MATRIZ DE SEGUIMIENTO SOBRE EL ESTADO DE IMPLANTACIÓN

DIAGNÓSTICO DE PROCESOS
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE XXXX
Meta propuesta para la
ACTIVIDADES Diagnóstico inicial
Implantación
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Observaciones
¿Se ejecuta? ¿Se impelentará?
No. En forma secuencial
1 = Si. 0 = No. 1 = Si. 0 = No.
Identificar la vigencia de la normatividad nacional y territorial 1 Resolución No. 5360 del 7 sep del 2006,
1 aplicable Matrícula para la población desplazada en el

C01.01. Definir y divulgar los lineamientos generales para la

cronograma para la organización y gestión de cobertura del
C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y
Acto de la corte y en la Guía MEN.
Identificar los entes externos partícipes 1 Acción social, Red juntos, Alcaldía, Secretaría
2
de Desarrollo Social.
Definir directrices, responsables y criterios estándar para la 1 Se basan en la Resolución 5360 para los

organización de la gestión de matrícula oficial

asignación de cupos procedimientos de matrícula e ingresan la
3
informacion en el Sistema Integrado de
Matrícula (SIMAT) en febrero.
Definir y organizar de manera estructurada y estándar los procesos 0
Se trabaja con el cronograma de la
4 de Gestión de Cobertura, cronograma y sus procedimientos
Resolución 5360.

5 Proyectar propuesta de Acto Administrativo 0

servicio educativo 6
Publicar y entregar a las partes interesadas 1 Divulgación por circulares al correo a de los
rectores y se envia tambien por medio
impreso.
7 Asignar pesos y variables en el sistema 0 Se empezo en febrero.
Registrar las etapas de los procesos en el sistema integrado de 0 Esta pendiente de implementar se trabaja
8
matrícula con la proyección de Cundinamarca.
Planear jornadas de información, socialización y capacitación de los 1 Se han realizado dos jornadas de
9
procesos de Cobertura a las partes interesadas información al comienzo de año.
Realizar la capacitación en los procesos de Gestión de la Cobertura 1
10
del Servicio Educativo
Enviar material de capacitación 1 Se envia a través de circular con los temas a
11
tratar.
Realizar evaluación de entendimiento de la capacitación 1 No es sistemática sino a través de los
12 resultados que arroja el sistema integrado de
matrícula (SIMAT).
Verificar cumplimiento de realización de evaluaciones y su 0
aprobación a un porcentajes de asistentes ≥80% Si la mayoria de los establecimientos
13 educativos manifiestan dudas o inquiertudes
se realiza refuerzo de capacitación.

14 Convocar y capacitar en el Sistema Integrado de Matriculas 1

Realizar Archivo de Gestión
15
1 Realizar capacitación en el proceso de proyección de cupos
C02.01. Proyectar e identificar estrategias de ampliación de
1 Por lineamiento de la Alcaldía se maneja el
área de Atención al Ciudadano, en un sólo
archivo.
0 Se publica la Resolución de Cundinamarca.

Realizar acompañamiento al Establecimiento Educativo en la 0

2
recolección de información de matrícula
Recibir y revisar la información de proyección de cupos 1
Se realiza a traves del diligenciamiento de los
3 formularios C600 A y B del D.A.N.E grado por
grado, edad, entre otros aspectos.

Solicitar al EE la corrección de las inconsistencias 1 Se genera informe de las anormalias

4 presentadas y si es necesario se realizan
oferta y requerimientos básicos

visitas.
Definir muestra, programar y preparar visitas de auditoría 1 Una vez se generan los resultados, se define
5
la muestra.
Realizar proyección de cupos en el sistema 1 Actividad que se realiza una vez esta
6 habilitado el Sistema Integrado de Matrícula a
inicios de junio.
Generar reportes de proyección 1 Actividad que se realiza una vez esta
7 habilitado el Sistema Integrado de Matrícula a
mediados de junio.
Validar información de proyección de cupos 1 Los rectores ingresan la proyeccion de cupos
8 en el sistema y se compara con los datos
históricos.
9 Verificar inconsistencias 1
Analizar fuentes de cupos y recursos adicionales para continuidad 0
10

Programar y realizar visitas a una muestra de los Establecimientos 1 La solicitud de recursos se maneja por
Educativos de su jurisdicción para verificar solicitud de recursos proyectos, los EE presentan el proyecto, la
SE lo aprueba o rechaza,por ej: Han
11 aprobado recursos para bandas marciales,
para la seleccion se considera lo registrado
en el PEI, beneficios para la comunidad y
viabilidad económica.
C02. Proyectar cupos

12 Revisar y Aprobar la oferta 1

Enviar al MEN proyección de cupos consolidad 1 Actividad que se realiza a través del SIMAT-
13
SINEB.
14 Realizar Archivo de gestión 1
Analizar y evaluar la información de oferta educativa del 1 Se evalúa considerando cuantos matriculados
1 Establecimiento Educativo el año pasado y cuantos aprobaron, indices o
indicadores.
Definir estrategias de continuidad 1 Como estrategias de continuidad se han dado
C02.02. Identificar estrategias de acceso y permanencia

alimentación, transporte, kids escolares,

2 maletines, si el alumno es nivel 1 o 2 del
Sisben primero se asigna una establecimiento
educativo rural.
Evaluar la viabilidad de estrategias de generación de cupos 1 Se considera la capacidad instalada de
acuerdo con el plan de construcción de la
3
nueva estructura, de acuerdo con la
normatividad vigente.
4 Informar al Establecimiento Educativo 1
5 Buscar Transferencia a Establecimientos Oficiales Cercanos 1
6 Establecer Acuerdo de Transferencia de Alumnos 1
Analizar la viabilidad de implementar un nuevo modelo educativo 1 modelo pensar, aceleracion del aprendizaje
7
para primaria
Analizar la viabilidad de realizar convenios o contratos con 0
8
entidades prestadoras del servicio educativo
Evaluar últimas estrategias 1 Aceleracion y pensar con corpoeducacion
incluye el seguimiento informes pasan por el
9 concepto juridico hay faltante de un docente
por la ley de garantias, no puede nombrar por
nuevas entrada a la nomina
Revisar o conformar el Banco de Oferentes 0 No hay educación contratada, por el momento
10
no de ha pensado.
11 Calificar a los Oferentes 0
12 Seleccionar al Oferente acorde al orden de elegibilidad 0 Si es contratada no aplica
13 Definir los alumnos que deben ser atendidos 0
Verificar el cumplimiento de los parámetros para los alumnos que 0
14
deben ser atendidos
Informar a los alumnos el Establecimiento Educativo donde serán 0
15
atendidos
C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

16 Registrar novedades del contrato 0

17 Generar carta de satisfacción de la contratación 0
Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de 1
18 ver permanencia
estimulación de demanda
Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de retención 1
19
acordes a las particularidades de la jurisdicción
1 Definir la realización de la pre matrícula 1
Enviar a los EE los respectivos formatos 1 se envia un desprendible para que el padre
C03.01. Solicitar reserva (pre matrícula) y

2 de familia confirme la continuidad o no del

reservar cupos para alumnos antiguos

alumno.
3 Diligenciar información de pre matrícula y generar archivo digital 1 se realiza en el SIMAT.
4 Validar información antes de reportar a la jerarquía superior 1
5 Revisar el registro de pre matrícula de los EE 1 Actividad que se realiza en el SIMAT.
Revisar y aprobar reserva de cupos para los estudiantes antiguos en 1
6
el establecimiento educativo actual
Revisar y aprobar reserva de cupos para las solicitudes de traslado 1
7

Verificar reserva de cupos en otros EE a través de convenios de 1 Por ej.: se realizo un convenio para que se
continuidad recibieran a las niñas que no tenian
8
continuidad, ya que el grado siguiente era
sólo para varones.
Revisar y aprobar reserva de cupos en otros EE a través de 1
9
convenios de continuidad
Enviar la información consolidada al MEN 1
10 Actividad que se realiza en el SIMAT- SINEB.

Definir acciones para garantizar la continuidad de los estudiantes en 1

el sistema educativo Se ha realizado la integración educativa de tal
11 forma que el establecimiento educativo con
bachillerato acoge a escuelas más cercanas.
 reservar cupos para alumnos
C. Gestión de la cobertur

C03.01. Solicitar reserva (pre

DIAGNÓSTICO DE PROCESOS
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE XXXX
Meta propuesta para la
ACTIVIDADES Diagnóstico inicial
Implantación
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Observaciones
¿Se ejecuta? ¿Se impelentará?
No. En forma secuencial
1 = Si. 0 = No. 1 = Si. 0 = No.
Revisar los ajustes a las reservas de cupos por reprobación del año 1
12 Actividad que se realiza en el SIMAT.
escolar
Gestionar archivo de registros generados en el subproceso en la 1
13
jerarquía que corresponda
Definir la estrategia para asignar cupos a niños de bienestar social o 1 Se realiza de acuerdo con lo establecido en la
1 familiar resolucion de matrícula son los primeros a
tener en cuenta.

C03.02. Asignar cupos a niños

procedentes de entidades de
Identificar a los niños procedentes de entidades del bienestar social 1 Bienestar entrega los formularios a los padres

bienestar social o familiar

2 o familiar de familia y la SE asigna los cupos a las
instituciones educativas.
Realizar acciones con entidades de bienestar social o familiar de la 1
3
jurisdicción
4 Recibir archivo con registro de niños 1
C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales 5 Realizar reserva y asignación de cupos 1
Enviar a cada Establecimiento Educativo los formatos de los 1
6 el listado
alumnos que debe atender
Informar al acudiente o responsable y a las Entidades de Bienestar 1
Se publica en la cartelera de la SE la lista de
7 Social o Familiar el Establecimiento Educativo donde será atendido
elegibles.
el niño
Verificar si existen reclamos del padre de familia o acudiente 1
8 Se verifica la asignacion de cupo en el SIMAT
9 Registrar Matrícula 1
Validar niños atendidos provenientes de Entidades de Bienestar 1
10
Social o Familiar
11 Realizar archivo de Gestión 1
1 Publicar cupos disponibles por grado 0
Gestionar y coordinar la distribución del material de inscripción 1
Se registra en un formato que da la institución
2 (Formatos) de alumnos nuevos a Establecimientos Educativos que
educativa.
lo requieran
Coordinar y Concertar con rectores de establecimientos educativos 1
3
los puntos de inscripción y centros de acopio.
C03.03. Inscribir alumnos nuevos

Enviar formatos de inscripción de alumnos nuevos a los 0

4
Establecimientos Educativos
Definir instrumentos para el control de los formatos de inscripción 0 Actividad realizada directamente por la
5
institución educativa.
Consolidar formularios de inscripción 0 Actividad realizada directamente por la
6
institución educativa.
7 Verificar consolidación de todas las instancias 1
8 Verificar Inconsistencias 1
Definir Muestra, programar y preparar visitas de auditoría 1
Enprimera instancia se solicita informe a los
9 rectores, se llega acuerdo (error de digitación,
subir datos, entre otros) y se programa visita.

Solicitar corrección de inconsistencias encontradas en los 0 Se encarga directamente la institución no

10
formularios de inscripción existe un hay formato.
11 Enviar oficio solicitando formularios de inscripción 1
12 Verificar registro de matrícula 1 Se realiza a través de comparación.
13 Entregar formato Novedad de Matrícula 0
14 Registrar inscripción en el sistema 1
15 Consolidar la información de inscripción 1
Informar a los alumnos el establecimiento Educativo donde será 1
16 con una orden (oficio)
atendido
17 Verificar si existen reclamos del padre de familia o acudiente 1
18 Validar niños nuevos atendidos 1 Se realiza en el SIMAT.
19 Realizar archivo de gestión 1
1 Revisar información de inscripción 1
Establecer criterios de asignación de cupos 1 De acuerdo con la definido en la Resolución
2
5360.
Asignar peso a cada alumno de acuerdo a las variables y 0
3
características del alumno
C03.04. Asignar cupos

4 Ordenar alumnos de acuerdo con la asignación de pesos 0 esta por implementarse

Establecer prioridad de las solicitudes de inscripción 0 Se genero el calendario académico y los
5
costos educativos propios.
6 Asignar cupo en primera opción 0
7 Buscar cupo en segunda opción 0
8 Asignar alumno al establecimiento educativo 0
9 Completar formato de Asignación de Cupos 0
Verificar el cumplimiento de la asignación de cupos con los requisitos 0
10

Informar al Establecimiento Educativo los alumnos que le fueron 0

11
asignados
Buscar cupo en Establecimientos educativos oficiales cercanos a 0
12
una de las dos opciones seleccionadas
Buscar cupo en Establecimientos Educativos con alguna modalidad 0
13 No aplica no hay contratación
de contratación vigente
14 Generar reporte de asignación 0
15 Realizar archivo de gestión 0
1 Verificar registro de matrícula 1
cupos oficiales
C04. Registrar
matrícula de

Solicitar al EE actualizar y formalizar la matrícula en el sistema 1 Se realiza en casos específicos si se

C04.01. Registrar matrícula 2
observan inconsistencias.
de alumnos antiguos y
nuevos 3 Liberar cupos 1
4 Registrar Novedades de matrícula 1
5 Generar informe de matrícula 1
1 Revisar las novedades de matrícula 1
C04.02. Novedades de
2 Definir estrategias para retención de alumnos 1
matrícula
3 Generar reporte de novedades de matrícula 1
1 Planear auditoría externa 1
C05.01. Auditoría de matrícula

2 Realizar lista de verificación para auditoría en sitio 0

C05. Hacer seguimiento a la

3 Ejecutar auditoría en sitio 1

4 Realizar informe de auditoría 0
gestión de matrícula

Verificar el cumplimiento del informe de auditoría con los requisitos 0

5

Consolidar los registros de inconsistencias, hacer informe y enviar al 0

6
auditor líder
7 Entregar informes al líder del proceso 0
8 Realizar cierre del plan de auditoría 0
9 Realizar seguimiento a los planes de acción 1
Comunicar al Establecimiento Educativo la autorización de 0
10 corrección de inconsistencias que puedan ser solucionadas a través
de novedad de matrícula
Identificar casos críticos y remitir a asuntos disciplinarios 0 Se ha realizado una capacitación en el tema
11
por parte del abogado de la SE.
Elaborar y enviar reporte de auditoría al MEN cuando sea solicitado 0
12
13 Realizar Archivo de gestión 0
127 Total actividades 81 0
(actividades en ejecución / total actividades ) * 100 64% 0%
Revisar lineamientos y normatividad que rigen el proceso de 1
D01.01. Análisis y uso

1
de las evaluaciones de docentes y de los resultados de
las evaluaciones de

evaluación de estudiantes
Definir y apoyar estrategias para el proceso de evaluación de 1
2
estudiantes
estudiantes

Hacer seguimiento a la aplicación de pruebas externas y socializar 1

3
los resultados
Realizar seguimiento a los EE territoriales en la definición e 0 No es competencia de la SE.
4
implementación del SIE
5 Analizar los resultados de las evaluaciones de estudiantes 1
Definir la estrategia para que los EE analicen y usen sus resultados 1
6 de las pruebas externas en el plan de mejoramiento institucional
(PMI)
7 Generar información para el perfil educativo 1
1 Revisar lineamientos y normatividad que rigen el proceso de 1
evaluación de docentes y directivos docentes
os docentes de establecimientos

Organizar el proceso de evaluación de docentes y directivos 1

2
2. Aplicación, análisis y uso de

docentes
Capacitar a los funcionarios de la SE 1 Se capacita de acuerdo con una percepción a
3
nivel general.
Capacitar a los rectores y directores rurales de los establecimientos 1 Se capacita de acuerdo con una percepción a
4
educativos nivel general.
educativos oficiales

5 Verificar asistencia a reunión 1

Enviar información a los rectores y/o directivos docentes de los EE 1
6

Establecer la población objeto para acompañamiento del proceso de 1

7
evaluación
ducativa
 resultados de las evaluaciones de docentes y
directivos docentes de establecimientos
D01.02. Aplicación, análisis y uso de
DIAGNÓSTICO DE PROCESOS
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE XXXX

educativos oficiales
Meta propuesta para la
ACTIVIDADES Diagnóstico inicial
Implantación
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Observaciones
¿Se ejecuta? ¿Se impelentará?
No. En forma secuencial
1 = Si. 0 = No. 1 = Si. 0 = No.
Realizar la evaluación de rectores y directivos docentes y reportar 1
8 total de docentes y directivos docentes que no asistieron a la
convocatoria

D01. Gestión de la evaluación educativa

Verificar el cumplimiento de la estrategia de evaluación de docentes 0
9
y directivos docentes
Entregar resultados consolidados de las evaluaciones de docentes 1
10
de los EE
11 Verificar resultados de la aplicación de la evaluación 1
12 Consolidar resultados de las evaluaciones a nivel territorial 1
13 Hacer seguimiento a los recursos de reposición y apelación 0
14 Analizar los resultados de las evaluaciones 1
Enviar información y análisis consolidado de resultados de 1
15
evaluaciones al MEN
Revisar los lineamientos, normatividad y directrices para el 1 Se capacitaron en Guía 34 del MEN.
1
desarrollo de la ruta de mejoramiento institucional de los EE

D01.03 Orientar la ruta de mejoramiento institucional

Diseñar la estrategia de acompañamiento en el desarrollo de la ruta 1
2
de mejoramiento institucional
3 Verificar la alineación de la estrategia 1
Capacitar a los rectores de los EE en la ruta de mejoramiento 1
4
institucional
5 Verificar asistencia a reunión 1
6 Enviar información sobre la ruta de mejoramiento institucional 1
7 Seleccionar EE a los cuáles se les va a prestar asesoría 1
8 Verificar viabilidad económica del acompañamiento 1
Prestar asistencia técnico-pedagógica a los rectores para el 1
9
desarrollo del proceso en los EE
Recibir y verificar los resultados del proceso (Autoevaluación y PMI) 1
10
11 Separar los resultados de las autoevaluaciones 1
12 Conformar equipo para verificación de información reportada 0
13 Revisar la veracidad de los resultados de las autoevaluaciones 1
14 Revisar ubicación del EE en el régimen adecuado 1
Recibir y verificar los resultados del proceso (Autoevaluación y PMI) 1
15
16 Consolidar resultados a nivel territorial 1
17 Consolidar aspectos susceptibles de mejoramiento 1
18 Verificar informe consolidado 1
Analizar información consolidada de los resultados de la 1
19 autoevaluación institucional y planes de mejoramiento institucional

20 Verificar el cumplimiento de la estrategia de acompañamiento 1

Hacer seguimiento a las acciones de acompañamiento en la 1
21 autoevaluación institucional incluidas en el Plan de Apoyo al
Mejoramiento
22 Revisar evaluación de la asistencia técnica 0
Revisar los referentes de calidad y análisis de los resultados de las 0
1
evaluaciones
D01.04. Elaborar la Verificar la información consolidada de referentes y análisis de 0
2
caracterización y el resultados de evaluaciones
perfil del sector 3 Consolidar el análisis de los resultados de las evaluaciones 0
educativo 4 Caracterizar la entidad territorial 1
5 Valorar los componentes del PAM 1
6 Definir el perfil territorial 0
Analizar la caracterización de la entidad territorial y el perfil del 0
1
sector educativo
apoyo al mejoramiento - PAM
D02.01. Gestionar el plan de

2 Priorizar factores o condiciones 0

Elaborar Plan de Apoyo al Mejoramiento 1 construyeron un plan de mejoramiento con
base en los resultados del año anterior, pero
3 no han avanzado debido a que se estan
recibiendo los planes de mejoramiento.

Definir estrategia de seguimiento al plan de apoyo al mejoramiento 0 No han trabajo experiencias significativas,
D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación pre-escolar, básica y media

debido a que consideran que sólo se

4 desarrollan para el concurso y no existe
permanencia.
5 Definir condiciones de sostenibilidad del PAM 0
6 Verificar conformidad del Plan de Apoyo al Mejoramiento 0
Realizar los ajustes en la definición del Plan de Apoyo al 0
7
Mejoramiento
8 Aprobar el Plan de Apoyo al Mejoramiento 0
9 Publicar Plan de Apoyo al Mejoramiento 0
10 Difundir y socializar el Plan de Apoyo al Mejoramiento 0
11 Realizar seguimiento al Plan de Apoyo al Mejoramiento 0
Analizar la caracterización de la entidad territorial y el perfil del 1
1
D02.02. Apoyar la gestión

sector educativo
del proyecto educativo

Identificar las necesidades de asistencia técnica para la elaboración 0

2
o ajuste del Proyecto Educativo
3 Elaborar estrategia de apoyo a la gestión del PEI 0
4 Verificar la alineación de la estrategia 0
5 Brindar asistencia técnica a los EE 0
6 Recibir y revisar los PEI de los Establecimientos Educativos 1
7 Programar actividades de acompañamiento 0
8 Acompañar a los EE en el ajuste del PEI 0
9 Revisar ajustes del PEI 0
10 Realizar seguimiento al desarrollo de los ajustes al PEI 0
11 Verificar el cumplimiento de las actividades programadas 0
Hacer seguimiento a las acciones de apoyo a la gestión del PEI 0
12
incluidas en el Plan de Apoyo al Mejoramiento
13 Revisar evaluación de la asistencia técnica 0
Analizar la caracterización de la entidad territorial y el perfil del 1
1
y hacer seguimiento a D02.03. Apoyar la gestión

sector educativo
Identificar las necesidades de apoyo a la gestión de los planes de 0
2
mejoramiento institucional
Definir estrategia de acompañamiento a los establecimientos 0
de los PMI

3 Educativos en la formulación, ejecución y seguimiento de los PMI

4 Verificar la alineación de la estrategia 0

Definir actividades para apoyar la elaboración de los planes de 1
5
mejoramiento
Apoyar en la ejecución de planes de mejoramiento y pactar 0
6
compromisos de mejora
7 Verificar el cumplimiento de las actividades programadas 0
Hacer seguimiento a las acciones de apoyo en la gestión de los PMI 0
8
incluidas en el Plan de Apoyo al Mejoramiento
9 Revisar evaluación de la asistencia técnica 0
1 Analizar la caracterización de la entidad territorial 1
D02.04. Definir, ejecutar

los planes territoriales

de formación docente

2 Identificar, analizar y priorizar las necesidades de formación 0

3 Elaborar el Plan Territorial de Formación Docente 0
l mejoramiento continuo de los establecimientos educativos

4 Socializar el plan territorial de formación docente 0

Establecer las estrategias técnicas y operativas, para orientar la 1
5 implementación de Proyectos Pedagógicos Transversales en los
EE y la Entidad Territorial
Convocar propuestas de formación docente (capacitación docente o 0
6
investigación)
Evaluar propuestas de formación docente (capacitación docente o 0
7
investigación)
8 Ejecutar u operativizar el plan territorial de formación docente 0
Seguimiento a la ejecución del plan territorial de formación docente 0
9

Analizar la caracterización de la entidad territorial y el perfil del 1 Esta incompleta por parte de algunas
1
sector educativo instituciones educativas.
2.05. Orientación de estrategias para

Identificar las necesidades de asistencia técnica para la 1 Al respecto lo han realizado con el Comité
plementar proyectos pedagógicos

implementación de Proyectos Pedagógicos Transversales en los Cidea de educación ambiental.

2 establecimientos educativos y las entidades territoriales; en
coordinación con otras instituciones y sectores con compromiso en
las temáticas transversales.
Establecer las estrategias técnicas y operativas, para orientar la 1 Cinco (5) instituciones educativas realiza
3 implementación de Proyectos Pedagógicos Transversales en los articulación.
transversales

EE y la Entidad Territorial
Definir instancias y mecanismos de concertación y coordinación 1
4 intersectorial para la implementación de los proyectos pedagógicos
transversales
5 Verificar la alineación de la estrategia 1
Asesorar al establecimiento en reformulación o modificación del 1
6
plan de estudios
 D02.05. Orientación de estrategias par
implementar proyectos pedagógicos
D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los est
DIAGNÓSTICO DE PROCESOS

transversales
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE XXXX
Meta propuesta para la
ACTIVIDADES Diagnóstico inicial
Implantación
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Observaciones
¿Se ejecuta? ¿Se impelentará?
No. En forma secuencial
1 = Si. 0 = No. 1 = Si. 0 = No.
Verificar Plan de Estudios modificado, donde se evidencie la 0
7 incorporación de los proyectos pedagógicos transversales en el
currículo.
8 Recomendar acciones a incluir en el Plan de Mejoramiento 0
9 Verificar el cumplimiento de las actividades programadas 0

Hacer seguimiento a las acciones de implementación de Proyectos

10 Transversales incluidas en el Plan de Apoyo al Mejoramiento 1
11 Revisar evaluación de la asistencia técnica 0
Analizar la caracterización de la entidad territorial y el perfil del 1

medios y tecnologías de articulación de los niveles

1
sector educativo

D02.06. Promover la
Identificar necesidades y oportunidades de articulación educativa en 0
2
la entidad territorial
3 Definir la estrategia para promover la articulación educativa 0

educativos
4 Verificar la alineación de la estrategia 0
5 Proporcionar asistencia técnica a los EE de la entidad territorial 0
Fomentar en la comunidad educativa las alianzas 1 No hay documentación en el tema, hay 5
6 instituciones educativas, el convenio lo hace
la institución.
7 Apoyar la implementación de los convenios en cada EE 1
8 Evaluar el cumplimiento de las actividades programadas 0
Hacer seguimiento a las acciones de articulación incluidas en el 0
9
Plan de Apoyo al Mejoramiento
10 Revisar evaluación de la asistencia técnica 0
1. Analizar la caracterización de la entidad territorial y el perfil del 1
uso y la apropiación de
1
sector educativo
D02.07. Gestionar el

comunicación - TIC 2
2. Realizar diagnóstico del uso y apropiación de Medios y TIC de los
EE
0
información y

3 3. Definir estrategia de uso y apropiación de Medios y TIC 1

4. Gestionar el uso y apropiación de medios y tecnologías de 1
4 información y comunicación.

5 Brindar asistencia técnica sobre el uso de MTIC’s para los EE a 1

5
nivel territorial
6 Evaluar el cumplimiento de las actividades programadas 0
Hacer seguimiento a las acciones de de uso y apropiación de 0
7
Medios y TIC incluidas en el Plan de Apoyo al Mejoramiento
8 Revisar evaluación de la asistencia técnica 0
Incluir en el Plan de Apoyo al Mejoramiento las actividades anuales 1
1 de acompañamiento a experiencias significativas de los EE de la
D02.08 Fortalecimiento de experiencias significativas

jurisdicción
Verificar la alineación de las actividades de acompañamiento a 1
2
experiencias significativas de los EE
3 Definir equipo evaluador de experiencias significativas 1
Capacitar a los evaluadores en el sistema de acompañamiento a 1
4
experiencias significativas
5 Asignar el(los) evaluador(es) de la experiencia significativa 1
Revisar los resultados de la evaluación inicial de experiencias 1
6
significativas
Revisar los resultados de la evaluación de las experiencias 1
7
significativas
8 Socializar los resultados de las experiencias significativas 1
9 Definir la ruta de acompañamiento a experiencias significativas 1
10 Publicar las experiencias significativas 1
11 Realizar acompañamiento a la experiencia significativa 1
12 Designar asesor acompañante de la experiencia significativa 1
Gestionar alianzas con entidades que apoyen el acompañamiento a 1
13
experiencias significativas
Realizar seguimiento al sistema de acompañamiento de la SE 1 OBSERVACIÓN GENERAL AL
SUBPROCESO: Sobre temas de Calidad la
SE realizó el proyecto "Ciudad horizonte
2050" sobre tema espaciales, hicieron el
cuarto congreso espacial de jóvenes.
Se han caracterizaron los humedales.
14 Van a ser lanzamiento de la "Cartilla de
ambiental" 22 de abril de 2010.
Han realizado dos convenios con el proyecto
"Compuatdores para educar".
No se ha implementado el sistema "SIGCE".

135 Total actividades 76 0

(actividades en ejecución / total actividades ) * 100 56% 0%
1 Orientar al ciudadano que llega a la Secretaría de Educación 1
2 Atender notificaciones 1
hacer seguimiento a solicitudes
E01.01. Atender, direccionar y

Identificar y radicar en el Sistema de Atención al Ciudadano – SAC. 1

3
4 Depositar formato en el buzón de sugerencias 0
Atender requerimiento asignados por el Sistema de Atención al 1
5
Ciudadano (SAC)
Asignar en el SAC la consulta realizada a la dependencia que le da 1
6
respuesta
Registrar en el SAC la respuesta a la consulta realizada y dar por 1
7
finalizado el requerimiento
8 Emitir respuesta en el SAC 0
E01. Gestionar solicitudes y correspondencia

Reasignar en el SAC el requerimiento a la dependencia que le da 0

9
respuesta (como operador de segundo nivel en el SAC)
Atender requerimiento reasignado por la Dependencia y analizar e 1
10 iniciar respuesta al requerimiento de acuerdo con el tiempo
establecido en los ejes temáticos
11 Realizar seguimiento a los requerimientos de la dependencia 0
12 Generar informe, archivar y enviar encuesta para consolidación 0
13 Analizar información 0
1 Orientar al ciudadano que llega a la Secretaría de Educación 1
2 Recibir correspondencia 1
3 Generar acta de compromiso 0
E01.02. Recibir y enviar correspondencia

4 Radicar la correspondencia en el SAC 1

E. Atención al ciudadano

5 Generar reporte SAC de correspondencia física asignada 0

6 Clasificar correspondencia de las dependencias 1
7 Distribuir la correspondencia por dependencia de gestión 1
8 Atender requerimiento 1
9 Emitir respuesta en el SAC 0
Reasignar en el SAC el requerimiento a la dependencia que le da 0
10
respuesta como operador de segundo nivel
Generar reporte del SAC para entregar correspondencia física a otra 0
11
dependencia
12 Firmar la respuesta para el cliente 1
13 Enviar correspondencia a Gestión Administrativa y Financiera 1
14 Recibir de las áreas de la SE la correspondencia a ser enviada 1
Enviar copia de la correspondencia con radicado a las áreas 1
15
remitentes
Verificar el cumplimiento del envío de la correspondencia con los 0
16
parámetros establecidos por la Secretaría de Educación
17 Clasificar la correspondencia por destinatario y ubicación 1
18 Enviar la correspondencia 1
19 Registrar devolución 1
20 Verificar información de destino de la correspondencia 0
21 Registrar acción correctiva y preventiva 0
Realizar seguimiento a los tiempos de respuesta de la 0
22
correspondencia
23 Consolidar la información recibida y generar estadísticas 0
24 Analizar información 0
mantener relaciones con

Determinar mecanismos para identificar necesidades y expectativas 0

1
satisfacción del cliente

de los clientes
E02. Desarrollar y

2 Aplicar encuestas de satisfacción del servicio 0

E02.01. Medir la

Recopilar, revisar y validar la información para medir la satisfacción 0

el ciudadano

3
del cliente
Clasificar, capturar y aplicar los métodos e instrumentos 0
4
establecidos para obtener los resultados
5 Analizar, comparar, interpretar los datos obtenidos y diagnosticar 0
Generar los reportes de satisfacción del cliente y distribuir a los 0 OBSERVACIÓN GENERAL AL
interesados SUBPROCESO: El sistema de información de
atencion al ciudadano no se esta utilizando
6 en todas sus funcionalidades, debido a que el
líder del proceso es nuevo y requiere de
capacitación.
 DIAGNÓSTICO DE PROCESOS
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE XXXX
Meta propuesta para la
ACTIVIDADES Diagnóstico inicial
Implantación
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Observaciones
¿Se ejecuta? ¿Se impelentará?
No. En forma secuencial
1 = Si. 0 = No. 1 = Si. 0 = No.
43 Total actividades 20 0
(actividades en ejecución / total actividades ) * 100 47% 0%
 DIAGNÓSTICO DE PROCESOS
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE XXXX
Meta propuesta para la
ACTIVIDADES Diagnóstico inicial
Implantación
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Observaciones
¿Se ejecuta? ¿Se impelentará?
No. En forma secuencial
1 = Si. 0 = No. 1 = Si. 0 = No.
1 Establecer tipo de proyección de planta a realizar
Revisar marco legal e información reportada por los EE para la

modificar la planta de
2
definición de planta

H01.01. Definir o
3 Verificar la información para la definición de planta
Revisar marco legal y la información para la modificación de planta
4

personal
H01. Administrar la planta de personal
5 Verificar la información para la modificación de planta
6 Elaborar estudio técnico de proyección de planta de personal
7 Elaborar estudio financiero de proyección de planta de personal
8 Verificar la proyección de planta de personal
9 Enviar proyección de planta al MEN
10 Recibir concepto del MEN
11 Presentar planta viabilizada por el MEN al ente territorial
12 Adoptar planta de cargos
13 Generar informes

Administrar las Controlar la

1

planta de
Revisión del marco legal y de la información de planta de personal

planta de personal personal

H01.02.
2 Verificar la información
3 Definir actividades para el control de planta de personal
4 Revisar información de planta de personal
5 Generar información consolidada de planta de personal
6 Reportar información
1 Recibir y verificar documentación según normatividad
2 Tramitar novedades según su naturaleza
novedades de 3
4
Elaborar oficio de rechazo de trámite
Clasificar según el tipo de novedad
H01.03.

5 Generar acto administrativo de novedad

Verificar el cumplimiento del acto administrativo frente a los
6
requisitos del cliente
7 Enviar acto administrativo para revisión
8 Verificar el cubrimiento de vacante
9 Enviar acto administrativo con soportes a nómina
10 Generar reporte de novedades tramitadas
1 Determinar cargos a proveer
2 Solicitar disponibilidad Presupuestal
H02.01. Concursos

3 Publicar convocatoria de concurso docente

Administrativos y

Recibir y verificar requisitos mínimos de inscripción y generar listado

4
de admitidos a pruebas:
H02. Selección e inducción de personal

docentes

5
Aplicar pruebas de aptitudes, competencias básicas y psicotécnicas
6 Publicar los resultados de las pruebas ICFES
Recibir resultados y publicar listados de admitidos a valoración de
7
antecedentes y entrevista
8 Entrevistar y valorar los antecedentes de los aspirantes
9 Publicar resultados definitivos y listas de elegibles
10 Citación a audiencia pública
11 Desarrollo de la audiencia
1 Analizar cargo a proveer
Selección

personal
H02.03.

2 Recopilar información
3 Determinar vacantes definitivas
de

4 Generar listado de personal para encargo

5 Análisis de competencias y conocimientos
6 Realizar encargos
1 Determinar el tipo de nombramiento
H02.04. Recibir y verificar información
2
Nombramiento de 3 Elaborar acto administrativo de nombramiento
personal 4 Elaborar comunicación de nombramiento
1 Recibir y revisar información
de personal
Inducción

2 Elaborar cronograma de actividades de inducción

H02.05.

3 Desarrollar inducción y verificar asistencia de funcionarios

Verificar el cumplimiento de la inducción frente a los requisitos del
4
cliente
5 Elaborar y firmar certificado de inducción
6 Remitir documentos
Recibir, analizar y actualizar lineamientos de evaluación del
1
desempeño
Generar material para evaluación y listado de funcionarios por área
2
y cargo
H03.01. Evaluación del

3 Realizar capacitación
4 Distribuir material para evaluación y cronograma de actividades
Preparar material de acuerdo con fase de evaluación del
5
desempeño

desempeño a ejecutar
H03. Desarrollo de personal

6 Concertar objetivos del desempeño

7 Realizar seguimiento semestral al logro de objetivos
H. Gestión del talento humano

8 Realizar evaluación y calificación de servicios

9 Diligenciar formato de evaluación
10 Verificar formularios diligenciados y consolidar por área
11 Realizar solicitud a área respectiva para completar información
Notificar al funcionario calificación del servicio y enviar copia a
12
nómina
Proyectar acto administrativo para declarar insubsistente el
13
nombramiento
14 Generar estadísticas, consolidar debilidades y fortalezas
15 Generar informes de resultados
Identificar si se trata de actividades de formación y capacitación o
1
bienestar
Capacitación y

2 Elaborar el plan anual de estímulos e incentivos institucionales

bienestar

3 Revisar y aprobar plan anual de estímulos e incentivos

H03.02.

4 Identificar necesidades de bienestar

5 Identificar necesidades de formación y capacitación
6 Establecer directrices de formación y capacitación
7 Elaborar el Plan anual de formación y capacitación
8 Revisar y aprobar plan anual de formación y capacitación
Desarrollar plan de capacitación, plan anual de estímulos e
9
incentivos y actividades de bienestar
Recibir y radicar en el sistema de información los documentos para
1
actualización y ascenso

inscripción, actualización o ascenso en el escalafón

en escalafón docente
H04. Administración de carrera

H04.01. Inscripción,

Verificar documentos para actualización o ascenso en el escalafón

H04.02. Inscripción,
actualización y
ascenso en carrera
administrativa
H05.01. Trámite de las
prestaciones sociales
2
3 Devolver solicitud para completar la documentación requerida
4 Verificar Viabilidad de Inscripción o Ascenso
5 Notificar Rechazo de la Solicitud o Insubsistencia
6 Sustanciar el ascenso y elaborar acto administrativo
Verificar la resolución de inscripción, actualización o ascenso frente
7
a los requisitos del cliente
Firmar acto administrativo de inscripción, actualización o ascenso en
8
el escalafón docente
9 Informar al docente o directivo docente
10 Notificar el acto administrativo
11 Remitir novedad a nómina
Recibir documentos para inscripción, actualización o ascenso en
1
carrera administrativa
2 Verificar viabilidad de inscripción o ascenso
3 Comprobar cumplimiento de requisitos
4 Enviar documentos a la Comisión Nacional del Servicio Civil
5 Notificar al funcionario y remitir documentación
1 Recibir y revisar solicitud

2 Realizar sustanciación
3 Liquidar la prestación
y económicas
H05. Manejo del fondo

4 Proyectar resolución de reconocimiento

Verificar el cumplimiento de la resolución de reconocimiento frente a
5
los requisitos del cliente
prestacional

6 Enviar documentación a la fiduciaria

7 Recibir y revisar Acto administrativo de la fiduciaria
8 Firmar la resolución de reconocimiento
9 Asignar número y fecha a la resolución
10 Notificar al docente
11 Enviar la resolución firmada para trámite de pago
12 Archivar el expediente
1 Recibir y radicar la reclamación:
H05.02.
2 Revisar y trasladar la reclamación:
Administración de 3 Analizar el tipo de reclamación y determinar si se audita
reclamaciones por 4 Elaborar informe
salud 5 Recibir informe y efectuar seguimiento
1 Recibir y clasificar novedades
dministració

novedades
H06.01.
ción de la

n de
 H. Gestión del talento humano

DIAGNÓSTICO DE PROCESOS
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE XXXX
Meta propuesta para la
ACTIVIDADES Diagnóstico inicial
Implantación
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO Observaciones
¿Se ejecuta? ¿Se impelentará?
No. En forma secuencial
1 = Si. 0 = No. 1 = Si. 0 = No.
Administració

novedades

2 Distribuir novedades
H06.01.
H06. Administración de la

Verificar documentación de la novedad frente a los requisitos del

3
n de

cliente
4 Ingresar novedad
5 Verificar novedad
6 Corregir novedad
nómina

7 Remitir actos administrativos a la administración de hojas de vida

1 Liquidar la pre nómina
Liquidació

nómina y
n de pre
H06.02.

nómina

Verificar la pre nómina liquidada de acuerdo con los requisitos del

2
cliente
3 Revisar y verificar inconsistencias
4 Corregir inconsistencias y errores
5 Liquidar nómina
1 Imprimir listados y reportes
H06.03. Generación 2 Aprobar listados
de reportes 3 Generar reportes adicionales y archivar

1 Recibir hojas de vida con soportes

del sistema de
H07. Administración de

Actualización

2 Ingresar hoja de vida al sistema y archivar

información

3 Recibir documentos soporte de novedades

H07.01.
las hojas de vida

4 Actualizar Base de Datos

Verificar el ingreso de la información frente a los requisitos del cliente
5
6 Archivar documentos soporte
7 Solicitar información sobre hoja de vida
8 Consultar sistema y dar respuesta a solicitud
1 Recibir solicitud de certificado
H07.02. 2 Elaborar certificado
Generación de 3 Verificar certificado frente a los requisitos del cliente:
certificados 4 Aprobar certificado mediante firma
5 Entregar certificados
141 Total actividades 0 0
(actividades en ejecución / total actividades ) * 100 0% 0%