INFORME TÉCNICO FINAL

PROYECTO“CONSERVACIÓN EMERGENTE DE LA

COLECCIÓN DE 301 BIENES DOCUMENTALES DE LA

BIBLIOTECA DEL CONVENTO SAN AGUSTÍN.

QUITO – ECUADOR”

Mgs Ramiro Endara Martínez

Director Ejecutivo Fundación Conservartecuador

Quito, 12 de Octubre de 2017

1
 ÍNDICE

Pag.

Introducción .………...……………………………………………………………… 3

Antecedentes ………………………………..………………………………………. 4

Metodología de trabajo.

Primera Etapa. Actividades desarrolladas ……………………………….…………. 5

Segunda etapa. Actividades desarrolladas …………………………………………. 6

Recomendaciones ……..……………………………………………………………. 31

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 INTRODUCCIÓN

El presente informe describe las actividades ejecutadas en el Proyecto

“Conservación emergente de la colección de bienes documentales de la Biblioteca

del Convento San Agustín. Quito - Ecuador” desarrollado durante los meses

comprendidos entre junio y septiembre del presente año, en las instalaciones del

Convento San Agustín, ubicado entre las calles Guayaquil y Flores con Chile,

dentro del Casco Histórico de la ciudad de Quito.

El proyecto original contempla la atención del total de la colección compuesta por

aproximadamente 18.000 libros, no obstante, debido al monto de financiación

obtenido, se procedió a segmentarlo, asumiendo para esta etapa la atención de un

total de 301 libros, en un lapso de tiempo de cuatro meses, durante la cual se

ejecutaron actividades orientadas a de abordar problemas que atentan contra los

documentos que forman parte de la colección de la Biblioteca con la finalidad de

favorecer su longevidad, procediendo al establecimiento de aquellas más

convenientes de acuerdo a los problemas presentes, los recursos obtenidos y el

tiempo de ejecución del proyecto.

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 ANTECEDENTES

En el mes de mayo de 2017 el Proyecto “Conservación de la colección de bienes

documentales de la Biblioteca del Convento San Agustín. Quito - Ecuador”

propuesto por la Fundación Conservartecuador fue seleccionado por la Fundación

Príncipe Claus de Holanda para ser financiado con la cantidad de 20.000,00

Euros.

Se elaboró una propuesta de Intervención que incluyó la determinación y

selección de acciones orientadas a la estabilización de 301 libros patrimoniales

que forman parte de la Colección de la Biblioteca del Convento de San Agustín,

partiendo del análisis de los datos arrojados en el diagnóstico general sobre el

estado de conservación de la colección realizado el 17 de junio de 2016, el cual

permitió conocer las condiciones del repositorio, el tipo de mobiliario, las

condiciones de almacenamiento, los tipos de materiales y los deterioros presentes

en los documentos.

Durante esta visita realizada para el diagnóstico se observó un evidente proceso de

deterioro del patrimonio documental, debido a la presencia de suciedad

generalizada, falta de mantenimiento dentro del repositorio, inadecuadas

condiciones de almacenamiento y hongo activo en algunos documentos como

consecuencia de la alteración de los niveles de humedad por una filtración

originada por fallas en la tubería de un baño ubicado sobre la biblioteca. Partiendo

de estos datos se estableció la ejecución de las actividades que se describen a

continuación.

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 METODOLOGÍA DE TRABAJO

PRIMERA ETAPA.

Habilitación del espacio destinado para taller, adquisición de materiales y

equipos, solicitud de aprobación para el inicio del proyecto por parte del

Instituto Nacional de Patrimonio Cultural y conformación del equipo

encargado de la selección de los 301 libros a atender.

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

El proyecto se inició con la instalación de un taller provisional dentro del área

destinada por la comunidad religiosa para este fin, para lo cual se dispuso el salón

San Agustín ubicado en el ala oriental del segundo piso de la edificación.

Una vez instalado el taller, el Instituto Nacional de Patrimonio Cultural designó a

la Especialista Mayra Pullas como responsable para realizar el seguimiento del

proyecto, quien sugirió la conformación de un equipo para la selección de los 300

libros a atender, quedando esta tarea dividida entre la comunidad, que seleccionó

algunos documentos para ellos importantes, la Magister Graciela Mascareño quien

seleccionó algunos documentos a partir de la evaluación de los riesgos que corrían

debido a las inadecuadas condiciones de almacenamiento y el Bibliotecario

Gustavo Salazar quien seleccionó en función, no solo a la antigüedad del

documento, sino a la temática de su contenido, su importancia para la comunidad,

el país y la humanidad, posteriormente se unió el Licenciado José María Sanz,

quien aportó información a partir de su especialidad en lenguas antiguas y

conocimiento del libro antiguo.

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Posteriormente, el Instituto Nacional de Patrimonio Cultural, designó a dos

funcionarios más para realizar el seguimiento, Christian Saltos y Michelle Arroyo.

SEGUNDA ETAPA.

Traslado, registro, fotodocumentación, elaboración del diagnóstico de estado

de conservación y limpieza de los documentos.

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Simultáneo a la selección de los documentos, se trabajó en las actividades de

conservación establecidas. Se realizó la intervención por estaciones de trabajo,

contemplando etapas estructuradas de actividades debidamente identificadas

dentro del taller, lo que permitió una mejor organización y desempeño del trabajo.

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Debido a la dificultad de realizar algunas actividades dentro del área de la

biblioteca por lo saturado del espacio en cuanto a mobiliario y documentos, así

como por el alto tránsito de visitantes en los espacios del Convento, lo que

obligaba a mantener la puerta de la Biblioteca cerrada, se tomó la decisión de

realizar la mayoría de las actividades dentro del área del taller, dejando dentro del

área de la biblioteca la selección de los documentos y la revisión de algunas fichas

del catálogo.

TRASLADO DE LIBROS

Una vez seleccionado cada libro se procedió a su traslado al taller de la siguiente

manera:

Los libros de formato pequeño se trasladaron dentro de un contenedor plástico

forrado por dentro con papel, dicho contenedor era transportado por dos

auxiliares de conservación.

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Los libros de formato grande se trasladaron sobre una estructura de acrílico

forrada con papel, trasportados en un máximo de dos libros por persona.

El Cantoral de las Fiestas de San Agustín, por ser un libro de gran formato y peso

y no estar protegido con estuche, se trasladó sobre una superficie de madera

forrada en papel, planificando previamente los movimientos y el tránsito por las

escaleras, esta acción fue realizada por dos personas, acompañadas de dos

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personas más, quienes fotodocumentaron el proceso y portaron una mesa liviana,

con la finalidad de realizar descansos durante el trayecto.

El resto los cantorales fueron trasladados dentro de sus cajas, transportados entre

dos personas, asistidas por dos personas adicionales que permitieron hacer

cambios y evitar accidentes durante el trayecto.

REGISTRO DE LIBROS SELECCIONADOS

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Al ingresar el documento en el taller, se procedió a su registro en la ficha de

RELACIÓN DE OBRAS SELECCIONADAS, en la cual se le asignó el código

de proyecto, se colocó el título, autor, lugar y fecha de elaboración del documento

y el número de registro que ya existía en una cota pequeña con borde dentado y

marco azul que presentaron la mayoría de los libros (Ver anexos), el cual está

también escrito en grafito en la primera hoja de los documentos, con este número

se verificaba en el catálogo de la biblioteca si existía alguna ficha sobre el libro,

los resultados fueron infructuosos en un alto porcentaje.

FOTODOCUMENTACIÓN

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El proceso de fotodocumentación se realizó dentro del taller, donde fue instalado

un set que permitió la captura de imágenes bajo un protocolo de mínima

manipulación de los libros, sin descuidar los detalles existentes. Las imágenes

capturadas fueron: en su estructura externa, tapas, lomo y cantos e internamente

portadas y aquellas páginas que tenían información relevante como grabados,

firmas de personas importantes dentro de la historia ecuatoriana, así como

también, fueron fotodocumentados los encartes o testigos encontrados dentro de

algunos libros, a fin de dejar registros de información de vida del documento.

El libro de Coro de las Fiestas de San Agustín, debido a que es un documento

importante para la comunidad y que presenta particularidades en cuanto a su

formato, estructura y contenido, fue fotodocumentado en su totalidad, haciendo

énfasis en los detalles que presenta, tanto de elaboración como de deterioros.

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Las imágenes de cada libro, junto con la de las fichas de diagnóstico del estado de

conservación, fueron almacenadas en carpetas digitales, destinándose una para

cada documento.

DIAGNÓSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS.

Cuando cada libro ya estuvo fotodocumentado, se procedió a realizar el

diagnóstico de estado de su conservación, utilizando la ficha que presentamos a

continuación:

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El total de las fichas se almacenó por orden numérico consecutivo, en una carpeta

archivadora.

RESGUARDO DE ENCARTES O TESTIGOS ENCONTRADOS DENTRO

DE LOS LIBROS.

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Los encartes o testigos encontrados dentro de algunos libros fueron ubicados

dentro de un protector de papel, en el que se colocó el número de código de

proyecto del libro y la página donde fue hallado, con la finalidad de separarlo

físicamente del libro, pero no perder la conexión que ha tenido con este, pues

forma parte de la vida del documento.

LIMPIEZA DETALLADA DE LOS LIBROS.

La limpieza de los libros se realizó en el taller, dentro de dos campanas de

extracción portátiles, construidas especialmente para el proyecto, con acrílico,

conectadas a una aspiradora con trampa de agua para evitar la dispersión del polvo

y los contaminantes atmosféricos.

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Como herramientas se utilizaron pinceles, brochas de cerdas suaves y espátulas

finas para ayudar en la manipulación de las hojas y el procedimiento fue la

limpieza detallada del documento, tapas por fuera, por dentro y hoja por hoja de

todo el documento.

No se encontraron documentos húmedos ni con hongo activo, ya que la filtración

ocurrida en el 2016 fue atendida y al desarrollarse el proyecto en época de verano

el ambiente se encontraba seco, así como el soporte de los documentos, por lo que

el control microbiológico se obtuvo por el cambio de estación climática, pudiendo

ser limpiados sin la necesidad de aplicar productos químicos ni ocasionar

manchas.

LIMPIEZA DETALLADA DE LOS LIBROS DE CORO ALMACENADOS

EN ESTUCHES PROTECTORES.

En este caso se procedió de manera específica con cada documento, debido a que

presentan daños graves que requirieron mínimas acciones sobre el soporte. En

algunos documentos se limpiaron los bordes y el área de unión de folios con

brochas y/o pinceles de cerdas suaves o algodón, otros que no presentaban bordes

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sin escritura, pues fueron mutilados, sólo se limpiaron en el área de unión de

folios, donde se encuentra la costura. En otros casos sólo se aplicó soplido de aire

controlado. En la ejecución del proceso de conservación de todos los libros de

coro se respetó el área de la grafía, evitando tocarla, pues todos estos libros tienen

serios problemas de deterioro tanto de las tintas como del soporte, debido a que

sufrieron daños de afectación por humedad e inadecuada atención posterior a esta.

Todos los estuches protectores de los libros de coro fueron aspirados y limpiados

con brochas interna y externamente, luego en su parte externa, se completó su

limpiza con borrador de vinil debido a que presentaban exceso de suciedad. Una

16
vez finalizado el proceso, los libros fueron colocados nuevamente en su respectivo

estuche.

ATENCIÓN ESPECIAL DEL LIBRO DE CORO DE LAS FIESTAS DE

SAN AGUSTÍN.

Al libro de coro de las fiestas de San Agustín se le realizó el diagnóstico de su

estado de conservación de manera detallada a cada folio y su encuadernación (ver

informe anexo). Su limpieza se ejecutó de manera minuciosa con pinceles y

brochas de cerdas suaves, cuidando de no tocar la grafía.

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Debido al corto tiempo con el que se contó para la ejecución del proyecto, se

trabajó en etapas que pudieran servir para una futura intervención de la totalidad

de este libro de coro y permitieran sugerir ciertos procedimientos que contribuyan

a mejorar el estado actual del documento, en este sentido, la directora técnica del

proyecto realizó diversas pruebas que se describen a continuación:

Pruebas puntuales en la cubierta de la tapa posterior para retirar el repinte que

presenta, lo cual permitió ver el trabajo en bajo relieve tipo filinagra que lo decora

y que forma parte del diseño original del libro.

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19
Se procedió a limpiar con borrador de vinil en virutas pequeñas áreas libres de

grafía de algunos folios, con lo cual se logró buenos resultados, pues se pudo

retirar la suciedad y acumulación de partículas de polvo fino presentes que hacía

ver opaco el soporte, así mismo, se logró retirar con isopos ligeramente húmedos,

las manchas ocasionadas por tintas corridas presentes, permitiendo realzar la

belleza de la escritura.

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Algunas áreas libres de grafía, pero con restos de tintas desprendidas, se limpiaron

de forma mecánica y posteriormente con isopos ligeramente húmedos.

Se realizaron pruebas de solubilidad de tintas en pequeñas zonas de los marcos de

los folios decorados con pinturas de motivos florales de diversos colores,

pudiéndose constatar la alta solubilidad de estas en presencia de agua.

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Para contar con un estudio técnico de mayor profundidad, ejecutado con equipos

especiales, se solicitó al Instituto Nacional de Patrimonio Cultural la realización

de los siguientes análisis de laboratorio:

- Análisis para determinar la existencia de sustancias aplicadas en la superficie

del soporte.

- Análisis de pigmentos por FRX (Fluorescencia de Rayos "X") y por SEM

(Microscopia Electrónica de Barrido).

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- Análisis de colorantes por TLC (Cromatografía de capa fina)

- Análisis de pH.

- Análisis de fibras de cordel de la costura.

Toma de muestras mediante el uso del analizador portátil por fluorescencia de

rayos x para determinar composición química elemental

REPARACIÓN DE DAÑOS MENORES Y ETIQUETAS DESPRENDIDAS

O CON DESGARROS.

Con la finalidad de evitar pérdidas de pequeñas zonas desprendidas parcial o

totalmente de la encuadernación o cubierta y de las etiquetas donde constan los

diversos números de registro que presentan los libros (cotas), se decidió proceder

a restaurarlas utilizando methilcelulosa para pegarlas de nuevo.

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24
COLOCACIÓN DE FAJAS A LIBROS DE PEQUEÑO FORMATO.

A algunos libros de pequeño formato que presentaron fuerte deformación de sus

estructuras, se les colocó una faja de pellón con la finalidad de mantenerlos

cerrados y proteger el cuerpo del libro.

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ALMACENAMIENTO

Finalizado el proceso de limpieza de grupos aproximados de 50 libros, se

procedió a su traslado hacia el Salón Santa Mónica, ubicado en el segundo piso,

ala oriental de la edificación, al lado del Salón San Agustín donde funcionó el

taller, para su respectivo almacenamiento en estanterías de metal, las cuales una

vez almacenado la totalidad de los documentos, fueron cubiertas con láminas de

pellón para proteger los documentos del polvo y la fuerte contaminación

atmosférica que presenta la zona donde se ubica el Convento.

Se decidió no restaurar los libreros de madera sino utilizar estanterías de metal,

pues resultan más convenientes para el almacenamiento de las colecciones

documentales, ya que las de madera exudan resinas y resultan ácidas, lo que suele

afectar a los documentos, pues la acidez migra a estos, los acidifica y les produce

manchas, además sufren dilataciones y contracciones con los cambios de

temperatura y humedad lo que las debilita, pudiendo llegar a romperse su

estructura.

Las estanterías fueron numeradas y a partir de esta numeración se elaboró una

lista que permite ubicar los documentos en las bandejas de cada estantería. (Ver

lista anexa).

La colección atendida en el proyecto permanecerá en este espacio de manera

provisional hasta tanto se resuelvan los problemas de infraestructura de la

Biblioteca.

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MEDICIÓN DE PARÁMETROS AMBIENTALES

Desde el inicio del proyecto, se realizó diariamente dos mediciones de parámetros

ambientales, una en la mañana y una en la tarde, en el área de la biblioteca, el

taller y el repositorio provisional, mediante la utilización de un sicrómetro digital.

Posteriormente se colocaron un termohigrómetro y un datalogger facilitados por el

Instituto Nacional de Patrimonio Cultural, con la finalidad de constatar medidas y

suministrar mayor información.

Las mediciones realizadas arrojaron resultados que demostraron variaciones

bruscas en los niveles de humedad dentro de un mismo día y entre días soleados,

nublados o lluviosos, con diferencias de hasta 12 puntos, pues osciló entre 40% y

52%. Por el contrario, en los niveles de temperatura no se observaron variaciones

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tan acentuadas, pues las fluctuaciones estuvieron entre los 16 y 20.9 grados

centígrados.

TRASLADO, LIMPIEZA Y PROTECCIÓN DE MAPAS.

Como actividad extra, no contemplada inicialmente en el proyecto, se decidió

atender un lote de 14 mapas y una obra gráfica que se encontraban desprotegidos,

almacenados inadecuadamente y desordenados en diferentes áreas de la

biblioteca.

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Estos documentos fueron trasladados sobre una plataforma de madera forrada con

papel.

Debido a la fragilidad y daños que presentan, estos documentos fueron limpiados

cuidadosamente con brochas y pinceles de cerdas suaves y los tubos de cartón

sobre los que se encuentran enrollados algunos de ellos, fueron debidamente

aspirados. Una vez limpios, se le colocó a cada obra varias láminas de papel por el

anverso y el reverso, con la finalidad de que no estén en contacto directo con el

cartón del tubo, ya que es de material ácido, así como, para protegerlos de la

contaminación atmosférica y evitar que el soporte sufra más daños.

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Para la identificación de los mapas y la obra gráfica, se utilizó el número de

registro de documento que le fue asignado para el proyecto en la ficha de

REGISTRO DE OBRAS SELECIONADAS, así como los datos referentes al

título, lugar y fecha de elaboración, los cuales fueron escritos en grafito sobre el

papel protector, ya que ninguno presentó registro.

Estas obras fueron igualmente almacenadas en el Salón Santa Mónica, ubicadas

sobre una mesa forrada con papel, donde permanecerá con el conjunto de la

colección de los 301 libros.

ACTIVIDADES DE SOCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROYECTO

Durante los cuatro meses de ejecución, se realizaron diversas actividades

orientadas a la socialización y difusión del proyecto, teniendo más de 21 visitas

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que incluyen: el Ministro de Cultura, comisión directiva del Instituto Nacional de

Patrimonio Cultural y del Instituto Municipal de Patrimonio, el embajador de

Perú, universidades, museos, Municipio de Quito, investigadores, personal de

canales de televisión y prensa, a través de los cuales se dio a conocer las

particularidades del proyecto, logrando captar la atención y el interés de la

población en general.

RECOMENDACIONES

Finalizado el proyecto y con el objetivo de mantener la colección conformada por

los 301 libros, 14 mapas y 1 obra gráfica conservados, se recomienda la atención

de los aspectos que se detallan a continuación:

1.- Mantener la colección atendida en el proyecto dentro del salón Santa Mónica.

Esta colección no debe regresar a los espacios de la biblioteca hasta que se

resuelvan los problemas de infraestructura y almacenamiento, ya que representaría

un retorno a la situación desfavorable que atenta contra la preservación de los

documentos.

2.- Ventilar el área del repositorio provisional abriendo las dos puertas con una

periodicidad interdiaria. En época de lluvia hacerlo en horas cercanas a las 10 de

la mañana y durante 5 minutos. En época de sequía o temporada de verano,

hacerlo en horas cercanas a las 7 de la mañana igualmente por 5 minutos, el resto

del tiempo es conveniente mantenerlo cerrado. Esto se recomienda debido a que el

área presenta fuerte olor a madera, además de que si permanece cerrado no se

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permite la circulación y renovación del aire, lo que puede ocasionar concentración

de bolsas de humedad que afecten a los documentos.

3- Realizar la limpieza del repositorio provisional una vez por semana con

aspiradora y las estanterías con paños secos. No utilizar dentro del área ningún

producto químico, pues los vapores que emanan resultan perjudiciales para los

documentos.

4.- Realizar periódicamente la limpieza de la Biblioteca, tanto del piso como de

las paredes, ventanas y antepechos con aspiradora.

5.- Colocar 2 extintores del tipo ABC (polvo) en la biblioteca e instalar los

extintores dotados por la Fundación Conservartecuador en la reserva provisional.

Actualizar la recarga cada 6 meses.

6.- Realizar con regularidad inspecciones tanto en la Biblioteca, como en el

repositorio provisional, con la finalidad de detectar y corregir a tiempo situaciones

irregulares que puedan presentarse.

7.- Atender lo relacionado con la medición de los parámetros ambientales,

principalmente la humedad relativa, ya que se observó fuertes variaciones en esta

aun cuando las mediciones se efectuaron en verano, lo que se convierte en un

factor de riesgo para la colección, pues puede generar daños de tipo biológicos en

los documentos.

En el mercado existen diversos instrumentos de medición que van desde

higrómetros y termómetros, hasta termohigrómetros, sicrómetros manuales o

digitales, datalogger, entre otros. Todos estos instrumentos permiten conocer los

32
niveles de humedad y temperatura existentes dentro de los repositorios y ayudan

en la atención de aspectos fundamentales para la preservación de las colecciones

documentales.

Los parámetros ambientales recomendados para depósitos de colecciones

documentales son: una temperatura entre los 16°C y 21°C y una humedad relativa

entre los 45% y 55%; no obstante, más importante y efectivo que lograr estos

niveles exactos, es mantener unos valores estables, que no sufran alteraciones

considerables y constantes, ya que estas afectan negativamente los diferentes

soportes documentales, debilitando su estructura y generándole daños físico -

químicos que atentan contra su preservación.

En el período de invierno resulta conveniente, en caso de que la humedad relativa

se eleve considerablemente, colocar pequeños sacos de sílica gel en varios sitios

de la biblioteca, así como en el repositorio provisional, especialmente en los

rincones, con la finalidad de que absorban la humedad excesiva del ambiente,

evitando que sea absorbida por los documentos.

Los materiales con los que se elaboran los documentos son higroscópicos, poseen

la particularidad de absorber y liberar humedad de acuerdo a las condiciones

ambientales que le rodean, por esto resulta esencial cuidar que su entorno sea

favorable y no presente excesos o deficiencias en los niveles de humedad que

puedan romper su humedad de equilibrio.

En este sentido, resulta una buena práctica pautar con el Instituto Nacional de

Patrimonio Cultural, visitas de seguimiento y control de las condiciones

ambientales y de conservación de la colección atendida, por lo menos dos veces al

33
año, cuando cambien las estaciones climáticas, ya que estos especialistas cuentan

con instrumentos de medición de parámetros ambientales y el conocimiento

necesario para abordar cualquier situación irregular.

8.- Procurar la restauración del área de la Biblioteca, con el objeto de mejorar las

condiciones de almacenamiento de la colección, así como, continuar con las

actividades de conservación de los documentos, a fin de rescatar y revalorizar el

valioso patrimonio documental que allí se resguarda.

En caso de que se proceda a la recuperación del área de la biblioteca, se deberá

realizar la limpieza y traslado del total de la colección hacia otro espacio, bajo

ningún concepto esta podrá permanecer dentro del área de la Biblioteca durante la

realización de los trabajos de infraestructura, pues estará expuesta a riesgos y

daños que pueden ocasionar su pérdida total.

La limpieza y traslado se debe realizar de forma planificada y ordenada, con la

finalidad de evitar pérdidas irreparables de documentos por extravíos o por

siniestros que puedan presentarse durante su desarrollo. El traslado de colecciones

es una tarea que debe ser tomada con seriedad y responsabilidad y debe hacerse

bajo la supervisión de los responsables de la colección y realizada por

conservadores y personal debidamente capacitado y entrenado para tal fin.

Finalmente, resulta conveniente recalcar que la atención de las recomendaciones

descritas contribuirá con la preservación del patrimonio y favorecerá la

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longevidad de los documentos resguardados en la biblioteca del Convento San

Agustín.

ANEXOS

1.- REGISTRO DE OBRAS SELECCIONADAS.

2.- LISTA PARA UBICACIÓN DE DOCUMENTOS EN ESTANTERÍAS.

3.- INFORME DIAGNÓSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACIÓN DEL

LIBRO DE CORO DE LAS FIESTAS DE SAN AGUSTÍN.

Informe realizado por:

Magister Restaurador Ramiro Endara Martínez

Director Ejecutivo Fundación Conservartecuador

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