ÚLTIMO INFORME

“IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE ESTABLECIMIENTO

FARMACÉUTICO”

CADENA DE ESTABLECIMIENTOS FARMACÉUTICOS

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR CAFAM

GERENCIA DE OPERACIONES
COORDINACION ASEGURAMIENTO TECNICO

Bogotá D.C; 02 Mayo 2018

 ÚLTIMO INFORME

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD DE ESTABLECIMIENTO
FARMACÉUTICO.

INDICE

Paginas

1. Aspectos Generales 3

1.1. Objetivo. 3
3
1.2. Definición de las etapas de Implementación.

2. Avances de Implementación 3

2.1. Porcentaje de avance. 4

2.2. Anexos 8
 ÚLTIMO INFORME

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD DE ESTABLECIMIENTO
FARMACÉUTICO.

1. Aspectos generales.

1.1. Objetivo.

Por medio de este informe se presenta el tercer informe de avance de la implementación

del Sistema de gestión de calidad (SGC) en los establecimientos farmacéuticos de acuerdo
a lo conceptuado en la Resolución 1403 de 2007 y a los lineamientos establecidos en el
plan de trabajo presentado que incluye informes periódicos sobre la evolución del plan de
trabajo para la implementación del SGC.

1.2. Definición de las etapas de Implementación.

De acuerdo a la metodología del ciclo PHVA y los avances que ya tenemos en la cadena
de Droguerías CAFAM en la implementación de este proceso se definen las siguientes
etapas y su porcentaje de cumplimiento:
 2. Avances de Implementación
2.1 Porcentaje de avance.

PORCENTAJ
FECHA DE
CICLO ACTIVIDAD DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DESARROLLO
E DE
AVANCE
Se revisa el Sistema de gestión de Calidad y se documenta
el mismo teniendo en cuenta los ocho aspectos
contemplados en la Resolución 1403 de 2007 que son:
10.1 Contiene la estructura interna y las principales
funciones.
10.2 Describe usuarios o beneficiarios de los servicios
prestados y el nivel de satisfacción relacionada con las
funciones a cargo y la calidad de las mismas.
10.3 Relaciona a los proveedores de materias primas,
medicamentos y dispositivos médicos.
10.4 Se evidencia que los procesos propios del
establecimiento se efectúan según procedimientos
documentados, existiendo evidencia de su seguimiento,
Revisión del estado análisis y medición.
actual del Sistema 10.5 Describe los procesos estratégicos y críticos que
de Gestión de resultan determinantes de la calidad, su secuencia e jun-17 100%
Calidad. interacción, según criterios técnicos previamente
definidos.
10.6 Describe los criterios y métodos necesarios para
asegurar que los procesos sean eficaces tanto en su
PLANEAR

operación como en su control.

10.7 Describe puntos de control para riesgos de mayor
probabilidad de ocurrencia o que impacten
considerablemente la satisfacción de necesidades y
expectativas de calidad de los usuarios, con la
participación de los responsables de cada una de las
actividades y/o procesos del servicio.
10.8 Relaciona las acciones necesarias para alcanzar los
resultados planificados y para la mejora continua de los
procesos.
Evaluación de los
documentos
Se evalúa documentos establecidos en el listado
establecidos en
compartido por Secretaria de Salud y se compara con los
listado enviado por
existentes en la cadena de CAFAM evidenciando que a la
SDS frente a los
que se tiene
fecha se han desarrollado en su totalidad (49/49) los Abril-18 100%
aspectos a documentar los cuales se incluyen en el Manual
desarrollados la
de Calidad del Establecimiento Farmacéutico y en otros ya
cadena de
existentes
Droguerías de
CAFAM.
Desarrollo y ajuste Se ajustan los procesos necesarios de acuerdo a la
de los normatividad vigente y en lo que respecta a los procesos
documentos, que se desarrollan en el Establecimiento farmacéutico. En Abril -18 100%
formatos, este proceso se cuenta con Instrumentos y documentos
procesos, relacionados con los procesos de auditoria interna y
 indicadores y externa tales como: CNF-03 LISTA DE CHEQUEO TÉCNICA,
demás requisitos. DT-07 INSTRUCTIVO: MANEJO AUDITORIA INTERNA y
EXTERNA, MANEJO DE INFORMES Y ACCIONES
CORRECTIVAS, DTF-20 BASE DE SEGUMIENTO
AUTOINPECCIONES, DTA-10 PLAN DE MEJORA PARA
ESTABLECIMIENTOS FARMACÉUTICOS AUDITORIAS
INTERNA, INDICADORES DE GESTION DEL SERVICIO, (Ver
anexo 1. listado de documentos actualizados y
desarrollados)
Se compara el desarrollo del documento Cafam DTM-01
Manual de calidad del Establecimiento Farmacéutico con
Evaluación del
base a lo solicitado por la normatividad vigente Resolución
manual de gestión
1403 de 2007 y el Listado de procedimientos a desarrollar
de calidad
(DECRETO 780 DE 2016 – RESOLUCION 1403 DE 2007)
desarrollado en
este momento por
Evidenciando que se han desarrollado o implementado a Abril-18 100%
la fecha de un total de 49/49 actividades para el SGC.
CAFAM frente a los
Adicionalmente se trabajó en el aspecto de mejora
requisitos
continua relacionado con el numeral 10.8 del instrumento
documentales.
de verificación de la Secretaria Distrital de Salud.(Ver
Anexo 2)
Los ajustes por realizar al Manual de Calidad del
Verificación de los establecimiento farmacéutico se encuentran ejecutados
ajustes completamente, para esto se publicó la segunda versión Abril-18 100%
correspondientes del manual con los cambios realizados (Anexo 2).

PORCENTAJE AVANCE DE LA ETAPA DE PLANEAR

100%
TOTAL

Se desarrollan múltiples estrategias de capacitación como

son:

1. Envío de TIPS por correo electrónico relacionados con el

sistema de gestión de calidad, estos tips se enviaron con una
periodicidad semanal a todos los establecimientos
farmacéuticos.

Desarrollo de 2. Envió de comunicados de socialización de actualizaciones

HACER

estrategias de al sistema de gestión de la calidad y procedimientos

capacitación al actualizados (Anexo 3). Junio-17/
personal de los
100%
Establecimientos 3. programación de talleres presenciales y virtuales para
abril-18
Farmacéuticos. formación continua y socialización del sistema de gestión de
la calidad (Anexo 4) y (anexo 5)

4. Desarrollo de plan de trabajo de acuerdo con los hallazgos

de las visitas de la secretaria de salud en Bogotá, dentro del
cual se cita al Director Técnico para realizar capacitación
específica y personalizada del Sistema de gestión de calidad.
Lo anterior cuando se observa incumplimiento al mismo en
el establecimiento.
 5. Desarrollo de plan de visitas de auditorías internas a los
establecimientos con el fin de fortalecer el conocimiento de
los funcionarios en estándares de verificación requeridos en
IVC y socializar sistema de gestión de calidad, identificar
falencias y generar acciones de corrección de las mismas
mediante la autogestión por el DT del servicio con el apoyo
de aseguramiento técnico.

6. Se realizó La segunda jornada denominada:

ACTUALIZACION EN GESTIÓN SEGURA DE MEDICAMENTOS,
el tema principal de la capacitación fue el Sistema de
gestión de calidad, mediante capacitación presencial y
virtual los días 9-10-11 de abril de 2018 para Directores
Técnicos, auxiliares de los establecimientos farmacéuticos,
líderes zonales y coordinadores de los diferentes
establecimientos de Bogotá y otras regionales (Ver anexo 4)
con una asistencia presencial de 250 funcionarios y virtual
Ejecución de la
190 funcionarios.
capacitación y
divulgación del
7. Se habilito el curso virtual de SISTEMA DE GESTION DE LA
Manual de
CALIDAD EN SERVICIOS FARMACEUTICOS dando Abril-18 100%
Sistema de
cubrimiento a la totalidad de funcionarios de los
Gestión de
establecimientos farmacéuticos de la regional Bogota
Calidad.
(Anexo 5).

8. se han divulgado y socializados comunicados sobre

sistema de gestión de la calidad y demás documentos de
interés para los establecimientos. Así como boletines de
Farmacovigilancia y alertas sanitarias del INVIMA.
(Ver anexo 3).

9. Desarrollo del cronograma de visitas de auditorías

internas según plan de trabajo.

PORCENTAJE AVANCE DE LA ETAPA DE HACER

100%
TOTAL
 Se realiza cronograma de Auditoria interna técnico normativa
a todos los establecimientos farmacéuticos de Bogotá por
parte de la Coordinación de aseguramiento técnico de CAFAM
y el químico farmacéutico responsable del proceso, lo
Aplicación de las Peso
anterior proyectando una cobertura total de los
listas de chequeo porcentual
establecimientos a la fecha de mayo de 2018. Se proyecta que
de los procesos
cada establecimiento farmacéutico cuente con dos auditorías Abril-18 máximo de
VERIFICAR

en los
anuales. Esta lista de chequeo contiene verificación a cinco cumplimiento
establecimientos
aspectos Estándares como lo son: Infraestructura, Áreas, 10%
farmacéuticos.
Dotación, Documentación y Registros Obligatorios. De cada
aspecto se obtiene un porcentaje de cumplimiento y/o
adherencia el cual servirá como indicador de los procesos
técnico-normativos del establecimiento farmacéutico.

Realizar visitas de
Se iniciaron en el mes de Octubre de 2017 las Auditorías
seguimiento
internas por parte de la Coordinación de Aseguramiento
desde la
Coordinación de
técnico visitando un total de 107/107 Establecimientos según Abril-18 90%
cronograma de auditorías internas dando cobertura al 100%
Aseguramiento
de los establecimientos de Bogota.
Técnico.

PORCENTAJE AVANCE DE LA ETAPA DE VERIFICAR

100 %
TOTAL
A los establecimientos farmacéuticos a los que se ha realizado
la auditoria interna y Auditoria Externa IVC-SDS se han
De acuerdo a los
ACTUAR

remitido los correspondientes planes de mejora según los

resultados de la
hallazgos reportados en estas auditorías (Internas y Externas)
verificación
implementar los
para su cumplimiento. Este plan de mejora tiene los Abril-18 100%
responsables de su ejecución tiempos límite y seguimientos
planes de mejora
posteriores los cuales reposan en cada establecimiento
correspondiente.
farmacéutico para soporte de las acciones de mejora y cierre
según su ejecución.

PORCENTAJE AVANCE DE LA ETAPA DE ACTUAR

100%
TOTAL
PORCENTAJE DE AVANCE TOTAL TERCERA FASE DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO 100 %

De lo anterior se anexan como soportes los siguientes documentos adjuntos:

1. Listado de documentos actualizados y desarrollados a abril de 2018.
2. Manual Gestión de la calidad Versión actualizada 2018.
3. Listado de comunicados, boletines y alertas sanitarias socializados a los
establecimientos farmacéuticos en 2018.
 4. Agenda programática II JORNADA GESTION SEGURA DE MEDICAMENTOS Y
PLANILLAS DE ASISTENCIAS, cuadro resumen de cobertura.
5. Cuadro de cobertura Curso Virtual SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD a corte
30 abril de 2018.
Agradecemos la atención prestada quedando muy atentos a cualquier inquietud.
 Anexo 1: Listado de Documentos Actualizados o creados DIC-ABRIL-18.
Mes en que se
Tipo de
subió a la Código Nombre del documento
documento
intranet
Instructivo Evaluación Técnica Para Selección De Productos
Instructivo DT -6
Farmacéuticos
Instructivo de auditoria interna manejo de informes y acciones
Diciembre Instructivo DT -17
correctivas
Formato DTF- 08 Control temperatura ambiente y humedad relativa

Formato DTF- 20 Formato Base de Datos Autoinspecciones

Instructivo AEFI -02 Manejo de Correspondencia

Implementación de Procedimiento para el Manejo y Custodia de los
Enero Instructivo AEFI -03
Voucher
Formato AEFF - 07 Remisión de Bonos Recobro

Instructivo DT -9 Instructivo Retiro de Productos del Mercado

Febrero Formato AEFF - 12 Remisiones de documentos Voucher

Formato DTF - 04 Acta de remplazo para asumir la dirección técnica o manejo MCE

Formato DTF- 15 Reporte Problemas De Calidad Productos Farmacéuticos

Instructivo DT - 07 Instructivo Buenas Prácticas de Dispensación

Instructivo DT 15 Instructivo Manejo de Novedades de Calidad de Productos Farmacéuticos

Instructivo Lineamientos Legales para cambio de productos farmacéuticos en

Instructivo DT- 02
Marzo los establecimientos farmacéuticos

Formato devolución transaccional en la caja registradora de productos

Formato DTF- 02
farmacéuticos en los establecimientos farmacéuticos.

Formato DTF- 09 Control Temperatura de Refrigeración

Formato FVF - 03 Base de Datos Alertas Sanitarias

Instructivo DT- 16 Plan de contingencia

Prueba de Reto de Funcionamiento de Monitoreo de Temperatura en

DTF- 03
Formato Tiempo Real

Formato DTF- 21 Seguimiento de las desviaciones de temperatura

Formato AEFF- 5 Acta de Recibido y-o Entrega de Locales y Establecimientos Farmacéuticos

Abril
Diligenciamiento del Informe de Distribución yo Dispensación de MCE y-o
DT -8
Instructivo Monopolio del Estado

Instructivo DT - 03 Instructivo Manejo Medicamentos de Control Especial

Manual del sistema de gestión de la calidad en el establecimiento

DTM - 01
Manual farmacéutico
Guía Guía de respuestas

Instructivo DT - 16 Instructivo Plan de Contingencia Cadena de Frío

Instructivo DT - 14 Gestión Segura de Medicamentos Similares- LASA

Anexo DTA - 11 Listado Medicamentos LASA

Formato Reporte de Excursiones de Temperatura sobre Productos

DTF - 22
Formato Farmacéuticos
Gestión Auditoria Interna, Externa y Manejo de Informes y Acciones
DT – 17
Instructivo Correctivas
Anexo 3. Listado de comunicados, boletines y alertas sanitarios socializados a los
establecimientos farmacéuticos en 2018.
Anexo 4. Agenda programática II JORNADA DE ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN
SEGURA DE MEDICAMENTOS.

Fecha Capacitación Tipo de Capacitación N° de Asistentes Total de Asistentes

Presencial 49
09/04/2018 91
Virtual 42

Presencial 96
10/04/2018 162
Virtual 66

Presencial 106
11/04/2018 162
Virtual 56

Total de Asistentes Presenciales 250

Total de Asistentes Virtuales 164

Total Asistentes 414

Anexo 5. Cuadro de cobertura Curso Virtual SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD a
corte 30 abril de 2018.