Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
ORGANIZACIÓN DE SU OFICINA
En el mundo globalizado en que nos toca vivir, los Estados se interrelacionan a través de
múltiples vínculos, tanto a nivel nacional como de sus organismos departamentales,
municipales, provinciales, etc.
El desarrollo armónico de esas relaciones es un factor clave para el progreso de sus pueblos,
tanto para las actuales como para las futuras generaciones. En ese sentido, la correcta
organización de las actividades oficiales y la adecuada atención de las autoridades que nos
visitan, son aspectos fundamentales. Precisamente es Protocolo quien se encarga de que estos
aspectos de las relaciones internacionales, se desarrollen con éxito.
De la importancia del tema, se desprende la necesidad de una oficina que tenga funcionarios
especializados en la organización de los actos oficiales, en velar por la simbología nacional e
institucional, y en asistir con profesionalidad y eficacia a las autoridades.
Hay autoridades que dicen: “A mi no me vengan con protocolo”, sin tener en cuenta que es
precisamente Protocolo quien asegura que la actividad que realiza se desarrolle bien, que
todos a quienes convoca estén ubicados en su lugar, se sientan cómodos y atendidos, y que
quienes trabajan en la organización, tengan lo necesario para hacerlo bien. De hecho,
Protocolo administra recursos políticos, económicos, materiales y sociales que actúan en torno
a una actividad, y que luego se reflejan en la imagen institucional, positivamente o no, de
acuerdo al resultado de la misma. Por estas razones, no sólo deben existir las oficinas de
Protocolo, sino que es importante que tengan vínculo directo con la Dirección del organismo
para el que presta funciones. Que Protocolo conozca de primera mano y desde su gestación la
idea de realizar tal o cual actividad, es un factor muy importante para que su organización
refleje lo que la autoridad pretende lograr con ella. Este vínculo directo incide positivamente
en la imagen de la institución. Como vemos, Protocolo no sólo es Importante sino que es una
herramienta de carácter estratégico de la política institucional del Estado, tanto a nivel
nacional como departamental y municipal.
Los organismos del Estado se organizan de diferentes formas para atender estos
temas. Ejemplos:
En este marco, la comunicación y coordinación entre las oficinas es muy importante, no sólo
porque es común que se realicen eventos donde participan varias instituciones, sino porque es
notoria la necesidad de conocimientos y recursos que poseen otros organismos del Estado
Experiencias en ese sentido.
La Dirección atiende fundamentalmente cinco tareas: tres de ellas las realizan todos los
funcionarios: las visitas protocolares, la organización de eventos y las visitas guiadas al Palacio
Legislativo (que incluyen la temporada de cruceros y el Día del Patrimonio), y dos de ellas las
realizan algunos funcionarios: traducciones de documentos y Maestro de Ceremonia.
• Actos legislativos:
- Homenajes y reconocimientos.
En todos los casos se realizan múltiples coordinaciones para que el evento sea un éxito: con las
autoridades y dependencias del Poder Legislativo, con el MRREE y otros organismos del
Estado, con las Embajadas y autoridades de otros países, con organizaciones de la sociedad,
con empresas privadas, etc.En el área de Relaciones Públicas, el objeto principal de la
Dirección es proyectar una imagen positiva del Parlamento, a través de las diferentes
actividades y de los servicios que brinda: visitas guiadas al Palacio Legislativo, coordinación y
organización de eventos institucionales, políticos, sociales, culturales, académicos, etc.
O sea, los funcionarios de protocolo colaboran a que las actividades oficiales sean un éxito:
que no falte nada a la hora de comenzar, que se desarrolle sin inconvenientes y que luego de
finalizada, los anfitriones, los invitados y quienes cumplieron las distintas tareas, saquen un
balance positivo de su organización.
Aproximadamente 90.000 personas por año participan en actividades relacionadas con nuestra
oficina:
Los vínculos que se establecen es las distintas actividades, son un patrimonio muy valioso de la
oficina, que le da seguridad y perspectivas al desarrollo de su trabajo.
Para poder desarrollar con éxito las actividades y proyectar una buena imagen del Parlamento
hacia la sociedad, es fundamental establecer un buen relacionamiento con las otras
dependencias del Poder Legislativo, y lograr una buena comunicación entre los integrantes de
nuestra oficina.
Para nuestra comunicación y organización son esenciales dos instrumentos: el Plan Estratégico
y el Manual de procedimientos. Al inicio del período definimos entre todos la misión, la visión,
los objetivos y las metas de nuestro trabajo, y las evaluamos en forma bimensual. El Manual de
procedimientos nos sirve no sólo para guiar y unificar los criterios de trabajo, sino para ir
sistematizando la experiencia acumulada. Ambas herramientas tienen que ver con la
formación y la profesionalización de la oficina y sus funcionarios.
Los conceptos que se presentan son fruto de experiencias de gestión que tienen como centro a
los funcionarios y su participación, con el fin de desarrollar la mejor gestión posible hacia los
objetivos de la institución. Las oficinas de Protocolo y RRPP brindan una asistencia calificada y,
en general, se ven expuestas a una gran intensidad de trabajo. Por esta razón deben estar
preparadas para ejercer sus funciones eficazmente en cualquier momento y circunstancia.
Para ello, deben estar bien conducidas y organizadas, contar con funcionarios capacitados y
dispuestos a realizar bien su tarea, y tener condiciones de trabajo apropiadas.
-El trabajo en equipo permite cohesionar al grupo, a la vez que apoya a cada
funcionario y estimula su iniciativa personal, generando un buen clima de trabajo. Esto
permite obtener mayores y mejores resultados con menor esfuerzo. Para trabajar en equipo,
la Dirección debe ser un factor integrador, debe generar condiciones favorables para
desarrollar la participación, la confianza y el potencial del grupo.
El trabajo tiene que ver con nuestra calidad de vida. No se puede separar el trabajo de las otras
relaciones: familiares, sociales, políticas, etc. El grupo de personas con las que convivimos
varias horas al día durante decenas de años, es muy importante en nuestra vida y en nuestra
realización como seres humanos. Por lo tanto, construir el mejor clima de trabajo posible no es
un tema secundario. Las condiciones positivas en un colectivo no se generan solas, hay que
trabajar para crearlas. Se construyen con el aporte de todos, todos los días. La formación de un
equipo de trabajo es una construcción humana. Por lo tanto, trabajar para fortalecer la
integración del grupo y cuidar el buen relacionamiento entre sus integrantes, es un factor
sustancial para lograr los objetivos de la oficina. En ese sentido, no sólo debemos respetarnos,
también debemos cuidarnos, acompañarnos en los momentos difíciles. Momentos que, más
tarde o más temprano, todos pasamos.
-Para cumplir con eficiencia las funciones de la oficina, es necesario trabajar activamente por la
unidad y la cohesión del grupo
La combinación de los elementos que hemos mencionado, constituye una forma calificada de
organizar el trabajo.