Ficha Resumen - Informe de Control Posterior

I. Información general de informes de control posterior:

N° de informe: 007-2019-2-4243

Título del informe:
Objetivo de la auditoría:
Entidad auditada:
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SE
REGISTREN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES Y SU
CORRECTA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
DETERMINAR SI LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS QUE SE REGISTREN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES RESPONDE A LAS NECESIDADES DE LAS ÁREAS USUARIAS, SI LOS
TÉRMINOS DE REFERENCIA (VALOR ESTIMADO Y VARIACIONES, CONDICIONES
TÉCNICAS Y DEL SERVICIO, OTROS) RESPONDEN AL MERCADO Y, SI LA EJECUCIÓN
CONTRACTUAL SE SUJETÓ A SUS TÉRMINOS, CONDICIONES Y RODEADA DE UN
MARCO DE CONTROL INTERNO ADECUADO QUE PREVENGA RETRASOS E
INCUMPLIMIENTOS.
ORGANISMO SUPERVISOR DE LA INVERSIÓN EN ENERGÍA Y MINERÍA

Monto auditado: S/ 7,196,005.44

Monto examinado: S/ 7,196,005.00

Ubigeo: Región: Provincia: Distrito:

LIMA LIMA MAGDALENA DEL MAR
Fecha de emisión de 15/07/2019
informe:
Unidad orgánica que emite OCI - ORGANISMO SUPERVISOR DE LA INVERSIÓN EN ENERGÍA Y MINERÍA
el informe:

II. Tipo de servicio de control posterior:

Item Tipo de control: (marcar con "X")

1 Auditoría de Cumplimiento X
2 Auditoría Financiera
3 Auditoría de Desempeño
4 Servicio de Control Específico a Hechos con Presunta Irregularidad

III. Resultados del servicio de control posterior:

1 Observaciones:
1. INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL DE SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEBIDO A LA
ENTREGA EXTEMPORÁNEA DE MICROFORMAS, MENOR ASIGNACIÓN DE PERSONAS EN EQUIPOS DE
TRABAJO, PRESTACIÓN PARCIAL DEL SERVICIO, OTORGAMIENTO DE CONFORMIDADES SIN SUSTENTO,
INAPLICACIÓN DE PENALIDADES POR S/ 801 290,54 Y PAGOS SIN CONTAR CON EVIDENCIAS DEL
SERVICIO BRINDADO POR S/ 424 801,00, AFECTANDO EL USO DE LOS RECURSOS DEL ESTADO.
2 Recomendaciones:
AL PRESIDENTE DEL CONSEJO DIRECTIVO del Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería:
1. El inicio de las acciones administrativas para el deslinde de responsabilidades del funcionario, ex
 funcionario y servidor del Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería comprendidos en la
única observación, conforme al marco normativo aplicable.
(Conclusión n.° 1, pág. 35).

2. Poner en conocimiento de la Procuraduría Pública encargada de los asuntos judiciales de la

Presidencia del Consejo de Ministros, el informe para que inicie las acciones legales contra los
funcionarios y servidores comprendidos en los hechos de la observación única del presente informe de
auditoría, considerando que el Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería está adscrito a la
Presidencia del Consejo de Ministros y carece dentro de su estructura organizacional de un Procurador
Público designado.
(Conclusión n.° 1, pág. 35).

Asimismo, en uso de las atribuciones conferidas en el literal b) del artículo 15° de la Ley n.° 27785, con el
propósito de coadyuvar a la mejora de la capacidad y eficiencias de la entidad en la toma de decisiones y
en el manejo de sus recursos, se formulan las recomendaciones siguientes:
3. Disponga el estricto cumplimiento de las cláusulas contractuales referidas a la supervisión del
contrato; y, que se realicen con esmero profesional la revisión, validación y otorgamiento de conformidades
por los servicios que se contraten por cada unidad orgánica.
(Conclusión n.° 1, pág. 35).

4. Que la Gerencia de Administración y Finanzas disponga el inicio de las acciones administrativas

necesarias para el recupero de las penalidades no cobradas por S/ 801 290,54, así como por los pagos sin
evidencia del servicio por S/ 424 801,00, respecto a la ejecución del Contrato de Locación de Servicios n.°
026-2017 derivado del Concurso Público n.° 24-2016-Osinergmin denominado "Contratación del servicio de
digitalización de los documentos que se registren en el sistema de gestión de documentos digitales".
(Conclusión n.° 1, pág. 35).

5. Que la Gerencia de Administración y Finanzas a través de la Unidad de Gestión Documentaria y Archivo,

supervise y verifique la entrega oportuna de las microformas garantizando que el contenido se encuentre
en las condiciones y plazos pactados en el contrato.
(Conclusión n.° 1, pág. 35).

6. Que la Gerencia de Administración y Finanzas, a través de la Unidad de Gestión Documentaria y Archivo

requiera a la Gerencia de Tecnologías de la Información, su participación en la elaboración de los Términos
de Referencia para servicios de digitalización de documentos con o sin valor legal, desde la formulación de
las bases y durante la ejecución del contrato, con la finalidad que brinde el apoyo técnico y las
herramientas tecnológicas que permitan al área usuaria, verificar, controlar y supervisar las cantidades de
imágenes digitalizadas por cada entregable.
(Conclusión n.° 1, pág. 35).

7. A la Gerencia de Administración y Finanzas, para que la Unidad de Gestión Documentaria y Archivo,

implemente controles previos con la finalidad de verificar el debido cumplimiento de la ejecución
contractual respecto de la asistencia del personal propuesto por la empresa prestadora del servicio de
digitalización a las diferentes sedes del Osinergmin.
(Conclusión n.° 1, pág. 35).

8. A la Gerencia de Administración y Finanzas, para que la Unidad de Gestión Documentaria y Archivo,

cautele y supervise el cumplimiento de la ejecución contractual, verificando y contrastando los entregables
presentados por el Consorcio.
(Conclusión n.° 1, pág. 35).

9. A la Gerencia de Administración y Finanzas, para que la Unidad de Gestión Documentaria y Archivo, en

coordinación con la Gerencia de Tecnologías de la Información cautele que las digitalizaciones de
documentos con o sin valor legal, sean almacenados en un repositorio que posibilite la verificación del
servicio; así como, su acceso y utilización por los funcionarios o servidores de la entidad.
(Conclusión n.° 1, pág. 35).

3 Funcionarios comprendidos en los hechos y presuntas responsabilidades identificadas (Apéndice 1):

DNI Nombres y apellidos Civil Penal Admin. Adm. ENT Adm. PAS
DNI Nombres y apellidos Civil Penal Admin. Adm. ENT Adm. PAS
09381007 OMAR VICENTE ROJAS HERRERA X X
09661190 MARCOS JAVIER VASQUEZ GUERRA X X
10323238 ERNESTO JOHNNATAN PASTOR MONIER X X
10306965 PILAR ROSA CLARA VARGAS MARQUEZ X X

2019-CPO-4243-00003