1.

EL SISTEMA ORGANIZACIONAL
El sistema organizacional abarca la optimización mediante la dirección técnica, la
organización del personal y otros recursos, y relacionando a la empresa con su
medio ambiente.
Este último componente, que determina los objetivos totales y relaciona las
normas del sistema con respecto al todo, puede ser llamado el subsistema
administrativo. Es el subsistema que se interesa por los planes totales e
instrumenta sus pensamientos.
Un enfoque del estudio de los organismos sociales debe centrar su atención en los
procesos administrativos fundamentales (planeación, organización, integración,
dirección, control) que son esenciales si es que los organismos han de lograr sus
objetivos y metas fundamentales. Este proceso administrativo es básico para
cualquier tipo de organismo (público, privado, educativo), en el que los recursos
humanos, financieros y materiales deben combinarse para lograr ciertos objetivos.
Además, el proceso es necesario, sin importar el área de especialización de la
administración (comercialización, producción, finanzas, etc.).
Existen diferencias básicas en la orientación de los sistemas administrativos en
estos diferentes niveles. El sistema operativo tiene que ver principalmente con la
racionalidad técnico-económica, y trata de crear certidumbre cerrando el núcleo
técnico para muchas variables. Contrastando con esto, el nivel estratégico de la
empresa encara el más alto grado de incertidumbre en términos de los insumos
provenientes del medio ambiente, sobre los cuales tiene muy poco o ningún
control. Por lo tanto, la administración en estos niveles debe tener los puntos de
vista del sistema abierto y concentrarse en estrategias innovativas y/o adaptativas.
El nivel de coordinación opera entre los niveles operativo y estratégico y sirve de
intermediación y coordinación entre ambos. Este nivel transforma la incertidumbre
del medio ambiente, en la racionalidad técnico-económica necesaria, como
insumo, del subsistema operativo.
En muchos organismos sociales estos niveles están separados teóricamente. Por
ejemplo, en una universidad, el consejo universitario se concibe como satisfactor
de la responsabilidad estratégica, mientras que el rector, los directores y los jefes
de departamento participan en asuntos de coordinación; los profesores, bajo este
concepto, desarrollan las funciones operativas. En las empresas, el consejo
directivo relaciona la institución al organismo con su medio ambiente, la
administración media y superior manejan los aspectos de coordinación y otros
empleados desarrollan las tareas operativas.
2.PAPEL DEL ADMINISTRADOR

Considerar un organismo social como un sistema abierto sugiere un papel

sustancialmente diferente del que ha desempeñado la administración, bajo
la teoría tradicional.

Se ha producido un cambio profundo en la manera en que la

administración era concebida antes de la llamada revolución de
sistemas.

El punto de vista de un sistema abierto crea un papel más difícil para la

administración. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y,
sobre todo, debe preocuparse por adaptar el organismo a nuevos y
cambiantes requerimientos. La administración es un proceso que abarca y
traspasa los distintos subsistemas del organismo.
El enfoque de sistemas sugiere que la administración debe enfrentar situaciones
dinámicas, inciertas, y con frecuencia ambiguas. La administración tiene un control
completo de todos los factores de la producción, como lo indica la teoría
tradicional. Está fuertemente restringida por muchos factores internos y externos
(tecnología, psicosociales).
3.LEONARD SAYLES
Describe el papel de la administración bajo el enfoque de sistemas de la manera
siguiente:
El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administración no
tienen límites nítidos o claramente definidos; más bien, el administrador moderno
está colocado en medio de una red de interrelaciones dependientes... El único
objetivo perdurable es el esfuerzo para construir y mantener un sistema predecible
y de interrelaciones, de patrones de conducta que están dentro de límites físicos
razonables. Pero esto es la búsqueda de un equilibrio dinámico, ya que las
variables del sistema (la división del trabajo y los controles) evolucionan en
constante cambio. Por tanto, únicamente aquellos administradores que puedan
manejar la incertidumbre, la ambigüedad, pueden tener posibilidades de éxito.
Una de las funciones más difundidas de la administración a todos los niveles es la
toma de decisiones. En el sistema operativo son apropiados los enfoques del
sistema cerrado, sin embargo, para los niveles estratégico y de coordinación los
enfoques para la toma de decisiones deben ser del sistema abierto.
 4.ESTUDIO DE SISTEMA ORGANIZACIONAL

Para estudiar la administración de un organismo social como un sistema,

conviene, en primer lugar, aislarla de su medio ambiente, si bien en
términos muy relativos y únicamente para propósitos analíticos; para ello
cabe señalar de manera convencional los límites del sistema administrativo
—evidentemente, los límites o fronteras que delimitan a un sistema son
sólo proposiciones metodológicas—. La adopción convencional del
concepto de límites o fronteras del sistema es, por tanto, una acción
estratégica para determinar, con un criterio científico, cuáles son los
elementos importantes que deben ser investigados con profundidad —
como factores internos o variables dependientes—, y cuáles pueden ser
considerados como factores externos o variables independientes. Manejar
estos factores como internos y externos, nos permitirá comprender mejor
los problemas que se refieren directamente al sistema administrativo.

Todo enfoque de sistemas conlleva inevitablemente un cierto grado

de subjetividad. Por tanto, lo que se incluya en un sistema, lo que se
coloque dentro o fuera de sus límites o fronteras, dependerá de lo
que desee analizar.

Es obvio también, que muchos de los cambios suscitados en un sistema

pueden provenir no sólo del medio ambiente, sino también de los mismos
factores internos de ese sistema; su forma de organización es en
ocasiones, origen de variaciones importantes.
Para efectos de este estudio, es conveniente dejar fuera, como parte del
medio ambiente, aquellos factores que habrán de considerarse como
variables independientes del sistema. Su exclusión para los propósitos de
este análisis se hace con la idea de manejar las variables estrictamente de
orden administrativo, lo cual no implica desconocer la necesidad de que
los especialistas de las distintas ciencias sociales expliquen —en su
momento y oportunidad— la naturaleza de esas variables, sus mutuas
influencias y las variaciones que sufren como consecuencia del
funcionamiento del sistema administrativo.
Nos abocaremos así al estudio de las variaciones que se producen dentro
de las estructuras y procesos mismos del sistema. Este enfoque permitirá,
posteriormente, conocer cómo se puede regular o enfrentar una demanda
que se origine, tanto en el propio sistema como en el medio ambiente.
Existe ya consentimiento de que la capacidad de un sistema para absorber
y regular demandas internas y externas, está básicamente en función de la
realimentación de información, que sobre estas demandas puedan tener
los mecanismos o individuos a quienes se ha encargado la toma de
decisiones dentro del sistema, y, por tanto, de la capacidad del sistema
para adaptarse a los requerimientos y restricciones que le impone el medio
ambiente.

5.LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES COMO SISTEMA ABIERTO

Partimos del concepto de que la administración constituye un sistema
abierto, y, por ende, debe afrontar los problemas generados por su
exposición a influencias procedentes del sistema mayor, o sea, el sistema
sociopolítico, económico y cultural. Es preciso que consiga
retroalimentarse en términos oportunos y suficientes de la experiencia de
sus realizaciones pasadas, así como de sus efectos sobre el sistema
global, con el propósito de que esté en condiciones de tomar medidas para
autorregularse, y de conseguir los recursos y el apoyo que requiere para
su existencia como sistema.
En resumen, los conceptos mínimos necesarios para manejar y analizar la
administración dentro del enfoque de sistemas son: el de sistema, el de
medio ambiente, el de demandas (insumos) y respuestas (productos), y el
de retroalimentación. Partiendo de este marco de referencia podemos
intentar, con mayor detalle, el análisis de los componentes del sistema
administrativo, a fin de estar en condiciones de conocer los principales
problemas que enfrenta y proponer soluciones adecuadas y viables.

Johnson fue de los primeros autores que identifican a las organizaciones

como sistemas sociales y consideró a la empresa como un sistema
relativamente aislado o abierto.
Según su grado de aislamiento o influencia con el resto del universo, los
sistemas pueden clasificarse en:
a) Sistemas absolutamente aislados; que son aquellos que no reciben
ni ejercen influencia sobre el resto del universo.
b) Sistemas relativamente aislados; que reciben influencia del resto del
universo, pero sólo a través de ciertas vías específicas llamadas
entradas (insumos); o que ejercen influencia sobre el resto del
universo, pero sólo a través de ciertas vías específicas denominadas
salidas (productos).

Todo sistema abierto, en consecuencia, tiene una entrada o insumo, un

proceso de conversión y una salida o producto, que es el insumo
procesado.

5.1. Características de los sistemas abiertos

Los componentes de estos sistemas tienen características que conviene

recordar, por su importancia en la conducta de los organismos, éstas son:
 a) Ciclo de actividades. Los sistemas abiertos mantienen un intercambio
de energía con el entorno, El producto que obtienen como
consecuencia de sus o
operaciones de producción, provee los recursos de energía
necesarios para la repetición del ciclo de actividades.
b) Entropía. La supervivencia de un sistema abierto depende de su
capacidad para resistir un proceso entrópico. La entropía es una ley
universal de la naturaleza por la cual, todas las formas de
organización se dirigen hacia la desorganización y la caducidad.
c) Crecimiento. Al adaptarse al medio ambiente, el sistema intenta
introducir las fuerzas externas para adquirir control sobre ellas. La
preservación del carácter de los sistemas complejos, se logra
mediante el crecimiento y la expansión, la forma más común de éste
consiste en la ampliación de algunos subsistemas.
d) Equifinalidad. Un sistema abierto puede llegar a un estado final a
partir de diferentes condiciones iniciales y por diversas rutas. En la
forma en que el sistema se oriente hacia mecanismos de regulación
para el control de su operación, la equifinalidad se reduce.
e) Uso de información. El tipo más sencillo de información es la
retroalimentación (feedback) y permite al sistema, corregir sus
desviaciones respecto al curso de acción deseado.
f) Codificación. La codificación consiste en simplificar el universo de los
mensajes, convirtiéndolos en categorías sencillas y de significación
para el sistema.
g) Subsistema. Todo organismo es un sistema de partes
interrelacionadas operando conjuntamente; formando a su vez un
entorno condicionante de subsistemas, bien por la función
(producción, compras, personal), bien por su naturaleza (hombres,
máquinas, etcétera).

6.LA EMPRESA COMO SISTEMA

El sistema abierto está en interacción continua con su medio y logra un
estado estable o de equilibrio dinámico, mientras conserva su capacidad
de trabajo o de transformación de energía. En efecto, la supervivencia del
sistema no sería posible sin un flujo continuo de transformación y
producción.
Por ejemplo, un organismo social recibe insumos de la sociedad en forma
de personal, materiales, dinero, información; transforma esos insumos en
productos y servicios, y a su personal para mantener su participación. Para
el organismo, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar
el ciclo de recursos entre ella y su ambiente.
Es necesario considerar que cualquier organismo requiere mecanismos de
control, que incluyen la comparación de los resultados obtenidos con las
metas esperadas, así como la toma de decisiones correctivas en su caso.

7.COMPONENTES DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL

De acuerdo con lo expuesto anteriormente, el principal componente
del sistema administrativo puede ser comprendido como un gran
transformador o procesador de insumos o recursos, a productos finales que
se envían al medio ambiente. Los componentes del Sistema organizational
son los siguientes:

a) El medio ambiente social, económico, político y cultural, cuyo ámbito

de acción llega a contener esferas regionales, nacionales y aun
internacionales, mediante una o varias entradas. Las entradas dan
paso a varios insumos o recursos del medio.
b) Los insumos del sistema que serían los componentes que ingresan a
él y que pueden comprender recursos existentes en el medio
ambiente tales como: recursos humanos, financieros, materiales,
directrices, políticas, instrucciones operativas, información, normas
legales, etcétera.
c) Los procesos de conversión, que comprenden las estructuras
organizativas de procedimiento, así como predisposiciones y
experiencias personales de los administradores, los procesos de
conversión no sólo transforman los insumos en productos, sino que,
en ocasiones, pueden abstenerse de procesar algunos para orientar
los prioritarios.
 d) Las salidas o productos que pueden ser de condición diversa como:
bienes, servicios, información, normas, opiniones, etcétera, y que
provocan ciertos efectos sobre el medio ambiente, los cuales pueden
ser benéficos o perjudiciales, de acuerdo con la forma en que se
acercan o se desvían del cumplimiento de los objetivos fijados al
sistema.
e) La retroalimentación del sistema organizacional que permite medir sus
resultados de acuerdo con dos variables: su eficiencia, es decir, la
relación entre los insumos requeridos y los productos elaborados y su
eficacia, referida al mayor o menor logro de los objetivos.

El medio ambiente, los insumos, el proceso de conversión, los productos y la

retroalimentación, se relacionan e interactúan unos con otros, de la manera
que se muestra en la figura:

8. SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN

Este tipo de sistema constituye una estructura útil para tratar temas
individuales; pues no sólo enfoca la atención sobre una descripción simple de las
partes separadas, sino también en la importancia y la relación de esas partes
entre sí.
 Como estructura conceptual, el sistema administrativo nos ayuda a pensar en
la administración pública o privada, y puesto que no es un conjunto fijo de
participantes activos puede servir para dirigir nuestras ideas hacia sucesos
generales (es decir, las generalizaciones sobre actividades administrativas de
todos los organismos sociales), o sobre sucesos particulares (es decir, actividades
administrativas circunstanciales).
El sistema organizacional no es un conjunto de patrones fijos en el que los
administradores establecen relaciones documentadas con su medio ambiente. El
sistema es una estructura conceptual que tiene como finalidad servir de ayuda en
el estudio de la administración.

9.Subsistemas de un sistema organizacional

Como ya se citó anteriormente se debe considerar a un organismo social en

términos de un modelo general de sistema abierto. El sistema abierto está en
interacción continua con su medio ambiente y logra un estado estable o de
equilibrio dinámico mientras conserva su capacidad de trabajo o de
transformación de energía. En efecto, la supervivencia del sistema no sería
posible sin un flujo continuo de transformación y producción. El sistema recibe
suficientes recursos para mantener su operación, y saca los recursos
transformados hacia el medio ambiente, en cantidad suficiente para que el ciclo
continúe, por ejemplo. El organismo recibe insumos de la sociedad en diversas
formas: personal, materiales, dinero, información; transforma estos insumos en
productos, servicios; y paga sueldos y salarios al personal del organismo para
mantener su participación.
Se debe hacer el mismo tipo de análisis para cualquier tipo de organismo. El
punto de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una
teoría administrativa más integral.
BIBLIOGRAFÍA
http://biblio3.url.edu.gt/Libros/2011/est_sis/1.pdf