1. ¿Qué función cumple el control de efectivo en una empresa?

Es importante definir el control de efectivo como todas aquellas medidas

administrativas (normas, reglas, procedimientos) que permiten consistencia
permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera
el efectivo en caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.
Estas medidas, que constituyen en el Control de Activo Circulante Disponible, deben
armonizar, en su complejidad, de acuerdo al carácter, volumen operativo e
importancia de la empresa. Este tipo de control también se conoce con el nombre
de Control Interno, ya que es realizado por orden de la empresa.
El efectivo representa el activo más líquido que posee la compañía. La liquidez se
refiere a la capacidad de la empresa para utilizar el dinero en efectivo para las
transacciones financieras. Las empresas utilizan dinero en efectivo para realizar la
mayoría de las transacciones comerciales, incluidos los pagos a los clientes, pagos
a proveedores, compra de equipos y la nómina de empleados. Debido al rol del
efectivo en las transacciones financieras, los procedimientos de control interno
constituyen una alta prioridad para las empresas. Los controles internos de efectivo
sirven para varias funciones importantes para las empresas:
❖ Evitar manejos dolosos del efectivo. Los controles internos también
reducen la posibilidad de que alguien robe. Tanto los empleados y no
empleados pueden tener la tentación de robar dinero de la compañía. Las
empresas que reciben pagos en efectivo mantienen suficiente dinero a la
mano para facilitar las transacciones de los clientes. Las empresas también
utilizan cheques para hacer pagos en efectivo. Los controles internos
salvaguardan tanto los cheques como la moneda.
❖ Lograr una contabilidad confiable y asegurar los registros contables:
Los inversores, prestamistas y gerentes quieren creer en las cifras reportadas
en los estados financieros, especialmente en relación con dinero en efectivo.
Los parámetros de controles internos en torno a las actividades de los
empleados y gestión de efectivo, proporcionan la garantía de que los
empleados manejen correctamente el dinero y mantienen la confianza en los
números.
 ❖ Detectar a tiempo cualquier irregularidad.
❖ Informar con precisión la cantidad de efectivo en poder de la empresa.
Las empresas confían en un reporte confiable de la cantidad de dinero en
efectivo disponible para hacer los pagos requeridos. Las empresas también
quieren saber la cantidad correcta de dinero en efectivo. Si la empresa tiene
un exceso de efectivo, puede invertirlo con el fin de obtener una ganancia
sobre él. Si la compañía no tiene suficiente efectivo, es posible que deba
obtener financiamiento. Un ejemplo de un control interno para asegurar una
información precisa implica la realización de conciliaciones bancarias.
❖ Minimizar errores: Los controles internos de caja minimizan la posibilidad
de errores en la presentación de informes y manejo de dinero. Los errores
impactan en el saldo, ya sea en forma favorable o desfavorable. Un error
favorable se produce cuando la empresa tiene más dinero que lo espera. Un
error desfavorable se produce cuando la empresa tiene menos dinero de lo
previsto. Ambos tipos de errores indican que los empleados manejan mal el
efectivo. Los controles internos minimizan la posibilidad de errores cuando
se trata de dinero en efectivo.

2. ¿Cuáles son las principales fuentes de entrada de efectivo en la

empresa y explique?
En las empresas, la generación de efectivo es un tema muy importante ya que les
permite operar de manera continua, cumplir con sus obligaciones e invertir para el
crecimiento de la compañía. Por lo general, en las organizaciones se analizan
mensualmente los estados financieros que se generan gracias a la información
contable, el estado de resultados y el balance general; sin embargo es importante
recordar que las utilidades que nos presenta el primero de estos reportes no son
dinero con el cual se puede hacer frente a las obligaciones con proveedores y
acreedores, así como tampoco lo son los activos o acciones, lo que realmente
permite que la empresa opere de manera correcta y siga funcionando es el
efectivo.
Las principales fuentes o entradas de efectivo de una empresa son:
1. Ventas al contado
2. Cobro a los clientes
3. Prestamos obtenidos de un banco
4. Ventas de activos fijos y otras fuentes.

• Ventas de mercancías en efectivo.

• Saldos de las cuentas por cobrar.
• Reembolsos de préstamos, personal y liquidación gastos de viajes.
• Ventas de activos.
• Ventas de materiales, desperdicios, etc.
• Ingresos varios por rentas.
• Préstamos a corto y largo plazo.
• Aumento de capital.
De lo anterior se desprende, que las empresas realizan tres actividades básicas para captar
efectivo, las cuales son:
• Actividades de explotación: son las actividades que constituyen la principal
fuentes de ingresos ordinarios de la empresa, así como otras actividades que
no puedan ser calificadas como de inversión o financiación.
• Actividades de inversión: son las que adquisiciones, enajenación o abandono
de activo a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el
efectivo y los equivalentes a efectivo
• Actividades de financiación: son las actividades que producen cambios en el
tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados
por parte de la empresa.

Cuando una empresa obtiene dinero genera flujo positivo y esto se puede hacer de
3 maneras diferentes:

1. Por medio de la cobranza a los clientes (operación de la empresa).

2. Con aportaciones de capital de los socios, por medio de bancos o acreedores
(financiamiento).

3. Por la venta de activos que ya no utiliza.

De igual manera la empresa utiliza el dinero generado para pagar sus costos y
gastos que requiere para la operación de la empresa, esto es un flujo negativo.

3. Mencione los diarios que se deben llevar en una empresa, Explique.

Tanto las entradas como las salidas de efectivo se registran en Libros Auxiliares con
rayados especiales. El propósito y el diseño de los libros auxiliares utilizados por
una empresa varían según sus necesidades particulares.

❖ Diario auxiliar de entradas de efectivo: Como todo libro de registros

contables, el auxiliar de entradas de efectivo presenta al lado izquierdo una
columna para anotar la fecha de la operación; contiene además cuatro
columnas para asentar el monto de las transacciones más frecuentes, tales
como ventas al contado, descuentos otorgados en ventas, cobros a clientes
y otros ingresos por servicios. Para aquellas entradas de efectivo por
operaciones menos frecuentes o esporádicas, se reserva por una sección
con dos columnas: una para anotar el nombre de la cuenta que se acredita,
y otra para asentar el respectivo monto de la operación. Finalmente, y al lado
derecho, se agrega una columna para registrar el total del efectivo que entro
en cada transacción realizada. La figura 1 muestra un modelo de este Diario
especial.
❖ Diario auxiliar de salidas de efectivo: El libro auxiliar de salidas de efectivo
es un diario especial elaborado para registrar los pagos de efectivo. También
este diario auxiliar presenta al lado izquierdo una columna para anotar la
fecha de las operaciones: contiene además cuatro columnas para asentar el
monto de las transacciones más frecuentes de salidas de efectivo, tales como
compras al contado, descuentos obtenidos en compras, pagos a
proveedores, comisiones de vendedores, etc. Finalmente, y al lado derecho,
se agrega una columna para registrar el total del efectivo, que salió en cada
transacción realizada. La figura 2 ilustra un modelo de este Diario especial.

4. ¿Cuál es la función del arqueo de caja en la Empresa?

El arqueo de caja o corte de caja consiste en chequear el efectivo recibido con cierta
frecuencia, generalmente al final de cada día, para verificar que el total del dinero
realmente ingresado durante el día concuerde con el importe total de los ingresos
de caja registrados en los documentos fuentes. Se recomienda que sea un
supervisor quien realice esa tarea, y no la misma persona que preparo los
documentos fuentes.

Periódicamente y en fechas no avisadas, debe hacerse “cuadre” de fondos

contando el efectivo disponible en ese momento y sumando los vales y recibos o
facturas de compra, Totalizando el valor de los recibos con el efectivo contado. La
sumatoria debe ser igual al fondo fijo. Si se presentan diferencias se procede así:

a. Sobrantes de efectivo: se retira de la caja menor y se ingresan en la empresa

como aprovechamiento para la empresa.
b. Faltante de efectivo: Se le cobra al empleado encargado del manejo,
ordenándole el reintegro del dinero o se deduce por nómina.

El arqueo de caja es un trabajo delicado y debe hacerse con sumo cuidado. Las
empresas acostumbran utilizar formatos especiales para facilitar este trabajo y
lograr un mejor control. Cada empresa diseña sus propios formularios, de acuerdo
con sus necesidades y exigencias.

5. ¿Qué se entiende por faltantes o sobrantes de la empresa?

Se entiende por faltante o sobrante de efectivo a la existencia de una diferencia

entre lo registrado y lo realmente recibido, que no se deba a error que se pueda
corregir, se debe suponer que se dio vuelto incorrecto. Lo que falte o sobre se anota
en una cuenta titulada “Faltante y sobrante de Efectivo”.

Si hay sobrantes, el saldo de la cuenta “Faltante y sobrante de Efectivo” tendrá un

saldo acreedor y deberá aparecer en el Estado de Ganancias y Pérdidas como
“Otros Ingresos”.
Si en un arque de caja se detecta un faltante o sobrante de efectivo, tal situación se
registra mediante un Asiento Diario.

6. ¿Qué se entiende por conciliación Bancaria y por qué se debe hacer?

Una conciliación bancaria consiste en un estado que la empresa prepara

mensualmente, para determinar la razón de cualquier discrepancia entre el saldo de
efectivo que aparece en los libros de la misma y el estado de cuenta enviado por el
banco, con el fin de verificar cual es el correcto.

Las razones más comunes por la cuales se debe realizar una conciliación bancaria,
son:

a) Cheques pendientes: son aquellos cheques emitidos y registrados por la

empresa, pero que los beneficiarios no han cobrado en el banco.
b) Depósitos en tránsito: son aquellos depósitos que la empresa hace
demasiado tarde, cuando el banco ya ha hecho el cierre de cuenta a fin de
mes, y no pueden ser incluidos en ese estado de cuenta.
c) Cargos por servicios: el banco cobra ciertas cantidades conocidas como
cargos por servicios por el manejo de una cuenta. A estos cargos por
servicios, se les conoce como “Notas de débito”.
d) Cobros: a veces los bancos actúan como agentes de cobranzas de sus
clientes cuentacorrentistas cobrando, mediante una pequeña comisión,
documentos y otras partidas. Cuando se cobra un documento, el banco suma
el producto del cobro a la cuenta de su cliente y rebaja de la propia cuenta la
comisión por la gestión del cobro.
e) Errores del banco: a pesar de su esmero en el manejo de las operaciones,
en alguna ocasión el banco comete errores. El mas frecuente es cargar una
cuenta con un cheque de otra empresa.
f) Errores en los libros de la empresa: al igual que el banco, a pesar del cuidado
que pongan y de los sistemas de control interno, los empleados de la
 empresa pueden cometer errores al registrar un pago o una recepción de
efectivo.
g) Cheques sin fondo: es aquel cheque recibido por el banco y que luego
devuelve debido a que no está respaldado con fondos suficientes para
cubrirlo.

7. Explique cada uno de los métodos para realizar una conciliación

bancaria.

El contador cuenta con varios métodos para preparar la conciliación bancaria, los
más conocidos y practicados son los siguientes:

1. Método de saldos encontrados: este método se sigue partiendo del saldo

del estado de cuenta bancario para llegar al saldo registrado en el Libro
Auxiliar de la empresa, así:
a. Anote el saldo final del efectivo que aparece en el estado de cuenta
bancario.
b. Sume:
i. Los depósitos en tránsito.
ii. Las notas de débito (partidas que el banco ha cargado y la
empresa no ha registrado).
c. Reste:
i. Las partidas que la empresa ha registrado y el banco no ha
cargado (cheques pendientes).
ii. Las notas de crédito (partidas que el banco ha abonado y la
empresa no ha registrado).
2. Método de saldos correctos: este método consiste en presentar el
contraste de la información en cuatro columnas: dos columnas para la
empresa y dos columnas para el banco, con los respectivos
encabezamientos del Debe y Haber. El procedimiento a seguir es sencillo:
en el par de columnas correspondientes al banco, se carga o abona lo que el
 dejo de registrar y la corrección de sus errores, mientras que en las columnas
a la empresa se carga o se abona lo que está pendiente por registrar y la
corrección de errores cometidos en sus libros.
3. Método de saldos ajustados: este método se lleva a cabo en dos etapas y
consiste en los siguientes pasos:

Primer paso: Ajustes en los libros de la empresa

a. Anote el saldo del efectivo según libros de la empresa.

b. Sume todos los cargos que es necesario completar en los libros de la
empresa para corregir omisiones y errores.
c. Reste todos los abonos que es necesario completar en los libros de la
empresa para actualizar los registros.

Segundo paso: Ajustes al saldo del estado de cuenta bancario.

a. Anote el saldo final mostrado en el estado de cuenta bancario.

b. Sume todos los abonos que es necesario completar en el estado de
cuenta bancario.

Las cifras finales obtenidas en cada paso del procedimiento deberán ser iguales
cuando la conciliación bancaria ha sido elaborada correctamente.