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SOBRE LAS FUNCIONES DE PROTOCOLO Y RELACIONES PÚBLICAS DEL PARLAMENTO Y LA

ORGANIZACIÓN DE SU OFICINA

Consideraciones generales sobre la importancia de las oficinas de protocolo:

En el mundo globalizado en que nos toca vivir, los Estados se interrelacionan a través de
múltiples vínculos, tanto a nivel nacional como de sus organismos departamentales,
municipales, provinciales, etc.

El desarrollo armónico de esas relaciones es un factor clave para el progreso de sus pueblos,
tanto para las actuales como para las futuras generaciones. En ese sentido, la correcta
organización de las actividades oficiales y la adecuada atención de las autoridades que nos
visitan, son aspectos fundamentales. Precisamente es Protocolo quien se encarga de que estos
aspectos de las relaciones internacionales, se desarrollen con éxito.

De la importancia del tema, se desprende la necesidad de una oficina que tenga funcionarios
especializados en la organización de los actos oficiales, en velar por la simbología nacional e
institucional, y en asistir con profesionalidad y eficacia a las autoridades.

Hay autoridades que dicen: “A mi no me vengan con protocolo”, sin tener en cuenta que es
precisamente Protocolo quien asegura que la actividad que realiza se desarrolle bien, que
todos a quienes convoca estén ubicados en su lugar, se sientan cómodos y atendidos, y que
quienes trabajan en la organización, tengan lo necesario para hacerlo bien. De hecho,
Protocolo administra recursos políticos, económicos, materiales y sociales que actúan en torno
a una actividad, y que luego se reflejan en la imagen institucional, positivamente o no, de
acuerdo al resultado de la misma. Por estas razones, no sólo deben existir las oficinas de
Protocolo, sino que es importante que tengan vínculo directo con la Dirección del organismo
para el que presta funciones. Que Protocolo conozca de primera mano y desde su gestación la
idea de realizar tal o cual actividad, es un factor muy importante para que su organización
refleje lo que la autoridad pretende lograr con ella. Este vínculo directo incide positivamente
en la imagen de la institución. Como vemos, Protocolo no sólo es Importante sino que es una
herramienta de carácter estratégico de la política institucional del Estado, tanto a nivel
nacional como departamental y municipal.

Organización de la dirección de protocolo y relaciones públicas del Poder Ligeslativo:

 Los organismos del Estado se organizan de diferentes formas para atender estos
temas. Ejemplos:

Gobierno Nacional: Ceremonial y Protocolo: Presidencia, MRREE; Protocolo y


RR.PP.: Parlamento, MEC Comunicación e Imagen Institucional: SCJ, OPP, MVOTMA,
MGAP, MIDES… RR.PP.: FFAA; RR.PP y Prensa: MTD, ANCAP, UTE…

Gobiernos Departamentales; En las Intendencias: RR.PP. y Protocolo:


Montevideo, Maldonado, Lavalleja… RR.PP. y Prensa: Colonia, Flores, Rivera.
Comunicación: Canelones, Treinta y Tres, Cerro Largo. La mayoría de las Juntas
Departamentales no tienen oficinas dedicadas al tema, salvo: Montevideo, Canelones
y Salto.
Gobierno Municipales: No tienen oficinas que tomen Protocolo y Ceremonial;
sí el tema de Comunicación en general.

En este marco, la comunicación y coordinación entre las oficinas es muy importante, no sólo
porque es común que se realicen eventos donde participan varias instituciones, sino porque es
notoria la necesidad de conocimientos y recursos que poseen otros organismos del Estado
Experiencias en ese sentido.

Cometidos de la Dirección de Protocolo y Relaciones Públicas del Poder Legislativo:

La Dirección atiende fundamentalmente cinco tareas: tres de ellas las realizan todos los
funcionarios: las visitas protocolares, la organización de eventos y las visitas guiadas al Palacio
Legislativo (que incluyen la temporada de cruceros y el Día del Patrimonio), y dos de ellas las
realizan algunos funcionarios: traducciones de documentos y Maestro de Ceremonia.

En el área de Protocolo, el objeto principal de la Dirección es brindar asistencia a las


autoridades del Poder Legislativo en el cumplimiento de sus funciones, en las actividades de
carácter protocolar y en la organización de los eventos oficiales.

Principales actividades legislativas:

• Actos legislativos:

- Elección del Presidente de la C.RR.

- Promesa de los Senadores.

- Declaración de Fidelidad Constitucional del Presidente y Vicepresidente de la República


electos, ante la Asamblea General.

- Apertura y Clausura de los Períodos de Sesiones.

- Juramento de Ministros de la SCJ y del TCA ante la Asamblea Genera.l

- Designación del Comisionado Parlamentario.

- Acto de posesión de sus cargos de los miembros de la Institución Nacional de DDHH y


Defensoría del Pueblo.

- Homenajes y reconocimientos.

- Velatorio de Legisladores y personalidades públicas en el Palacio Legislativo.

• Visitas de autoridades nacionales y extranjeras al Parlamento:

- de Jefes de Estado y/o de Gobierno, o Miembros de Casas Reinantes.

- de Presidentes de Parlamentos o Cámaras.

- de Legisladores, Embajadores y otras autoridades Extranjeras.

- de autoridades y delegaciones nacionales.


• Eventos y Foros internacionales:

- organizados por las Cámaras, las Comisiones o los Legisladores uruguayos.

- organizados por OOII en el Uruguay: UIP, Foro Parlamentario Iberoamericano, PARLASUR,

PARLATINO, PARLACEN, etc.

En todos los casos se realizan múltiples coordinaciones para que el evento sea un éxito: con las
autoridades y dependencias del Poder Legislativo, con el MRREE y otros organismos del
Estado, con las Embajadas y autoridades de otros países, con organizaciones de la sociedad,
con empresas privadas, etc.En el área de Relaciones Públicas, el objeto principal de la
Dirección es proyectar una imagen positiva del Parlamento, a través de las diferentes
actividades y de los servicios que brinda: visitas guiadas al Palacio Legislativo, coordinación y
organización de eventos institucionales, políticos, sociales, culturales, académicos, etc.

En cuanto a la organización de los eventos institucionales, sean de carácter nacional o


internacional, el aporte de la Dirección de Protocolo se expresa en varios planos:

- En la planificación del evento, la definición de la estructura organizativa y la


distribución de funciones, de acuerdo a las directivas recibidas de la autoridad
correspondiente.
- En la definición e instrumentación de la presentación general del evento, de la
- estructura física, el equipamiento y los servicios necesarios ( Espacios, Mobiliario y
accesorios, Simbología, Ornamentación, Equipamiento audiovisual, informático, etc.,
Artículos y servicios complementarios).
- En la atención de los protagonistas del evento (Recibimiento y acompañamiento,
acreditaciones, información, organización y apoyo en actividades culturales y sociales,
etc.)Si es un evento internacional: asistencia en el ingreso y egreso del país,
coordinación con los intérpretes, transporte, alojamiento, etc.
- En la gestión del evento (elaboración de la agenda, determinación de los tiempos,
invitaciones, coordinación general, coordinaciones con los distintos servicios,
coordinaciones con la prensa, la seguridad y los responsables de la cobertura médica,
con fotografía y filmación, asistencia protocolar general, definición de precedencias,
ubicación de autoridades e invitados, maestro de ceremonias, comidas, etc).
- En el apoyo y asesoramiento a las autoridades para un eficaz relacionamiento con los
participantes, proporcionándoles información relevante sobre su país, cultura, religión,
institución, tratamiento, normas de comportamiento, regalos, etc.

O sea, los funcionarios de protocolo colaboran a que las actividades oficiales sean un éxito:
que no falte nada a la hora de comenzar, que se desarrolle sin inconvenientes y que luego de
finalizada, los anfitriones, los invitados y quienes cumplieron las distintas tareas, saquen un
balance positivo de su organización.
Aproximadamente 90.000 personas por año participan en actividades relacionadas con nuestra
oficina:

- 30.000 - Visitas guiadas y protocolares

- 30.000 – eventos institucionales, políticos, sociales, etc.

- 20.000 – visita de turistas de los Cruceros

- 10.000 - Día del Patrimonio

Los vínculos que se establecen es las distintas actividades, son un patrimonio muy valioso de la
oficina, que le da seguridad y perspectivas al desarrollo de su trabajo.

Las actividades se difunden internamente y hacia la sociedad a través de distintos medios,


tanto en forma personal y directa como mediada: folletería, cartelería, notas, mail, web,
prensa, etc.

Para poder desarrollar con éxito las actividades y proyectar una buena imagen del Parlamento
hacia la sociedad, es fundamental establecer un buen relacionamiento con las otras
dependencias del Poder Legislativo, y lograr una buena comunicación entre los integrantes de
nuestra oficina.

Para nuestra comunicación y organización son esenciales dos instrumentos: el Plan Estratégico
y el Manual de procedimientos. Al inicio del período definimos entre todos la misión, la visión,
los objetivos y las metas de nuestro trabajo, y las evaluamos en forma bimensual. El Manual de
procedimientos nos sirve no sólo para guiar y unificar los criterios de trabajo, sino para ir
sistematizando la experiencia acumulada. Ambas herramientas tienen que ver con la
formación y la profesionalización de la oficina y sus funcionarios.

Sobre la organización de las oficinas de protocolo y relaciones públicas:

Los conceptos que se presentan son fruto de experiencias de gestión que tienen como centro a
los funcionarios y su participación, con el fin de desarrollar la mejor gestión posible hacia los
objetivos de la institución. Las oficinas de Protocolo y RRPP brindan una asistencia calificada y,
en general, se ven expuestas a una gran intensidad de trabajo. Por esta razón deben estar
preparadas para ejercer sus funciones eficazmente en cualquier momento y circunstancia.
Para ello, deben estar bien conducidas y organizadas, contar con funcionarios capacitados y
dispuestos a realizar bien su tarea, y tener condiciones de trabajo apropiadas.

 La dirección colectiva, la planificación estratégica, la comunicación y el trabajo en


equipo son los pilares fundamentales en la conducción de la oficina.

-La dirección colectiva permite incorporar el aporte de todos los funcionarios al


proceso de toma de decisiones, sin que eso signifique delegar la responsabilidad de dirección.
Este método de dirección está basado en el convencimiento de que la fuerza y la inteligencia
colectiva es superior a la de cada individuo del grupo. Los distintos conocimientos,
experiencias y puntos de vista puestos al servicio de un fin común, resultan más ricos que los
de un individuo, sea cual sea su lugar en la organización.
-La planificación estratégica no sólo permite definir la misión, la visión, los objetivos y
las metas de la oficina, en el proceso de elaboración e instrumentación, los funcionarios se
apropian del plan y se comprometen con su desarrollo. La elaboración, desarrollo y evaluación
sistemática del plan estratégico, nos aleja de la improvisación y de la inseguridad que ella
genera.

-La comunicación es una herramienta fundamental para articular la voluntad y la


acción de todos los miembros de la oficina, factor esencial para comunicarse con eficacia con
las demás instituciones y con la sociedad, y para mantener y desarrollar los vínculos
establecidos.

-El trabajo en equipo permite cohesionar al grupo, a la vez que apoya a cada
funcionario y estimula su iniciativa personal, generando un buen clima de trabajo. Esto
permite obtener mayores y mejores resultados con menor esfuerzo. Para trabajar en equipo,
la Dirección debe ser un factor integrador, debe generar condiciones favorables para
desarrollar la participación, la confianza y el potencial del grupo.

 En cuanto a la organización de la oficina, se debe trabajar principalmente en construir


las mejores condiciones en seis aspectos: funcionarios, estructura, procedimientos,
materiales, información y comunicación.

1-Construir un equipo de funcionarios capacitados y dispuestos a trabajar por


los objetivos. En su trabajo los funcionarios van acumulando conocimientos y
experiencias. El desarrollo de esas capacidades se realiza a través de un
proceso planificado y permanente de capacitación (general y particular). Un
elemento que estimula la buena disposición de los funcionarios, es su
participación en el proceso de elaboración, evaluación y desarrollo del plan
estratégico.

2-Contar con la estructura necesaria: físicas, técnicas y ambientales. Es


fundamental tener el lugar, los muebles y accesorios apropiados, así como
computadoras, impresoras, fax, teléfonos, equipos para iluminar bien y
acondicionar el o los ambientes donde se trabaja. Tener los servicios de
mantenimiento en tiempo y forma: limpieza, reparaciones, etc.

3- Sistematizar los procedimientos, con la participación de todos los


funcionarios. Un elemento que contribuye al desarrollo del trabajo, a la
sistematización de la experiencia de la oficina y a la formación de sus
funcionarios, es la elaboración del manual de procedimientos. En ese contexto,
es conveniente que periódicamente se promueva el estudio y ajuste de los
procedimientos, con la participación de los funcionarios. Por otro lado, es
necesario tener los instrumentos básicos preparados para resolver
rápidamente actividades repetitivas: agenda ajustada a las tareas de la oficina,
kit de notas de acuerdo a la actividad, etc.

4- Contar con los materiales e insumos necesarios. Tener en condiciones y “a


mano” los materiales de apoyo que utilizamos habitualmente: papelería,
folletería, portanombres, banderines, sobres de invitación, tarjetas de
ubicación, etc. Esto implica conocer dónde y cómo conseguimos los elementos
que precisamos y no tenemos (comprados o prestados).

5- Construir un sistema de información adecuado y mantenerlo actualizado. Es


fundamental tener prontos para utilizar el listado de autoridades nacionales y
extranjeras, organizaciones, contactos, proveedores, bibliografía técnica y de
interés, etc.

6- Construir un sistema de comunicación apropiado, que tenga en cuenta la


relación interna, la relación con las demás oficinas y la relación hacia fuera de
la organización. Estas relaciones forman un sistema, por lo tanto sus
componentes están entrelazados y se condicionan mutuamente. De allí que se
deben atender las tres direcciones de trabajo en forma simultánea. En la
relación interna se debe buscar la cohesión del grupo y la comunicación eficaz
entre sus miembros. En la relación con las otras oficinas se debe buscar la
seguridad de todos: comunicar claramente qué esperamos del otro y saber qué
se espera de nosotros. En la relación hacia fuera de la organización se debe
promover la comunicación en ambos sentidos con todos los “públicos
objetivo”, a través de todos los medios adecuados posibles.

El trabajo tiene que ver con nuestra calidad de vida. No se puede separar el trabajo de las otras
relaciones: familiares, sociales, políticas, etc. El grupo de personas con las que convivimos
varias horas al día durante decenas de años, es muy importante en nuestra vida y en nuestra
realización como seres humanos. Por lo tanto, construir el mejor clima de trabajo posible no es
un tema secundario. Las condiciones positivas en un colectivo no se generan solas, hay que
trabajar para crearlas. Se construyen con el aporte de todos, todos los días. La formación de un
equipo de trabajo es una construcción humana. Por lo tanto, trabajar para fortalecer la
integración del grupo y cuidar el buen relacionamiento entre sus integrantes, es un factor
sustancial para lograr los objetivos de la oficina. En ese sentido, no sólo debemos respetarnos,
también debemos cuidarnos, acompañarnos en los momentos difíciles. Momentos que, más
tarde o más temprano, todos pasamos.

 Como resumen podemos decir que:

-Para cumplir con eficiencia las funciones de la oficina, es necesario trabajar activamente por la
unidad y la cohesión del grupo

-Construir un estilo de conducción participativo, utilizando el método de dirección colectiva, la


planificación, la comunicación y el trabajo en equipo

-Orientar el esfuerzo en seis direcciones de trabajo entrelazadas: funcionarios, estructura,


procedimientos, materiales, información y comunicación.

La combinación de los elementos que hemos mencionado, constituye una forma calificada de
organizar el trabajo.

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