VIII Encuentro Relación Mandante Contratista

«Gestión Contractual para prevenir Claims en Contratos»

7 de noviembre de 2018

“Experiencia de Colbún en la gestión contractual de

Contratos de Construcción”

Andrés Arriagada
Subgerente de Contratos Colbún S.A.

www.cdt.cl 26 páginas
Experiencia en
Administración
de Contratos

Andrés Arriagada R.
Subgerente de Contratos
Nov. 2018 1
ÍNDICE
1. Quiénes somos
2. Contratos en Colbún
3. Algunas lecciones.

2
1.
Quiénes Somos

3
Quiénes Somos
Colbún S.A.

 Colbún S.A. es una empresa de origen chileno dedicada a la

generación de energía eléctrica
 Cuenta con 26 centrales de generación en Chile y Perú,
posee una capacidad instalada total de 3.893 MW.
1  La empresa cuenta además con 941 km. de
Perú
líneas de transmisión.

2 3  En ella trabajan en total cerca de

1
Centrales Renovables 1 1.000 personas.
2 4
TERMOELÉCTRICAS HIDROELÉCTRICAS
(2.271 MW) (1.633 MW) 5 6
1 Fenix Power 1 Cuenca del Aconcagua
2 Nehuenco 2 Carena
3 Candelaria SOLAR
3 Cuenca del Maule
4 Los Pinos 4 Cuenca del Laja 1 Ovejería
5 Santa María 5 Cuenca del Biobío
6 Antilhue 6 Canutillar

4
 Quiénes Somos
Visión general

Termo: 2,250 MW / Hidro1: 1,634 MW / Solar: 9 MW

1 CUENCA COMPLEJO
ACONCAGUA
210 MW / Centrales de 1 FENIX POWER
2
pasada
565 MW / Gas V Líneas de
CENTRAL CARENA 1
10 MW / Central de transmisión
3
Pasada
CUENCA DEL MAULE1 RM ~940 km
669 MW / Embalse-
Centrales de pasada
4 CUENCA DEL LAJA
249 MW / Centrales de pasada VI Subestaciones
5 ANGOSTURA 2
1 2
1
30
324 MW/ Embalse 3 1 OVEJERIA
6 CANUTILLAR 3 10 MW / solar fotovoltaico VII
172 MW/ Embalse 4 54
5
2 COMPLEJO NEHUENCO 6
875 MW/ Gas / Diésel
Participación
6
3 CANDELARIA
de mercado
VIII
254 MW/ Gas / Diésel 5%
4 LOS PINOS
104 MW / Gas
5 SANTA MARÍA
350 MW /
Carbón
6 ANTILHUE
103 MW / Diésel

1 Central La Mina

5
 Quiénes Somos
Algunos Hitos de Nuestra Historia

1986 1999 2003 2005

Colbún Nehuenco Canutillar Los Quilos

2017 2015 2014 2012

Ovejería Fenix Angostura Santa María

2013 2016 2017 2018

6
2.
Administración de
Contratos

7
Administración de Contratos
Definiciones

• Vamos a hablar sobre la Contratación de Servicios de Terceros,

Ejecución de Obras, Servicios de Consultoría y Provisión de
Suministros.

• Podemos distinguir tres etapas en la Administración de Contratos

en Colbún:

• Previo a la Subgerencia de Contratos

• Subgerencia de Contratos

• Post Modelo de Gestión de Contratos

8
Administración de Contratos
Previo a Subgerencia

• Los procesos de Contratación estaban radicados en los Jefes de

Central y los Gerentes de Proyectos
• Se forman equipos ad-hoc para las licitaciones de proyectos más
importantes ( Santa María o Angostura)
• Los documentos contractuales eran desarrollados para cada
proceso de contratación específico
• En 2012 se crea Subgerencia de Contratos, en la División
Ingeniería y Proyectos (DIP), con el objetivo de estandarizar los
procesos de contratación de la DIP
• En paralelo se arma un área de Contratos en la División
Generación (DGEN), que busca el mismo objetivo, pero para los
proyectos de asistencia técnica y de mejoras en las centrales

9
Administración de Contratos
Subgerencia de Contratos

• Se unifica un Maestro de Contratos

• Se formalizan procedimientos de licitaciones
• Se implementa la “Z@na DIP”, área de trabajo que permite
gestionar:
• Aprobaciones de Solicitudes de Contratación
• Sistema de Licitaciones en Línea
• Registro y notificación de vencimientos de hitos relevantes
• Se desarrollan modelos contractuales y especificaciones técnicas
para los contratos de servicios para la centrales:
• Aseo Administrativo
• Transporte de Personal
• Seguridad
• Alimentación
• Mantenimiento de Áreas Verdes. 10
Administración de Contratos
Subgerencia de Contratos

• En 2016 se agrupan las distintas unidades relacionadas con la

Contratación de Bienes y Servicios bajo la Subgerencia de
Contratos, en la Gerencia de Abastecimiento.
• Ese mismo año se inicia el registro de los Contratos en SAP
mediante el uso de Pedidos Abiertos. A la fecha tenemos 3.700
contratos registrados, con 1.100 contratistas.
• Se incorpora información :
• Plazos (fecha de inicio, término, suscripción)
• Segmentación
• Asignación directa vs Licitaciones
• Datos del Administrador de Contrato
• Información de Boletas de Garantía
• Respaldo documental
• Se adopta ARIBA sourcing como plataforma de licitaciones de
Colbún.

11
Administración de Contratos
Modelo de Gestión de Contratos

De la información levantada en 2016 y 2017 se detectan situaciones:

• Fraccionamiento
• Repetición
• Estrategia contractual:
• Orden de Compra
• Contratos puntuales
• Contrato marco
• Uso de modelos contractuales no actualizados
• Garantías contractuales vencidas
• Alto porcentaje de asignaciones directas

12
Administración de Contratos
Subgerencia de Contratos

Adicionalmente se reciben comentarios:

 Percepción de que el proceso de contratación es lento y burocrático
 Desconocimiento de la responsabilidad de “Administrador de
Contrato”
 Desconocimiento mutuo de las obligaciones y derechos asociados al
contrato
 Poca información de seguimiento y control de cumplimiento
 Desconocimiento de requisitos de Gobierno Corporativo
 Renovación tardía de contratos y boletas de garantías vencidas
 Formalización tardía de modificaciones
 No se sabe cuándo y cómo imponer sanciones o multas
 En muchos casos no se tiene claro qué hacer, quién lo hace o a
quién debo preguntar
Los contratos son gestionados en base a eventos y no como una
actividad permanente 13
Administración de Contratos
Subgerencia de Contratos

• Durante el año 2016 se desarrolla un Modelo de Gestión de

Contratos, el cual es lanzado en octubre de 2016, mediante una
capacitación a los Jefes de Centrales y sus reportes directos.
• Se realizaron presentaciones relacionadas con aspectos legales,
con los requerimientos de gobierno corporativo y aspectos
técnicos de la Administración de Contratos.
• Al año siguiente se realizan capacitaciones a las otras áreas de la
compañía.
• Desde esa fecha se ha capacitado en el Modelo de Gestión de
Contratos a 290 personas.

14
Para qué un Modelo de
Gestión de Contratos?
 Materializar la Visión, Misión y Valores de la Compañía
 Gestionar los contratos como Recursos que la compañía pone a
disposición para ejecutar una tarea, deben ser gestionados y
controlados como tales
 Identificar brechas de competitividad y calidad dado que el valor
del contrato se realiza en la medida que éste se ejecuta
 Asegurar aprendizaje interno y desarrollo de nuestros
proveedores, aprendizaje mutuo
 Minimizar riesgos
 Formalizar y estandarizar la forma en que hacemos las cosas
 Asegurar gobernabilidad de nuestros contratos cumpliendo la
normativa legal y contractual (Ley de Subcontratación, terminación
anticipada, intervención, fuerza mayor, arbitraje, entre otras)
 Mejorar productividad y optimizar costos 15
Administración de Contratos
Segmentación de Contratos

Contratos que cumplan con al menos una de

estas características:
 Monto > US$ 1 mm
C1  Trabajos de alto riesgo, impacto en la
continuidad operacional y número de
Alta personas
(< Foco: Desarrollo de relación con la EECC
10%)

 US$ 75 m > Monto < US$ 1 mm

C2
Media
(< 20%)

C3 Foco: Eficacia en proceso

de contratación (plazo y
Baja recursos)
(< 70%)

Desarrollo de Empresas
Colaboradoras Locales (EECC)

16
Modelo de Gestión de Contratos
Procesos Funciones y Tareas
36 57
Proceso de Contratación Proceso de Gestión de Contratos

Permanentes Por contrato Una vez Diario/Semanal Mensual Trimestral Por evento
1.1 Planificación de 2 1.3 Desarrollo 10 4 2.2 Control 4 4 1 2.12 Solución 2
2.1 Arranque del 2.10 Evaluación de
requerimientos y solicitud de ejecución del 2.6 Control laboral interferencias
contrato riesgos
programa anual contratación servicio operacionales

1.2 Identificación 2 1.4 Desarrollo 8 14 4 3 2 2.13 Gestión de 3

2.15 Término y 2.3 Control 2.7 Pago del 2.11 Gestión
proactiva de estrategia multas y reclamos
finiquito obligaciones SSO servicio clientes internos
requerimientos contractual EECC

11 2.4 Control 2 5 2.14 5

1.5 Licitación o 2.8 Gestión basada
obligaciones Modificaciones
negociación directa en KPIs
medioambiente contractuales
3 3 1
1.6 Adjudicación y 2.5 Gestión 2.9 Control de
firma documental costos

10
Proceso de Gestión
Control laboralde Empresas Colaboradoras

Ámbito Permanentes
Negocio 2 2 2 4
3.1 Acreditar y 3.2 Alineamiento 3.3 Desarrollo y 3.4 Evaluación y
Técnico- segmentar EECC con EECC optimización reconocimiento
Operacional
Administrativo

17
Modelo de Gestión de Contratos
Segmentación, Roles y Responsabilidades

Rol Facultado Rol Usuario Rol

Rol SSO
Contratación

Rol
Rol Medioambiente
Administrador Administrador de Rol
EECC Contrato Administración
Rol Gestión de
Comunidades

Rol Gestión de
Rol Técnico Rol Legal
Personas
operacional

EMPRESA
COLABORADORA ÁREAS USUARIAS RED DE APOYO AL CONTRATO

18
Administración de Contratos
Situación Actual.

El año 2018 nos hemos enfocado en:

• Desarrollo y seguimiento de un Plan de Contratación
• Implementación de contratos marco de servicio
• Aprovechar los vencimientos de los contratos para revisar los
alcances y condiciones de mercado de los mismos
• Optimización de la cartera de contratos, buscando:
• Sinergias entre servicios similares
• Optimización de los alcances
• Adecuación en la carga contractual:
• Administrativa
• Salud y Seguridad Ocupacional
• Medio Ambiente
• Técnica
19
Administración de Contratos
Algunos Logros

• Se ha logrado la licitación corporativa de contratos adjudicando

las ofertas globales más convenientes:
• Guardias
• Transporte
• Alimentación
• Contamos con reportes disponibles en la Intranet con:

20
Administración de Contratos
Algunos de los Logros

• Estamos implementando una plataforma de firma digital para

nuestros contratos.

21
Administración de Contratos
Los Próximos desafíos

• Automatizar procesos de soporte a la administración de

contratos, tales como:
• Acreditación de personal de los contratistas
• Recepción y revisión de Boletas de Garantía
• Recepción y revisión de Estados de Pago.

• Implementación de contratos marco para servicios inter-

centrales: Desratización, Análisis de Riles, Análisis de Aceites,
etc.

• Entrenamiento y soportes a los administradores de contratos en

el desarrollo de sus tareas

22
4.
Algunas Lecciones

23
Administración de Contratos
Algunas Lecciones

• Un buen contrato nace de buenas especificaciones y una buena

licitación. Esto toma tiempo
• ”Lo he hecho siempre de esta manera” ya no es suficiente
• Se debe empoderar al Administrador de Contratos
• Debemos conocer a nuestros contratistas
• Situación financiera, laboral, contractual
• Mono-clientes (dependencia)
• Aumento de conflictividad laboral
• Proveer herramientas de apoyo administrativo
• Documentar… Documentar… Documentar

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Administrador de Contratos
Mejores Prácticas
1. Tiene conocimiento del contenido de los documentos que integran el contrato, y se
remite a ellos cada vez que analiza un tema contractual (es decir, no se guía por su
sola costumbre o experiencia).
2. Vela permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato,
respecto de las obligaciones de cualquiera de las partes.
3. Utiliza las mejores prácticas, con ética comercial y respetando el alcance de los
servicios o trabajos contratados.
4. Tiene predisposición al orden y a la documentación para asegurar la trazabilidad de
sus actuaciones, permitiendo que la organización pueda realizar las auditorias y
controles que estime necesarios.
5. Actúa de manera proactiva, identificando tempranamente y aprovechando las
eventuales oportunidades, así como anticipándose a los posibles problemas,
desviaciones y fuentes de reclamos, tomando acción inmediata para resolverlos.
6. Actúa con equidad y criterio profesional de acuerdo con las obligaciones que impone
el contrato, exigiendo o dando cumplimiento a las mismas en términos de costo,
plazo, calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.
7. Mantiene informada a la organización interna sobre la marcha del contrato y sus
25
eventuales oportunidades y/o amenazas.
26