E-PPT-MM-PUR SRM-EN-001-PlanoNegBBP - V3a PDF

Diseño Funcional – Proceso de Contrataciones
Servicios de consultoría para la implementación del ERP SAP

S/4HANA Llave en Mano Fase I
Servicios de consultoría para la
Implementación del ERP SAP
S4/HANA Llave en Mano
Fase I
Resumen de versiones
Versión Gestión de cambios
0 Versión inicial entregada a Quality Assurance
1 Versión con los comentarios de Quality Assurance atendidos
1.5 Versión con los comentarios de Quality Assurance atendidos con modificación a
hipervínculos absolutos
3A Versión final con los comentarios de los gerentes y key users atendidos
3B Versión final con los comentarios de los gerentes y key users atendidos con
modificación a hipervínculos absolutos
IDOM | www.idom.com | Página 2 de 324

Fase I
Índice
1 INTRODUCCIÓN.................................................................................................. 15
1.1 OBJE TIVOS .................................................................................................... 15
1.2 GLOSA RIO DE TÉRMINOS ............................................................................. 15
1.3 ALCANCE ....................................................................................................... 22
1.3.1 ALCANCE ORGA NIZA TIV O ................................................................... 22
1.3.2 ALCANCE POR PROCESO .................................................................... 23
1.4 COMPONE NTE SAP ....................................................................................... 27
2 SITUA CIÓN OBJE TIVO ........................................................................................ 29
2.1 DESCRIP CIÓN DE LOS NUEVOS P ROCESOS ............................................... 29
2.1.1 MM-PUR-01-00-01-01 Estructura Organizativa Creación y Administración -
Organización de compras .......................................................................................... 29
2.1.1.1 Introducción y alcance........................................................... 29
2.1.1.2 Diagrama ............................................................................. 29
2.1.1.3 Narrativa .............................................................................. 29
2.1.1.4 Principales cambios y beneficios del proceso .......................... 30
2.1.1.5 Sistemas que se reemplazan y no se reemplazan ................... 32
2.1.1.6 Desarrollos principales .......................................................... 35
2.1.1.7 Consideraciones ................................................................... 37
2.1.2 MM-PUR-01-00-01-02 Estructura Organizativa Creación y Administración -
Grupo de Compras.................................................................................................... 37
2.1.2.2 Diagrama ............................................................................. 37

Fase I
2.1.2.3 Narrativa .............................................................................. 38
2.1.3 MM-PUR-01-01-01- Administración Maestro de Servicios – Creación ........ 45
2.1.3.2 Diagrama ............................................................................. 46
2.1.3.3 Narrativa .............................................................................. 46
2.1.4 MM- PUR-01-01-02- Administración Maestro de Servicios – Mantenimient o54
2.1.4.2 Diagrama ............................................................................. 55
2.1.4.3 Narrativa .............................................................................. 55
2.1.5 MM- PUR-01-02-01-01 – Compras de Materiales derivados del petróleo –
Hidrocarburos Importado ........................................................................................... 62

Fase I
2.1.5.2 Diagrama ............................................................................. 62
2.1.5.3 Narrativa .............................................................................. 63
2.1.6 MM-PUR-01-02-02-01 - Compra de Materiales derivados del petróleo -
Hidrocarburos Nacional ............................................................................................. 75
2.1.6.2 Diagrama ............................................................................. 76
2.1.6.3 Narrativa .............................................................................. 76
2.1.7 MM-PUR-01-03-01-01 Compra de Bienes y Servicios - Material Nacional .. 88
2.1.7.2 Diagrama ............................................................................. 88
2.1.7.3 Narrativa .............................................................................. 89
2.1.7.7 Consideraciones ................................................................. 108
2.1.8 MM-PUR-01-03-01-02 Compra de Bienes y Servicios - Material Import ado108

Fase I
2.1.8.1 Introducción y alcance......................................................... 108
2.1.8.2 Diagrama ........................................................................... 109
2.1.8.3 Narrativa ............................................................................ 109
2.1.8.4 Principales cambios y beneficios del proceso ........................ 111
2.1.8.5 Sistemas que se reemplazan y no se reemplazan ................. 115
2.1.8.6 Desarrollos principales ........................................................ 117
2.1.9 MM-PUR-01-03-02-01 Compra de Bienes y Servicios - Servicio
Nacional/Importado ................................................................................................. 124
2.1.9.2 Diagrama ........................................................................... 125
2.1.9.3 Narrativa ............................................................................ 125
2.1.10 MM-PUR-01-03-03-01 - Compra de Bienes y Servicios - Activo Nacional 150
2.1.10.2 Diagrama ........................................................................... 151
2.1.10.3 Narrativa ............................................................................ 151

Fase I
2.1.11 MM-PUR-01-03-03-02 - Compra de Bienes y Servicios - Activo Import ado174
2.1.11.2 Diagrama ........................................................................... 175
2.1.11.3 Narrativa ............................................................................ 175
2.1.12 MM-PUR-01-03-04-01 - Compra de Bienes y Servicios - Subcontratación
Materiales 193
2.1.12.2 Diagrama ........................................................................... 194
2.1.12.3 Narrativa ............................................................................ 194
2.1.13 MM-PUR-01-03-05-01 - Compra de Bienes y Servicios - Consignación
Materiales 200
2.1.13.2 Diagrama ........................................................................... 200
2.1.13.3 Narrativa ............................................................................ 200

Fase I
2.1.14 MM-PUR-01-03-06 - Compra de Bienes y Servicios - Entradas de Servicios
209
2.1.14.2 Diagrama ........................................................................... 209
2.1.14.3 Narrativa ............................................................................ 209
2.1.15 MM-PUR-01-04-01-01 – Devolución/Cancelación a Proveedores - Pedido
posición de Devolución............................................................................................ 218
2.1.15.2 Diagrama ........................................................................... 218
2.1.15.3 Narrativa ............................................................................ 218
2.1.16 MM-PUR-01-04-02-01 - Devolución/Cancelación a Proveedores - Pedido
posición de Cancelación/Bloqueo - Cancelación ....................................................... 224
2.1.16.2 Diagrama ........................................................................... 224

Fase I
2.1.16.3 Narrativa ............................................................................ 224
2.1.17 MM-PUR-01-05-01 - Incautaciones Pedido posición grat uita .................. 230
2.1.17.2 Diagrama ........................................................................... 231
2.1.17.3 Narrativa ............................................................................ 231
2.1.18 MM-PUR-01-06-01 - Intercompany - Pedido Intercompany...................... 235
2.1.18.2 Diagrama ........................................................................... 236
2.1.18.3 Narrativa ............................................................................ 236
2.1.19 MM-PUR-01-07-01- Elaboración del PAC Consolidar PAC con todos los
requerimient os ........................................................................................................ 242

Fase I
2.1.19.2 Diagrama ........................................................................... 242
2.1.19.3 Narrativa ............................................................................ 242
2.1.20 MM-PUR-01-08-08 - Pedidos a Operadoras Derivados del petróleo ......... 250
2.1.20.2 Diagrama ........................................................................... 250
2.1.20.3 Narrativa ............................................................................ 250
2.1.21 MM-PUR-02-01-01-01 - Gestión de Proveedores Registro y Actualización de
Proveedores - Creación/Verificación BP ................................................................... 259
2.1.21.2 Diagrama ........................................................................... 260
2.1.21.3 Narrativa ............................................................................ 260

Fase I
2.1.22 MM-PUR-02-01-01-02 - Gestión de Proveedores Registro y Actualización de
Proveedores – Bloqueo ........................................................................................... 268
2.1.22.2 Diagrama ........................................................................... 269
2.1.22.3 Narrativa ............................................................................ 269
2.1.23 MM-PUR-02-01-02 - Gestión de Proveedores – Penalidades .................. 275
2.1.23.2 Diagrama ........................................................................... 275
2.1.23.3 Narrativa ............................................................................ 276
2.1.24 MM-PUR-02-02-01 - E valuación de Proveedores - Post Cont ratación ...... 281
2.1.24.2 Diagrama ........................................................................... 281
2.1.24.3 Narrativa ............................................................................ 282

Fase I
2.1.25 SRM-01-01-01-01 Gestión de Proveedores Registro y Actualización de
Proveedores – Auto registro .................................................................................... 288
2.1.25.2 Diagrama ........................................................................... 288
2.1.25.3 Narrativa ............................................................................ 288
2.1.26 SRM-02-00-01-01 - Estructura Organizativa SRM Creación y Administración
Organización de Compra ......................................................................................... 296
2.1.26.2 Diagrama ........................................................................... 296
2.1.26.3 Narrativa ............................................................................ 297
2.1.27 SRM-02-00-01-02 - Estructura Organizativa SRM Creación y Administración
Grupo de Compras.................................................................................................. 301
2.1.27.2 Diagrama ........................................................................... 302
2.1.27.3 Narrativa ............................................................................ 302

Fase I
2.1. ESTRUCTURAS ORGA NIZA TIVAS ................................................................ 307
2.1.1. ESTRUCTURAS RE LEVANTES DE L PROCESO .................................. 307
2.1.2. DIAGRAMAS ILUSTRATIVOS DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIV A S
308
2.1.3. DEFINICION DE LAS ES TRUCTURAS ORGA NIZA TIVAS ..................... 309
3.2.3.1. Estructura Organizaciones de Compras .................................. 309
3.2.3.2. Estructura Grupos de Compras ............................................... 310
2.2. DA TOS MAES TROS ..................................................................................... 311
2.2.1. INVE NTARIO DE MAESTROS RELEVANTES DEL PROCESO .............. 311
2.2.1.1. Dato Maestro Proveedores .................................................. 312
2.2.1.2. Dato Maestro Materiales...................................................... 312
2.2.1.3. Dato Maestro Servicios ....................................................... 313
2.3. CONFIGURA CIONES CLAVES PARA EL PROCESO ..................................... 317
2.3.1. Inventario de configuraciones claves ..................................................... 318
2.3.2. Detalle de las configuraciones clave ...................................................... 320
2.4. ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DEL DBC ................................................. 320
3. CONSIDERA CIONES GENE RALES .................................................................... 321
4. MATRIZ P RELIMINA R DE ROLES Y AUTORIZACIONES .................................... 322
5. RELEVAMIE NTO DE LA SITUACIÓN ACTUAL .................................................... 323
5.1. INVE NTARIO DE PROCESOS ACTUALES .................................................... 323

Fase I
5.2. INVE NTARIO DE ESTRUCTURAS DE INFORMA CIÓN A CTUA LES ................ 323
5.3. INVE NTARIO DE SIS TEMAS ACTUALES ...................................................... 323
5.4. INVE NTARIO DE REPORTES CRITICOS A CTUA LES .................................... 323
6. LIS TA DE A NE XOS ............................................................................................ 324

Fase I
1 INTRODUCCIÓN
1.1 OBJETIVOS
Los siguientes son los objetivos principales del documento de diseño de negocio o Business Blue
Print (BBP) para el proceso de Aprovisionamiento en SAP S/4HANA y SRM:
 Presentar los conceptos básicos relacionados con el diseño del modelo futuro del proceso
en SAP S/4HANA y SRM.
 Confirmar el alcance del diseño e implementación en Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias de
YPFB
 Definir el modelo operativo futuro de Aprovisionamiento en términos de definición de
procesos, sistemas de apoyo y roles requeridos, así como en la determinación del impacto
en políticas, normas y reglamentos
 Resaltar los principales cambios al modelo operativo de Aprovisionamiento en
S/4HANA/SRM y sus beneficios
 Proponer las estructuras organizativas en SAP S/4HANA, con el fin de satisfacer las
necesidades de información y control de YPFB.
 Definir los datos maestros requeridos para el funcionamiento del modelo en SAP S/4HANA
y SRM.
 Definir las configuraciones y desarrollos requeridos para construir en SAP S/4HANA y SRM
el modelo de gestión propuesto.
 Identificar los asuntos y tareas pendientes de diseño, que se deben definir y cerrar durant e
la etapa de construcción.
1.2 GLOSARIO DE TÉRMINOS
Los siguientes términos son necesarios para el entendimiento del documento:
TABLA 1 - Glosario de Términos
Término SAP Significado
Búsqueda ampliada Permite realizar búsqueda de cualquier documento de SRM, pueden realizarse
búsquedas directas, por documento o varios métodos de búsqueda.

Fase I
Código que se asigna al material o servicio para derivar internamente la cuenta o

Categoría de Valoración cuentas contables que se deben afectar al realizar entradas de material o servicio
y contabilización de facturas de los mismos.
Unidad Organizativa perteneciente a una sociedad de CO “Controlling” que

Centros de Costo representa áreas únicas de responsabilidad en la empresa que pueden generar
costos o influir sobre ellos.
Unidad Organizativa en donde se desempeñan las funciones de producción,

Centros logísticos compras, planeación de materiales o mantenimiento. Un centro es un lugar para el
que se compran materiales o se proveen servicios.
Cesta de la compra La cesta de la compra es el documento inicial dentro del sistema SRM, contiene
los requerimientos iniciales de parte del área solicitante, puede incluir materiales y
servicios.
Clase de documento Claves utilizadas para diferenciar los documentos de compras dentro de los tipos
Compras de documentos (solicitud, pedido, contrato marco). La clase de documento
permite fijar la numeración, los campos permitidos y por lo tanto el tipo de compra
a desarrollar.
Claves utilizadas para diferenciar documentos contables, distinguir operaciones y

Clase de documento FI asignar número de documento. La clase de documento introducida en la cabecera
del mismo será válida para todo el documento. Se definen a nivel de mandante.
Identificación que permite distinguir dentro del sistema SAP las diferentes
Clase de Pedido
variantes que pueden adoptar los Pedidos de Compra.
Mediante las clases de condición se determinan los elementos de precio,

recargos, reducciones, impuestos o portes, que se crean en el sistema en los
Clases de Condición
registros de condición. Por ejemplo Fletes, Descuentos, Arancel, Bodegaje,
Seguros.
CO Módulo SAP que representa el Control de Gestión (Controlling - Costos)
Número Unívoco para el servicio, se puede diferenciar de acuerdo al Tipo de

Código del Servicio
Servicio.
Corresponde al material que aun estando en las instalaciones de la empresa,

Consignación sigue siendo propiedad del proveedor hasta que el mismo sea consumido o
trasladado al stock propio.
Contrato Marco Documento de compras también conocido como Pedido Abierto, que constituye
un acuerdo a mediano o largo plazo con un proveedor, para el suministro de

Fase I
materiales y/o la ejecución de servicios, durante un periodo de tiempo

determinado y de acuerdo a condiciones y términos preestablecidos
Control Confirmación de Controla qué tipos de confirmación se prevén para una posición de pedido; por
Pedido ejemplo, confirmación de pedido y aviso de entrega.
Cuarto de Colaboración Son salas de participación entre el proveedor y YPFB, además pueden ser
repositorios de información referenciadas a una licitación
Cuenta Asociada, Son cuentas manejadas a través de módulos que manejan terceros, como los son
Cuenta de mayor. Cuentas por pagar, por cobrar, activos fijos
Elemento individual que forma parte de la estructura jerárquica de un proyecto,

Elemento PEP (P)
representa una tarea que puede ser dividida a su vez en sub -tareas.
EM/RF Entrada de Mercancía / Recepción Factura
Determina que secuencia deben tener las Clases de condición, así como el
Esquema de Cálculo cálculo de los recargos, descuentos, porcentajes, durante la determinación del
precio de compra.
Estrategia de Liberación Estrategia de aprobación para los documentos de compras, que contiene los
niveles y secuencias de aprobación. La estrategia de liberación que seguirá un
documento se determina por el cumplimiento, en ese documento, de ciertos
criterios preestablecidos (p. ej. valor del Pedido)
Estructura Organizativa Es la parte central de SRM, desde aquí se controlan atributos de cada usuarios y
en SRM se enlaza con la estructura financiera de SAP S/4 HANA
Módulo Financiero de SAP que gestiona y supervisa los Activos Fijos de la

FI-AA
Empresa (Asset Accounting)
FI-AP Módulo SAP que representa Cuentas por Pagar (Accounts Payables)
Módulo SAP que representa la Gestión Financiera, Libros Contables, Balance,

FI-GL
PyG, Cuentas contables, etc.
Fuente de La fuente de aprovisionamiento es el sitio donde todas las cestas son depositadas
Aprovisionamiento con el objetivo de que el área de Compras y Proveedores/compra decida que
procedimiento utilizar (Licitación, Contrato, Pedido)
Representación de un conjunto de operaciones a realizar dentro de un proyecto.

Grafo (N) Se utiliza para realizar asignación de recursos al proyecto y controlar fechas y
capacidades.

Fase I
Grupo de Artículos de Sub agrupación del material o Servicio para reportes, consultas y demás, dicha
Servicio agrupación corresponde a la codificación de Naciones Unidas (Familia o Clase).
Grupo de Compras Clave que se asigna a un comprador o grupo de compradores responsables de

determinadas actividades de compras. Un grupo de compras es responsable del
abastecimiento de un material o grupo de materiales, y es usualmente el canal
principal de las negociaciones de una compañía con sus proveedores. Para YPFB
corresponde a la clave que se asigna al Responsable de un Área, y sus
dependientes, donde les permite ante el Sistema identificar el Origen del
requerimiento.
Determina qué esquema de cálculo con sus respectivas clases de Condición debe
Grupo Esquema
asociarse al proveedor (Ejemplo: Esquema Proveedor Nacional, Esquema
Proveedor
Proveedor Exterior).
Hoja de Entrada Servicio Documento de SAP mediante el cual se realiza la entrada del Servicio solicitado
- HES en el Pedido de Compra.
Identificador de Clave que relaciona la tasa impositiva y porcentaje, que se debe contabilizar con
Impuesto el material o servicio.
Términos internacionales de negociación bajo los que se rige una negociación de

Incoterms
importación. Ejemplo: FOB, CIF, DAT
Libro de Pedidos Dato maestro de compras que contiene información relacionada con los
proveedores habilitados o no habilitados para suministrar un material para un
centro, dentro de determinados periodos de validez. El libro de Pedidos permite
determinar la fuente de aprovisionamiento que es válida en cierto instante del
tiempo
Licitación Documento de SRM que contiene los requerimientos iniciales del usuario,
contiene proveedores invitados a ese proceso de negociación, existen licitaciones
públicas y restringidas.
Datos Maestros de Activos Fijos. Representa los valores de los activos fijos de la
Maestro de Activos Fijos
organización, esto asociado al área de valoración y a los valores de depreciación.
Maestro de materiales Datos Maestros de todos los Materiales a utilizar en Casa Matriz y subsidiarias.
Maestro de proveedores Los Business Partner son socios de negocio que el sistema considera
(BP) Interlocutores comerciales.
Los acreedores (proveedores), son Business Partner con los que se adquiere una
obligación financiera, generalmente relacionada a compras.
Maestro de Servicios Datos Maestros de todos los Servicios a utilizar en Casa Matriz y subsidiarias.

Fase I
Módulo SAP que representa el Control de Inventarios y movimientos de materiales

MM-IM
(Inventory Management)
Módulo SAP que representa el Proceso de Compras (Materials Management -

MM-PUR
Purchasing)
NWBC Portal de navegación donde ingresarán usuarios YPFB y proveedores, se ingresa

desde un navegador de internet.
Oferta Económica Permite al área de compras evaluar directamente el precio de cada material y/o
servicio.
Oferta Técnica Permite al área de compras evaluar aspectos técnicos del material y/o servicio,
esta evaluación se hace por separado de la oferta económica.
Ordenes Internas u Las Ordenes Internas u Ordenes CO son recolectores de costos temporales,
Ordenes CO estos costos se mantienen para efectos de trazabilidad y de gestión.
Unidad Organizativa que agrupa la gestión de compras en una compañía o grupo

de compañías. La organización de compras es la responsable del
Organización de
aprovisionamiento de materiales y servicios. Una Organización de Compras
Compras
tendrá a su vez diferentes Grupos de Compras (compradores).
Documento de compras también conocido como Contrato Marco, que constituye

un acuerdo a mediano o largo plazo con un proveedor, para el suministro de
Pedido Abierto
materiales y/o la ejecución de servicios, durante un periodo de tiempo
determinado y de acuerdo a condiciones y términos preestablecidos
Un pedido es una solicitud o instrucción formal que realiza una organización de

Pedido de Compra compras a un proveedor para suministrar o proporcionar una cantidad
(Orden de Compra) determinada de materiales o servicios en una fecha programada. Orden de
Compra o Documento de compras que se envía al proveedor.
Pedido de Traslado Es un pedido de compra "interno" en que el proveedor es un centro logístico

llamado centro origen y el comprador es otro centro llamado centro destino. El
stock sale del centro origen (queda en tránsito) y se recibe en el centro destino.
PM Módulo SAP que representa el Mantenimiento de Planta (Plant Maintenance)
POWL Lista de trabajo de objetos personales, contiene las tareas asignadas a cada
usuario.
Proveedores (Business Los Business Partner son socios de negocio que el sistema considera
Partner) Interlocutores comerciales.

Fase I
Los acreedores (proveedores), son Business Partner con los que se adquiere una
obligación financiera, generalmente relacionada a compras.
PS Módulo SAP que representa el Módulo de Proyectos (Project System)
Redistribución pool de Permite organizar las cargas de trabajo de los compradores, además asignar
trabajo requerimientos a cada uno de ellos.
Registro Info Dato maestro de compras que contiene información sobre la relación proveedor-
material. El “Registro Info” contiene, entre otros, los siguientes datos: precios
actuales y condiciones de precios, condiciones de entrega y datos de evaluación
del proveedor
Es el dato maestro que permite relacionar el proveedor con el material en

Registro Info de consignación, especificando el precio acordado al que se consumirá dicho
Consignación material, cada vez que se deba disponer determinadas cantidades para consumo
o traslado al stock propio.
Una sociedad FI representa una entidad financiera de compensación jurídica

independiente. Los balances contables exigidos por ley se pueden crear en el
Sociedad FI
nivel de sociedad. Por lo tanto, la sociedad es la estructura mínima necesaria en
SAP
Solicitud de Pedido en SAP también conocida como Requisición de Materiales se

Solicitud de Pedido crea para suplir una determinada necesidad de compra de materiales o servicios
(Solped) en una fecha determinada. Corresponde a un documento interno de la empresa,
se maneja a través del sistema, no se imprime.
SRM Es un módulo de SAP dedicado a la gestión y relación con los proveedores, su

(Supplier RelationShip tratamiento es distinto a módulos convencionales como MM, SD, PP, etc. ya que
Management) SRM requiere su propio servidor y sus propios usuarios, SRM trabaja con la
tecnología NWBC.
Conlleva el suministro de materias primas o materiales a un proveedor para

Subcontratación - procesos de manufactura o ensamble de un nuevo material. También se conoce
Maquila como Maquila, teniendo en cuenta que las materias primas o materiales son
suministrados por YPFB..
Término que se refiere al tipo de objeto que s e afectará en el proceso de

Tipo de Imputación adquisición o compra de bienes, servicios (Por ejemplo de Imputación= Centro de
Costo, Ordenes, Elementos PEP, grafos, etc.)
Determina las vistas/pestañas y/o campos de acuerdo a la naturaleza de la

Tipo de Posición Compra ( Normal ‘ ‘ Estándar aplica para materiales; F - Servicios, C -
Consignación, L - Subcontratación).

Fase I
Clasificación principal del Servicio al cual va a quedar asociado. Ej emplo: ZE38

Tipo de Servicio Servicios mineros petróleo y gas. La codificación corresponde a clasificación de
naciones unidas (Rubro y Segmento).
Unidad en la que se debe expresar el servicio de acuerdo con sus características

Unidad de Medida y forma de solicitar tanto interna como externamente, Ejemplo, UN - Unidad, KG
Kilogramo, M - MES, D - Día, etc.

Fase I
1.3 ALCANCE
En este capítulo se delimita el alcance del diseño e implementación del proceso de

Aprovisionamiento en SAP S/4HANA y SRM, desde el punto de vista organizativo y funcional.
1.3.1 ALCANCE ORGANIZATIVO
Las siguientes empresas se encuentran dentro del alcance general del proceso, tanto para el diseño
corporativo como para la implementación de la Fase 1, que incluye a Casa Matriz e YPFB Transport e.
TABLA 2 - Alcance Organizativo de Compras
En alcance de
En alcance del diseño
Compañía implementación fase 1
(S/N)
(S/N)
YPFB Casa Matriz S S
YPFB Transporte S.A. S S
YPFB Andina S.A. S N
YPFB Chaco S.A. S N
YPFB Refinación S.A. S N
YPFB Logística S.A. S N
Air BP Bolivia S.A. S N
YPFB Transierra S.A. S S
Gas TransBoliviano S.A. S S
TABLA 3 - Alcance Organizativo de SRM
En alcance de
(S/N)
(S/N)
YPFB Casa Matriz S N
YPFB Transporte S.A. S S
YPFB Andina S.A. S N
YPFB Chaco S.A. S N
YPFB Refinación S.A. S N

Fase I
En alcance de
(S/N)
(S/N)
YPFB Logística S.A. S N
Air BP Bolivia S.A. S N
YPFB Transierra S.A. S S
Gas TransBoliviano S.A. S S
1.3.2 ALCANCE POR PROCESO
El diseño del proceso de Aprovisionamiento abarcará los siguientes escenarios de negocio:
TABLA 4 - Procesos Futuros de Compras
Ámbito de empresas
ID Proceso Escenario Variante
aplicables
00 - Estructura
MM-PUR-01- 01 - Creación y 01 - Organización de Casa Matriz, Filiales y
Organizativa
00-01-01 Administración compras Subsidiarias
MMPUR
Casa Matriz,
00 - Estructura 01 - Creación y 02 - Grupo de
MM-PUR-01- Filiales y
Organizativa
00-01-02 Administración Compras
MMPUR Subsidiarias
01 - Casa Matriz,
MM-PUR-01- Administración 01 - Creación Filiales y
01-01- Maestro de
Subsidiarias
Servicios
01 - Casa Matriz,
MM-PUR-01- Administración 02 -
Filiales y
01-02- Maestro de Mantenimiento
Subsidiarias
Servicios
02 - Compra de Casa Matriz,

MM-PUR-01- Materiales 01 -
01 - Importado Filiales y
02-01-01 derivados del Hidrocarburos
Subsidiarias
petróleo
02 - Compra de
Casa Matriz,
MM-PUR-01- Materiales 02 -
01 - Nacional Filiales y
02-02-01 derivados del Hidrocarburos
Subsidiarias
petróleo

Fase I
Ámbito de empresas
aplicables
Casa Matriz,
03 - Compra de
MM-PUR-01-
Bienes y 01 - Material 01 – Nacional Filiales y
03-01-01
Servicios Subsidiarias

MM-PUR-01-
Bienes y 01 - Material 02 – Importado Filiales y
03-01-02

MM-PUR-01- 01 –
Bienes y 02 - Servicio Filiales y
03-02-01 Nacional/Importado

MM-PUR-01-
Bienes y 03 - Activo 01 – Nacional Filiales y
03-03-01

MM-PUR-01-
Bienes y 03 - Activo 02 – Importado Filiales y
03-03-02

MM-PUR-01- 04 -
Bienes y 01 – Materiales Filiales y
03-04-01 Subcontratación

MM-PUR-01- 05 -
Bienes y 01 – Materiales Filiales y
03-05-01 Consignación

MM-PUR-01- 06 - Entradas de
Bienes y Filiales y
03-06- Servicios
04 – Devolución / 01 - Pedido Casa Matriz,

MM-PUR-01-
Cancelación a posición de 01 – Devolución Filiales y
04-01-01
Proveedores Devolución Subsidiarias
04 – Devolución / 02 - Pedido Casa Matriz,

MM-PUR-01-
Cancelación a posición de 01 – Cancelación Filiales y
04-01-02
Proveedores Cancelación Subsidiarias
Casa Matriz,
MM-PUR-01- 05 - 01 - Pedido
Filiales y
05-01- Incautaciones posición gratuita
Subsidiarias

Fase I
Ámbito de empresas
aplicables
Casa Matriz,
MM-PUR-01- 06 - 01 - Pedido
Filiales y
06-01- Intercompany Intercompany
Subsidiarias
01 - Consolidar
Casa Matriz,
MM-PUR-01- 07 - Elaboración PAC con todos
Filiales y
07-01- del PAC los Subsidiarias
requerimientos
Casa Matriz,
MM-PUR-01- 08 - Pedidos a 08 - Derivados
Filiales y
08-08- Operadoras del petróleo
Subsidiarias
01 - Registro y 01 - Casa Matriz,

MM-PUR-02- 01 - Gestión de
Actualización de Creación/Verificación Filiales y
01-01-01 Proveedores
Proveedores BP Subsidiarias
01 - Registro y Casa Matriz,

Actualización de 02 - Bloqueo Filiales y
01-01-02 Proveedores
Proveedores Subsidiarias
Casa Matriz,
02 - Penalidades Filiales y
01-02- Proveedores
Subsidiarias
Casa Matriz,
MM-PUR-02- 02 - Evaluación 01 - Post
Filiales y
02-01- de Proveedores Contratación
Subsidiarias

Fase I
TABLA 5 - Procesos Futuros de SRM
Ámbito de
ID Proceso Escenario Variante empresas
aplicables
01 - Registro y Casa Matriz,

SRM-01-01- 01 - Gestión de Actualización de 01 - Auto registro Filiales y
01-01 Proveedores
Proveedores Subsidiarias
Casa Matriz,
SRM-02-00- 00 - Estructura 01 - Creación y 01 - Organización
Filiales y
01-01 Organizativa SRM Administración de Compra
Subsidiarias
Casa Matriz,
SRM-02-00- 00 - Estructura 01 - Creación y 02 - Grupo de
Filiales y
01-02 Organizativa SRM Administración Compras Subsidiarias

Fase I
Los siguientes procesos se encuentran por fuera del alcance del diseño en SAP S/4 HANA
TABLA 6 Procesos fuera del alcance del diseño
Proceso Ámbito de empresa Explicación
Se definió que al no ser el Core

del negocio y la posible fusión de
YPFB Transierra
Transporte S.A con YPFB
Intercompany Repuestos S.A. y YPFB
Transierra se realice una compra-
Transporte S.A.
venta normal entre ambas
empresas.
Se definió que el tema de

volumetría, y operación de
Casa Matriz, YPFB cálculos, conciliaciones de
Conciliación de volúmenes de
Refinación SA, Air volúmenes de hidrocarburos se
Hidrocarburos
BP Bolivia SA hacen por fuera del sistema, para
obtener información posterior para
el proceso de Compra.
Se definió que al ser una

Normativa los proveedores
deberán registrarse en SRM y al
Auto Registro en RUPE YPFB Casa Matriz
momento de ser adjudicados
deberán presentar el Certificado
RUPE.
El sistema está configurado para

afrontar un escenario de compra
YPFB Casa Matriz, INTERCOMPANY.
Intercompany Filiales y Solo entrará en funcionamiento
Subsidiarias hasta tanto las filiales y
subsidiarias estén operativamente
en el Sistema.
1.4 COMPONENTE SAP
Los principales componentes SAP que soportan este proceso son el módulo de compras (MM-PUR)
y la herramienta de gestión de relaciones. El módulo MM-PUR permite gestionar el abastecimiento
de materiales y servicios de una organización desde la identificación de las necesidades de compra,
pasando por la supervisión de las entregas, hasta la verificación y contabilización de las facturas
recibidas de los proveedores.

Fase I
El módulo se integra naturalmente con el componente de SRM para la gestión de proveedores y

procesos de licitación y con los módulos de presupuesto, contabilidad, inventarios, costos y activos
fijos.
Por el otro lado, el componente de gestión de relaciones con proveedores (SRM) permite establecer
mecanismos de comunicación entre una organización y sus proveedores que participan en los
procesos de aprovisionamiento. En particular, permite gestionar los procesos competitivos
(licitaciones, ofertas, subastas) desde su estructuración hasta la adjudicación.

Fase I
2 SITUACIÓN OBJETIVO
2.1 DESCRIPCIÓN DE LOS NUEVOS PROCESOS
A continuación, se realiza la descripción detallada de cada uno de los procesos, escenarios y

variantes de negocio:
2.1.1 MM-PUR-01-00-01-01 Estructura Organizativa Creación y

Administración - Organización de compras
2.1.1.1 Introducción y alcance
El proceso de Estructura Organizativa Creación y Administración – Organización de compras

consiste en la gestión de las Organizaciones de compra. La Organización de Compras es la unidad
responsable del aprovisionamient o de materiales y servicios para uno o más centros logísticos. Tiene
la responsabilidad legal de la operación de compra que se realizan para la sociedad o sociedades.
En la implementación de Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias, se creará una Organización de

Compras por cada Sociedad FI.
Queda abierta la posibilidad de crear otras Organizaciones de compras a futuro como se especifica
en este proceso a requerimiento del área de contrataciones, para lo cual cuando se determine la
necesidad el área de contrataciones deberá solicitar al encargado respectivo para que revise y
proceda a crear la nueva Organización de Compras dentro de la Estructura Organizativa.
2.1.1.2 Diagrama
En el siguiente vínculo, se puede consultar el diagrama de proceso en notación BPMN 2.0.
MM-PUR-01-00-01-01 Estructura Organizativa Creación y Administración -Organización de compras
2.1.1.3 Narrativa
A continuación, se describe cada paso del Diagrama del punto anterior.

Fase I
Sistema de Información /
Paso Descripción de la Actividad
Herramienta
Solicitar la creación de una

Solicitar creación de Organización de Compras,
MAIL
Organización de Compras mediante un correo electrónico por
parte del personal autorizado.
Identificar y validar que la

Sociedad FI este creada
Identificar y validar que la previamente en S/4 HANA, por
Sociedad FI este creada medio de la transacción SPRO -> SAP
previamente Estructura de la Empresa ->
Definición -> Gestión Financiera ->
Tratar, Copiar, Verificar Sociedad
Identificar y validar las

Organizaciones de Compra
existentes, por medio de la
Identificar y validar transacción SPRO -> Estructura de
SAP
Organización de Compras la Empresa -> Definición -
> Gestión de Materiales ->
Actualizar Organización de
Compras
Mediante la transacción SPRO

procede a crear la Organización de
Crear Organización Compras Compras por la ruta Estructura de
para Sociedad FI en S/4 la Empresa -> Definición - SAP
HANA. > Gestión de Materiales ->
Actualizar Organización de
Compras.
Se enlaza al Subproceso SRM-02-

Crear Organización de
00-01-01 - Estructura Organizativa
Compras para Sociedad FI en SRM
SRM Creación y Administración
SRM
Organización de Compra
2.1.1.4 Principales cambios y beneficios del proceso
En este apartado se describen los principales cambios al proceso resultantes del diseño futuro en
SAP S/4HANA, resaltando los beneficios para Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias:
Cambios en políticas, normas y reglamentos

Fase I
En esta sección se describen los cambios claves que involucran la creación o modificación de
políticas, normas y reglamentos para el funcionamiento adecuado de los nuevos procesos.
TABLA 7 - Cambios en políticas, normas y reglamentos
Nota
No. Situación actual Situación propuesta Principales beneficios
explicativa
Utilización del sistema

Casa Matriz, Filiales y SAP S/4 HANA.
Subsidiarias utilizan Casa Matriz, Filiales y
Centralización de
diferentes sistemas para la Subsidiarias deben crear
1 Organizaciones de N/A
creación de un procedimiento interno
compra.
Organizaciones de para la creación de las
compras. organizaciones de
compra.
Cambios en estructura
En esta sección se describen los cambios claves que impactan a la estructura organizacional y las
personas, tales como creación/modificación de áreas, cargos, roles o funciones.
El proceso descrito anteriormente no representa cambios a la estructura.
Otros cambios relevantes
En esta sección se describen otros cambios resultantes del diseño en SAPS/4HANA que son
importantes resaltar:
TABLA 8 – Otros cambios relevantes

Fase I
Nota
explicativa
Casa Matriz, Filiales y

Subsidiarias utilizan
Visión de la estructura
diferentes sistemas para la Utilización del sistema
1 organizativa a nivel N/A
creación de SAP S/4 HANA
global.
Organizaciones de
compras.
Permitirá ejecutar
reportes por
Reportes y operaciones Organizaciones de
Reportes y Operaciones
con Organizaciones de compras, Visión de
2 con Organizaciones de N/A
compra centralizadas y documentos y
compra descentralizadas
debidamente identificadas operaciones por
Organizaciones de
compra.
Auto gestión de reportes

en función a los roles Rapidez en tiempo y
Existe una dependencia asignados a los forma.
para gestionar reportes responsables para que Recolección de
3 N/A
que ayuden a resolver puedan directamente en información y armado de
situaciones especiales. el Sistema conseguir reportes acorde a la
datos para su respectiva necesidad.
utilización.
Las unidades de compras Sistematizar la estructura Identificación de las

están diversificadas en el donde se identifiquen las unidades de
4 Organigrama de las operaciones de compras adquisiciones por N/A
diferentes unidades de con sus respectivos especialidad u otro
Negocio responsables. criterio que se aplique.
La utilización de las
Hay una difícil Medición de eficiencia por
Organizaciones de
identificación de medición cada Organización de
compras cuya estructura
de eficiencia por unidades Compras.
5 de personal asignado N/A
de compra que trabajan Permite establecer puntos
(analista de compras) es
para las operaciones de débiles de un área para
medible por cada gestión
negocio ser reforzados.
realizada.
2.1.1.5 Sistemas que se reemplazan y no se reemplazan

Fase I
En esta sección se describen los sistemas actuales que como resultado del diseño o serán
reemplazados o no por SAP S/4HANA:
TABLA 9 Listado de Sistemas
Se reemplaza
Objetivo del
Sistema actual Empresa por SAP Explicación
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Compras,
JDEdwards YPFB Transporte S.A. ERP S
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Compras,
SAP R/3 YPFB Andina S.A. ERP S
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Compras,
SAP R/3 YPFB Refinación S.A. ERP S
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Compras,
LABS/ChacoNet YPFB Chaco S.A. ERP S
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Compras,
Novus YPFB Logística S.A. ERP S
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Compras,
Novus Air BP Bolivia S.A ERP S
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Microsoft Dynamics Compras,
YPFB Transierra S.A. ERP S
GP 10.0 fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Sistema para Organizaciones de
Sistema de Contrataciones, Compras,
YPFB Casa Matriz S
Contrataciones órdenes de compra y fundamentales
de servicio para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
2.1.1.6 Desarrollos principales

Fase I
Los desarrollos son todos aquellos programas que deben construirse en SAP S/4HANA para cumplir
con requerimientos que no son cubiertos por el estándar del sistema. Están divididos en Reportes,
Interfaces, Extensiones, Formularios y Workflows.
Las siguientes son los desarrollos definidos para el proceso:
Reportes:
Son listados e informes que muestran información consolidada o desagregada de información

contenida en el sistema. Los siguientes son los reportes a desarrollar al no estar cubiertos por la
funcionalidad estándar de SAPS/4HANA:
El presente proceso no requiere reportes adicionales.
Extensiones:
Son nuevas funcionalidades, cálculos, operaciones o interfaces de usuario que no están disponibles
como parte de la solución de SAPS/4HANA:
El presente proceso no requiere extensiones adicionales.
Interfaces:
Son procesos de envío de información entre SAP S/4HANA y otros sistemas externos, ya sea en
una vía (desde o hacia SAP) o en doble vía (desde y hacia SAP).
El presente proceso no requiere la realización de una interfaz .
Formularios:
Son impresiones de documentos que requieren un diseño personalizado por cada organiz ación.
Generalmente se imprimen para un tercero y se distinguen de un reporte en cuanto a que
representan un documento individual (ordenes, pedidos, facturas, albaranes de almacén)
El presente proceso no requiere formularios.
Workflows:

Fase I
Son flujos de trabajo, iniciados por un disparador o trigger y que siguen una secuencia de acciones
entre diferentes individuos o roles, según unas reglas predefinidas. Los más comunes son los flujos
de aprobación (ej. de compras, vacaciones, etc.)
El presente proceso no requiere de Workflows.
2.1.1.7 Consideraciones
En este apartado se describen los asuntos pendientes, definiciones faltantes o en proceso y temas
especiales que deben considerarse relativos a cada proceso:
El presente proceso no presenta consideraciones adicionales.
2.1.2 MM-PUR-01-00-01-02 Estructura Organizativa Creación y

Administración - Grupo de Compras
El proceso de Estructura Organizativa Creación y Administración – Grupo de compras consiste en la

gestión de grupo de compras, los Grupos de compras son una subdivisión de las organizaciones de
Compras. Se encargan de apoyar la gestión de compras y brindar soporte a la Organización de
Compras en todo el proceso de licitación y contrataciones.
Para Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias también es la clave que se asigna al Responsable de un
Área y sus dependientes, donde les permite ante el Sistema identificar el Origen del requerimiento.
En la implementación de Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias, se crearán los respectivos Grupos de

Compras que aplican para cada Sociedad teniendo como referencia cada una de las Organizaciones
de Compras.
De igual manera en SAP S/4HANA se podrán crear otros Grupos de Compras a futuro como se
especifica en este proceso, para lo cual cuando se determine la necesidad el área de contrataciones
deberá solicitar al encargado respectivo para que revise y proceda a crear el nuevo Grupo o Grupos
de Compras basados en la Estructura Organizativa.
2.1.2.2 Diagrama

Fase I
MM-PUR-01-00-01-02 Estructura Organizativa Creación y Administración -Grupo de Compras
2.1.2.3 Narrativa
Herramienta
Solicitar la creación de un
Solicitar la creación de un Grupo Grupo de Compras, mediante
Email o formato externo.
de Compras un correo electrónico por parte
del personal autorizado.
Identificar y validar los Grupos

de Compras existentes con el
Identificar y validar Grupos de
fin de determinar si se requiere SAP
Compras existentes.
la creación del nuevo grupo
solicitado.
Mediante la transacción SPRO

procede a crear el Grupo de
Compras por la ruta: IMG de
Crear Grupo de Compra SAP SAP
referencia SAP  Gestión de
Materiales  Compras  Crear
Grupo de Compras.
Se enlaza al Subproceso SRM-

02-00-01-02 Estructura
Crear Grupo de Compras en
Organizativa SRM Creación y SRM
SRM
Administración Grupo de
Compras

políticas, normas y reglamentos para el funcionamiento adecuado de los nuevos procesos.

Fase I
TABLA 10 Cambios en políticas, normas y reglamentos
Nota
explicativa

Casa Matriz, Filiales y SAP S/4 HANA.
Subsidiarias utilizan Casa Matriz, Filiales y
Centralización de los
1 diferentes sistemas para la Subsidiarias deben crear N/A
grupos de compra
creación de grupos de un procedimiento interno
compras. para la creación de los
grupos de compra.
personas, tales como creación/modificación de áreas, cargos, roles o funciones:
El proceso descrito anteriormente no representa cambios a la estructura.

TABLA 11 Otros cambios relevantes
Nota
explicativa

Visión de la estructura
Utilización del sistema organizativa a nivel
1 diferentes sistemas para la N/A
SAP S/4 HANA global, visiones de las
creación de grupos de
áreas responsables.
compras.

Fase I
Nota
explicativa
Permitirá ejecutar
Reportes y operaciones reportes por Grupos de
Reportes y Operaciones
con Grupos de compra compras, Visión de
2 con Grupos de compra N/A
centralizadas y documentos y
descentralizadas
debidamente identificadas operaciones por Grupos
de compra (Gerencias)
Medición de tareas por

No existe una medición de área.
pertinencia en la Creación de Grupos de
Control de requerimientos
estructura que pueda compra bajo sistema que
en cuanto a volumen.
3 identificar los ayude a identificar el área N/A
requerimientos de cada que requiere Estructuras de
unidad y que sea servicios/materiales. autorización consistentes
sistematizado. por límites de
competencia.
No existe una Sistematizar la

Planificación clara.
programación sistemática programación por cada
4 Acortar tiempos de N/A
de los requerimientos por unidad solicitante que sea
ejecución.
cada área medible en el tiempo

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los grupos
de compras,
JDEdwards YPFB Transporte S.A. ERP S fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los grupos
de compras,
SAP R/3 YPFB Andina S.A. ERP S fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los grupos
de compras,
SAP R/3 YPFB Refinación S.A. ERP S fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Compras,
LABS/ChacoNet YPFB Chaco S.A. ERP S
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Compras,
Novus YPFB Logística S.A. ERP S
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Compras,
Novus Air BP Bolivia S.A ERP S
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Organizaciones de
Microsoft Dynamics Compras,
YPFB Transierra S.A. ERP S
GP 10.0 fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema las
Sistema para Organizaciones de
Sistema de Contrataciones, Compras,
YPFB Casa Matriz S
Contrataciones órdenes de compra y fundamentales
de servicio para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los grupos
de compras,
JDEdwards Gas TransBoliviano ERP S fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Reportes:

funcionalidad estándar de SAPS/4HAN.
Extensiones:
Interfaces:
El presente proceso no requiere la realización de una interfaz .
Formularios:
Son impresiones de documentos que requieren un diseño personalizado por cada organización.
Workflows:

Fase I
2.1.3 MM-PUR-01-01-01- Administración Maestro de Servicios – Creación
El proceso de Administración del Maestro de Servicios – Creación consiste en la gestión de servicios.

La funcionalidad del maestro de servicios, contiene una descripción del servicio, tipo de servicio,
grupo de artículos, unidad de medida, categoría de valoración, identificador de impuestos y el texto
ampliado del servicio donde se puede complementar la información de cada servicio a ser creado.
Conforme a los requerimientos del negocio, los Tipos de servicio y Grupos de artículos de servicio
se crearán basados en la codificación de las naciones unidades y la asignación del código de cada
servicio la realizará el sistema de forma automática (ver numeral 2.3.1.1. Datos maestros de servicios
del presente documento).
El maestro de servicios para Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias estará centralizado en una sola base
de datos.
Es importante que exista un equipo responsable de la administración de los registros, el cual deberá
trabajar de manera integrada con el usuario, quien una vez revise que el servicio requerido no se
encuentra creado, deberá seguir el procedimiento de solicitud de creación con todos los
requerimientos y parámetros definidos.

Fase I
Los servicios son transferidos/replicados a SRM para su utilización en los procesos de licitación,
dicha transferencia se realiza de forma automática y no se requiere participación de ninguna persona
de YPFB.
2.1.3.2 Diagrama
MM-PUR-01-01-01- Administración Maestro de Servicios - Creación
En el siguiente proceso, se detallan los pasos de SRM:
SRM-02-01-01- Administración Maestro de Servicios/Materiales Creación y Administración
2.1.3.3 Narrativa
Herramienta
La unidad solicitante busca el

servicio requerido en el Maestros
de Servicios de S/4 HANA por
Buscar Código de Servicio SAP
medio de las transacciones AC03
Visualizar Servicio o AC06
Listado de Servicios.
En caso que no se encuentre el

código, la unidad solicitante envía
la información al catalogador para
Solicitar creación del Servicio la creación del servicio y código MAIL
respectivo, a través del formulario
externo de creación / modificación
servicios.
El catalogador verifica el Código y

Servicio requerido en el catálogo
Verificar código de servicio en de servicios, a través de las
SAP
catálogo transacciones AC03 Visualizar
Servicio o AC06 Listado de
Servicios.

Fase I
Herramienta
Si el servicio ya existe, el
catalogador comunica al Usuario
Comunicar el Código
la existencia del Servicio con su MAIL
equivalente al Área Solicitante
código respectivo, mediante un
correo electrónico.
Si el servicio No está creado, El

Catalogador procede a crear el
código con la información
Crear código de servicio, e requerida, teniendo en cuenta la
SAP
informa a Unidad Solicitante codificación de las Naciones
Unidas tanto para el Tipo de
servicio como para el Grupo de
Artículos de Servicio.
La unidad solicitante recibe la

Enviar Código a la unidad
información del código de servicio MAIL
Solicitante
creado.
Se enlaza al Subproceso SRM-

Replicar el nuevo código del 02-01-01- Administración Maestro
N/A
servicio en SRM de Servicios/Materiales Creación
y Administración
Replicar materiales/servicios una

Replicar Materiales/Servicios SRM
vez creados en SAP S/4 HANA
Revisar log de réplica materiales

Revisar log Materiales/Servicios SRM
y servicios
Verificar Materiales/Servicios Verificar materiales y servicios SRM

Fase I
políticas, normas y reglamentos para el funcionamiento adecuado de los nuevos procesos:
Nota
explicativa
Casa Matriz, Filiales y Utilización del sistema

Centralización del
Subsidiarias utilizan SAP S/4 HANA.
1 catálogo de servicios. 1
diferentes sistemas para la Política/Reglamento de
Unificación de códigos.
creación de servicios. creación de servicios.

SAP S/4 HANA.
Política/Reglamento de
creación y gestión del
catálogo de servicios. Solo se modificaría en
2 diferentes sistemas para la 2
Creación de una una instancia.
gestión/actualización de
servicios. organización
administrativa con su
diseño de cargos y
funciones.
Nota Explicativa 1
YPFB deberá crear una política/reglamento la cual permita regular/centralizar la creación de servicios
en Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias.
Nota Explicativa 2
YPFB deberá crear una política/reglamento para la gestión de servicios centralizada en Casa Matriz,
Filiales y subsidiarias.
TABLA 14 – Cambios en estructura

Fase I
Nota
explicativa
Centralizar la gestión de
Una sola base datos
Gestión de servicios servicios para Casa
actualizada, una sola
1 descentralizada en varias Matriz, Filiales y 1
gestión para Casa Matriz,
áreas de gestión. Subsidiarias en un centro
Filiales y Subsidiarias.
de gestión corporativo.
Nota explicativa 1
Se debe crear un área centralizada la cual sea la responsable de la gestión de servicios en Casa
Matriz, Filiales y Subsidiarias.
TABLA 15 – Otros cambios relevantes
Nota
explicativa
Se cuenta con reportes

de servicios en un solo
sistema, capacidad de
1 Reportes descentralizados Reportes centralizados análisis por empresa, 1
información exportable a
Excel para análisis
posteriores.
Mismos servicios en Un servicio solo puede

2 Dato único del servicio. N/A
diversas subsidiarias existir una vez
Codificar los servicios en Único código de servicio,

Varias codificaciones de
3 base al catálogo de las catálogo amplio de N/A
servicios
Naciones Unidas. servicios.
Servicios disponibles en
Servicios no catalogados los procesos de licitación.
Servicios catalogados en
4 en los sistemas de Mismo código de servicio N/A
SRM
negociación en SRM y en SAP S/4
HANA

Fase I
Nota
explicativa
Actualmente no existe el Fácil manejo de reportes

registro de servicios futuros.
Configuración de servicios
asociados a las cuentas El sistema traerá la
5 asociados a cuentas de N/A
contables que identifique cuenta contable al
gasto o inversión.
donde se direccionará el momento de hacer el
gasto o Inversión. requerimiento.
Nota Explicativa 1
Reportes dentro del sistema los cuales se ejecutan con diversos criterios de búsqueda, por ejemplo;
Numero, Nombre, Organización de compras, Grupo de Artículos de servicio, etc.
TABLA 16 – Listado de Sistemas
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
Tener una base de S/4HANA
SAP R/3 YPFB Andina S.A. datos maestros de S aplicable para
servicios. todas las
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
Chaconet / Zeus YPFB Chaco S.A. datos maestros de S aplicable para
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
JD Edwards YPFB Transporte S.A. datos maestros de S aplicable para
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en S/4
Tener una base de
HANA aplicable
SAP R/3 YPFB Refinación S.A. datos maestros de S
para todas las
servicios.
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
Novus YPFB Logística S.A. datos maestros de S aplicable para
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en S/4
Tener una base de
HANA aplicable
Novus Air BP Bolivia S.A. datos maestros de S
para todas las
servicios.
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
Gas TransBoliviano
JD Edwards datos maestros de S aplicable para
S.A.
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.

Fase I
Reportes:

Extensiones:
Interfaces:
El presente proceso no requiere la realización de una interfaz.
Formularios:
representan un documento individual (ordenes, pedidos, facturas, albaranes de almacén).
Workflows:

Fase I
TABLA 17 Lista de Asuntos Pendientes a considerar
Fecha máxima de
No. Consideración Descripción Responsable
resolución
Se debe definir donde se

Definir quién y donde
concentrara el área de
se centralizará el
1 catalogación y gestión de Casa Matriz
área de gestión de
servicios, además quien
servicios.
serán los actores.
2.1.4 MM- PUR-01-01-02- Administración Maestro de Servicios –

Mantenimiento
El proceso de Administración – mantenimiento de servicios en SAP S/4HANA bajo la funcionalidad

del maestro de servicios, ofrece la herramienta de modificación de servicios donde se puede
complementar o ajustar la información del servicio ya creado.
El maestro de servicios para Casa Matriz y Subsidiarias estará centralizado en una sola base de
datos maestros tanto para Casa Matriz como para las subsidiarias.
Es importante que exista un equipo responsable de la administración de los registros, el cual deberá
trabajar de manera integrada con el usuario, quien una vez revise que el servicio requerido se debe
modificar, deberá seguir el procedimiento de solicitud de modificación con la información necesaria
a ser modificada.
Posteriormente el equipo catalogador revisará, evaluará y si es procedente realizará la modificación

solicitada del servicio informando posteriormente al usuario solicitante.

Fase I
2.1.4.2 Diagrama
MM-PUR-01-01-02-Administración Maestro de Servicios – Mantenimiento
2.1.4.3 Narrativa
Herramienta
El usuario o catalogador identifica

Identificar necesidad de que debe realizar una
Manual
modificar Servicio modificación o mejora a un
servicio del Maestro de Servicios
Solicitar al aprobador el OK para
Solicitar Modificación de Maestro realizar la modificación, a través
Manual
Servicios del formato externo de creación /
modificación de servicios.
En el caso de que no sea
aprobada la modificación,, se
Informar el motivo al Solicitante Manual
envían las razones por las cuales
no se realiza la modificación.
Una vez aprobado, el
Catalogador ingresa al servicio en
S/4 HANA mediante la
Modificar Maestro Servicios
transacción AC02 Modificar SAP
(Catalogador)
Servicios, para realizar la
modificación aprobada del
servicio.
Se enlaza al subproceso SRM-
02-01-01- Administración Maestro
Replicar modificación en SRM SRM
de Servicios/Materiales Creación
y Administración

políticas, normas y reglamentos para el funcionamiento adecuado de los nuevos procesos

Fase I
Nota
explicativa
Encuadrar este proceso

YPFB debe crear un
No existe un en una Normativa que
Procedimiento normativo
procedimiento en muestre el flujo de
1 para la creación y N/A
creación y mantenimiento operación, teniendo una
mantenimiento de
de Servicios base de datos controlada
servicios
y depurada.
Nota
explicativa
Centralizar la gestión
(modificación) de servicios Una sola base datos
Gestión de servicios
para Casa Matriz, Filiales actualizada, una sola
1 descentralizada en varias 1
y Subsidiarias en un gestión para Casa Matriz,
áreas de gestión.
centro de gestión Filiales y Subsidiarias.
corporativo.
Nota explicativa 1
Se debe crear un área centralizada la cual sea la responsable de la gestión (Mantenimiento) de
servicios en Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias.


Fase I
Nota
explicativa

de servicios en un solo
sistema, capacidad de
1 Reportes descentralizados Reportes centralizados análisis por empresa, 1
posteriores.
Mismos servicios en Un servicio solo puede

2 Dato único del servicio. N/A
Codificar los servicios en Único código de servicio,

Varias codificaciones de
3 base al catálogo de las catálogo amplio de N/A
servicios
Naciones Unidas. servicios.
Servicios disponibles en
Servicios no catalogados los procesos de licitación.
Servicios catalogados en
4 en los sistemas de Mismo código de servicio N/A
SRM
negociación en SRM y en SAP S/4
HANA
Nota Explicativa 1
Numero, Nombre, Organización de compras, Grupo de Artículos de servicio, etc.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en S/4
Tener una base de
HANA aplicable
SAP R/3 YPFB Andina S.A. datos maestros de S
para todas las
servicios.
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en S/4
Tener una base de
HANA aplicable
Chaconet / Zeus YPFB Chaco S.A. datos maestros de S
para todas las
servicios.
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
JD Edwards YPFB Transporte S.A. datos maestros de S aplicable para
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
SAP R/3 YPFB Refinación S.A. datos maestros de S aplicable para
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
SICOBS- SIGE YPFB Logística S.A. datos maestros de S aplicable para
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
Novus Air BP Bolivia S.A datos maestros de S aplicable para
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Se implementará
la base de datos
maestros de
servicios en
Gas TransBoliviano
JD Edwards datos maestros de S aplicable para
S.A.
empresas, a
medida que
vayan ingresando
a SAP.
Reportes:

Extensiones:
Dentro de este proceso no existen extensiones de desarrollos.

Fase I
Interfaces:
Dentro de este proceso no existen interfaces de desarrollos.
Formularios:
representan un documento individual (ordenes, pedidos, facturas, albaranes de almacén).
Dentro de este proceso no existen formularios de desarrollos.
Workflows:
Dentro de este proceso no existen Workflows de desarrollos.
Fecha máxima de
N o. Consideración Descripción Responsable
resolución
Definir quién y en Se debe definir donde se

donde se centralizará concentrara el área de
1 Casa Matriz
el área de gestión de gestión de servicios, además
servicios. quien serán los actores.

Fase I
2.1.5 MM- PUR-01-02-01-01 – Compras de Materiales derivados del petróleo

– Hidrocarburos Importado
El proceso de Compras de Materiales derivados del petróleo de importaciones en SAP S/4HANA se

soporta sobre la función estándar de Compras, mediante las solicitudes de Pedido, Contratos marco
y Pedidos de Compra y cuenta con una parametrización específica de Clases de condición y
Esquema de Cálculo que permite registrar todas las condiciones adicionales de importaciones que
se requieren formen parte del mayor valor del hidrocarburo importado y a su vez que dichas
condiciones queden asociadas desde el Pedido de Compras al tercero respectivo al que corresponda
cada condición adicional.
El flujo de Compras de Materiales derivados del Petróleo, Hidrocarburo Importado corresponde al

proceso contratación en cuya estructura está contemplada desde la carga del Contrato Macro, hasta
el consumo mediante pedidos específicos previa conciliación de volúmenes.
En esta tarea, las unidades que fiscalizan las conciliaciones de volúmenes de este material para
Casa Matriz realizarán sus cálculos fuera del sistema para así cargar el dato final en el proceso de
Compra.
Para las compras de importación se utilizará la clase de documento de Pedido de Compras de SAP
ZPIM PEDIDO DE IMPORTACIÓN. Es importante que en dicho Pedido se ingresen las clases de
condición requeridas para la importación inicialmente como estimadas y hasta donde sea posible
que dichas condiciones después se vayan actualizando por los costos reales hasta antes de la
entrada de hidrocarburos importados. Una vez se realice la entrada, ya no es posible modificar dichas
condiciones en el pedido y en la verificación de facturas será Cuentas por Pagar quien registre los
costos reales que no fueron actualizados en el Pedido de Importación la cual aplicará para
proveedores extranjeros y nacionales (para terceros asociados).
Este proceso aplica para todas aquellas contrataciones de hidrocarburos Importados que se realicen
en Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias.
2.1.5.2 Diagrama
MM-PUR-01-02-01-01 Compra de Materiales derivados del petróleo - Hidrocarburos Importado

Fase I
2.1.5.3 Narrativa
Herramienta
Identificar la necesidad para

gestionar contrato de compra de
Identificar Necesidad Hidrocarburos. Aquí se realiza el Manual
análisis de la volumetría
requerida.
Realiza la etapa de conciliación,

Iniciar Etapa Consultas consulta de volumetría para Manual
compra de Hidrocarburos
Llamar Contrato Activo de

Hidrocarburos para realizar el
Llamar contrato activo Manual
registro de los volúmenes acorde
conciliación cerrada.
Crear el contrato marco de
Hidrocarburos conforme a los
Crear Contrato Marco SAP
pronósticos de producción y
acuerdo con las Refinerías
Confeccionar o crear el Pedido o
Pedidos de Compra con
referencia al contrato marco y
Confeccionar Pedido SAP
acorde con las necesidades del
producto por parte de Compra de
Líquidos.
Incluir costos estimados de
Importación, basados en una
liquidación previa de otra
importación similar o de acuerdo
con la experiencia del área de
contrataciones..
Los costos reales se pueden

Incluir Costos Importación SAP
ajustar en el pedido de
importación hasta antes de
realizar la Entrada de Materiales,
una vez efectuada dicha entrada
ya no es posible ajustar estos
costos en el Pedido y se deben
posteriormente contabilizar con la
factura del proveedor respectivo.
Una vez aprobado por el ente

Recibir documento contractual regulador, contrataciones recibe NA
el documento contractual

Fase I
Herramienta
Imprimir Pedido de Compras y

Imprimir Pedido SAP
gestionar firma liberadora
Gestionar Firmas requeridas de

Gestionar Firma acuerdo a normativa, en función a Manual
los límites de autonomía.
Enviar Pedido de Compras al

Enviar Pedido SAP
proveedor.
Se enlaza el subproceso
Hoja de Entrada Servicio MM-IM-01-02-01-Entrada por SAP

Compra Repuestos y Bienes de
Consumo
Verificación de Factura AP-01-03-01- Recepción de SAP

facturas Logísticas y no
Logísticas
Dentro de este proceso existen cambios en políticas, normas y reglamentos.

Fase I
Nota
N o. Situación actual Situación propuesta Principales beneficios
explicativa
Actualmente no se cuenta
con un Procedimiento que  Estandarización de
Se debe crear una
indique el soporte a nivel flujos de operación
1 normativa que enmarque 1
de sistema el proceso de expresados en una
estas tareas funcionales.
la compra de Norma/Procedimiento.
Hidrocarburos
 Se tendrá un respaldo
para que sea
instrumento de
Se debe crear un Capítulo liberación de los
No se cuenta en el específico en la Normativa procesos licitatorios.
Procedimiento de o Reglamento de compra  Al tener asignado el
liberaciones en el Sistema de Hidrocarburos que Gerente Responsable,
2 2
la figura de aprobación en indique que las Unidad Responsable
el Sistema de Pedidos y liberaciones se realizarán un Código de usuario
Contratos por medio de una se podrá hacer
Herramienta/Sistema. seguimiento de
reportes oportunos a
los momentos de
liberación
Nota explicativa 1
La funcionalidad del circuito de contratación de compra de Hidrocarburos nacional permitirá pautar

la necesidad en los hitos de conciliaciones efectivas.
YPFB debe crear un capítulo específico dentro del Procedimiento de Compra de Hidrocarburos, en
cuanto a la metodología que se utilizará para hacer un seguimiento efectivo.
Las unidades de soporte podrán evidenciar su participación en el documento inicial al proceso de

contratación adjuntando anexos y aprobando el paso que les corresponde en su negocio.
Aplica para Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias.
Nota explicativa 2

Fase I
Al enmarcar las normativas que coadyuven al proceso liberador de compra de Hidrocarburos

Nacional, dentro de un marco Procedimental se podrán establecer las reglas de las funcionalidades
para los dueños de los procesos de Compra de Líquidos/Logística/Comercial.
YPFB debe crear un capítulo específico que promueva el desarrollo de las actividades de las
unidades aprobadoras en el Sistema.
Aplica para YPFB Casa Matriz.
En esta sección no hay cambios claves que impactan a la estructura organizacional y las personas ,
más si la otorgación de creación/modificación de áreas, cargos, roles o funciones:
Nota
explicativa
Se debe crear roles

adecuados por cada Delimitación de
Actualmente no se ha
usuario, que puedan funciones.
otorgado roles adecuados
trabajar en las tareas
1 para creación, Control de tareas NA
asignadas de acuerdo a
modificación y lectura de Seguimiento a las
su operación definida en
datos en SAP tareas
las áreas usuarias, de
compras y de revisión.
Delimitación de
Actualmente no está claro funciones.
YPFB debe crear una
el rol específico de los Estabilización de
estructura de creación, y
2 creadores de Ordenes de tareas planteadas en NA
posterior liberación para
Pedido para Hidrocarburos Normativas y/o
cubrir su necesidad.
Nacional. Reglamento

Fase I
Nota
explicativa
Sistematizar los hitos para

Identificación de
Falta de trazabilidad del poder hacer seguimiento
tiempos muertos por
proceso de Compra de oportuno a los procesos
1 área. NA
Hidrocarburos ya que es de compra de
Identificación de fecha
manual Hidrocarburos
y hora de ingreso
Importados.
Inicialmente que
dichos costos van a
quedar incluidos
dentro del
comprometido
Incluir los costos de presupuestal.
Actualmente en la importación tanto
Los costos estimados
importaciones en la estimados como reales
o reales van a permitir
mayoría de subsidiarias y cuando sea posible en los
que los materiales
Casa Matriz no ingresan Pedidos de importación
2 queden valorados no NA
los costos asociados a la relacionando el tercero
solo por el precio del
importación dentro del (proveedor) al que
material en sí, sino con
pedido y no se relaciona el corresponde dicho costo,
los costos en que se
tercero (proveedor) ejemplo Agente aduanero,
incurrió para ponerlo a
transportista.
disposición en su lugar
de destino.
Relacionar los costos
de los terceros a la
importación respectiva.
Se tendrá verificación

de disponibilidad
presupuestal
inmediata desde el
No se tiene verificación de
Integración con el Módulo momento de crear la
3 disponibilidad NA
de FM - Presupuesto Solicitud de Pedido, no
presupuestal inmediata
permitiendo dejar
grabar el documento si
no se tiene el
suficiente presupuesto.

Fase I
Nota
explicativa
SAP tiene el control

three way match –
No hay relación donde a través del
automática entre las Integración de compras pedido de compras
Ordenes de Compras, con almacenes, áreas valida las cantidades y
4 NA
entradas de materiales y usuarias y contabilidad valores solicitados con
contabilización de cuentas por pagar. lo realmente recibido y
facturas. lo que se va a
contabilizar en las
facturas.
Estrategias de
liberación (aprobación)
configurables de
Workflows y Estrategias acuerdo a políticas y
de liberación y cambios montos.
Se manejan aprobaciones
de estado de los
físicas pero no Niveles de aprobación
5 documentos de compras 1
electrónicas del proceso dentro de la
(Solicitud de pedido,
de compras organización para
Pedido y Contratos
autorización.
Marco).
Manejo a través de
Workflow de las
aprobaciones.
Relación de todas las

compras con el PAC
respectivo y
previamente aprobado.
Poder hacer
EL número de PAC será
No se relaciona el PAC a seguimiento y control a
un dato obligatorio para
6 los requerimientos de las compras N/A
las Solicitudes, Pedidos y
Compras ejecutadas vs el PAC
Contratos Marco.
aprobado.
Reportes de
trazabilidad del PAC
respecto a las
compras ejecutadas.
Nota Explicativa 1
Las estrategias de liberación (aprobaciones) pueden ser configuradas y definidas para los diferentes
documentos de compras, solicitudes de pedido, Pedidos de Compra y Contratos Marco, conforme a

Fase I
los montos y demás características para diferencias las polít icas de Casa Matriz, Filiales y
Subsidiarias.
Niveles de aprobación, donde se especifican que personas dentro de la organización están
autorizadas para aprobar un documento de compras.
Las estrategias son configuradas mediante Workflows (flujos de trabajo), lo que significa que una
determinada persona deberá aprobar el documento de compras, para que otra pueda realizar la
aprobación. Esto garantiza que todas las compras sean aprobadas asegurando los controles, validez
y exactitud del proceso de aprovisionamiento.
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
remplazar bajo la
JD EDWARDS YPFB Transporte S.A. Administrativo y S
misma
Contable
metodología
ERP.
El sistema SAP
pasará a
Realizar y controlar
remplazar bajo la
Manual YPFB Casa Matriz el proceso de S
misma
contratación.
metodología
ERP.
El sistema SAP
ERP del proceso pasará a
CHACONET/LABS YPFB Chaco S.A. Administrativo y S remplazar bajo la
Contable misma
metodología ERP

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema
ERP del proceso S/4HANA pasará
SAP ERP YPFB Refinación S.A. Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
SAP ERP YPFB Andina S.A. Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Novus YPFB Logística S.A. Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Novus Air BP Bolivia Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
remplazar bajo la
JD EDWARDS Gas TransBoliviano Administrativo y S
misma
Contable
metodología
ERP.
Reportes:

Fase I

TABLA 27 Listado de Reportes
Ámbito de aplicación
ID Nombre corto Descripción y justificación
por empresa
Se define que le llegaría las alertas

de consumos y fechas de vencimiento
a la unidad solicitante, al que hizo la
SOLPED (Fiscal de contrato) y cc al
Gerente de Contrato.
Actualmente este proceso es manual
en las Subsidiarias, y se sacan
reportes a destiempo por las
diferentes operaciones del día a día. Casa Matriz,
DPTP- Seguimiento de contratos
Estas alertas serían un valor Filiales y
054 marco
agregado para los usuarios finales de Subsidiarias.
los Contratos, dado que el Sistema
les avisaría a 90/60/30 días antes de
finalizar un contrato para que inicien
su proceso de contratación. De igual
manera Controlar de manera
porcentual el valor previsto pendiente
por ejecutar, ejemplo cuando falte por
ejecutar un 20 o 30% del contrato.
El sistema deberá generar un reporte

Reportes respecto al
que identifique en sus respectivas
costo estimado, costo
columnas el costo estimado
contratado y costo
(SOLPED), costo contratado
pagado con consultas, a Casa Matriz,
DPTP- (PEDIDO-CONTRATO) y costo
órdenes de compra, Filiales y
069 pagado (Recepción de Factura y
contratos abiertos y otros Subsidiarias.
pago). De igual manera un Reporte
(montos y cantidades
que permita tener el seguimiento y
pedidas, recibidas,
trazabilidad de todo el proceso de
controladas y pagadas).
compras hasta el pago.
Extensiones:

Fase I
Dentro de este proceso no existen extensiones de desarrollos
Interfaces:
Dentro de este proceso no existen interfaces de desarrollos.
Formularios:
TABLA 28 Listado de Formularios
por empresa
Transacción y Plantilla Z para

gestionar el PAC.
Se debe diseñar una Tabla Z con los
Campos requeridos (Obligatorios y
Opcionales) para alimentar el PAC
mediante una transacción Z con
Opciones de Creación, Modificación,
Aprobación y Visualización. Esta
actividad la hará cada Área Usuaria
tanto en Casa Matriz, como en las
Subsidiarias. Cada línea de esta tabla Casa Matriz,
DPTP-
Plantilla Z para el PAC debe tener un proceso de aprobación Filiales y
013
y una vez se grabe el documento el Subsidiarias
sistema asignará un número
consecutivo de PAC. Una vez
grabado el documento todos los
cambios posteriores que se realicen
sobre esa línea, el sistema debe
tomarlos como nuevas Versiones
(ajustes o modificaciones) y permitir
tener historial de modificaciones,
actualizando el número de versión
respectiva por cada línea. El sistema

Fase I
por empresa
debe poder clasificar el PAC en:

planificado o No planificado.
Impresión de los Formatos de

Pedidos de Compras Nacionales,
Formatos de Pedidos de
Importación, Subcontratación,
Compras Nacionales,
DPTP- Consignación, el formato es similar Casa Matriz, Filiales y
Importación,
046 pero cada uno tiene su particularidad. Subsidiarias
Subcontratación,
Es requisito para envío hacia el
Consignación.
proveedor, además el formato
estándar no cumple con lo solicitado.
Este requerimiento de reclamación al

proveedor va a poner en alerta una
Reclamación Alerta de
DPTP- vez se haya cumplido la fecha de Casa Matriz, Filiales y
vencimiento de fecha de
066 entrega vencida, haciendo un reclamo Subsidiarias
entrega de material.
al proveedor mediante un formulario
de comunicación.
Este requerimiento va a permitir un

control de entregas de manera
proactiva, para el Seguimiento de
Materiales dado que esta información
oportuna permitirá al usuario
identificar con anticipación un
Recordatorio Alerta vencimiento en la entrega. (Reclamo
automática de entregas al proveedor)
DPTP- Casa Matriz, Filiales y
pendientes identificadas Estos recordatorios previos, son para
067 Subsidiarias
por orden de compra y que el Administrador del negocio de
proveedor. seguimiento de recepción de material
y el proveedor esté en conocimiento y
pueda planificar la recepción del
material.
Workflows:

Fase I
TABLA 29 Listado de Workflows
por empresa
Activación de los WF de Liberación

de Solicitudes de Pedido de acuerdo
con la matriz de niveles y montos de
aprobación con alerta y envío al
correo del aprobador y que desde allí
pueda entrar a la transacción
respectiva de aprobación.
- La responsabilidad de liberación por
ausencia permite que las operaciones
continúen su flujo, sin que sea
necesario un actor en la cadena de
liberación.
Activar Workflows
DPTP- En este sentido y de acuerdo a la Casa Matriz, Filiales y
Estrategias de liberación
015 Normativa de delegación de Subsidiarias
Solicitudes de Pedido
funciones será necesario que el
liberador delegue, cuando sea el caso
(vacaciones, emergencias por
ausencia, accidente) a su personal
que escoja en su propia estructura.
(Por roles y perfiles).
Por otro lado, en caso el liberador no
pueda hacer esta operación, deberá
haber un ente que realice previa
certificación y respaldo la delegación
a la cadena de liberación del gerente
ausente."

de Pedidos de compras de acuerdo
Activar Workflows con la matriz de niveles y montos de
Estrategias de liberación aprobación con alerta y envío al
047 Subsidiarias
Pedidos de Compras correo del aprobador y que desde allí

Fase I
por empresa
El Workflows es necesario para tener

un control sobre el documento de
compra, además agiliza el proceso.
Fecha máxima de
resolución
Este desarrollo ya
está en YPFB
REFINACION solo
Sistema de Logística utilizada que cuando venga
1 Interface SILOG para conciliaciones en YPFB S/4 HANA se deberá
REFINACIÓN contemplar si en su
momento sigue
aplicando y aún se
requiere.
2.1.6 MM-PUR-01-02-02-01 - Compra de Materiales derivados del petróleo -

Hidrocarburos Nacional
El proceso de compras de hidrocarburos nacionales en SAP S/4HANA se soporta sobre la función

estándar de Compras, mediante solicitudes de Pedido, Contratos marco y Pedidos de Compra.
El flujo de Compras de Materiales derivados del Petróleo, Hidrocarburo Nacional corresponde al

proceso contratación en cuya estructura está contemplada desde la carga del Contrato Macro, hasta
el consumo mediante pedidos específicos previa conciliación de volúmenes.

Fase I
En esta tarea, las unidades que fiscalizan las conciliaciones de volúmenes de este material para
Casa Matriz realizarán sus cálculos fuera del sistema para así cargar el dato final en el proceso de
Compra.
Para las compras de hidrocarburos nacionales se utilizará la clase de documento de Pedido de

Compras de SAP ZBCM PEDIDO BAJO CONTRATO MARCO MATERIAL. la cual aplicará para
proveedores nacionales.
Este proceso aplica para todas aquellas contrataciones de hidrocarburos nacional de Subsidiarias,
filiales y Casa Matriz.
2.1.6.2 Diagrama
MM-PUR-01-02-02-01 Compra de Materiales derivados del petróleo - Hidrocarburos Nacional
2.1.6.3 Narrativa
Herramienta
Identificar la necesidad para gestionar

Identificar Necesidad Manual
contrato de compra de Hidrocarburos.
Realiza la etapa de conciliación,

Iniciar Etapa Consultas consulta de volumetría para Manual
compra de Hidrocarburos
Llamar Contrato Activo de

Hidrocarburos para realizar el
Llamar contrato activo NA
registro de los volúmenes acorde
conciliación cerrada.

Fase I
Herramienta
Crear el contrato marco de

Hidrocarburos conforme a los
Crear Contrato Marco SAP
pronósticos de producción y acuerdo
con las Refinerías
Confeccionar o crear el Pedido o

Pedidos de Compra con referencia al
Confeccionar Pedido contrato marco y acorde con las SAP
necesidades del producto por parte
de Compra de Líquidos
Una vez aprobado por el ente

Recibir documento contractual regulador, contrataciones recibe el SAP
documento contractual
Imprimir Pedido de Compras y

Imprimir Pedido SAP
gestionar firma liberadora
Gestionar Firmas requeridas de

Gestionar Firma acuerdo a normativa, en función a Manual
los límites de autonomía.
Enviar Pedido de Compras al

Enviar Pedido SAP
proveedor
Se enlaza al subproceso MM-IM-01-

Entrada de material 02-01-Entrada por Compra SAP
Repuestos y Bienes de Consumo
Se enlaza al subproceso AP-01-03-

Verificación de Factura 01- Recepción de facturas Logísticas SAP
y no Logísticas

Fase I
Dentro de este proceso existen cambios en políticas, normas y reglamentos.
Nota
explicativa
Se debe sistematizar el Control de base de

Actualmente no se cuenta consumo gradual del datos de consumo por
con un sistema que pueda contrato conforme contrato.
1 1
controlar el consumo de la volumetría comprometida Control de pagos
compra de Hidrocarburos previo control de efectuados y
aprobaciones. seguimiento por ciclos.
para que sea
instrumento de
Se debe crear un Capítulo liberación de los
No se cuenta en el específico en la Normativa procesos licitatorios.
Procedimiento de o Reglamento de compra  Al tener asignado el
liberaciones en el Sistema de Hidrocarburos que Gerente Responsable,
2 2
la figura de aprobación en indique que las Unidad Responsable
el Sistema de Pedidos y liberaciones se realizarán un Código de usuario
Contratos por medio de una se podrá hacer
Herramienta/Sistema. seguimiento de
los momentos de
liberación
Nota explicativa 1
La funcionalidad del circuito de contratación de compra de Hidrocarburos nacional permitirá pautar
la necesidad en los hitos de conciliaciones efectivas.
YPFB debe crear un capítulo específico dentro el Procedimiento de Compra de Hidrocarburos, en
cuanto a la metodología que se utilizará para hacer un seguimiento efectivo.
Aplica para todas las Subsidiarias y Casa Matriz.
Nota explicativa 2

Fase I
Al enmarcar las normativas que coadyuven al proceso liberador de compra de Hidrocarburos

Nacional, dentro de un marco Procedimental se podrán establecer las reglas de las funcionalidades
para los dueños de los procesos de Compra de Líquidos/Logístic a/Comercial.
Aplica para Casa Matriz.
En esta sección no hay cambios claves que impactan a la estructura organizacional y las personas,
Nota
explicativa
Se debe crear roles

adecuados por cada Delimitación de
datos en SAP tareas
Delimitación de
Actualmente no está claro funciones.
YPFB debe crear una
el rol específico de los Estabilización de
estructura de creación, y
2 creadores de Ordenes de tareas planteadas en NA
posterior liberación para
Pedido para Hidrocarburos Normativas y/o
cubrir su necesidad.
Nacional. Reglamento

Fase I
Nota
explicativa
Sistematizar los hitos para Identificación de

Falta de trazabilidad del
poder hacer seguimiento tiempos muertos por
proceso de Compra de
1 oportuno a los procesos área. NA
Hidrocarburos ya que es
de compra de Identificación de fecha
manual
Hidrocarburos Nacional y hora de ingreso
Se tendrá verificación

de disponibilidad
presupuestal
inmediata desde el
No se tiene verificación de
Integración con el Módulo momento de crear la
2 disponibilidad NA
de FM - Presupuesto Solicitud de Pedido, no
presupuestal inmediata
permitiendo dejar
grabar el documento si
no se tiene el
suficiente presupuesto.
SAP tiene el control

three way match –
Ordenes de Compras, con almacenes, áreas valida las cantidades y
3 NA
entradas de materiales y usuarias y contabilidad valores solicitados con
contabilización de cuentas por pagar. lo realmente recibido y
facturas. lo que se va a
contabilizar en las
facturas.
Estrategias de
liberación (aprobación)
configurables de
Workflows y Estrategias acuerdo a políticas y
de liberación y cambios montos.
Se manejan aprobaciones
de estado de los
físicas pero no Niveles de aprobación
electrónicas del proceso dentro de la
de compras organización para
Pedido y Contratos
autorización.
Marco).
Manejo a través de
Workflows de las
aprobaciones.

Fase I
Nota
explicativa
Relación de todas las

compras con el PAC
respectivo y
previamente aprobado.
Poder hacer
No se relaciona el PAC a seguimiento y control a
5 los requerimientos de las compras N/A
las Solicitudes, Pedidos y
Compras ejecutadas vs el PAC
Contratos Marco.
aprobado.
Reportes de
respecto a las
compras ejecutadas.
Nota Explicativa 1
los montos y demás características para diferencias las políticas de Casa Matriz, Filiales y
Subsidiarias.


Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
remplazar bajo la
JD EDWARDS YPFB Transporte SA Administrativo y S
misma
Contable
metodología
ERP.
El sistema SAP
pasará a
remplazar bajo la
misma
contratación.
metodología
ERP.
El sistema SAP
CHACONET YPFB Chaco S.A. Administrativo y S remplazar bajo la
Contable misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Novus YPFB Logística S.A. Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Novus Air BP Bolivia S.A. Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
Gas TransBoliviano remplazar bajo la
JD EDWARDS Administrativo y S
S.A. misma
Contable
metodología
ERP.
Reportes:

por empresa
Se define que le llegaría las alertas de

consumos y fechas de vencimiento a
la unidad solicitante, al que hizo la
Gerente de Contrato. Casa Matriz,
DPTP- Seguimiento de contratos Actualmente este proceso es manual Filiales y
054 marco en las Subsidiarias, y se sacan Subsidiarias.
diferentes operaciones del día a día.
Estas alertas serían un valor agregado
para los usuarios finales de los
Contratos, dado que el Sistema les

Fase I
por empresa
avisaría a 90/60/30 días antes de

Reportes respecto al costo
estimado, costo contratado
y costo pagado con
(SOLPED), costo contratado Casa Matriz,
consultas, a órdenes de
DPTP- (PEDIDO-CONTRATO) y costo Filiales y
compra, contratos abiertos
069 pagado (Recepción de Factura y Subsidiarias.
y otros (montos y
cantidades pedidas,
recibidas, controladas y
pagadas).
Extensiones:
Dentro de este proceso no aplican extensiones de desarrollos.
Interfaces:
Dentro de este proceso no aplican interfaces de desarrollos.
Formularios:

Fase I
por empresa
Transacción y Plantilla Z
para gestionar el PAC.
Se debe diseñar una Tabla
Z con los Campos
requeridos (Obligatorios y
Opcionales) para alimentar
el PAC mediante una
transacción Z con Opciones
de Creación, Modificación,
Aprobación y Visualización.
Esta actividad la hará cada
Área Usuaria tanto en Casa
Matriz, como en las
Subsidiarias. Cada línea de
esta tabla debe tener un
Casa Matriz,
proceso de aprobación y
una vez se grabe el Filiales y
DPTP-013 Plantilla Z para el PAC
documento el sistema Subsidiarias.
asignará un número
consecutivo de PAC. Una
vez grabado el documento
todos los cambios
posteriores que se realicen
sobre esa línea, el s istema
debe tomarlos como nuevas
Versiones (ajustes o
modificaciones) y permitir
tener historial de
modificaciones,
actualizando el número de
versión respectiva por cada
línea. El sistema debe
poder clasificar el PAC en:
Impresión de los Formatos

de Pedidos de Compras
Nacionales, Importación,
Subcontratación, Casa Matriz,
Compras Nacionales, Consignación, el formato es Filiales y
DPTP-046
Importación, Subcontratación, similar pero cada uno tiene Subsidiarias.
Consignación. su particularidad.
Es requisito para envío
hacia el proveedor, además
el formato estándar no
cumple con lo solicitado.
Este requerimiento de
reclamación al proveedor va
Casa Matriz,
Reclamación Alerta de a poner en alerta una vez se
DPTP-066 vencimiento de fecha de entrega Filiales y
haya cumplido la fecha de
de material. Subsidiarias
entrega vencida, haciendo
un reclamo al proveedor

Fase I
por empresa
mediante un formulario de
comunicación.
Este requerimiento va a
permitir un control de
entregas de manera
proactiva, para el
Seguimiento de Materiales
dado que esta información
identificar con anticipación
un vencimiento en la
entrega. (Reclamo al
Recordatorio Alerta automática proveedor) Casa Matriz,
de entregas pendientes Estos recordatorios previos, Filiales y
DPTP-067
identificadas por orden de
compra y proveedor. son para que el Subsidiarias
Administrador del negocio de
seguimiento de recepción de
material y el proveedor esté
en conocimiento y pueda
planificar la recepción del
material.
Es requisito para envío hacia
el proveedor, además el
formato estándar no cumple
con lo solicitado.
Workflows:

Fase I
por empresa


liberación.
Casa Matriz,
Activar Workflows
DPTP- Filiales y
Estrategias de liberación En este sentido y de acuerdo a la
015 Subsidiarias.
Solicitudes de Pedido Normativa de delegación de

ausente."

aprobación con alerta y envío al Casa Matriz,
Activar Workflows
DPTP- correo del aprobador y que desde allí Filiales y
047 pueda entrar a la transacción Subsidiarias.
Pedidos de Compras

Fase I
Fecha máxima de
resolución
Este desarrollo ya
está en YPFB
REFINACION solo
Sistema de Logística utilizada que cuando venga
1 Interface SILOG para conciliaciones en YPFB S/4HANA se deberá
REFINACIÓN contemplar si en su
momento sigue
aplicando y aún se
requiere.
2.1.7 MM-PUR-01-03-01-01 Compra de Bienes y Servicios - Material Nacional
El proceso de compras de material nacional en SAP S/4HANA se soporta sobre las funciones
El flujo de Compras de Materiales corresponde al proceso contratación en cuya estructura está

contemplada desde la planificación presupuestaria, gestión de compra y adquisición del bien, no
siendo exento el paso para recepción de Materiales.
Para las compras de materiales nacionales se utilizará la clase de documento de Pedido de Compras
de SAP ZPLM PEDIDO MATERIAL, la cual aplicará para proveedores nacionales.
En la compra de Materiales está contemplado los pasos previos al proc eso de licitación,
sistematizando los hitos consensuados en Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias,
2.1.7.2 Diagrama

Fase I
MM-PUR-01-03-01-01 Compra de Bienes y Servicios - Material Nacional
2.1.7.3 Narrativa
Herramienta
Generar la solicitud de pedido en

el sistema S4/HANA,
Generar Solicitud de Pedido especificando importe, cuenta, SAP
proyecto descripción del servicio.
datos de presupuesto y PAC
Mediante la transacción ME51N.
Se enlaza el sub proceso
Validar Certificación
SAP
Presupuestaria FM-03-03 Certificación
Presupuesto para Compras (MM)
Verificar Stock SAP
MM-IM-06-03-03-Reportes Nivel 3
Aprobar la solicitud de pedido en
el sistema S/4HANA , verificando
Aprobar Solicitud de pedido SAP
importe, cuenta, proyecto
descripción del material
El Jefe/Gerente de contrataciones
asigna la solicitud de pedido al
Analista de contratación, según el
volumen de trabajo.
Asignar Analista SAP
Para YPFB REFINACION la
asignación se realizará luego de
la gestión de liberación de la
unidad solicitante.
Gestionar, elaborar la Invitación
(RFx) conjuntamente con la
solicitud de pedido en el sistema,
revisando los anexos y
aumentando el anexo de
Gestionar RFX SAP SRM
invitación y los que sean
requeridos
RFx (Request for : Information,

Proposal, Quotation)

Fase I
Herramienta
Lanzar la invitación con el DBC

ya cargado en el sistema para
recibir ofertas. RFX (Request for:
Information, Proposal, Quotation)
Lanzar RFX SAP SRM
DBC = Documento Base de

Contratación.
El Oferente elabora consultas del

Elaborar Consultas SAP SRM
proceso RFX.
El Sistema almacenará las

consultas, y mediante la
aplicación se derivará a las
Unidades de soporte, donde se
podrán adjuntar archivos y texto,
y derivar a la unidad donde sea la
consulta.
-El proveedor ingresa al sistema

(SAP SRM), hace una consulta
dentro el proceso licitatorio
-Llega a una bandeja (SAP

SRM) donde el proveedor no
sabe que analista está asignado
al proceso de contratación
Traspasar Consultas SAP SRM
-Luego de resuelta la consulta
(técnico / administrativo) y previo
filtro del Analista de compras...
-El proveedor recibe la respuesta

por el sistema (SAP SRM), que
también se da a los otros
competidores.
EN TODO ESTE PROCESO

ELCOMPETIDOR NO CONOCE
QUIEN LE ENVIÓ LA
RESPUESTA, PUES ESTA
VIENE DE UNA BANDEJA
GENÉRICA.
Mediante la aplicación SRM las
Unidades técnicas y/o de soporte
reciben las consultas y las
Recibir y responder consultas SAP SRM
responden en el Sistema, para
que sean derivadas al Analista de
Contratación

Fase I
Herramienta
El Analista de Compras/
Comprador mediante la
herramienta SAP / SRM recibirá
las respuestas de las Unidades
Enviar respuestas y aclaraciones de Soporte, las cuales serán
SAP SRM
del proceso consolidadas para ser divulgadas
dentro el mismo sistema en el
cual los Oferentes podrán
ingresar y leer las respuestas, y
bajar adjuntos si es necesario..
El oferente prepara su oferta
Preparar y Enviar oferta técnica y económica y la sube al SAP SRM
sistema
Verificar las condiciones de la

oferta (Analista de Compras,
Comercio Exterior) una vez
Revisar oferta recibidas en cuanto a SAP SRM
Técnica/Económica
documentos condicionales de
presentación, entre otras
obligaciones.
El comprador conforma el Comité

previamente definido, y gestiona
su participación en la recepción y
apertura de ofertas técnicas
(Comité A) para luego enviar al
área solicitante para su
Recepción y Apertura de Ofertas
correspondiente evaluación e-Mail
Técnicas
técnica.
En el caso del Upstream si se
tratara de un procedimiento B o C
se informa la apertura con 5 días
de anticipación.
El comprador envía las ofertas

técnicas de los competidores
habilitados a la Unidad solicitante.
El paso de evaluación de ofertas
Enviar Ofertas técnicas contiene actores llamados SAP SRM
Unidades evaluadoras de ofertas
conformadas por los llamados
COMITÉS TÉCNICOS
EVALUADORES,

Fase I
Herramienta
Evaluar con el soporte de las

ofertas técnicas si cumple o no la
necesidad, para posteriormente
emitir un Informe, este Informe
será realizado de forma de Anexo
Evaluar/Emitir informe técnico Documental el cual será subido al SAP SRM
SRM para que esté como
respaldo del proceso, firmado por
el responsable del COMITÉ
EVALUADOR DE LA OFERTA.
Revisar si el informe técnico está

acorde con los form atos
establecidos del procedimiento, si
Revisar Informe Técnico ha sido evaluado con los puntajes Manual
mínimos prestablecidos antes que
comience el proceso licitatorio
De recibido el INFORME
TECNICO, analista de compras
procede a gestionar el comité de
Conformar Comité B licitación de OFERTAS SAP SRM
ECONÓMICAS para ser abiertas
en el Sistema SRM.
Evaluar las ofertas económicas,

con el insumo de la Unidad
solicitante y su informe técnico, el
Evaluar y Emitir Informe final informe final de contratación es SAP SRM
un resumen general del proceso
con sus antecedentes.
Aprobar mediante el Sistema, el

formulario de INFORME FINAL,
donde la competencia de inicio de
este proceso liberador nacerá
Firma digital de Informe desde el Analista de SAP SRM
Contratación, Jefe de Compras, y
las Unidades de Soporte que
fueron parte del proceso de
Contratación.

Fase I
Herramienta
Una vez firmado por los

componentes del Comité de
licitación, Analista de Compras,
Jefe de compras y homologado
Evaluar y Emitir Informe Legal por la autoridad monetaria SAP SRM
competente es recibido este
documento para que LEGAL
emita su INFORME LEGAL.
Emitir una carta de adjudicación,

acorde al formato de cada
Emitir Carta de Adjudicación Procedimiento vigente para las Manual
respectivas Subsidiarias y Casa
Matriz.
El Analista de compras
Emitir pedido confecciona el Pedido con toda la SAP
información requerida.
El Analista de compras procede a

realizar un texto estándar y
Solicitar revisar Texto somete a revisión de la Gerencia Manual
Legal.
Revisar texto de compra desde el

enfoque jurídico para
Revisar Texto de Compra retroalimentar a Contrataciones Manual
sobre alguna condición que no
esté siendo tomada en cuenta.
El Analista de compras gestiona

Gestionar Liberación de Pedido la aprobación del Pedido SAP
Una vez aprobado el Pedido, se

Imprimir y Enviar pedido al imprime y envía al proveedor del SAP
proveedor
Contrato.
El proveedor adjudicado recibe,

Recibir Pedido y Devolver revisa y firma el documento en Manual
firmado
señal de aceptación.
Recepción de Material MM-IM-01-02-01-Entrada por SAP

Consumo

Fase I
Herramienta
Verificación de Factura AP-01-03-01- Recepción de SAP

Logísticas

Dentro de este proceso no aplica cambios en políticas, normas y reglamentos.
Nota
explicativa
Se propone creación de
roles adecuados por cada Delimitación de
datos en SAP tareas

Fase I
Nota
explicativa
 Identificación de
Sistematizar los hitos para tiempos muertos por
Falta de trazabilidad del poder hacer seguimiento área.
1 NA
proceso licitatorio oportuno a los procesos  Identificación de
de contratación fecha y hora de
ingreso
 Se tendrá verificación
de disponibilidad
presupuestal
inmediata desde el
No se tiene verificación de momento de crear la
Integración con el Módulo
2 disponibilidad Solicitud de Pedido, NA
de FM - Presupuesto
presupuestal inmediata no permitiendo dejar
grabar el documento
si no se tiene el
suficiente
presupuesto.
 SAP tiene el control

three way match –
Ordenes de Compras, con almacenes, áreas valida las cantidades
3 NA
entradas de materiales y usuarias y contabilidad y valores solicitados
contabilización de cuentas por pagar. con lo realmente
facturas. recibido y lo que se
va a contabilizar en
las facturas.

Fase I
Nota
explicativa
 Estrategias de
liberación
(aprobación)
Workflows y Estrategias configurables de
de liberación y cambios acuerdo a políticas y
Se manejan aprobaciones montos.
de estado de los
físicas pero no
4 documentos de compras  Niveles de 2
electrónicas del proceso
(Solicitud de pedido, aprobación dentro de
de compras
Pedido y Contratos la organización para
Marco). autorización.
 Manejo a través de
Workflow de las
aprobaciones.
 Visibilidad de todo el
No hay integración/No Integración entre proceso de compras.
5 existe sistema para MM/PUR y SAP SRM  Entorno web N/A
procesos de licitación para las licitaciones  Comunicación con
los proveedores.
 Relación de todas las

compras con el PAC
respectivo y
previamente
aprobado.
EL número de PAC será  Poder hacer
No se relaciona el PAC a
un dato obligatorio para seguimiento y control
6 los requerimientos de N/A
las Solicitudes, Pedidos y a las compras
Compras
Contratos Marco. ejecutadas vs el PAC
aprobado.
 Reportes de
respecto a las
compras ejecutadas.
Nota explicativa 1
La funcionalidad del circuito de contratación de Materiales empieza con el requerimiento a nivel del
sistema, que es la creación de la SOLICITUD DE PEDIDO, en este documento se establecerá
condiciones básicas para empezar el proceso licitatorio, el cual es tará sujeto a liberaciones efectivas
a nivel administrativo y de autoridad monetaria, los pasos previos para realización de este circuito

Fase I
contará con el soporte de las Unidades técnico administrativo, que llegarán a enriquecer el
documento de requerimiento en SAP.

YPFB deberá incluir en su reglamente la consulta de hitos en s u proceso de contratación.
Nota Explicativa 2
Subsidiarias.
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
YPFB TRANSPORTE remplazar bajo la
S.A. misma
Contable
metodología
ERP.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
remplazar bajo la
misma
contratación.
metodología
ERP.
El sistema SAP
Contable misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
NOVUS YPFB Logística S.A. Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
NOVUS YPFB Aviación S.A. Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
S.A. misma
Contable
metodología
ERP.

Fase I
Reportes:

por empresa
Casa Matriz,
Reporte seguimiento de Procesos por estatus que muestre el
DPTP- Filiales y
documentos procesos de seguimiento de los documentos de la
009 Subsidiarias.
licitación licitación.
Se requiere que el sistema permita

gestionar la asignación de
requerimientos a compradores en
base a criterios (tipo compra, carga
de trabajo, etc.). Cada comprador
atiende compras especializadas.
"El Administrador del Negocio de
contrataciones con esta herramienta Casa Matriz,
Asignación de
DPTP- podrá tener la trazabilidad de Filiales y
requerimientos a
063 asignación del proceso de Subsidiarias.
compradores
contratación al Analista especializado.
Podrá monitorear claramente el
volumen de trabajo por cada Analista
de Contratación.
Permitirá visualizar la Carga de
trabajo relacionada al número de
requerimientos emitidos de gerencias
definidas que atiende cada

Fase I
por empresa
comprador específico. (indicador en

línea)
Tendrá la posibilidad de identificar
carga de trabajo en tiempo real por
cada Analista de compras."

del proceso de contratación con sus
respectivos respaldos, que permitan a
las áreas de soporte (Auditoría, Legal,
y Transparencia) poder revisar cada
uno de los hitos de contratación.
"Dentro de las Normativas Internas de
la empresa, existe para cada
Reporte de todo el Subsidiaria un paso coyuntural, que
proceso de compra, es la Revisión del Proceso en
desde el requerimiento general, que se lo realiza en tres
Casa Matriz,
hasta la Orden Compra. momentos:
DPTP- Filiales y
Mostrando información - Elaboración del Informe Legal
068 Subsidiarias.
del proceso a definir por - Elaboración del Informe Resumen
las compañías. (Ej.: de la Contratación.
Aprobaciones, Invitados, - Auditorías Posteriores.
Multas, etc) (Transparencia/Auditoria)
Estos usuarios, deben tener en su
ROL características que les ayuden a
revisar los procesos de contratación
en el sistema, donde se identifique
trazabilidad, hitos, fechas, importes,
respaldos del proceso para emitir un
criterio revisor complementario que
sustente el proceso de contratación."
Existen reportes estándar, pero

tendría que ampliarse con el campo
de habilitación del proveedor y Casa Matriz,
DPTP- Reporte de estado de ampliarse (por rubro, proveedores Filiales y
093 proveedor con los documentos al día, por fecha Subsidiarias.
de vencimiento de su registro y por
otros elementos.
Casa Matriz,
DPTP- Seguimiento de contratos Filiales y
054 marco Subsidiarias.

Fase I
por empresa

reportes a destiem po por las
Estas alertas serían un valor
agregado para los usuarios finales de
Es necesario diseñar unos Reportes

de Consulta y Seguimiento del PAC
vs. Las compras ya ejecutadas,
serían consultas centralizadas en un
solo reporte con opciones de entrada
y salida con la información requerida. Casa Matriz,
DPTP- Dicha información será alimentada Filiales y
Reportes PAC
071 con la tabla ZPAC y en los Subsidiarias.
documentos de Compras, Pedido,
Solped, Contrato. Consultas por PAC,
por documentos de Compras,
Organización y grupos de compras.
Se requiere que sea exportable a
Excel.

contratado y costo
pagado con consultas, a
órdenes de compra,
contratos abiertos y otros
pedidas, recibidas,

Fase I
Extensiones:
TABLA 43 Listado de Extensiones
Ámbito de Aplicación por

Empresa
Esto permitirá solo visualizar

DPTP- Búsqueda de proveedores del rubro a negociar, la
Subsidiarias.
090 Proveedores búsqueda debería delimitarse por
rubro, material y servicio

Fase I

Empresa
Generación de alarmas por parte del

sistema al comprador cuando esté
por vencerse los plazos de las ofertas
y envío de solicitud de ampliación de
vigencia de ofertas parametrizable.
Se requerirá que el comprador llene
un campo que permita al sistema
partir de ahí a contabilizar los días y
DPTP- Generación de alertas al alertar cuando sea necesario.
"Esta alerta ayudaría que el Analista Subsidiarias.
064 comprador - SRM
de compras tenga la herramienta
precisa para controlar de forma
eficiente el proceso de contratación y
no quedar en riesgo de incumplir los
procedimientos internos y/o
corporativos en cada proceso.
La alerta deberá estar 10 días
calendario antes del vencimiento.
(Parametrizable por Subsidiaria)"
Se requiere crear campos ampliados

en la cabecera de la RFX en la cual
se indique que tipo de procedimiento
aplica al proceso de licitación.
Este desarrollo permitirá al Analista
de compras encuadrar su proceso de
licitación aplicable por monto Casa Matriz, Filiales y
DPTP- Campos ampliados en establecido en Normativas Internas Subsidiarias.
010 RFx SRM
(PROCEDIMIENTO A, B, C). Esto
cierra probabilidades de error en los
pasos estructurados para cada
proceso de compra. El impacto en el
negocio es disminuir anulación de
procesos por incumplimiento en
procedimientos.

Fase I

Empresa
Se está solicitando esta tarea para

mantener la confidencialidad entre el
oferente y el Comprador; esta
herramienta es para que el oferente
mediante la Aplicación SRM haga la
consulta respectiva subiendo
documentos inclusive, y la
herramienta pueda enviar al
DPTP- Comprador que corresponda, luego,
Consultas Anónimas Subsidiarias.
118 el Comprador derivar la consulta
mediante el Sistema, y la unidad de
soporte contestar vía SRM, inclusive
con adjuntos, luego el comprador
podrá consolidar la información y
publicar las respuestas en la
herramienta SRM por cada licitación
que corresponda (Cuartos de
colaboración).
Se requiere ampliar un campo Z

obligatorio en los documentos de
compras (Solped ME51N - ME52N,
Pedido ME21N - ME22N, Contrato
Marco ME31K - ME32K) para
relacionar el Número de PAC.
Es necesario incluir un Campo Z en
los documentos de Compras Solped,
Pedidos y Contratos en la pestaña de
Ampliación campo Imputación donde se especifique el Casa Matriz, Filiales y
DPTP- ZPAC en documentos Número del PAC. Dicho campo debe Subsidiarias.
014 de compras para asociar
con PAC ser tipo match code con tabla
desplegable y que de acuerdo a las
combinaciones de la Tabla Z PAC por
Programa, Fondo, Posición
Presupuestal, Centro Gestor y Año,
filtre en la tabla solo los números de
PAC que tengan dicha combinación
para que no traiga todos los números
de PAC existentes en el momento de
la selección.

Fase I
Interfaces:
Para este proceso no aplican interfaces de desarrollos.
Formularios:
por empresa

gestionar el PAC.
Subsidiarias. Cada línea de esta tabla
Casa Matriz,
debe tener un proceso de aprobación
DPTP- Filiales y
Plantilla Z para el PAC y una vez se grabe el documento el
013 Subsidiarias.
sistema asignará un número

Fase I
por empresa

Importación, Subcontratación, Casa Matriz,
Compras Nacionales,
DPTP- Consignación, el formato es similar Filiales y
Importación,
046 pero cada uno tiene su particularidad. Subsidiarias.
Subcontratación,
Consignación.

Reclamación Alerta de Casa Matriz,
DPTP- vez se haya cumplido la fecha de
vencimiento de fecha de Filiales y
066 entrega vencida, haciendo un reclamo
entrega de material. Subsidiarias
de comunicación.

automática de entregas al proveedor) Casa Matriz,
DPTP-
pendientes identificadas Estos recordatorios previos, son para Filiales y
067
por orden de compra y que el Administrador del negocio de Subsidiarias
material.
Workflows:

Fase I
por empresa

liberación. Casa Matriz,
Activar Workflows
DPTP- En este sentido y de acuerdo a la Filiales y
015 Normativa de delegación de Subsidiarias.
ausente."

Activar Workflows
Pedidos de Compras
El Workflow es necesario para tener
Los procesos de licitación sufren una Casa Matriz,

Workflow de seguimiento
DPTP- revisión por Normativa, si este Filiales y
(resumen proceso de
035 desarrollo no se hace las unidades no Subsidiarias.
Licitación)
tendrían como hacer este proceso,

Fase I
por empresa
por lo tanto la trazabilidad no sería

evaluable, para verificar cumplimiento
de procedimiento. Sería utilizado por
los Analistas de contratación para
subir los documentos de seguimiento
y por las Gerencia Legales, Auditoría,
y Transparencia.
Dentro de este proceso no aplican consideraciones.
2.1.8 MM-PUR-01-03-01-02 Compra de Bienes y Servicios - Material

Importado
El pedido de Compras de Bienes y Servicios Importado, es una Clase de documento que se elabora
en SAP S/4 HANA, para identificar los pedidos de importación de materiales. Es decir, que para los
procesos de contratación de materiales que deriven en un Pedido de Compras al exterior, están
contemplados en la herramienta SAP S/4 HANA con una clase de documento específica.
ZPIM PEDIDO DE IMPORTACIÓN. Esta Clase de Pedido es importante considerar debido a su
utilidad para determinar los costos asociados a la importación de materiales, según su característica
y condiciones previamente consensuadas con el proveedor; adicionalmente para la gestión de los
reportes de Pedidos de Importación que solicita la compañía, lo cual es aplicable a todo el
Corporativo.
Es importante que en dicho Pedido se ingresen las clases de condición requeridas para la
importación inicialmente como estimadas y hasta donde sea posible que dichas condiciones después
se vayan actualizando por los costos reales hasta antes de la entrada de materiales importados. Una
vez se realice la entrada, ya no es posible modificar dichas condiciones en el pedido y en la

Fase I
verificación de facturas será Cuentas por Pagar quien registre los costos reales que no fueron
actualizados en el Pedido de Importación.
En la compra de Materiales importados están contemplados los pasos previos al proceso de

licitación, sistematizando los hitos consensuados en Subsidiarias y Casa Matriz.
2.1.8.2 Diagrama
MM-PUR-01-03-01-02 Compra de Bienes y Servicios - Material Importado
2.1.8.3 Narrativa
Herramienta
La unidad solicitante identifica

que el proceso de
contrataciones (Licitación de
Materiales), se adjudicará a una
empresa del
Identificar Necesidad exterior(Importación de Manual
Materiales), para lo cual
coordina con el Área de
Comercio Exterior actividades
previas para la elaboración del
Pedido de Importación.
Comercio Exterior verifica la

Revisar oferta oferta, en coordinación con el
Manual
Técnica/Económica Comprador. Con términos
generales de importaciones
Comercio Exterior elabora el

Pedido con la información
verificada del proveedor
siempre y cuando aplique un
tipo de documento para compra
del exterior (INCOTERM)

Fase I
Herramienta
Incluir costos estimados de

Importación, basados en una
liquidación previa de otra
importación similar o de acuerdo
con la experiencia.
Los costos reales se pueden
ajustar en el pedido de
importación hasta antes de
Incluir costos de importación realizar la Entrada de SAP
Materiales, una vez efectuada
dicha entrada ya no es posible
ajustar estos costos en el
Pedido y se deben
posteriormente contabilizar con
la factura del proveedor
respectivo en cuentas por
pagar.
Revisar texto de compra desde

el enfoque jurídico para
Gestionar la LIBERACIÓN en el
Aprobar actividades previas y sistema del documentos de
SAP
solicitar inicio de contratación compra con la autoridad
monetaria competente en SAP.
Liberación del aprobador del

Pedido acorde al límite de
Liberar Documento SAP
competencia y la organización
de compra que corresponda.

Imprimir y Enviar pedido al imprime y envía al proveedor SAP
proveedor
del Contrato.
Recibe el pedido y documento

contractual y entrega el
Recibir documento contractual material, previa coordinación Manual
con el área de comercio
exterior.

Fase I
Herramienta
Informar y Enviar documento

Informar sobre documento contractual al sector usuario y al E-mail
contractual
proveedor

Recibir información imprime y envía a la unidad SAP
solicitante.
Recibe el pedido de importación

y coordina con Comercio
Exterior la entrega del material
importado al lugar designado, Manual
Entregar Material a Contratante
cuantificado y respaldado por el
pedido y su nota de entrega
hasta el almacén.
Se en laza con el subproceso

MM-IM-01-02-01-Entrada por
Entrada de Mercancías SAP
Consumo
Se enlaza con el subproceso

AP-01-03-01- Recepción de
Verificación de facturas SAP
Logísticas
SAP S/4 HANA, resaltando los beneficios para Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias:

Fase I
Nota
explicativa
Mejor control de las

importaciones.
Actualmente no se tiene Se propone la creación de
Se pueden identificar los
este tipo de documentos un tipo de documentos
1 costos asociados de las 1
en Casa Matriz, Filiales y para Compras de
importaciones.
Subsidiarias. Materiales Importados
Mejor valoración de los
inventarios
Se propone que Casa

Refinación y Andina Matriz, Filiales y
cuentan con el sistema Subsidiarias, se manejen
SAP y tienen identificado con costos exactos,
El principal beneficio es
este tipo de documentos y siempre y cuando se
que el sistema relaciona
se provisionan en el cuente con es ta
estos costos al pedido de
sistema los costos información; de lo
2 compras y aparte que se 2
asociados, aunque el contrario se manejarían
pueden identificar se
tratamiento de los mismos costos estimados. En el
tiene una valoración
es diferente en cuanto a primer escenario el
correcta del inventario.
estimados y exactos, y su registro lo realizaría
registro en el pedido de Contrataciones y en el
compras. segundo Cuentas por
Pagar
Nota Explicativa 1
Entre los principales cambios se encuentra la identificación puntual de los pedidos de importación,
lo cual es una información importante para control de costos y reportes necesarios sobre las
importaciones realizadas en cada gestión.
Se debe tomar en cuenta que este tipo de documentos coadyuva a identificar todos los costos
asociados a las importaciones que realiza cada compañía, útil en la valoración de i nventarios.
YPFB debe crear un procedimiento para las compras de importación deberá dictar que los costos
asociados sean cargados con un estimado y en la media de lo posible sean ajustados a los reales
antes de la entrada de mercancía, existirán las excepciones que serán manejadas por el prorrat eo
del área de Cuentas por Pagar.
Nota Explicativa 2
Entre otros beneficios es que los costos asociados a la importación como transporte, gastos puerto,
Gravamen Aduanero, I.V.A., Almacenaje, etc.; vayan vinculados al pedido de compras para contar
con la información correcta en la valoración promedio de inventarios. Como se menciona en el punto
de arriba, la mejor forma de realizar esta operación es con costos reales, sin embargo, por la

Fase I
flexibilidad del sistema también se pueden utilizar costos estimados (%) que en este caso su registro
sería de parte de Cuentas por Pagar. Adicionalmente y eventualmente se puede utilizar una mezcla
de estos costos y cuando se tengan los correctos se los puede registrar.
Se aclara que los costos exactos deben ser ingresados por Contrataciones previo a la entrada de
mercancías en Almacén, de lo contrario serán ingresados por Cuentas por Pagar.
YPFB debe crear un procedimiento para las compras de importación deberá dictar que los costos
asociados sean cargados con un estimado y en la media de lo posible sean ajustados a los reales
antes de la entrada de mercancía, existirán las excepciones que serán manejadas por el prorrat eo
del área de Cuentas por Pagar.
El proceso descrito anteriormente no representa cambios a la estructura
Nota
explicativa
 Inicialmente que
dichos costos van a
quedar incluidos
Incluir los costos de
Actualmente en la dentro del
importación tanto
importaciones en la comprometido
estimados como reales
mayoría de subsidiarias y presupuestal.
cuando sea posible en los
Casa Matriz no ingresan  Los costos estimados
Pedidos de importación
1 los costos asociados a la o reales van a NA
relacionando el tercero
importación dentro del permitir que los
(proveedor) al que
pedido y no se relaciona el materiales queden
corresponde dicho costo,
tercero (proveedor) se valorados no solo por
ejemplo Agente aduanero,
manejan por separado. el precio del material
transportista.
en si, sino con los
costos en que se
incurrió para ponerlo

Fase I
Nota
explicativa
a disposición en su
lugar de destino.
 Relacionar los costos
importación
respectiva.
de disponibilidad
presupuestal
inmediata desde el
de FM - Presupuesto
grabar el documento
si no se tiene el
suficiente
presupuesto.

three way match –
No hay relación donde através del
3 NA
las facturas.
 Estrategias de
liberación
Workflows y Estrategias
(aprobación)
de liberación y cambios
Se manejan aprobaciones configurables de
de estado de los
físicas pero no acuerdo a políticas y
electrónicas del proceso montos.
de compras  Niveles de
Pedido y Contratos
aprobación dentro de
Marco).
la organización para
autorización.

Fase I
Nota
explicativa
workflow de las
aprobaciones.

compras con el PAC
respectivo y
previamente
aprobado.
Compras
aprobado.
 Reportes de
respecto a las
compras ejecutadas.
Nota Explicativa 1
Subsidiarias.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
remplazar bajo la
JD EDWARDS YPFB Transporte S.A. Administrativo y S
misma
Contable
metodología
ERP.
El sistema SAP
pasará a
YPFB Casa Matriz remplazar bajo la
Manual el proceso de S
S.A. misma
contratación.
metodología
ERP.
El sistema SAP
Contable misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
NOVUS AIR BP Bolivia S.A. Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
Gas Transboliviano remplazar bajo la
S.A. misma
Contable
metodología
ERP.
Reportes:

por empresa

otros elementos.
Se define que le llegaría las alertas Casa Matriz,

de consumos y fechas de vencimiento Filiales y
054 marco
a la unidad solicitante, al que hizo la Subsidiarias.

Fase I
por empresa


hasta la Orden Compra. momentos: Casa Matriz,
DPTP-
Mostrando información - Elaboración del Informe Legal Filiales y
068
del proceso a definir por - Elaboración del Informe Resumen Subsidiarias

Fase I
por empresa

contratado y costo
pagado con consultas, a
órdenes de compra,
contratos abiertos y otros
pedidas, recibidas,
Extensiones:
Ámbito de Aplicación
por Empresa
Esto permitirá solo visualizar Casa Matriz,

DPTP- proveedores del rubro a negociar, la Filiales y
Búsqueda de Proveedores
090 búsqueda debería delimitarse por Subsidiarias.
sistema al comprador cuando esté por
vencerse los plazos de las ofertas y
envío de solicitud de ampliación de
vigencia de ofertas parametrizable. Se
requerirá que el comprador llene un Casa Matriz,
DPTP- Generación de alertas al campo que permita al sistema partir Filiales y
064 comprador - SRM de ahí a contabilizar los días y alertar Subsidiarias.
cuando sea necesario.
"Esta alerta ayudaría que el Analista

Fase I
por Empresa

herramienta pueda enviar al Casa Matriz,
DPTP- Comprador que corresponda, luego, el Filiales y
Consultas Anónimas
118 Comprador derivar la consulta Subsidiarias.
mediante el Sistem a, y la unidad de
colaboración).
en la cabecera de la RFX en la cual se
indique que tipo de procedimiento
Este desarrollo permitirá al Analista de
compras encuadrar su proceso de
Casa Matriz,
licitación aplicable por monto
DPTP- Campos ampliados en Filiales y
establecido en Normativas Internas
010 RFx SRM Subsidiarias.
procedimientos.
Se requiere que solo sean elegibles
Casa Matriz,
Selección de Proveedoresen un proceso de licitación
DPTP- Filiales y
en licitación en base al proveedores con el estatus habilitado.
085 Subsidiarias.
campo estado - SRM Se debe delimitar a los proveedores a
invitar en una licitación, no debe ser

Fase I
por Empresa
posible agregar proveedores con

estatus
1. Inactivo/Desactualizado,
2. Suspendido
Ampliación campo Casa Matriz,
Imputación donde se especifique el
DPTP- ZPAC en documentos Filiales y
Número del PAC. Dicho campo debe
014 de compras para Subsidiarias.
ser tipo match code con tabla
asociar con PAC
Programa, Fondo, Pos ición
la selección.
Interfaces:
Dentro de este proceso no existen interfaces.
Formularios:

Fase I
por empresa

Compras Nacionales,
Importación,
Subcontratación,
Consignación.

de comunicación.

DPTP-
067
material.
Workflows:
Debe existir un flujo de trabajo para la aprobación del documento de Compras, el cual, dependerá
de los Grupos de Compras y estructura de cada compañía, según su nivel de competencia o
autoridad monetaria.

Fase I
por empresa

Activar Workflow
ausente."
Los procesos de licitación sufren una

revisión por Normativa, si este
desarrollo no se hace las unidades no
Casa Matriz,
Workflow de seguimiento por lo tanto la trazabilidad no sería
DPTP- Filiales y
(resumen proceso de evaluable, para verificar cumplimiento
035 Subsidiarias.
Licitación) de procedimiento. Sería utilizado por
y Transparencia.

Activar Workflows de Contratos Marco de acuerdo con Casa Matriz,
DPTP-
Estrategias de liberación la matriz de niveles y montos de Filiales y
050
Contratos Marco aprobación con alerta y envío al Subsidiarias

Fase I
por empresa


Activar Workflow
Pedidos de Compras
Dentro de este proceso no existen consideraciones.
2.1.9 MM-PUR-01-03-02-01 Compra de Bienes y Servicios - Servicio

Nacional/Importado
El flujo de Compras de Servicios corresponde al proceso contratación en cuya estructura está

contemplada desde la planificación presupuestaria, gestión de contratación del servicio, no siendo
exento el paso para el Fiscal del servicio que certificará su realización y será aprobado por el Gerent e
de Contrato, en otras unidades estos servicios son aceptados mediante un Comité Técnico.
Para el caso de Servicios Importados resultantes de un proceso licitatorio la unidad solicitante deberá
considerar costos de tributación adicionales coordinando con el área de Tributos/Fiscal.
Se debe considerar que en flujo de Adquisición de servicios el requerimiento está formalizado es por
la Solicitud de Pedido que será el punto de inicio del proceso de contratación.

Fase I
En la Contratación de Servicios está contemplado los pasos previos al proceso de licitación,

sistematizando los hitos consensuados en Subsidiarias y Casa Matriz.
Este proceso aplica para todas aquellas contrataciones de servicios codificadas en la base de datos.
2.1.9.2 Diagrama
MM-PUR-01-03-02-01 Compra de Bienes y Servicios - Servicio Nacional_Importado
2.1.9.3 Narrativa
Herramienta
Identificar la Necesidad de
iniciar el proceso de
contratación, previa aprobación
(POA/PAC) que es otro módulo,
para empezar las preparaciones
Identificar Necesidad de previas al proceso de licitación
SAP
Contratación mediante consulta de reportes.
Para el caso de Servicios de
Importación, será necesario que
la unidad solicitante de manera
manual consulte el tema de
Impuestos especiales a aplicar.
Generar la solicitud de pedido

en el sistema S4/HANA,
especificando importe, cuenta,
Generar Solicitud de Pedido proyecto descripción del SAP
servicio. Mediante la
transacción ME51N.
La unidad solicitante podrá subir

Subir Anexos los documentos respectivos SAP
(Términos de referencia,

Fase I
Herramienta
Especificaciones técnicas,
Certificado Presupuestal).
Subir los documentos

respectivos:
Subir Anexos - Para Presupuesto, si SAP
corresponde deberá subir la
Certificación Presupuestaria.

respectivos:
Para Gerencia Legal, si
Subir Anexos SAP
corresponde debe subir anexos
donde valide la cuenta y
clasificación presupuestal

respectivos:
-Para Unidad de Seguros, si
corresponde, deberá subir su
Subir Anexos SAP
anexo de Seguros que
especifica la aplicabilidad o no
de esta tarea.
- Para Gerencia de GSMS -

Medioambiente y Salud deberá
Subir Anexos SAP
subir su Anexos de SMS,
siempre y cuando aplique.
El Jefe/Gerente de
contrataciones/RPC Asigna
Analista de Compras según el
volumen de trabajo.
Asignar Comprador SAP
unidad solicitante.
Elaborar Consultas Elaborar consultas se refiere a: SAP

Fase I
Herramienta
- El Comprador elabora
consultas internas al proceso de
licitación
- El Oferente elabora consultas
del proceso RFX.
sistema de documentos de
Gestionar Liberación SAP
compra con la autoridad
Liberación del aprobador de

-Solicitud de pedido
-Contrato Marco
Liberar Documento -Pedido SAP
Acorde al límite de competencia

y la organización de compra que
corresponda.
El analista de compras
confecciona la RFX / DBC /
Invitación formal.
Para el Upstream primero se
asignan los proveedores y se
solicita autorización de casa
matriz para lanzar el proceso de
Confeccionar el DBC licitación. Cuando autoriza Casa SAP SRM
Matriz recién se lanza la
invitación a los proveedores
correctamente habilitados en el
registro de proveedores.
RFX = Licitación
Contratación

recibir ofertas. RFX (Request SAP SRM
Lanzar RFX
for: Information, Proposal,
Quotation)

Fase I
Herramienta

Contratación.
En la etapa de consultas el
Oferente elabora consultas que
son encaminadas al Analista de
Compras en el sistema, mismas
que serán derivadas al Analista
de Contrataciones, a una
bandeja de entrada.
- El proveedor ingresa al
sistema (SAP SRM), hace una
consulta dentro el proceso
licitatorio
- Llega a una bandeja (SAP

SAP SRM
Consultas Licitación
- Luego de resuelta la
consulta (técnico /
administrativo) y previo filtro del
Analista de compras...
- El proveedor recibe la
respuesta por el sistema (SAP
SRM), que también se da a los
otros competidores.

QUIEN LE ENVIÓ LA
VIENE DE UNA BANDEJA
GENÉRICA.

Fase I
Herramienta

podrán adjuntar archivos y
texto, y derivar a la unidad
donde sea la consulta.
licitatorio
al proceso de contratación SAP SRM
Traspasar consultas
otros competidores.
QUIEN LE ENVIÓ LA
VIENE DEUNABANDEJA
GENÉRICA.

Unidades técnicas y/o de
soporte reciben las consultas y SAP SRM
Recibir y responder consultas
las responden en el Sistema,
para que sean derivadas al
Analista de Contratación
Consolidar todas las consultas SAP SRM

Consolidar
realizadas para mediante el

Fase I
Herramienta
sistema cargar la respuesta en

la licitación.
Contratación.

Preparar y Enviar oferta técnica y económica y la sube al SAP SRM
sistema
Verificar recepción de ofertas en

cuanto a cantidad de oferentes
en el SISTEMA
Revisar oferta oferta (Analista de Compras,
SAP SRM
Técnica/Económica Comercio Exterior) una vez
recibidas en cuanto a
obligaciones.
El Analista de contrataciones
conforma el comité de licitación
Una vez se cumpla con la
cantidad de ofertas mínimas,
previo a conformar el comité el
sistema deberá notificar que se
realizará el evento a la bandeja
de los que presentaron ofertas.
Acto de apertura - Conformar
SAP SRM
Comité
Casa Matriz, El acto de apertura
es llevado a cabo por el
COMITÉ DE CALIFICACIÓN

tratara de un procedimiento B o
C se informa la apertura con 5
días de anticipación.
Una vez apertura las ofertas

Remitir ofertas técnicas técnicas las deriva a la unidad SAP SRM
solicitante para que evalúe

Fase I
Herramienta
estos documentos por la

Comisión de Calificación
evaluadora.
La unidad solicitante recibe las

ofertas técnicas y procede a
evaluar, esta evaluación se la
Evaluar/Emitir informe SAP SRM
hace por medio de un COMITÉ
TÉCNICO EVALUADOR,
conformado por un equipo.
procede a ges tionar el comité
Conformar Comité B SAP SRM
de licitación de OFERTAS
ECONÓMICAS para ser
abiertas en el Sistema SRM

solicitante y su informe técnico,
el informe final de contratación
es un resumen general del
proceso con sus antecedentes.
Este es un formulario que viene
Evaluar y Emitir Informe final del SISTEMA el cual se SAP SRM
realizará con todos los
antecedentes del proceso
licitatorio, la herramienta
rescatará todos los datos y
anexos que se configuren y se
someterá este documento digital
a una estrategia de liberación.

Jefe de compras y antes de ser
Evaluar y Emitir Informe Legal homologado por la autoridad SAP SRM
monetaria competente es
recibido este documento para
que LEGAL emita su INFORME
LEGAL. Luego de que hay el

Fase I
Herramienta
Informe legal recién es liberado

por la Autoridad Monetaria.
El Analista de Contrataciones
confecciona el pedido:
- Analista de contrataciones
realiza el documento
- Comercio Exterior elabora el
siempre y cuando aplique un
tipo de documento para compra
- Comercio Exterior para el caso
de Servicio Importado
coordinará con Tributos para
identificar que impuestos se
deben aplicar en la orden de
compra/servicio.
Gerencia Legal empieza a

Revisar Texto de compra SAP
retroalimentar a Contrataciones
sistema de documentos de
Gestionar la Liberación S4 SAP HANA
compra con la autoridad

Gestionar Liberación de Pedido SAP
la aprobación del Pedido
Liberación del aprobador de

-Solicitud de pedido
-Contrato Marco
-Pedido

Fase I
Herramienta
Acorde al límite de competencia

y la organización de compra que
corresponda.

Imprimir pedido imprime y envía al proveedor SAP
del Contrato.

Recibir Pedido y Devolver revisa y firma el documento en
Manual
firmado señal de aceptación.
Hoja de Entrada Servicio SAP
Consumo
Verificación de Factura SAP
Logísticas

Fase I
Nota
explicativa
Se propone sistematizar,
Actualmente no se cuenta desde la planificación Trazabilidad en
con un sistema que pueda presupuestaria, gestión proceso de
marcar los hitos que de adquisición y contratación.
registren el inicio de un adjudicación por medio de Registro de tareas
proceso hasta su SAP. específicas por cada
1 1
culminación. Se debe aumentar un responsable.
Cambio en el capítulo dentro el Sistema auditable ante
Procedimiento de procedimiento que indique circunstancias de
Contratación de Bienes y el cómo se hará el control mejora en la calidad
Servicios. de la trazabilidad del de procesos.
proceso.
para que sea
instrumento de
liberación de los
No se cuenta en el
procesos licitatorios.
Procedimiento de Se debe crear un Capítulo
 Al tener asignado el
liberaciones en el Sistema específico que indique
Gerente Responsable,
2 la figura de aprobación en que las liberaciones se 2
Unidad Responsable
el Sistema de la Solicitud realizarán por medio de
un Código de usuario
de Pedido, Pedidos y una Herramienta/Sistema.
se podrá hacer
Contratos
seguimiento de
los momentos de
liberación
 Se mantiene el
Se deberá implementar proceso de
dentro el Procedimiento contrataciones en
Actualmente el reserva.
de Contrataciones de
procedimiento de
bienes y servicios  No hay contacto del
consultas durante el
3 contenido que oriente el oferente con el 3
proceso licitatorio no
flujo de operaciones, de Comprador.
mantiene el anonimato en
las consultas para las  Atiende
sus actividades.
licitaciones, bajo el recomendaciones de
precepto de anonimato. Transparencia y
Auditoría.

Fase I
Nota
explicativa
Actualmente no se tiene Se propone modificar el  Registro de tareas

una Política para que Reglamento/Norma específicas por cada
Contrataciones elabore o correspondiente para que responsable.
4 4
confeccione ordenes de esta función esté
pedido, contratos en el establecida en la
sistema. Normativa vigente.
Nota explicativa 1
La funcionalidad del circuito de contratación de Servicios empieza con el requerimiento a nivel del
condiciones básicas para empezar el proceso licitatorio, el cual estará sujeto a liberaciones efectivas
YPFB debe crear un capítulo específico dentro el Procedimiento de Contratación de Bienes y
Servicios, en cuanto a la metodología que se utilizará para hacer un seguimiento efectivo.
Nota explicativa 2
Al enmarcar las normativas que coadyuven al proceso liberador de licitaciones, dentro de un marco
Procedimental se podrán establecer las reglas de las funcionalidades para los dueños de los
procesos de Contratación.
Aplica para Casa Matriz.
Nota explicativa 3
Lo que se requiere es que el Oferente mediante el sistema suba sus consultas, con anexos o archivos
si es necesario, y que el Sistema almacene estas consultas para que sean recogidas por el Analista
de Compras y sean derivadas a las áreas de Soporte, una vez que respondan mediante el sistema
estas áreas de soporte el Analista de compras pueda seleccionar, o agrupar las respuestas para que
en el sistema sean recogidas por el Oferente.
El oferente no tendría contacto de quien es el Analista de compras asignado al proceso, ya que se
utilizarían cuartos de colaboración como sistemas intermedios de comunicación.

Fase I
Esto responde a obtener una herramienta para Transparentar el proceso de licitación.

YPFB deberá crear un procedimiento para el anonimato de consultas en los procesos de licitación.
Nota explicativa 4
La funcionalidad del circuito de contratación de Servicios empieza con el requerimiento a nivel del
YPFB debe crear un capítulo específico dentro el Procedimiento de Contratación de Bienes y
Servicios, en cuanto a la metodología que se utilizará para hacer un seguimiento efectivo.
Nota
explicativa
datos en SAP tareas

Fase I
Nota
explicativa
Una sola estructura de

servicios que
responderá a la no
duplicidad de códigos.
YPFB debe crear un área Una base de datos
No hay una centralización
2 de catalogación de solvente para reportes NA
de datos maestros
Servicios. robustos.
Seguimiento en las
estructuras de tareas
por cada código de
servicio.
Delimitación de
YPFB debe crear una funciones.
Actualmente el RPC es un estructura de liberación
Estabilización de
ente administrativo que para esta responsabilidad
3 tareas planteadas en NA
aprueba procesos de y atienda las necesidades
Normativas y/o
licitación de los procesos de
Reglamento
contratación
Nota
explicativa
1 NA
ingreso

Fase I
Nota
explicativa
de disponibilidad
presupuestal
inmediata desde el
de FM - Presupuesto
grabar el documento
si no se tiene el
suficiente
presupuesto.

three way match –
3 NA
las facturas.
 Estrategias de
liberación
(aprobación)
de estado de los
físicas pero no
de compras
Workflow de las
aprobaciones.
5 existe sistema para MM/PUR y SRM para las  Entorno web N/A
procesos de licitación licitaciones  Comunicación con
los proveedores.

Fase I
Nota
explicativa

compras con el PAC
respectivo y
previamente
aprobado.
Compras
aprobado.
 Reportes de
respecto a las
compras ejecutadas.
Nota explicativa 1
La funcionalidad del circuito de contratación de servicios empieza con el requerimiento a nivel del

YPFB deberá incluir en su reglamente la consulta de hitos en su proceso de contratación.
Nota Explicativa 2
Subsidiarias.

Fase I
.
TABLA 56
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
S.A. misma
Contable
metodología
ERP.
El sistema SAP
pasará a
SISTEMA DE remplazar bajo la
YPFB Casa Matriz el proceso de S
CONTRATACIONES misma
contratación.
metodología
ERP.
El sistema SAP
Contable misma
metodología ERP
El sistema
ERP del proceso S4/HANA pasará
Contable la misma
metodología ERP

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
NOVUS Air BP Bolivia S.A. Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
S.A. misma
Contable
metodología
ERP.
Reportes:


Fase I
por empresa
Reporte seguimiento de Procesos por estatus que muestre el Casa Matriz, filiales y
DPTP-
documentos procesos de seguimiento de los documentos de la subsidiarias
009
licitación licitación.
Se requiere que el sistema permita

gestionar la asignación de
requerimientos a compradores en
base a criterios (tipo compra, carga
de trabajo, etc.). Cada comprador
atiende compras especializadas.
"El Administrador del Negocio de
contrataciones con esta herramienta
podrá tener la trazabilidad de
asignación del proceso de
Asignación de contratación al Analista especializado. Casa Matriz, filiales y
DPTP-
requerimientos a Podrá monitorear claramente el subsidiarias
063
compradores volumen de trabajo por cada Analista
de Contratación.
Permitirá visualizar la Carga de
trabajo relacionada al número de
requerimientos emitidos de gerencias
definidas que atiende cada
comprador especifico. (indicador en
línea)
Tendrá la posibilidad de identificar
carga de trabajo en tiempo real por
cada Analista de compras."

Reporte de todo el
proceso de compra,
desde el requerimiento
hasta la Orden Compra. Casa Matriz, filiales y
DPTP- uno de los hitos de contratación.
Mostrando información subsidiarias
068 "Dentro de las Normativas Internas de
del proceso a definir por
las compañías. (Ej.:
Subsidiaria un paso coyuntural, que
Aprobaciones, Invitados,
es la Revisión del Proceso en
Multas, etc)
general, que se lo realiza en tres
momentos:

Fase I
por empresa
- Elaboración del Informe Legal

- Elaboración del Informe Resumen
de la Contratación.
- Auditorías Posteriores.
(Transparencia/Auditoria)

de habilitación del proveedor y
Casa Matriz, filiales y
DPTP- Reporte de estado de ampliarse (por rubro, proveedores
subsidiarias
093 proveedor con los documentos al día, por fecha
otros elementos.

Casa Matriz, filiales y
Estas alertas serían un valor subsidiarias
054 marco
DPTP- Es necesario diseñar unos Reportes Casa Matriz, filiales y

Reportes PAC
071 de Consulta y Seguimiento del PAC subsidiarias

Fase I
por empresa

y salida con la información requerida.
Dicha información será alimentada
con la tabla ZPAC y en los
Excel.
Extensiones:
ID Nombre corto Descripción y justificación por Empresa

DPTP- Búsqueda de proveedores del rubro a negociar, la Filiales y
090 Proveedores búsqueda debería delimitarse por Subsidiarias.

mediante la Aplicación SRM haga la Casa Matriz,
DPTP- consulta respectiva subiendo Filiales y
Consultas Anónimas
118 documentos inclusive, y la Subsidiarias.
herramienta pueda enviar al
Comprador que corresponda, luego,
el Comprador derivar la consulta

Fase I
por Empresa

colaboración).

por vencerse los plazos de las
ofertas y envío de solicitud de
ampliación de vigencia de ofertas
parametrizable. Se requerirá que el
comprador llene un campo que
permita al sistema partir de ahí a
contabilizar los días y alertar cuando
DPTP- Generación de alertas sea necesario. Casa Matriz, filiales y
064 al comprador - SRM "Esta alerta ayudaría que el Analista subsidiarias

DPTP- Campos ampliados en de compras encuadrar su proceso de Casa Matriz, filiales y
010 RFx SRM licitación aplicable por monto subsidiarias

Fase I
por Empresa

procedimientos

en un proceso de licitación
proveedores con el estatus
habilitado.
Selección de
DPTP- Proveedores en Se debe delimitar a los proveedores Casa Matriz, filiales y
085 licitación en base al a invitar en una licitación, no debe subsidiarias
campo estado - SRM ser posible agregar proveedores con
estatus
2. Suspendido

Ampliación campo
DPTP- ZPAC en documentos Casa Matriz, filiales y
014 de compras para subsidiarias
asociar con PAC
combinaciones de la Tabla Z PAC
por Programa, Fondo, Posición
la selección.
Interfaces:
Son procesos de envío de información entre SAP S/4 HANA y otros sistemas externos, ya sea en

Fase I
Formularios:
por empresa

gestionar el PAC.
Subsidiarias. Cada línea de esta tabla
debe tener un proceso de aprobación Casa Matriz,
DPTP-
Plantilla Z para el PAC y una vez se grabe el documento el filiales y
013
sistema asignará un número subsidiarias
sobre esa línea, el s istema debe
Workflows:

Fase I
por empresa

Activar Workflows
ausente."

Casa Matriz,
DPTP- Filiales y
035 Subsidiarias.
y Transparencia.

Fase I

de Contratos Marco de acuerdo con
Activar Workflows la matriz de niveles y montos de Casa Matriz,
DPTP-
Estrategias de liberación aprobación con alerta y envío al Filiales y
050
Contratos Marco correo del aprobador y que desde allí Subsidiarias

Activar Workflows
Pedidos de Compras
.

Fase I
Fecha
No. Consideración Descripción Responsable máxima de
resolución
El proyecto GEMA garantiza que el

flujo de información que se ha
diseñado para el sistema SAP
cumple con los requerimientos de
Casa Matriz para las modalidades
de contratación menor y abreviada.
Es necesario generar Sin embargo, la documentación al
flujos para cada nivel de detalle de pasos y tareas
modalidad de que se dan por fuera del sistema
1 contratación (menor, para estas modalidades y que KU1 30/03/2018
abreviada), pues cada Casa Matriz actualmente no ve
uno de ellos difieren en reflejados en los flujogramas
su procesamiento. incluidos en el Business Blueprint ,
se tendrán cuando en etapas
posteriores
(configuración/implementación) se
ajusten los procedimient os
detallados del área para alinearlos
al modelo definido en SAP.
2.1.10 MM-PUR-01-03-03-01 - Compra de Bienes y Servicios - Activo

Nacional
El proceso de compras de activos nacional en SAP S/4HANA se soporta sobre las funciones
El flujo de Compras de activos corresponde al proceso de contratación en cuya estructura está

contemplada desde la planificación presupuestaria, gestión de compra y adquisición del activo, no
siendo exento el paso para recepción de Materiales.
Para las compras de activos nacionales se utilizará la clase de documento de Pedido de Compras
de SAP ZPLM PEDIDO MATERIAL. Conforme a las directrices del proyecto y de los ciclos Core
Finance y Plan to Product, todas las comprar de activos fijos irán imputadas o con afectaciones a

Fase I
proyectos, como activos en curso y posteriormente se liquidarán dichos activos y se les dará de alta
en el módulo de Activos Fijos de SAP S/4HANA
En la compra de activos está contemplado los pasos previos al proceso de licitación, sistematizando
los hitos consensuados en Subsidiarias y Casa Matriz.
2.1.10.2 Diagrama
MM-PUR-01-03-03-01 Compra de Bienes y Servicios - Activo Nacional
2.1.10.3 Narrativa
Herramienta
Unidad solicitante gestiona la

necesidad de crear el
Solicitar crear elemento PEP Manual
ELEMENTO PEP al área de
Proyectos.

en el sistema S/4HANA,
servicio, datos de presupuesto y
PAC. Mediante la
transacción ME51N.

Validar Certificación FM-03-03 Certificación
SAP
Presupuestaria Presupuesto para Compras
(MM)

Crear Elemento PEP PS-01-01-02 - Planificación SAP
Individual de Proyecto

Fase I
Herramienta

Verificar Stock MM-IM-06-03-03-Reportes Nivel SAP
3
Aprobar la solicitud de pedido

en el sistema S/4HANA ,
Aprobar Solicitud de pedido verificando importe, cuenta, SAP
proyecto descripción del
material
El Jefe/Gerente de
contrataciones asigna la
solicitud de pedido al Analista
de contratación, según el
Asignar Analista volumen de trabajo. SAP
unidad solicitante.
Gestionar, elaborar la Invitación

(RFX) conjuntamente con la
solicitud de pedido en el
sistema, revisando los anexos y
Gestionar RFX aumentando el anexo de SAP SRM
invitación y los que sean
requeridos
RFX (Request for: Information,
Proposal, Quotation)

recibir ofertas. RFX (Request
for: Information, Proposal,
Quotation)
Lanzar RFX SAP SRM

Contratación.
El Oferente elabora consultas

Elaborar Consultas SAP SRM
del proceso RFX.

Fase I
Herramienta

podrán adjuntar archivos y
texto, y derivar a la unidad
donde sea la consulta.
licitatorio

Traspasar Consultas SAP SRM

otros competidores.

QUIEN LE ENVIÓ LA
VIENE DE UNABANDEJA
GENÉRICA.

Fase I
Herramienta

Unidades técnicas y/o de
soporte reciben las consultas y
Recibir y responder consultas SAP SRM
las responden en el Sistema,
para que sean derivadas al
Analista de Contratación
El Analista de Compras/
Comprador mediante la
herramienta SAP / SRM recibirá
las respuestas de las Unidades
de Soporte, las cuales serán
Enviar respuestas y aclaraciones
consolidadas para ser SAP SRM
del proceso
divulgadas dentro el mismo
sistema en el cual los Oferentes
podrán ingresar y leer las
respuestas, y bajar adjuntos si
es necesario..

técnica y económica y la sube al
Preparar y Enviar oferta SAP SRM
sistema

oferta (Analista de Compras,
Comercio Exterior) una vez
Revisar oferta
recibidas en cuanto a SAP SRM
Técnica/Económica
obligaciones.

Fase I
Herramienta
El comprador conforma el
Comité previamente definido, y
gestiona su participación en la
recepción y apertura de ofertas
técnicas (Comité A) para luego
enviar al área solicitante para su
Recepción y Apertura de Ofertas correspondiente evaluación
e-Mail
Técnicas técnica.
tratara de un procedimiento B ó
El comprador envía las ofertas

técnicas de los competidores
habilitados a la Unidad
solicitante. El paso de
evaluación de ofertas contiene
Enviar Ofertas técnicas SAP SRM
actores llamados Unidades
evaluadoras de ofertas
conformadas por los llamados
COMITÉS TÉCNICOS
EVALUADORES,

ofertas técnicas si cumple o no
la necesidad, para
posteriormente emitir un
Informe, este Informe será
realizado de forma de Anexo
Evaluar/Emitir informe técnico SAP SRM
Documental el cual será subido
al SRM para que esté como
respaldo del proceso, firmado
por el responsable del COMITÉ

Fase I
Herramienta
Revisar si el informe técnico

está acorde con los formatos
establecidos del procedimiento,
Revisar Informe Técnico si ha sido evaluado con los Manual
puntajes mínimos
prestablecidos antes que
comience el proceso licitatorio
procede a gestionar el comité
Conformar Comité B de licitación de OFERTAS SAP SRM
abiertas en el Sistema SRM

Evaluar y Emitir Informe final Este es un formulario que viene SAP SRM
del SISTEMA el cual se realizará
con todos los antecedentes del
proceso licitatorio, la
herramienta rescatará todos los
datos y anexos que se
configuren y se someterá este
documento digital a una
estrategia de liberación.
Aprobar mediante el Sistema, el
formulario de INFORME FINAL,
donde la competencia de inicio
de este proceso liberador
nacerá desde el Analista de
Firma digital de Informe SAP SRM
Contratación, Jefe de Compras,
y las Unidades de Soporte que
fueron parte del proceso de
Contratación.

Fase I
Herramienta

Jefe de compras y homologado
Evaluar y Emitir Informe Legal SAP SRM
por la autoridad monetaria
competente es recibido este
documento para que LEGAL
emita su INFORME LEGAL.
Emitir una carta de

adjudicación, acorde al formato
Emitir Carta de Adjudicación de cada Procedimiento vigente Manual
para las respectivas
Subsidiarias y Casa Matriz.
El Analista de compras
Emitir pedido confecciona el Pedido con toda SAP
la información requerida.
El Analista de compras procede

a realizar un texto estándar y
Solicitar revisar Texto somete a revisión de la Manual
Gerencia Legal.


Gestionar Liberación de Pedido SAP
la aprobación del Pedido

Imprimir y Enviar pedido al
imprime y envía al proveedor SAP
proveedor
del Contrato.

Recibir Pedido y Devolver revisa y firma el documento en
Manual
firmado señal de aceptación.

Fase I
Herramienta
Recepción de Material SAP
Consumo
Logísticas
Dentro de este proceso no existen cambios en políticas, normas y reglamentos.

Fase I
Nota
explicativa
datos en SAP tareas

Nota
explicativa
1 NA
ingreso
de disponibilidad
presupuestal
inmediata desde el
de FM - Presupuesto
grabar el documento
si no se tiene el
suficiente
presupuesto.

Fase I
Nota
explicativa

three way match –
3 NA
las facturas.
 Estrategias de
liberación
(aprobación)
de estado de los
físicas pero no
de compras
Workflow de las
aprobaciones.
5 existe sistema para MM/PUR y SRM para las  Entorno web NA
procesos de licitación licitaciones  Comunicación con
los proveedores.

Fase I
Nota
explicativa

compras con el PAC
respectivo y
previamente
aprobado.
Compras
aprobado.
 Reportes de
respecto a las
compras ejecutadas.
Nota Explicativa 1
Subsidiarias.

Las estrategias son configuradas mediante workflow (flujos de trabajo), lo que significa que una

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
remplazar bajo la
JD EDWARDS YPFB Transporte SA Administrativo y S
misma
Contable
metodología
ERP.
El sistema SAP
pasará a
remplazar bajo la
misma
contratación.
metodología
ERP.
El sistema SAP
CHACONET YPFB Chaco SA Administrativo y S remplazar bajo la
Contable misma
metodología ERP
El sistema
SAP ERP YPFB Refinación SA Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
SAP ERP YPFB Andina SA Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
NOVUS YPFB Logística SA Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema
NOVUS Air BP Bolivia SA Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
SA misma
Contable
metodología
ERP.
Reportes:
Descripción y Ámbito de Aplicación

ID Nombre corto
justificación por Empresa
Procesos por estatus

Reporte seguimiento de que muestre el
DPTP-009 documentos procesos seguimiento de los
Subsidiarias.
de licitación documentos de la
licitación.

Fase I

ID Nombre corto
Se requiere que el
sistema permita
gestionar la asignación
de requerimientos a
compradores en base a
criterios (tipo compra,
carga de trabajo, etc.).
Cada comprador atiende
compras especializadas.
"El Administrador del
Negocio de
contrataciones con esta
herramienta podrá tener
la trazabilidad de
asignación del proceso
de contratación al
Analista especializado.
Asignación de
Podrá monitorear Casa Matriz, Filiales y
DPTP-063 requerimientos a
claramente el volumen Subsidiarias
compradores
de trabajo por cada
Analista de
Contratación.
Permitirá visualizar la
Carga de trabajo
relacionada al número
de requerimientos
emitidos de gerencias
definidas que atiende
cada comprador
específico. (indicador en
línea)
Tendrá la posibilidad de
identificar carga de
trabajo en tiempo real
por cada Analista de
compras

Fase I

ID Nombre corto
El sistema deberá
generar un reporte del
proceso de contratación
con sus respectivos
respaldos, que permitan
a las áreas de soporte
(Auditoría, Legal, y
Transparencia) poder
revisar cada uno de los
hitos de contratación.
"Dentro de las
Normativas Internas de
la empresa, existe para
cada Subsidiaria un
paso coyuntural, que es
la Revisión del Proceso
en general, que se lo
Reporte de todo el
realiza en tres
proceso de compra,
desde el requerimiento momentos:
hasta la Orden Compra. - Elaboración del
DPTP-068 Mostrando información Informe Legal
Subsidiarias
del proceso a definir por- Elaboración del
las compañías. (Ej.: Informe Resumen de la
Aprobaciones, Invitados, Contratación.
Multas, etc.) - Auditorías Posteriores.
(Transparencia/Auditoria
)
Estos usuarios, deben
tener en su ROL
características que les
ayuden a revisar los
procesos de
contratación en el
sistema, donde se
identifique trazabilidad,
hitos, fechas, importes,
respaldos del proceso
para emitir un criterio
revisor complementario
que sustente el proceso
de contratación

Fase I

ID Nombre corto
Existen reportes
estándar, pero tendría
que ampliarse con el
campo de habilitación
del proveedor y
Reporte de estado de Casa Matriz, Filiales y
DPTP-093 ampliarse (por rubro,
proveedor Subsidiarias.
proveedores con los
documentos al día, por
fecha de vencimiento de
su registro y por otros
elementos.
Se define que le llegaría

las alertas de consumos
y fechas de vencimiento
a la unidad solicitante, al
que hizo la SOLPED
(Fiscal de contrato) y cc
al Gerente de Contrato.
Actualmente este
proceso es manual en
las Subsidiarias, y se
sacan reportes a
destiempo por las
diferentes operaciones
del día a día. Estas
Seguimiento de alertas serían un valor Casa Matriz, Filiales y
DPTP-054
contratos marco agregado para los Subsidiarias.
usuarios finales de los
Contratos, dado que el
Sistema les avisaría a
90/60/30 días antes de
finalizar un contrato para
que inicien su proceso
de contratación. De igual
manera Controlar de
manera porcentual el
valor previsto pendiente
por ejecutar, ejemplo
cuando falte por ejecutar
un 20 o 30% del
contrato.

Fase I

ID Nombre corto
Es necesario diseñar
unos Reportes de
Consulta y Seguimiento
del PAC vs. Las
compras ya ejecutadas,
serían consultas
centralizadas en un solo
reporte con opciones de
entrada y salida con la
Dicha información será Casa Matriz, Filiales y
DPTP-071 Reportes PAC
alimentada con la tabla Subsidiarias.
ZPAC y en los
documentos de
Compras, Pedido,
Solped, Contrato.
Consultas por PAC, por
documentos de
Compras, Organización
y grupos de compras. Se
requiere que sea
exportable a Excel.
El sistema deberá
generar un reporte que
identifique en sus
Reportes respecto al respectivas columnas el
costo estimado, costo costo estimado
contratado y costo (SOLPED), costo
pagado con consultas, a contratado (PEDIDO- Casa Matriz,
órdenes de compra, CONTRATO) y costo Filiales y
DPTP-069
contratos abiertos y pagado (Recepción de Subsidiarias.
otros (montos y Factura y pago). De
cantidades pedidas, igual manera un Reporte
recibidas, controladas y que permita tener el
pagadas). seguimiento y
trazabilidad de todo el
proceso de compras
hasta el pago
Extensiones:

Fase I
por Empresa


por vencerse los plazos de las
ofertas y envío de solicitud de
ampliación de vigencia de ofertas
parametrizable. Se requerirá que el
comprador llene un campo que
permita al sistema partir de ahí a
contabilizar los días y alertar cuando
DPTP- Generación de alertas sea necesario. Casa Matriz, Filiales y
064 al comprador - SRM "Esta alerta ayudaría que el Analista Subsidiarias

Fase I
por Empresa

DPTP- Campos ampliados en Casa Matriz, Filiales y
010 RFx SRM Subsidiarias
procedimientos.

proveedores con el estatus
habilitado.
Selección de
DPTP- Proveedores en Se debe delimitar a los proveedores Casa Matriz, Filiales y
085 licitación en base al a invitar en una licitación, no debe Subsidiarias
campo estado - SRM ser posible agregar proveedores con
estatus
2. Suspendido
Se requiere para la licitación en SAP-

SRM se muestre solo los
proveedores de acuerdo a algunos
criterios, como ser: rubro de la
DPTP- Búsqueda de compra/servicio, por material, Casa Matriz, Filiales y
090 Proveedores - SRM servicio, etc. Subsidiarias
Esto permitirá solo visualizar
proveedores del rubro a negociar, la
búsqueda debería delimitarse por

Fase I
por Empresa

DPTP- Comprador que corresponda, luego, Filiales y
Consultas Anónimas
118 el Comprador derivar la consulta Subsidiarias.
colaboración).

Ampliación campo
DPTP- ZPAC en documentos Casa Matriz, Filiales y
014 de compras para Subsidiarias
asociar con PAC
combinaciones de la Tabla Z PAC
por Programa, Fondo, Posición
la selección

Fase I
Interfaces:
Para este proceso no aplican interfaces de desarrollos.
Formularios:
por Empresa

gestionar el PAC.
Subsidiarias. Cada línea de esta
tabla debe tener un proceso de
Plantilla Z para el PAC aprobación y una vez se grabe el
013 Subsidiarias
documento el sistema asignará un
número consecutivo de PAC. Una
vez grabado el documento todos los

Fase I
por Empresa

Formatos de Pedidos
Importación, Subcontratación,
de Compras
Consignación, el formato es similar
DPTP- Nacionales, Casa Matriz, Filiales y
pero cada uno tiene su
046 Importación, Subsidiarias
particularidad.
Subcontratación,
Consignación.
estándar no cumple con lo solicitado

Reclamación Alerta de
DPTP- vez se haya cumplido la fecha de Casa Matriz, Filiales y
vencimiento de fecha
066 entrega vencida, haciendo un Subsidiarias
de entrega de material.
reclamo al proveedor mediante un
formulario de comunicación.

automática de entregas al proveedor)
pendientes Estos recordatorios previos, son para
067 Subsidiarias
identificadas por orden que el Administrador del negocio de
de compra y proveedor. seguimiento de recepción de material
material.
Workflows:

Fase I
por Empresa

ausencia permite que las
operaciones continúen su flujo, sin
que sea necesario un actor en la
Activar Workflow cadena de liberación.
DPTP- Estrategias de En este sentido y de acuerdo a la Casa Matriz, Filiales y
015 liberación Solicitudes Normativa de delegación de Subsidiarias.
de Pedido funciones será necesario que el
liberador delegue, cuando sea el
caso (vacaciones, emergencias por
ausente."

desarrollo no se hace las unidades
no tendrían como hacer este
proceso, por lo tanto la trazabilidad Casa Matriz,
Workflow de
DPTP- no sería evaluable, para verificar Filiales y
seguimiento (resumen
035 cumplimiento de procedimiento. Subsidiarias.
proceso de Licitación)
Sería utilizado por los Analistas de
contratación para subir los
documentos de seguimiento y por las
Gerencia Legales, Auditoría, y
Transparencia.

Fase I
por Empresa

Activar Workflow aprobación con alerta y envío al Casa Matriz,
DPTP- Estrategias de correo del aprobador y que desde allí Filiales y
047 liberación Pedidos de pueda entrar a la transacción Subsidiarias.
Compras respectiva de aprobación.
compra, además agiliza el proceso
Dentro de este proceso no hay consideraciones.
2.1.11 MM-PUR-01-03-03-02 - Compra de Bienes y Servicios - Activo

Importado
El proceso de Compras de Activo Importado se elabora en SAP S/4 – HANA, para identificar los
pedidos de importación de activos. Es decir, que para los procesos de contratación de activos que
deriven en un Pedido de Compras al exterior, están contemplados en la herramienta SAP S/4-HANA
con una clase de documento específica.
ZPIM PEDIDO DE IMPORTACIÓN. Esta Clase de Pedido es importante considerar debido a su
utilidad para determinar los costos asociados a la importación de activos, según su característica y
condiciones previamente consensuadas con el proveedor; adicionalmente para la gestión de los
reportes de Pedidos de Importación que solicita la compañía, lo cual es aplicable a todo el
Corporativo.

Fase I
Es importante que en dicho Pedido se ingresen las clases de condición requeridas para la
importación inicialmente como estimadas y hasta donde sea posible que dichas condiciones después
se vayan actualizando por los costos reales hasta antes de la entrada de activos importados. Una
vez se realice la entrada, ya no es posible modificar dichas condiciones en el pedido y en la
verificación de facturas será Cuentas por Pagar quien registre los costos reales que no fueron
actualizados en el Pedido de Importación.
En la compra de activos importados están contemplados los pasos previos al proceso de licitación,
sistematizando los hitos consensuados en Subsidiarias y Casa Matriz.
2.1.11.2 Diagrama
MM-PUR-01-03-03-02 Compra de Bienes y Servicios - Activo Importado
2.1.11.3 Narrativa
Herramienta
La unidad solicitante identifica

que el proceso de
contrataciones (Licitación de
Materiales/Servicios), coordina
con almacenes, proyectos y
Identificar Necesidad finanzas para la creación del Manual
activo fijo y los datos de
proyecto a donde se debe
afectar la Solicitud respectiva.
Así mismo los datos de
presupuesto requeridos.
Unidad solicitante gestiona la

necesidad de crear el
Solicitar crear elemento PEP Manual
ELEMENTO PEP al área de
Proyectos.

Fase I
Herramienta
Crea el ELEMENTO PEP e

Crear elemento PEP SAP
informa al área de Presupuesto.
PS-01-05-01 - Liquidación
Liquidación de elementos PEP SAP
Proceso de Liquidación

servicio. datos de presupuesto y
PAC Mediante la transacción
ME51N.
El área que corresponda como

Subir Anexos SAP
Soporte deberá subir el anexo.
Asignar Analista Compras Asignar Analista de Compras. SAP
El analista de compras
confecciona la RFX / DBC /
Invitación formal.
Para el Upstream primero se
asignan los proveedores y se
solicita autorización de casa
matriz para lanzar el proceso de
Confeccionar DBC licitación. Cuando autoriza Casa SAP
Matriz recién se lanza la
invitación a los proveedores
correctamente habilitados en el
registro de proveedores.
RFX = Licitación
Contratación

recibir ofertas. RFX (Request for
Lanzar RFX SAP
- Quotation, Proposal)
Contratación.

Fase I
Herramienta

Preparar y Enviar oferta técnica y económica y la s ube al SAP
sistema.
El comprador conforma el
Comité previamente definido, y
gestiona su participación en la
recepción y apertura de ofertas
técnicas (Comité A) para luego
Recepción y Apertura de Ofertas enviar al área solicitante para su
SAP
Técnicas correspondiente evaluación
técnica.
tratara de un procedimiento B ó

ofertas técnicas si cumple o no
la necesidad, para
posteriormente emitir un
Informe, este Informe será
realizado de forma de Anexo
Documental el cual será subido
Evaluar/Emitir informe técnico SAP
al SRM para que esté como
respaldo del proceso, firmado
por el responsable del COMITÉ
La asignación del Comité
evaluador es realizada por el
RPC para Casa Matriz.
procede a gestionar el comité
Conformar Comité B SAP SRM
de licitación de OFERTAS
abiertas en el Sistema SRM.

Fase I
Herramienta

Este es un formulario que viene
Evaluar y Emitir Informe final del SISTEMA el cual s e SAP SRM
realizará con todos los
antecedentes del proceso
licitatorio, la herramienta
rescatará todos los datos y
anexos que se configuren y se
someterá este documento digital
a una estrategia de liberación
El Analista de Contrataciones
confecciona el pedido:
- Analista de contrataciones
realiza el documento
- Comercio Exterior elabora el
Confeccionar siempre y cuando aplique un
SAP
Pedido/Contrato/Pedido servicio tipo de documento para compra
- Comercio Exterior para el caso
de Servicio Importado
coordinará con Tributos para
identificar que impuestos se
deben aplicar en la orden de
compra/servicio.
Revisar Texto de Compra Revisar texto (legal) de compra Manual

desde el enfoque jurídico para
retroalimentar a Contrataciones

Fase I
Herramienta
Liberación del aprobador del

Pedido acorde al límite de
competencia y la organización
de compra que corresponda.

Imprimir y Enviar pedido al imprime y envía al proveedor SAP
proveedor
del Contrato.

contractual al sector usuario y al
Recibir documento contractual Manual
proveedor (Unidad solicitante
recibe).

contractual al sector usuario y al
Recibir documento contractual E-mail
proveedor (Unidad solicitante.
recibe)
Se en laza con el subproceso

Consumo

Verificación de facturas SAP
Logísticas

Fase I
Nota
explicativa
Se propone la creación de Mejor control de las

un tipo de documentos importaciones.
Actualmente no se tiene
para Compras de Se pueden identificar los
este tipo de documentos
1 Materiales Importados , costos asociados de las 1
en Casa Matriz, Filiales y
YPFB deberá modificar el importaciones.
Subsidiarias.
reglamento para abarcar Mejor valoración de los
este procedimiento. inventarios
Se propone que Casa

Matriz, Filiales y
Subsidiarias, se manejen
Refinación y Andina
con costos exactos,
cuentan con el sistema
siempre y cuando se
SAP y tienen identificado
cuente con esta El principal beneficio es
este tipo de documentos y
información; de lo que el sistema relaciona
se provisionan en el
contrario se manejarían estos costos al pedido de
sistema los costos
2 costos estimados. En el compras y aparte que se 2
asociados, aunque el
primer escenario el pueden identificar se
tratamiento de los mismos
registro lo realizaría tiene una valoración
es diferente en cuanto a
Contrataciones y en el correcta del inventario.
estimados y exactos, y su
segundo Cuentas por
registro en el pedido de
Pagar YPFB deberá
compras.
modificar el reglamento
para abarcar este
procedimiento.
Nota Explicativa 1
Entre los principales cambios se encuentra la identificación puntual de los pedidos de importación,
lo cual es una información importante para control de costos y reportes necesarios sobre las
importaciones realizadas en cada gestión.
Se debe tomar en cuenta que este tipo de documentos coadyuva a identificar todos los costos
asociados a las importaciones que realiza cada compañía, útil en la valoración de inventarios.
Nota Explicativa 2
Entre otros beneficios es que los costos asociados a la importación como transporte, gastos puerto,
Gravamen Aduanero, I.V.A., Almacenaje, etc.; vayan vinculados al pedido de compras para contar
con la información correcta en la valoración de los activos. Como se menciona en el punto de arriba,
la mejor forma de realizar esta operación es con costos reales, sin embargo, por la flexibilidad del
sistema también se pueden utilizar costos estimados (%) que en este caso su registro sería de parte

Fase I
de Cuentas por Pagar. Adicionalmente y eventualmente se puede utilizar una mezcla de estos costos
y cuando se tengan los correctos se los puede registrar.
Se aclara que los costos exactos deben ser ingresados por Contrataciones previo a la entrada de
activos, de lo contrario serán ingresados por Cuentas por Pagar.
No aplica ningún cambio de estructura.

Nota
explicativa
 Inicialmente que
dichos costos van a
quedar incluidos
dentro del
comprometido
Incluir los costos de
Actualmente en la presupuestal.
importación tanto
importaciones en la  Los costos estimados
estimados como reales
mayoría de subsidiarias y o reales van a
cuando sea posible en los
Casa Matriz no ingresan permitir que los
Pedidos de importación
1 los costos asociados a la materiales queden NA
relacionando el tercero
importación dentro del valorados no solo por
(proveedor) al que
pedido y no se relaciona el el precio del material
corresponde dicho costo,
tercero (proveedor) se en sí, sino con los
ejemplo Agente aduanero,
manejan por separado. costos en que se
transportista.
incurrió para ponerlo
a disposición en su
lugar de destino.
 Relacionar los costos

Fase I
Nota
explicativa
importación
respectiva.
de disponibilidad
presupuestal
inmediata desde el
de FM - Presupuesto
grabar el documento
si no se tiene el
suficiente
presupuesto.

three way match –
3 NA
las facturas.
 Estrategias de
liberación
(aprobación)
de estado de los
físicas pero no
de compras
Workflow de las
aprobaciones.
No se relaciona el PAC a  Relación de todas las

5 los requerimientos de compras con el PAC N/A
Compras respectivo y

Fase I
Nota
explicativa
las Solicitudes, Pedidos y previamente

Contratos Marco. aprobado.
 Poder hacer
seguimiento y control
a las compras
ejecutadas vs el PAC
aprobado.
 Reportes de
respecto a las
compras ejecutadas.
Nota Explicativa 1
Subsidiarias.

Las estrategias son configuradas mediante Workflow (flujos de trabajo), lo que significa que una

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
SA misma
Contable
metodología
ERP.
El sistema SAP
pasará a
YPFB remplazar bajo la
CORPORACIÓN misma
contratación.
metodología
ERP.
El sistema SAP
CHACONET YPFB CHACO SA Administrativo y S remplazar bajo la
Contable misma
metodología ERP
El sistema
YPFB REFINACION
SAP ERP Administrativo y S a remplazar bajo
SA
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
SAP ERP YPFB ANDINA Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
NOVUS YPFB LOGÍSTICA Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
NOVUS AIR BP BOLIVIA Administrativo y S a remplazar bajo
Contable la misma
metodología ERP

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
GAS remplazar bajo la
TRANSBOLIVIANO misma
Contable
metodología
ERP.
Reportes:

ID Nombre corto
Existen reportes
estándar, pero tendría
que ampliarse con el
campo de habilitación
del proveedor y
Casa Matriz,
Reporte de estado de ampliarse (por rubro,
DPTP-093 Filiales y
proveedor proveedores con los
Subsidiarias.
documentos al día,
por fecha de
vencimiento de su
registro y por otros
elementos.

Fase I

ID Nombre corto
Se define que le
llegaría las alertas de
consumos y fechas de
vencimiento a la
unidad solicitante, al
que hizo la SOLPED
(Fiscal de contrato) y
cc al Gerente de
Contrato.
Actualmente este
proceso es manual en
las Subsidiarias, y se
sacan reportes a
destiempo por las
diferentes operaciones
del día a día. Estas
Casa Matriz,
Seguimiento de alertas serían un valor
DPTP-054 Filiales y
contratos marco agregado para los
Subsidiarias.
usuarios finales de los
Contratos, dado que el
Sistema les avisaría a
90/60/30 días antes
de finalizar un contrato
para que inicien su
proceso de
contratación. De igual
manera Controlar de
manera porcentual el
valor previsto
pendiente por
ejecutar, ejemplo
cuando falte por
ejecutar un 20 o 30%
del contrato

Fase I

ID Nombre corto
El sistema deberá
generar un reporte del
proceso de contratación
con sus respectivos
respaldos, que permitan a
las áreas de soporte
(Auditoría, Legal, y
Transparencia) poder
revisar cada uno de los
hitos de contratación.
"Dentro de las
Normativas Internas de la
empresa, existe para
cada Subsidiaria un paso
coyuntural, que es la
Reporte de todo el
Revisión del Proceso en
proceso de compra,
general, que se lo realiza
desde el requerimiento
en tres momentos:
hasta la Orden Compra.
- Elaboración del Informe Casa Matriz, Filiales
DPTP-068 Mostrando información
Legal y Subsidiarias
del proceso a definir por
- Elaboración del Informe
las compañías. (Ej.:
Resumen de la
Aprobaciones, Invitados,
Contratación.
Multas, etc)
Estos usuarios, deben
tener en su ROL
características que les
ayuden a revisar los
procesos de contratación
en el sistema, donde se
identifique trazabilidad,
hitos, fechas, importes,
respaldos del proceso
para emitir un criterio
revisor complementario
que sustente el proceso
de contratación."

Fase I

ID Nombre corto
El sistema deberá
generar un reporte
que identifique en sus
Reportes respecto al respectivas columnas
costo estimado, costo el costo estimado
contratado y costo (SOLPED), costo
pagado con consultas, contratado (PEDIDO-
Casa Matriz,
a órdenes de compra, CONTRATO) y costo
DPTP-069 Filiales y
contratos abiertos y pagado (Recepción de
Subsidiarias.
otros (montos y Factura y pago). De
cantidades pedidas, igual manera un
recibidas, controladas Reporte que permita
y pagadas). tener el seguimiento y
trazabilidad de todo el
proceso de compras
hasta el pago.
Extensiones:
por Empresa


sistema al comprador cuando esté Casa Matriz,
DPTP- Generación de alertas al por vencerse los plazos de las ofertas Filiales y
064 comprador - SRM y envío de solicitud de ampliación de Subsidiarias.

Fase I
por Empresa

alertar cuando sea necesario.

DPTP- Comprador que corresponda, luego, Filiales y
Consultas Anónimas
118 el Comprador derivar la consulta Subsidiarias.
colaboración).

Casa Matriz,
DPTP- Campos ampliados en Rfx Filiales y
010 SRM Subsidiarias.

Fase I
por Empresa

procedimientos.

proveedores con el estatus habilitado.
Casa Matriz,
Selección de Proveedores Se debe delimitar a los proveedores a
DPTP- Filiales y
en licitación en base al invitar en una licitación, no debe ser
085 Subsidiarias.
campo estado - SRM posible agregar proveedores con
estatus
2. Suspendido

Ampliación campo ZPAC Casa Matriz,
DPTP- en documentos de Filiales y
014 compras para asociar con Subsidiarias.
PAC
la selección.
Interfaces:

Fase I
Formularios:
por empresa

Compras Nacionales,
Importación,
Subcontratación,
Consignación.

de comunicación.

DPTP-
067
material.
Workflows:

Fase I
Debe existir un flujo de trabajo para la aprobación del documento de Compras, el cual, dependerá
de los Grupos de Compras y estructura de cada compañía, según su nivel de competencia o
autoridad monetaria.
por empresa

Activar Workflow
ausente."

Casa Matriz,
Workflow de seguimiento tendrían como hacer este proceso,
DPTP- Filiales y
(resumen proceso de por lo tanto la trazabilidad no sería
035 Subsidiarias.
Licitación) evaluable, para verificar cumplimiento
de procedimiento. Sería utilizado por

Fase I
por empresa

y Transparencia.

DPTP-
050

Activar Workflow
Pedidos de Compras
2.1.12 MM-PUR-01-03-04-01 - Compra de Bienes y Servicios -

Subcontratación Materiales
La gestión de subcontratación en MM-PUR Aprovisionamiento, hace referencia a un material que se

desea obtener de un proveedor y en el cual los componentes o materiales que el proveedor necesita
para fabricar o ensamblar el producto final, serán suministrador por Casa Matriz o las Subsidiarias.
Este proceso también se conoce como Maquila.
La necesidad de adquirir un material subcontratado o maquilado puede nacer de un proceso

automático como es a través del MRP Planeación de requerimientos de materiales o de

Fase I
requerimientos de Mantenimiento, Proyectos o cualquier otra área solicitante de alguna de las

compañías.
Para las compras de materiales subcontratados se utilizará la clase de documento de Pedido de

Compras de SAP ZPLM PEDIDO MATERIAL.
El diseño de este proceso aplica para Casa Matriz y todas las Subsidiarias a medida que vayan
saliendo en SAP S/4HANA, pero su implementación solo aplica en esta primera instancia para Casa
Matriz y YPFB Transporte cuando lleguen a requerir manejar procesos de Subcontrat ación o
Maquilas.
2.1.12.2 Diagrama
MM-PUR-01-03-04-01 Compra de Bienes y Servicios - Subcontratación Materiales
2.1.12.3 Narrativa
Herramienta
Revisar y evaluar la necesidad de

iniciar un proceso de compra por
consignación. Dicha necesidad se
puede materializar posteriormente
Revisar Necesidad de forma manual o a través de un Manual
proceso de los Módulos de PS
Proyectos, o PM Mantenimiento,
o mediante la ejecución del MRP
Planeación de Requerimiento de
Materiales.

Fase I
Herramienta
Confeccionar Solicitud de Pedido

de Subcontratación, puede ser
creada de forma manual, o a
través de los Módulos de PS
Generar Solicitud Pedido de Proyectos, PM Mantenimiento o
mediante la ejecución del MRP SAP
Subcontratación
Planeación de requerimiento de
materiales.
La solicitud de pedido debe
contener información relevante al
PAC.
Confeccionar Pedido de
Subcontratación con referencia a
la Solicitud de Pedido creada y
Crear Pedido Subcontratación aprobada previamente. Dicho SAP
pedido trae los componentes
requeridos para ser suministrados
al proveedor durante el proceso
de maquila o subcontratación.
Se enlaza al Subproceso de MM-

Entrega de Componentes IM-03-03-Entrega al Sub SAP
Contratista
Recepcionar material Se enlaza al Subproceso de MM- SAP

subcontratado IM-00-01-Reingreso
Se enlaza al Subproceso de AP-

Recepcionar Factura 01-03-01- Recepción de facturas SAP
Logísticas y no Logísticas
Se enlaza al Subproceso de
Programación de pago TRM-02-01 Proceso Pagos a SAP
Proveedores

Fase I
Dentro de este proceso no existen cambios en estructura.

Nota
explicativa
En la actualidad el
Utilizar la funcionalidad Integración del proceso
proceso de
estándar de S/4HANA de subcontratación en
subcontratación para las
para el proceso de SAP S/4HANA lo que les
acometidas de gas se
subcontratación donde se permitirá tener un sistema
realiza con información de
le suministran del integrado con
1 varios sistemas en lo que N/A
inventario de Yacimientos trazabilidad, control de
corresponde al inventario
los componentes inventarios en poder de
y control de materiales y
requeridos para que ellos terceros y seguimiento a
otros pasos como el tema
(los contratistas) realicen cada una de las etapas
contractual es manual y
la labor solicitada. del proceso de maquila.
algunos pasos en Excel.
Actualmente no se maneja la figura de subcontratación en Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias.

Fase I
Reportes:

Dentro de este proceso no existen Interfaces de desarrollos.
Extensiones:
Interfaces:
Formularios:
por empresa
Formatos de Pedidos de Impresión de los Formatos de Casa Matriz,

DPTP-
Compras Nacionales, Pedidos de Compras Nacionales, Filiales y
046
Importación, Importación, Subcontratación, Subsidiarias.

Fase I
por empresa
Subcontratación, Consignación, el formato es similar

Consignación. pero cada uno tiene su particularidad.

de comunicación.

DPTP-
067
material.
Workflows:

Fase I
por empresa

Activar Workflow
ausente."

Activar Workflow
Pedidos de Compras

Fase I
Dentro de este proceso no aplican consideraciones pendientes o faltantes.
2.1.13 MM-PUR-01-03-05-01 - Compra de Bienes y Servicios - Consignación

Materiales
En el proceso de consignación en MM-PUR Aprovisionamiento, el proveedor suministra materiales

que son almacenados en las instalaciones de Yacimientos. El proveedor sigue siendo el propietario
legal de dichos materiales hasta que los mismos No sean consumidos o trasladados al stock propio.
De acuerdo a los términos de negociación y con la periodicidad que se indique el proveedor solicitará
el pago de las obligaciones pendientes de los consumos realizados durante dicho periodo de tiempo.
Para las compras de materiales en consignación se utilizará la clase de documento de Pedido de

Compras de SAP ZPLM PEDIDO MATERIAL.
El diseño de este proceso aplica para Casa Matriz y todas las Subsidiarias a medida que vayan
saliendo en SAP S/4HANA, pero su implementación solo aplica en esta primera instancia para Casa
Matriz y YPFB Transporte cuando lleguen a requerir manejar procesos de consignación.
2.1.13.2 Diagrama
MM-PUR-01-03-05-01 Compra de Bienes y Servicios - Consignación Materiales
2.1.13.3 Narrativa

Fase I
Herramienta
Revisar y evaluar la necesidad de

iniciar un proceso de compra por
consignación. Dicha necesidad se
puede materializar posteriormente
Revisar Necesidad de forma manual o a través de un Manual
proceso de los Módulos de PS
Proyectos, o PM Mantenimiento,
o mediante la ejecución del MRP
Planeación de Requerimiento de
Materiales.
Confeccionar Solicitud de Pedido
de Consignación, puede ser
creada de forma manual, o a
Generar Solicitud Pedido de través de los Módulos de PS
SAP
Consignación Proyectos, PM Mantenimiento o
mediante la ejecución del MRP
Planeación de requerimiento de
materiales.
Realizar Licitación y Adjudicar Realizar el proceso de licitación y Manual

adjudicación al mejor proponente
Si se requiere, confeccionar
Contrato Marco o directamente
Pedido de Compra de
Consignación con referencia a la
Confeccionar Contrato solicitud de pedido. El precio no
Marco/Pedido de Consignación se especifica, puesto que por ser SAP
consignación toma como
referencia el precio alimentado en
el Registro INFO del material en
consignación de forma
automática.
Recibir Pedido y Devolver El proveedor adjudicado recibe,

revisa y firma el documento en Manual
firmado
señal de aceptación .
Entrada de material en Se enlaza al Subproceso de MM-

consignación IM-01-02-01-Entrada por Compra Manual
Consumo de materiales en Se enlaza al Subproceso de MM-

IM-03-02- Salida: Entrega de SAP
Consignación

Fase I
Herramienta
De acuerdo con la periodicidad

acordada con el proveedor, se
genera el informe o reporte de
consumos de inventarios en
consignación. Dicho reporte
servirá de base para la
Informar a Proveedor Consumos facturación respectiva.
SAP
en Consignación
Cuando el proveedor estime
conveniente puede realizar
inventarios físicos en las
instalaciones de YPFB para
revisar sus stocks en
consignación.
El proveedor revisa la información
recibida del almacén y envía la
factura del material consumido en
consignación, con referencia a un Manual
Revisar y Facturar
Pedido de Compras en
consignación.
Se enlaza con el subproceso de

Recepción de Facturas AP-01-03-01- Recepción de SAP
Logísticas

Fase I
Nota
explicativa
El proceso de
consignación, permite
que el stock se gestione
individualmente para
Implementar el proceso cada proveedor.
estándar de consignación
Dichos inventarios no
de SAP S/4HANA para
Actualmente ni Casa están en el balance de la
que a medida que las
Matriz ni ninguna de las empresa por ser
1 empresas vayan entrando N/A
subsidiarias maneja propiedad del proveedor,
en operación en SAP y
procesos de consignación. pero si están disponibles
cuando así lo requieran
para su uso cuando así
puedan usar dicha
se requiera.
funcionalidad.
SAP S/4 HANA permite
realizar trazabilidad,
control y seguimiento de
los mismos.
Dentro de este proceso no existen Sistemas actuales, puesto que el proceso de consignación es un
proceso nuevo para su implementación.

Fase I
Reportes:
Ámbito de aplicación por

empresa Son
hasta la Orden Compra. momentos:
Mostrando información - Elaboración del Informe Legal
068 Subsidiarias
del proceso a definir por - Elaboración del Informe Resumen
listados e informes que muestran información consolidada o desagregada de información contenida

en el sistema. Los siguientes son los reportes a desarrollar al no estar cubiertos por la funcionalidad
estándar de SAPS/4HANA:
Extensiones:

Fase I
por Empresa

DPTP- proveedores del rubro a negociar, la Filiales y
Búsqueda de Proveedores
090 búsqueda debería delimitarse por Subsidiarias.
DPTP- Comprador que corresponda, luego, el Filiales y
Consultas Anónimas
118 Comprador derivar la cons ulta Subsidiarias.
colaboración).
Interfaces:
Son procesos de envío de información entre SAP S/4 HANA y otros sistemas externos, ya sea en
Formularios:

Fase I
por empresa

Compras Nacionales,
Importación,
Subcontratación,
Consignación.

por vencerse los plazos de las ofertas
y envío de solicitud de ampliación de
Casa Matriz,
alertar cuando sea necesario.
DPTP- Generación de alertas al Filiales y
064 comprador - SRM Subsidiarias.

de comunicación.

Recordatorio Alerta
automática de entregas Casa Matriz,
DPTP- Materiales dado que esta información
pendientes identificadas Filiales y
067 oportuna permitirá al usuario
por orden de compra y Subsidiarias
proveedor.
vencimiento en la entrega. (Reclamo
al proveedor)

Fase I
Estos recordatorios previos, son para

que el Administrador del negocio de
seguimiento de recepción de material
material.
Workflows:
por empresa

necesario un actor en la cadena de Casa Matriz,
Activar Workflow
DPTP- liberación. Filiales y
015 En este sentido y de acuerdo a la Subsidiarias.
Normativa de delegación de

Fase I
por empresa

ausente."

Casa Matriz,
DPTP- Filiales y
035 Subsidiarias.
y Transparencia.

DPTP-
050

Activar Workflow
Pedidos de Compras
Dentro de este proceso no aplican consideraciones pendientes o faltantes.

Fase I
2.1.14 MM-PUR-01-03-06 - Compra de Bienes y Servicios - Entradas de

Servicios
El proceso de Entrada de Servicios está asociado a la Certificación, entrada y aceptación de servicios

que puede ser llevado a cabo de forma sistémica para un control adecuado del avance operativo.
Este flujo sirve para establecer un respaldo cargando anexos como ser el libro de fiscalización de
obra y comparar con lo cargado al sistema para futuras auditorias de control.
Este proceso aplica a la entrega de servicios como puerta previa para la facturación del Proveedor
y cumplir compromisos financieros con este.
El área de Certificaciones o dependiendo de la subsidiaría, quien haga las veces de la misma, serán
los encargados de realizar las entradas de servicios en el sistema y posteriormente con l os soportes
arriba mencionados, pasara a la estrategia de aprobación y aceptación de la Hoja de entrada de
servicios, por el aprobador o aprobadores previamente establecidos y parametrizados en SAP.
Este proceso aplica para todas aquellas contrataciones de servicios de Subsidiarias y Casa Matriz.
2.1.14.2 Diagrama
MM-PUR-01-03-06 Compra de Bienes y Servicios - Entrada de Servicios
2.1.14.3 Narrativa

Fase I
Herramienta
El proveedor elabora un
Elaborar Conciliación del
informe con la unidad solicitante Manual
Servicio
de la conformidad del servicio
Llenar el libro de fiscalización

por parte del FISCAL DE OBRA,
que hace las veces de Acta de
Obra y verificación de los
Llenar libro de
servicios ejecutados y se lo Manual
Fiscalización/Informe
envía al Área de Certificaciones
o al área que
corresponda(Fiscal del
Contrato/Servicio).
El Fiscal del Contrato aprueba

Aprobar Fiscal de contrato el libro de fiscalización, Externo / Manual
mediante una firma física.
El fiscal de la Obra crea el

Pedido de Compra con
referencia al Contrato Marco
Crear Pedido Fiscal de obra existente, el cual adoptará una SAP
estrategia de liberación
(Aprobación) conforme a los
niveles y montos de aprobación.

Imprimir y Enviar pedido al imprime y envía al proveedor
SAP
proveedor del Contrato.
Enviar el pedido al proveedor

mediante correo electrónico, y
Recibe el Pedido y Emite
gestiona la devolución del Manual
Factura
documento firmado.
Realizar la hoja de entrada de

servicio con referencia al Pedido
Elaborar Hoja de Entrada del
de Compra, certificando en el SAP
Servicio
sistema el avance de obra
respectivo

Fase I
Aprobar la hoja de entrada de

servicios mediante la
Aceptación de Servicio,
Aceptar el Servicio SAP
avalando en el sistema el
avance y los servicios
registrados.
Entregar la factura luego de un

tiempo determinado a
Recepción de facturas, siempre
Entregar Factura Manual
y cuando se le hubiera
informado que puede facturar el
servicio realizado.
Se enlaza el subproceso AP-01-

01-01- Órdenes logísticas
Recepción de factura Registro de factura por orden de SAP
servicios.

Nota
explicativa
YPFB deberá crear un

Actualmente no se cuenta procedimiento para
Control de base de
con un sistema que pueda sistematizar la recepción
1 datos de consumo por N/A
Certificar un servicio del servicio, bajo
pedido de Servicio
realizado procedimiento que llame
al Sistema a ser la

Fase I
Nota
explicativa
herramienta para control Control de pagos

en las etapas necesarias efectuados y
que son responsabilidad seguimiento por ciclos.
del COMITÉ TECNICO
DE RECEPCIÓN DE
SERVICIO, Fiscal de
Servicio.
para que sea
YPFB deberá crear un instrumento de
Capítulo específico en la liberación de los
No se cuenta en el
Normativa o Reglamento procesos licitatorios.
Procedimiento de
de compra de  Al tener asignado el
liberaciones en el Sistema
fiscalización de servicios Gerente Responsable,
2 donde figura de N/A
para aprobar o certificar Unidad Responsable
Aceptación del Servicio
las tareas que indique que un Código de usuario
en el Sistema de Pedidos
las liberaciones se se podrá hacer
y Contratos
realizarán por medio de seguimiento de
una Herramienta/Sistema. reportes oportunos a
los momentos de
liberación
En esta sección hay cambios claves que impactan a la estructura organizacional y las personas, en
la otorgación de creación/modificación de áreas, cargos, roles o funciones:

Fase I
Nota
explicativa
Se deben crear roles

adecuados por cada
usuario, que puedan
Actualmente no existen Delimitación de
roles en un sistema funciones.
1 adecuado para Control de tareas NA
seguimiento de Seguimiento a las
Certificación de servicios. tareas
Se debe crear un área de
Certificación de Servicios.
Nota
explicativa
poder hacer seguimiento área.
1 proceso de Certificación NA
oportuno a la fiscalización  Identificación de
de servicios
de servicios fecha y hora de
ingreso
reemplazados o no por SAP S/4 HANA:

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
SA misma
Contable
metodología
ERP.
El sistema SAP
pasará a
CORPORACIÓN misma
contratación.
metodología
ERP.
El sistema SAP
Contable misma
metodología ERP
El sistema
YPFB REFINACION
SA
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
Contable
metodología
ERP.
Reportes:


Fase I
por empresa

otros elementos.

Casa Matriz,
DPTP- Seguimiento de contratos Filiales y
054 marco Subsidiarias.
Extensiones:
Interfaces:

Fase I
Formularios:
por empresa
Impresión de la Hoja de Entrada de

Servicios conforme a los
Casa Matriz,
requerimientos del negocio.
DPTP- Formato de Hoja de Filiales y
La impresión de Hoja de Entrada de
053 Entrada de Servicios Subsidiarias.
Servicio bajo un formato donde se
identifique las firmas del Fiscal del
Contrato y Gerente de Contrato.
Workflows:
por empresa
Activar WF de Aprobación de Hojas

de Entradas der Servicios, de
acuerdo con la definición de
aprobadores respectivos.
Casa Matriz,
Activar Workflow para Se precisa que el Sistema active un
DPTP- Filiales y
aprobación de Hojas de WORKFLOW de aprobación para las
052 Subsidiarias.
Entradas de Servicios hojas de entrada, ya que en la
normativa interna la estructura de
aprobación para certificar servicios,
pasa por Fiscal de Contrato y Gerente
de Contrato

Fase I
2.1.15 MM-PUR-01-04-01-01 – Devolución/Cancelación a Proveedores -

Pedido posición de Devolución
El objetivo de este proceso es determinar el manejo de las devoluciones a los proveedores, donde
implique crear un Documento de Compras – Pedido de Devolución.
El pedido con posición de Devolución se utiliza en el caso que, posterior a la recepción del material,
se detecta que no cumple con las especificaciones técnicas o tiene alguna falencia por lo que se
debe solicitar al proveedor la reposición de dicho material. Dicho pedido se diferencia de un Pedido
de Compra normal, porque en la posición del documento se debe marcar el check de posición de
devolución.
Para los pedidos de devolución de materiales se utilizará la clase de documento de Pedido de

Compras de SAP ZPLM PEDIDO MATERIAL y al mismo se le marca la posición como posición de
devolución.
Este proceso está disponible para Casa Matriz, Filiales y Subsidiaras para que puedan solicitar la
devolución de materiales por garantías. Pudiendo el proveedor reponer el material o aceptar la
generación de la Nota de Crédito a favor de la empresa.
2.1.15.2 Diagrama
MM-PUR-01-04-01-01 Devolución Cancelación a Proveedores - Pedido posición de

Devolución - Devolución
2.1.15.3 Narrativa

Fase I
Herramienta
Identificar o detectar diferencias

Identificar diferencias/falencias Manual
o falencias en los materiales
de Material
previamente recibidos.
La unidad solicitante o área

usuaria informa la No
conformidad detectada en los
Informar No conformidad materiales a utilizar, los cuales Manual
por alguna razón no cumplen
con las especificaciones
mínimas requeridas para su
uso.
El encargado del Almacén
recibe la No conformidad
Recibir No conformidad reportada, para posteriormente Manual
informar a Compras /
Contrataciones.
Evalúa la pertinencia de la
devolución o no de acuerdo al
contrato suscrito y las garantías
adquiridas. En caso que
proceda la devolución debe Manual
Evaluar Devolución
confeccionar el Pedido de
Devolución, de lo contrato se
informa a quien corresponda
que la no procede la devolución.
En caso que la evaluación de
devolución indique que la
Informar No corresponde misma No es procedente, se Manual
devolución debe informar a quien
corresponda que no se va a
efectuar devolución.
Conforme a la información
suministrada, las revisiones y
evaluaciones efectuadas, si
aplica se procede a crear el
Confeccionar Pedido de Pedido de Compras de SAP
Devolución Devolución. Para ello es
importante que la posición o
posiciones queden marcadas
con el indicador Posición de
devolución respectivo.
Revisa el pedido y realiza la
Realizar Devolución Almacén devolución de almacén. Se SAP
entrelaza al subproceso de
Inventarios: 01-Reingreso
El proveedor recibe el material y
evalúa su reposición. Pudiendo
Recibir Material reponer el material o aceptar la Manual
contabilización de Nota de
Crédito a favor de la empresa.

Fase I
Herramienta
Se enlaza al proceso de
Entrada de Mercancías Inventarios: MM-IM-01-02-01- SAP
Entrada por Compra Repuestos
y Bienes de Consumo
El Analista de Compras recibe
Recibe información del la información del proveedor e
informa a Cuentas por Pagar Manual
proveedor
que proceda a la aplicación de
la Nota de Crédito
Contabilizar Nota de Crédito cuentas por Pagar: AP-01-07- SAP
01- Penalidades y Multas
Registro contable.



Fase I
Nota
explicativa
 Centralización de la
Registro de las
información
Control por fuera de devoluciones en un solo
 Seguimiento y control
sistema y/o mediante sistema.
1 de las devoluciones 1
plantillas Excel para la Creación de un
generadas.
devolución de materiales reglamento para la
 Análisis estadísticos
devolución de materiales
posteriores
Nota Explicativa 1
A la fecha la mayoría de las empresas maneja este escenario por fuera de sus sistemas y/o en su
defecto lo manejan en plantillas Excel sino cuentan con un sistema. En algunas empresas, no
registran el ingreso de este material hasta el último momento no siendo necesario registrar la
devolución y en otras empresas registran la reversión contable y solo registran movimientos de
almacén, pero en ningún caso tienen el registro como tal de la devolución del material con su vínculo
con finanzas y almacén.
El centralizar esta información permite llevar un control de las reposiciones de material y realizar
evaluaciones posteriores a los proveedores.
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Funcionalidad
SAP YPFB Andina ERP S estándar de
S/4HANA
Funcionalidad
SAP YPFB Refinación ERP S estándar de
S/4HANA

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Funcionalidad
LABS YPFB Chaco ERP S estándar de
S/4HANA
Sistema para la Funcionalidad

Sistema de
YPFB Casa Matriz gestión de S estándar de
Contrataciones
contrataciones. S/4HANA
Funcionalidad
JDE YPFB Transporte ERP S estándar de
S/4HANA
Funcionalidad
Novus YPFB Logística ERP S estándar de
S/4HANA
Funcionalidad
Novus Air BP Bolivia ERP S estándar de
S/4HANA
Funcionalidad
JDE Gas TransBoliviano ERP S estándar de
S/4HANA
Reportes:

funcionalidad estándar de SAP S/4 HANA:
Extensiones:

Fase I
Dentro de este proceso no existen Extensiones de desarrollos.
Interfaces:
Formularios:
Workflows:
Dentro de este proceso no existen Workflows de desarrollos.
especiales que deben considerarse relativos a cada proceso.
Para este proceso no se tienen definiciones o temas especiales que estén pendientes.

Fase I
2.1.16 MM-PUR-01-04-02-01 - Devolución/Cancelación a Proveedores -

Pedido posición de Cancelación/Bloqueo - Cancelación
El proceso de Cancelación o bloqueo de pedidos aplica en el evento que se requiera o se decida

que ya no se va a requerir el material o servicio solicitado, se puede cancelar o borrar la línea o
líneas de un Pedido de Compras. También cuando se solicite bloquear temporalmente una posición
por una decisión de no permitir ingresos de materiales o verificación de facturas, mientras se revis an
condiciones o acuerdos con el proveedor. Adicionalmente, el Bloqueo ó Cancelación del pedido
puede ser producto de un incumplimiento del proveedor el cual debe ser sujeto a penalidades por
Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias.
Para cancelar o bloquear una o varias posiciones de un pedido, se debe acceder al mismo por la
transacción de modificación.
Este proceso está disponible para Casa Matriz, Filiales y subsidiarias para registrar las cancelaciones
de pedidos o bloqueos en pagos a proveedores.
2.1.16.2 Diagrama
MM-PUR-01-04-02-01 Devol. Cancel. a Proveedores - Pedido posición de Cancel. - Cancel.

Bloqueo.
2.1.16.3 Narrativa
Herramienta
El área de contratación informa

a Tesorería que se procede con
Bloqueo - Revisar Garantías del el Bloqueo del proveedor, para
Manual
Contrato ello se debe revisar la carpeta
para verificar las garantías del
Contrato/Pedido.

Fase I
Herramienta
En caso las Garantías no estén

Informar Sobre Garantías no renovadas, Tesorería
Manual
Renovadas Informa sobre las garantías no
renovadas a Contrataciones
Finalmente Tesorería (para los

casos de garantías) informa que
el pedido debe ser bloqueado a
la gerencia de Contrataciones
para que no permita más
ingresos ni verificación de
Bloquear Pedido SAP
facturas, hasta tanto no
indiquen que nuevamente
pueden ser desbloqueados y
Contrataciones procede con el
Bloqueo de la posición o
posiciones pendientes.
Previamente o mediante la
consulta del Pedido de
Compras, se deben detectar las
posiciones del pedido
pendientes, con el fin de
Anulación o Cancelación.
determinar si van o No a ser
Detectar Posición Pedido SAP
suplidas. En caso de ser
Pendiente
suplidas se procede con el
Entrada del material o servicio,
de lo contrario s e debe
modificar el pedido marcándolo
como cancelado o entrega final.
Cuando se requiera entrar un

material pendiente, se enlaza al
proceso de Inventarios: MM-IM-
01-02-01-Entrada por Compra
Repuestos y Bienes de
Consumo

Fase I
Herramienta
Cuando se requiera entrar un

servicio pendiente, se enlaza al
proceso de inventarios: MM-
Entrada de Servicios SAP
PUR-01-03-06 Compra de
Bienes y Servicios - Entrada de
Servicios
Para los Pedidos que se deban

bloquear o cancelar las
posiciones, se accede a
modificar el mismo,
seleccionando la posición o
posiciones para luego
Modificar Pedido bloquearlas o cancelarlas. SAP
También se puede marcar
dichos Pedidos con Indicador de
Entrega Final, lo cual aparte de
cerrar las cantidades
pendientes, también libera el
presupuesto comprometido.
El comprador informa al área

usuaria que las posiciones del
pedido fueron bloqueadas o
marcadas con indicador de
Entrega Final. Esto con el fin de
que los usuarios revisen las
solicitudes de pedido y
Informar Área Usuaria procedan a concluirlas cuando MAIL
sea el caso, de esta manera
también se libera el
comprometido que fue
trasladado a esta instancia una
vez el pedido fue bloqueado o
marcado con indicador de
entrega final.

Fase I
Herramienta
Ingresar a la solicitud de pedido

para proceder a concluirla
cuando se sabe que no se va a
suplir la cantidad total o parcial
Modificar Solicitud de Pedido pendiente. De esta forma se SAP
libera también el comprometido
de presupuesto para iniciar otro
proceso cuando se considere
necesario.

Nota
explicativa
Se tendrá
procedimentado el cobro
Actualmente algunas de las penalidades y los
compañías penalizan proveedores serán más
procedimiento para la
1 estos incumplimientos eficientes en el 1
ejecución del cobro de
pero no lo tienen cumplimiento de sus
estas penalidades.
procedimentado tiempos de entrega de los
materiales ofertados y
adjudicados.
Nota Explicativa 1
Debido a que la Cancelación ó Bloqueo de Pedidos, puede ser consecuencia de un incumplimient o
del proveedor, Y.P.F.B. debe elaborar un procedimiento para determinar y/o cuantificar la ejecución

Fase I
de penalidades, cancelación gratuita del pedido o bloqueo del pedido. De esta forma se educará a
los proveedores para que cumplan con lo ofertado a la compañía, esto con el fin de no perjudicar los
trabajos programados por nuestras unidades solicitantes.

Dentro de este proceso no existen otros cambios relevantes.
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Funcionalidad
SAP YPFB Andina ERP S estándar de
S/4HANA
Funcionalidad
SAP YPFB Refinación ERP S estándar de
S/4HANA
Funcionalidad
LABS YPFB Chaco ERP S estándar de
S/4HANA
Sistema para la Funcionalidad

Sistema de
YPFB Casa Matriz gestión de S estándar de
Contrataciones
contrataciones. S/4HANA

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Funcionalidad
JDE YPFB Transporte ERP S estándar de
S/4HANA
Funcionalidad
Novus YPFB Logística ERP S estándar de
S/4HANA
Funcionalidad
Novus Air BP Bolivia ERP S estándar de
S/4HANA
Funcionalidad
JDE Gas TransBoliviano ERP S estándar de
S/4HANA
Reportes:

funcionalidad estándar de SAP S/4 HANA:
Extensiones:

Fase I
Interfaces:
Formularios:
Workflows:
Dentro de este proceso no existen Workflow de desarrollos.
Dentro de este proceso no existen consideraciones faltantes o en proceso.
2.1.17 MM-PUR-01-05-01 - Incautaciones Pedido posición gratuita

El pedido con posición gratuita se utiliza cuando la adquisición de un bien o servicio tiene un costo
de valor cero para la empresa, es decir gratuito. Es posible crear Pedidos con posiciones gratuitas
cuando en acuerdo con el proveedor se vaya a recibir alguna muestra sin valor comercial, donación

Fase I
o para las incautaciones que se hayan realizado y que requieran que se genere un ingreso de dichos
materiales en Yacimientos.
Mediante este proceso, Casa Matriz puede gestionar las Compras de Gasolina Incautada para la
recepción de productos de hidrocarburos Incautados por parte de la Agencia Nacional de
hidrocarburos (ANH), los cuales son entregados a título gratuito a YPFB (Casa Matriz), para que la
comercialice, esto en el marco de la Ley N°100.
Para los pedidos gratuitos de materiales se utilizará la clase de documento de Pedido de Compras
de SAP ZPLM PEDIDO MATERIAL y al mismo se le marca la posición como posición gratuita.
De la misma manera se puede utilizar en las demás Filiales y Subsidiarias cuando tengan la
necesidad de registrar un bien o servicio adquirido sin costo monetario para la empresa.
2.1.17.2 Diagrama
MM-PUR-01-05-01- Incautaciones Pedido posición gratuita.
2.1.17.3 Narrativa
Herramienta

en el sistema S/4HANA,
especificando el tipo de
Documento "Incautaciones".
Mediante la transacción ME51N.
Crear la SOLPED de tipo
SAP
Incautación Esta solicitud pasa por la
aprobaciones correspondientes
y en caso sea aprobada
(liberada) el área de
contrataciones procede a
generar la SOLPED.

Fase I
Herramienta
Generar el pedido de Entrada

Gratuita. Tomar en cuenta que
debe seleccionar la posición de
Entrada Gratuita en la solicitud
de pedido en el sistema
Crear Pedido con Entrada S/4HANA. Mediante la
transacción ME21N. SAP
Gratuita
En este paso se crea el Pedido

y una vez aprobado (liberado)
autoriza a Almacén la entrada
de mercancías por
incautaciones.
Entrada a título gratuito a Casa
Matriz (YPFB)
Entrada de Mercancías por En este paso se entrelaza al

subproceso de Inventarios: SAP
Incautaciones
04_Entrada por incautación
Hidrocarburos


Fase I
Nota
explicativa
Llevar el registro de estas Centralización la

compras desde el información de las
Sistema. incautaciones en un solo
El registro y control en
1 YPFB deberá crear un repositorio. 1
Casa Matriz es Manual
reglamento para Compras Trazabilidad del proceso
por incautaciones o de desde la recepción hasta
carácter gratuito. su comercialización.
Nota Explicativa 1
El registro de la Compra de Gasolina por Incautaciones, permite a la empresa llevar un control de
qué, cuánto y cuándo recibió el bien incautado. Así también actualiza su inventario en almacenes,
sin que esta entrada de materiales genere una imputación monetaria por dicha compra a su empresa.
Permite tener una trazabilidad de los movimientos relacionados a ese bien adquirido, porque al estar
la información en un solo sistema integrado, permite consultar mediante reportes información
relacionada a éste bien en todas las áreas vinculadas.
Nota
explicativa
Creación de roles con la

Delimitación de funciones
Delimitación de funciones autorización de crear y
1 Control y seguimiento a N/A
no muy clara. aprobar las Compras por
las tareas
incautaciones.

Fase I
Nota
explicativa
Reportes  Realizar análisis

1 Reportes Centralizados N/A
Descentralizados posteriores
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Control de las Funcionalidad

Manual YPFB Casa Matriz compras de gas olina S estándar de
incautada S/4HANA
Reportes:
El presente proceso no requiere reportes adicionales
Extensiones:

Fase I
Interfaces:
Formularios:
Workflows:
El presente proceso no requiere de Workflow.
2.1.18 MM-PUR-01-06-01 - Intercompany - Pedido Intercompany

Fase I
Diseñar el proceso de negocio necesario para suplir las necesidades de la operación de compra y
venta de hidrocarburos bajo la funcionalidad de Intercompany (Intercompañia) para Casa Matriz y
las Subsidiarias.
El alcance incluye en esta etapa solo el diseño, pues hasta que no se lleven a cabo los Rollout de
las Subsidiaras en SAP S/4HANA con las que se llevará a cabo el proceso de Intercompany no será
posible su implementación. Dicho alcance implementa las mejores prácticas de compra y venta entre
compañías.
El diseño aplica para los procesos de compra y venta de hidrocarburos a medida que las empresas
que realizan Intercompany entre ellas queden implementadas y configuradas en S4 HANA. En este
documento se incluye lo relacionado a la etapa de diseño de los procesos de Compra desde el
Modulo de MM (Aprovisionamiento) y en el documento del ciclo Order To Cash, módulo SD (Ventas)
se incluye la parte complementaria a los procesos de venta entre compañías.
2.1.18.2 Diagrama
MM-PUR-01-06-01 Intercompany - Pedido Intercompany
2.1.18.3 Narrativa
Herramienta
La Unidad solicitante de casa

Identificar Necesidad Material matriz o subsidiaria, identifica la
Manual
Intercompany necesidad de compra de material
Intercompany
Genera o confecciona la solicitud

de pedido en el sistema S/4HANA
, especificando el código del
Generar Solicitud de Pedido SAP
hidrocarburo, cantidad y demás
información necesaria y si aplica
solicita la aprobación respectiva.

Fase I
Herramienta
Verificar el requerimiento si
cuenta con los respaldos y
autorizaciones correspondientes
de acuerdo a los procedimientos;
y genera el pedido
Confeccionar Pedido INTERCOMPANY en el sistema SAP
Intercompany S4/HANA, especificando importe,
cuenta, proyecto descripción del
material. Mediante la
transacción ME21N que va a
generar al mismo tiempo un
Pedido de venta.
Si se requiere, se imprime el
pedido y se envía a Casa matriz o
Imprimir Pedido a la subsidiara con la que se está SAP
realizando el proceso
Intercompany
Crear entrega, contabilizar salida
y entrada.
Entrega por Compra SAP
Se enlaza al Subproceso de MM-
IM-01-02-02-Entrada por Compra
Hidrocarburos
Ventas de Intercompany Se enlaza al Subproceso SD-01- SAP

26-01 Ventas Intercompany
Se enlaza al Subproceso de AP-

Recepcionar Factura 01-03-01- Recepción de facturas SAP
Logísticas y no Logísticas

Fase I
En esta sección se describen los cambios claves que impactan a la estructura organizac ional y las
Nota
explicativa
El proceso de
Intercompany permitirá
Casa Matriz junto con las procesos en línea y con
Subsidiaras, tienen contabilización
Se propone que cuando
procesos de Compra y simultánea de las
las subsidiarias vayan
venta de Hidrocarburos operaciones de compra y
entrando en los diferentes
entre ellas mismas, pero venta entre las diferentes
1 Rollout a SAP S/4HANA , N/A
no se manejan con esta compañías de
se vaya implementando
figura de Intercompany, Yacimientos.
este proceso de
sino solo como una Garantizar la trazabilidad,
Intercompany.
relación cliente - completitud, consistencia
proveedor. y registro entre las
compañías que manejen
Intercompany.
Dentro de este proceso no existen Sistemas que se remplacen porque Intercompany es una nueva
funcionalidad para YPFB.

Fase I
Reportes:

Extensiones:
Interfaces:
Formularios:

Fase I
por empresa

Compras Nacionales,
Importación,
Subcontratación,
Consignación.

de comunicación.

DPTP-
067
material.
Workflows:

Fase I
por empresa

Activar Workflow
ausente."

Activar Workflow
Pedidos de Compras

Fase I
2.1.19 MM-PUR-01-07-01- Elaboración del PAC Consolidar PAC con todos

los requerimientos
El proceso de Elaboración del PAC y registro, se debe realizar tomando como información previa la
verificación del POA y del Presupuesto previamente asignado. Este mecanismo está enmarcado en
una Normativa la cual se quiere automatizar en S4/HANA.
Conforme a los requerimientos de Yacimientos y teniendo en cuenta que actualmente el registro y

elaboración del PAC Plan Anual de Contratación se realiza por fuera de cualquier sistema el último
trimestre de cada año, se va a incluir mediante un desarrollo, que el llenado y seguimiento del PAC
se realice desde el sistema SAP S/4HANA mediante la transacción ZPAC por parte de la unidad
solicitante. Desde dicha transacción se registrará toda la información relativa a las compras
planeadas para el próximo año, así como relacionar la información de Presupuesto alimentada
previamente en SAP.
Esto va a permitir que los documentos de compras que se creen posteriormente, queden asociados
al número de PAC ya existente, al ser este un campo obligatorio en los mismos y mediante opción
de búsqueda donde el desarrollo filtrará los Números de PAC posibles de acuerdo a la relación de
la información presupuestal alimentada en cada línea del PAC. Esto significa que varios documentos
de compras pueden pertenecer a un mismo número de PAC.
Nota: Es importante aclarar que el PAC que se alimenta en SAP mediante la transacción ZPAC, no
va a controlar presupuesto porque será el mismo módulo de SAP de presupuesto FM quien ejerza
el control respectivo para todas las compras; quiere decir que de manera automática el sistema no
va a permitir grabar una solicitud de pedido si la misma no tiene presupuesto y el número de PAC.
2.1.19.2 Diagrama
MM-PUR-01-07-01- Elaboración del PAC Consolidar PAC con todos los requerimientos
2.1.19.3 Narrativa

Fase I
Herramienta
Se enlaza al Subproceso de
Presupuesto FM-03-03
Certificación Presupuesto para
Verificar POA y Presupuesto Compras (MM) SAP
La unidad solicitante es quien
hace estas validaciones iniciales
antes de alimentar el PAC.
Cada área solicitante en base a

su Presupuesto Aprobado por el
Comité (PPT) y al POA Plan
Identificar Requerimientos de Operativo Anual, debe identificar
Manual
Contratación del Área los requerimientos específicos
que se llevarán a cabo para su
área durante el siguiente año
respectivo.
El área solicitante debe completar

el formulario de PAC en base a
los requerim ientos identificados
en su área de las compras
planeadas para el próximo año.
En el formulario de la transacción
ZPAC debe indicar el tipo de
contratación
(Bien/Servicio/Consultoría/Obras),
Llenar y Enviar el formulario la descripción del requerimiento, SAP
PAC cantidad, unidad, el precio
referencial y relacionar este
requerimiento con la línea
Presupuestal del módulo de
Finanzas-Presupuesto.
Una vez complete toda la

información requerida del
Formulario PAC, éste se envía a
aprobación al supervisor acorde a
su autoridad monetaria.

Fase I
Herramienta
De acuerdo al área solicitante, se

realiza revisión y posterior
aprobación del PAC por parte del
supervisor o aprobador respectivo
accediendo a la transacción
ZPAC.
El aprobador revisa el PAC:
Revisar PAC Si la información está conforme SAP

aprueba frente a cada línea del
PAC mediante un check y el
sistema asigna automáticamente
el Número consecutivo PAC.
Si la información No está
conforme y requiere ser
modificada, se informa al Área
Solicitante con las observaciones
del Aprobador.
El área solicitante debe ingresar
todos los requerimientos del PAC
para la siguiente gestión, para
ello tiene los últimos 3 meses del
año para consolidar esta
información. Cualquier
Requerimientos registrado
posterior a éste periodo tiene un
código especial que identifica que
son Nuevos.
En el caso de modificar una línea

que haya sido ya aprobada, se
debe identificar con el
consecutivo de la siguiente
Consolidar PAC del Área versión y deberá ser aprobada SAP
nuevamente.
Una vez haya completado todos

los requerimientos identificados
por su área, debe enviar y/o
comunicar al Área de
Contrataciones que ha concluido
el registro de Requerimientos
para su área.
Las áreas o personas autorizadas

pueden entrar a consultar el PAC
y generar el reporte cuando así lo
requieran, accediendo a la
transacción ZPAC y generando la

Fase I
Herramienta
El área de contrataciones revisa y

consolidada los requerimientos
por cada área mediante la
generación del reporte del PAC,
Revisar Consolidado accediendo a la transacción SAP
ZPAC y especificando los
parámetros de entrada que así
requiera para generar dicho
reporte.
Mediante las consultas del PAC a
través de la transacción ZPAC,
Revisar Nro. PAC las áreas usuarias o unidades SAP
solicitantes revisan los números
de PAC para crear de forma
futura la Solicitud de Pedido.
El área de contrataciones debe
publicar el PAC aprobado y
consolidado en:
La página web oficial de su
empresa. Página web / SICOES /
Publicar PAC Casa Matriz debe registrar en el
SISCOM
sistema SICOES.
Las Subsidiaras deben registrar
en el sistema SISCOM.

Fase I

Nota
explicativa
Se propone crear una

Plantilla para el P.A.C. en El encargado de solicitar
SAP y que se genere información del PAC
automáticamente la podrá generar su propio
numeración una vez sea reporte a una fecha de
El PAC se elabora aprobado, el mismo se corte determinado.
manualmente en cada vinculará con la
No habrá dependencia de
compañía y no está información presupuestal
1 solicitud de información, N/A
directamente relacionado relacionando el Centro
ya que el perfil asignado
a las requisiciones de Gestor, Programa
a la persona encargada
compra. presupuestal, Fondo y
de Seguimiento de PAC
Posición presupuestal,
podrá obtener la
información que
información oportuna.
posteriormente servirá de
base en las solicitudes de
pedido.
Cuando se generen
Se propone que en SAP
solicitudes de pedido,
se lo pueda controlar
SAP va a solicitar como
mediante los reportes,
campo obligatorio
donde se puede ver el
2 Control del PAC manual ingresar el número PAC N/A
importe planeado vs el
para relacionar las
ejecutado a través de las
compras con lo planeado
solicitudes de pedido.
en la plantilla PAC.
Dentro de este proceso no se remplazan sistemas, ya que actualmente se lo realiza de forma manual.

Fase I
Reportes:

por empresa
Es necesario diseñar unos Reportes

de Consulta y Seguimiento del PAC
y salida con la información requerida. Casa Matriz,
DPTP- Dicha información será alimentada Filiales y
Reportes PAC
071 con la tabla ZPAC y en los Subsidiarias.
Excel.
Extensiones:

Fase I
por Empresa

Ampliación campo ZPAC Casa Matriz,
DPTP- en documentos de Filiales y
014 compras para asociar con Subsidiarias.
PAC
la selección.
Interfaces:
Formularios:

Fase I
por Empresa

gestionar el PAC.
Subsidiarias. Cada línea de esta
tabla debe tener un proceso de
Plantilla Z para el PAC aprobación y una vez se grabe el
013 Subsidiarias
documento el sistema asignará un
número consecutivo de PAC. Una
vez grabado el documento todos los
Workflows:
Dentro de este proceso no existen workflow de desarrollos.

Fase I
2.1.20 MM-PUR-01-08-08 - Pedidos a Operadoras Derivados del petróleo
El proceso de Pedidos a Operadoras Derivados del Petróleo consiste en mostrar lo que corresponde
al flujo de compra de Derivados de Petróleo a Operadoras en cuya estructura está contemplada
desde la planificación presupuestaria, gestión de compra y adquisición del bien, no siendo exento el
paso para recepción de Materiales.
Involucra a YPFB CORPORACIÓN y Operadoras cuyo estrecho relacionamiento de alianza

estratégica permitirá hacer seguimiento de estas compras.
Este proceso se lleva a cabo en cada compromiso asignado por proyecto de Explotación de pozos,
cuando se concluye y empieza la extracción.
2.1.20.2 Diagrama
01-08-08 Pedidos a Operadoras Derivados del Petróleo
2.1.20.3 Narrativa

Fase I
Herramienta

Generar Solicitud de Pedido
especificando importe, cuenta, SAP
(OPERADORA)
proyecto descripción del
servicios/material
Generar contrato Marco, es la

Genera Contrato Marco
carga de los contratos vigentes SAP
(Operadora)
para futuro consumo.
Previo proceso conciliatorio de

movimiento, se procede a la
recepción de documentos
Recibir y Controlar administrativos pre aprobados Manual
en físico, para registrar el
futuro Pedido bajo Contrato
Marco.
Una vez recibido el documento

conciliado de
volúmenes/cantidades/importes
Generar Pedido (Operadora) SAP
finales se procede a registrar
con estos datos el pedido bajo
contrato marco.
Una vez homologado el

documento de pedido en SAP
Recibe Pedido / Entrega
es recibido por la Manual
Producto
OPERADORA para entrega del
producto/material/servicio.
Recepción de Material SAP
Compra Repuestos y Bienes
de Consumo
Este paso de emisión de

Emite Factura (Operadora) factura por parte de la Manual
operadora es manual

Fase I
Logísticas
Nota
explicativa
Agilidad en la
liberación.
Aprobación manual de Se propone aprobación Reportes de gestiones
1 procesos de Pedidos y digital en el sistema de los gerenciales para NA
Contratos. Pedidos y Contratos liberación
Mediciones por
proceso.
datos en SAP tareas

Fase I
Nota
explicativa
poder hacer seguimiento área.
1 proceso de compra de NA
oportuno a los procesos  Identificación de
Producto.
ingreso
Trazabilidad en
proceso de
Actualmente no se cuenta contratación.
Se propone sistematizar,
con un sistema que pueda
desde la planificación Registro de tareas
marcar los hitos del
presupuestaria (si aplica), específicas por cada
2 proceso de pago por 1
gestión de adquisición y responsable.
servicio/material a las
adjudicación por medio de Sistema auditable ante
Operadoras ya que este
SAP circunstancias de
proceso es manual.
mejora en la calidad
de procesos.
Nota explicativa 1
La funcionalidad del circuito de adquisición de bienes y/o servicios ayuda a tener clara las tareas y
simplifica actividades.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
SA misma
Contable
metodología
ERP.
El sistema SAP
pasará a
CORPORACIÓN misma
contratación.
metodología
ERP.
El sistema SAP
Contable misma
metodología ERP
El sistema
YPFB REFINACION
SA
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP
El sistema
Contable la misma
metodología ERP

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema SAP
pasará a
ERP del proceso
Contable
metodología
ERP.

Reportes:

por empresa

Reporte de todo el respectivos respaldos, que permitan a
proceso de compra, las áreas de soporte (Auditoría, Legal,
desde el requerimiento y Transparencia) poder revisar cada
hasta la Orden Compra. uno de los hitos de contratación.
Mostrando información "Dentro de las Normativas Internas de
068 Subsidiarias
del proceso a definir por la empresa, existe para cada
las compañías. (Ej.: Subsidiaria un paso coyuntural, que
Aprobaciones, Invitados, es la Revisión del Proceso en
Multas, etc) general, que s e lo realiza en tres
momentos:
- Elaboración del Informe Legal

Fase I
por empresa
- Elaboración del Informe Resumen

de la Contratación.

DPTP- Seguimiento de contratos Casa Matriz, Filiales y
054 marco Subsidiarias
Extensiones:
Dentro de este proceso no hay extensiones.

Fase I
Interfaces:
Dentro de este proceso no hay interfaces.
Formularios:
por empresa
Formatos de Pedidos de Compras

Formatos de Pedidos de Nacionales, Importación,
Compras, Importación, Subcontratación, Consignación. Casa Matriz,
DPTP-
Contratos, Impresión de los Formatos de Filiales y
046
Subcontratación, Pedidos Pedidos de Compras Nacionales, Subsidiarias
bajo contrato marco. Importación, Subcontratación,
Consignación.

de comunicación.

Recordatorio Alerta
automática de entregas Casa Matriz,
DPTP- identificar con anticipación un
pendientes identificadas Filiales y
067 vencimiento en la entrega. (Reclamo
por orden de compra y Subsidiarias
al proveedor)
proveedor.
Estos recordatorios previos, son para
que el Administrador del negocio de
seguimiento de recepción de material

Fase I
por empresa

material.
Workflows:
por Empresa

- La responsabilidad de liberación
por ausencia permite que las
operaciones continúen su flujo, sin
que sea necesario un actor en la
Activar Workflow
DPTP- cadena de liberación. Casa Matriz, Filiales y
015 En este sentido y de acuerdo a la Subsidiarias
Normativa de delegación de
liberador delegue, cuando sea el
caso (vacaciones, emergencias por

Fase I
por Empresa

ausente."

Activar Workflows la matriz de niveles y montos de
Estrategias de liberación aprobación con alerta y envío al
050 Subsidiarias
Contratos Marco correo del aprobador y que desde allí

Activar Workflow
DPTP- correo del aprobador y que desde allí Casa Matriz, Filiales y
047 pueda entrar a la transacción Subsidiarias
Pedidos de Compras
El workflow es necesario para tener
2.1.21 MM-PUR-02-01-01-01 - Gestión de Proveedores Registro y

Actualización de Proveedores - Creación/Verificación BP
La Gestión de Proveedores es el área encargada de la creación del Business Partner BP

(Proveedor/Cliente), el cual es creado en SAP S/4-HANA y se replica automáticamente en el
SAP/SRM gracias a su conectividad nativa con este sistema.

Fase I
Es importante indicar que al crear al BP en SAP S/4-HANA este queda habilitado tanto como
proveedor o cómo cliente lo cual depende de las vistas necesarias como compañía.
Esta es una función necesaria para Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias para utilizar a los Business
Partner según la necesidad de cada compañía.
2.1.21.2 Diagrama
MM-PUR-02-01-01-01 Gestión de Proveedores Registro y Actua lización de Proveedores -

Creación/Verificación BP
2.1.21.3 Narrativa
Herramienta
Identifica la necesidad de crear

código de proveedor BP debido
a las necesidades de la
Identificar Necesidad Manual
empresa, que puede ser por la
premura de utilizar por algún
motivo al proveedor solicitado.
Verificar la base de datos de BP

Identificar Código y Validar de SAP y corroborar la
SAP
Información del BP Existente información del mismo para
determinar su validez.
Llenar formato de creación de

Enviar Formato de Creación del
BP para su generación Manual
BP
centralizada
Solicita documentos de respaldo

Solicitar documentos Manual
al proveedor.
Proveedor envía documentos en

Enviar documentos SAP SRM
físico y sube al sistema.

Fase I
Herramienta
Evalúa documentos de respaldo

Evaluar Documentos del proveedor que ha recibido
Manual
Respaldo/Otros (TECNICO, FINANCIERO Y
LEGAL)
Revisa documentos y carga al

Crear Código de BP sistema. Por último informa a la SAP SRM SAP-S/4 HANA
Unidad Solicitante
Unidad Solicitante recibe

Información de CODIGO
Confirmar Creación creado/El proveedor es Manual
informado de su código para
Upstream
El principal cambio es que el proveedor se crea una sola vez, y mantiene el mismo número de registro
como proveedor y como cliente, de acuerdo a las necesidades de la compañía. Adicionalmente, este
BP, puede ser utilizado en Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias con su mismo número de registro para
n este apartado se describen los principales cambios al proceso resultantes del diseño futuro en SAP
S/4HANA, resaltando los beneficios para Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias.

Nota
explicativa
Actualmente se utilizan Se propone un solo Se tendrá un solo registro

1 diferentes sistemas de registro en SAP S/4- para utilizar como 1
registro de proveedores HANA proveedor y como cliente
Entre los beneficios, se

Los reportes de podrá acceder a reportes
proveedores/cliente se Se propone una sola base al se puede acceder
2 2
realizan en distintos de proveedores/cliente. según los criterios de
sistemas. búsqueda como NIT,
Razón Social, etc.

Fase I
Nota
explicativa
Se propone que se - Registro único

Actualmente, cada centralice la creación del - Rapidez en la
compañía crea sus BP para lo cual se debe creación
3 3
proveedores con distintos crear un procedimiento de - Se evita la
sistemas y áreas. Creación de Proveedores duplicidad del
para BP registro
Nota Explicativa 1
El crear al BP se tiene un solo código de proveedor/cliente, lo cual es una ventaja en el registro e
identificación, para evitar la duplicidad del registro. YPFB debe crear una política/reglamento para la
centralización de BP.
Nota Explicativa 2
Al tener una sola base de datos, es beneficioso para la compañía, sobre todo en los reportes que se
puede acceder de acuerdo a los criterios de búsqueda que necesite la compañía. YPFB debe crear
una política/reglamento para la centralización de datos de BP.
Nota Explicativa 3
Al tener una sola base de datos, es beneficioso para la compañía, con un registro único para Casa
Matriz, Filiales y Subsidiarias, es decir que el proveedor se creará una sola vez. YPFB debe crear
una política/reglamento para la centralización de datos de BP.
Nota
explicativa
- Registro único
Se propone crear al
Además que se crean el - Rapidez en la
proveedor/cliente en un
proveedor/cliente en creación
1 solo sistema, con un 1
distintos sistemas, lo - Se evita la
mismo registro y lo realiza
realizan distintas áreas. duplicidad del
una área centralizada.
registro

Fase I
Nota explicativa 1
El cambio radical, sería para Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, ya que ellos no crearían el
registro del BP, esta función debe estar a cargo de Gestión de Proveedores, en un área centralizada,
para lo cual se debe realizar algún procedimiento para su centralización, por parte de Casa Matriz,
No aplican cambios relevantes.
Se reemplaza
Objetivo del
Sistema actual Empresa por SAP S/4 Explicación
sistema actual
HANA (S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los
Business Partner-
BP,
fundamentales
para el registro
YPFB TRANSPORTE Creación del
JDEdwards S contable y los
S.A. Proveedor/Cliente
procesos a
realizar en el
sistema, tales
como:
requerimientos,
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
HANA (S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los
Business Partner-
BP,
fundamentales
para el registro
Creación del
ZEUS CASA MATRIZ S contable y los
Proveedor/Cliente
procesos a
realizar en el
sistema, tales
como:
requerimientos,
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los
Business Partner-
BP,
fundamentales
para el registro
Creación del
Labs, YPFB CHACO S.A. S contable y los
Proveedor/Cliente
procesos a
realizar en el
sistema, tales
como:
requerimientos,
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
HANA (S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los
Business Partner-
BP,
fundamentales
para el registro
YPFB ANDINA S.A. Creación del
SAP S contable y los
Proveedor/Cliente
procesos a
realizar en el
sistema, tales
como:
requerimientos,
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los
Business Partner-
BP,
fundamentales
para el registro
Creación del
SAP YPFB REFINACION S contable y los
Proveedor/Cliente
procesos a
realizar en el
sistema, tales
como:
requerimientos,
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
HANA (S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los
Business Partner-
BP,
fundamentales
para el registro
Creación del
SICOBS YPFB LOGISTICA S contable y los
Proveedor/Cliente
procesos a
realizar en el
sistema, tales
como:
requerimientos,
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los
Business Partner-
BP,
fundamentales
para el registro
Creación del
NOVUS AIR BP BOLIVIA S contable y los
Proveedor/Cliente
procesos a
realizar en el
sistema, tales
como:
requerimientos,
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
HANA (S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los
Business Partner-
BP,
fundamentales
para el registro
GAS Creación del
SEPD S contable y los
TRANSBOLIVIANO Proveedor/Cliente
procesos a
realizar en el
sistema, tales
como:
requerimientos,
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Reportes:

funcionalidad estándar de SAPS/4HANA
Dentro de este proceso no hay reportess
Extensiones:
Dentro de este proceso no hay extensiones

Fase I
Interfaces:
La única interfaz necesaria es la nativa con el SAP/SRM.
Formularios:
Workflows:
No aplica ningún Workflow de trabajo, ya que esta operación la realizará un área asignada y/o
centralizada.
Dentro de este proceso no hay consideraciones
2.1.22 MM-PUR-02-01-01-02 - Gestión de Proveedores Registro y

Actualización de Proveedores – Bloqueo
El proceso de Registro y Actualización dentro de la Gestión de Proveedores permite la creación del

Business Partner BP (Proveedor/Cliente) y de administrar este registro. Dentro de sus facultades
está el Bloqueo de Proveedores, por alguna falencia o infracción cometida en contra de la compañía.

Fase I
Esta es una función necesaria para Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias para utilizar a los Business
Partner debidamente autorizados y/o en estatus habilitado, actualizado, etc.
Según la necesidad de cada compañía y para castigarlos y/o multarlos de alguna forma mediante
una decisión formal de bloqueo, suspensión, etc.; Gestión de proveedores a solicitud de alguna
unidad puede proceder con este Bloqueo. Esto debe estar procedimentado por Casa Matriz, Filiales
y Subsidiarias.
2.1.22.2 Diagrama
MM-PUR-02-01-01-02 Gestión de Proveedores Registro y Actualización de Proveedores -

Bloqueo
2.1.22.3 Narrativa
Herramienta
Identifica la necesidad de
bloquear al proveedor por
Identificar Necesidad de bloqueo Manual
alguna falencia con la
compañía.
La solicitud de bloqueo se hace

mediante un Formulario
Solicitar Bloqueo SAP
explicando las razones del
mismo.
Recibir la solicitud y conformar

un comité multidisciplinario
Conformar Comité Manual
entre las áreas afectadas y
soporte
Gestión de proveedores con el

Analizar Mediante Comité comité multidisciplinario evalúa Manual
la pertinencia del bloqueo.

Fase I
Herramienta
Gestión de proveedores remite

la decisión de suspensión
adoptada por el Comité y
ejecuta el bloqueo en el sistema
Bloquear Proveedor SAP SRM
SAP S/4 HANA, dicho bloqueo
es replicado a SRM, informando
a la Unidad Solicitante y al
proveedor.
Gestión de proveedores remite

la decisión de suspensión
Informar a Unidad Solicitante y a
adoptada por el Comité, Manual
proveedor
informando a la Unidad
Solicitante y al proveedor.
El proveedor recibe la carta con

Recibir Carta formal la información y las razones de Manual
bloqueo.

Nota
explicativa
Se tendrá una lista filtrada

de proveedores
Actualmente se bloquean YPFB deberá crear un
bloqueados, los cuales no
1 manualmente y con un procedimiento en el 1
deberán participar en los
informe autorizado. bloqueo de proveedores.
procesos de licitación,
debido a su estatus.
Nota Explicativa 1

Fase I
Con este bloqueo se podrá diferenciar los proveedores, habilitados de los bloqueados y/o
suspendidos; con el fin de realizarles algún seguimiento según la circunstancia en cada caso.
No aplican cambios en la estructura.

Nota
explicativa
 Para el Upstream es
una herramienta útil
Se pretende que el para formar su lista
Actualmente, no se
sistema mostrará de invitados en cada
diferencia un proveedor
1 mediante reportes el proceso, los cuales 1
habilitado con otro
estado de cada deben estar
bloqueado.
proveedor. correctamente
habilitados, según
normativa.
Nota Explicativa 1
El Bloqueo de Proveedores, para el Upstream es muy importante, debido a que ellos sólo deben
invitar a sus procesos de licitación a proveedores debidamente habilitados y/ o en estado de
registrado, el cual no debe tener ninguna observación de lo contrario se incumpliría el Decreto
Supremo de los Contratos de Operación.


Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
HANA (S/N)
Se trata del
bloqueo de
proveedores por
Bloqueo de
YPFB TRANSPORTE alguna falencia o
JDEdwards proveedores en su S
S.A. infracción
sistema central.
cometida en
contra de la
compañía.
Se trata del
bloqueo de
proveedores por
Bloqueo de
alguna falencia o
ZEUS CASA MATRIZ proveedores en su S
infracción
sistema central.
cometida en
contra de la
compañía.
Se trata del
bloqueo de
proveedores por
Bloqueo de
alguna falencia o
Labs, YPFB CHACO S.A. proveedores en su S
infracción
sistema central.
cometida en
contra de la
compañía.
Se trata del
bloqueo de
proveedores por
Bloqueo de
YPFB ANDINA S.A. alguna falencia o
SAP proveedores en su S
infracción
sistema central.
cometida en
contra de la
compañía.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
HANA (S/N)
Se trata del
bloqueo de
proveedores por
Bloqueo de
YPFB REFINACION alguna falencia o
SAP proveedores en su S
S.A. infracción
sistema central.
cometida en
contra de la
compañía.
Se trata del
bloqueo de
proveedores por
Bloqueo de
alguna falencia o
SICOBS YPFB LOGISTICA proveedores en su S
infracción
sistema central.
cometida en
contra de la
compañía.
Se trata del
bloqueo de
proveedores por
Bloqueo de
alguna falencia o
NOVUS AIR BP BOLIVIA proveedores en su S
infracción
sistema central.
cometida en
contra de la
compañía.
Se trata del
bloqueo de
proveedores por
Bloqueo de
GAS alguna falencia o
SEDP proveedores en su S
TRANSBOLIVIANO infracción
sistema central.
cometida en
contra de la
compañía.
Los desarrollos son todos aquellos programas que deben construirse en SAP S/ 4HANA para cumplir

Fase I
Las siguientes son los desarrollos definidos para el proceso
Reportes:
por empresa
DPTP- Reporte por estado de proveedor Casa Matriz, Filiales y

Reportes
093 Bloqueado/Habilitado. Subsidiarias
Extensiones:
Dentro de este proceso no aplican extensiones.
Interfaces:
Dentro de este proceso no aplican interfaces.
Formularios:
Dentro de este proceso no aplican formularios.
Workflows:

Fase I
centralizada.
especiales que deben considerarse relativos a cada proces o:
No existen consideraciones pendientes.
2.1.23 MM-PUR-02-01-02 - Gestión de Proveedores – Penalidades
El proceso de gestión de proveedores – penalidades tiene interacción con el proceso de contratación

de bienes en los Términos de Referencia, existen algunas cláusulas de penalidades a proveedor es
por el incumplimiento injustificado en la entrega de materiales, adjudicados con una Orden de
Compra producto de un proceso de licitación. Estas penalidades pueden ser causales de medidas
drásticas de parte de la compañía, de acuerdo a la gravedad y/o daño causado por este
incumplimiento en las tareas de la empresa.
Por lo mencionado, estas penalidades deben ser tratadas con extremo cuidado para delimitar las
responsabilidades y cuantificar el daño causado por estas falencias ocasionadas por el proveedor.
El área de Contrataciones, es la llamada a cuantificar el daño y la operativa del cobro de las mismas
con el apoyo de algunas áreas soportes, ya que es una falencia común de los proveedores, por lo
cual se debe castigar. Por lo mencionado, es necesario procedimentar la ejecución del cobro de
estas penalidades, ya que su alcance abarca a Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias.
2.1.23.2 Diagrama

Fase I
MM-PUR-02-01-02-- Gestión de Proveedores – Penalidades
2.1.23.3 Narrativa
Herramienta
Entrega del material al lugar

designado, cuantificado y
Entregar Material respaldado por el pedido y su Manual
nota de entrega hasta el
almacén.
Recibir materiales EN FÍSICO

Recibir Material entregados por el proveedor y Manual
comparar con el respaldo del
PEDIDO.
Informa la recepción física del
Informar Recepción física y
pedido y solicita conformidad en
solicitar verificación de plazos de Manual
el plazo de entrega, según la
entrega
fecha del pedido de compras.
Contrataciones emite un informe

sobre la aplicabilidad de la
Emitir Informe multa o no e informa a las Manual
partes correspondientes.
Contrataciones da su
conformidad al almacén para
Dar conformidad o visto bueno que proceda con lo que
Manual
para la recepción de materiales corresponda en la gestión de
Almacenes y la recepción del
material.
Contrataciones Calcula la
Calcular Multa y conciliar con el
penalidad, concilia con el Manual
proveedor y áreas soporte
proveedor y las áreas soportes.

Fase I
Herramienta
Emitir informe firmado por las

partes que conciliaron la multa y
envía a Cuentas por Pagar,
para la aplicabilidad de la multa
Emitir informe de multas y enviar
y la recepción de facturas. Al Email / SAP
a cuentas por pagar
mismo tiempo sube el informe
relacionado al pedido en SAP
para soporte en el sistema –
Transacción: ME23N
Cuentas por Pagar: AP-01-07-
Aplicar penalidad SAP
01- Penalidades y Multas
Registro contable
Almacenes informa la llegada

Informar Recepción física y en físico del material a la
Pedir inspección técnica del Unidad Solicitante y solicita la Manual
material inspección, verificación técnica
del material.
Revisar el contenido del

material, basado en el
documento contractual
Revisar materiales en Almacén proporcionado por Manual
Contrataciones, mediante
correo sobre el documento
contractual
Almacenes informa la no
conformidad del Usuario
Solicitante y devuelve en físico
Devolver al Proveedor Manual
el material al proveedor para
que realice las acciones que
correspondan.

02_Entrada por Compra SAP
Consumo

Fase I
Herramienta
Entregar la factura luego de un

tiempo determinado a
Recepción de facturas, siempre
Entregar Factura Manual
y cuando se le hubiera
informado que puede facturar el
material entregado.

AP-01-03-01-Recepción de
03-Recepción de Facturas SAP
Logísticas


políticas, normas y reglamentos para el funcionamiento adecuado de los nuevos procesos
Nota
explicativa
Se tendrá en un
procedimiento el cobro de
Actualmente algunas las penalidades y los
compañías penalizan proveedores serán más
procedimiento para la
1 estos incumplimientos, eficientes en el 1
ejecución del cobro de
pero no lo tienen en un cumplimiento de sus
estas penalidades.
procedimiento. tiempos de entrega de los
materiales ofertados y
adjudicados.
Nota Explicativa 1
De esta forma se educará a los proveedores para que cumplan con lo ofertado a la compañía, esto
con el fin de no perjudicar los trabajos programados por nuestras unidades solicitantes.

Fase I
No aplican cambios en la estructura.

Nota
explicativa
Adicional a tener
Actualmente no en todas reglamentado el cobro de
Se propone crear un
las Subsidiarias se cobran las penalidades,
1 reglamento para el cobro 1
penalidades y no son muy coadyuvará a la
de las penalidades.
cuantificables. Evaluación de
Proveedores.
Nota explicativa 1
Es importante mencionar, que al tener reglamentado el cobro de las penalidades, también se puede
evaluar el comportamiento de algunos proveedores en su evaluación, la cual se generará con esta
información.

No aplican.


Fase I
Reportes:

Dentro de este proceso no aplican reportes de desarrollos.
Extensiones:
Dentro de este proceso no aplican extensiones.
Interfaces:
Dentro de este proceso no aplican interfaces.
Formularios:
representan un documento individual (ordenes, pedidos, facturas, albaranes de almac én)
Dentro de este proceso no aplican formularios.
Workflows:

Fase I
centralizada.
No existen consideraciones pendientes.
2.1.24 MM-PUR-02-02-01 - Evaluación de Proveedores - Post Contratación
El proceso de Evaluación de Proveedores – Post Contratación consta de una serie de pasos en los
cuales se realiza la evaluación a los proveedores a través del llenado de un cuestionario de
evaluación que puede llegar a constar de diferentes preguntas y secciones; Cada uno de estos
asignando un valor numérico al proveedor que servirá para representar a través de un puntaje su
desempeño. A través de la asignación de puntajes al proveedor, es posible comparar el desempeño
de proveedores diversos con una métrica fácil de comprender.
Los cuestionarios de evaluación generados pueden ser reutilizados libremente para evaluar a
proveedores que presenten las mismas características o criterios de evaluación; Generándose de
esta manera una base de datos que contendrá preguntas, secciones y cuestionarios estándar.
El flujo concerniente a la evaluación de proveedores será disparado por parte del área de
contrataciones cada vez que esta considere necesario o pertinente la medición o actualización del
puntaje asignado a algún proveedor. Lo anterior se puede deber a la recepción de mercancías, al
inicio de un proceso de devolución, medición de la satisfacción de la relación con el proveedor, etc.
Para cada uno de los casos anteriores se podrá definir un cuestionario único que permitirá el
aumento o disminución del puntaje del proveedor.
2.1.24.2 Diagrama
MM-PUR-02-02-01-E valuación de Proveedores – Post Contratación

Fase I
2.1.24.3 Narrativa
A continuación, se describe cada paso del Diagrama del punto ant erior.
Herramienta
Crear diferentes clases de

preguntas y secciones para ser
Crear Preguntas y Secciones de la base de la evaluación a
SAP
Evaluación proveedores por medio de la
APP: Gestión de Preguntas –
Evaluación.
Crea cuestionarios de
evaluación llamando preguntas
y secciones del cuestionario de
Crear Cuestionario de preguntas. Asigna puntajes y
SAP
Evaluación ponderaciones para cada
sección del cuestionario.
Usa app Gestión de
cuestionarios - Evaluación.
Crea plantillas de evaluación

utilizando cuestionarios
liberados. Asigna proveedor a
Crear Plantilla de Evaluación SAP
evaluar y usuario evaluador.
Usa la APP: Gestión de
Plantillas – Evaluación.
El usuario evaluador responde

Responder Evaluación de
las preguntas de la evaluación SAP
Proveedores
de proveedores.
Monitorea el estatus de avance

de vaciado de respuestas de las
Monitorear Respuestas de
evaluaciones a proveedores. SAP
Evaluación de Proveedores
Usa APP: Mostrar Tarjetas de
Puntuación.
Cerrar la evaluación de
proveedor abierta para que no
Cerrar Evaluación de
sea posible modificar resultados SAP
Proveedores
de la evaluación de
proveedores.

Fase I
Herramienta
Analizar los resultados

obtenidos por puntaje de la
Analizar Resultados de
evaluación de proveedores para SAP
Evaluación a proveedores
determinar la calidad de los
mismos


El presente proceso no implica cambios en políticas, normas y reglamentos.
El presente proceso no implica cambios en estructura.


Fase I
Nota
explicativa
Reportes actualizados en
Visibilidad y rastreo del
tiempo real con
Reportes desempeño de
información pertinente a
1 Descentralizados de proveedores a través de 1
los procesos de
Evaluación a Proveedores diversas métricas y
evaluación de
periodos de tiempo.
proveedores
 Estandarización de
valores a evaluar por
proveedor
 Generación de base
Establecimiento de
Evaluación de de datos de preguntas
preguntas y secciones
2 proveedores sin métricas y secciones 2
para la evaluación de
estandarizadas reutilizables
proveedores
 Cuestionarios de
evaluación de
proveedores
configurables
Nota explicativa 1
La evaluación de proveedores proporciona reportes actualizados para gestionar la correcta toma de
decisiones en tiempo real. Los reportes generados pueden ser de diversa índole como los resultados
de las evaluaciones a proveedores, reporte de diferencias en costos en la orden de compra,
variaciones en fechas de entrega, etc.
Estos mismos reportes al ser ejecutados permiten adecuar la información mostrada para
corresponder a las necesidades de la empresa, pudiendo ser además exportados a otros formatos
para un posterior tratamiento.
Nota explicativa 2
La evaluación a proveedores proporciona métricas estándares para medir el desempeño de los
proveedores a través de la creación de una base de datos de preguntas y secciones que pueden ser
seleccionadas para la generación de un cuestionario de evaluación.
La estandarización de la evaluación de proveedores a través de un sistema de puntaje resultado de

la respuesta de los cuestionarios de evaluación permite comparar el desempeño de un rango divers o
de proveedores de manera más intuitiva.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Gestión de No se tiene
Proveedores, previsto realizar
incluyendo la una interfaz,
SECP YPFB Transporte S.A. SI
evaluación del siendo
desempeño de los reemplazado por
mismos SAP S/4HANA
No se tiene
Sistema de previsto realizar
Evaluación de una interfaz,
SEDP YPFB Transporte S.A. SI
Desempeño de siendo
Proveedores. reemplazado por
SAP S/4HANA
No se tiene
previsto realizar
Sistema Proveedores Gestión de una interfaz,
Casa Matriz SI
Zeus proveedores siendo
reemplazado por
SAP S/4HANA
No se tiene
previsto realizar
YPFB Chaco S.A. SI
reemplazado por
SAP S/4HANA
No se tiene
previsto realizar
YPFB Logística S.A. SI
reemplazado por
SAP S/4HANA

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
No se tiene
previsto realizar
Registro de una interfaz,
Página Web YPFB Andina S.A. SI
proveedores siendo
reemplazado por
SAP S/4HANA
No se tiene
Gestión de la previsto realizar
evaluación de una interfaz,
Intranet YPFB TR YPFB Transporte S.A. SI
desempeño del siendo
proveedor reemplazado por
SAP S/4HANA
No se tiene
Sistema de previsto realizar
Gas TransBoliviano Evaluación de una interfaz,
SEDP SI
S.A. Desempeño de siendo
Proveedores. reemplazado por
SAP S/4HANA
Reportes:

Extensiones:

Fase I
Interfaces:
Formularios:
Workflows:
Dentro de este proceso no existen consideraciones adicionales.

Fase I
2.1.25 SRM-01-01-01-01 Gestión de Proveedores Registro y Actualización de

Proveedores – Auto registro
El Auto registro de proveedores está representado en el sistema como un portal web en el cual
posibles proveedores tendrán la posibilidad de registrarse para ser parte de la cartera de
proveedores de YPFB.
El portal de Auto registro contiene los campos mínimos básicos que permiten conocer al prospecto.
El Auto registro contiene/almacena la información de todos estos prospectos, una vez que el
prospecto acepta las condiciones del formulario le será enviado vía correo electrónico un usuario y
contraseña, para procesos de licitación de Chaco y Andina será necesario completar su habilitación
con documentos complementarios.
2.1.25.2 Diagrama
SRM-01-01-01-01 Gestión de Proveedores Registro y Actualización de Proveedores - Auto

registro
2.1.25.3 Narrativa
Herramienta
El proveedor procede a abrir el

SISTEMA en la plataforma web,
y empezará el AUTO
Ingresar a la Web de Auto
REGISTRO. Llenará sus datos SAP SRM
registro
básicos, nombre, dirección,
teléfono y RUBRO y solicita su
registro.

Fase I
Herramienta
Se genera el usuario y
Generar Usuario SAP SRM
contraseña.
El proveedor recibe la
Recibir información de acceso y
información de acceso, usuario MAIL
usuarios
y contraseña-
El proveedor recolecta y anexa

Enviar documentos documentación necesaria para SAP SRM
completar su registro de
Upstream.
Evalúa documentos de respaldo
Evaluar Documentos
del proveedor que ha recibido Manual
Respaldo/Otros
(Técnico, financiero, legal, etc.)
El gestor de Proveedores
Habilitar Proveedor habilita el registro completo del SAP SRM
proveedor
Unidad Solicitante recibe info de

CODIGO creado/El proveedor
Confirmar registro MAIL
es informado de su código para
Upstream
El proveedor se encuentra
Posibilidad de Participar en
habilitado para participar en una SAP SRM
Licitación
licitación.


Fase I
Nota
explicativa
Facilidad de registro por

Utilización del Auto
Casa Matriz, Filiales y parte del prospecto,
registro de SRM.
Subsidiarias utilizan accesible desde cualquier
1 Política/Reglamento de 1
diferentes sistemas para el navegador, fácil llenado,
Auto registro de
registro del proveedor. contienen términos y
Proveedores.
condiciones, autoservicio.
Casa Matriz, Filiales y Utilización del portal SRM Información centralizada

Subsidiarias utilizan para la gestión de los en único sistema (base
2 diferentes sistemas para la proveedores. de datos), uniformidad de 2
gestión de los Reglamento de Gestión información, único punto
proveedores. de Proveedores. de acceso.
Nota Explicativa 1
YPFB deberá crear una política/reglamento la cual permita regular/centralizar el registro de
proveedores.
Nota Explicativa 2
YPFB deberá crear un reglamento para la gestión de proveedores centralizada en Casa Matriz,
Filiales y subsidiarias.
Nota
explicativa
Centralizar la gestión de
Una sola base datos
Gestión de Proveedores Proveedores para Casa
actualizada, una sola
1 descentralizada en varias Matriz, Filiales y 1
gestión para Casa Matriz,
áreas de gestión. Subsidiarias en un centro
de gestión corporativo.
Nota explicativa 1

Fase I
Se debe crear un área centralizada la cual sea la responsable de la gestión de proveedores en Casa
Matriz, Filiales y Subsidiarias.

Nota
explicativa

de Proveedores en un
solo sistema, capacidad
1 Reportes descentralizados Reportes centralizados de análisis por empresa, 1
posteriores.
Mismos proveedores en Un proveedor solo puede

2 Dato único del proveedor. NA
Portal de fácil llenado, no

No existe un portal de requiere ninguna
3 Portal de Auto registro NA
Auto registro centralizado capacitación, accesible
desde cualquier sitio.
Información almacenada
Resguardo de en el sistema, disponible
Resguardo de
4 documentación en el para cualquier usuario de NA
documentación en físico
sistema Casa Matriz, filiales y
subsidiarias.
Todos los proveedores

son elegibles para Licitaciones públicas con
Proveedores no elegibles
5 licitaciones exceptuando todos los proveedores NA
para licitación
las empresas Chaco y elegibles.
Andina.
Nota Explicativa 1
Numero, Nombre, Organización de compras, etc.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
El sistema
Registro de los permitirá registrar
Casa Matriz, Filiales y Proveedores. proveedores así
Zeus S
Subsidiarias. Gestión de los como llevar la
proveedores. gestión de los
mismos.
El sistema
Alta de proveedores
permitirá registrar
en la base de
proveedores así
PAGINA WEB Andina proveedores de S
como llevar la
YPFB Andina
gestión de los
S.A.(Registro)
mismos.
El sistema
Gestión de
Proveedores
proveedores así
INTRANET YPFB TR Transporte Registro, alta y S
como llevar la
Actualización de
gestión de los
Proveedores.
mismos.
Gestión de El sistema
Proveedores permitirá registrar
Registro, alta y proveedores así
SECP Transporte S
Actualización de como llevar la
Proveedores. gestión de los
mismos.
El sistema
Gestión de
Proveedores
proveedores así
SEDP Gas TransBoliviano Registro, alta y S
como llevar la
Actualización de
gestión de los
Proveedores.
mismos.

Fase I
Reportes:

por empresa
Existen reportes estándar pero

tendrían que ampliarse con el campo
de habilitación del proveedor y
DPTP- Reporte de estado de Casa Matriz, Filiales y
ampliarse (por rubro, proveedores
093 proveedor Subsidiarias.
con los documentos al día, por fecha
otros elementos.)
Extensiones:
por Empresa
A pesar de que puede diferenciarse el

proveedor por el país o el idioma en el Auto
Diferenciación clase de registro debería de existir un modo de
Proveedores en Auto diferenciarlo ya que el área usuaria debe
003 Subsidiarias.
registro tener claro que tipo de proveedor está
tratando, esta diferenciación permite
ciertos requisitos para cada tipo de

Fase I
por Empresa
proveedor. Por agilidad el negocio precisa

reportes para escalar a Casa Matriz.
Derivado de la decisión de utilizar el Auto

registro de proveedores de SRM se debe
ajustar el Webdynpro de Auto registro
estándar para el registro inicial de los
proveedores, este RICEF está ligado al
DPTP-008, es decir es el mismo WD, lo
DPTP- Modificaciones a Auto que se requiere con este es modificar la Casa Matriz, Filiales y
082 registro pantalla a requerimiento de YPFB. Cabe Subsidiarias.
aclarar que este desarrollo puede sufrir
modificaciones en caso de que todas las
empresas decidan utilizar el Auto registro.
El Auto registro de proveedores es
necesario para YPFB tanto para ferias
como para registro en procesos licitatorios.
Se requiere para la licitación en SAP-SRM

se muestre solo los proveedores de
acuerdo a algunos criterios, como ser:
DPTP- Búsqueda de rubro de la compra/servicio, por material, Casa Matriz, Filiales y
090 Proveedores servicio, etc. Esto permitirá solo visualizar Subsidiarias.
proveedores del rubro a negociar, la
búsqueda debería delimitarse por rubro,
material y servicio
Debería poder modificar sus datos básicos,

actualizar su información, NIT, dirección,
DPTP- Datos de contacto del representación, productos, servicios, etc. Casa Matriz, Filiales y
091 proveedor Debería poder modificar sus datos básicos, Subsidiarias.
actualizar su información, NIT, dirección,
representación, productos, servicios, etc..
Se requiere colocar el recaptcha en la

página de inicio del Auto registro de
proveedores, la validación sucederá en el
ReCaptcha en Auto momento de presionar enviar, para facilitar
DPTP- registro del Proveedor y el proceso de Auto registro una vez que el Casa Matriz, Filiales y
117 Job para creación de proveedor acepte los términos y Subsidiarias.
usuarios condiciones deberá generarse su usuario
de manera automática. Permitirá tener
control sobre los proveedores a registrarse,
evitara robots.

Fase I
Interfaces:
Formularios:
por empresa
Una vez que se autorice el registro

rápido, se requiere modificar el
DPTP- Envió de Usuario y formato de correo que es enviado al Casa Matriz, Filiales y
083 contraseña al proveedor proveedor. Se requiere que el formato Subsidiarias.
de envió de correo tenga los
parámetros de YPFB
Se requiere exista la posibilidad de

generar un certificado a petición del
proveedor. Se requiere como un input
Generación de Certificado hacia los proveedores y como una
089 Subsidiarias.
evidencia de su relación con YPFB,
también puede ser un input para
evaluación de proveedores.
Workflows:
Dentro de este proceso no existen Workflow.

Fase I
Fecha máxima de
No. Consideración Descripción Responsable
resolución
Se debe definir donde se

Definir quien/donde
concentrara el área de
se centralizara el
1 gestión de proveedores, Casa Matriz
área de gestión de
además quien serán los
Proveedores.
actores.
El Ricef DPTP-121 está en

Gerencia del
Ricef DPTP-121 en evaluación y debe
2 Proyecto – YPFB 10/11/2017
evaluación confirmarse para generación
(GEMA)
de usuarios automáticos
2.1.26 SRM-02-00-01-01 - Estructura Organizativa SRM Creación y

Administración Organización de Compra
La Organización de Compras es la unidad responsable del aprovisionamiento de materiales y

servicios para uno o más centros logísticos. Tiene la responsabilidad legal de la operación de compra
que se realizan para la sociedad o sociedades.
En la implementación de Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias, se creará una Organización de

Compras por cada Sociedad FI, estas organizaciones de compras deben ser creadas en la estructura
de la empresa en el sistema SRM.
Igual queda abierta la posibilidad de crear otras Organizaciones de compras a futuro como se
especifica en este proceso, para lo cual cuando se determine la necesidad el área de contrataciones
deberá solicitar al encargado respectivo para que revise y proceda a crear la nueva Organización de
Compras dentro de la Estructura Organizativa.
2.1.26.2 Diagrama

SRM-02-00-01-01 Estructura Organizativa Creación y Administración – Organización de
compras.svg

Fase I
2.1.26.3 Narrativa
Herramienta
Crear una Organización de

Crear Organización de Compras compras derivado de la creación SAP SRM
en SAP S/4 HANA
Asignar a Sociedad dentro de la Asignar la Organización de

SAP SRM
EO compras a la sociedad FI
Asignar/Heredar atributos de
acuerdo a la sociedad y/o nodo
Asignar/Heredar atributos SAP SRM
donde se asigne la organización
de compras/Grupo de compras
Ejecutar la asignación de
Ejecutar asignación de usuarios usuarios dentro de la SAP SRM
Organización de compras/Grupo
de compras
Realizar la verificación de Realizar la verificación de la

Estructura Organización de compras/Grupo SAP SRM
de compras a nivel BP


Fase I

Nota
explicativa
Visibilidad de los
Sistema descentralizado – organizaciones de
1 Creación en cada uno de Creación centralizada compras existentes, evita
los sistemas duplicidades, estructura
organizada
reemplazados o no por SAP SRM
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA y SRM
tener en el
sistema las
Organizaciones de
JDEdwards YPFB Transporte YPF S Compras,
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA y SRM
tener en el
sistema las
Organizaciones de
SAP R/3 YPFB Andina S Compras,
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA y SRM
tener en el
sistema las
Organizaciones de
SAP R/3 YPFB Refinación S Compras,
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA y SRM
tener en el
sistema las
Organizaciones de
SAP SRM YPFB Refinación S Compras,
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA y SRM
tener en el
sistema las
Organizaciones de
JDEdwards Gas TransBoliviano S Compras,
fundamentales
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Reportes:

Extensiones:

Fase I
Interfaces:
Formularios:
Workflows:
2.1.27 SRM-02-00-01-02 - Estructura Organizativa SRM Creación y

Administración Grupo de Compras
Los Grupos de compras son una subdivisión de las organizaciones de Compras. Se encargan de
apoyar la gestión de compras y brindar soporte a la Organización de Compras en todo el proceso de
licitación y contrataciones.

Fase I
Para YPFB también es la clave que se asigna al Responsable de un Área y sus dependientes, donde
les permite ante el Sistema identificar el Origen del requerimiento.
En la implementación de Casa Matriz Filiales Subsidiarias, se crearán los respectivos Grupos de

Compras que aplican para cada Sociedad teniendo como referencia cada una de las Organizaciones
de Compras, estos grupos de compras también son asignados en el sistema SRM.
De igual manera en SAP S/4HANA se podrán crear otros Grupos de compras a futuro como se
especifica en este proceso y deberán ser creados también en SRM siendo que estos participan en
los procesos de contrataciones, para lo cual cuando se determine la necesidad el área de
contrataciones deberá solicitar al encargado respectivo para que revise y proceda a crear el nuevo
Grupo o Grupos de Compras basados en la Estructura Organizativa.
2.1.27.2 Diagrama
SRM-02-00-01-02 Estructura Organizativa SRM Creación y Administración Grupo de Compras
2.1.27.3 Narrativa
Herramienta
Crear un Grupo de compras

Crear Grupo de Compras derivado de la creación en SAP SAP SRM
S/4 HANA
Asignar a Organización de Asignar el grupo de compras a

SAP SRM
Compra la Organización de compras
Asignar/Heredar atributos de
acuerdo a la sociedad y/o nodo
Asignar/Heredar atributos SAP SRM
donde se asigne la organización
de compras/Grupo de compras
Ejecutar la asignación de
Ejecutar asignación de usuarios usuarios dentro de la SAP SRM
Organización de compras/Grupo
de compras
Realizar la verificación de la
Realizar la verificación de
Organización de compras/Grupo SAP SRM
Estructura
de compras a nivel BP

Fase I

Nota
explicativa
Visibilidad de los grupos

Sistema descentralizado –
de compras existentes,
1 Creación en cada uno de Creación centralizada NA
evita duplicidades,
los sistemas
estructura organizada
Cada gerencia se verá

Orden en la estructura de
Gerencias no identificadas identificada como un
2 la empresa, visibilidad de NA
o gerencias generales grupo de compra en el
los grupos de compras
sistema

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los grupos
de compras
Compras, Datos
JDEdwards YPFB Transporte YPF S fundamentales
maestros.
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los grupos
de compras,
Compras, Datos
SAP R/3 YPFB Andina S fundamentales
maestros.
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los grupos
de compras,
Compras, Datos
SAP R/3 YPFB Refinación S fundamentales
maestros.
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.

Fase I
Se reemplaza
Objetivo del
sistema actual
(S/N)
Es un requisito
para SAP S4
/HANA tener en el
sistema los grupos
de compras
Compras, Datos
JDEdwards Gas TransBoliviano S fundamentales
maestros.
para todos los
procesos de
aprovisionamiento,
licitaciones y
contrataciones.
Los desarrollos son todos aquellos programas que deben construirs e en SAP S/4HANA para cumplir
Reportes:

Extensiones:

Fase I
Interfaces:
Formularios:
Workflows:
Dentro de este proceso no aplican consideraciones.

Fase I
2.1. ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
En esta sección se detallan las estructuras organizativas definidas para el funcionamiento del
proceso de Aprovisionamiento para MM-PUR y SRM.
Las estructuras organizativas, también conocidas como estructuras de información, son la forma en
que a la organización desea representarse y capturar y presentar la información en el sistema SAP
S/4HANA y SRM. Desde un punto de vista práctico, puede decirse que representan los niveles de
agrupación, filtros y dimensiones de los reportes del sistema.
2.1.1. ESTRUCTURAS RELEVANTES DEL PROCESO
Las siguientes son las estructuras relevantes para el proceso de Aprovisionamiento en SAP
S/4HANA y SRM, el criterio para su definición en Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias:
TABLA 129 Estructuras Relevantes
Criterio de definición
Estructura Organizativa Descripción Detalle en BBP
aplicado en el diseño
La sociedad FI es
Ver detalle en el Se definió una Sociedad
aquella que
documento de FI por cada razón social
representa una
diseño de de YPFB – Casa Matriz
Sociedad FI entidad financiera de
Contabilidad y Subsidiarias que
compensación
general (GL) del emiten estados
jurídica
Ciclo Core Finance. financieros .
independiente.
Unidad Organizativa
que agrupa la gestión Ver detalle en el Se definió una
de compras en una presente Organización de
Organización de Compras
compañía o grupo de documento, numeral Compras por cada
compañías. 3.2.3.1. abajo Sociedad FI.

Fase I
Criterio de definición
Estructura Organizativa Descripción Detalle en BBP
aplicado en el diseño
Para YPFB
corresponde a la
clave que se asigna El detalle de todos los
Ver más
al Responsable de un Grupos de Compras
información en el
Área, y sus para cada Organización
Grupos de Compras presente
dependientes, donde de Compras se
documento, numeral
les permite ante el encuentra en el Anexo
3..2.3.2. abajo.
Sistema identificar el 03
Origen del
requerimiento.
2.1.2. DIAGRAMAS ILUSTRATIVOS DE LAS ESTRUCTURAS

ORGANIZATIVAS
El siguiente diagrama ilustra las estructuras organizativas definidas para el proceso

Aprovisionamiento y sus relaciones entre sí:

Fase I
2.1.3. DEFINICION DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
3.2.3.1. Estructura Organizaciones de Compras
En la siguiente tabla se detallan las estructuras definidas de Organizaciones de Compras, para el

proceso de Aprovisionamiento:
TABLA 130 Estructura Organizaciones de Compras
Código Nombre Descripción
A100 YPFB Casa Matriz Casa Matriz
B200 YPFB Chaco S.A. Chaco
C200 YPFB Andina S.A. Andina
C200 YPFB Andina S.A. Planta De Compresión Río Grande
E300 YPFB Transporte S.A. Transporte
F300 YPFB Transierra S.A. Transierra
G300 Gas Transboliviano S.A. GTB
H400 YPFB Refinación S.A. Refinación
I100 YPFB Logística S.A. Logística
J100 Air BP Bolivia S.A. Aviación

Fase I
3.2.3.2. Estructura Grupos de Compras
En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos representativos de los Grupos de Compras

definidos para cada una de las Organizaciones de Compras y Sociedades FI.
El listado completo se encuentra en la Hoja Excel Nro. 13 del Anexo 3 - E-PPT-MM-PURSRM-E I-

013-DefBasSAP_v1.xlsx
TABLA 131 Estructura Grupo de Compras
M01 DIR REG ADM ORIENTE DIR REG ADM ORIENTE – CASA MATRIZ
M02 DIR PLAN GEST DESEMP DIR PL GEST DESEMP – CASA MATRIZ
M16 DIR CONTRAT CORPORAT DIR CONTRAT CORP – CASA MATRIZ
M17 DIR REG. CONTRATAC. DIR REG. CONTRATAC. – CASA MATRIZ
T01 GCIA ADMON FINANZAS GCIA ADM FINANZ –YPFB TRANSPORTE
T22 SUBGCIA MTTO 1 SUBGCIA MTTO 1 – YPFB TRANSPORTE
T34 SUBGCIA GEST OPERATV SUBGCIA GEST OP –YPFB TRANSPORTE
TS2 GCIA MANTENIMIENTO GCIA MANTENIMIENTO – TRANSIERRA
TS3 INGENIERIA INGENIERIA - TRANSIERRA
R01 GCIA GRAL GCIA GENERAL - YPFB REFINACION
R17 RSCZ/MTTO REF. SCZ MTTO - YPFB REFINACION
RPU REF PUBLICIDAD PUBLICIDAD – YPFB REFINACION
B04 SERV. GENERALES SERV. GRALES – YPFB ANDINA
PMC PM MTTO PM MTTO – YPFB ANDINA
BOP OPERACIONES OPERACIONES – YPFB ANDINA
C04 TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO – YPFB CHACO
C07 CONTRATACIONES CONTRATACIONES – YPFB CHACO

Fase I
L10 OFICINA CENTRAL OFICINA CENTRAL – YPFB LOGISTICA
A01 SOCIEDAD PRINCIPAL SOCIEDAD PRINCIPAL – YPFB AVIACION
RG1 OPERACIONES RGD OPERACIONES – RIOGRANDE
2.2. DATOS MAESTROS
Los datos maestros son objetos de negocio que representan una fuente única de datos que son
comunes y compartidos por los diferentes procesos y sistemas en una organización. Ejemplos de
datos maestros son los maestros de proveedores, clientes y materiales.
Los datos maestros son datos relativamente estáticos, en el sentido que son requeridos para las
transacciones de negocio, pero no son datos transaccionales en sí mismos. Por ejemplo, los clientes
son requeridos para las transacciones de ventas, y en ese sentido la creación de clientes (dato
maestro) es relativamente menos frecuente que la creación de los pedidos de ventas (dato
transaccional).
2.2.1. INVENTARIO DE MAESTROS RELEVANTES DEL PROCESO
Los datos maestros requeridos en el proceso de Aprovisionamiento son:

TABLA 132 Inventario de Maestros Relevantes
Explicado en detalle en el
Dato Maestro Descripción
documento de BBP de:
Los BP Business Partner son

aquellos con los que se MMPUR – Aprovisionamiento
adquiere una obligación Consultar la sección 2.2.1.1 Dato
financiera, producto de la Maestro Proveedores del BBP de
adquisición de material o “Aprovisionamiento”
servicio, generalmente
Proveedores (Business Partner) relacionada a compras o
AP – Cuentas por Pagar
productos de Ventas. Ejemplo
Proveedores Nacionales y
Proveedores extranjeros. Consultar la sección 2.3.1.1
En SRM corresponde a Business Partner (proveedores) del
proveedores registrados y BBP de “Cuentas por Pagar”.
que son habilitados para

Fase I
Explicado en detalle en el
Dato Maestro Descripción
documento de BBP de:
participar en procesos de
licitación.
Toda la información que se

necesita guardar sobre un
material se almacena en un
registro de Maestro de MM-IM – Inventarios
Material (Maestro de
Materiales Materiales). Consultar la sección 2.3.1.1
El Maestro de Materiales* Maestro de Materiales del BBP de
está enlazado a la Base de “Inventarios”.
Datos para poder crear
Requerimientos (Solicitudes
de Pedido) de Materiales.
Un registro maestro de
servicios comprende la
siguiente información vital MM-PUR - Aprovisionamiento
para la descripción unívoca Asociado al RICEF: DPTP-075 -
de un servicio: Carga masiva de Servicios
Servicios
Número de Servicio, Tipo de
Servicio, Texto descriptivo Consultar la sección 2.2.1.3 Dato
(explicativo y breve), Unidad Maestro Servicios del BBP de
“Aprovisionamiento”
de medida base, Grupo de
Servicios, Categoría de
Valoración.
2.2.1.1. Dato Maestro Proveedores

La responsabilidad de la creación de BP está en la centralización de datos de proveedores.
Consultar la sección 2.3.1.1 Business Partner (proveedores) del BBP de “Cuentas por Pagar”.
2.2.1.2. Dato Maestro Materiales
Consultar la sección 2.3.1.1 Maestro de Materiales del BBP de “Inventarios ”.

Fase I
2.2.1.3. Dato Maestro Servicios
Un registro maestro de servicios comprende la siguiente información para la descripción unívoca de

un servicio:
 Número de Servicio
 Tipo de Servicio
 Texto descriptivo (explicativo y breve)
 Unidad de medida base
 Grupo de Artículos Servicios
 Categoría de Valoración
 Identificador de Impuesto
 Texto explicativo del servicio.
Número de servicio: Código unívoco que será asignado automáticamente por el sistema, de
acuerdo con el rango definido.
Tipos de Servicio: Los servicios que tienen el mismo destino u objetivo y similares atributos básicos,
se agrupan y se asignan a un tipo de servicio. Técnicamente, el tipo de servicio determina los
atributos específicos para el servicio y permite la agrupación de datos. Se requiere clasificar los
servicios por Tipos de Servicios teniendo como referencia la clasificación de naciones unidas en
cuanto a Rubro y Segmento.
TABLA 133 Rubro

Rubro Descripción Según Naciones Unidas
E SERVICIOS MINEROS, PETROLEO Y GAS
F SERVICIOS DE OBRAS Y SUPERVISION
G SERVICIOS INDUSTRIALES Y DE OFICIO

H SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MEDIOAMBIENTE
I SERVICIOS PROFESIONALES, UNIVERSITARIOS Y TECNICOS
J SERVICIOS DE BANCA Y DE SEGUROS
K OTROS SERVICIOS

Fase I
TABLA 134 Segmento

Segmento Descripción Según Naciones Unidas
38 Servicios de minería, petróleo y gas
39 Servicios de edificación, construcción de instalaciones, mantenimiento y supervisión
40 Servicios de producción industrial y manufactura

41 Servicios de limpieza, descontaminación y tratamiento de residuos
42 Servicios medioambientales
43 Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios administrativos
44 Servicios de ingeniería, investigación, tecnología y servicios técnicos
45 Servicios editoriales, de diseño, de artes gráficas y bellas artes
46 Servicios públicos y servicios relacionados con el sector público
47 Servicios financieros y de seguros
48 Servicios de viajes, alimentación y alojamiento
49 Servicios de seguridad y vigilancia
50 Servicios de transporte, almacenaje y correo
Teniendo en cuenta esta Clasificación de Naciones Unidas los Tipos de servicios definidos son:
TABLA 135 Tipo de Servicios
ZE38 SERV MINEROS,PETROLEO,GAS N/A
ZF39 SERV OBRAS CIVIL Y SUPERV N/A
ZG40 SERV MTTO Y PRODUCCION N/A
ZH41 SERV LIMPIEZA Y MEDIO AMB N/A
ZH42 SERV MEDIOAMBIENTALES N/A
ZI43 SERV CONSULT ASES Y PERS N/A
ZI44 SERV PROFES ING TECN INV N/A
ZI45 SERV EDIT Y ARTES GRAFICAS N/A
ZI46 SERV PUBL INFORM TELECOM. N/A
ZJ47 SERV FINANCIEROS -SEGUROS N/A
ZK48 SERV VIAJ,ALIMENT,ALOJAM N/A

Fase I
Unidad de medida base: Unidad de medida en la que se gestiona el servicio, adimensionales ,

unidades de tiempo, etc.
Grupo de artículos: clave de 6 dígitos que identifica el servicio dentro de un grupo o categoría
específica, asociados a la codificación de naciones unidas definida para los grupos de artículos, en
lo correspondiente a Familia y Clase.
Teniendo en cuenta esta clasificación de naciones unidas los Grupos de Artículos de servicio
definidos son:
TABLA 136 Grupo de Artículos
3810 Servicios de minería Servicios de minería
3820 Srv. perf prospec O&G Servicios de perforación y prospección petrolífera y de gas
382040 Srv Sísmicos Servicios Sísmicos
3830 Srv constr perfor pozo Servicios de construcción y perforación de pozos
Servicios de aumento de la extracción y producción de gas y

3840 Srv aum extr prod O&G
petróleo
3850 Srv rest y recup O&G Servicios de restauración y recuperación de gas y petróleo
Servicios de procesamiento y gestión de datos de petróleo y

3860 Srv proc y gest O&G
gas
3870 Srv Gcia pry poz O&G Servicios de gerencia de proyectos en pozos de petróleo y gas
Servicios de mantenimiento y reparaciones de construcciones

3910 Srv mt rep cons inst
e instalaciones
4050 Srv apoyo a fabricac Servicios de apoyo a la fabricación
4080 Srv maquin procesado Servicios de maquinado y procesado
4110 Srv descontaminación Servicios de descontaminación
4120 Srv de aseo limpieza Servicios de aseo y limpieza
4210 Gestión medioambiental Gestión medioambiental
4220 Contrl contaminación Seguimiento, control y rehabilitación de la contaminación

Fase I
Servicios de seguimiento, control o rehabilitación de

4230 Contrl contaminantes
contaminantes
4310 Srv asesoría gestión Servicios de asesoría de gestión
Servicios de consultoría de negocios y administración

431010 Srv consultoría negoc
corporativa
4320 Srv de recursos humanos Servicios de recursos humanos
4330 Servicios legales Servicios legales
4340 Serv inmobiliarios Servicios inmobiliarios
4370 Srv Adm de empresas Servicios de administración de empresas
4410 Srv profes ingeniería Servicios profesionales de ingeniería
4420 Serv informáticos Servicios informáticos
445010 Serv de Calidad Control de Calidad y Tecnologías de Fabricación
4460 Srv Geología Geofísi Servicios de pedología geología geofísica
4530 Serv de reproducción Servicios de reproducción
4610 Servicios públicos Servicios públicos
4620 Srv medios telecomun Servicios de medios de telecomunicaciones
4630 Serv de información Servicios de información
4720 Srv contab auditoria Servicios de contabilidad y auditorias
4740 Srv seguros pension Servicios de seguros y pensiones
4810 Restaurantes y Catering Restaurantes y catering (servicios de comidas y bebidas)
4820 Hoteles y Alojamientos Instalaciones hoteleras, alojamientos y centros de encuentros
4830 Viajes,Agenc,Conserj Viajes, Agencias de Viajes, Serv de Conserjería
4910 Seg vigil protec pers Seguridad vigilancia y protección personal
5010 Transp correo,carga Transporte de correo y carga

Fase I
5020 Transporte pasajeros Transporte de pasajeros
5030 Srv Empaque,Embalaje Empaque y embalaje de material
5040 Srv de Almacenaje Almacenamiento y Bodegaje
5060 Mto y Repar Transpor Servicios de mantenimiento o reparaciones de transportes
Categorías de Valoración Servicios:
La categoría de valoración, facilita que los valores de actividades del mismo tipo de servicios se
puedan contabilizar en diferentes cuentas. La asignación de los servicios a un grupo de cuentas de
mayor de manera automática, facilita la contabilización y ajustes de los mismos. Con ayuda de la
categoría de valoración (junto a otros factores), el sistema localiza las cuentas de mayor que se
actualizarán en la entrada de actividades.
Identificador para impuestos:
Identifica si el servicio estará asociado a un tipo específico de impuestos, dependiendo de la

naturaleza del servicio, este dato es opcional, en caso de asignarle un indicador de impuestos al
servicio, este se propondrá de manera automática en el Pedido de Compra.
Texto explicativo del servicio:
Permite complementar la definición del servicio en caso de no ser suficiente la descripción breve.
2.3. CONFIGURACIONES CLAVES PARA EL PROCESO
Las configuraciones o parametrizaciones son los ajustes que se realizan de forma estándar en el
sistema SAP S/4HANA y que permiten que éste funcione de acuerdo con las condiciones y con los
procesos definidos en el Diseño para Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias.
Las configuraciones que deben realizarse para un proceso en particular dentro de SAP S/4HANA y
SRM son múltiples y muy detalladas. En este apartado se describen las configuraciones claves o
principales que consideramos relevantes documentar en esta etapa de Diseño.

Fase I
2.3.1. Inventario de configuraciones claves
La siguiente tabla lista los puntos clave de configuración para el proceso de Aprovisionamiento:
TABLA 137 Grupo de Artículos
No. Configuración Descripción
Parametrizar las clases de documentos de licitación definidas

1. Clases de documentos Licitación.
para los procesos de contrataciones en SRM.
Configurar las clases de documentos ofertas definidas para

2. Clases de documentos Ofertas los procesos de contrataciones en SRM.
Parametrizar las clases de documentos subastas, definidas

3. Clases de documentos Subastas. para los procesos de contrataciones en SRM.
Configurar las diferentes clases de documentos de Pedidos

(Órdenes de Compra) que se van a utilizar en los procesos
4. Clase de documentos Pedido
de contrataciones, ejemplo Clase para Pedido Importado,
para Mantenimiento.
Parametrizar las diferentes clases de documentos de

Clases de documentos Solicitudes
Solicitudes de Pedido (Requisiciones) que se van a utilizar en
5. de pedido (Solped)
los procesos de contrataciones, por ejemplo: Solped
Mantenimiento, Solped Proyectos.
Condiciones de pago que se van a utilizar para las compras a

7. Condiciones de Pago proveedores Nacionales y del exterior. Por ejemplo: 30 días
fecha de factura.
8. Clases de Petición de Oferta Configurar los Tipos de invitación para los proveedores.
Configurar las diferentes clases de documentos de Pedidos

9. Clases de Pedido Abierto Abiertos (Contratos Marco) que se van a utilizar en los
procesos de contratos.
Configuración de textos requeridos en los documentos de

Textos en Doc. Compras
10. compras, por ejemplo: Objeto del contrato, modalidad de
selección.
Tipos de posición para compras normales y compras

11. Tipo de Posición
especiales, por ejemplo: subcontratación.
Estructura Organizativa de Compras relacionada con los

12. Organización de Compras
responsables de compras de las diferentes sociedades.
Listado de áreas para las que se gestionaran las compras

dentro de cada organización y que servirán para las
13. Grupos de Compras
aprobaciones de documentos de compras y cargas de trabajo
dentro de contrataciones .

Fase I
Tipos de afectaciones de las compras a los objetos de

14. Tipos de Imputación
imputación o al inventario cuando corresponda.
Configuración de los Tipos de servicio para el maestro de

15. Tipos de Servicio servicios, conforme a Rubro y segmento de la codificación de
Naciones Unidas.
Parametrizar los Grupos de artículos de servicios teniendo

15. Grupos de Artículos como referencia la codificación de naciones unidades en
cuanto a Familia y clase.
Términos de negociación internacional para las

16. Incoterms
importaciones.
Clases de condiciones de compras requeridas para las

17. Clases de Condición compras a proveedores nacionales y del exterior, tales como
descuentos, fletes, seguros, aduana, etc.
Configurar las estrategias de aprobación de las solicitudes de

Estrategias de Liberación
18. pedido de acuerdo a políticas, montos, niveles y demás
características determinadas.
Configurar las estrategias de aprobación de pedidos de

Estrategias de Liberación Pedidos
19. compra, conforme a políticas, montos, niveles y demás
de Compra
características determinadas.
Configurar las estrategias de aprobación de los Contratos de

Estrategias de Liberación Pedidos
20. acuerdo a políticas, montos, niveles y demás características
Abiertos (Contratos Marco)
determinadas.
Estructurar el orden de las clases de condición en los

21. Esquema de Cálculo esquemas de cálculo nacionales, del exterior y de traslados
requeridos para los procesos de compras.
Parametrizar la clasificación de empresas según su actividad

22. Ramo
económica principal.
Configuración de los Tipos de Sociedades según el

23. Forma Jurídica proveedor, Business Partner. Por ejemplo Sociedad Anónima,
Sociedad de Responsabilidad Limitada.
Parametrizar las estrategias de aprobación de las hojas de

Estrategia de Liberación Hoja de
24. entradas de servicios de acuerdo a características de
Entradas de Servicios.
Organización de Compras y Grupos de Compras.
25. Clases de documentos Cesta Alimentar las clases de documentos para ces tas en SRM que
han sido previamente creados en SAP S4 HANA

Fase I
Configurar en SRM fuente de Indicadores de impuestos.

26. Especificar sistema cálculo de
impuestos
Definir que Solped deben ser replicadas en base al Grupo de

27. Grupo de artículos para Fuente Artículos en SRM
Aprovisionamiento
Activación de BF para activar funcionalidad en SRM.

28. Activación de BF
29. Parametrizaciones para Imputación Configurar los campos de imputación requeridos en SRM.
Claves de valores de compras que definen los procesos de

30. Claves de Valores de Compras reclamaciones, recordatorios, suministros incompletos y
excesos de suministros de los materiales.
2.3.2. Detalle de las configuraciones clave
En Anexo 3 se detallan las parametrizaciones a realizar para cada uno de los puntos de
configuración.
En cuanto a los numerales 18, 19 y 20 relacionado con las Estrategias de liberación de los
documentos de compras, Solicitud de Pedido, Contrato Marco y Pedidos de Compra, se aclara que
se tiene un archivo preliminar con los niveles de aprobación y montos, pero teniendo en cuenta la
particularidad, políticas y necesidades de Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias la matriz o sabana final
se detallará en la etapa de realización del proyecto previo a las configuraciones o parametrizaciones
del sistema, adicionalmente que dichas estrategias deben ir de la mano con los desarrollos de
Workflows de aprobación descritos en el presente documento.
2.4. ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DEL DBC
Es importante realizar el análisis de requerimientos del documento base de contratación (DBC) vs.
las soluciones cubiertas por este Diseño. En el anexo 4 se adjuntan los requerimientos originales del
DBC con el análisis de la solución definida para cada uno de ellos.
Anexo 04 - E-PPT-MMPUR-SRM-EI-015-ReqFunc V0

Fase I
3. CONSIDERACIONES GENERALES
especiales de integración y que no pertenecen a un escenario de negocios en particular, sino que
aplican de manera general al proceso de Aprovisionamiento y por lo tanto no fueron abarcados en
el numeral 2.1
Dentro de este numeral no hay Consideraciones Generales, las existentes se especificaron en los
diferentes procesos.

Fase I
4. MATRIZ PRELIMINAR DE ROLES Y

AUTORIZACIONES
El sistema SAP S/4 HANA debe ser configurado para controlar el acceso de los usuarios finales a
las diferentes aplicaciones, transacciones y objetos organizativos .
En esta etapa de Diseño se construyó una matriz preliminar de roles y perfiles, que establece lo
siguiente:
 Roles funcionales genéricos (por ejemplo: comprador, almacenero, contador, aprobador de
viajes)
 Transacciones a las que se tiene acceso (p.ej. Crear pedido, realizar salida de almacén,
visualizar factura, aprobar solicitud de viaje)
 Objetos Organizativos a los que se tiene acceso (por ejemplo, a cuáles grupos de compra,
almacenes, plantas, sociedades)
 Otros Objetos de autorización a los que se tiene acceso (por ejemplo, a que clases de
documento, movimientos, tipos de material, tipos de cliente).
En la etapa de realización, a medida que se configure el sistema y se obtenga inform ación más
detallada de los roles y usuarios finales, se construirá la matriz definitiva de roles y autorizaciones y
se procederá a su configuración en el sistema.
En el Anexo 01 se detalla la matriz preliminar de roles y autorización para el proceso para el proceso
de Aprovisionamiento en SAP S/4HANA.
 Anexo 01 - E-PPT-MMPUR-EI-014-MatrizRolesPerfiles_v0
Para el proceso de Aprovisionamiento en SAP SRM se podrá consultar el Anexo 02.
 Anexo 02 - E-PPT-SRM-EI-014-Matriz RolesPerfiles_v0

Fase I
5. RELEVAMIENTO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Como referencia para el lector, en este apartado se anexa la documentación de relevamiento de la
situación actual realizada en la etapa de Exploración del proyecto GEMA:
5.1. INVENTARIO DE PROCESOS ACTUALES
Durante esta fase del proyecto se solicitó el relevamiento de los procesos actuales en Casa Matriz,
Filiales y Subsidiarias. En el anexo 5 se adjuntan los procesos originales descritos por cada una de
las empresas.
Ver Anexo 05 - E-PPT-MMPUR SRM-EI-001-ProcesosAct_v0
5.2. INVENTARIO DE ESTRUCTURAS DE INFORMACIÓN

ACTUALES
Durante esta fase del proyecto se solicitó el relevamiento de las estructuras de Información actuales
en Casa Matriz, Filiales y Subsidiarias. En el anexo 6 se adjuntan los procesos originales descritos
por cada una de las empresas.
Ver Anexo 06 - E-PPT-MMPUR SRM-EI-002-EstructOrgAct_v0
5.3. INVENTARIO DE SISTEMAS ACTUALES
Ver Anexo 07 - E-PPT-MMPUR SRM-EI-003-SistemasAct_v1
5.4. INVENTARIO DE REPORTES CRITICOS ACTUALES
Ver Anexo 08 - E-PPT-MMPUR SRM-EI-004-ReportesAct_v1

Fase I
6. LISTA DE ANEXOS
A continuación, se listan todos los anexos a los que hace referencia este documento:
 Anexo 01 - E-PPT-MMPUR-EI-014-MatrizRolesPerfiles_v0
 Anexo 02 - E-PPT-SRM-EI-014-Matriz RolesPerfiles_v0
 Anexo 03 - E-PPT-MMPUR-SRM-EI-013-DefB asSAP_v1
 Anexo 04 - E-PPT-MMPUR-SRM-EI-015-ReqFunc V0
 Anexo 05 - E-PPT-MMPUR SRM-EI-001-ProcesosAct_v0
 Anexo 06 - E-PPT-MMPUR SRM-EI-002-EstructOrgAct_v1
 Anexo 07 - E-PPT-MMPUR SRM-EI-003-SistemasAct_v1
 Anexo 08 - E-PPT-MMPUR SRM-EI-004-ReportesAct_v1
 Anexo 09 - MM-PUR-01-03-02-01 Compra de Bienes y Servicios - Servicio Nacional Casa
matriz_v1
Actas de Reunión de todos los Workshops de MMPUR y SRM:

 Anexo 10 -E-PPT-MMPUR-AR-015 Workshops
 Anexo 11 -E-PPT-SRM-AR-015 Workshops
Actas de Reuniones Posterior a los Workshops, referente a temas que salieron en los Workshop:
 Anexo 12- E-PPT-MMPUR-AR 015 - Relevamiento Informacion
Actas de Reunión de la Socialización del Flujo de Compras con Casa Matriz, Filiales y
Subsidiarias:
 Anexo 13 E-PPT-MMPUR-AR-015 - Reunión Socialización Flujo de Compras
Actas de Reunión de Definiciones Claves con Gerentes:

 Anexo 14 E-PPT-MMPUR-SRM-AR-015-Reunion DefClaves con Gerentes

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1.1 OBJE TIVOS .................................................................................................... 15

1.2 GLOSA RIO DE TÉRMINOS ............................................................................. 15

1.3 ALCANCE ....................................................................................................... 22

1.3.1 ALCANCE ORGA NIZA TIV O ................................................................... 22

1.3.2 ALCANCE POR PROCESO .................................................................... 23

1.4 COMPONE NTE SAP ....................................................................................... 27

2 SITUA CIÓN OBJE TIVO ........................................................................................ 29

2.1 DESCRIP CIÓN DE LOS NUEVOS P ROCESOS ............................................... 29

2.1.1 MM-PUR-01-00-01-01 Estructura Organizativa Creación y Administración -

Organización de compras .......................................................................................... 29

2.1.1.1 Introducción y alcance........................................................... 29

2.1.1.2 Diagrama ............................................................................. 29

2.1.1.3 Narrativa .............................................................................. 29

2.1.1.4 Principales cambios y beneficios del proceso .......................... 30

2.1.1.5 Sistemas que se reemplazan y no se reemplazan ................... 32

2.1.1.6 Desarrollos principales .......................................................... 35

2.1.1.7 Consideraciones ................................................................... 37

2.1.2 MM-PUR-01-00-01-02 Estructura Organizativa Creación y Administración -

2.1.2.1 Introducción y alcance........................................................... 37

2.1.2.2 Diagrama ............................................................................. 37

IDOM | www.idom.com | Página 3 de 324

2.1.2.3 Narrativa .............................................................................. 38

2.1.2.4 Principales cambios y beneficios del proceso .......................... 38

2.1.2.5 Sistemas que se reemplazan y no se reemplazan ................... 40

2.1.2.6 Desarrollos principales .......................................................... 43

2.1.2.7 Consideraciones ................................................................... 45

2.1.3 MM-PUR-01-01-01- Administración Maestro de Servicios – Creación ........ 45

2.1.3.1 Introducción y alcance........................................................... 45

2.1.3.2 Diagrama ............................................................................. 46

2.1.3.3 Narrativa .............................................................................. 46

2.1.3.4 Principales cambios y beneficios del proceso .......................... 47

2.1.3.5 Sistemas que se reemplazan y no se reemplazan ................... 50

2.1.3.6 Desarrollos principales .......................................................... 52

2.1.3.7 Consideraciones ................................................................... 54

2.1.4 MM- PUR-01-01-02- Administración Maestro de Servicios – Mantenimient o54

2.1.4.1 Introducción y alcance........................................................... 54

2.1.4.2 Diagrama ............................................................................. 55

2.1.4.3 Narrativa .............................................................................. 55

2.1.4.4 Principales cambios y beneficios del proceso .......................... 55

2.1.4.5 Sistemas que se reemplazan y no se reemplazan ................... 57

2.1.4.6 Desarrollos principales .......................................................... 60

2.1.4.7 Consideraciones ................................................................... 61

2.1.5 MM- PUR-01-02-01-01 – Compras de Materiales derivados del petróleo –

Hidrocarburos Importado ........................................................................................... 62

2.1.5.1 Introducción y alcance........................................................... 62

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2.1.5.2 Diagrama ............................................................................. 62

2.1.5.3 Narrativa .............................................................................. 63

2.1.5.4 Principales cambios y beneficios del proceso .......................... 64

2.1.5.5 Sistemas que se reemplazan y no se reemplazan ................... 69

2.1.5.6 Desarrollos principales .......................................................... 70

2.1.5.7 Consideraciones ................................................................... 75

2.1.6 MM-PUR-01-02-02-01 - Compra de Materiales derivados del petróleo -

Hidrocarburos Nacional ............................................................................................. 75

2.1.6.1 Introducción y alcance........................................................... 75

2.1.6.2 Diagrama ............................................................................. 76

2.1.6.3 Narrativa .............................................................................. 76

2.1.6.4 Principales cambios y beneficios del proceso .......................... 77

2.1.6.5 Sistemas que se reemplazan y no se reemplazan ................... 81

2.1.6.6 Desarrollos principales .......................................................... 83