Ricardo Quiroz G.

CICLO DE TRABAJO CON POWER PIVOT

Asegurarse que el Conocer la Si las tablas a importar

complemento estructura y
están en un libro de Excel,
PowerPivot esté activo los datos de
no abrir el libro
las tablas

Escoger Establecer las Grabar el Importar

estrategia de relaciones libro tablas a
análisis entre tablas PowerPivot PowerPivot

Aplicar tablas Aplicar gráficos

dinámicas dinámicos

Aplicar
Aplicar Escala Insertar Medida Insertar Filtros
Segmentación
de tiempo (Campo calculado) conectados
de datos
 Conocer la estructura y los datos de las tablas

• Las tablas que importemos a Power Pivot se relacionarán entre sí, por lo tanto
sus estructuras deben seguir ciertas reglas para que la relación sea exitosa.
• Estas reglas se llaman Formas Normales. Seguir estas reglas es un proceso de
Normalización de datos.
Si las tablas a importar están en un libro de Excel, no abrir el libro,
pues se genera un mensaje de error.
 Importar tablas a PowerPivot

Primero vamos a probar importar archivos de texto. Presione

Administrar en el menú de PowerPivot. Espere, PowerPivot tarda un
poco en cargar. Se abrirá una nueva ventana.
En el menú Inicio escoja De otros Orígenes y al final del menú emergente, elija Archivos
de texto.
 Presione Examinar y
busque el archivo de
texto (accounts.csv) en la
carpeta “Datos”.

Haga las modificaciones

…\Power Pivot\Datos\accounts.csv
necesarias para que la
ventana sea vea como
en el ejemplo.

Presione Finalizar.
Si todo va bien, obtendrá
una pantalla semejante a
ésta. Aparecerá la tabla
cargada en la ventana de
Power Pivot.

Presione Cerrar.

Repita el procedimiento
para los archivos:

accounts_bugs
accounts_contacts
accounts_opportunities

Al finalizar deberá tener

cuatro hojas con las
tablas que importó.
Grabar el libro PowerPivot
Es importante grabar el libro apenas hayamos importado datos.
Hasta aquí ya sabemos que la estructura de un libro de Excel no solo
contiene Hojas…

Hojas Userforms VBA

Conexiones
Tablas
Power Consultas
Power Pivot
Query

Vistas Vistas
etcétera
Power Map Power View

Vaya al menú Archivo, Guardar.

 Establecer las relaciones entre tablas

Ahora tenemos que establecer las relaciones entre tablas. Haga clic en la vista de
diagrama.
Acomode las tablas tal como se ve en la imagen, haciendo clic en sus títulos y
jalándolas.

Haga clic en el campo ID de la tabla Accounts y jálela al ID de las otras tablas hasta
que el diagrama se vea como en la imagen. Acaba de crear un Modelo de Datos.
Escoger estrategia de análisis
En el menú Inicio elija Tabla Dinámica
Elija Nueva hoja de cálculo y presione Aceptar.
Aparecerá la clásica
estructura de diseño
de una Tabla Dinámica,
solo que como ésta
tabla fue generada con
Power Pivot, en el
listado de Campos
aparecen las cuatro
tablas que hemos
relacionado.

Ahora simplemente
aplique sus
conocimientos de
Tablas Dinámicas y
haga su análisis.
Seleccione los campos
tal como en el ejemplo
y luego haga cambios
en el filtro "industry"
que esta encima de la
tabla. ¿Qué tipo de
datos esta viendo?

Haga otras
combinaciones de
campos para generar
otro tipo de consultas.
Ahora vamos a repetir los mismos pasos pero con un archivo de Excel que contiene
varias hojas las cuales las importaremos en el modelo de datos de Power Pivot.

Vamos a usar una base de datos clásica que Microsoft provee con MS Access desde
hace años. Basta con hacer una búsqueda así “northwind sample database Excel”
para encontrar el archivo de Excel en cuestión.

En la carpeta “Datos” ya se encuentra el archivo, se llama “northwind-01-Original.xlsx”.

 Conocer la estructura y los datos de las tablas

Si abrimos el archivo
“northwind-01-Original.xlsx”
veremos que contiene varias
hojas con tablas de la base de
datos original de Access.

Básicamente, las hojas

contienen información sobre
una empresa llamada
"Northwind Traders".

Las tablas recogen todas las

transacciones de venta que se
producen entre la empresa, es
decir, los comerciantes de
Northwind y sus clientes, así
como las transacciones de
compra entre Northwind y sus
proveedores.
Contiene la siguiente información detallada:
Proveedores/Vendedores de Northwind - que suministran a la empresa.
Clientes de Northwind - que compran a Northwind
Datos de los empleados de Northwind - que trabajan para Northwind

La información del producto - los productos que Northwind comercializa

Los detalles del inventario - los detalles del inventario de Northwind.

Los transportistas - que envían los productos de Northwind a los clientes finales.
Transacción de Orden de Venta - detalles de las transacciones que tienen lugar entre
los clientes y la empresa. Toda esta información se presenta en diferentes tablas.
Transacciones de órdenes de compra, es decir, detalles de las transacciones que
tienen lugar entre los proveedores y la empresa. Cierre el archivo de Excel.
 Conocer la estructura y los datos de las tablas - TEORÍA

Suponga que un diseñador

principiante desea guardar los
nombres y los números
telefónicos de los clientes.
Procede a definir una tabla de
cliente como la de al lado:

En este punto, el diseñador se

da cuenta que un requerimiento
es guardar múltiples números
telefónicos para algunos
clientes.

Razona que la manera más

simple de hacer esto es permitir
que el campo "Teléfono"
contenga más de un valor en
cualquier registro dado:
 Conocer la estructura y los datos de las tablas

El diseñador puede evitar esta restricción definiendo múltiples columnas

del número telefónico:

Sin embargo, esta estructura hace uso de columnas que permiten valores
nulos, esto provoca problemas en el relacionamiento posterior y por lo
tanto se considera un error diseñar de esta manera.
 Conocer la estructura y los datos de las tablas

El diseñador puede, alternativamente, conservar una sola columna de

número de teléfono, haciendo una cadena de suficiente longitud para
acomodar múltiples números telefónicos:

Éste es el peor diseño de todos, y otra vez no mantiene el espíritu de las formas
normales.

Una consulta como "¿Qué pares de clientes comparten un número telefónico?"

es virtualmente imposible de formular.
 Conocer la estructura y los datos de las tablas

Un diseño que está inequívocamente

normalizado hace uso de dos tablas:
una tabla de cliente y una tabla de
teléfono del cliente.

En este diseño no ocurren grupos

repetidos de números telefónicos. En
lugar de eso, cada enlace Cliente-a-
Teléfono aparece en su propio registro.
 Conocer la estructura y los datos de las tablas

• Debemos cuidar que cada fila de una tabla pueda ser identificada de forma única.
• La tabla siguiente está casi normalizada y por lo tanto es vulnerable a
inconsistencias lógicas. La clave de la tabla es {ID del suscriptor}

La pregunta "¿cuál es nombre del cliente 252?" tiene dos respuestas que están
en conflicto.

En lo posible debemos definir como clave de tabla (campo clave, índice, llave
primaria), una columna que contenga solo números.
 Si las tablas a importar están en un libro de Excel, no abrir el libro.
Asegúrese que el archivo “northwind-01-Original.xlsx” está cerrado.
 Importar tablas a PowerPivot

Presione Administrar en el menú de PowerPivot. Espere, PowerPivot

tarda un poco en cargar. Se abrirá una nueva ventana.
En el menú Inicio escoja De otros Orígenes y al final del menú emergente, elija Archivo
de Excel.
Presione Examinar y busque en la carpeta “Datos” el archivo northwind-01-Original.xlsx.
Haga las modificaciones necesarias para que la ventana sea vea como en el ejemplo.
Presione Siguiente.
Se muestran todas las hojas en el libro de Excel (incluso las ocultas). Marque el
cuadrado a la izquierda de todas ellas. Presione Finalizar.
Si todo va bien, obtendrá una pantalla semejante a ésta. Aparecerán las tablas
cargadas en la ventana de Power Pivot. Presione Cerrar.
Grabar el libro PowerPivot
Es importante grabar el libro apenas hayamos importado datos.
Hasta aquí ya sabemos que la estructura de un libro de Excel no solo
contiene Hojas…

Hojas Userforms VBA

Conexiones
Tablas
Power Consultas
Power Pivot
Query

Vistas Vistas
etcétera
Power Map Power View

Vaya al menú Archivo, Guardar.

 Establecer las relaciones entre tablas

Ahora tenemos que establecer las relaciones entre tablas. Haga clic en la vista de
diagrama.
Acomode las tablas tal como se ve en la imagen, haciendo clic en sus títulos y
campos, jalando y soltando. Acaba de crear un Modelo de Datos.
El diagrama creado en Power Pivot es muy usado en el área de sistemas, es un
diagrama E-R.

Hay algo muy diferente entre este diagrama y el anterior ¿Qué es?
En la realidad estos diagramas a veces representan a muchas tablas…
• El nuevo usuario debe entender qué tipo de datos contiene esta base de datos por
medio de esta "visión funcional".
• Una vez que puede visualizar el proceso de negocio, entonces puede pensar
creativamente/intuitivamente cuáles son los tipos de informes que se necesitarían
en X escenario.
• Con sus conocimientos de tablas dinámicas, puede crear diferentes consultas e
informes.
• Conocer el proceso de negocio, es decir, entender qué son los datos y a qué
proceso de negocio pertenecen, ayudará al usuario a pensar en la dirección
correcta y a comprender mejor los resultados.

• En cuanto a las relaciones existentes entre estas tablas, las comprenderá

mejor a medida que avance y empiece a utilizar la base de datos.
Escoger estrategia de análisis
En el menú Inicio elija Gráfico Dinámico
Elija Nueva hoja de cálculo y presione Aceptar.
Crear un gráfico dinámico no es muy diferente a crear una tabla dinámica.
A la izquierda esta el panel de una tabla dinámica, a la derecha, el de un gráfico dinámico.

Solo cambian los nombres de los cuatro cuadrados de abajo pero el propósito de estos es
el mismo.
Comience a usar los campos de todas las tablas que guste, como si todos los campos pertenecieran a
una sola tabla. Este gráfico fue generado usando campos de las tablas “Ordenes” y “Transportistas”.
En la realidad, es posible que
relacionemos muchas tablas, ver
sus campos en el panel puede
llegar a ser tedioso.

Por medio de elegir la opción

“ACTIVO” ocultamos la tablas de
las que no estemos usando
campos.

Por medio de esos pequeños

triángulos, podemos colapsar
(ocultar) momentáneamente los
campos de una tabla que si
estemos empleando.
Podemos hacer
aparecer y desaparecer
a voluntad el panel de
campos de la derecha
por medio de elegir la
opción “Lista de
campos” del menú
“Analizar”.

En el gráfico hay unos

botones de filtro
incrustados, que
permiten modificar el
gráfico rápidamente.

Podemos hacer
aparecer y desaparecer
a voluntad estos
botones por medio de
elegir la opción
“Botones de campo” del
menú “Analizar”.
Al ocultar los botones en un gráfico obtenemos más espacio en la pantalla y podemos comenzar a armar un Cuadro
de Mando (Dashboard). El filtrado del gráfico también se puede controlar desde un panel de segmentación de datos.

Haga clic en cualquier parte de la hoja. En el menú “Vista”

desactive “Barra de fórmulas”, “Línea de cuadrícula” y
“Encabezados”.

Elija “Insertar segmentación de datos” en el menú “Analizar” y

escoja “Nombre compania” de la tabla “Transportistas”.

Luego, teniendo el panel de segmentación de datos escogido,

vaya al menú “Opciones” y escriba 3 en la caja de “Columnas”.

Ajuste la apariencia del panel como se ve en el ejemplo.

Pruebe los botones del panel, vea como afectan al gráfico. Se

pueden más de un botón, presione la tecla CTRL y haga clic en
ellos.
Vamos ajustando la apariencia del gráfico. Selecciónelo y
en el menú “Diseño” elija la apariencia del ejemplo. Tome
en cuenta que el diseño cambia dependiendo del
transportista que escoja.

Mueva el panel de segmentación de datos hasta que su

título desaparezca debajo del gráfico. Es posible que
necesite “traer al frente” el gráfico. Hágale clic con el botón
derecho y del panel emergente elija “Traer al frente”.

Inserte una Forma para el título grande. Vaya al menú

“Insertar” y de la sección “Ilustraciones” elija “Forma”. Haga
clic en la hoja y sin soltar el botón, jale el mouse. Para
escribir dentro de la forma, hágale clic con el botón derecho
y elija “Modificar texto”. Modifique la apariencia del texto
con las herramientas estándar de Excel.
 Cel. (591)715-21583
Tel. (591)2-2311095

ricardo.quiroz@yahoo.com