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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Versión: 00

Código: P-HSEQ-P-01
DOCUMENTO Vigencia: 05/03/2018

1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para el control de los documentos (internos y externos) del Sistema
Integrado de Gestión, haciendo énfasis en las actividades de: Revisión, aprobación, emisión,
modificaciones a que haya lugar y la disponibilidad de la documentación.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos, manuales, datos y demás documentos necesarios que afecten el Sistema
Integrado de Gestión de la organización.

3. RESPONSABLE

 Es responsabilidad de la Coordinación HSEQ la correcta implementación de éste procedimiento.


 El Gerente General es la única persona que autoriza dentro de la organización la destrucción de los
archivos.
 Esta bajo la responsabilidad de cada uno de los líderes de los procesos generar un buen
almacenamiento y control de los documentos correspondientes al sistema de gestion en HSEQ.
 Es responsabilidad del coordinador HSEQ asegurar que la documentación relacionada a los informes
en seguridad y salud en el trabajo, exámenes médicos y demás documentación expresa en el decreto
1072 sea archivada por los 20 años reglamentarios.

4. DEFINICIONES

 APROBACION: Verificar que lo que obtiene al aplicar los documentos es satisfactorio y autorizar su
aplicación permanente.

 DOCUMENTO CONTROLADO: Es aquel documento que presenta su último nivel de actualización.

 DOCUMENTO NO CONTROLADO: Es aquel que puede o no presentar su último nivel de


actualización.

 DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que no es vigente para el desarrollo de la actividad.

 INSTRUCTIVO: Manera detallada de efectuar una actividad y se divide así: de operación, de


verificación específica y administrativos.

 MANUAL DE CALIDAD: Es un documento que enuncia la política de calidad y que describe los
procesos del Sistema de calidad de una empresa, su secuencia e interacción, con el fin de asegurar
que los requerimientos, necesidades y expectativas del cliente sean cubiertas.

 PROCEDIMIENTO: Una manera específica de efectuar una actividad. Proceso documentado que es
usado cuando el trabajo afecta a más de una función ó área y/o dependencia de la empresa.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Versión: 00
Código: P-HSEQ-P-01
DOCUMENTO Vigencia: 05/03/2018

 PROCESO: Conjunto de recursos y actividades inter relacionadas que transforma entradas en salidas.

 PRODUCTO: Es el resultado de actividades o procesos, un producto puede ser tangible (por ejemplo,
ensambles o materiales procesados) o intangibles (por ejemplo, información o conceptos) o una
combinación de ambas cosas.

 REVISION: Verificar que los documentos corresponden con la labor que realmente se desarrolla.

 DOCUMENTO: Información y su medio de soporte sea escrito, (procedimiento, instructivos, formatos,


programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros.)

 DOCUMENTOS EXTERNO: Es aquel elaborado por entes externos a la empresa pero que inciden en
la ejecución de los procesos y procedimientos del sistema integrado de gestión entre los documentos
externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones manuales entre otros.

 DOCUMENTOS INTERNOS: Se consideran documentos internos todos los que se generen en los
procesos de Extintores Metales y Equipos Full AC SAS

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS

P-HSEQ –F-07 Listado Maestro Documentos


P-HSEQ-F-32 Solicitud de Creación y Modificación de Documentos
P-HSEQ-F-40 Consulta de Documentación del SIG-HSEQ

6. CONDICIONES GENERALES

 La estructura documental del Sistema Integrado de gestión de Extintores Metales y Equipos Full AC
SAS se encuentra definida de la siguiente forma:

- NIVEL 1. Dentro del este nivel se ubican las políticas y los Manual de calidad y Manual HSE del
sistema de gestion.
- NIVEL 2. En el nivel dos se encuentran ubicadas las caracterizaciones de procesos las cuales
dan una clara explicación de las entradas y salidas de cada proceso de la organización.
- NIVEL 3. Procedimientos. Se refieren a aquellos documentos que explican el qué, quien, cómo
y cuándo se realiza un proceso que involucra por lo general varias áreas de la organizacion.
Instructivos. Documentos que explican de manera detallada como se realiza una actividad. En
este nivel se incluyen también los instructivos y programas necesarios para el SIG.
- NIVEL 4. Registros, formatos y datos. Los registros son documentos donde se deja evidencia
de la realización de una actividad, los formatos son los parámetros para la normalización de la
documentación generada al interior de la organizacion y los datos es toda información
recopilada susceptible de análisis.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Versión: 00
Código: P-HSEQ-P-01
DOCUMENTO Vigencia: 05/03/2018

 Es responsabilidad de la Coordinación HSEQ verificar en qué grado un documento interno o externo


afecta el sistema integrado de Gestión y es el encargado de mantener actualizada la tabla:

FECHA DE DESCRIPCION DE
VERSION SOLICITADO POR
APROBACION CAMBIOS
00 03/05/2018 Emisión original Coordinación HSEQ

 Se definen las siguientes autoridades para la revisión y aprobación de los documentos generados
dentro del Sistema de Integrado de Gestión:

Elaboró Coordinación HSEQ Revisado y Aprobó Gerente General /


Representante por la dirección

Nombre: Alexander Sánchez Rincón Nombre: Alex Manzano Lasso


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DOCUMENTO Vigencia: 05/03/2018

 Semestralmente el responsable del proceso en HSEQ verifica que los documentos permanezcan
legibles y fácilmente identificables.

 Todos los documentos internos del SIG en HSEQ conservarán los siguientes criterios de conservación:

a. Encabezado dividido en tres partes:

- Logo de la Organizacion
- Nombre del documento
- Código, Versión y Vigencia del documento o formato.

b. La identificación de los documentos constará de:

P-RRHH F 00
Código del proceso de Tipo de documento Consecutivo (ver - 03)
origen (Mapa de M: Manual
procesos) P: Procedimiento
ITO: Instructivo
F: Formato
CRN:Caracterización de
proceso.
MT: Matriz
PRM: Programa
FTE: Ficha Técnica del
Producto

c. El contenido del documento dependerá de la información del mismo. Típicamente tendrá un


objetivo, alcance, responsables, definiciones, condiciones generales y la descripción propia del
proceso bajo flujograma.

d. El documento finalizará con un cuadro de control de cambios (identificando número de cambio o


revisión, descripción breve del mismo y fecha de aplicación) y las firmas de Elaboración, revisión y
aprobación.

 Para los documentos en copia controlada. Se manejan a través de sellos marca de agua para
identificar la condición de control de un documento:

- Copia Controlada: Lo poseen todos los documentos cuya distribución se encuentre relacionada en
el Listado Maestro de Documentos (P-HSEQ-F-07) incluyendo el original, con excepción de los
formatos
- Documento Obsoleto: Lo poseen los documentos que ya no son vigentes en el Sistema Integrado
de Gestión HSEQ.
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DOCUMENTO Vigencia: 05/03/2018

 El Gerente General definirá la disposición de los documentos obsoletos, la cual puede ser
desecharlos directamente o, por preservación del conocimiento archivarlos.

 La Coordinación HSEQ verificará el grado en el cual un documento de origen externo afecta el SIG,
de tal forma que los documentos sean incluidos en el listado maestro de documento externos para
su respectivo control.

 Los documentos que se encuentran en medio magnético que se manejen dentro del SIG y
disponibles para el personal de la organizacion serán únicamente administrados por la
coordinación HSEQ, se debe realizar un Backups cada mes de la información en el disco duro para
evitar perdida de la información del SIG en HSEQ.
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Código: P-HSEQ-P-01
DOCUMENTO Vigencia: 05/03/2018

7. FLUJOGRAMA CONTROL DE DOCUMENTOS

INICIO

1.Identificación de
creación ,modificación
o eliminación de
documentos o
registros

2.¿Documentos
SI
NO Externo?

3.Solicitar la creación
,modificación o
eliminación de
9. documento o registros

4.¿Modificar o crear
NO SI
documento o registro?

5.Se procede a realzar


el cambio o
modificación o creación
FIN que aplique

6.¿Se aprueba ? SI
NO
7.Actualizar
Documentos en
listado maestro de
Documentos

8.Publicar y divulgar
5.
los cambios o la
creación del
documento y
registro

9.Definir
aplicabilidad,
identificar e incluir
en el sistema

10
.Distribuir copias del
documento o registro
creado o modificado

11.Eliminar
obsoletos del
documento o
registro modificado

FIN
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8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE DESCRIPCION DE
VERSION SOLICITADO POR
APROBACION CAMBIOS
00 05/03/2018 Emisión original Coordinación HSEQ

9. REVISION Y APROBACION

Elaboró Coordinación HSEQ Revisado y Aprobó Gerente General /


Representante por la dirección

Nombre: Alexander Sánchez Rincón Nombre: Alex Manzano Lasso