La organización a la que usted se encuentra vinculado es una multinacional del sector energía, que tiene

presencia en diferentes países de América y Europa, sus oficinas corporativas se encuentran en la ciudad
de Houston y para la región andina tiene presencia en Colombia, Venezuela y Ecuador, teniendo las oficinas
regionales en la Ciudad de Bogotá – Zona Franca, la cual está conformada por un Country Manager y un
equipo de diferentes gerencias, algunas de las cuales son comercial, recursos humanos, operaciones, legal,
mantenimiento, financiera, tecnologías de información y compras.

En Colombia se encuentran ubicados desde hace más de 10 años, y comenzaron teniendo una pequeña
operación que se ha ido expandiendo por el país e incluso hacia Ecuador y Venezuela, donde tienen una
estructura de gerencias enfocadas a la parte comercial, administración y recursos, operaciones y
contabilidad, que mantienen reporte directo con las oficinas de Bogotá. Las funciones de soporte como
recursos humanos, legal, tecnología y compras tienen coordinadores que dependen en cada uno de estos
dos países de la gerencia de administración y recursos.

Debido a su crecimiento, las oficinas de la Zona Franca se han quedado por un lado pequeñas, y por otro
se encuentran alejadas de los principales clientes y contactos que se encuentran en una zona de Bogotá
más “céntrica” donde muchas otras organizaciones del mismo sector actualmente operan, y el corporativo
ha determinado que quiere mejorar el perfil e imagen que actualmente proyectan, que por estar en una
Zona Franca no es el más adecuado a la imagen que quiere proyectar la compañía.

Dichas oficinas fueron concebidas para hasta 95 personas, y actualmente ya tienen 142 personas por lo
que han hecho diferentes adaptaciones locativas a las actuales oficinas, pero los espacios han quedado
reducidos, no hay suficientes salas de reunión ni de servicios para la cantidad de personas actuales,
adicionalmente, se prevé tener un crecimiento de los negocios en el país durante los siguientes 5 años a
un ritmo del 15% en los ingresos y seguramente ello también influirá en el tamaño de la operación
necesaria, aunque ésta se encuentra distribuida entre 12 ciudades del país pues las oficinas de Bogotá son
para diversas actividades de soporte hacia la operación.

El Country Manager designó al Gerente Financiero y al Gerente de Compras para determinar un nuevo
lugar de las oficinas que cumpla las siguientes condiciones principales:

 Debe encontrarse en un sitio donde haya empresas y corporaciones reconocidas.

 Deben existir accesos para el personal y sitios de alojamiento, que es uno de los inconvenientes
actuales.
 Debe proporciona un espacio mínimo para 170 puestos de trabajo (20% del crecimiento actual) y
espacios adecuados de reunión y servicios para los empleados.
 Debe estar proporcionalmente dentro del presupuesto de arrendamiento actual, y un máximo de
25% adicional.
 Es deseable que cuente con servicio de parqueaderos suficientes y cercano a una estación de
transporte masivo.

Los gerentes designados se dieron a la tarea de buscar alternativas, y luego de un plazo de 2 meses
entregaron al Country Manager un análisis de opciones con relación de costos no solo de arrendamiento
sino también beneficios como el ahorro en tiempo del transporte del 60% del personal actual lo cual
mejora su calidad de vida, la oportunidad de rediseñar nuevos puestos de trabajo más agradables y el
costo de las adaptaciones aunque sea alto, podrá recuperarse en un plazo entre 2.5 a 3.7 años entre las
cinco alternativas planteadas, además que el mobiliario de las actuales oficinas podrá venderse y tener
alguna recuperación que aunque pequeña ayuda al retorno de la inversión, y se cumplirá con las
expectativas del corporativo.

El gerente de proyecto aprobó ya la alternativa que le fue presentada, y fijó un plazo de 6 meses a partir
de la fecha para realizar la mudanza y poder trabajar sin interrupciones.

Usted hace parte de la gerencia de adquisiciones y es el líder de logística, se ha destacado por tener un
buen desempeño y trabaja hace poco más de tres años en la empresa por lo que conoce sus procesos y
necesidades. El Country Manager junto con la gerencia de adquisiciones lo han designado como el líder de
este proyecto, y su asignación será del 50% de su tiempo (el resto lo dedicará a sus actividades actuales, y
tendrá que delegar algunas a otras personas de la organización).

Mañana será la formalización del Proyecto; hoy le han entregado la información del Análisis / caso de
negocio y se espera hacer una reunión de inicio del Proyecto a las 10:00 am en donde estará el Comité
Gerencial de la empresa y el Country Manager, quien públicamente ha indicado su compromiso para que
la organización cuente con unas nuevas, mejores y cómodas oficinas dentro de seis meses a partir de la
fecha, con la condición que aún no se revelen detalles de esta situación a los empleados y clientes debido
a que muchos preguntarán específicamente por puestos de trabajo, ubicación, parqueadero y en ese
momento aún no se tiene suficiente información ni los diseños de las nuevas oficinas para poder dar una
respuesta, lo cual se podrá avisar con mayor detalle a los empleados tres semanas antes de la mudanza
cuando todos esos elementos se tengan claros y asignados.