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Índice

1. Ingresos de las comunidades

1.1 Ingresos y Financiamiento

1.2 Capital de Trabajo

1.3 Depreciación, Provisiones y Valor de reposición

1.4 Manejo del Fondo de Reserva

2. Remuneraciones y finiquitos del conserje: ¿Qué debo saber?

2.1 Máximo de horas extra semanales

2.2 Máximo de horas extra semanales

2.3 Feriados irrenunciables

2.4 Descuento IUSC

2.5 Feriado proporcional

2.6 Descontar créditos sociales pendientes en finiquito

2.7 Descontar la AFC ante cualquier evento

2.8 ¿Se puede despedir a un trabajador por necesidades de

la empresa ante cualquier evento?

3. Organizaciones Sociales: Cómo adjudicarse

a fondos concursables
 Introducción:

En el presente Ebook vamos a abordar las principales problemáticas al

momento de llevar las finanzas en una comunidad desde los ingresos, capital de
trabajo hasta el manejo en cuanto al fondo de reserva.

En un segundo tiempo se presentarán y explicarán detalladamente los

puntos fundamentales para cobrar cuotas mensuales para fondos, utilizando
nuestra plataforma de software de administración de edificios y condominios.

Finalmente, terminaremos analizando todo lo que debe conocer un

empleador en el rubro de las administración y cuáles son las equivocaciones más
frecuentes en cuanto a remuneraciones y finiquitos de los trabajadores.
 1. Ingresos de las comunidades

Llevar las finanzas de una comunidad no es tarea fácil. Existen problemáticas

comunes que pueden llegar a enfrentar. Para ello, es necesario conocer acerca de
los ingresos de las comunidades, el capital de trabajo, el cálculo de la depreciación
y el manejo del fondo de reserva. 

1.1 Ingresos y Financiamiento

Las comunidades de copropietarios son organizaciones sin fines de lucro.

Esto significa que, las utilidades o excedentes que generan no son repartidas entre
sus socios, sino que se destinan a su objeto social. Al ser organizaciones sin fines de
lucro, es difícil para las comunidades acceder a financiamiento.

Por su parte, las comunidades tienen distintas alternativas para obtener

ingresos, por ejemplo:

Cobro de Arriendo de Utilidades por

Cobro de
multas e espacios la inversión del
gastos
intereses por comunes Fondo de
comunes
atrasos. Reserva.

De todas formas, al existir ingresos adicionales, los copropietarios suelen

pedir una reducción de los gastos comunes. Esto se traduce a que en general las
comunidades no alcanzan altos niveles de ahorro. De hecho, el ahorro mensual de
las comunidades no suele ser superior al 5-10% del monto del gasto común.
1.2 Capital de Trabajo

El capital de trabajo corresponde al dinero requerido para sustentar los

gastos de la comunidad en el periodo que se demoran los copropietarios en realizar
los pagos. En Chile las comunidades operan rindiendo los costos que ya se han
realizado. Por ejemplo, el gasto común de junio se calcula en base a todos los costos
en los que incurrió la comunidad en dicho mes. En ese sentido, esta debe contar
con recursos para solventar esos gastos.

Por otra parte, hay que tomar en cuenta que pueden existir demoras en el
pago de los copropietarios. A modo de ejemplo, si se establece al igual que el gasto
común mencionado en el párrafo anterior, debe ser pagado antes del 31 de julio.
Por su parte, es muy probable que algunos copropietarios presenten demoras en el
pago de unos días o varios meses.

Es importante que, la comunidad considere estos atrasos en el cálculo del

capital de trabajo. La falta de este logra inhabilitar a la comunidad para operar
mientras espera el pago de los gastos ya incurridos, y puede incluso llevarlos a la
quiebra.
1.3 Depreciación, Provisiones y Valor de reposición

Otro gran problema que presentan las comunidades se deriva de la dificultad

que implica realizar el cálculo de la depreciación y el valor de reposición de los
equipos. Para ilustrar, la vida útil de un ascensor es de alrededor de 20 años,
considerando que se realizan las revisiones y mantenciones preventivas
correspondientes.

Lo mencionado anteriormente nos lleva a la conclusión de que en 20 años el

ascensor presente problemas en su funcionamiento y deba ser reemplazado. Es
trabajo de la administración de la comunidad anteponerse a estas situaciones para
evitar problemas futuros. Una solución para esto es provisionar, a medida que pasa
el tiempo, el desgaste de los equipos.

Continuando con el ejemplo, si seguimos este método, y tenemos un

ascensor que tiene 10 años desde su instalación, deberíamos tener provisionado un
50% del valor de este. De todas formas, comenzar a provisionar un equipo 20 años
antes de tener que reemplazarlo puede ser algo muy anticipado.

Ante todo, recomendamos comenzar a provisionar el desgaste cuando haya

cumplido la mitad de la vida útil y hacerlo a un ritmo más rápido. Siguiendo el
ejemplo del ascensor, si comenzamos a provisionar desde el año 10, tendríamos
que provisionar un 10% cada año.

Es importante no comenzar a provisionar muy tarde por dos motivos. En

primer lugar, porque las cuotas serán más altas y un incremento fuerte en el gasto
común podría causar inconvenientes a los copropietarios.

En segundo lugar, no hay que olvidar que la vida útil entregada por los
fabricantes es una estimación de cuánto durará el equipo, pero no una garantía.
Entonces, es posible que el equipo falle antes de la fecha estimada y que la
comunidad no haya alcanzado a reunir el dinero suficiente para reemplazarlo.
1.4 Manejo del Fondo de Reserva

De acuerdo a lo mencionado, es fundamental realizar un buen manejo en

cuanto al fondo de reserva, puesto que este se caracteriza por ser el dinero que
posee la comunidad en el banco y permite cubrir sus necesidades de capital de
trabajo, haciendo frente a gastos imprevistos.

En líneas generales, las comunidades destinan alrededor de un 5% del monto

del gasto común para el fondo de reserva. A causa de esto, este tiende a aumentar
hasta que ocurre un imprevisto. Cuando el fondo de reserva está en niveles muy
bajos o muy altos la administración puede proponer a la asamblea aumentar o
disminuir el porcentaje del gasto común.

Pero, ¿Cómo se determina cuando está en niveles bajos o altos? Para ello,
recomendamos contrastar el monto del fondo de reserva con las obligaciones de
corto y mediano plazo.

En el corto plazo, el fondo de reserva debe poder cubrir el capital de trabajo,

el cual depende de los niveles de morosidad de una comunidad, estos suelen estar
entre 2 y 4 meses del gasto común.

Por otra parte, es importante evaluar las obligaciones potenciales de

mediano plazo. Para esto es bueno hacerse las siguientes preguntas:

● ¿Hay empleados que llevan varios años trabajando que podrían ser
despedidos?
● ¿Hay contingencias legales que la comunidad deba enfrentar?
● ¿Los ascensores o la caldera están cercanos a cumplir su vida útil o presentan
fallas recurrentes?
● ¿Los espacios comunes están en buen estado?
● ¿El edificio necesita ser pintado?
● ¿Las cañerías del edificio tienen varios años y necesitan reparaciones?
● ¿Hay empleados que tienen muchos días de vacaciones acumulados?
 Según como sean las respuestas, el fondo común tendrá que ser más grande
o más pequeño.

En resumen, tenemos que medir la diferencia que hay entre el fondo de

reserva y las obligaciones potenciales de la comunidad. De todas formas, hay
eventos que son inciertos. Si creemos que un evento podría tener un alto costo,
pero es poco probable que ocurra se puede ponderar el gasto potencial por la
probabilidad de ocurrencia.

Una alternativa interesante es invertir dicha parte del fondo de reserva. Para
esto hay múltiples opciones, pero la principal recomendación es optar por
alternativas que otorguen liquidez, y que estén bien diversificadas.

Luego de conocer cómo manejar los ingresos y financiamientos en una

comunidad de manera efectiva, para nosotros es importante que aprendas cómo
cobrar cuotas mensuales a distintos departamentos a través del software que
ofrece ComunidadFeliz.

2. Remuneraciones y finiquitos del conserje: ¿Qué debo

saber?

Las remuneraciones del personal es una de las tareas más importante de

las administraciones. Por lo tanto, es necesario tener los conocimientos
adecuados para poder gestionar esta labor de manera correcta.

En primer lugar, es esencial que el empleador esté al tanto de los nuevos

cambios en el área de las remuneraciones, por ejemplo, la periodicidad en que
cambia el sueldo mínimo, hoy sabemos sobre la incorporación de la nueva AFP
Uno, también existe un debate sobre la reducción de la jornada laboral, etc,
debido a que el código del trabajo y otras leyes que tienen efecto en las
remuneraciones, cambian continuamente.
 Otra parte fundamental es que el empleador conozca cuales son los distintos
parámetros que conforman las remuneraciones para hacer el pago de las
liquidaciones de sueldo, de las leyes sociales, finiquitos, etc.

A pesar de saber los conceptos generales de las remuneraciones, ya bien sea

por olvido o porque no se entendió correctamente algún parámetro, se suelen
cometer errores al momento de generar una liquidación de sueldo. Según mi
experiencia, los errores más comunes son los presentados a continuación:

Bonos imponibles y Asignaciones no imponibles

Muchas veces nos toca ver casos de empleadores que desean agregar bonos
de asistencia, de responsabilidad, por puntualidad, etcétera, como asignaciones no
imponibles. Sin embargo, según el artículo 41 inciso 2° del Código del Trabajo, solo
las asignaciones de colación, movilización, por desgaste de herramientas, por
pérdida de caja, viáticos y asignaciones familiares son no imponibles.

2.1 Máximo de horas extra semanales

En el mundo de la administración, existen algunos trabajos que deben estar

operando 24/7, el ejemplo más característico son los conserjes. En muchas
ocasiones, al ser un trabajo que debe estar siempre atendido, se ofrecen horas
extras a los conserjes o turnos de reemplazo en caso de que un colega enferme.

En ese sentido, podemos ver casos de 50, 55 o hasta 60 horas extra en una
liquidación de sueldo. Aunque, según el artículo 30 y 31 del Código del trabajo, el
máximo de horas extra diarias son 2 horas.

Existe una excepción que serían los días sábados, en los cuales pueden tomar
un máximo de 7,5 horas extra en este día, pero la suma de las horas extra tanto en la
semana como el sábado no pueden superar el máximo de 2 horas por días.

Es decir, supongamos que un trabajador labora 6 días a la semana, entonces

le corresponden hasta un máximo de 12 horas extras por semana, las cuales pueden
repartir entre 2 diarias y/o 7,5 el sábado, pero en ningún caso la suma entre las horas
extra de los días de la semana más las horas extra efectuada los sábados pueden
superar las 12 horas.
2.2 Máximo de horas extra semanales

En el mundo de la administración, existen algunos trabajos que deben estar

operando 24/7, el ejemplo más característico son los conserjes. En muchas
ocasiones, al ser un trabajo que debe estar siempre atendido, se ofrecen horas
extras a los conserjes o turnos de reemplazo en caso de que un colega enferme.

En ese sentido, podemos ver casos de 50, 55 o hasta 60 horas extra en una
liquidación de sueldo. Aunque, según el artículo 30 y 31 del Código del trabajo, el
máximo de horas extra diarias son 2 horas.

Existe una excepción que serían los días sábados, en los cuales pueden tomar
un máximo de 7,5 horas extra en este día, pero la suma de las horas extra tanto en la
semana como el sábado no pueden superar el máximo de 2 horas por días.

Es decir, supongamos que un trabajador labora 6 días a la semana, entonces

le corresponden hasta un máximo de 12 horas extras por semana, las cuales pueden
repartir entre 2 diarias y/o 7,5 el sábado, pero en ningún caso la suma entre las horas
extra de los días de la semana más las horas extra efectuada los sábados pueden
superar las 12 horas.

2.3 Feriados irrenunciables

Una de las equivocaciones más frecuentes, es pagar con un bono cuando

un trabajador labora un día feriado (sin recargo). Si a un trabajador le toca laborar
un feriado, este turno debe ser pagado con un recargo del 50%.No obstante, estos
trabajadores que se encuentran exceptuados del descanso en estos días tendrán
derecho a ellos, al menos una vez cada dos años. Por lo cual, es importante que
empleador pacte la rotación del personal para este fin.
2.4 Descuento IUSC

Muchas veces las administraciones tienen la dudas si el Impuesto Único de

Segunda Categoría se debe descontar de la liquidación de sueldo en caso de que la
renta de éste pertenezca a los tramos indicados por el SII.

Como las comunidades no tienen utilidades, muchas veces genera la

confusión si se debe pagar o no. En este sentido, debemos saber que el impuesto
no es a la empresa o comunidad, sino que es al trabajador, por tanto, debe hacerse
el descuento independientemente si es una entidad con fines de lucro o sin fines
de lucro.

Por otro lado, el momento de desvinculación de un trabajador de las

comunidades suele ser un proceso difícil, especialmente cuando no se termina en
buenos términos. Por esa razón, es de suma importancia tener claridad sobre los
parámetros a considerar en las remuneraciones.

2.5 Feriado proporcional

Cotidianamente se calcula mal este parámetro en muchos finiquitos. Es

necesario conocer cómo calcular cuánto se le paga por las vacaciones pendientes a
un trabajador.

Conviene enfatizar que, debemos calcular la base diaria para hacerlo, se

recomienda agregar a ésta los bonos de movilización y colación, pero no es
obligatorio hacerlo. Tanto los días hábiles, como los días no hábiles deben ser
considerados para este cálculo.

En efecto, si una persona tiene vigente 7 días y lo despiden un lunes, desde el

martes se empieza a contar los días, si hay algún feriado o un fin de semana se
paga sin considerarlo dentro de los 7 días.
2.6 Descontar créditos sociales pendientes en finiquito

Esta opción es válida, aunque debe ser con expresa autorización del
empleado. Esto no se hace muy a menudo, pero existen situaciones en las que al
empleado le queda una o dos cuotas, por lo que prefieren descontarlo de su
finiquito para no continuar con la deuda.

2.7 Descontar la AFC ante cualquier evento

En cuanto a esta opción, se debe aplicar cuando la causal de desvinculación

sea necesidades de la empresa. Para saber al monto a descontar, no podemos
sencillamente calcularlo, puesto que el 0,8% que se aporta al solidario de cesantía
no se descuenta, además por variables económicas que pueden modificar el
monto. Por lo que debemos pedir el monto exacto a la AFC.

2.8 ¿Se puede despedir a un trabajador por necesidades de la

empresa ante cualquier evento?

De todas las causales de despido, la que es por necesidades de la empresa

suele ser la más utilizada. Por otro lado, también es la que se utiliza de peor forma,
debido a que como se paga indemnización (en trabajadores con más de un año de
servicio), se suele creer que no se necesita justificación, por lo que cae en un
despido injustificado.

El error más común, es cuando se despide a un trabajador por mal

desempeño. En nuestra legislación actual no existe una causal de despido, no
cumplir las expectativas o por mal desempeño.

La inspección del trabajo define la causal como: “El término de la relación

laboral en circunstancias de carácter técnico o bien de orden económico, como son
el cambio en las condiciones del mercado, la racionalización o modernización, que
hagan necesaria la separación de uno o más trabajadores”.
 Esto quiere decir que, al momento de contratar a un trabajador, es necesario
estar seguros de que es el indicado. Mientras analizamos su desempeño, podemos
contratar a honorarios.

Estos son los parámetros donde más hay errores en las remuneraciones del
personal de las comunidades. Los empleadores deben ser muy cuidadosos al
momento de pagar las remuneraciones del personal, para no incurrir multas, ni
pagar demás.

3. Organizaciones Sociales: Cómo adjudicarse a fondos

concursables

Actualmente existen varios instrumentos que otorgan acceso a financiamiento

o mejoramiento de organizaciones sociales de todo tipo, en este documento
detallaremos algunos tips y sus que ayudaran en los procesos de selección y
adjudicación.

Principalmente, debemos saber que existen diversas agrupaciones que

pueden postular sus proyectos de interés, entre estas están los condominios,
barrios, población, etc.

Por otro lado, los proyectos son iniciativas concretas que tienen como
objetivo resolver una necesidad o situación problemática que afecta la calidad
de vida de las personas que habitan dentro de alguna organización social. Estos
pueden ser financiados a través de diversos fondos concursables y pueden ser
presentados por personas naturales o la misma organización.

El gobierno está destinando cada año más recursos que buscan financiar
diversos proyectos concursables de organizaciones sociales, el hecho que sean
concursables ofrece la ventaja de conocer con anticipación las bases y
ponderaciones asociadas lo que permite tener las mismas posibilidades de
adjudicación.
 Antes de postular es necesario elaborar un proyecto que defina qué es lo
que se quiere hacer, esto se debe complementar con un diagnóstico, justificación
y fundamento que reflejan la necesidad identificada y una alternativa de solución.
De la misma manera, se deben determinar los objetivos generales y específicos
del proyecto, entre los cuales se encuentra, la contribución que se busca realizar.

Teniendo esto resuelto, debemos considerar dónde se realizará el proyecto,

la metodología que se utilizará y las actividades que se llevarán a cabo junto con
su cronograma.

El último paso y fundamental es determinar el equipo de trabajo que

encabezará el proyecto además de incluir los recursos a utilizar entre estos los
recursos financieros.

Los dirigentes que quieran participar en estos fondos deben tener algunos
conocimientos entre estos como elaborar una carta Gantt, diferenciar entre
objetivos generales y específicos, reconocer diferencias entre gastos materiales,
infraestructura y equipamiento, etc.

También se deben tener claros los siguientes datos:

● Bases del fondo: esto para conocer los detalles de las ponderaciones que serán
evaluadas.
● Plazos: Muchas veces los plazos varían de un año para otro.
● Personalidad jurídica: En algunos fondos consideran la antigüedad de la
comunidad.
● Registro: la comunidad interesada debe estar inscrita en el registro de
receptores de fondos públicos.
● Gastos en honorarios y equipamiento: Las bases indican que porcentajes
debemos destinar a cada ítem, ese será nuestro límite en cada uno.
● Objetivos: Considerar los objetivos de la organización que entrega estos
fondos y el impacto que tendrá en la comunidad.
Lo detallado anteriormente se podría resumir en el siguiente esquema

● Definir el proyecto de acuerdo con la necesidad detectada

● Según la necesidad se debe determinar los beneficiarios directos.
● Determinar metodología y cronograma.
● Definir equipo de trabajo o responsables
● Con lo anterior se selecciona a qué proyecto postular. Evaluar
cumplimento de objetivos.

Con estos conceptos claros será más efectiva la postulación debido a que
podremos presentar de mejor forma nuestro proyecto lo que permitirá obtener
una mayor ponderación. Esto se traduce en un aumento de las posibilidades de
adjudicación. Muchas veces un buen proyecto mal formulado no se adjudica los
fondos a los que postula.
 Conclusión

La evidencia que presentamos anteriormente demuestra que este Ebook

tiene como propósito enseñar acerca de la importancia que conlleva mantener una
administración completamente ordenada y cómo algunos condominios se ven
afectados cuando ésta no se realiza de la manera correcta, tanto que puede
llevarlos a la quiebra.

Asimismo, queremos que nuestros administradores tengan todo el

conocimiento suficiente con respecto a las remuneraciones del personal debido a
los errores que se suelen cometer al momento de realizar una liquidación de sueldo
por las razones anteriormente mencionadas.

Como puedes notar, se busca generar conocimientos en cuanto al software

ComunidadFeliz, el cual ofrece una vida más sencilla a muchos administradores de
edificios, en cuanto a reducir morosidad y aumentar ingresos con herramientas
que transparentan las finanzas.
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