5S e treinar e valorizar os funcionários dentro da organização

A base de qualquer programa de melhoria. "Trate sempre os seus Funcionários exatamente como
quer que eles tratem os seus Clientes e sua Empresa."

O 5S é muito conhecido, mas infelizmente ele é muitas vezes simplificado: “Como limpar? ” O 5S é:
“Como trabalhar sem sujar? ”, “Como achar sem procurar? ”, “Como não se machucar? ”, “Como trabalhar
motivado? ”, “Como ajudar seu colega? ”, “Como prever falhas? ”, “Como eliminar desperdícios? ”, etc.

Muitas empresas querem implementar a metodologia fazendo uma semana especial: segunda-feira ministra-se um treinamento
explicando tudo; terça-feira é o dia da “cata tranqueira”; quarta-feira vamos organizar e limpar a fábrica; quinta-feira é a hora de
pintar as máquinas e o piso; na sexta-feira a Diretoria visita a fábrica, tira fotos para divulgar as mudanças feitas e elogia todos
pelos esforços. Quanto tempo vai demorar para precisar fazer uma nova semana do 5S?

O 5S é uma filosofia. Aplica-se em qualquer lugar e é importante para qualquer pessoa e empresa. Você sabia
que o 5S foi desenvolvido por donas de casa no Japão após a segunda guerra mundial? A escassez de recurso e a promiscuidade
obrigaram-nas a implementar técnicas para conseguir manter um lar aconchegante e funcional! Elas foram tão eficazes, que os
maridos aprenderam e trouxeram essas técnicas de organização e limpeza para as empresas. Isso foi mais um motivo para o
Japão se tornar uma referência na eliminação dos desperdícios.

1) SEIRI PROCEDIMENTOS -
Analisar e separar o necessário do
desnecessário; - Eliminar
ferramentas, armários, prateleiras e
materiais em excesso ou fora de
uso; - Eliminar dados de controle
ultrapassados; -
Disponibilizar/descartar/arquivar o
que não agregar valor à sua
atividade diária.
Benefícios: Diminui o desperdício e
se ganha espaço para trabalhar com
aquilo que realmente agrega valor à
atividade do setor, trazendo à tona
as suas reais necessidades de
melhoria.

2) SEITON PROCEDIMENTOS -
Definir um lugar para cada coisa e
alocar cada coisa em seu lugar; -
Guardar objetos semelhantes/afins
no mesmo lugar; - Aproveitar todos
os espaços de forma inteligente,
evitando deixar espaços vazios; -
Definir layout com foco no melhor
fluxo, demarcando-o e sinalizando-
o; - Identificar e sinalizar tudo de
maneira coerente e visível,
facilitando ao máximo a busca e
respeitando as regras da nossa
gramática.
Benefícios: Em um ambiente
organizado tudo se encontra com
rapidez e facilidade: documentos,
materiais, ferramentas e outros
objetos. Não se perde tempo e
diminui o desperdício de recursos,
minimizam-se os erros e aumenta a
produtividade.
 3) SEISO PROCEDIMENTOS -
Descobrir e eliminar as fontes de
sujeira; - Educar e definir
procedimentos para não sujar; - Limpar
tudo o que utilizar logo após o seu uso;
- Conservar limpas mesas, gavetas,
armários e equipamentos em geral.
Benefícios: Melhora o ambiente de
trabalho, aumentando o seu nível de
segurança e a satisfação dos
colaboradores por trabalharem em um
ambiente limpo.

4) SEIKETSU PROCEDIMENTOS -
Padronizar visando manter o “estado
de limpeza” conquistado com os 3
primeiros “Ss”, afinal, não basta estar
limpo, é necessário também parecer
limpo; - Conservar o ambiente de
trabalho com aspecto agradável; -
Manter uma boa aparência física, bons
hábitos e higiene pessoal; - Respeitar as
normas de segurança no trabalho.
Benefícios: Através da padronização,
qualquer coisa que fuja dos 5Ss fica
evidente para qualquer colaborador, o
qual passa a refletir e mudar antigos
hábitos, melhorando a sua forma de
trabalhar de acordo com o que vê
acontecer ao seu redor.

5) SHITSUKE PROCEDIMENTOS -
Inspecionar diariamente, enquanto se
executa a limpeza; - Estimular a
comunicação interna, através de
reuniões periódicas; - Estimular o
trabalho em equipe, delegando funções
e atividades; - Buscar sempre soluções
simples, criativas e utilizando recursos já
disponíveis; - Melhorar continuamente a
forma de trabalhar e o ambiente à sua
volta.
Benefícios: Aumenta a disciplina, ao
passo que as pessoas passam a fazer o
que tem que ser feito e da maneira como
deve ser feito, mesmo que ninguém
esteja olhando, passando assim a viver de fato a filosofia da melhoria contínua.

"Ambiente limpo não é o que mais se limpa e sim o que menos se suja." Chico Xavier
 Para conseguir ter sucesso na implementação do 5S e assegurar que vai trazer mudanças na sua empresa, você precisa
primeiro entender o último “S” (5°S: Shitsuke – Autodisciplina), e depois estudar os outros passos ao inverso da implementação
para descobrir os pontos chaves de cada etapa do programa. Ou seja: O que eu preciso saber antes de poder implementar esse
passo? Assim você vai levantar todas as necessidades e construir um plano de implementação eficaz. Isso é uma ferramenta
poderosa do Coaching: primeiro definir “Onde quer chegar? ”, para descobrir “Como chegar lá? ”

O 5S é considerado o primeiro passo de qualquer jornada de melhoria. Eu já implementei o TPS, o TPM e o Lean
Manufacturing, mas sempre depois de ter transformado os membros dos meus times como seguidores do 5S. Isso porque eles
conseguiram usufruir os benefícios da metodologia e estão preparados para participar na implementação de mais mudanças de
cultura. Essa evolução de atitude foi o resultado de meses de esforços e conscientização. É preciso insistir até virar uma rotina.

É primordial seguir o ciclo PDCA: primeiro você vai planejar (Plan) o que vai fazer sabendo qual é o objetivo da etapa;
em seguida vai treinar e Implementar (Do) as técnicas; terceiro você vai monitorar (Check) os efeitos para conseguir evidenciar
os benefícios; finalmente você vai avaliar (Action) se conseguiu atingir seu objetivo nesta etapa ou agir de forma a corrigir
eventuais erros ou falhas. Se conseguiu, pode passar para a próxima etapa. Se não atingiu seu objetivo, você precisa treinar de
novo e motivar seu time antes de querer prosseguir.
Exemplos de resultados positivos com a implantação do 5S em empresas que trabalhei e
prestei consultoria.
Quem quiser liderar um programa de implementação do 5S precisa entender "7" postos-chave para ter
sucesso:

1°) você deve estar pronto para dedicar muita energia para coordenar um projeto que vai demorar, no mínimo, 20
semanas (5 meses). Vai precisar de muita disciplina para seguir uma agenda cheia de tarefas cuidando das etapas
simultaneamente (antecipar, executar, finalizar). Além de dever negociar constantemente com os outros departamentos, isso
porque eles terão outras prioridades e, com o tempo, o entusiasmo cairá.

2°) você deverá delegar a coordenação dos grupos de trabalho, então dívida a fábrica em áreas e designe um
responsável para cada parte selecionando seus melhores subordinados. Antes de iniciar o programa, você precisará de algumas
reuniões de trabalho com os escolhidos para explicar o papel de cada um e elaborar uma lista de tarefas individual. Durante a
implementação, você acompanhará semanalmente cada um para manter a motivação e guiá-los no caminho certo. Fazer
reuniões periodicamente com todos juntos pode ser muito útil para padronizar as atividades.

3°) você precisará vender seu projeto para a Diretoria da Empresa, pois a implementação do 5S vai consumir muitos
recursos, tantas horas de pessoas, quanto materiais a ser usados ou comprados. Vão ser mais de dez sessões de treinamento
de uma ou duas horas – semanalmente deverá chamar as pessoas numa sala para explicar como implementar cada etapa, uma
por uma. Para colocar na prática cada passo do 5S, necessitará reservar, no mínimo, uma hora por semana para cada pessoa.
Numa empresa onde eu implementei o 5S, a fábrica parava toda sexta-feira das 09:00 às 10:00 e das 16:00 às 17:00 para se
dedicar às atividades de Melhoria Contínua (5S, Kaizen, Quality Circle).

4°) você trabalhará de par com o RH. Todo seu plano de treinamento terá um sistema de monitoramento para evidenciar
o progresso de cada um: levantamento de conhecimento no início do programa; exercícios simples a cada sessão para fixar o
conhecimento; prova de final de curso para poder emitir os certificados de treinamento. Assim o RH estará envolvido e o apoiará
na organização dos eventos.

5°) você terá que antecipar cada passo para assegurar que os recursos necessários estão disponíveis. Lembre-se que
seus times terão apenas uma hora semanalmente para implementar as técnicas, então eles não poderão perder tempo em
procurar o que precisarão. Por exemplo: chame um fornecedor de material de limpeza para disponibilizar produtos eficazes e
para explicar como usá-los corretamente; identifique pintores na sua turma para ensinar os outros e acertar da primeira vez na
hora de reformar as máquinas; chame um fornecedor de tinta para identificar os produtos adequados que vão secar rapidamente;
desenvolva uma gráfica para poder confeccionar adesivos e placas de identificação; peça para o almoxarifado aumentar seu
estoque de produtos de limpeza.
 6°) você divulgará periodicamente os progressos dos projetos para todos os departamentos, pois as prioridades da
empresa mudam e sua implementação do 5S não pode parar no meio por falta de apoio. Desenvolva um formulário para divulgar
fotos “antes/depois” com explicações do que foi feito e quais foram os ganhos. Escolha KPI para monitorar cada área e assegure
que todos sejam comprometidos no apontamento. Insira um treinamento sobre o 5W2H no seu programa para eles saberem
elaborar um plano de ação coerente e conseguir o sucesso.

7°) um diferencial na implementação do 5S é aproveitar o embalo para iniciar a Manutenção Autônoma (TPM). É muito
simples, após ter ensinando as pessoas a desenvolver o checklist de limpeza, acrescente itens de controle como nível de óleo
de lubrificação, proteção solta, vazamentos. Agregar esse aspecto vai melhorar o desempenho da Produção porque vai ajudar a
Manutenção. Assim você conseguirá ganhar mais aliados e talvez ser o responsável por uma mudança ainda maior do que o
5S: a jornada do TPM!
 Um bom método para conseguir a aprovação da Diretoria é fazer um piloto. Escolha uma célula importante para
a empresa e implemente o 5S, assim você vai experimentar sua tática e conseguir identificar os pontos mais críticos do
programa.

Implementar uma mudança é como fazer a escalada de uma montanha, é preciso cautela e ajudar quem está com
dificuldade para conseguir chegar no topo juntos. É assim que todos vão sentir o orgulho do trabalho bem feito e estar prontos
para subir uma outra montanha.

Um processo produtivo ou chão de fábrica limpo e organizado contribui para: Melhorar a qualidade, aumentar a
produtividade, melhorar a segurança e saúde no trabalho, eliminar desperdícios, reduzir custos, melhorar a identificação,
armazenagem e movimentação de materiais e muito mais.
MODELO DO QUADRO DE GESTÃO Á VISTA
A vantagem mais visível do 5S é poder manter uma estrutura organizada na área de trabalho:

 Qualidade: com a implementação dos 5s, um lugar específico é atribuído para cada objeto, de modo que
cada um possui seu próprio espaço, o que evita erros e perda de tempo desnecessária em busca de
ferramentas. Isso resulta em um aumento na qualidade do trabalho.
 Produtividade: ajuda enormemente a eliminar o desperdício (produção, ferramentas, máquinas e
equipamentos) e otimizar sistemas, processos, tempo e esforços. Como resultado, tudo isso resulta em
uma melhoria na produtividade, maior disponibilidade e eficiência.
 Segurança: É evidente que menos desordem é igual a menos contratempos e, por sua vez, que condições
perigosas ou arriscadas se tornam mais visíveis e, com isso, são mais evitáveis.
 Moral do trabalhador: ao envolver os funcionários no processo de 5s, eles podem contribuir com suas
próprias sugestões e comentários para uma melhoria futura da área de trabalho, bem como o processo e a
manutenção.
 Imagem da empresa: o fato de cumprir todos os aspectos anteriores se traduzirá diretamente em uma
melhor imagem da empresa que produzirá, por sua vez, um negócio melhor e maior crescimento.
MODELO DO RELATÓRIO
No entanto, se entrarmos em mais detalhes, descobrimos que os benefícios vão mais
longe, COMO: