Acta de constitución del proyecto

PLATAFORMA INTEGRAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS Y CALIFICACIONES

EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA GABRIEL GARCIA MARQUEZ

Fecha: 02/DIC/2019

PRESENTADO POR:
LUZ HERMINDA PARRADO

PRESENTADO A:
Mg. EDGAR JOHAN GAMBOA CONTRERAS

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
USME-BOGOTA
2019

Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA
 DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha Versión Descripción Autor

02/12/2019 I Acta de Iniciación de un proyecto Luz Herminda
Parrado Mora

1. Descripción del Proyecto

Este proyecto permitirá implementar una plataforma educativa-tecnológica integrada en la Institución

Educativa Gabriel García Márquez con el propósito de llevar un registro de los estudiantes con sus
calificaciones e informes por periodo académico, esta plataforma debe estar basada en un sistema digital,
en la que interactúen los diferentes integrantes de la comunidad educativa. Además, debe estar diseñada
y desarrollada con base a la normatividad vigente por los entes que regulan la apropiación de las TIC en
la educación: Ministerio de educación, Ministerio de las TIC y las políticas de gobierno en línea.
Algunas instituciones a nivel nacional ya han implementado este tipo de plataformas, y manifiestan que
han sido de gran utilidad en la mayoría de los procesos institucionales, por ejemplo, la institución:
Colegio Adventista Villavicencio, Meta, manifiesta que la “plataforma es una herramienta muy necesaria
en cualquier institución para obtener resultados óptimos en el proceso académico. Los padres tienen de
primera mano la información del progreso académico de sus hijos” (Sabely Suárez, Rectora). Todo esto
a que la plataforma incluye: administración, coordinación, reportes académicos, módulos docentes,
mensajería, entre otros.

2. Objetivos del proyecto a realizar

 Mejorar el funcionamiento interno de la Institución Educativa

Gabriel García Márquez, logrando integrar de forma virtual
Objetivo general
todos los entes de la comunidad educativa a través del
fortalecimiento de los procesos de evaluación y seguimiento
académico.

 Analizar los documentos necesarios para implementar una

Objetivos específicos
plataforma integral para el registro de notas y calificaciones en
la Institución Educativa Gabriel García Márquez, con el fin de

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 llevar un registro de los estudiantes con sus calificaciones e
informes por periodo académico.
 Planificar y diseñar la estructuración de la plataforma.
 Crear los vínculos o enlaces donde se evidencie la información
presentada a los estudiantes, profesores y la comunidad
educativa en general.
 Realizar, desarrollar las pruebas y hacer los ajustes necesarios
para el buen funcionamiento de la plataforma.
 Agilizar los procesos de entrega de redacción y entrega de
informes.

 Documento de análisis
 Documento de diseño
 Plataforma desarrollada
Entregables
 Documento de prueba
 Documento de ajustes
 Documento de entrega de plataforma funcional

Posicionar a la Institución Educativa Gabriel García Márquez como

una Institución de calidad, forjadora de un gran potencial humano,
Objetivos
capacitados integralmente, con altas competencias en el uso y
institucionales que
aplicación de las TIC, entregando a la sociedad ciudadanos
apoya el proyecto
competentes que aporten al desarrollo social y económico de su
entorno y respondiendo así en su momento a la demanda del sector
productivo.

3. Finalidad y justificación del proyecto.

3.1. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

La institución educativa Gabriel García Márquez contará con un sistema formado por un conjunto
de aplicaciones tales como: evaluaciones, entrenamientos virtuales, estadísticas institucionales y
sectoriales, apoyo pedagógico, gestión financiera y administrativa, las cuales servirán de apoyo para
lograr integrar de forma virtual todos los entes de la comunidad educativa a través del
fortalecimiento de los procesos de evaluación y seguimiento académico, y de esta manera, mejorar
la calidad de la información presentada a los estudiantes, profesores y la comunidad educativa en
general.

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 En el siguiente proyecto se trata de posicionar a la Institución Educativa como una Institución de
calidad, forjadora de un gran potencial humano, capacitados integralmente, con altas competencias
en el uso y aplicación de las TIC, entregando a la sociedad ciudadanos competentes que aporten al
desarrollo social y económico de su entorno y respondiendo así en su momento a la demanda del
sector productivo

4. Cronograma

4.1. Hitos

Al dar inicio al proyecto se presentaron los entregables documentos de análisis y documento de

diseño, luego se hace entrega de la plataforma ya desarrollada en la cual se especifica de una manera
detallada el funcionamiento de cada uno de los módulos, las paginas funcionales y las utilidades,
esto indica que el proceso de análisis y diseño ya ha terminado. Luego de realizar las pruebas
correspondientes se entregará un documento que muestre las especificaciones de las pruebas
realizadas, para después hacer entrega del documento que indica que la plataforma está en buen
funcionamiento.

4.2. Criterios de aceptación

El entregable 1.1 que corresponde al documento de análisis, contiene especificaciones de la

plataforma, para luego determinar los requerimientos, haciendo un estricto control de los recursos;
este entregable para ser aprobado deberá presentar un análisis de la situación real y los requisitos
que indiquen viabilidad para desarrollar el proyecto.
El entregable 1.2 el cual es un documento de diseño que contiene la planificación, el diseño
estructural, un diseño de interface, diseño de módulos y páginas, será aprobado de acuerdo al
cumplimiento de los requisitos exigidos por la institución.
El entregable 1.3 que presenta a la plataforma ya desarrollada, debe contener los módulos y páginas
establecidas, y luego de hacer el proceso de prueba de funcionalidad, será aprobado.

1 Actividades de duración cero, por ejm. Terminación fase, entrega documentación, etc

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El documento de ajustes es un entregable que debe contener los ajustes realizados a la plataforma
luego de haber pasado por el proceso de prueba, este documento para ser aprobado deberá realizar las
respectivas correcciones a los distintos módulos y páginas de la plataforma si así lo requieren, con el
objetivo de dejarla cien por ciento funcional.

Por último, tenemos el documento de entrega plataforma funcional, este documento estará
conformado por entregables como: certificación de calidad, reporte operacional, pruebas y control
constante de funcionamiento y fundamentos legales, y será aprobado en la puesta en marcha de la
plataforma y su estado funcional.

4.3. Definición detallada del alcance (EDT o WBS)

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 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABADO (E D T)

1. IMPLEMENTACIÓN DE
PLATAFORMA EDUCATIVA

1.6 DOCUMENTO
1.1. DOCUMENTO 1.2. DOCUMENTO 1.3 PLATAFORMA 1.4 DOCUMENTO 1.5 DOCUMENTO DE ENTREGA
DE ANÁLISIS DE DISEÑO DESARROLLADA DE PRUEBA DE AJUSTES PLATAFORMA
FUNCIONAL

1.1.1Especificaciones 1.2.1 Planificación 1.3.1Módulo login 1.4.1Prueba 1.5.1Ajuste de 1.6.1Certificaci

integral módulos ón de calidad

1.1.2Requerimientos 1.2.2 Diseño 1.4.2. Prueba de

ambiente de trabajo 1.5.2Ajuste de 1.6.2 Reporte
estructural estudiantes
páginas operacional

1.1.3Requisitos 1.4.3Prueba
1.3.3Página
1.2.3 Diseño de calificaciones de páginas
interface 1.5.3Prueba en 1.6.3 pruebas de
1.1.4Control de funcionamiento funcionamiento
recursos
1.2.4Diseño de 1.3.4Página 1.4.4Prueba de
páginas componente login
1.6.4Fundamentos
pedagógico
legales
1.2.5Diseño de
módulos
1.3.5Utilidades

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 4.4. Organigrama del proyecto, listado de tareas

En este punto se deberá realizar en un software de gestión de proyectos:

 Identificación de las tareas a realizar, descripción de las mismas, recursos
necesarios y tiempos estimados.
 un diagrama de GANTT del proyecto con nivelación de recursos. (opcional)
 Identificación del camino crítico (opcional)

Se generará a partir de lo anterior, un listado de las Tareas indicando: nombre, fecha de

inicio, fecha de fin, horas hombre de dedicación programada y Recursos.
Además, se adjuntarán dos columnas a ir completando a lo largo del proyecto: %
realizado, horas reales.

4.5. Recursos

Recursos Descripción Proveedor

Equipo del
proyecto
Equipamiento,
Hardware
Software
Formación
Otros

5. Influencias de los Interesados.

A continuación, se Identifican los principales actores involucrados en el proyecto y las

necesidades o problemas que el proyecto debe satisfacer.

Interesado Requerimientos exigidos

Institución educativa
Coordinadores
Docentes
Estudiantes
Padres de familia
Líderes del proyecto

6. Organizaciones funcionales y su participación.

Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarquía a lo largo
del desarrollo del proyecto

6.1. Definición y descripción de roles de los involucrados

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 Rol Nombre / Cargo
Patrocinador2
Líder funcional3
Usuarios Finales4
Coordinador o
director del proyecto5

7. Asunciones o supuestos.
Identificar supuestos y restricciones del proyecto (es decir aquellas hipótesis que estamos haciendo y
que deben cumplirse para alcanzar los objetivos).

8. Restricciones
Identificar aquellas limitaciones que pueden afectar negativamente el proyecto.

9. Presupuesto
Realice una tabla con el presupuesto del proyecto

10. Análisis de riesgos

Se debe identificar aquellos riesgos que enfrenta el proyecto para alcanzar el éxito tanto técnicos,
como en tiempos, costos, o en el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Dos aspectos a considerar como base para el análisis de riesgo son:

- Los supuestos y restricciones identificados

- El análisis de cada componente de la WBS

A partir del listado anterior se identificará la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre el proyecto
de cada riesgo identificado..-

De este análisis surgirán aquellos de mayor impacto y más alta probabilidad de ocurrencia, para los
cuales se deberá establecer que acciones y planes se realizarán. Se deberá definir un plan mediante el
cual se tome alguna de las posibles acciones:

2
Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto.
3
Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y
control y en las decisiones sobre el proyecto.
4
Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o
laborales).
5
Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto

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 • Se evite el riesgo
• Se mitigue el riesgo
• Se transfiera el riesgo
• Se realice un plan de contingencia
• Se acepte el riesgo

11. Requisitos para la aprobación del proyecto

Qué constituye el éxito, quién lo decide y quién firma la aprobación del proyecto. Escriba los factores
a tener en cuenta.

"[Nombre del Líder funcional y cargo]" "[Nombre del coordinador y cargo]"

Líder funcional Coordinador del proyecto

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CONCLUSIONES

Dentro de los requerimientos más importantes para la gestión de proyectos educativos están el
diagnostico de las necesidades y la planeación de las estrategias para ejecutar un plan de trabajo que
satisfaga los objetivos planteados a partir de las necesidades evidenciadas. El papel del docente dentro
de la planeación estratégica es clave, puesto que es quien debe garantizar la responsabilidad de su
cumplimiento, buscando por medio de la realización de estos proyectos, mejorar su quehacer educativo
diario; respondiendo a las necesidades pedagógicas de los estudiantes.
Los proyectos deben estar enfocados a la innovación y consolidación de herramientas de ejecución,
evaluación y autoevaluación. Gestionarlos es una tarea compleja, ya que comprende una serie de
actividades con un determinado cronograma, ejecutado por unos responsables específicos en un debido
proceso de seguimiento. Para ejecutarlos se debe ser responsable, asertivo, intuitivo, disciplinado y
conocedor de plataformas que permitan llevar a cabo estas funciones de manera ágil y eficaz.
Entre las que podemos mencionar son:
Microsoft Project, aplicación para dar soporte a los administradores de proyectos acerca de las
actividades, seguimientos y procesos de planeación.
Oracle primavera, Sirve como apoyo para realizar seguimiento de programas y proyectos en tiempo
real, que permiten gestionar los movimientos financieros con más seguridad.
Palisade @ Risk, genera panoramas completos y sólidos de los proyectos ejecutados con el propósito
de evidenciar a tiempo la probabilidad de ocurrencia de la planeación estratégica.
Ganttprojecton, sirve como punto de inicio en la ejecución de un proyecto, es gratuita y de fácil
manejo.
OpenProj (GPL), es un reemplazo de la aplicación Microsoft Project, entre otras. Es de gran
importancia conocer no solamente las etapas de elaboración y ejecución de un proyecto sino también
las herramientas que puedo usar para llevarlo a cabo de manera efectiva, innovadora y segura

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Entornos virtuales del aprendizaje, Campos Virtual UDES, recuperado de

https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2012/11/02/crear-la-edt-del-proyecto/

Romano, Gabriel. Yacuzzi, Enrique. (2011). Elementos de la gestión de proyectos. Buenos Aires,
(Argentina): UCEMA.

Centro de escritura Javeriano (Ed.). (2013). Normas APA. Cali, Colombia: Pontificia Universidad
Javeriana. Recuperado de: http://portales.puj.edu.co/ftpcentroescritura/Recursos/Normasapa.pdf

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