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ACTIVIDAD 2

Sonia Marcela Casas León

Yuly Alexandra Gutiérrez Lautero

Corporación Universitaria Minuto de Dios.

Administración en Salud Ocupacional

Gerencia del Talento

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PREGUNTAS

¿Importancia del análisis de la descripción de cargos en talento humano

La descripción y el análisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad

y competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa con el recurso
humano .Son herramientas que permiten la eficiencia de la administración de personal,
en cuanto que son la base para la misma.

La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la

planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la
carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.

Este es un proceso que consiste en enumerar las tareas que conforman un cargo y que
lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la enumeración
detallada de las funciones a cargo, la periodicidad de la tarea, los métodos utilizados
para la realización de la tarea y los objetivos del cargo.

El análisis de cargo pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las

responsabilidades comprendidas, las condiciones que el cargo y los roles. Este análisis
es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de los cargos.

Existen varios métodos de descripción y análisis de cargos, entre ellos:

 La observación directa del trabajador ejecutando la labor.
 Los cuestionarios a trabajadores y sus jefes directos
 La entrevista directa al empleado.
 Métodos mixtos que combinen dos o más de los anteriores.

Se hace de vital importancia el análisis de cargos porque por medio de éste: se

concluye , analiza y desarrolla datos ocupacionales de los cargos, cualidades
necesarias para ocupar los cargos y características del ocupante, que sirven de base
para la orientación profesional, la evaluación de salarios, la utilización de trabajadores y
otras prácticas de personal.

2. Descripción de cargos

CARGO 1 AUXILIAR DE ARCHIVO

DESCRIPCIÓN DE PUESTO
NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar de Archivo CÓDIGO DEL PUESTO: 1111
NIVEL DE SALARIO
1.100.000 ESTADO Activo
ESTIPULADO:
CATEGORIA DEL PUESTO: operativo
A QUIÉN REPORTA:
ÁREA Archivo Coordination de
Archivo
Secretaría
DEPARTAMENTO: LUGAR: Sede Principal
General
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Funciones: Prestar apoyo en el resguardo de documentos, expedientes y demás

información de interés para la empresa, llevar a cabo actividades de recepción, archivo
y custodia de los documentos, mantener información organizada a disposición de la
compañía, prestar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de los documentos,
Organización por consecutivo, legajado, verificación de información física con respecto
al sistema y bases de datos, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la
institución para el manejo y administración de archivo la documentación para su custodia,
a fin de mantener información organizada a disposición de la institución.

 Responsabilidades economicas: Ninguna

 Responsabilidades de Supervisión: El cargo recibe supervisión específica de
manera directa y constante y no ejerce supervisión.
 Otra: Confidencialidad y protección de la formación. Manejo constantemente
equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS NECESARIAS

Habilidades:

● Experiencia relacionada con el trabajo: Seis meses de experiencia en

actividades similares. Estudios Formales o equivalentes: Técnicos en Gestión
Documental
● Habilidades: Conocimientos en archivística Normatividad Archivística Nacional
Manejo de Office
● Técnicas y procedimientos de archivo.
● Técnicas y procedimientos de oficina.
● Digitación
● Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros.
● Otro: Confidencialidad y protección de información.

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la dependencia,
estudiantes, profesores y funcionarios de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo
relativo al área.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el público en general.

HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.
Seguir instrucciones orales y escritas. Clasificar documentos, expedientes y otros.

CAPACITACIÓN REQUERIDA:
Archivo.
Atención al público.
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Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.

CARGO 2 ANALISTA DE TESORERIA

DESCRIPCIÓN DE PUESTO
NOMBRE DEL PUESTO: Analista CÓDIGO DEL PUESTO: 21212
NIVEL DE SALARIO
1.800.000 ESTADO Activo
ESTIPULADO:
CATEGORIA DEL PUESTO: Administrativo
Vicerrectoría A QUIÉN REPORTA:
ÁREA Administrativa y Director de
Financiera Tesorería
Vicerrectoría
Sede Principal
DEPARTAMENTO: Administrativa y LUGAR:
Financiera

FUNCIONES: Brindar un servicio ágil, amable y cordial mediante el cumplimiento de

estándares de servicio. Ejercer adecuado control y custodia del efectivo y demás valores
entregados por los clientes y o tramitados en el ejercicio de los procesos de caja
aplicando las medidas de seguridad definidas Por la institución. Supervisar y controlar
los procesos de caja para garantizar que se cumplan dentro de los procedimientos
vigentes y ejecutar las funciones propias de su cargo, de tal manera que garantice la
funcionalidad del área.

 Responsabilidades económicas: Ejercer control y custodia de efectivo y

demás valores que entrega lo clientes en el proceso de tesorería.
 Responsabilidades de Supervisión: El cargo recibe supervisión específica de
manera directa y constante y no ejerce supervisión: El cargo recibe supervisión
específica de manera directa y constante.
 Otra: Manejó de sistema SIGA, manejo de SISTEMA ORACLE
manejo de manual de ética, manejo de sistema ZIPA

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS NECESARIAS

Experiencia relacionada con el trabajo: Un año de experiencia en actividades similares.

Habilidades:

● Conocimientos en Contabilidad,
● Matemática Básica
● Experiencia laboral en servicio al cliente, manejo de caja
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● Adaptabilidad
● Trabajo en equipo y relaciones Productivas
● Recursividad
● Sentido de urgencia
● Compromiso con la calidad
● Auto-capacitación
● Capacidad analítica

RELACIONES INTERNAS: El cargo tiene constante contacto con el cliente interno,

con las diferentes dependencias de la institución, a fin de brindar apoyo a las demás
áreas.
RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones con el público en general,
apoya los procesos contables y financieros exigiendo una excelente organización.

HABILIDAD PARA:
Trabajar en equipo ser una persona cortés, sigue instrucciones responsabilidad
honestidad y ética

CAPACITACIÓN REQUERIDA:
Manejo de las diferentes plataformas
Atención al público.
Relaciones humanas.
Actualizaciones en normatividad contable.

CARGO 3 ASISTENTE ACADÉMICA

DESCRIPCIÓN DE PUESTO
NOMBRE DEL PUESTO: Asistencial CÓDIGO DEL PUESTO: 31313
NIVEL DE SALARIO
1.400.000 ESTADO Activo
ESTIPULADO:
CATEGORIA DEL PUESTO: Administrativo
A QUIÉN REPORTA: Decano de
ÁREA Académica facultad.

Vicerrectoría Sede Principal

DEPARTAMENTO: LUGAR:
Académica

FUNCIONES: Atención a estudiantes, docentes en todo lo relacionado con el área

académica atención a personal administrativo. Planeación académica semestre a
semestre. Alimentar indicadores de gestión. Manejo de agenda de los decanos. Custodia
de actas de sustentación por un tiempo determinado. Registrar los servicios no conforme
en el sistema de gestión de calidad.

 Responsabilidades económicas: Ninguna

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 Responsabilidades de Supervisión: El cargo recibe supervisión específica de

manera directa y constante y no ejerce supervisión
 Otra: Manejó de sistema SIGA, manejo de sistema de gestión de calidad
Manejo de sistema de gestión documental

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS NECESARIAS

Experiencia relacionada con el trabajo: Un año de experiencia en área académica

Habilidades:

● Conocimientos en atención al cliente

● manejo de office
● Adaptabilidad
● Trabajo en equipo y relaciones Productivas
● Recursividad
● Compromiso con la calidad
● Auto-capacitación
● Capacidad analítica

RELACIONES INTERNAS: El cargo tiene constante contacto con el cliente interno,

con las diferentes dependencias de la institución, a fin de brindar apoyo a las demás
áreas.
RELACIONES EXTERNAS : El cargo mantiene relaciones con el público en
general, apoyando las demás dependencias de la institución.

HABILIDAD PARA:
Trabajar en equipo ser una persona cortés, sigue instrucciones responsabilidad,
sentido de pertenencia, actitud de servicio.

CAPACITACIÓN REQUERIDA:
Manejo de las diferentes plataformas
Atención al público.
Relaciones humanas..
Sistemas de Gestión.
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PLAN DE ACCIÓN PARA EL MEJORAMIENTO DE DESEMPEÑO.

ACTIVIDAD DE LA EMPRESA
LA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR es una empresa del sector educativo,
privada d dedicada a la prestación de servicios de educación.

JUSTIFICACIÓN

El recurso más importante en cualquier organización es el capital humano que forma

parte de la prestación del servicio. Por ellos es que la conducta y el rendimiento de cada
colaborador influyen directamente en la calidad de la prestación del servicio.

Un personal motivado, trabajando en equipo y con sentido de pertenencia, hacen parte

de los pilares fundamentales en los que las organizaciones se vuelven exitosas y
cumplen sus metas y objetivos

Los colaboradores se encuentran motivados por la calidad y el trato de sus jefes y

funcionarios. También es importantes el ambiente laboral

Sin embargo, en la gran mayoría de las organizaciones no es suficiente para que el

personal tenga un desempeño exitoso en tal sentido se plantea el presente Plan de
acción para el área de capital humano y que se implemente en los tres perfiles descritos
anteriormente y mejora en la calidad del servicio al cliente.

ALCANCE

El presente plan de acción es para aplicación de todo el personal de la institución

educativa.

OBJETIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN

Objetivos Generales

● Elevar el nivel de rendimiento de los colaboradores y, con ello, la

calidad del servicio.
● Preparar al personal para la ejecución de sus responsabilidades que
asumen en sus puestos.
● Proporcionar herramientas para el mejoramiento de actitudes con el fin
de crear un clima de trabajo satisfactorio,
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Objetivos Específicos

● Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en áreas

especializadas de actividad.
● Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y
rendimiento colectivo.

META
Capacitar al 100% del personal de la institución vicerrectores, directivos decanos
administrativos y personal operativo.

ACTIVIDADES

Las actividades a desarrollar son.

● Desarrollo de trabajos prácticos

● Realizar talleres.
● Metodología de exposición – diálogo.
● Capacitaciones para personal nuevo para facilitar la integración
● Capacitaciones preventivas: Es aquella orientada a prever los cambios que se
producen en el personal, toda vez que su desempeño puede variar con los años.
● Capacitación Correctiva: orientada a solucionar “problemas de desempeño”.

TIPOS DE CAPACITACIÓN.
Formación: Su propósito es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar
una visión general y amplia.
Actualización: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de
recientes avances tecnológicos en una determinada actividad.
Especialización: Se orienta a la profundización y dominio de conocimientos y
experiencias o al desarrollo de habilidades, respecto a un área determinada de actividad.

ACCIONES A DESARROLLAR
Temarios de las capacitaciones de acuerdo a los perfiles descritos

CARGO 1 AUXILIAR DE ARCHIVO

Tablas de retención documental

Comunicación asertiva
Inteligencia emocional
Atención al cliente
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CARGO 2 ANALISTA DE TESORERIA

Manejo de recursos
Comunicación Asertiva
Inteligencia emocional

CARGO 3 ASISTENTE ACADÉMICA

Comunicación asertiva
Servicio al cliente
Inteligencia emocional
Sistemas de Gestión de calidad
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Bibliografía

1. https://www-ebooks7-24-com.ezproxy.uniminuto.edu/stage.aspx?il=5207&pg=&ed=
2. Castillo, Aponte, José. Administración de personal: un enfoque hacia la calidad (3a. ed.),
Ecoe Ediciones, 2012. ProQuest Ebook Central,
https://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/detail.action?docID=3198451.