Barquisimeto, 25 de septiembre de 2019.

Para: Gerencia
De: Administración
Asunto: En el texto

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR Y RECURSOS HUMANOS

Cuentas Por Pagar

 Actualizar asistencia de personal semanal (transporte, Administración y Vigilancia)

 Revisar los correos Gmail.
Administración (suministroslara@gmail.com)------Clave: 17112000
Compras (suministroslaracompras@gmail.com)---Clave: 17112000

Banco Provincial Empresas.

Ingresar al banco Net Cash Provincial
1. consultas
2. informacion de cuentas
3. Movimientos del día
4. Saldo

Consulta de movimientos de días anteriores.

1. Consultas
2. informacion de cuentas
3. historico de movimientos
4. por rango de fecha: colocar el día que se quiere exportar
5. luego se descarga el archivo en Excel y se guarda en el → servidor → Recursos
Humanos → Estado de Cuenta→ Provincial.
Donde se encuentra todos los estados de cuentas por mes.

 Cuadro De Cuentas Por Pagar a Diario.

1. Ruta → servidor → Recursos Humanos → Estado de Cuenta. Se actualiza

verificando a diario el saldo de los bancos disponibles según banco.
 Seguidamente se procede a conciliar de acuerdo con el cuadro de cuentas por
pagar proveedores.
2. Luego verificar lo que se programo por pagar y lo que salió del banco con lo
que está registrado en el cuadro de cuentas por pagar.

PAGOS A PROVEEDORES

Programar pagos a proveedores según días de créditos o si son a contados. Verificar con el
proveedor cuantos días de créditos tiene la factura.

PROVEEDORES QUE AUN MANTIENEN DESCUENTO POR PRONTO PAGO

INVERSIONES SELVA

 10% si cancela al momento de recibir el despacho.

 5% si el cliente paga en la mitad de sus días de crédito (día 2 ó 3 cuando se tiene 5 días
de crédito).
 3% de descuento si el cliente paga en sus días de crédito (máximo 5 días). Si el Cliente

disfruta de más de 10 días de Crédito, el descuento del 3% será sólo si cancela

en un máximo de 10 días.

COMO INCLUIR FACTURAS DE SERVICIOS EN EL SISTEMA SAINT

 Modulo de compras

1. compras
2. Seleccionar el proveedor
3. Depósito: 001
4. Incluir Nro. De factura
5. seleccionar servicio y la cuenta que corresponda
6. colocar la base imponible y totalizar
7. seguidamente colocar el impuesto que corresponda ya sea 16%
8. Nro. De control
9. fecha de factura
10. imprimir retención
NOTA: entregar una retención y una copia de factura al departamento de contabilidad.
PAGOS DE PROVEEDORES EN EL SISTEMA SAINT (MODULO BANCO)

1. Cuentas por pagar

2. selecciona proveedor
3. pago o abono
4. aceptar
5. Nro. De recibo (numero de la transferencia)
6. describir la factura que se está cancelando
7. seleccionar banco, nro. De recibo nuevamente
8. seleccionar la cuenta de cuentas por pagar proveedores
9. finalmente actualizar e imprimir recibo

PAGOS A PROVEEDORES DESDE EL BANCO PROVINCIAL NET CASH

1. pagos
2. proveedores
3. crear
4. modificar la fecha de proceso (debe ser la fecha de cuando se hará efectivo)
5. Nro de recibo es el mismo número de la nota de debito
6. seleccionar proveedor
7. monto a transferir
8. terminar
9. aceptar
10. imprimir
11. volver
12. finalizar
13. aceptar

NOTA: En caso de ser un proveedor nuevo la forma de incluirlo en la página del

banco provincial NET CASH es la siguiente:
PASOS
1. Pagos
2. Proveedores
3. Proveedores afiliados
4. Crear
5. Nro. de Rif si es persona jurídica, en caso de ser una persona natural solo el
número de cédula iniciando con la V.
6. Nombre jurídico o personal
7. Número de cuenta
 8. Persona contacto
9. Correo
10. Aceptar

NOTA 1: Una vez ya realizado los pagos se debe escanear la retención, soporte de pago y
retención, enviarlo por correo, así mismo notificar a su proveedor por medio de una
llamada telefónica que su pago ya está listo, y que deben devolver la retención firmada y
sellada por la misma vía correo.

LIMITES DE PAGOS POR TRANSFERENCIA TERCEROS PROVINCIAL Y OTROS BANCOS

Pagos a proveedores: 10.000.000,00 DIARIOS

DIAS DE PAGOS IMPORTANTE (SERVCIOS Y GOBIERNO)

 CANTV: los primeros 5 días hábiles de cada mes

Teléfonos: 0251-2377754/2377264, ya registrados en provincial Dionelis Sánchez
Servicios → seleccionar N de teléfono → consultar deuda → pagar.
Por internet: se busca por la pagina Web de cantv los 2 numeros..0251-2377754 y
0251- 2377264 se imprime la planilla y luego se le transfiere a Roger para que
cancele.

 HIDROLARA: los primeros 5 días hábiles de cada mes

Pasos: Se envía al mensajero para que pida deuda y luego se le transfiere a su
cuenta para qué su cancelación.

 CORPOLEC: se cancela los primeros 5 días hábiles de cada mes. Se debe llamar a
corpolec y pedir saldo actual El monto total se transfiere a la cuenta de Rogers, el
se encarga de culminar el proceso o en caso al mensajero cuando habiliten una
oficina ya que no están funcionando.

Nro. De Corpolec: 05005020000

Números de contrato:

1. 0217115-5 → Suministros Lara

2. 0200392-9 → Dionelis Sánchez → Apartamento
3. 0656388-K → Dionelis Sánchez →Casa
 FAOV: los primeros 5 días hábiles de cada mes.
Ruta de la carpeta → servidor → Recursos Humanos →carpeta Faov.
Hay un documento en Excel faov 2019, colocar monto devengado en el mes por
trabajador. Luego se imprime y con esa hoja de cálculo y luego se va a la página de
internet, Banavih en línea, en el panel izquierdo cargar nomina, luego aparece la
lista de los trabajadores y luego modificar el monto por trabajador. Al terminar con
cada uno de los trabajadores salir y buscar el panel izquierdo planilla de pago y
luego imprimir.
Usuario: J30759341501
Clave: sumilara (cargar nomina manual uno a uno)

 SEGURO SOCIAL: los primeros 5 días hábiles de cada mes.

Nro. Patronal: L18313137
Clave: 07380292
Ingresar a la pagina por internet instituto de los seguros sociales, para incluir y
exclusión de trabajadores y sacar los trabajadores activos y factura de pago
aparece en la página principal → opción →Sistema Tiuna → orden de pago.

INCES: la declaración es trimestral y se hace los primeros 5 días habíles de cada

trimestre Ruta de la carpeta → servidor → Recursos Humanos →carpeta Inces.
Colocar monto devengado en el mes por trabajador. Luego se imprime y con esa
hoja de cálculo se procede a pagar por Banco Mercantil.

PAGO DE NOMINA

NOMINA OBRERO: Es semanal y se programa todos los miércoles para cancelar los
viernes, Ruta de la carpeta → servidor → Recursos Humanos →carpeta Nomina
Obreros ( es un documento nomina en Excel)
Nomina de vigilancia se encuentra en esa misma carpeta nomina, la cual se le
cancela Arturo dependiendo de cuantos días se queda a la semana.
En la misma carpeta están los recibos de cada trabajador, Luego se imprimen los
recibos de pago para ser procesados por Sistema Saint bancos.
Bancos →Transacciones →transacciones→ seleccionar bancos →datos trabajador
→ cuentas contables y se imprime el recibo para ser archivado.

NOMINA ADMINISTRATIVA: Es quincenal se programa 2 días antes de la quincena.

Ruta de la carpeta → servidor → Recursos Humanos →carpeta Nomina
administración (es un documento nomina en Excel) En la misma carpeta están los
recibos de cada trabajador, Luego se imprimen los recibos de pago para ser
procesados por Sistema Saint bancos.
Bancos →Transacciones →transacciones→ seleccionar bancos →datos
trabajador → cuentas contables y se imprime el recibo para ser archivado.

NOMINA GERENCIA: Es quincenal se programa 2 días antes de la quincena.

Ruta de la carpeta → servidor → Recursos Humanos →carpeta Nomina
administración (es un documento nomina en Excel) En la misma carpeta están los
recibos de cada trabajador, Luego se imprimen los recibos de pago para ser
procesados por Sistema Saint bancos.
Bancos →Transacciones →transacciones→ seleccionar bancos →datos trabajador
→ cuentas contables y se imprime el recibo para ser archivado.

BONO POR VENTAS (nomina quincenal diohaisy): Es quincenal se programa 2 días

antes de la quincena.
Ruta de la carpeta → servidor → Recursos Humanos →carpeta Nomina
administración (es un documento nomina en Excel) En la misma carpeta están los
recibos de cada trabajador, Luego se imprimen los recibos de pago para ser
procesados por Sistema Saint bancos.
Bancos →Transacciones →transacciones→ seleccionar bancos →datos
trabajador → cuentas contables y se imprime el recibo para ser archivado

BONIFICACION ESPECIAL (COMISIONES POR VENTAS): Se cancela semanal el 80%

semanal y los 5 de cada mes se cancela la diferencia 20%, esa información será
suministrada por departamento de cuentas por cobrar, Para el proceso de pago
Ruta de la carpeta → servidor → Recursos Humanos →carpeta Nomina
comisiones de ventas.

BONIFICACION ESPECIAL (ADMINISTRACION): Se cancela semanal el 80% semanal

y los 5 de cada mes se cancela la diferencia 20%, esa información será
suministrada por departamento de cuentas por cobrar, Para el proceso de pago
Ruta de la carpeta → servidor → Recursos Humanos →carpeta Nomina
comisiones de ventas.

BONIFICACION ESPECIAL (COMISIONES TRANSPORTE): Ruta de la carpeta →

servidor → Recursos Humanos →carpeta Nomina →comisiones de transporte, se
toman las guías de cargas y se vacían la información en el cuadro de Excel ya tiene
 formulas y luego se imprimen y luego se cancela semanal el 80% semanal y los 5
de cada mes se cancela la diferencia 20%, esa información será suministrada por
departamento de cuentas por cobrar, Para el proceso de pago Ruta de la carpeta
→ servidor → Recursos Humanos →carpeta Nomina →Ingresos tabla de pago.

PAGO DE CESTATICKET SOCIALISTA: Ruta de la carpeta → servidor → Recursos

Humanos →cesta ticket. Hay dos archivos uno en Excel que se calcula los días
trabajados y se imprime y luego se va a la carpeta de la planilla y se vacía la
información ese archivo es el que se adjunta en el portal de sodexo. Luego va a la
página de cliente sodexo y en la opción multi pass se carga el pedido ya actualizado
en el servidor e imprimir la factura seleccionar la forma de pago es transferencia y
la fecha de pago y luego se imprime para ir a provincial a pagar.

Se cancela a todos los trabajadores los primeros 5 días continuos de cada mes.

TODA NOMINA PAGADA DEBE SER PROCESADA POR EL SISTEMA SAINT Y LUEGO
NET CASH BBVA
MODULO DE BANCOS SISTEMA SAINT
 PASO 1
1. Transacciones
2. Nota de debito
3. Beneficiario(nombre del trabajador)
4. Cuentas correspondiente a la nómina (Asignaciones y deducciones)
5. Descripción del pago. Ejemplo: quincena desde el 01-10-17 hasta el 15-10-17
6. Imprimir

 PASO 2
Entrar al banco provincial NET CASH BBVA y programar nomina
Se realiza de la siguiente manera:
 Pagos
 Nominas
 Fecha de proceso(es el día que se hará efectiva la nómina)
 Nro. de nota de débito (el mismo que tiene el recibo de pago impreso)
 Ordenar de manera alfabética
 Seleccionar trabajadores
 Finalizar
 Imprimir
 aceptar
 PASO 3
Se entrega a cada trabajador el recibo de pago para ser firmado con nombre
legible, cedula, fecha y huella.
 PASO 4
Se le entrega una copia al trabajador y la otra es para el archivo de su carpeta
personal.

ARCHIVO

PROVEEDORES: Desglosar en dos juegos una original y una copia

Originales: Se archivan en las carpetas de lomo ancho que se encuentran por mes de
acuerdo al mes que se cancelo es que debe archivar.

Copias: Cada proveedor tiene su carpeta archivar donde corresponda, si el proveedor

aun no tiene su carpeta identificada es porque es nuevo y se debe archivar en la
carpeta de proveedores varios.

TRABAJADORES: Desglosar en dos juegos una original y una copia

Originales: Se archivan en las carpetas de lomo ancho que se encuentran por mes de
acuerdo al mes que se cancelo es que debe archivar.

Copias: Cada trabajador debe tener su carpeta identificada, allí se archivan los recibos
de pagos de manera ordenada.

Atentamente

Tegsi Brito