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ANEXO 1. - CARTA ENTREGA DE DOCUMENTOS

(Ciudad y Fecha)

Doctor:
Miguel Velásquez Olea.
Director Ejecutivo.
Alianza Empresarial para un Comercio Seguro
BASC Bogotá – Colombia
Carrera 7 No. 32 – 33 Piso 5.
Bogotá D.C.

Es nuestro interés vincularnos a World BASC Organization - WBO, por lo cual expresamos
nuestra voluntad de afiliarnos a BASC Bogota - Colombia para implementar, certificar y
mantener el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, cuyo objetivo fundamental es
prevenir que las empresas que conforman o participan en la cadena de suministro del comercio
internacional, sean utilizadas para fines ilícitos.

Para los efectos estamos remitiendo los documentos en medio digital correspondientes a la
solicitud de admisión de nuestra organización a BASC Bogota - Colombia:

DOCUMENTOS SI NO N/A
1. Formulario de solicitud de admisión a BASC Bogotá diligenciado.

2. (Anexo 1) - Carta entrega de documentos.

3. (Anexo 2) - Carta de autorización de verificación de antecedentes junto

con listado de EMPLEADOS, DIRECTIVOS, SOCIOS Y ACCIONISTAS
en formato en EXCEL según las instrucciones del anexo.

4. Certificado de existencia y representación legal de la cámara de

comercio (con vigencia menor a 30 días)

5. Fotocopia del Registro Único Tributario – RUT, por favor enviar completo.

6. Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150% del

Representante Legal Principal , Suplente y Gerente, en caso de ser una
persona extranjera deberá presentar fotocopia de pasaporto o
documento oficial.

7. Portafolio de Servicios o Productos (Brochure).

8. (Anexo 3) - Carta suscrita por el Representante Legal (con no más de 60

días de expedido), en donde se afirme que no existen procesos penales
relacionados con la Ley 30 de 1986 ni con los artículos 323 al 326 de la
ley 599 de 2000 contra la empresa, ni sus socios, ni sus representantes
legales.
9. Referencia Comercial expedida por un cliente y un proveedor certificados
BASC en Colombia, observación si no cuenta con relaciones con
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empresas BASC deberá presentar 2 cartas de clientes y 2 cartas de

proveedores de Empresas legalmente constituidas en Colombia con
operación activa y evidenciable.

10. Certificado de carencia de informes por tráfico de estupefacientes, (si

aplica).

11. Copia de resolución, licencia de funcionamiento o habilitación vigente de

la entidad (DIAN, MINISTERIOS, SUPERINTENDENCIA, DIMAR ETC)
que regula, supervisa o autoriza a la Empresa para ejercer actividades
en Colombia, (si aplica).

12. Adjuntar juego completo de los Estados Financieros Comparativos con

notas (Estado de la Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado
de Flujo de Efectivo, Estado de Cambio del Patrimonio) de los últimos 2
años FIRMADOS por Representante Legal Contador Público y Revisor
Fiscal (si aplica) e incorporar la Certificación.

13. Declaración de impuestos de renta de los últimos dos (2) años.

14. Certificado de la composición accionaria o socios suscrita por el Revisor

Fiscal (si aplica) o Representante Legal con número de identificación,
nacionalidad y porcentaje de participación, en caso que la empresa tenga
numerosos accionistas se debe reportar como mínimo el 50% + 1,
numero cuotas y/o acciones, valor nominal de cada acción, con vigencia
menor a 30 días.

15. Constancia expedida por el Revisor Fiscal o Representante Legal donde

indique que la empresa se encuentra a paz y salvo con la seguridad
social.

16. (Anexo 4) - Certificación de Origen de Fondos de la Empresa.

17. Organigrama

Observaciones: Los documentos pendientes serán enviados dd/mm/aaaa,

Si marco alguna casilla N/A por favor explicar las razones.

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ACEPTAMOS Y TENEMOS CLARO QUE:

A. La presentación de ésta solicitud no implica aceptación por parte de BASC Bogota -

Colombia, ni de World BASC Organization (WBO), así mismo que no tienen obligación de
explicar o dar cuenta de sus decisiones de no conformidad o no aprobación de las
solicitudes de admisión.
B. Debemos proporcionar la información adicional que BASC Bogota – Colombia y World
BASC Organization (WBO) determine.
C. Está rigurosamente prohibida, sin la autorización escrita de BASC Bogota – Colombia o
World BASC Organization (WBO), la reproducción total o parcial de la información o material
suministrada por BASC, por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografía y el
tratamiento informático y la distribución de ejemplares de ella mediante alquiler o préstamo
público.
D. La solicitud de admisión tiene un costo de $ 3 SMMLV + IVA (19%) ($2.484.348 más IVA),
valor que se deberá pagar previamente a BASC Bogotá – Colombia para el inicio del
proceso, suma de dinero que no será reembolsable, independiente del resultado de la
verificación efectuada.
E. Autorizamos a BASC Bogotá – Colombia para verificar la información consignada y anexada
de la Empresa, Representantes Legales, Socios y Vinculados, ante cualquier entidad u
organismo nacional y/o internacional, y aceptamos cualquier decisión que BASC Bogotá –
Colombia tome frente a la solicitud de admisión y al proceso de certificación.
F. BASC Bogotá – Colombia procederá a realizar todos los procedimientos necesarios a la
información y documentación recibida, proceso que lleva implícitos la verificación e
inspección de todos los temas relacionados con la Empresa y cuya duración máxima se
estima en 60 días calendario, contados a partir de la entrega COMPLETA de la
documentación e información solicitada y el pago por el concepto de este servicio.
G. Concluida la verificación respectiva, si la empresa no alcanzare los estándares BASC
mínimos necesarios para aspirar a su admisión BASC, se le comunicará y se dará por
finalizada la solicitud de inscripción, sin que BASC Bogotá – Colombia esté obligado a
entregar la respectiva verificación o explicar los motivos en razón a la confidencialidad del
asunto, procediendo a su archivo y cierre correspondiente.

Cordialmente,

Firma del Representante Legal

Nombre de la Empresa
Nombre Completo Representante Legal
Número de Cédula Representante Legal
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ANEXO 2. - CARTA VERIFICACION DE ANTECEDENTES

(Ciudad y Fecha)
Doctor:
Miguel Velásquez Olea.
Director Ejecutivo.
Alianza Empresarial para un Comercio Seguro
BASC Bogotá – Colombia
Carrera 7 No. 32 – 33 Piso 5.
Bogotá D. C.

ASUNTO: SOLICITUD CONSULTA DE ANTECEDENTES DEL PERSONAL.

Yo, (Nombre del Representante Legal) identificado con C.C. No. (XXXXXXXX), actuando en
calidad de Representante Legal de la Empresa (Razón Social) con NIT No. (XXX.XXX.XXX-X),
solicito a ustedes se adelanten los trámites ante la Dirección de Investigación Judicial DIJIN de
la POLICIA DE COLOMBIA, para consultar los antecedentes de nuestro personal en sus bases
de datos y en las demás bases de datos que Uds. tengan a su disposición. Para tal fin, me
permito dejar constancia del cumplimiento de mi Empresa en todos los principios y disposiciones
contenidas en la Ley 1581 de 2.012.

Envío a su oficina el archivo en Excel indicando los nombres y números de cédulas (sin puntos)
del personal de quien solicito la consulta de antecedentes, el cual es estrictamente confidencial
y sólo procede para efectos de esta verificación. Para éste trámite, cada persona titular
previamente autorizó su estudio de seguridad y la consulta para verificación de sus
antecedentes, está debidamente informado sobre la finalidad de la autorización y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada y los soportes de la autorización reposan
en nuestra Empresa para cualquier consulta posterior y de ser necesario, están a disposición
de ustedes cuando lo requieran.

Igualmente con el presente documento autorizo a (Nombres y Apellidos), identificado con la CC

No. (XXXXXXX) quien ocupa el cargo de (XXXXXXXXX), y mantiene el correo electrónico
(indicar email – únicamente correo electrónico corporativo) para que bajo los mismos
parámetros del cumplimiento de la Ley 1581 de 2.012, firme también las posteriores solicitudes
de consulta de antecedentes a BASC.

Cordialmente,

Firma del Representante Legal o Suplente del RL.

Nombre Completo Representante Legal o Suplente del RL.
Número de Cédula Representante Legal o Suplente del RL.

Firma del Funcionario Autorizado.

Nombre Completo Funcionario Autorizado
Número de Cédula del Funcionario Autorizado
Cargo del Funcionario Autoriza y Número de Teléfono directo
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INSTRUCCIONES LISTADO DE EMPLEADOS, DIRECTIVOS, SOCIOS Y ACCIONISTAS

Relacionar información abajo descrita de SOCIOS O ACCIONISTAS, JUNTA DIRECTIVA,

ALTOS GERENTES, DIRECTIVOS Y EMPLEADOS, de su Empresa en un formato Excel, en el
siguiente orden así:

Columna 1: Consecutivo.
Columna 2: Primer Nombre.
Columna 3: Segundo Nombre.
Columna 4. Primer Apellido.
Columna 5. Segundo Apellido.
Columna 6: Número de Documento de Identificación, sin espacios, sin puntos y sin comas.

 En el encabezado incluir tres filas: Fila 1; Solicitud de Consulta de Antecedentes, Fila 2

Nombre de la Empresa, Fila 3; NIT de la Empresa y E-mail corporativo para notificación
de resultados y Fila 4; Nombres y Apellidos del Representante Legal o Funcionario
Autorizado para consultar antecedentes.

SOLICITUD DE CONSULTA DE ANTECEDENTES

Nombre Empresa solicitante:

NIT: E-mail:

Nombre Representante Legal o Autorizado:

Numero de
Primer Segundo Segundo
No. Primer Apellido Documento de
Nombre Nombre Apellido
Identificación

5
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ANEXO 3. - DECLARACION DE PROCESOS PENALES

(Ciudad y Fecha)

Doctor:
Miguel Velásquez Olea.
Director Ejecutivo.
Alianza Empresarial para un Comercio Seguro
BASC Bogotá – Colombia
Carrera 7 No. 32 – 33 Piso 5.
Bogotá D. C.

ASUNTO: DECLARACION DE PROCESOS PENALES.

Yo, (Nombre del Representante Legal) identificado con C.C. No. (XXXXXXXX), actuando como
Representante Legal de la Empresa (Razón Social) con NIT No. (XXX.XXX.XXX-X), declaro
bajo gravedad de juramento y de manera voluntaria que no existen procesos penales
relacionados con el narcotráfico, terrorismo, lavado de activos, contrabando, la Ley 30 de 1986,
ni con los artículos 323 al 326 de la ley 599 de 2000 contra la Empresa, sus Socios o Accionistas,
Miembros de Junta Directiva, Representantes Legales, altos Gerentes y Directivos.

Cordialmente,

Firma del Representante Legal

Nombre de la Empresa
Nombre Completo Representante Legal
Número de Cédula Representante Legal
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ANEXO 4. DECLARACION ORIGEN DE FONDOS

(Ciudad y Fecha)

DECLARACIÓN ORIGEN DE FONDOS

Yo,________________________ identificado(a) con el documento de identidad Nro.

___________________________, expedido en ____________________________, obrando
en representación legal de la Empresa (Razón Social) con NIT No. (XXX.XXX.XXX-X), según
certificado de existencia y representación, de manera voluntaria y dando certeza de que todo lo
aquí consignado es cierto, realizo la siguiente declaración de origen de fondos y actividades
licitas

1. Declaro que los recursos o bienes que manejo y mis recursos propios no provienen ni
se destinan al ejercicio de ninguna actividad ilícita o de actividades conexas a lavado de
activos provenientes de éstas o de actividades relacionadas con la financiación del
terrorismo. (De las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma
que lo modifique o adicione)

2. Que realizó todas las actividades encaminadas a asegurar que todos los
Socios, Directivos, Administradores, Empleados, Miembros de Junta etc, y los recursos
de estos no se encuentren relacionados, provengan, de actividades ilícitas,
particularmente de lavado de activos o financiación de terrorismo.

3. No admitiré que terceros efectúen depósitos en las cuentas de la empresa, con fondos
provenientes de las actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o
en cualquier norma que lo modifique o adicione, ni efectuaré transacciones destinadas
a tales actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas.

Bajo a gravedad de juramento manifiesto que los datos aquí consignados obedecen a la
realidad, por lo que declaro haber leído, entendido y acatado el presente documento.

En constancia firmo a los ___________________días del mes de

_____________________de ________________en la cuidad de_________________.

Firma del Representante Legal

Nombre de la Empresa
Nombre Completo Representante Legal
Número de Cédula Representante Legal
Huella de C.C