03/05/2016

Curso de Especialista en Sistemas de Gestión de la

Inocuidad de los Alimentos

FORMACION DE AUDITORES
EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE
INOCUIDAD ALIMENTARIA

Ing. MSc. Katherine Fuentes C.

Ing.. Msc. Katherine
25/11/15 Fuentes Cortés

Objetivo

Proporcionar conocimientos, habilidades

y actitudes para llevar a cabo
Auditorías Internas para comprobar la
eficacia de un SGIA basado en la
Norma ISO 22000:2005

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Contenido

Términos y definiciones

La norma ISO 19011

Actividades previas a la auditoría,

Realización de las actividades de la auditoría in-situ.

Interpretación de situaciones de auditoría y generación de
hallazgos
Actividades post-auditoría, informe y seguimiento de los hallazgos.

Técnicas de auditoría, competencia y habilidades auditores

Términos y
definiciones

ISO 19011: 2011

Directrices para las Auditorías de los
Sistemas de Gestión

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 OBJETIVO

Lo que se desea lograr como resultado de la auditoría y está orientado

principalmente a determinar:
 Si el SGIA se ha diseñado siguiendo los requisitos de la norma establecida
 Si se ha implementado adecuadamente

 Si está funcionando de acuerdo a lo planificado

Objetivos de la auditoria
Los objetivos definen qué es lo que se va a conseguir
durante la auditoría. Deben ser definidos por el CLIENTE de
la auditoría.

Los objetivos pueden ser:

- Satisfacer los requisitos de la norma de gestión y los
requisitos de disposiciones vigentes.
- Certificación del Sistema de Gestión.
- Cumplir con los requisitos del cliente.

Los objetivos pueden incluir:

a) Determinar el grado de conformidad del SG del
auditado, o parte de él, con los criterios de la
auditoría.
b) Evaluar la capacidad y la eficacia del Sistema de
Gestión
c) Identificar áreas potenciales de mejora.

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3.1 AUDITORIA

Registros, Proceso sistemático,

declaraciones que son independiente y
pertinentes para los
criterios de documentado para obtener
auditoría (3.2) y que evidencias de la auditoría
son verificables. (3.3) y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en
que se cumplen los criterios
Conjunto de políticas, de auditoría (3.2).
procedimientos o
requisitos, que se
usan como referencia
para comparar las
evidencias

3.4. Resultados de la evaluación de la evidencia

de la auditoría (3.3) recopilada frente a los
criterios de auditoría (3.2).
.

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3.5. Resultado de una auditoría que

proporciona el equipo auditor tras considerar los
objetivos de auditoría y todos los hallazgos de
auditoría (3.2).
.

3.13 ALCANCE

Extensión y límites
de auditoría

 Ubicación
 Unidades
 Actividades o
procesos a auditar
 Recorrido temporal

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Principios de la Auditoría
•confianza, integridad,
- Conducta ética confidencialidad, discreción

- Presentación •informar con veracidad y exactitud

ecuánime
- Debido cuidado •diligencia, juicio y competencia al
auditar
profesional
•base de la imparcialidad y objetividad de
Independencia las conclusiones

Enfoque basado •método racional para alcanzar

conclusiones ffiables y reproducibles
en la evidencia

3.8 AUDITOR:
Persona con la competencia
para realizar una auditoría.

3.6 CLIENTE DE LA AUDITORIA:

Organización o persona que
solicita una auditoría.
Auditoria
3.9 EQUIPO AUDITOR:
Uno o más auditores que
realizan una auditoría,
ayudado(s) por expertos
técnicos, si es necesario.

3.10 EXPERTO TECNICO:

Persona que aporta
conocimientos específicos o
experiencia al equipo auditor.

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3.11 PROGRAMA DE AUDITORIA:

Conjunto de una o mas auditorías planificadas
para un periodo de tiempo y dirigidas hacia un
propósito especifico.

3.12 PLAN DE AUDITORIA:

Descripción de las actividades in situ y los
preparativos de una auditoría.

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CONFORMIDAD:
Cumplimiento de un
requisito
especificado.

NO CONFORMIDAD:
Incumplimiento de
un requisito
especificado, alto
impacto en el
producto/servicio y
el desempeño del
proceso.

OBSERVACION:
Incumplimiento de un
requisito especificado que
no tiene impacto sobre el
producto/servicio y el
desempeño de un proceso.

OPORTUNIDAD DE MEJORA
Situación que no constituye
incumplimiento de un
requisito del SG pero que
de no atenderse pudiera
llegar a convertirse en una
no conformidad.

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CORRECCION:
Acción tomada para eliminar una no
conformidad detectada.

ACCION CORRECTIVA:

Acción tomada para eliminar la causa

de una no conformidad detectada u
otra situación indeseable de tal
manera de evitar que vuelva a ocurrir.

ACCION PREVENTIVA
Acción tomada para eliminar la causa
de una no conformidad Potencial de
tal manera de evitar su ocurrencia.

Tipos de Auditorías

Auditorías

Internas Externas

De Primera parte De Segunda parte

De Tercera parte

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Tipos de Auditorías

Auditorías 1ra De Primera parte

Ejm: Auditorias internas
parte
Auditorías 2da De Segunda parte
parte Ejm: Auditorias de clientes

De Tercera parte - Independiente

Auditorías 3ra Ejm: Auditorias de certificacion
parte segun ISO 22000

Tipos de Auditorías

AUDITORIA CONJUNTA:
Cuando dos o más organizaciones
cooperan en la auditoría a un solo
auditado.

AUDITORIA COMBINADA: Cuando

dos o más sistemas se auditan juntos
(Ej. Auditoría combinada de los
Sistemas de Gestión de la Calidad,
de Gestión Ambiental y de Gestión
de la Seguridad y Salud
Ocupacional).

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Beneficios
 Verificar el cumplimiento de los
requisitos aplicables a la
organización
 Comprobar que los documentos son
aplicables y aplicados
 Determinar puntos débiles del SGIA
 Detectar necesidades de
capacitación
 Analizar como funcionan las
comunicaciones
 Identificar las causas de las
desviaciones
 Proveer información para mejorar
continuamente los procesos

Actividades
previas a la
Auditoría

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ELABORACION DEL ACTIVIDADES PREVIAS A LA

PROGRAMA DE
AUDITORIA AUDITORIA

REVISION DE LA
DOCUMENTACIÓN

PLAN DE
AUDITORÍA

ACTIVIDADES
EQUIPO AUDITORIA IN-
ELABORACIÓN AUDITOR SITU
LISTAS
VERIFICACIÓN

Programa de Auditoría

El Programa de Auditorías tiene como

objetivo llevar a cabo las auditorías de
manera planificada para, por ejemplo:
- Cumplir los requisitos para la certificación
de conformidad con una norma de
sistema de gestión
- Verificar la conformidad con los requisitos
contractuales o legales
- Contribuir a la mejora del sistema de
gestión

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APLICACIÓN DEL CICLO PHVA

A LA GESTIÓN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORÍA

Actuar:
Mejora del
Planificar:
Establecimiento del
Programa de
Programa de
Auditoría
Auditoría (Planear
(eficiente y
el número de
eficaz)
auditorias)
Verificar:
Seguimiento y Hacer:
revisión del Implementación
Programa de del Programa de
Auditoría Auditoría (facilitar
los recursos
necesarios)

Amplitud de un Programa de
Auditoría
Puede variar y estará influenciado por el tamaño, la
naturaleza y la complejidad de la organización, así
como por:
a) el alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría
b) la frecuencia de las auditorias
c) el número, la importancia, la similitud y los
emplazamientos de las actividades que se auditen
d) las normas, los requisitos legales y contractuales y otros
criterios de auditoría
e) los resultados de auditorias previas
f) los aspectos lingüísticos, culturales y sociales
g) las inquietudes de las partes interesadas
h) los cambios en la organización o en sus operaciones

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Recursos del Programa de

Auditoría

Para identificar los recursos destinados al

programa de auditoría se deberían considerar:

 Los recursos financieros.

 Las técnicas de auditoría.
 Los procesos para alcanzar, mantener y
mejorar la competencia de los auditores.
 La disponibilidad de auditores y expertos.
 La amplitud del programa de auditoría.
 El tiempo de viaje, alojamiento y otras
necesidades.

Procedimientos del
Programa de Auditoría
Los procedimientos deberían tratar lo siguiente:
 La planificación y elaboración del calendario de auditorías
 El aseguramiento de la competencia de los equipos
auditores
 La selección de los equipos auditores y la asignación de
funciones y responsabilidades.
 La realización de las auditorías y el seguimiento.
 La conservación de los registros del programa de auditoría.
 El seguimiento del desempeño y eficacia del programa.
 La comunicación del avance del programa a la alta
dirección.

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Implantación de un Programa
de Auditoría
Debería incluir:
a) comunicación del programa a las partes pertinentes
b) coordinación y elaboración del calendario y otras
actividades del programa.
c) evaluación de los auditores para determinar
necesidades de formación y desarrollo profesional
d) selección de los equipos auditores
e) provisión de los recursos para los equipos
f) realización de las auditorias de acuerdo con el
programa
g) control de los registros de las actividades de la
auditoría
h) revisión y aprobación de los informes de auditoria y su
distribución
i) seguimiento de la auditoría, si procede

Ejemplos de Programas de
Auditoría
Ejemplos de programas de auditoría:

• Una o mas auditorías internas para cubrir el

sistema de gestión en un año.

• Las auditorías de segunda parte al sistema de

gestión de los proveedores potenciales de
productos críticos para un período de seis meses.

• Las auditorías de certificación y mantenimiento a

ser realizadas por un organismo de
certificación/registro sobre sistemas de gestión
dentro de un tiempo acordado entre el organismo
de certificación y el cliente.

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Competencias y
evaluación de
Auditores

7.2. Determinación de
la competencia de los
auditores
7.2.2 Comportamiento personal
7.2.3. Conocimientos y
habilidades
i. Genéricos
ii. Específicos
iii. Conocimientos del Líder
iv. Conocimientos para
auditar SIG
7.2.4. Logro de la competencia
del auditor

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Competencias según la ISO

19011

Medio Ambiente
Calidad
Conocimientos Conocimientos
Conocimientos y y habilidades
y habilidades habilidades
específicos de específicos de
genéricos 7.2.3.2 medio
la calidad
7.2.3.3 ambiente

Educación Experiencia Formación Experiencia 7.4

laboral como auditor en auditorías

7.2
Atributos personales

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7.2.3.2 Conocimientos
y habilidades genéricos

 Principios, procedimientos y
métodos de Auditoría
 Sistema de Gestión y
documentos de referencia
 Contexto de la organización
 Requisitos legales y
contractuales aplicables

7.2.3.2 Conocimientos y
habilidades específicos

 Los auditores deben aplicar la terminología, los

conocimientos y las habilidades en las áreas específicas de
inocuidad de los alimentos:
 la identificación de peligros para la inocuidad de los
alimentos;
 la evaluación de peligros;
 las metodologías utilizadas para la determinación,
implementación y gestión de las medidas de control (los
PPR, PPR operativos y PCC )
 la capacidad para evaluar la eficacia de las medidas de
control seleccionadas;

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7.2.3.2 Conocimientos y
habilidades específicos

 los PPR pertinentes para la o las categorías

consideradas;
 los principios de HACCP vigentes;
 las leyes y reglamentaciones pertinentes a la
inocuidad de los alimentos;
 productos, procesos y prácticas del sector
específico;
 los requisitos pertinentes de los sistemas de gestión
de la inocuidad de los alimentos;

7.2.3.2 Conocimientos y habilidades genéricos

del Líder
 Planificar la auditoría y hacer uso
eficaz de los recursos
 Representar al equipo auditor en
las comunicaciones
 Equilibrar las fortalezas y
debilidades
 Organizar y dirigir a los miembros
del equipo auditor
 Proporcionar dirección y orientación
a los auditores en formación
 Conducir al equipo auditor para
alcanzar conclusiones
 Prevenir y resolver conflictos
 Preparar y entregar el informe de
auditoria

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7.2.4 Logro de la competencia del Auditor

 Educación formal y formación

 Experiencia laboral (ej. trabajo de
aseguramiento de la calidad o de
Educación inocuidad de los alimentos en la
producción o fabricación de
alimentos, la venta al por menor, la
inspección, etc),
 Formación como auditor (técnicas
Formación Experiencia de auditoría ISO 19011, y las
normas pertinentes de SGIA (por
ejemplo, la Norma ISO 22000)
 Experiencia como auditor (4
auditorias con no menos de doce
días de auditorías de SGIA)).

7.2.4 Logro de la competencia del Auditor:

Requisitos
 Las organizaciones deberían
establecer los niveles de educación,
experiencia laboral, formación como
auditor y experiencia como auditor.
 Ejemplo: para auditorias internas se
debería tener como mínimo:
 Conocimiento de las normas de
SGIA
 Haber aprobado un curso de
auditorias de Sistemas de gestión y
en particular de SGIA
 Haber sido entrenado en la
realización de auditorias

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7.2.5 Líderes de los equipos Auditores

 Experiencia de la auditoría actuando

como auditor líder para desarrollar
los conocimientos y habilidades.
 Esta experiencia debería obtenerse
bajo la supervisión y orientación de
otro auditor calificado como auditor
líder.
 Debe haber realizado 3 auditorias
completas actuando como auditor
líder y con no menos de 15 días de
auditoría (en los últimos 2 años
consecutivos).

7.6. Mantenimiento y mejora de

la competencia
• Desarrollo profesional
continuo
– Está relacionado con el
mantenimiento y la mejora de
los conocimientos, habilidades
y cualidades personales.
–Experiencia laboral adicional
–Formación

• Mantenimiento de la aptitud
para auditar a través de la
continua participación en
auditorias de sistemas de
gestión.

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Buenas prácticas de
Auditoría

Buenas técnicas
de auditoria (I)

 Prepararse adecuadamente para

la auditoría.
 Llegar puntualmente al inicio de
las actividades.
 Empezar el trabajo de inmediato
luego de llegar.
 Mantener los tiempos
controlados para cumplir con el
plan
de auditoría.
 Revisar el plan de auditoría.

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Buenas técnicas
de auditoria (II)
Hacer preguntas tales como:– quién,
qué, cuándo, dónde,
 porqué, cómo?

 Hacer la misma pregunta a más de

una persona.
 Preguntar: ¿está documentado?
¿está implementado?¨...
 Luego verificar uno mismo.

 Ser observador, hacer preguntas

directas, escuchar
 atentamente y tomar buenas notas.

Buenas técnicas
de auditoria (III)
 Mantener una cara de “poker”
 Seguir la intuición cuando algo no suena o no se vé bién y

mantenerse haciendo preguntas.

 Nunca mencionar que las deficiencias son debidas a faltas

 del personal sólo relacionadas con el sistema o el

 trabajo.

 Tratar de preguntarle sobre el sistema o proceso al

 personal en el nivel adecuado.....no al Gerente General.

El auditor está equipado con dos oídos y una boca

 ...usarlos en esa misma proporción.

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Tipos psicológicos de auditados

El auditor debería lograr la empatía con las diferentes

personalidades contactadas durante la auditoría.

Debería actuar en función del entorno y hacer preguntas de

acuerdo al nivel del auditado.

En su actuación debería tratar de disminuir la

tensión que por si misma crea una auditoría.
La personalidad del auditado puede contribuir o
Perjudicar el desarrollo de la Auditoría

Situaciones y respuestas que se

pudieran encontrar

 Somos la mejor empresa.

 Respuestas cortas de “si” o “no”.

 Lo he estado haciendo así por treinta años.

 Hablemos sobre eso durante la comida.

 No me indique como operar mi negocio.

 Pruébeme que estoy haciendo algo

incorrecto.
 Perdido en los pormenores.

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Situaciones y respuestas que se

pudieran encontrar

 Cuál es el problema?.
 Yo sé las reglas.

 Perdedores de tiempo “ Regreso en

seguida ,solo espéreme”
 No recuerdo en este momento, ¿podría
regresar luego?
 La interrupción continua.

 La prueba de dureza.

 Lo tiene Juan y hoy no vino.

006

CONSEJOS PARA
UNA AUDITORÍA

 Hacer una pregunta a la vez. Esperar la respuesta antes de

continuar
 Ante una duda, seguir preguntando. No apresurarse a colocar un
hallazgo
 Destacar los aspectos positivos del área
 No poner más de una no conformidad por deficiencia encontrada
 La Auditoría toma una foto. Sólo se deben pedir evidencias
objetivas
 Si un procedimiento no se cumple, buscar la cláusula que
corresponde en la Norma
 Verificar la presencia de la documentación en el sitio de trabajo

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007
CONSEJOS PARA
UNA AUDITORÍA

 No dejarse enredar por las palabras de los auditados. Comprobar

hechos y tiempos
 Verificar también si los registros son satisfactorios
 Cuando una no conformidad pueda equivaler a 2 cláusulas posibles de
la Norma, un consejo: Ir a la más grave o a la que ayude más a la
organización; de lo contrario, dirigirse a la que refleje mejor la situación
 La poca importancia de una actividad no puede suprimir Auditorías
Internas
 Mejor que una actitud vacilante o dudosa, conviene retirarse para no
perder imagen en otras situaciones

008
CONSEJOS PARA
UNA AUDITORÍA
 No usar subjetividades ("me parece..."). Resta credibilidad/seguridad
 Exigir lo que se pide. Insistir hasta obtener lo que se pide, o bien,
obtener la negativa
 Antes de ir a una Auditoría, prepararse en el tema
 No duplicar observaciones
 Usar todas las herramientas éticas para averiguar lo necesario.
 Explicación de las no conformidades en el Informe: muy claro el “qué” y
a qué punto corresponde.

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009
CONSEJOS PARA
UNA AUDITORÍA
 Jamás utilizar: “No se hace...”. Utilizar siempre: “No se ha encontrado
evidencias de ...”
 Decir lo que se ve, no lo que se presume o se supone
 Revisar redacción de las no conformidades
 Ante desvíos, hay que tratar de volver a encaminar la situación, llevar
al orden o pedir respeto
 ¡Cuidado con las acciones reiteradas!. Esto es sólo un muestreo (salvo
que se compruebe con registros)
 En caso de equipos de auditores, respetar al Auditor Líder para hablar.
Jamás intervenir en algo que fue visto por otra persona

Actividades de la
Auditoría in-situ

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Actividades de Auditoría

Inicio de la auditoría
- Designaciones
- Definir objetivos
- Equipo auditor
- Contacto inicial con auditado
Ej ecución "in situ"
- Reunión inicial;
- Comunicaciones durante auditoría;
- Funciones y responsabilidades equipo;
- Recolección de evidencia;
- Preparación de conclusiones;
- Reunión final

Revisión de la documentación
Revisión de toda la documentación
pertinente
Redacción y distribución Seguimiento de
informe acciones correctivas y
- Preparación del informe; preventivas
- Aprobación y distribución.

Preparación de la auditoría
- Preparación del plan;
- Asignación de tareas al equipo;
- Preparar documentos de trabajo Fin de la auditoría
- Conservación documentos y registros;
- Fin de la auditoría.

Actividades
de
Auditoría

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Selección del equipo auditor

Lider del equipo auditor

Los responsables de gestionar el programa de auditoría deberían
designar un lider del equipo auditor para cada auditoría especifica

Equipo auditor
Considerar para el tamaño y composición del equipo:
a) los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de
la auditoría
b) los requisitos necesarios legales, reglamentarios, contractuales y
de acreditación o certificación, si se aplica
c) asegurarse de la independencia del equipo auditor de las
actividades a ser auditadas y evitar conflictos de intereses
d) la capacidad de los miembros del equipo auditor para
interactuar con el auditado y trabajar conjuntamente

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Selección del equipo auditor

• Para asegurar la competencia del equipo auditor

se debería:
– identificar los conocimientos y habilidades
necesarias para alcanzar los objetivos de la
auditoría
– seleccionar los miembros de tal manera que
todo el conocimiento y habilidades estén
presentes en el equipo auditor
• Si el conocimiento y habilidades necesarias no se
cubre en su totalidad por los auditores, se puede
incluir “expertos técnicos” que actúan bajo la
dirección de un auditor

Contacto inicial con el auditado

• El contacto inicial con el auditado puede ser

informal o formal y debería establecerse por los
responsables de gestionar el programa de auditoría o
por el auditor lider.
• El propósito es:
– establecer canales de comunicación
– confirmar la autoridad para efectuar la auditoria
– dar información sobre la fecha, duración y
composición del equipo auditor propuesto
– requerir acceso a documentos pertinentes,
incluyendo registros
– determinar las reglas de seguridad del lugar
– hacer preparativos para la auditoría

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Revisión de la documentación

• Antes de la auditoría en el
lugar, se debería revisar la
documentación del auditado
para determinar la
conformidad del sistema con
los criterios de auditoría.
• Si se encuentra que la
documentación es
inadecuada, el auditor líder
debe informar al auditado y a
los responsables del programa
de auditoría para que se
resuelva el problema.

Preparación de las actividades

de auditoria “in situ”

Preparación del plan de

auditoría

Asignación de tareas al
equipo auditor

Preparación de los
documentos de trabajo

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Preparación del plan de auditoría

•Que incluya:
a) Objetivos de la auditoría
b) Criterios de auditoría y los documentos de referencia
c) Alcance de la auditoría (unidades y procesos que
van a ser auditados)
d) Fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de auditoria
e) Hora y la duración de las actividades de la auditoria,
incluyendo reuniones con la dirección del auditado y
reuniones del equipo auditor
f) Funciones y responsabilidades de los miembros del
equipo auditor y acompañantes
g) Asignación de los recursos necesarios a áreas críticas
de la auditoría

Preparación del plan de auditoría

El plan debe ser revisado por el cliente y presentado

al auditado antes del comienzo de las actividades
in-situ. Cualquier objeción debe ser resuelta entre el
auditor líder, el auditado y cliente de la auditoría.

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Asignación de tareas al equipo

auditor

El auditor líder debería asignar a cada

miembro del equipo las responsabilidades
especificas de auditoria del sistema de GIA,
procesos, funciones, áreas, emplazamientos
o actividades. Se debe tomar en cuenta la
competencia y el uso efectivo de los
recursos.

Preparación de los documentos

de trabajo

Los documentos de trabajo se

deberían preparar con antelación y
pueden incluir:

a)listas de verificación y planes de

muestreo de auditoría
b) formularios para registrar la
información, tal como
evidencias de apoyo, hallazgos
de auditoría y registros de las
reuniones.

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Listas de verificación

Las listas de verificación son

instrumentos de apoyo
preparadas para mantener un
registro de que todos los
requisitos previstos de ser
verificados, fueron evaluados
efectivamente.

Listas de verificación
Ventajas:
 Recordar la información que debe ser
obtenida y los hechos que deben ser
verificados.
 Sirven como guía, no deben restringir
en el desarrollo de la auditoría
 Permite asegurar la profundidad y la
continuidad de la auditoría.
 Pueden ser específicas (área/proceso)
 Se pueden preparar invirtiendo el texto
afirmativo de la norma en pregunta.
 No debe usarse como lista de
preguntas para hacer al auditado y
luego marcar como respondidas.

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Listas de verificación
Punto de la Implemen
Norma Pregunta Documentación Eval. . Eval.
Se
Se informa de manera oportuna al EIA los
evidencia
cambios realizados (sobre el producto,
que no se
productos nuevos, sistemas y equipos de
comunica
medición, infraestructura, programa de RG.CAL.01 C CP
cambios
limpieza y desinfección, almacenamiento,
de
distribución, personal, requisitos legales y
5.6.2 insumos
reglamentarios, peligros al alimento,
Comunicación requisitos, quejas)? al EIA
Interna
No se ha
incluido la
comunicac
Se incluye esta información en la PR.DIR,01 C ión NC
actualización del SGIA y es usada como interna en
información de entrada para la revisión de la última
la dirección? Rev. Dir.

C: CONFORME
NC: NO CONFORME
CP: CUMPLE PARCIALMENTE
NA: NO APLICA

Actividades de auditoría “in situ”

Reunión de apertura

Comunicación durante la auditoría

Papel y responsabilidades de los

guías y observadores

Recopilación y verificación de la
información

Generación de hallazgos

Reunión de cierre

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Reunión de apertura
Propósito:
 Conocerse y presentar a los auditores
 Confirmar el plan de Auditoría, recorridos, horarios
 Confirmar que los recursos y medios estén disponibles
 Confirmar los procedimientos de protección laboral,
emergencias, epp
 Confirmación de la disponibilidad, funciones e
identidad de los guías
 Promover la participación activa del auditado
 Confirmar que el auditado será informado del
progreso de la auditoría
 Confirmar la confidencialidad e imparcialidad
 Método de presentación de la información y
clasificación de no conformidades.

Comunicación durante la auditoría

• Dependiendo de la complejidad de la auditoría

puede ser necesario hacer arreglos formales de
comunicación durante la auditoría.
• El equipo auditor debería periódicamente
intercambiar información, evaluar el progreso
de la auditoría y si es necesario reasignar el
trabajo entre los auditores.
• El auditor líder debería periódicamente comunicar
a la Dirección del auditado el estado de la
auditoría para poder tomar acciones en caso
necesario.
• Si surgiera un riesgo inmediato y significativo
debería comunicarse al auditado o al cliente de la
auditoría.

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Papel y responsabilidades de los

guías y observadores

Pueden acompañar al equipo auditor guías y observadores

pero no son parte del mismo. No deberían influir o interferir
en la realización de la auditoría. Los deberes de los guías
pueden incluir:
a) el establecimiento de contactos y horarios para
entrevistas
b) acordar las visitas a las partes específicas de la
organización
c) asegurarse de que las reglas y los procedimientos
de seguridad del emplazamiento son conocidos y
respetados por los miembros del equipo auditor
d) ser testigos por parte del auditado
e) dar aclaraciones y ayuda en la obtención de
información.

Recopilación y verificación de la
información
• Durante la auditoria se recopila
información por muestreo.
•Sólo la información que es
verificable puede constituir
evidencia de la auditoría y ésta
debería ser registrada como tal.
• Para recopilar información:
– Realizar entrevistas
– Observar las actividades
– Revisar documentos

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Fuentes de información

Observación de
Entrevistas con actividades,
empleados condiciones y
ambiente de trabajo.

Documentos: política, Registros: de

objetivos, inspección, actas,
procedimientos, informes auditoría,
registros. mediciones.

Programas de
Resumen y análisis de
muestreo, control de
datos e indicadores de
procesos de muestreo
desempeño.
y medición.

Informes de clientes,
otros informes
externos, calificación
de proveedores.

Determinación de evidencias
en la revision documental
Los documentos revisados pueden incluir:
 Politica de inocuidad alimentaria
 Procedimientos
 Programas (Ej: Programa de Prerrequisitos PPR)
 Instrucciones
 Planes (Ej: Plan HACCP)
 Métodos y especificaciones
 Registros, listados, datos y documentos regulatorios.
 Los necesarios para la identificación y análisis de
peligros para la inocuidad de los alimentos y los PPR,
así como documentación para determinar si la
combinación de medidas de control es adecuada para
la organización ).

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Realización de
entrevistas
:
a) Realizarlas con personas de diferentes niveles y
funciones dentro del alcance de la auditoría
b) Ser llevadas a cabo durante las horas normales de
trabajo
c) En el lugar de trabajo normal de la persona
d) Tranquilizar a la persona entrevistada antes de la
entrevista
e) Explicar la razón de la entrevista, o de cualquier
nota tomada
f) Preguntas de cómo realiza su trabajo
g) Evitar preguntas que predisponen la respuesta
h) Revisar y resumir los resultados de la entrevista
con la persona
i) Agradecer su participación en la entrevista.

Determinación de evidencias por

observación de actividades
 Las evidencias surgidas en las
revisiones documentales y entrevistas se
deberían corroborar con la observación
de las actividades desplegadas en la
organización especialmente cuando el
procedimiento o declaración de la
actividad no está documentada.

 En un SGIA se debería verificar si la

organización incluye los procesos y
métodos adecuados para la
identificación y evaluación de los
peligros para la inocuidad de los
alimentos y la selección y categorización
de las medidas de control

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Determinación de evidencias
por observación de actividades
Se debiera verificar si la organización:
 Ha identificado los PPR que son apropiados para el
negocio, (Ejm: los requisitos legales y reglamentarios,
requisitos propios, requisitos de los clientes y otros),
 Ha tomado en cuenta la legislación sobre inocuidad de
los alimentos para el o los sectores pertinentes,
 Ha establecido la Política de inocuidad de los alimentos
y si es coherente con los objetivos,
 Los programas de validación, verificación y mejora
son conformes con los requisitos de la norma de SGIA,
 Los documentos y acuerdos sobre el SGIA están
implementados para ser comunicados internamente y
a los proveedores, clientes y partes interesadas
pertinentes

Interpretación de
evidencias de la
Auditoría

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Determinación de hallazgos
de la auditoria
La evidencia “Las
debería ser conformidades”
evaluada contra los deberían ser
criterios para resumidas para
generar los indicar los
hallazgos de requisitos auditados
auditoría

“Las no
Los hallazgos conformidades” y
pueden indicar las evidencias de la
tanto conformidad o auditoría que las
no conformidad con soportan deberían
los criterios registrarse

Determinación de hallazgos
de la auditoria
EVIDENCIA CRITERIO

HALLAZGOS
NO CONFORMIDADES
CONFORMIDADES

MAYOR MENOR

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No conformidades

 Las No conformidades se deben:

 Documentar de forma clara y precisa
 Estar respaldadas por evidencia objetiva
 Ser revisadas juntamente con el cliente
 Resolver cualquier opinión divergente
 Reportarse en el informe para la reunión de cierre y del
informe final de la auditoría.”.

No conformidades

 Las No conformidades se documentan en el informe y

posteriormente en un registro específico de No
Conformidades:
 Cada NC lleva un número único
 La NC redactada en palabras cortas y precisas
 La referencia a la cláusula de la desviación
 Documentar de forma clara y precisa
 Estar respaldadas por evidencia objetiva
 (La referencia a la apertura de Acción Correctiva
correspondiente)

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Tipos de no conformidades
- posibles clasificaciones

Clasificaciones propuestas por los organismos que ejecutan

auditorías de certificación/registro
– Clasificación uniforme como “no conformidades” sin importar el grado de
influencia dentro del sistema de gestión.
– Clasificación de las “no conformidades” en “Mayores” y “Menores”
considerando la magnitud e influencia del incumplimiento que afecta al
sistema de gestión.
– Clasificación de las “no conformidades” en “Críticas”, “Mayores” y
“Menores”, considerando el riesgo o peligro contra la seguridad y la salud
de las personas, para las no conformidades ”Críticas”.
– “Observaciones”, como hechos que de no atenderse pudieran ocasionar
una no conformidad dentro del sistema de gestión.

Ejemplos de redacción de no
conformidades

• Opción 1: Redacción de la evidencia y la no conformidad

de forma conjunta:
“El plan HACCP no establece las medidas a tomar cuando
se superan los limites críticos incumpliendo lo establecido
en la norma NB-ISO 22000, numeral 7.6.5, que indica que
las correcciones planificadas y las acciones correctivas a
tomar cuando se superan los limites críticos se deben
especificar en el plan HACCP.”

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Ejemplos de redacción de no
conformidades

• Opción 2: Redacción de la evidencia y de la no conformidad

por separado:
– EVIDENCIA: “El plan HACCP no establece las medidas a
tomar cuando se superan los limites críticos .”
– NO CONFORMIDAD: “El numeral 7.6.5 de la NB-ISO
22000 define que las correcciones planificadas y las
acciones correctivas a tomar cuando se superar los limites
críticos se deben especificar en el plan HACCP”

Redacción de evidencias de no conformidades

Evidencia No Conformidad Evidencia No Conformidad

(redacción inadecuada) (redacción adecuada)

Los equipos de medición no están calibrados Se evidencia que algunos equipos de medición no
kkk están calibrados: balanza en sala jarabes

La organización no determina la competencia de Para algún puesto no se ha determinado la

su personal
Las instalaciones no son adecuadas
El personal no cooperó con el auditor
No se presentaron al auditor todos los
documentos solicitados
competencia. Ejm: supervisor nocturno
Se encontraron pisos de algunas áreas
deteriorados. Ejm: sala de mezclado
NO ES NO CONFORMIDAD
NO ES NO CONFORMIDAD

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Conclusiones de la auditoria
(Reunión del equipo auditor)
• Antes de la reunión final el equipo auditor debería:
a) revisar los hallazgos de auditoría y cualquier otra información
apropiada
b) tomar acuerdos sobre las conclusiones de la auditoría
teniendo en cuenta el grado de incertidumbre de la auditoría
c) discutir el seguimiento de la auditoría, si estuviera incluido en
el plan de la misma.

Reunión de cierre
La reunión de cierre
La reunión debe ser debería realizarse
dirigida por el auditor para presentar los
líder en presencia de hallazgos de la
la dirección del auditoria y las
auditado y de los conclusiones de tal
responsables de las manera que sean
funciones auditadas comprendidas y
reconocidas por el
auditado

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Reunión de cierre

En la reunión es importante:
– Agradecer al auditado y su organización por su
cooperación
– Resumir el alcance de la Auditoría y objetivo
– Nueva presentación del equipo de auditores
– Aclarar que se reportan los hallazgos NC y no
así todos los conformes
– Aclarar que la auditoría es una prueba aleatoria
y por eso no todas las NC necesariamente son
descubiertas
– Presentar por escrito las NC

Reunión de cierre

(cont.):
– Dar un resumen general de la Auditoría y
conclusiones
– Acordar las fechas para acciones correctivas si
es necesario
– Aclarar que sigue un informe de Auditoría
– Llenar el acta y registros de asistencia.
– Si no se resuelven las opiniones divergentes,
las dos opiniones deben registrarse.
– Las recomendaciones de mejora no son
obligatorias.

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Actividades
posteriores a la
Auditoría

Preparación, aprobación y
distribución del informe

Preparación del informe

de la auditoría

Aprobación y
distribución del informe

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Preparación, aprobación y
distribución del informe
•Este informe debería ser completo, conciso, preciso y claro.
•Debería incluir:
a) los objetivos de la auditoría
b) el alcance de la auditoría (departamentos , líneas de
productos)
c) Intervalo de tiempo cubierto
d) la identificación del cliente de la auditoría
e) la identificación de los miembros del equipo auditor y del
lider
f) las fechas y lugares donde se realizaron las actividades de
auditoría
g) los criterios de la auditoría y Normas de referencia

Preparación, aprobación y
distribución del informe
h) los hallazgos de la auditoría y las conclusiones de la auditoria
i) Conclusiones (el SGIA cumple, se mantiene)

• El informe puede también incluir de ser necesario:

a) Plan de la auditoría (adjunto)
b) Lista de representantes del auditado
c) un resumen del proceso de auditoría y de los obstáculos
encontrados
d) áreas que no se cubrieron (dentro del alcance de la
auditoría)
e) opiniones divergentes no resueltas
f) recomendaciones para la mejora (no obligatoria)
g) el seguimiento al plan de acciones (acordado)

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Aprobación y distribución del informe

El informe debería
El informe de la estar fechado,
auditoria debería revisado y aprobado
emitirse en el de acuerdo con los
periodo de tiempo procedimientos del
acordado programa de
auditoría

El informe es
propiedad del
cliente de la
El informe debería auditoria y se
distribuirse a los debería
receptores salvaguardar la
designados confidencialidad

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Finalización de la auditoria

• La auditoría finaliza cuando las actividades del

plan de auditoría se han realizado y el informe
de la auditoría ha sido aprobado y distribuido.
• Los documentos de la auditoría deberían
conservarse o destruirse de común acuerdo
entre las partes participantes y de acuerdo con
los procedimientos del programa de auditoría y
con los requisitos legales o contractuales
aplicables.
• Salvo requisito legal, el equipo auditor no
debería revelar el contenido de los documentos
sin la aprobación del cliente o del auditado.

Realización del seguimiento de

la auditoria
El auditado debería
Las conclusiones
mantener informado
de la auditoría
de estas acciones al
pueden indicar la
cliente de la
necesidad de
auditoría
acciones
correctivas, y
acciones de mejora

Tales acciones no La aplicación y

se consideran parte eficacia de las
de la auditoría y son acciones
emprendidas por el correctivas pueden
auditado en un verificarse en una
periodo de tiempo auditoría posterior
acordado

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Corrección y Acción Correctiva

Acción correctiva:
“Acción tomada
Corrección: para eliminar la
causa de una no
“Acción tomada conformidad
para eliminar una no detectada u otra
conformidad situación
detectada.” indeseable.”

Ejemplos de redacción de no
conformidades

• Opción 1: Redacción de la evidencia y la no conformidad

de forma conjunta:

Durante la auditoria de la Norma ISO 22000:2005 de una

empresa que elabora enlatados de verduras, llamada
¨Verdes y Sabrosas¨ no se encuentran las especificaciones
de las latas ni los controles en recepción de las mismas,
incumpliendo lo establecido en el punto 7.3.3.1 Materias
primas, ingredientes y materiales en contacto con el
producto.

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Ejemplo de acciones correctivas

• Redacción de acciones correctivas
–) Corrección: Que el nuevo responsable de Compras
elabore de inmediato las especificaciones de los envases.
Análisis de causas: No se solicita un informe del estado
de las tareas asignadas o pendientes a personal saliente.
Acción correctiva: “Se instruirá al responsable de
Recursos Humanos que en caso de rotación de personal
se solicite un informe de las tareas asignadas y
pendientes, especialmente de las relacionadas con el
SGIA. Esto se verificará en la próxima AI.
Responsable: J. A.C. Fecha: 07-12-2015

010

Una buena auditoría No es aquella

“

donde se encuentran más No

Conformidade;s sino aquella donde se
agrega valor a los procesos auditados,
es decir donde se genera mejora
continua”

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Conclusiones

Las auditorias internas de los Sistemas de Gestión :

- Se constituyen en una herramienta valiosísima para

la mejora continua pues es la propia organización la que
se evalúa.

- Permiten evaluar el grado de conformidad con el SGIA.

- Permiten que se tome las acciones correctivas

necesarias que le permitirán mejorar y adecuar su
Sistema de Gestión en beneficio de la propia
organización.

Silvia Katherine Fuentes Cortés

Empresa: TAITA Consultores Agroalimentarios
Cel. 71122210
Correo:
skfc2013@gmail.com

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FIN

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