República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del poder popular para la defensa

Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza

Armada Nacional Bolivariana

Ing. De Sistema- Diurno

5° semestre

Proyecto de Sistema de
facturación

Docente: Ninoska Cardona Integrantes:

Yulisa N. Salinas J.

Liz G. Jimenez L.
 Introducción

Por medio de este trabajo se desea comprender todo lo que hace referencia
a el funcionamiento del proceso de facturación de una linea de supermercados,
para ello se pretende hacer un análisis de sistema tomando en cuenta que hoy en
día las razones fundamentales para que una empresa llegue a ser de calidad y
eficiencia a nivel de mercado es el buen manejo de su información, así como
también la correcta automatizaron de sus procesos.

Los supermercados manejan una gran cantidad de información, que es

imposible de manipular manualmente con eficiencia, por ello se busca la
implementación de un sistema de facturación que permita al negocio tener un
mejor control de sus procesos dando como resultado una información rápida,
confiable con el beneficio de ahorrar dinero y tiempo.

Para llevar acabo el proceso del análisis es necesario tomar en cuenta los
aspectos generales del mismo como lo son la justificación, objetivos del trabajo,
alcances, limitaciones y factibilidades. Con esto se pretende obtener en totalidad
la información general de la empresa para luego ver cuales son los requerimientos
de esta.

1
 Tabla de Contenido

 Introducción ……………………………………………

 Capitulo I …………………………………………………………

 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

 1.1. Antecedentes del problema

 1.2. Planteamiento del Problema

 1.3. Justificación.

 1.4. Importancia.

 1.5. Objetivo General.

 1.6. Objetivo Especifico.

 Capitulo II

 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

 1.1. Marco teórico

 Capitulo III

 FUNDAMENTACIÓN METODOLÓGICA

 1.1. Marco Metodológico.

 1.2. Tipo de Investigación.

 1.3. Diseño de la Investigación.

 1.4. Cobertura de la Investigación.

 1.5. Fuentes, Técnicas e Instrumentos de Investigación.

 1.6. Alcance del Trabajo.

 1.7. Delimitaciones.

 1.8. Población Beneficiada

 Capitulo IV

 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

 1.1. Análisis de la Matriz DOFA

 1.2. Componentes del estudio de factibilidad

 Capitulo V

 PANTALLAS

 1.1. Esquema de Pantallas.

 1.2. Diseño de Pantallas

 Conclusión

 Anexos
 Capitulo I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. Antecedentes del Problema

A pesar del esfuerzos de los comercio para mantener el control de la

información estructurada, no es suficiente ya que ningunos de los registros de
ventas o manejo de personal se encuentran digitalizados en una base de datos. Y
solo existen registros manuales, por ende, la perdida de información es inminente
por la mala manipulación.

Es importante que la empresa al momento de sacar un reporte para la

cancelación de sueldos y registro de ventas, es teniendo un control sobre las
horas trabajadas y ventas realizadas por día. Ya que el principal problema es la
falta de automatización se propone elaborar un sistema en el que puedan
integrarse los diferentes procesos para las ventas en los supermercados y
optimizar las funciones realizadas al momento de efectuar los registros y
transacciones.

1.2. Planteamiento del Problema

 En los últimos años se ha presentado una gran problemática en la
facturación de los supermercados, en ocasiones se generan pérdidas al no vender
todos sus productos, a causa de que la información correspondiente a el inventario
de los mismos no es la mas adecuada por este motivo, se busca diseñar un
sistema donde se lleve un control de la facturación de los supermercados y así
poder garantizar que no existan tantas pérdidas al momento de vender sus
productos.

1.3. Justificación.

Proponer el diseño de un sistema de facturación para supermercados,

siendo esta una herramienta muy efectiva para garantizar que se vendan todos
sus productos y así generar ganancias, facilitando el control de toda la mercancía
que se está manejando.

1.4. Importancia.

Por otra parte, en cuanto su alcance, este nuevo sistema podrá garantizar y
facilitar a los supermercados saber cuánto poseen en sus almacenes, cuanto
gastaron y cuanto venden, también puede garantizar en ayudar a cualquier
cadena de supermercados sea mayoristas o minoritas.

1.5. Objetivo General.

 Diseñar un sistema de facturación de supermercados.

1.6. Objetivos Específicos.

 Evaluar el funcionamiento del sistema.

 Corroborar la cantidad de producto en los almacenes sean las

correctas para que pueda funcionar correctamente.

 Llevar un seguimiento diario para saber si el sistema funciona sin

ningún contratiempo.

Capitulo II

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

1.1. Marco Teórico.

“Propuesta tecnológica de un sistema de facturación de una microempresa

de compra y venta de artículos de ferretería con enfoque electrónico.” (Patsy
Betzabeth Jiménez Maquilón, Frank Kevin Solis Peñaherrera. 2017).

“En la actualidad, para las empresas resulta una obligación llevar un mejor
control y resguardo de la información ya que de ésta depende, en su mayoría, el
aumento o disminución de sus ganancias o, a su vez, permite que las gestiones
realizadas por sus trabajadores sean lo más eficientes y óptimas para de ésta
manera lograr los resultados esperados. Debido a los altos costos o a la falta de
conocimiento, actualmente a las microempresas les resulta casi imposible
gestionar la compra o el desarrollo de un sistema acorde a sus requerimientos que
se encargue de la automatización de sus procesos administrativos o de
producción; es por esto que al implementarlos el impacto positivo que resulta es
tan grande que en ese momento se logra entender el porqué de su complejidad
para obtenerlo”.

Cronograma de Actividad

Cuadro 1
 Capitulo III

FUNDAMENTACIÓN METODOLÓGICA

1.1. Marco Metodológico.

En el presente capitulo se describe el marco metodológico donde se define

el tipo y diseño de la investigación, así como la población y el tipo de instrumento
de recolección de datos para recabar información sobre las variable del estudio.

1.2. Tipo de Investigación.

En este presente proyecto se utiliza el tipo de investigación aplicada o

llamada también investigación tecnológica, ya que es aquella que parte de
una situación que requiere ser mejorada, en este caso, la creación de una
solución de un sistema de facturación.
 1.3. Diseño de la Investigación.

 Levantamiento de información para la construcción del sistema de

facturación

 Diseño de la solución

 Implementación de la solución

 Análisis de resultados obtenidos

1.4. Cobertura de la Investigación.

 Población y muestra

Según Selltiz (1974) citado por Hernández, en (1998), define la población

como el conjunto total de todos los casos que concuerdan con una serie de
especificaciones. En este caso, está constituido por el total de centros y unidades
de investigación ubicadas en el municipio Sucre del Estado Miranda, según se
indica en el cuadro 2.

Cuadro 2
1.5. Fuentes, Técnicas e Instrumentos de Investigación.

 Fuentes: Información obtenida de los empleados de lo supermercados

anteriormente mencionados y de las personas adyacentes a los mismos.

 Instrumentos: En este proyecto, se utilizaron diferentes instrumentos para

poder obtener la información necesaria para la realización del mismo: como
fueron entrevistas y encuestas a los empleados de los supermercados.

1.6. Alcance del Trabajo.

 Se determinara la viabilidad del proyecto expuesto, su rentabilidad,

sus ventajas y su monto de inversión.
  Se definirá un plan estratégico para que el proyecto se realice a
tiempo.

 Se analizan los riesgos inherentes al mismo, para evitar

desestabilizar el mercado.

1.7. Delimitaciones

El modelo de sistema que se elaboro tiene como consecuencia facilitar el

trabajo de búsqueda de facturación, entre estos se encontraras los diferentes
módulos para el ingreso de información de los cuales permitirá generar diferentes
reportes para una correcta auditoría.

La base de datos del sistema realizado fue diseñada de acuerdo a lo

establecido en la entrevista realizada con el encargado de dicho supermercado
para que cumpla su función principal que es guardar toda la información
correspondiente al negocio.

1.8. Población Beneficiada.

 En este estudio, se tomó a la población del Municipio Sucre, Estado
Miranda por lo tanto la población beneficiada sera la que se encuentre cerca de
las adyacencias de este municipio

Capitulo IV

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

1.1. Análisis de la matriz DOFA:

Debilidades:

* Adaptación al cambio.

* Personal necesita capacitación

* Es un sistema nuevo

Oportunidades:

* ofrecer un mejor servicio a los clientes, para mejorar la imagen de los

supermercados
* están abiertos a nuevos cambios para adquirir nuevos conocimientos.

* motivación al personal para la capacitación.

* Innovaron

Fortalezas:

* Información rápida y de calidad.

* Respaldo digitalizados de toda la información.

* Buen manejo de la información sin importar Su cantidad

Amenazas:

* cambio de personal

* Modificación de los datos por las personas con acceso a estos

*Eliminación de Información

1.2. Componentes del estudio de factibilidad:

  En primer lugar se quiere analizar y diseñar un sistema para la
facturación de una cadena de supermercados.

 Dichas cadenas de supermercados, están ubicadas en el municipio

Sucre, Edo. Miranda

 De forma tal que, este sistema garantiza el manejo de los

almacenes, sabiendo los ingresos y egresos de la misma, para que no se tengan
pérdidas.

 Igualmente buscan ayudar a las cadenas de supermercados para

evitar pérdidas a la hora de la facturación.

 Este sistema tiene como objetivo alcanzar y ayudar a todas las

cadenas de supermercados del municipio Sucre, Edo. Miranda.

 Por este motivo los beneficios del sistema, son buscar que los
supermercados obtengan ganancias a la hora de la facturación.

1.3. Factibilidad Técnica

 1 computadora por cada establecimiento – Disco Duro de 120 Gb –

Monitor 17” Pulgadas.
  1 servidor – Disco Duro de 270 Gb – Procesador Pentium Dual Core
E5200 2.5 GHZ.

 1 impresora de red – Impresora HP PSC 1410 – Sistemas operativos

que soporta: Windows 2000, XP Professional, XP Professional X64, Windows 7
Professional; Windows Server 2003 (32/64 bit); Certified for Windows Vista(R);
Mac OS V 10.3, MAC OS X V 10.4.

 Cable de red de 20 Metros.

Licencias:

 Sistema Operativo – Licencia de Windows 7 Professional.

 Office 2010 – Licencias de Microsoft Office Access 2010, Excel 2010,

FrontPage 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010, Word 2010.

 Antivirus – Panda Protection.

 Personal:

 1 Analista Y Diseñador – Analiza los programas de baja y mediana

complejidad. Recolecta información del usuario sobre sus necesidades. Analiza e
implementa y administra redes de área local de PC y base de datos.

 1 Programador – Implementa programas de baja y mediana

complejidad. Documenta los programas de computación de acuerdo con las
normas establecidas. Ejecuta pruebas de validación para los programas y Realiza
el respaldo de la información bajo su responsabilidad.

 1 Técnico para mantenimiento – Debe tener conocimiento de:

Sistema Operativo Windows XP. Administración de base de datos. Ambientes de
redes. Técnicas de programación. Capacidad para el mantenimiento de un
sistema computacional.
1.4. Factibilidad económica:

1.5. Factibilidad Operativa:

Se ha visto mediante la matriz de estudio de problemas/oportunidades, que

las dificultades que se van a remediar mediante el sistema son de gran prioridad y
urgencia, debido a que los procesos son realizados diariamente y de manera no
equitativa.

Por este motivo, la creación de un sistema que automatice dicho problema

será una de las mejores soluciones, además se ha obtenido la información
necesaria mediante la investigación realizada, con lo que se creara un sistema
que llene todas las expectativas y necesidades.

En cuanto a información, control y su eficacia se tiene como objetivo

trabajar mutuamente con los gerentes para que ellos vayan describiendo cuáles
serán los requerimientos en el sistema y de esta manera desarrollar un sistema
en donde se tendrá la completa satisfacción de los que lo van a utilizar.
 Además, gracias a su plan de trabajo tiene gran aceptación entre los que lo
van a utilizar por parte de los gerentes que piensan que el sistema es ideal para
sus metas y que el problema será superado.

Capitulo V

PANTALLAS

1.1. Esquema de pantallas.

1.2. Diseño de pantalla:

* Bienvenido
* Inicio de sesión
* Menú General
* Modelo de Factura

DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

DIAGRAMA DE CONTEXTO:
DIAGRAMA GENERAL.

DIAGRAMA DE DETALLE:

PROCESO 1: "RECIBIR PEDIDO".

PROCESO 2: "GESTIONAR INVENTARIO".

PROCESO 3: "GENERAR REPORTES DE INVENTARIO".

DICCIONARIO DE DATOS.

Nombre: Obtener Información del cliente

Número de
1.1.
Identificación:

Gráfico

Descripción: Validar la información del cliente

Flujo de Archivo Cliente

Entrada:

Flujo de Información Procesada

salida:

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Verificar Tipo de cliente

Número de
1.2.
Identificación:

Gráfico

Se refiere a la validación que se verifica cuando se tiene los

Descripción:
datos necesarios del cliente.

Flujo de Entrada: Información procesada del cliente

Flujo de salida: Límite de crédito, Pedido del cliente de contado

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Obtener Detalles del Producto

Número de
1.3.
Identificación:
Gráfico

Descripción: Comprende la verificación del producto que el cliente requiere.

Flujo de Entrada: Pedido de cliente -Contado y Crédito

Flujo de salida: Despachar pedido

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Confirmar crédito

Número de
1.4.
Identificación:

Gráfico

Descripción: Es la verificación del total del cliente que no sobrepase él

 límite de crédito estipulado.

Flujo de Entrada: Límite de crédito

Flujo de salida: Crédito aprobado, Crédito excedido

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Generar Error

Número de
1.5.
Identificación:

Gráfico

Se realiza cuando validación del crédito de cliente es

Descripción:
denegada al momento de despachar

Flujo de Entrada: Detalles de crédito, Forma de pago de cliente

Flujo de salida: Límite de crédito excedido

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Comprobar inventario

Número de 1.6.
Identificación:

Gráfico

Este se da de almacenamiento a los productos hacia el

Descripción:
archivo inventario.

Flujo de Entrada: Detalle de productos

Flujo de salida: Información de productos

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Procesar Factura de Proveedor

Número de
3.1.
Identificación:

Gráfico

Descripción: Se ingresan los productos de inventario que provienen del

 proveedor.

Flujo de Entrada: Archivo Factura de Proveedor

Flujo de salida: Pedido proveedor, productos de inventario

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Realiza pedido a proveedor

Número de
3.2.
Identificación:

Gráfico

Realiza pedido a proveedor y procesa información de

Descripción:
productos.

Flujo de Entrada: Pedido de proveedor

Detalle de productos, información de productos y detalle de

Flujo de salida:
proveedores

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Procesar detalles de inventario

Número de
4.1
Identificación:
Gráfico

Es un proceso donde se obtienen los reportes requerimientos

Descripción:
y se verifican los precios y existencias de productos.

Flujo de Entrada: Productos de inventario

Flujo de salida: Reportes de reorden , reportes de artículos en existencia

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Generar reportes de reorden

Número de
4.2.
Identificación:

Gráfico

En este se procesan se crea el reporte de la mercancía en

Descripción:
reorden

Flujo de Entrada: Artículos en reorden

Flujo de salida: Información de artículos de reorden

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Nombre: Generar reportes de artículos en existencia

Número de
4.3.
Identificación:

Gráfico

Se genera la información actual de productos existentes en el

Descripción:
negocio.

Flujo de Entrada: Reportes

Flujo de salida: Información de artículos en existencia.

DIAGRAMA GENERAL

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre: Pedido del Cliente

Gráfico:

Descripción: Generales del cliente

Composición: Nombre del cliente, cédula, dirección, teléfono, tipo de cliente,
límite de crédito.

Origen: Archivo Cliente

Destino: 1/Recibir Pedido

Comentario: Verificar que el cliente no sobrepase el límite de crédito

estipulado.

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre: Factura

Gráfico:

Descripción: Se elabora la factura que detalla los artículos despachados al

cliente.

Composición: Datos del cliente, número de factura, fecha, cantidad, código de

producto, descripción, precio, total.

Origen: 2/Despachar pedido

Destino: Entidad /Cliente

Comentario:

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre: Información de artículos despachados

Gráfico:

Descripción: Información de los artículos despachados al cliente

Composición: Código de producto, descripción, cantidad, marca, precio,

proveedor.

Origen: 2/despachar pedido

Destino: 3/Actualizar Inventario

Comentario:

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre: Factura de proveedor

Gráfico:

Descripción: Datos de productos nuevos

Composición: Código de producto, descripción, cantidad, marca, costo.

Origen: Entidad / Proveedores

Destino: 3/Actualizar Inventario

Comentario: El código del producto puede contener letras y números.

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre: Información de Productos

Gráfico:

Descripción: Factura de proveedor y productos despachados

Composición: Código de Producto , descripción, cantidad, marca, nombre

del proveedor

Origen: 3/Actualizar Pedido

Destino: Archivo Inventario

Comentario:

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre: Detalles de Proveedores

Gráfico:

Descripción: Datos de proveedor

Composición: Código de proveedor, nombre del vendedor, dirección, datos,

teléfono, nombre del proveedor, datos de productos nuevos.

Origen: 3/Actualizar inventario. Factura de proveedor

Destino: Archivo Proveedores

Comentario: Comunicar fecha de vencimiento de facturas a cancelar.

DIAGRAMA DE ENTIDAD RELACION

 Conclusión

Al culminar con la realización del análisis del sistema de facturación los

usuarios que más visitan a la sucursal del supermercado, personas que residen
cerca del local. La atención de los colaboradores y dueños hacia los clientes está
contemplada como buena, ya que son amables y complacientes con los clientes,
el pago de los artículos comprados demora el tiempo necesario, pero si contarán
con un sistema que registre todas los funciones necesarias como la cantidad de
productos vendidos diarios, semanal o anual fuera mucho más eficiente así como
las pérdidas que se registran en el supermercado.

Los documentos importantes como lo son el registro de personal,

inventarios y reportes son guardadas en un acordeón y custodiado por el gerente,
esto no es confiable por lo que se procede a incorporar al supermercado un
sistema de facturación para optimizar dichos procesos debido a la gran
competencia que existe en el mercado, se debe de buscar la manera de poder
mantenerse en la competencia y con una buena posición en el mercado. De esta
manera se beneficia el propio negocio, como también sus clientes antiguos y los
que están por venir. No hay que ser un genio para darse cuenta que una empresa
bien organizada trabaja con más rapidez y con mejor calidad.

Anexos

1.1. Entrevista a la población.

Entrevista

Fecha: __ __ / __ __ / __ __

Nombre del entrevistado: ___________________________________________

Número telefónico del entrevistado: ___________________________________

Correo electrónico del entrevistado: ___________________________________

Nombre del entrevistador: ___________________________________________

Hora inicio: _____ : ______ ___ Hora fin: _____ : ______ ___

Desarrollo de la entrevista:

1.- Cuantas veces a la semana va al supermercado

2.- Cuanto tiempo tarda a la hora de facturar su compra

3.- Usted ha tenido percances a la hora de la facturación

4.- Usted considera que se deberían hacer cambios para mejorar el proceso de facturación.
Cuales?

5.- Usted considerara que se presta un buen servicio. Como se podría mejorar?

1.2. Ejemplo de un reporte ( Problemas con la facturación)

Reporte
Asunto: Cliente, Empleado
Descripción: Problemas con la facturación, e Inventario
Activar evento: Al cliente realiza se le hizo la facturación y se guardo en sistema ,
Pero no pudo cancelar por falta de fondos
Pasos desempeñados:
 Indicar en el inventario la devolución de los productos
 Indicar con ayuda del código de la factura que la compra no se llevo a cabo
Pre-condiciones: Solo ventas al contado
Post-condiciones: El cliente no pudo realizar la compra
Suposiciones: Que hay productos en existencias
Reunir Requerimientos: Permite establecer un control de las ventas en el
inventario
Prioridad: Alta
Riesgo: Media