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Gestión de Costos
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Gestión de Costos
Índice
1 Introducción a la Gestión de los Costos................................................................................................. 5

1.1 Conceptos clave para la Gestión de Costos........................................................................... 5
1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Costos ................................... 6
1.3 Consideraciones de adaptación ................................................................................................... 6
1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos .......................................................... 7
2 Planificar la Gestión de los Costos ............................................................................................................ 7
2.1 Entradas al proceso ............................................................................................................................. 8
2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto ............................................................................... 8
2.1.2 Plan para la Dirección del Proyecto ............................................................................. 8
2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa. ........................................................................ 8
2.1.4 Activos de Procesos de la Organización. .................................................................. 8
2.2 Herramientas y técnicas. ................................................................................................................... 8
2.2.1 Juicio de expertos ................................................................................................................... 8
2.2.2 Análisis de datos ...................................................................................................................... 8
2.2.3 Reuniones. ................................................................................................................................... 9
2.3 Salidas del proceso .............................................................................................................................. 9
2.3.1 Plan de Gestión de los Costos. ........................................................................................ 9
3 Estimar los Costos ............................................................................................................................................ 10
3.1 Entradas al proceso ............................................................................................................................ 12
3.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ............................................................................ 12
3.1.2 Documentos del proyecto. ............................................................................................... 12
3.1.3 Factores ambientales de la empresa. ........................................................................ 13
3.1.4 Activos de procesos de la organización. .................................................................. 13
3.2 Herramientas y técnicas. .................................................................................................................. 13
3.2.1 Juicio de expertos .................................................................................................................. 13
3.2.2 Estimación análoga ............................................................................................................... 13
3.2.3 Estimación paramétrica ...................................................................................................... 13
3.2.4 Estimación ascendente ....................................................................................................... 14
3.2.5 Estimación por tres valores .............................................................................................. 14
02 ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

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Gestión de Costos
3.3 Salidas al proceso. ............................................................................................................................... 14

3.3.1 Estimaciones de costos. ..................................................................................................... 14
3.3.2 Base de las estimaciones. ................................................................................................. 15
4 Determinar el Presupuesto .......................................................................................................................... 15
4.1 Entradas al proceso ........................................................................................................................... 16
4.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ........................................................................... 16
4.1.2 Documentos del proyecto ................................................................................................ 17
4.1.3 Documentos de negocio.................................................................................................... 17
4.1.4 Acuerdos ..................................................................................................................................... 17
4.1.5 Factores ambientales de la empresa. ........................................................................ 17
4.1.6 Activos de procesos de la organización. .................................................................. 17
4.2 Herramientas y técnicas. ................................................................................................................. 18
4.2.1 Juicio de expertos. ................................................................................................................ 18
4.2.2 Agregación de costos. ........................................................................................................ 18
4.2.3 Análisis de datos. ................................................................................................................... 19
4.2.4 Análisis de la información histórica. ............................................................................ 19
4.2.5 Conciliación con el límite de financiamiento. ........................................................ 19
4.3 Salidas del proceso. ........................................................................................................................... 20
4.3.1 Línea base de costos .......................................................................................................... 20
5 Controlar los Costos......................................................................................................................................... 21
5.1 Entradas al proceso ........................................................................................................................... 22
5.1.1 Plan para la dirección del proyecto ............................................................................ 22
5.1.2 Documentos del proyecto. .............................................................................................. 23
5.1.3 Requisitos de financiamiento del proyecto............................................................ 23
5.1.4 Datos de desempeño del trabajo. ............................................................................... 23
5.1.5 Activos de procesos de la organización. ................................................................. 23
5.2 Herramientas y técnicas .................................................................................................................. 23
5.2.1 Análisis de datos. ................................................................................................................... 23
5.2.2 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI).............................. 28
5.3 Salidas del proceso. ........................................................................................................................... 28
5.3.1 Información de desempeño del trabajo. .................................................................. 28

Gestión de Costos
5.3.2 Pronósticos de costos. ....................................................................................................... 28

5.3.3 Solicitudes de cambio. ....................................................................................................... 29
6 Conclusiones ....................................................................................................................................................... 29

Gestión de Costos
Objetivos
 Mejorar las estimaciones de costos utilizando una combinación de dieversas
herramientas de estimación.
 Desarrollar un presupuesto y saber representarlo gráficamente en la Línea Base

de Costos.
 Controlar los costos del proyectos en base a las Técnicas del Valor Ganado.
1 Introducción a la Gestión de los Costos

La Gestión de los Costos incluye los procesos necesarios para planificar, estimar,
Los costos son una de las tres grandes presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos con el
restricciones a las que hace frente todo
objetivo de completar el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
proyecto, además de tiempo y alcance.
Los procesos directivos que forman parte de la Gestión de los Costos son los siguientes:
 Planificar la Gestión de los Costos.
 Estimar los Costos.
 Determinar el Presupuesto.
 Controlar los Costos.
En proyectos de alcance más reducido, es probable que la estimación de costos y el

desarrollo del presupuesto se consideren un solo proceso que pueda ser realizado por una
única persona en un corto plazo de tiempo. Sin embargo, para proyectos con alcance más
amplio y complejo, los procesos tendrán lugar de forma separada.
1.1 Conceptos clave para la Gestión de Costos.
La primera idea importante es que la gestión de costos se ocupa principalmente de los

Además del costo del proyecto, deben tenerse recursos necesarios (humanos y materiales) para completar las actividades del proyecto. Sin
en mente los costos asociados a las embargo, la gestión de costos debería tenerse en mente a la hora de tomar decisiones en el
operaciones y mantenimiento posteriores.
proyecto, por ejemplo, reducir al mínimo el costo del proyecto pero, por el contrario, crear
un producto, resultado o servicio con altos costos de mantenimiento y operación posterior.
Otro concepto a tener en consideración es la distinta visión en la que los costos pueden ser
percibidos por parte de los interesados. Por ejemplo, el costo de adquisición de un
producto puede computarse cuando se toma la decisión de la adquisición; cuando se

Gestión de Costos
compromete la adquisición; cuando se realiza su pedido; cuando se entrega el producto o

cuando se incurre en el costo real a efectos de contabilidad.
1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Costos
La tendencia actual consiste en utilizar, además de las Técnicas del Valor Ganado para la
El concepto de Cronograma Ganado se
utiliza para medir la eficiencia con la que gestión de costos, lo que se denomina el Cronograma Ganado (ES, Earned Schedule),
se está realizando el trabajo. utilizándose las siguientes técnicas:
 Variación del Cronograma (SV, Schedule Variance)
SV = ES (cronograma ganado) - AT (tiempo real)
Si el resultado es >0 significa el proyecto marcha adelantado en el cronograma
 Índice de Desempeño del Cronograma (SPI, Schedule Performance Index)
SPI = ES/AT
Mide la eficiencia con la que se está realizando el trabajo
1.3 Consideraciones de adaptación
Debido a la singularidad de cada proyecto, el director del proyecto tendrá que adaptar los
procesos de gestión de los costos para cada proyecto en particular y ello supone poner
atención a, entre otras, las siguientes consideraciones:
 Gestión de conocimiento
- *Si la organización dispone de un repositorio formal de gestión del

conocimiento y de bases de datos financieras para poder utilizarlas.
 Estimar y presupuestar
- *Si existen en la organización políticas, procedimientos y guías, ya sean

formales o informales, relacionados con la estimación de costos y la
elaboración de presupuestos.
 Gestión del Valor Ganado
- *Si la organización utiliza las técnicas del valor ganado para gestionar los
proyectos.
 Uso del enfoque ágil
- *Si la organización utiliza metodologías ágiles para dirigir proyectos.

Gestión de Costos
- *En caso de utilizarlas, cómo se estiman los costos para los proyectos.
 Gobernanza
- *Si la organización dispone de políticas, procedimientos, procesos o guías,

formales o informales para las auditorías y gobernanza.
1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos
En entornos donde existe alto grado de incertidumbre o donde el alcance no está

completamente definido, la capacidad de realizar una estimación de costos detallada es
menor debido a los cambios frecuentes. Pueden utilizarse métodos de estimación simple,
los cuales generan una estimación rápida de alto nivel de los costos laborales del proyecto,
que posteriormente se ajustan en base a los cambios que vayan surgiendo. Las
estimaciones detalladas de costos se consiguen para el corto plazo.
2 Planificar la Gestión de los Costos

Consiste en desarrollar un plan de gestión de costos para definir cómo estimar, presupuestar,
gestionar, monitorear y controlar los costos del proyecto. El beneficio del proceso es que
proporciona guía y dirección de cómo se gestionará los costos durante el proyecto.

Gestión de Costos
2.1 Entradas al proceso
2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto
El acta identifica los recursos financieros que han sido pre-aprobados a partir de los cuales
deben desarrollarse los costos detallados del proyecto.
2.1.2 Plan para la Dirección del Proyecto
 Plan de gestión del cronograma: proporciona procesos y controles que pudieran

afectar a la estimación y gestión de los costos.
 Plan de gestión de los riesgos: proporciona procesos y controles que pudieran

afectar a la estimación y gestión de los costos.
2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa.
Los que pueden influir en este proceso incluyen, entre otros, los siguientes: la cultura y la
estructura de la organización; las condiciones de mercado; las tasas de cambio de divisas, si
aplica al proyecto o información comercial publicada sobre costos de recursos.
2.1.4 Activos de Procesos de la Organización.
Los que pueden influir en este proceso, entre otros, los siguientes: procedimientos de
control financiero; información histórica y lecciones aprendidas y las políticas,
procedimientos y guías existentes relacionadas con la gestión de costos y el presupuesto.
2.2 Herramientas y técnicas.
2.2.1 Juicio de expertos
Siempre es recomendable considerar la mayor pericia de individuos o grupos debido a su

capacitación o conocimientos especializados en proyectos anteriores o en información
sobre la industria o las técnicas del valor ganado.
2.2.2 Análisis de datos
Existen diversas técnicas de análisis de datos que podrían utilizarse como, por ejemplo, el
El análisis de alternativas ayuda a elegir análisis de alternativas, sobre todo relacionado con las opciones estratégicas de financiación
cómo adquirir los recursos: ¿construir?,
como: auto financiación, financiación a través de acciones o mediante deuda.
¿comprar?, ¿alquilar?, ¿leasing?
Además, puede considerar las formas para adquirir los recursos del proyecto como, por
ejemplo: construir, comprar, alquilar o arrendamiento financiero.

Gestión de Costos
2.2.3 Reuniones.
El equipo del proyecto puede participar en reuniones con el objetivo de desarrollar el plan
de gestión de los costos. ¿Quién podría asistir a estas reuniones? Por ejemplo:
 Director del proyecto.
 Patrocinador.
 Determinados miembros del equipo.
 Determinados interesados.
 Otras personas que fueran necesarias.
2.3 Salidas del proceso
2.3.1 Plan de Gestión de los Costos.
Es un plan de gestión subsidiario que forma parte del plan para la dirección del proyecto.
Puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.
Los procesos para la gestión de costos así como las herramientas y técnicas asociadas se
documentan en este plan.
¿Qué incluye un Plan de Gestión de Costos?
 Unidades de medida
- Se definen las unidades de medida que se utilizarán en las mediciones

para cada recurso.
- No solo se utilizan unidades monetarias, también pueden utilizarse

medidas de tiempo (horas, días o semanas de trabajo/rol) o unidades de
peso, volumen o superficies.
 Nivel de precisión
- Grado de redondeo, hacia arriba o abajo, que se aplicará en las

estimaciones.
 Nivel de exactitud
- Se determina el rango aceptable que será utilizado para llevar a cabo

estimaciones realistas, por ejemplo, ± 8%.
 Enlaces con los procedimientos de la organización

Gestión de Costos
- Se utiliza la estructura de desglose de trabajo (EDT) para desarrollar la

contabilidad de costos del proyecto, concretamente el nivel denominado
"cuenta de control"
 Umbrales de control
- Se establece una variación permitida antes de que sea necesario solicitar

un cambio. También se denominan "umbrales de variación". Se expresan
en forma de porcentaje (p.e., ±5%)
 Reglas para la medición del desempeño
- *Definir en qué cuentas de control se medirá el desempeño del proyecto.
- *Determinar qué técnicas del valor ganado van a utilizarse.
- *Determinar las fórmulas para calcular las proyecciones del proyecto.
 Formatos de los informes
- Se definen los formatos a utilizar y la frecuencia de presentación de los

mismos.
 Detalles adicionales
- Como por ejemplo: selección estratégica de financiamiento o

procedimiento empleado para tener en consideración las fluctuaciones de
los tipos de cambio.
3 Estimar los Costos

Consiste en desarrollar una aproximación del costo de los recursos necesarios para
Toda estimación, por definición, es un completar todo el trabajo del proyecto. El principal beneficio del proceso es que determina
cálculo “aproximado” por tanto, será muy
los recursos monetarios requeridos para el proyecto.
complicado estimar de forma “perfecta”
Algunas consideraciones a tener en cuenta relacionadas con la estimación de costos son las
siguientes:
 *La estimación de costos es una predicción basada en la información disponible

en un momento determinado.
 *Las estimaciones de costos se expresan habitualmente en alguna moneda,

aunque se puede utilizar alguna otra unidad de medida para eliminar el efecto de
las fluctuaciones.

Gestión de Costos
 *Las estimaciones mejoran a medida que el proyecto avanza. En los momento

iniciales de la planificación, las estimaciones son poco precisa, pero según
aparecen datos más precisos y detallados, las estimaciones también mejoran.
 *En las etapas iniciales del proyecto, se desarrolla una estimación aproximada por
orden de magnitud (ROM, por las siglas en inglés), con un rango de -25% a +75%.
 *En etapas posteriores, a medida que se dispone de más y mejor información, el

rango de exactitud de las estimaciones puede reducirse a -5% a +10%,
denominada estimación definitiva.
 *Se estiman los costos para TODOS los recursos que se asignan al proyecto:
personas, material, equipamiento, servicios, instalaciones, inflación, costo de
financiación, etc.

Gestión de Costos
3.1.1 Plan para la dirección del proyecto.
 Plan de gestión de costos
Donde se describen los métodos de estimación que pueden utilizarse así como
el nivel de precisión y exactitud requerido para las estimaciones.
 Plan de gestión de calidad
Donde se describen las actividades y recursos necesarios para cumplir los

objetivos de calidad establecidos para el proyecto.
 Línea base del alcance
Formada por el enunciado de alcance del proyecto, la estructura de desglose

del trabajo y el diccionario de la estructura, donde se reflejan las restricciones de
financiamiento para el proyecto, los entregables del proyecto y los enunciados
que describen detalladamente los entregables del proyecto, necesarios para
estimar el costo de los mismos.
3.1.2 Documentos del proyecto.
 Registro de lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas en etapas tempranas del proyecto relacionadas con la

gestión de costos pueden aplicarse a etapas posteriores para mejorar la precisión de
las estimaciones.
 Cronograma del proyecto
El cronograma incluye el tipo, cantidad y lapso de tiempo que los recursos estarán
activos en el proyecto. La duración de las actividades también influye en la
estimación de costos.
 Requisitos de recursos
Los recursos requeridos identifican los tipos y cantidades de recursos necesarios

para cada paquete de trabajo o actividad del proyecto, lo que tiene influencia en los
costos.
 Registro de riesgos
Contiene detalles de los riesgos individuales identificados, los cuales requieren

respuestas, lo que puede impactar en la estimación de costos del proyecto.

Gestión de Costos
3.1.3 Factores ambientales de la empresa.
Aquéllas que pueden influir en este proceso son, entre otras, las siguientes: las condiciones
Siempre es recomendable conocer las del mercado (precios, proveedores, condiciones locales/globales o demanda existente);
condiciones del mercado, información
(bases de datos comerciales, listas de precios publicadas por proveedores o tablas de
comercial publicada así como las tasas de
cambio. costos de determinados recursos humanos/materiales) y tasas de cambio e inflación (sobre
todo, en proyectos internacionales con desarrollo en varios países).
3.1.4 Activos de procesos de la organización.
Entre los que podrían influir en este proceso: las políticas de estimación de costos de la
organización; las plantillas para estimar los costos o información histórica y lecciones
aprendidas.
3.2.1 Juicio de expertos
 *Considerar la pericia de individuos o grupos con capacitación especializada en

gestión de costos en proyectos anteriores, información de la industria o métodos
de estimación.
 *El nivel de exactitud es bajo, se utiliza en etapas iniciales del proyecto.
3.2.2 Estimación análoga
 *Es una estimación por comparación, toma como base valores o atributos de un
proyecto anterior que sean similares a los del proyecto actual tales como
alcance, duración, medidas de escala, p.e., Tamaño, peso, longitud, superficie,
etc.
 *El nivel de exactitud es bajo, hay que comparar proyectos similares en forma y
fondo.
3.2.3 Estimación paramétrica
 *Utiliza una combinación entre datos históricos y otras variables (p.e., metros
cuadrado/día)
 *Se logran niveles de exactitud mayores, pero depende en gran medida de la

calidad de los datos.
 *Esta técnica puede aplicar al proyecto en su totalidad o a partes del mismo.

Gestión de Costos
3.2.4 Estimación ascendente
 *Es un método que sirve para estimar un componente de trabajo, calculando con
el mayor nivel de detalle posible cada paquete de trabajo actividad del proyecto.
 *El costo detallado se acumula en niveles superiores, siguiendo una estructura

de desglose de trabajo.
3.2.5 Estimación por tres valores
*Esta técnica tiene en cuenta el riesgo y la incertidumbre en las estimaciones de costos,

por lo que se calcula un rango aproximado del costo de la actividad en base a las
estimaciones:
 *Más Probable (cM): es costo de la actividad se estima en base de una evaluación

realista de esfuerzo necesario para completar el trabajo requerido.
 *Optimista (cO): el costo se estima sobre la base del análisis del mejor escenario
posible.
 *Pesimista (cP): el costo se estima sobre la base del peor escenario para esa
actividad.
Se calcula el Costo Esperado (cE) mediante el uso de dos fórmulas:
 *Distribución Beta. cE = (cO + 4mP + cP)/6
 *Distribución Triangular. cE = (cO + cM + cP)/3
3.3 Salidas al proceso.
3.3.1 Estimaciones de costos.
Son los datos cuantitativos de los costos probables requeridos para completar el trabajo, a lo
que hay que añadir el importe en concepto de reserva de contingencia para los riesgos
identificados y el importe en concepto de reserva de gestión para cubrir trabajo no
planificado.
 Pueden presentarse de manera detallada o resumida.
 Incluye el costo del trabajo directo, materiales, equipamiento, servicios, instalaciones,

financiación y reservas.

Gestión de Costos
3.3.2 Base de las estimaciones.
Son datos adicionales que respaldan la estimación de costos. Cuantos más y mejores datos
Para que las estimaciones sean “creíbles”, se utilicen para estimar los costos de las actividades, más fiables y realistas serán dichas
cuanta más información se utilice para estimaciones. Por ejemplo:
motivar las estimaciones, mejor.
 Los supuestos realizados.
 Las restricciones conocidas.
 Cómo fueron desarrolladas las estimaciones.
 Los riesgos que fueron tenidos en cuenta.
 Nivel de confianza de la estimación final.
 Rango de las estimaciones para indicar que se espera que el costo del trabajo se
encuentre dentro de ese rango.
4 Determinar el Presupuesto
Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada. El principal
beneficio del proceso es que se determina la línea base de costos, elemento fundamental
para monitorear y controlar el desempeño del proyecto.
Este proceso se lleva a cabo una única vez (durante la planificación) o en puntos
predefinidos del proyecto (entre fases).
El presupuesto tiene en consideración todos los fondos autorizados para ejecutar el

La forma de la curva puede variar, proyecto. La línea base de costos es el presupuesto aprobado distribuido en el tiempo, se
depende de cómo se haya distribuido el
representa en un gráfico claramente reconocible que será analizado en procesos
trabajo a lo largo del proyecto.
posteriores.

Gestión de Costos
La línea base de costos se denomina Curva S de distribución del presupuesto, por la forma
de la curva, que implica que, habitualmente, los costos asociados a las etapas iniciales del
proyecto no son muy elevados mientras que, a medida que el proyecto avanza y se adentra
en la ejecución, los costos asociados sí se incrementan sustancialmente. Sin embargo,
dependiendo de cómo se haya distribuido el trabajo del proyecto, la forma de la curva
podría variar.
4.1.1 Plan para la dirección del proyecto.
 Plan de gestión de los costos. El documento describe la forma en la se

desarrollará el presupuesto del proyecto.
 Plan de gestión de los recursos. Proporciona información sobre tarifas de los

recursos y otros gastos variables (viajes, dietas, etc) que sean necesarios para
determinar el presupuesto total del proyecto.
 Línea base del alcance. Contiene información que es utilizada para la estimación
y gestión de costos.

Gestión de Costos
4.1.2 Documentos del proyecto
 Base de las estimaciones
Donde se especifica si las estimaciones de costos del proyecto, que dan como
resultado el presupuesto del proyecto, tuvieron en cuenta costos indirectos y
otros tipos de costos.
 Estimaciones de costos
Es el elemento básico, las estimaciones de costos de las actividades se suman

de forma ascendente para obtener el costo de los paquetes de trabajo y así
sucesivamente.
 Cronograma del proyecto
Donde se incluyen las fechas de inicio y finalización de las actividades, esta

información se utiliza para sumar los costos correspondientes a los diferentes
periodos de trabajo.
 Registro de riesgos
Es necesario tener en cuenta los costos correspondientes a las respuestas

planificadas frente a los riesgos.
4.1.3 Documentos de negocio
 Caso de negocio. Documento donde se identifican los factores críticos de éxito

del proyecto, incluidos los financieros.
 Plan de gestión de beneficios. Incluye los beneficios esperados, como el valor

actual neto, plazo de recuperación y métricas asociadas a los beneficios.
4.1.4 Acuerdos
La información incluida en el contrato que pone en marcha el proyecto (si el proyecto se

inicia para un cliente externo) así como los costos asociados a los productos, servicios o
resultados que se necesiten adquirir para el proyecto.
4.1.5 Factores ambientales de la empresa.
Entre otros: las tasas de cambio de divisas, fluctuaciones de las divisas para aquellos
La información de la que dispone la
proyectos que vayan a desarrollarse durante varios años.
organización y aquélla asociada al entorno,
siempre son utilizadas como primer punto
de partida.
Entre otros: información histórica y lecciones aprendidas; métodos de preparación de
informes y políticas, procedimientos y guías existentes, tanto formales como informales.

Gestión de Costos
4.2.1 Juicio de expertos.
Ya explicado en procesos anteriores.
4.2.2 Agregación de costos.
Utilizando una estructura de desglose del trabajo, los costos de suman se suman desde el
nivel inferior (paquetes de trabajo) a niveles superiores (cuentas de control), para obtener los
costos totales del proyecto.
Rita Mulcahy’s Preparación para el examen PMP®, figura 7.1, página 263, 8ª Ed (2013)

Gestión de Costos
4.2.3 Análisis de datos.
Principalmente, la técnica denominada Análisis de Reserva para determinar las reservas de

gestión para el proyecto:
 Son cantidades que se retienen por razones de control de gestión y que se

reservan para cubrir trabajo no previsto dentro del alcance del proyecto.
 El objetivo es contemplar los riesgos desconocidos (denominados también

“desconocidos – desconocidos”) que pudieran afectar al proyecto.
 No se incluye en la línea base del proyecto pero sí forma parte del presupuesto
total del proyecto, como puede verse en el gráfico anterior.
 Si fuera necesario utilizar una cantidad de la reserva de gestión para trabajo no

previsto, dicha cantidad debe ser incorporada a la línea base de costos mediante
una solicitud de cambio formal.
4.2.4 Análisis de la información histórica.
Puede incluir características del proyecto (parámetros) que ayude a desarrollar modelos
matemáticos con la finalidad de predecir los costos totales del proyecto:
 Los modelos pueden ser sencillos, necesitando únicamente una simple

multiplicación de parámetros: costo por metro cuadrado, por ejemplo.
 Los modelos pueden ser complejos: herramientas de software con factores de

ajuste diferenciados.
 Los modelos serán más fiables si la información histórica utilizada es exacta y los
parámetros son cuantificables.
 Los modelos son escalables, funcionan tanto para proyectos grandes como otros
más pequeños.
4.2.5 Conciliación con el límite de financiamiento.
El gasto de los fondos debería ajustarse con los límites de financiamiento. La curva del
La financiación no suele llegar al proyecto al gasto del proyecto y de la financiación suelen ser distintas, por tanto, resulta fundamental
ritmo que se generan los gastos, por ello,
conciliar ambas. Si esto no fuera posible, sería necesario programar de nuevo parte del
resulta fundamental intentar conciliar ambos
conceptos.
trabajo para equilibrar la tasa de gastos.
 La forma en la que la financiación llega al proyecto puede ser muy variable,

dependiendo si el proyecto será financiado con fondos internos o externos, a
través de alguna entidad financiera, donde la financiación llegará por tramos,
como muestra la siguiente figura.

Gestión de Costos
4.3 Salidas del proceso.
4.3.1 Línea base de costos
 *Es la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases de tiempo.
 *Se utiliza como base de comparación con los resultados reales y determina el
estado de lo costos del proyecto: ¿sobrecostos?, ¿según el plan? o ¿ahorrando
costos?
 *No incluye reservas de gestión pero sí incluye reservas de contingencia.
 *Consiste en la suma de los presupuestos aprobados para las actividades del

proyecto.
 *Se calcula mediante la agregación de costes ascendente:
- Se suman las estimaciones de costos de las actividades + reserva de

contingencia.
- Se suman las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo + reserva

de contingencia.
- Se suman las estimaciones de costos de las cuentas de control.
- La suma de las cuentas de control proporciona la línea base de costos.
 *Se representa típicamente como una curva S, aunque puede adoptar otras
formas.

Gestión de Costos
 *A la línea base de costos se suma la reserva de gestión para obtener el

presupuesto del proyecto. En algunos manuales también aparece como
"presupuesto total del proyecto".
 *Sólo si es necesario utilizar un importe de la reserva de gestión se incorporaría

este importe dentro de la línea base de costos a través de una solicitud formal de
cambio.
5 Controlar los Costos

Es el proceso que consiste en monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos
del proyecto y gestionar cambios a la línea base de costos. El principal beneficio es que la
línea base es mantenida a lo largo del proyecto.
Monitorear el gasto de fondos sin tener en cuenta el valor del trabajo que se está realizando
El control de costos a través de las técnicas
y que corresponde a ese gasto no ofrece valor al proyecto más allá de conocer la salida de
del valor ganado, además ayuda a
controlar el alcance y el cronograma del
fondos. La importancia del control de costos es analizar la relación entre los fondos
proyecto. consumidos y el trabajo efectuado correspondiente a dichos gastos.
El control de costos incluye, entre otras, las siguientes acciones:

Gestión de Costos
 *Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los gastos incurridos.
 *Influir sobre los factores que producen cambios a la línea base de costos.
 *Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
 *Monitorear el desempeño del costo para detectar y comprender las

variaciones con respecto a la línea base de costos aprobada.
 *Evitar que se incluyan cambios no aprobados.
5.1.1 Plan para la dirección del proyecto
 Plan de gestión de costos
Documento donde se describe la manera en que se gestionarán y controlarán los

costos del proyecto.
 Línea base de costos
Con la que se compararán los resultados reales para determinar el estado de los
costos del proyecto y si es necesario implementar un cambio, acción correctiva o
preventiva.
 Línea base para la medición del desempeño

Gestión de Costos
Esta línea base se compara con los resultados reales para determinar si es necesario
implementar un cambio, acción correctiva o preventiva.
5.1.2 Documentos del proyecto.
Se incluyen, por ejemplo, el registro de lecciones aprendidas ya que las lecciones

aprendidas recogidas tempranamente en el proeycto pueden aplicarse a fases más tardías
del proyecto para mejorar el control de costos.
5.1.3 Requisitos de financiamiento del proyecto.
Incluyen los gastos proyectados y las obligaciones anticipadas.
5.1.4 Datos de desempeño del trabajo.
Contienen datos sobre el estado del proyecto. Son los datos de desempeño reales
necesarios para la comparación con los datos planificados.
Entre los que pueden influiré en este proceso: políticas, procedimientos y guías existentes;
herramientas para el control de costos y tipos de informes a utilizar.
5.2 Herramientas y técnicas
5.2.1 Análisis de datos.
A Análisis del Valor Ganado
 *Compara la línea base para la medición del desempeño con el desempeño real
del costo y del cronograma para determinar el estado del proyecto.
 *Integra la línea base de alcance, cronograma y costo para generar la línea base
de medición de desempeño.
 *La técnica utiliza 3 dimensiones clave para cada paquete de trabajo y cuenta de
control:
Valor Planificado (PV)

 *Es el presupuesto autorizado asignado a un trabajo programado que debe
ejecutarse para completar una actividad o elemento de la EDT: no incluye
reserva de gestión.

Gestión de Costos
 *Para un punto concreto en el tiempo (un punto de control, por ejemplo),

determina el trabajo físico que debería haberse llevado a cabo hasta ese
momento concreto.
 *El valor planificado total del proyecto también se conoce como presupuesto
hasta la conclusión (BAC).
Valor Ganado (EV)

 *Es la medida del trabajo realizado expresado en términos de presupuesto
autorizado para el trabajo.
 *Es el presupuesto asociado al trabajo que ha sido realmente completado.
 *El valor ganado no puede ser mayor que el valor planificado para un trabajo.
 *Se utiliza para calcular el porcentaje completado del trabajo = (EV/PV)*100
Costo Real (AC)

 *Es el costo incurrido por el trabajo realmente completado medido por el valor
ganado.
 *No tiene límite superior, se medirán todos los costos incurridos para obtener el
valor ganado.
B Análisis de la Variación
 *Constituye la explicación (causa, impacto y acciones correctivas) de las

variaciones de costo, cronograma y a la conclusión.
 *Se puede realizar un análisis más detallado para determinar la causa y el grado
de desviación con respecto a la línea base del cronograma y de costos,
principalmente.
 *Se utiliza para evaluar la magnitud de la variación con respecto a la línea base
original de costos así como decidir si son necesarias acciones correctivas o
preventivas.
 *El grado de desviación aceptable depende de cada proyecto y de la actitud

frente al riesgo de los interesados del proyecto pero tenderá a disminuir a
medida que el proyecto avanza.
Variación del Cronograma (SV)
SV = EV - PV

Gestión de Costos
 *Es una medida de desempeño del cronograma, determina en qué medida el

proyecto está adelantado o retrasado en relación a la fecha de entrega, en un
punto determinado.
 *Si el resultado es 0 = el cronograma avanza según la planificación prevista.
 *Si el resultado es positivo = el cronograma avanza adelantado con respecto a la

planificación.
 *Si el resultado es negativo = el cronograma avanza retrasado con respecto a la

planificación.
Variación del Costo (CV)
CV = EV - AC
 *Es una medida de desempeño del costo del proyecto, expresado como el
superávit (ahorro) o déficit (pérdida) en un punto temporal determinado.
 *Es particularmente crítica ya que indica la relación entre el desempeño real y los
costos incurridos.
 *Una CV negativa es habitualmente difícil de recuperar en el proyecto.
Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)
SPI = EV/PV
 *Es una medida de eficiencia del cronograma, refleja la medida en la que el

equipo del proyecto está llevando a cabo el proyecto.
 *Si el resultado es 1 = se completa el trabajo al ritmo planificado.
 *Si el resultado es superior a 1 = el trabajo completado es mayor del planificado

(adelanto)
 *Si el resultado es inferior a 1 = el trabajo completado es menor del planificado

(retraso)
Índice de Desempeño del Costo (CPI)
CPI = EV/AC
 *Es una medida de eficiencia del costo de los recursos presupuestados.
 *Si el resultado es 1 = el costo del trabajo es el planificado.
 *Si el resultado es superior a 1 = el costo del trabajo es menor del planificado

(ahorro)

Gestión de Costos
 *Si el resultado es inferior a 1 = el coste del trabajo es mayor del planificado

(sobre costos)
C Análisis de Tendencias
 *Examina el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si

está mejorando o si se está deteriorando.
 *Las técnicas de análisis gráfico son las más utilizadas para la comparación de
datos:
Diagramas
 *El análisis del valor ganado informa sobre 3 parámetros: valor planificado, valor
ganado y costo real por periodos temporales.
 *Se emplea una Curva S para representar los datos del valor ganado, el ejemplo
que se muestra a continuación hace referencia a un proyecto que incurre en
sobre costes (ya la línea del costo real está por encima de la línea base de
costos) y avanza retrasado (ya que la línea del valor ganado está por debajo de la
línea base de costos).
Pronósticos

Gestión de Costos
 *Conforme avanza el proyecto, sobre la base del desempeño actual del

proyecto, se puede desarrollar un pronóstico de la estimación a la conclusión
(EAC).
 *Si a medida que avanza el proyecto, resulta evidente que el presupuesto hasta
la finalización (BAC) no es viable, el director del proyecto debe tener en cuenta la
EAC pronosticada.
 *Pronosticar la EAC supone realizar proyecciones en base a la información de

desempeño y el conocimiento disponible al momento de realizar el pronóstico.
 *Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido
para completar el trabajo más una estimación hasta la conclusión (ETC)
 *Para calcular la EAC hay que diferenciar 4 escenarios distintos:
- *Si el plan inicial ya no fuera viable:
EAC = AC + ETC ascendente
- *Si la ETC se va a desarrollar según la tasa presupuestada:
EAC = AC + (BAC - EV)
- *Si el ETC se va a desarrollar con el CPI actual:
EAC = BAC/CPI
- *Si el ETC se va a desarrollar considerando tanto CPI como SPI:
EAC = AC + [(BAC - EV)/(CPI*SPI)]
Análisis de Reserva
 *Sirve para monitorear el estado de las reservas para contingencias y gestión, con
la finalidad de determinar si el proyecto todavía necesita de estas reservas o si es
necesario solicitar reservas adicionales.
 *Las reservas, conforme avanza el proyecto, se pueden utilizar si se dieran los

parámetros para su utilización.
 *Si los riesgos adicionales no se producen, las reservas para contingencias que
no hayan sido utilizadas se podrán retirar del proyecto para liberar recursos para
otros proyectos.

Gestión de Costos
5.2.2 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
 *Es una medida del desempeño del costo que se debe alcanzar con los recursos
restantes con la finalidad de cumplir con un objetivo de gestión como, por
ejemplo, el presupuesto a la finalización (BAC) o la estimación a la conclusión
(EAC)
 *Se calcula como una tasa entre el costo para finalizar el trabajo pendiente y el
presupuesto disponible.
 *Si la tasa se calcula para cumplir el presupuesto a la finalización (BAC):
TCPI = (BAC EV)/(BAC - AC)
 *Si la tasa se calcula para cumplir con la estimación a la conclusión (EAC)

pronosticada:
TCPI = (BAC EV)/(EAC - AC)
 *Si el resultado es mayor de 1 = mayor dificultad para completar el proyecto.
 *Si el resultado es inferior a 1 = menor dificultad para completar el proyecto.
 *Si el resultado es igual a 1 = la misma dificultad para finalizar el proyecto, según

lo previsto.
5.3 Salidas del proceso.
5.3.1 Información de desempeño del trabajo.
Incluye información sobre el desempeño del trabajo del proyecto en comparación con la
línea base de costos.
Las variaciones del trabajo realizado y del costo del trabajo se evalúan a nivel de los
paquetes de trabajo y a nivel cuenta de control.
Los resultados del análisis del valor ganado tales como: CV, CPI, EAC, VAC y TCPI se
documentan para su inclusión en informes de desempeño del trabajo.
5.3.2 Pronósticos de costos.
El valor de la estimación a la conclusión (EAC) debe documentarse y comunicarse

adecuadamente a los interesados.

Gestión de Costos
5.3.3 Solicitudes de cambio.
El análisis de desempeño del trabajo puede dar lugar a solicitudes de cambio a las líneas
Los cambios serán habituales siempre que el base de costos, del cronograma u otros elementos del plan para la dirección del proyecto.
desempeño real no se ajuste al desempeño
Las solicitudes se gestionan de acuerdo al proceso formalmente establecido al efecto para
planificado, sobre todo cuando es peor.
el proyecto.
6 Conclusiones
 El Análisis del Valor Ganado ofrece una herramienta adecuada para medir el estado
del proyecto en relación al alcance, cronograma y costos.
 El gráfico de Curva S es sencillamente interpretable, viendo la disposición de las

líneas resulta sencillo determinar si el proyecto avanza según el plan, mejor o peor.
 Estimar el costo de las actividades se configura como un proceso complejo, en la

medida en la que las estimaciones se elaboran en base a la información disponible
en un momento determinado. Es decir, la estimación de costos que se pueda hacer
hoy para un trabajo que se ejecutará dentro de un año resulta complicado para el
proyecto.


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Gestión de Costos

1 © Ast urias Corporación Universitaria

1 Introducción a la Gestión de los Costos................................................................................................. 5

02 ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

3.3 Salidas al proceso. ............................................................................................................................... 14

03 ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

5.3.2 Pronósticos de costos. ....................................................................................................... 28

04 ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

 Desarrollar un presupuesto y saber representarlo gráficamente en la Línea Base

1 Introducción a la Gestión de los Costos

 Planificar la Gestión de los Costos.

 Estimar los Costos.

 Controlar los Costos.

En proyectos de alcance más reducido, es probable que la estimación de costos y el

1.1 Conceptos clave para la Gestión de Costos.

La primera idea importante es que la gestión de costos se ocupa principalmente de los

05 ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

compromete la adquisición; cuando se realiza su pedido; cuando se entrega el producto o

1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Costos

 Variación del Cronograma (SV, Schedule Variance)

SV = ES (cronograma ganado) - AT (tiempo real)

Si el resultado es >0 significa el proyecto marcha adelantado en el cronograma

 Índice de Desempeño del Cronograma (SPI, Schedule Performance Index)

Mide la eficiencia con la que se está realizando el trabajo

1.3 Consideraciones de adaptación

- *Si la organización dispone de un repositorio formal de gestión del

- *Si existen en la organización políticas, procedimientos y guías, ya sean

 Gestión del Valor Ganado

 Uso del enfoque ágil

- *Si la organización utiliza metodologías ágiles para dirigir proyectos.

06 ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

- *Si la organización dispone de políticas, procedimientos, procesos o guías,

1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos

En entornos donde existe alto grado de incertidumbre o donde el alcance no está

2 Planificar la Gestión de los Costos

07 ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

2.1 Entradas al proceso

2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto

2.1.2 Plan para la Dirección del Proyecto

 Plan de gestión del cronograma: proporciona procesos y controles que pudieran

 Plan de gestión de los riesgos: proporciona procesos y controles que pudieran

2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa.

2.1.4 Activos de Procesos de la Organización.

2.2 Herramientas y técnicas.

2.2.1 Juicio de expertos

Siempre es recomendable considerar la mayor pericia de individuos o grupos debido a su

2.2.2 Análisis de datos

08 ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

 Director del proyecto.

 Determinados miembros del equipo.

 Otras personas que fueran necesarias.

2.3 Salidas del proceso

2.3.1 Plan de Gestión de los Costos.

¿Qué incluye un Plan de Gestión de Costos?

- Se definen las unidades de medida que se utilizarán en las mediciones

- No solo se utilizan unidades monetarias, también pueden utilizarse

- Grado de redondeo, hacia arriba o abajo, que se aplicará en las

- Se determina el rango aceptable que será utilizado para llevar a cabo

 Enlaces con los procedimientos de la organización

09 ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

- Se utiliza la estructura de desglose de trabajo (EDT) para desarrollar la

- Se establece una variación permitida antes de que sea necesario solicitar

 Reglas para la medición del desempeño