2008 y 2009 respectivamente en
los contratos número: 015 y 010 de 2014.
Criterio Artículo 555 de la ley 863 de 2003 numeral 2 y 19 del Estatuto Tributario.
Causa Falta supervisión y control en desarrollo del proceso contractual.
Efecto Incumplimiento de la norma dispuesta en lo relacionado con la revisión de
los soportes que presenta el contratista.

6. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE OBSERVACIONES

Vigencia 2014

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 6

2. DISCIPLINARIOS 0
3. PENALES 0
4. FISCALES 0
TOTALES (1, 2, 3, y 4) 6

Se firma por los auditores que intervinieron en el proceso auditor:

YUCENIS CARDENAS RAMIREZ SARA BERRIO DEL TORO

Auditora- Líder Comisión Auditoría Auditora

OTILIA PERALTA CONTRERAS

Auditora
Elaboró: Grupo Auditor
Revisó: RSL