0695 - Gid

Formador: Daniel Malaca
0695 – Gestão Informatizada de

Documentos
0695 – Gestão Informatizada de Documentos Formador: Daniel Malaca
1. Definições de documentos e arquivos

2. Programas de GID (Gestão Informatizada de documentos)
3. Base de Dados em Excel
4. PDF
5. Digitalização
6. Assinatura Digital
7. E-mail
8. Dropbox
O que é a Informação?
A informação é um conjunto organizado de dados, que constitui uma mensagem sobre
um determinado fenómeno ou evento. A informação permite resolver problemas e tomar
decisões. Como tal, outra perspectiva indica-nos que a informação é um fenómeno que
confere significado ou sentido às coisas, já que através de códigos e de conjuntos de
dados, forma os modelos do pensamento humano.
O que é um documento?
O documento é uma unidade constituída pela informação e pelo seu suporte, ou seja,
é a informação registada num suporte que possua uma finalidade de servir de prova.
O que é um arquivo?
Pode definir-se arquivo como: o Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua
data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo
público ou privado, em função da sua atividade e conservado para efeitos
administrativos (provas, informação ou fontes de pesquisa).
Os arquivos nascem da necessidade de servir de garantia dos direitos da instituição ou

da pessoa - valor primário - mas, com o decorrer do tempo transformam-se em fontes
históricas da instituição ou pessoa - adquirem assim um valor secundário.
Em termos empresariais, o arquivo designa:
• O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, asseguram a

organização sistematizada da informação/documentação, a sua conservação, o seu
acesso e consulta;
• O conjunto de documentos que são conservados pela empresa segundo métodos de
classificação e durante períodos de tempo predeterminados pela lei ou pelas suas
conveniências.
• O local onde esses documentos são conservados.
Se um arquivo é um conjunto de documentos, retirar um documento do arquivo,

do contexto onde ele foi recebido ou produzido, é retirar-lhe toda a razão da sua
existência, ao mesmo tempo que se retira valor ao arquivo no seu conjunto.
A principal intenção de um arquivo administrativo não é a de um serviço fazer história,

mas a de provar que cumpriu as suas funções e que as cumpriu de forma regulamentada.
No que diz respeito aos suportes, os arquivos são bastantes diversificados , tendo como
principais exemplos, documentos em formato papel, fotografias, CD s, microfilmes,
cassetes, entre outros. Por sua vez, estes suportes acarretam problemas diversos que
dizem respeito quer ao nível de conservação quer ao nível do valor legal.
A expansão e a diversificação da entidade produtora bem como a multiplicação de

documentos trazem para primeiro plano o problema da avaliação e da seleção natural
uma vez que não se pode conservar tudo.
Todas estas características do documento de arquivo fazem com que, a nível do seu
tratamento, seja muito complicado a normalização dado que cada arquivo e seus
documentos são tratados de acordo com o contexto em que está inserido.
Resumindo, quais as funções de um arquivo?

• Ordenação da documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos
documentos;
• Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços, à
medida que a documentação se vai desactualizando;
• Controlar os atos administrativos;
• Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento
adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições
ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes (sob a ação da humidade,
calor e frio, entre outros).
Classificação de Arquivos
• Quanto à forma de organização;
• À frequência de consulta;
• À posição dos documentos;
• Ao grau de Informatização
Classificação de Arquivos
Entende-se por classificação: o processo pelo qual se torna possível dispor de uma
forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua
posterior identificação, localização e consulta. Por outras palavras, é um método que
permite ordenar os vários elementos de um conjunto de acordo com as suas
semelhanças e diferenças, agrupando o que é semelhante e separando o que é
diferente.
Classificação de Arquivos –
Quanto à forma de organização
• Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se
normalmente centralizado num único sector, comum aos vários departamentos;
• Descentralizados – Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um

arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da
Administração/gestão (Exemplo: ERP – Sistemas Integrados de Gestão Empresarial –
Enterprise Resource Planning)
• Mistos – Combinação dos dois sistemas

Quanto à frequência de consulta
• Ativos – são constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso;
• Semi-ativos – dizem respeito aos documentos com baixo índice de consulta, ou

de consulta periódica;
• Inativos ou Mortos - contêm documentação que por razões de ordem fiscal,

jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em
casos especiais.
Quanto à posição de documentos
• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em

estantes ou armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em
arquivos semi-ativos/inativos, uma vez que são de difícil acesso);
• Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a

ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers,
caixas de cartão, livros, vídeos, etc.) (Convencional);
• Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado
em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa
estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou
encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);
• Rotativos – os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo

(vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste
caso normalmente guardado em armário próprio. Este sistema é utilizado em serviços
com exigências consultivas de rapidez e avultado número de documentação.
Existem sistemas rotativos automáticos com motor incorporado e equipados com
dispositivos de selecção, que permitem o acesso mais rápido a documentação a consultar.
Os sistemas rotativos automáticos têm como principais desvantagens, o facto de
exigir pessoal especializado para o seu manuseamento, o de ocupar muito espaço, serem
caros e com custos de elevados de manutenção.
A Eficácia e Utilidade no Arquivo
Os Sistemas anteriormente descritos ajudam no controlo da eficácia e da utilidade de
um arquivo. Embora se possa pensar o contrário, a eficácia e a utilidade são
susceptíveis de mensuração, mediante a aplicação de dois tipos de fórmulas, muito
simples, que nos proporcionam um coeficiente de eficácia e de utilidade.
A utilização destas fórmulas só poderá ser realizada se o movimento do expediente do

arquivo for registado diariamente, de forma a se obterem dados estatísticos mensais,
trimestrais ou com outra periodicidade que, aplicadas às formulas, nos dão a
possibilidade de conhecer os coeficientes anteriormente enunciados.
Coeficiente de Eficácia
0,5
Coeficiente de Utilidade
O coeficiente de utilidade ou de frequência é um índice que, como o próprio nome o
indica, serve unicamente como indicador da importância que o arquivo tem para a
organização que serve. Este coeficiente é determinado pela seguinte fórmula:
Quanto ao grau de informatização
• Não informatizados ou tradicionais;

• Parcial ou totalmente informatizados.
Documentos Electrónicos
Define-se como Documento electrónico todo o documento produzido em computador

integrado em sistemas e redes, não tendo existência própria se for deslocado do
sistema de informação e do arquivo que lhes deu origem. Um documento electrónico
não é perceptível por si só, sendo acessível através de um sistema intermediário –
hardware e software – que permitirá a sua descodificação e compreensão por parte
do utilizador.
Documentos Electrónicos
Também se consideram documentos electrónicos, todos aqueles que são provenientes

da transposição ou reconversão digital, ou seja, os documentos em papel que são
submetidos a digitalização por aspectos logísticos relacionados com a economia de
espaço, fácil manuseamento e acesso à informação.
O documento electrónico é produzido, transmitido e conservado em formato digital,
permanecendo ao longo do seu ciclo de vida na dependência do sistema informático
que o elaborou..
Todo o documento electrónico possibilita o acesso, recuperação da informação e a
criação de espécies documentais diversificadas e complexas em relação aos ocumentos
tradicionais. Estes documentos dividem-se em três grandes grupos:
• Documentos simples ou lineares: são aqueles que normalmente suportam informação

registada sob uma única forma – documentos textuais, gráficos e imagens;
•Documentos não lineares: são documentos que integram informação proveniente de

documentos de qualquer outro tipo. Exemplos:
Documentos de texto que contêm folhas de cálculo ou parcelas retiradas de bases
de dados;
Documentos dinâmicos com ligação à localização original, para que, sempre que
são alterados na fonte essa alteração seja automaticamente reproduzida no
documento;
Todo o documento electrónico possibilita o acesso, recuperação da informação e a
criação de espécies documentais diversificadas e complexas em relação aos ocumentos
tradicionais. Estes documentos dividem-se em três grandes grupos:
Bases de dados: são um conjunto estruturado de informação que pode atingir elevados
graus de complexidade, mediante a utilização das suas capacidades hierárquicas,
relacionais, multimédia e de orientação para objectos
Suportes, Formatos e Compressão
Tendo como referência o ciclo de vida dos documentos, na fase activa os documentos
produzidos e de valor probatório, são muito manipulados e consultados. Nesta fase os
documentos electrónicos são normalmente mantidos no disco rigido, servidores ou em
ambientes individuais de trabalho conectados em rede. Estes documentos são
recuperáveis com um grau de rapidez elevado.
Na fase intermédia ou semi-activa, os documentos são menos utilizados e a

percentagem de recuperação diminui substancialmente. Nesta fase os documentos
electrónicos são transferidos para suportes magnéticos ou ópticos, facilmente acessíveis.
Na fase inactiva os documentos são armazenados em locais especificamente

concebidos para esse fim, (com condições especiais de manutenção) em suporte
magnético e óptico.
As fases anteriormente enunciadas servem para focar o problema da migração

documental. Este problema coloca-se, principalmente, nas duas últimas fases, em
virtude do elevado grau de desactualização dos suportes, formatos e aplicações
informáticas. Neste caso impõe-se a migração periódica para novos suportes e
aplicações informáticas actualizadas que preservem a sua estrutura inicial, autenticidade
e legalidade.
Suportes
Consideram-se três tipos de suporte:

• Papel
• Filme
• Suportes digitais
- Magnéticos
- Ópticos
Na avaliação dos documentos tendo em conta o seu suporte, deve-se proceder com
cautela e a sua análise deve focar três aspectos essenciais e interligados:
• O valor arquivístico;
• Os prazos de conservação especificados;
• A frequência de utilização dos documentos

A transposição para papel de documentos digitais constitui um processo oneroso e

economicamente desaconselhável, já que podem existir documentos electrónicos cuja
impressão é impraticável por perda de informação com três componentes essenciais
(conteúdo, estrutura, contexto) e ser destituída de sentido quando se trata de
documentos lineares ou bases de dados.
No caso do microfilme, este é utilizado se os documentos de conservação permanente

são pouco consultados e como forma de reduzir os custos de armazenamento de
documentos em formato de papel.
Os documentos electrónicos devem ser conservados em formato digital (magnético e

óptico) quando:
Formatos
O formato em que os documentos devem ser armazenados constitui um problema

controverso a nível internacional. Resume-se entre manter os formatos originais de
produção documental ou proceder a conversão dos documentos para formatos
normalizados como: SGML (Standard General Markup Language), HTML (Hypertext
Markup Language), SQL (Strutured Query Language) ou outros.
O problema coloca-se a nível da transferência de documentos. A opção pelos formatos

standard, permite uma maior interoperabilidade e potabilidade entre diferentes
sistemas, mantendo-se inalterada a estrutura do documento.
Ao adoptarem-se formatos de origem proprietária (comerciais), pode pôr-se em causa a
estrutura do documento e o aumento do seu custo de operabilidade.
Formatos
A dúvida que surge é, se será mais vantajoso manter os documentos no seu formato
proprietário e proceder a actualizações periódicas, ou se se deve adoptar por formatos
normalizados que permitam uma maior estabilidade dos documentos. A resposta a esta
pergunta dependerá da política arquivística implementada pelo organismo ou instituição
na execução dos seus objectivos.
Não restam dúvidas que a utilização de arquitecturas abertas e formatos standard

representam uma mais-valia na estabilidade, interoperabilidade:
Formatos
• Possibilitam uma maior troca entre os diversos sistemas electrónicos;
• Permanecem em utilização mais tempo que o software comercial e permitem maiores

intervalos entre migrações de documentos electrónicos para novos formatos.
Ao optar-se por formatos standard, terá que se avaliar qual será o mais adequado em
relação a tipologia do documento (texto, gráfico, multimédia e outros).
Correio Electrónico
Esta aplicação destinada à transmissão de mensagem entre computadores tornou-se um

veículo privilegiado de transmissão e transferência de informação, devido à facilidade e
rapidez de comunicação. Passou a constituir parte integrante do sistema de arquivo e
devem instituir-se normas para a sua gestão arquivística em conjunto com a
correspondência via postal.
O plano de classificação adoptado e as tabelas de selecção e de eliminação de
documentos devem conter este tipo de documentação.
Correio Electrónico
A gestão do correio electrónico deve ter em conta a sua especificidade e basear-se nas
seguintes regras:
•Conservação dos respectivos elementos meta-informativos (envelope electrónico)

que contem informações que definem a sua contextualização tanto da entidade
produtora como da destinatária;
•Se na instituição não existir um sistema de arquivo organicamente reconhecido,

deve-se proceder a impressão das mensagens e respectivos ficheiros que sejam
relevantes para a instituição;
Digitalização
A digitalização é um processo que um sistema de informação deve equacionar

nomeadamente no que diz respeito à:
Conversão de toda a documentação quer a produzida quer a recebida em formato

digital implementado uma Gestão Electrónica de Documentos (GED).
Conversão de toda a massa documental existente em formato papel para o digital.

Em quaisquer dos casos a conversão digital é um procedimento que tem de ser

criteriosamente estudado, planeado e relacionado com o objectivo de proporcionar uma
maior eficácia documental no acesso, gestão e distribuição da informação.
Classificação de documentos
Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna possível dispor de uma
forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua
posterior identificação, localização e consulta.
A classificação é a operação pela qual se atribui ao documento um dado código

designativo do seu assunto principal associando-o física ou intelectualmente a outros
documentos.
Para que a classificação documental funcione e seja plena de eficácia na recuperação
dos documentos existe um pequeno número de regras básicas que devem ser atendidas
no sentido de se manterem os documentos ordenados:
• Os documentos devem ser classificados dentro dos dossiers e estes devem estar
classificados entre si;
• Não existem peças isoladas, todo e qualquer documento pertence a um conjunto
coerente, o dossier;
• Os dossiers comportam sempre uma ordem interna: ordem cronológica, alfabética,
numérica, etc.
• Os dossiers de negócio ou de estudo, na sua especificidade, compõem-se de sub-
dossiers que correspondem às etapas ou outros aspetos da condução do negócio ou
estudo;
• A manutenção material do dossier necessita das seguintes precauções:
. Escrever o título do dossier na lombada;
. Manter a ordem interna porque uma peça tirada para consulta deve ser posta
no seu lugar; agrafar o conjunto carta e resposta;
. Utilizar separadores para agrupar os sub-dossiers;
. Não tirar definitivamente as peças para abrir outros dossiers - utilizar sempre
fotocópias.
Codificação de documentos
Quando se apresenta o plano de classificação junta-se sempre um índice de assuntos. O

índice é um documento que regista, de acordo com uma ordenação pré-estabelecida
(sequencial ou sistemática), os descritores, designações ou títulos de um documento,
acompanhados das respetivas referências ou cotas.
A codificação apresenta-se de grande utilidade porque a elaboração de um sistema

de codificação numérico ou alfabético serve para distinguir as rubricas do plano de
classificação. Assim, cada dossier deverá ter uma codificação que será a sua identificação.
A Codificação escolhida deve ser sempre simples, de fácil atribuição e de fácil leitura.
Existem diferentes métodos de codificação mas os principais são:
Códigos alfabéticos - são sistemas fechados porque têm limitações na quantidade de

símbolos que podem ser usados - 26 - pelo que dificilmente se adaptam a uma
estrutura hierárquica;
Códigos numéricos - com utilização da classificação numérico decimal em que faz

corresponder aos diferentes níveis de um plano de classificação números e decimais
significativos. Está limitado a um máximo de 4 divisões por nível.
Ex.: Classe - 40 000
Subclasse - 41 000
Divisão - 41 200
Subdivisão - 41 230
Ou com utilização da classificação numérica por blocos sequenciais que tem a vantagem
de ser completamente aberto, do número 1 a infinito.
Ex.: Classe - 1.
Subclasse - 1.1.
Divisão - 1.1.2.
Subdivisão - 1.1.2.3.
Códigos alfanuméricos - fazem a combinação de códigos alfabéticos e numéricos,

com inúmeras variações possíveis.
Ex.: Classe - HUM
Subclasse - HUM - 1000
Divisão - HUM - 1200
Subdivisão - HUM - 1230
Ordenação de documentos
É a fase seguinte à classificação e consiste em agrupar a documentação segundo o

esquema de classificação adotado, a fim de os relacionar e colocar em determinada
unidade de instalação (pastas, caixas, maços, dossiers, etc.).
O que determina a ordenação interna de um fundo é, numa primeira fase, a estrutura

organizacional, obedecendo a seguir à tipologia documental, aliada à função que a
determina o que dá origem a diferentes sistemas de ordenação.
Estes sistemas de ordenação podem ser de diferentes tipos:

• Ordenação Alfabética;
• Ordenação Cronológica;
• Ordenação Geográfica;
• Ordenação Numérica;
• Ordenação Ideológica;
Existem ainda, outros sistemas de ordenação, tais como:

• Ordenação Automática;
• Ordenação Alfanumérica
Ordenação Alfabética:
Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto.

É um método fácil, lógico e prático
Podemos utilizar a ordenação com base no apelido ou numa palavra- chave (escolas
secundárias, particulares, preparatórias e universitárias).
Vantagens:
•Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes nem subclasses e o
único elemento necessário para classificar o material é o nome das coisas a classificar
firma ou nome da pessoa).
•Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma das mais
Tradicionais)
•Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exato).
•Baixo custo (o material pode ser arquivado em suportes simples).
•Possibilidade de encontrar facilmente uma posição.
Ordenação Alfabética:
Desvantagens
• Os critérios de ordenação do material não são inequívocos (é fácil surgirem dúvidas,
serem cometidos erros, e que aqueles que classificam efetuam sucessivamente a
procura não sigam os mesmos critérios).
• Se o material for muito, a classificação tem de ser feita por pessoas práticas neste tipo
de trabalho.
• Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonímia (repetição
dos mesmos nomes).
Resumindo, a classificação por nome em ordem alfabética é aconselhável como único

sistema para a ordenação do material quando:
• Este não é muito;
• As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.
Regras de classificação por ordem alfabética
Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se seguir
certas regras:
1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja,

primeiro o último nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam.
Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.
Ex: Barbosa, Aníbal

Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo
2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van,
Vanden, Von, etc), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como
parte integrante do nome
Ex: Oliveira, Carlos Santos de

Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ligados ou não por
hífen, não são separados
Ex: Castelo Branco, Sérgio

Vilas Boas, Heitor
4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-

se o apelido inteiro seguindo a ordem normal.
Ex: Santa Rita, Luís

Santo António, Joaquim
5 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados
entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetização.
Ex: Araújo, Paulo (General)

Estado de São Paulo (O)
Afonso, Sónia (Eng)
6- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde

ao da família do pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)

Hernandes Xavier, José
7- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem
em que se apresentam.
Ex: Al Bem Abib
8 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra.
Ex: Sant’Ana, Armindo
Lê-se e arquiva-se Santana
9 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam

Ex: Álvaro Costa & Cª
Barbosa Sousa, Ldª
10 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as
letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam
fosse uma palavra.
Ex: ANJE
CDU
11 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do seu nome

por extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá adotar pela forma de
entrada que melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos
12 – A correspondência recebida de secção divisão ou departamento de uma

empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento.
Ex: ANJE – Divisão de Pessoal
13 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da
empresa seguindo das regiões em que se encontram.
Ex: ANA Faro
ANA Lisboa
14 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados

como se apresentam.
Ex: Banco de Portugal
Universidade do Algarve
15 – Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser

precedidos do nome do país.
Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress
Inglaterra – Red Cross
18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no fim,

devem ser considerados como se estivessem escritos por extenso.
Ex: Ferragem dois irmãos
Inseticida mata Sete
Ordenação Cronológica:
Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (anos, meses,

dias, semanas, horas).
Com base na data de emissão e de receção.
Exemplo: arquivo de correspondência, letras a receber, cheques
Vantagens
• Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;
Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso saber a data em que foi
colocado ou então percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser
adotado quando:
O material a classificar é limitado
Quando é possível conhecer aproximadamente a data da classificação
A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se tem que classificar
documentos de carácter financeiro.
Ordenação Geográfica:
A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou destino geográfico (países,

regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas).
Ex.: Arquivo de vendas para a Tunísia.
Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que mantêm
correspondência com várias filiais ou agências em várias zonas e ainda para firmas de
transporte de cargas e mercadorias.
Ordenação Numérica:
Utiliza a numeração dos documentos conforme a ordem de entrada.

Muito utilizado para a ordenação de revista, impressos, aos quais se atribui um número
de entrada.
Vantagens:
Permite a classificação de um modo indefinido
Ao contrário da alfabética, possibilita a deteção imediata da falta de um
processo
Permite um menor nº de arquivamentos errados, pois torna-se mais fácil ler
números do que letras;
As operações de arquivo são mais rápidas
Desvantagens
Torna-se quase impossível detetar um documento quando por lapso se lançar um nº
errado de processo.
Ordenação Ideológica:
Também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-se,

fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os
documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados
segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma
alfabética.
Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer um planeamento

prévio além de requisitos como:
• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as
atividade da mesma;
Ordenação Automática:
Caracteriza diversos objetos de uma coleção organizando-os por séries de atributos

(data, forma, língua, domínio, e outros).
Este sistema é mais utilizado em Bibliotecas.
Ordenação Alfanumérica:
• Resulta da combinação dos sistemas de classificação alfabética e numérica.

• Baseia-se, na atribuição de um número ou conjuntos de números a uma determinada
classe alfabética para posterior arquivamento e localização.
• A letra é o elemento principal, enquanto o número é secundário.
Exemplo:
O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al
O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl
O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz
O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl
O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz
E assim sucessivamente...
Ex: Se quisermos localizar um processo referente a Costa, José Gonçalves, temos de o
procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontra-se arquivado por ordem
alfabética.
Novas tecnologias em arquivo

A explosão documental das últimas décadas tem levado a uma cada vez maior procura
de soluções adequadas para dois grandes problemas:
• A escassez de espaço para armazenar tanta documentação;

• A necessidade cada vez maior de partilha da informação, que permita uma tomada de
decisões rápidas.
Nos nossos dias a evolução dos suportes de informação faz coexistir papel, filmes,
suportes magnéticos, vídeo, disco, etc.
Novas tecnologias em arquivo -
GID
É no sentido de procurar gerir a explosão documental que surge a Gestão Informatizada
dos Documentos - GID que tem as seguintes funções principais:
 Preservar os documentos;
 Organizar os documentos de forma digital;
 Agilizar a busca de qualquer documento;
 Lidar com qualquer tipo de documento;
 Somente as pessoas autorizadas terão acesso ao documento;
 Acompanhar o uso do documento através de workflow.
Em suma, um sistema de GID deve permitir uma boa gestão dos documentos de
arquivo. A reorganização do serviço de arquivo é uma das prioridades a ter em conta,
sempre que se quer adotar uma solução de GID.
Outras das prioridades a ter em conta é a formação das pessoas que vão operar com o
sistema. O custo também deve ser tido em conta, não devendo também ser esquecidas
as atualizações e a manutenção do mesmo.
Resumo – o que é o GID?
GID (Gestão Informatizada de Documentos) é uma tecnologia que produz um meio de

facilmente, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em
documentos.
O sistema GID permite aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura que
somada à capacidade de gerir documentos, é uma ferramenta indispensável para a
Gestão do Conhecimento e Conteúdo.
Requisitos específicos do GID
• Implementação de migrações periódicas de aplicações e suportes para garantir acesso

continuado;
• Adoção de aplicações e formatos normalizados para criação/transmissão e
armazenamento dos documentos, para garantir maior longevidade e interoperabilidade;
• Adoção de suportes normalizados para armazenamento, por forma a não permitir
alterações subsequentes e garantir integridade e autenticidade na preservação a longo
prazo;
• Implementação de procedimentos de segurança - privilégios de acesso, sistemas de
auditoria eletrónica - para garantir a autenticidade dos documentos;
GID
Como funciona?
Estatísticas: Papel vs Bits

• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano a procurar documentos;
• Fazem–se em média, 19 cópias de cada documento;
• Gastam–se 500€ para recriar cada documento perdido;
• A imagem de um documento digitalizada a 200dpi (pixeis por polegada) e comprimida
a 10:1 requer 100KB de armazenamento.
• Um gigabyte acomoda cerca de10 mil imagens;
• 500 páginas de texto requerem 1MB de armazenamento;
• Um arquivo de quatro gavetas, com 2500 folhas de papel por gaveta, comporta, em
média, 10 mil imagens de documento, isto corresponde a 13 mil páginas de
documentos;
• Estudos revelam que os escritórios dos EUA criam cerca de 1 bilião de páginas de
papel por dia;
• Segundo uma pesquisa Estatística, somente nos EUA, esse total é constituído de 600
milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões
de documentos diversos
DROPBOX
Dropbox é um serviço para armazenamento e partilha de arquivos. É baseado no

conceito de "computação em nuvem" ("cloud computing"). Ele pertence à Dropbox Inc.,
sediada em San Francisco, Califórnia, EUA.
A empresa desenvolvedora do programa disponibiliza centrais de computadores que
armazenam os arquivos dos seus clientes. Uma vez que os arquivos sejam devidamente
copiados para os servidores da empresa, passarão a ficar acessíveis a partir de qualquer
lugar que tenha acesso à Internet. O princípio é o de manter arquivos sincronizados
entre dois computadores que tenham o Dropbox instalado.
Em 2012 sentiu um impacto da concorrência das gigantes Microsoft, com o SkyDrive, e

da Google, com o Google Drive.
DROPBOX
O Dropbox é um serviço freemium (o cliente tem a opção de usá-lo gratuitamente,

mas pode pagar para obter algumas funções extra) de armazenamento remoto de 2 GB
de arquivos e pode até 100 Gb pagando ( fonte yahoo ). Os arquivos podem ser
carregados nos servidores do Dropbox a partir de qualquer dispositivo que possua o seu
software e conexão com a internet, a partir daí, esses arquivos podem ser acessados de
qualquer dispositivo com internet. Além da sincronização dos arquivos, o Dropbox
mantém as versões anteriores, permitindo que o cliente retorne a uma versão mais
antiga dos seus dados, isso é muito útil no uso de ficheiros do office.
Computação em nuvem
O conceito de computação em nuvem (em inglês, cloud computing) refere-se à

utilização da memória e das capacidades de armazenamento e cálculo de computadores
e servidores compartilhados e interligados por meio da Internet.
O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de qualquer

lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas
ou de armazenar dados. O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através
da Internet - daí a alusão à nuvem.
Num sistema operativo com disponibilidade de Internet, a partir de qualquer

computador e em qualquer lugar, pode ter-se acesso a informações, arquivos e
programas num sistema único, independente da plataforma. O requisito mínimo é um
computador compatível com os recursos disponíveis na Internet. O PC torna-se apenas
um chip ligado à Internet — a "grande nuvem" de computadores — sendo necessários
somente os dispositivos de entrada (teclado, rato) e saída (monitor).
TeamViewer
O TeamViewer é um ótimo aplicativo para o acesso remoto, especialmente pela sua
simplicidade de uso. Ele pode ser um excelente aliado para técnicos e instrutores,
evitando a necessidade de levar a máquina até ao local. Também pode ser uma boa
alternativa para reuniões e apresentações de projetos entre grupos, sem precisar reunir
as pessoas num local físico.
A conexão é feita em dois passos, o que possibilita o uso mesmo para quem não tem
maior experiência com o acesso remoto. O que poderia ser considerado como um
problema, nesse caso, é o ID e a senha pré-definidos, que podem ser esquecidos,
dificultando o acesso. Ainda assim, como ele é renovado a cada uso, na pior das
hipóteses basta reiniciar o aplicativo.
Assinatura Digital
A assinatura digital é usada para autenticar informações digitais — como documentos,
emails e macros — usando a criptografia de computador. As assinaturas digitais ajudam
a fornecer as seguintes garantias:
Autenticidade - A assinatura digital ajuda a garantir que o signatário é quem ele

afirma ser.
Integridade - A assinatura digital ajuda a garantir que o conteúdo não foi alterado
nem violado desde que foi assinado digitalmente.
Não-repúdio - A assinatura digital ajuda a provar a todas as partes a origem do

conteúdo assinado. O termo "repúdio" é quando o signatário nega qualquer associação
com o conteúdo assinado.
Assinatura Digital
Para que essas garantias sejam fornecidas, é necessário que o conteúdo seja assinado
digitalmente pelo seu criador, que deverá utilizar uma assinatura que atenda aos
seguintes critérios:
• A assinatura digital deve ser válida.

• O certificado associado à assinatura digital deve ser atual (não deve ter expirado).
• O signatário ou a organização signatária, conhecido como editor, deve ser confiável.
• O certificado associado à assinatura digital deve ser emitido ao editor signatário por
uma CA (autoridade de certificação) respeitável.
PDF
O que é PDF:
A sigla inglesa PDF significa Portable Document Format (Formato Portátil de

Documento), um formato de arquivo criado pela empresa Adobe Systems para que
qualquer documento seja visualizado, independente de qual tenha sido o programa que
o originou.
Por exemplo, um documento criado no Microsoft Word quando é convertido para o
formato PDF, poderá ser visualizado em outros dispositivos de forma idêntica ao
documento original, independente de ter ou não o programa Word instalado.
A grande vantagem dos arquivos PDF é a capacidade de manter a qualidade do arquivo
original, seja um texto ou uma imagem.
PDF
Para produzir arquivos no formato PDF, o usuário poderá adquirir o programa Acrobat,
gerar arquivos diretamente dos programas gráficos (Photoshop, Illustrator, CorelDraw,
etc.), ou ainda, converter outros formatos além do Word, como imagens com a extensão
.png ou documentos HTML.
Acrobat Reader é o programa de leitura de PDF e é distribuído gratuitamente pela

Adobe. É através deste programa que o usuário consegue visualizar ou imprimir um
documento que tenha a extensão ".pdf".

0695 - Gid

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Formador: Daniel Malaca

0695 – Gestão Informatizada de

1. Definições de documentos e arquivos

Os arquivos nascem da necessidade de servir de garantia dos direitos da instituição ou

Em termos empresariais, o arquivo designa:

• O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, asseguram a

Se um arquivo é um conjunto de documentos, retirar um documento do arquivo,

A principal intenção de um arquivo administrativo não é a de um serviço fazer história,

A expansão e a diversificação da entidade produtora bem como a multiplicação de

Resumindo, quais as funções de um arquivo?

• Quanto à forma de organização;

• À posição dos documentos;

• Descentralizados – Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um

• Mistos – Combinação dos dois sistemas

• Semi-ativos – dizem respeito aos documentos com baixo índice de consulta, ou

• Inativos ou Mortos - contêm documentação que por razões de ordem fiscal,

• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em

• Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a

• Rotativos – os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo

A utilização destas fórmulas só poderá ser realizada se o movimento do expediente do

• Não informatizados ou tradicionais;

Define-se como Documento electrónico todo o documento produzido em computador

Também se consideram documentos electrónicos, todos aqueles que são provenientes

• Documentos simples ou lineares: são aqueles que normalmente suportam informação

•Documentos não lineares: são documentos que integram informação proveniente de

Na fase intermédia ou semi-activa, os documentos são menos utilizados e a

Na fase inactiva os documentos são armazenados em locais especificamente

As fases anteriormente enunciadas servem para focar o problema da migração

Consideram-se três tipos de suporte:

• Os prazos de conservação especificados;

• A frequência de utilização dos documentos

A transposição para papel de documentos digitais constitui um processo oneroso e

No caso do microfilme, este é utilizado se os documentos de conservação permanente

Os documentos electrónicos devem ser conservados em formato digital (magnético e

O formato em que os documentos devem ser armazenados constitui um problema

O problema coloca-se a nível da transferência de documentos. A opção pelos formatos

Não restam dúvidas que a utilização de arquitecturas abertas e formatos standard

• Possibilitam uma maior troca entre os diversos sistemas electrónicos;

• Permanecem em utilização mais tempo que o software comercial e permitem maiores

Esta aplicação destinada à transmissão de mensagem entre computadores tornou-se um

•Conservação dos respectivos elementos meta-informativos (envelope electrónico)

•Se na instituição não existir um sistema de arquivo organicamente reconhecido,

A digitalização é um processo que um sistema de informação deve equacionar

Conversão de toda a documentação quer a produzida quer a recebida em formato

Conversão de toda a massa documental existente em formato papel para o digital.

Em quaisquer dos casos a conversão digital é um procedimento que tem de ser

A classificação é a operação pela qual se atribui ao documento um dado código

Quando se apresenta o plano de classificação junta-se sempre um índice de assuntos. O

A codificação apresenta-se de grande utilidade porque a elaboração de um sistema

Existem diferentes métodos de codificação mas os principais são:

Códigos alfabéticos - são sistemas fechados porque têm limitações na quantidade de

Códigos numéricos - com utilização da classificação numérico decimal em que faz

Códigos alfanuméricos - fazem a combinação de códigos alfabéticos e numéricos,

É a fase seguinte à classificação e consiste em agrupar a documentação segundo o

O que determina a ordenação interna de um fundo é, numa primeira fase, a estrutura

Estes sistemas de ordenação podem ser de diferentes tipos:

Existem ainda, outros sistemas de ordenação, tais como:

Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto.

Resumindo, a classificação por nome em ordem alfabética é aconselhável como único

1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja,

Ex: Barbosa, Aníbal

Ex: Oliveira, Carlos Santos de