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INTRODUCCIÓN

De acuerdo al marco legal y jurídico en Colombia sobre el desarrollo de la Gestión Documental y

de sus instrumentos como las Tablas de Retención Documental, las Tablas de Valoración
Documental, el Inventario Documental, entre otros, es necesario que los documentos de archivo,
tanto físicos como electrónicos estén organizados, conforme a los principios y procesos
archivísticos para lo cual es indispensable el desarrollo de planes y programas que conlleven a
esta organización. Por consiguiente, el Plan de Transferencias Documentales permite regular la
acumulación de documentos en las oficinas o unidades administrativas productoras, dando
cumplimiento a los tiempos de retención y la disposición final establecidos en las Tablas de
Retención y de Valoración Documental, es decir, se ejecuta el proceso de las transferencias o
traslado de los documentos a un archivo central o general de cada una de las dependencias de
la empresa HERENCIA LTDA

En este Plan de Transferencias de la empresa Las TIC son parte de los cambios a nivel
económico, social y tecnológico que se están produciendo en la sociedad actual, y las instituciones
educativas no pueden mantenerse al marge, se determinará el alcance del Proceso de
Transferencias, así mismo, los objetivos que permitirán cumplir con este proceso, la metodología
que implementará la empresas tanto para las transferencias primarias como para las secundarias,
las contingencias en el evento de que por cualquier circunstancia no se puedan cumplir con los
plazos establecidos para el traslado de los documentos, los recursos requeridos, el cronograma
pertinente, los responsables de este proceso, la periodicidad o frecuencia por la cual la empresa
planea la realización de las transferencias, el seguimiento, el control y verificación de las
actividades y por último, los anexos indispensables para este proceso. Lo anterior toma como
referente las fases del proceso administrativo que conllevan a un exitoso proceso de
transferencias en la Organización.

1. ALCANCE

Aplica para todas las oficinas productoras de documentos que de acuerdo a los tiempos
establecidos en la TRD precisan tener transferencia primaria.
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2. OBJETIVOS

2.1. GENERAL:

Planear de manera coordinada con cada una de las dependencias productoras de documentos,
el proceso de transferencias documentales o entrega de documentos de los archivos de oficina o
gestión, siempre y cuando cumplan los criterios de retención y disposición final descritos en las
Tablas de Retención Documental (TRD) con el fin de ser custodiados y administrados en el
Archivo Central o General de la empresa HERENCIA LTDA, o en el Archivo Histórico por sus
valores en procesos de investigación, tecnológicos o culturales, según procesos archivísticos.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

● Implementar el Programa de Transferencias Documentales según procesos y

procedimientos establecidos por la empresa HERENCIA LTDA.

● Determinar los recursos necesarios para la ejecución de las Transferencias

Documentales.

● Involucrar a los responsables en la planeación, ejecución y control del traslado de los

documentos de archivo tanto en físico como en electrónico.

● Regular la frecuencia de las transferencias documentales, según el volumen de

producción documental en la empresa.

● Establecer los criterios y lineamientos necesarios para la realización de transferencias

documentales en términos de organización, teniendo en cuenta la responsabilidad con el medio
ambiente en las labores de eliminación física de los documentos y las pautas de Seguridad y
Salud en el Trabajo para las actividades de este proceso.

3. METODOLOGÍA

Transferencia: “Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los

documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del
formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conservación, los metadatos
técnicos de formato, los metadatos de preservación y metadatos descriptivos a los
depósitos de archivo” Decreto 1080 de 2015.
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3.1. Procedimiento para las Transferencias Primarias

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental

debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección,
subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número
de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla
de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la
metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número
respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número
consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

3.2. Criterios para la Recepción de las Transferencias

● Verificar y recibir el Archivo de Gestión respectivo, teniendo en cuenta que los documentos
a entregar estén debidamente organizados, si no lo están, el coordinador o jefe del archivo central
devuelve los documentos junto con una comunicación al jefe de la dependencia respectiva.
● Se coteja la información contenida en el inventario documental del archivo de gestión con
los documentos a entregar, en el caso que no coincida la información del inventario con los
documentos que se están entregando, entonces se procede a regresar el inventario y los
documentos al jefe de la dependencia junto con una comunicación.
● Tabla de Retención Documental.
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3.3. Contingencias

Cuando se presenten fallas que impidan realizar la transferencia documental, se deberá reportar
el hecho al Comité de Archivo en donde realizarán las verificaciones y correcciones del caso en
un plazo no superior de (5) cinco días.

4. RECURSOS

ÍTEM ELEMENTO VALOR UNITARIO*

1 Cajas de archivo X 200 * 100 UNDS $ 290.000
2 Cajas de archivo X 300 * 50 UNDS $ 217.000
3 Carpeta yute * 100 UNDS $ 275.000
4 Caja tomo * 60 UNDS $ 147.000
5 Gorra cofia * 100 UNDS $15.000
6 Tapabocas * 50 UNDS $ 7.000
7 Guantes látex * 100 UNDS $ 21.150
8 Estantería $ 220.000
9 Archivador rodante $ 4.500.000
* A precios del año 2019.

5. CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS

OFICINA PRODUCTORA / PROCEDIMIENTO MES 3 MES 4 MES 5

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Gerente
Balance General x
Pérdida o Ganancias x
Plan Corporativo x
Plan Operativo x
Subgerente
Acta de comité de Archivo x
Acta Junta Directiva x
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6. RESPONSABLES
comité de archivo administrativo, Laura Julieth Zamora Zapata jefe administrativa y los
Jefe de cada área

7. PERIODICIDAD

El cronograma de transferencia se realizará de manera anual para la oficina productora

programada y que permite remitir los documentos.

8. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN

Recibe el jefe de archivo central, se verifica que la documentación transferida esté acorde con
el respectivo inventario documental remitido, al cual se le debe haber aplicado la normatividad
archivística vigente y se entrega copia con firma de recibido a satisfacción y formato de
observaciones encontradas en la transferencia documental.

Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.

Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial
(o cuando sea necesario).

Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista

del cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión. Publicación: Es el proceso
que permite dar a conocer un documento.

Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los

interesados para su aplicación.
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ANEXOS

FUID - AGN
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Formato Actas
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Rotulo caja
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Rotulo carpeta
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Hoja de control

Tabla de retención documental - Herencia