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CATEDRÁTICO:
LIC. RICARDO CHACÓN
CONTENIDO:
“MANUAL DE CRISIS PARA EMPRESA DOS PINOS
EL SALVADOR”
ALUMNAS:
MATHUS BATRES, OLGA ALEJANDRINA
RAMIREZ, SOFIA ESTELA
FECHA DE ENTREGA:
ANTIGUO CUSCATLÁN, ENERO 2009
ÍNDICE
Introducción ……………………………………………………………………………..1
Justificación ……………………………………………………………………………..2
Manual de Crisis…………………………………………………………………………3
Determinación de la Crisis 4
Diagnóstico 9
Planificación 12
Ejecución 17
Bibliografía………………………………………………………………………………25
Conclusiones…………………………………………………………………………….26
Anexos……………………………………………………………………………………28
INTRODUCCIÓN
Por ello a continuación presentamos un manual de crisis que puede ser tomado en
cuenta por la empresa Dos Pinos El Salvador para una situación en específico:
Intoxicación masiva de personas por consumo de leche descompuesta. La prioridad de
este documento es proveer una herramienta eficaz y oportuna para tratar de la
mejor manera la crisis y a la vez orientar paso a paso a las personas responsables
para su ejecución.
1
JUSTIFICACIÓN
De ahí que cuando estamos preparados para una situación de crisis con tiempo se
asignan los roles de los involucrados y están muy claras las responsabilidades de
cada quién, evitando con esto las improvisaciones, así nadie se sale del libreto que
marca el manual de crisis.
2
MANUAL DE CRISIS
Son muchos los factores que tenemos que tener en cuenta para prevenir una
situación de crisis o para actuar cuando la situación ya ha estallado. Es importante
conocer cuando y cómo se produce la crisis, la tipología de las crisis que estamos
predispuestos a padecer, la formación del comité de crisis, la gestión de la
comunicación de crisis, etc. Por ello la ventaja de tener un manual de crisis que a
nivel interno permite abordar de modo neutro y constructivo las eventualidades en
su propio contexto y otorga la posibilidad de que esté ya establecido un sistema de
comunicación alrededor de la crisis, de ahí que para la Empresa Dos Pinos se
abordará el caso: Intoxicación masiva de personas por consumo de leche
3
descompuesta. Para ello debemos desarrollar cuatro pasos1:
1. Determinación de la crisis
2. Diagnóstico
3. Planificación
4. Ejecución
DETERMINACIÓN DE LA CRISIS
En caso de ocurrir una intoxicación con productos Dos Pinos, el Gerente de País,
de Dos Pinos El Salvador, deberá actuar de la siguiente manera:
1. Tomar el manual de crisis para este caso específicamente, el cuál deberá
tener a mano.
2. Responder las siguientes interrogantes para determinar si la situación es o
no una crisis:
¿Cuál es el problema?
¿Qué lo originó?
¿Cuál es nuestro grado de responsabilidad? ¿Por qué?
¿Cuál es el producto que esta adulterado o presuntamente contaminado?
1
Los pasos fueron tomados de la cátedra de Seminario de Especialización, de la Universidad Dr. José Matías
Delgado, por el Lic. Ricardo Chacón rector de la Escuela de Comunicaciones. Este esquema pues fue dado
como requisito para la ejecución de éste.
4
3. Una vez la crisis haya sido determinada, el Gerente de País de la Marca Dos
Pinos, convoca a cómite por medio de la secretaria de éste, la cuál avisa y
alerta a los integrantes del cómite. El medio para convocar será por teléfono
directo y la información a dar será:
“Por instrucciones del presidente del Comité se llama a sesión de carácter urgente
para sopesar la crisis que la empresa esta atravesando, Favor confirmar su
asistencia”
Comité de Crisis:
Se ha designado el comité para el manejo efectivo de la crisis y para que a la vez dé
respuesta inmediata a ésta, por ello debe estar completamente preparado para
realizar su función satisfactoriamente. Las responsabilidades generales a cumplir
por este cómite serán: Responder prontamente al llamado de emergencia, poseer
capacidad de resolver y apoyar durante la crisis y cumplir la asignación individual
de responsabilidades. Este comité funcionará con las personas y las funciones
designadas con anterioridad por la Junta Directiva de Dos Pinos. Para este caso los
integrantes del comité serán:
Héctor Villatoro
Cargo: Gerente de país, Dos Pinos El Salvador
Teléfono Celular: 7877-2538
Teléfono Oficina: 2278-1011
Teléfono Casa: 2264-9807
Email: hvillatoro@dospinos.com
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Ricardo Benavides
Cargo: Gerente de Empresa Dos Pinos Regional
Teléfono Celular: 7786-9734
Teléfono Oficina: 2278-1011
Teléfono Casa: 2263-2056
Email: rbenavides@dospinos.com
Anabela Cáceres
Cargo: Gerente de Marca
Teléfono Celular: 7255-0907
Teléfono Oficina: 2278-1011
Teléfono Casa: 2278-3564
Email: acaceres@dospinos.com
6
Cargo: Secretaria de Comité
Teléfono Celular: 7883-1594
Teléfono Oficina: 2278-1011
Teléfono Casa: 2226-3045
Email: cquezada@dospinos.com
Gerente de País
Dos Pinos El
Salvador
Secretaria de Comité
Asesoras de
Comunicación
Cada uno de los integrantes del comité deberá tener a su disposición ciertos
recursos físicos y económicos, que le permitan facilitar todo proceso dentro de la
crisis, estos serán:
- Información Completa
- Mensajes Precisos
- Preparación ante periodistas
- Dirigirse correctamente al público
- Construir una imagen impecable
- Lograr transmitir mensajes efectivos
- Una secretaria
- Transporte
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- Presupuesto asignado a discreción del cómite
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DIAGNÓSTICO
Una vez reunido el Comité de crisis, es necesario que en conjunto se responda una
serie de preguntas que ampliarán la situación, y nos hará reflexionar acerca de los
primeros pasos a tomar para abordar la crisis, estas preguntas serán contestadas en
sesión por todo el comité de crisis:
1. ¿Cuál es el problema?
2. ¿Qué lo originó?
3. ¿Cuál es nuestro grado de responsabilidad? ¿Por qué?
4. ¿Cuál es el producto afectado?
5. ¿Cuántos litros de leche son los afectados?
6. ¿Para que otros productos se ocupó la leche?
7. ¿Posibles causas del problema?
8. ¿A quiénes afectó el problema?
9. ¿Cuántas personas han resultado afectadas?
10. ¿Pudo evitarse esta situación?
11. ¿Cuál es el común denominador de los casos de intoxicados?
12. ¿Quiénes han reportado los casos de intoxicación?
13. ¿Cuáles han sido los efectos de la intoxicación?
14. ¿Existe cobertura mediática de los casos de intoxicación?
15. ¿Se compró el producto en lugares autorizados de venta, en promoción o en
qué condiciones se compró?
En sesión cada uno de los integrantes del comité deberán de colocar en una ficha lo
siguiente:
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Apoyos y Detractores
Se reconocerán como apoyos a todas aquellas instituciones, empresas u
organizaciones que brinden oportunidades y aportes a la marca Dos Pinos para
esclarecer los hechos, Ejemplo: El Ministerio de Salud, da apoyo a la marca Dos Pinos
poniendo a disposición laboratorios y especialistas para encontrar la causa de la crisis; y
serán detractores, todas aquellas instituciones, empresas u organizaciones que estén
afectando la imagen de Dos Pinos con información errónea y suposiciones, Ejemplo:
Foremost ataca los controles de calidad de Dos Pinos.
A partir de estos ejemplos deberán de llenar la ficha con reales apoyos y
detractores, estos serán planteados de forma subjetiva por los integrantes del
comité a priori.
Apoyos: Aporte:
1. _______________________________: ____________________________________
____________________________________________________________________
2. _______________________________: ____________________________________
_____________________________________________________________________
1. _______________________________: ____________________________________
____________________________________________________________________
2. _______________________________: ____________________________________
_____________________________________________________________________
Consecuencias
Esta casilla se complementará con las posibles situaciones que se desatarán y
afectarán directa e indirectamente a la Empresa, como por Ejemplo: La intoxicación
afectará la imagen de Calidad de los Productos Dos Pinos, a partir del día en que se conozca
la noticia de la intoxicación masiva, causada por la leche.
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A partir de este ejemplo deberán de llenar la ficha con reales consecuencias, estos
serán planteados de forma objetiva por los integrantes del comité a priori.
Consecuencia 1:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Consecuencia 2:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Consecuencia 3:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Soluciones
Esta casilla será complementada con los acuerdos y soluciones paliativas para
solventar la crisis, Por Ejemplo: Atención de los afectados, pruebas de laboratorio a la
leche, etc. . A partir de estos ejemplos deberán de llenar la ficha con reales
soluciones, estos serán planteados de forma objetiva por los integrantes del comité
teniendo en cuenta la magnitud de la crisis.
Soluciones 1:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Soluciones 2:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Soluciones 3:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
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PLANIFICACIÓN
Esta etapa tiene como finalidad planificar cada paso a seguir para afrontar la crisis
con el objetivo de encontrar puntos clave, mensajes, estrategias y tácticas a seguir
para los diferentes públicos involucrados.
Objetivos de la planificación
General:
Específicos:
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ESTRATEGIAS
Formar un comité capacitado de empleados de Dos Pinos, para acudir a los centros
hospitalarios donde fueron trasladadas las víctimas de intoxicación masiva por los
productos Dos Pinos, esto para enterarse de primera mano de la situación.
Tácticas:
Poner a disposición médicos especialistas que colaboren con los afectados.
Mensajes:
1. “La empresa Dos Pinos pondrá a disposición médicos especializados para la pronta
recuperación de los afectados”
2. “La empresa Dos Pinos correrá con los gastos hospitalarios”
3. “La familia de los afectados no deberán preocuparse por la salud de sus parientes
pues tenemos a los mejores médicos batallando por la salud de sus familiares”
4. “No sabemos cómo pudo ocurrir este lamentable hecho, pero si podemos decir que lo
solucionaremos e identificaremos el foco de infección”
5. “Nuestros clientes deben de estar confiados en que siempre les daremos productos de
gran calidad”
6. “La empresa Dos Pinos se preocupa por el bienestar y salud de sus consumidores
por ello atenderá los casos relacionados por la intoxicación”.
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Público meta: Afectados por la intoxicación y consumidores actuales, Empleados
de la empresa.
Tácticas:
Mensaje:
1. “Los productos Dos Pinos serán analizados internacionalmente con el fin
de fomentar la confianza y revelar que produjo la intoxicación”
2. “Nuestro staff de especialistas se harán cargo de la salud y evolución de los
afectados”
3. “Mientras no tengamos las muestras fidedignas de que nuestra leche está
afectada por alguna bacteria no podemos argumentar nada”
4. “La empresa Dos Pinos es socialmente responsable y busca ser siempre una
marca de calidad, por ello debemos de saber y aceptar algún error en el
envasado que propinó esta intoxicación”.
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Tercera estrategia: Informar adecuadamente el problema
Tácticas:
Mensaje:
1. “La empresa Dos Pinos se responsabiliza por la difusión e información
adecuada de los hechos ocurridos, para con sus clientes, por eso se hace un
llamado a los medios y público en general a no especular hasta saber a
ciencia cierta que desató la intoxicación, y esto pasará hasta que se tengan
los análisis médicos de los productos”.
2. “Por el momento la salud y el restablecimiento de los afectados es nuestra
prioridad”
3. “El panorama es alentador para los afectados y las familias, pero debemos
esperar su evolución”
4. “Como medida preventiva Dos Pinos ha decidido retirar del mercado el lote
posiblemente contaminado, con un rango anterior y posterior de 10,000
unidades por contenedor”
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Herramientas para estrategias:
Comunicado de Prensa
Conferencia de Prensa
Entrevistas
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EJECUCIÓN
Mes:
Responsables/
Actividad
Tareas
Día 1 Día 2 Día 3
Cómite de Crisis:
Responder prontamente al llamado del
comité, solventar y apoyar durante el
Reunión
desarrollo del evento. Aportar y x
Comité
decidir sobre soluciones viables a la
crisis. Cada uno rendirá un informe de
los hechos.
Atención de Asesoras de Comunicación y Brigadas
x x x
afectados Médicas junto con el Cómite de Crisis.
Cómite de Crisis: Ellos serán los
responsables de mandar al área de
salud y seguridad de la empresa y a un
laboratorio la muestra de la leche
Mandar
afectada a fin de obtener el
muestra de
contaminante del producto, además se x
leche a
designará a uno del comité para que
laboratorio
junto con la muestra garantice el
proceso del producto en las diferentes
pruebas y la veracidad de los
resultados.
Cómite de Crisis y Asesoras de
Comunicación: El vocero del comité se
Informar
designará para atender prontamente a
adecuadamente x
los medios y a la población en general,
del problema
dando información de la crisis y las
medidas a tomar.
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Mes:
Actividad Responsables/Tareas
Día 1 Día 2 Día 3
Cómite de Crisis y Asesoras de
Comunicación.: La agencia
Comunicado de presentará tres modelos diferentes
x
prensa de comunicados los cuales serán
leídos por el comité para elegir cuál
de ellos circulará en el medio.
Asesoras de Comunicación.:
Convocará a medios a la conferencia
Conferencia de
de prensa y acondicionará el salón x
prensa
que acogerá a los involucrados
(Medios y Empresa).
Cómite de Crisis: Se designarán a
tres personas del comité, entre ellos
Seguimiento de
el vocero, para que visiten a los
la salud de los x x x
afectados y le den seguimiento
afectados
acerca de los avances y medicinas
que necesiten para mejorar su salud.
Héctor Villatoro (Vocero): Asistir a
los medios que soliciten entrevista
ya sean en radio, prensa escrita o
televisión para informar a la
Entrevistas x
población adecuadamente del
problema y el trabajo que esta
realizando la empresa para
solventar la crisis.
Monitoreo Asesoras de Comunicación.: x x x
Presentará un monitoreo de medios
acerca de la situación y junto con el
comité evaluarán las acciones
realizadas a fin de solventar
totalmente la crisis.
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Conferencia de prensa
Los comunicados de prensa que se van a entregar deberán estar preparados con
anticipación y habrán copias suficientes para los reporteros, en él deben indicarse
claramente los nombres y los cargos de las personas que hablan durante la
conferencia de prensa. El material puede incluir informes de situación, otros
informes, grabaciones en video de la situación (este material deberá mostrarse y
distribuirse copias) y las declaraciones orales o escritas.
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El lugar de la reunión deberá contener lo siguiente:
• Papelería
• Consolas de espigas para grabar audio
• Establecer el lugar desde donde estarán los medios
• Micrófonos
• Parlantes
• Podium o mesa grande donde estarán ubicados los responsable a enfrentar la
crisis.
• Sillas
• Catering
A continuación se hace un croquis de la ubicación de las personas para la
conferencia de prensa:
Banderas de E.S.,
COMERSAL y de Dos Pinos
Banner de Dos Pinos
Mesa
Podium
PRENSA
La mesa estará presidida por: Jorge Luis Salume, Gte. de COMERSAL; Héctor
Villatoro, Gerente de País y Vocero de Dos Pinos; Anabella Cáceres, Gerente de
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Marca Dos Pinos, y en ese mismo orden se sentarán de derecha a izquierda, e
intervendrán llevando la agenda de la conferencia el vocero.
PRENSA
LA PRENSA GRÁFICA
Contactos:
PBX: 2241 2600
Fax: 2241-2020
E-mail: nación@laprensa.com.sv
Redactores Nación:
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EL DIARIO DE HOY
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Fax:2231-3131
E-mail: nacional@elsalvador.com
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Enrique Miranda
Susana Joma
Liseth Alas
Roberto Alas
Yamileth Cáceres
21
DIARIO EL MUNDO
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TELEVISIÓN
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Jessica Sermeño
Mario Zelaya
Miguel Sánchez
Emilio Corea
TELE DOS
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Fidel Toloza
Héctor Ernesto Peñate Valiente
José Ernesto Landos Revelo
4VISIÓN
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Fax: 2248-7016
E-mail: cuatrovision@tcs.acom.sv
Reporteros:
Henry Arana
Herberth Aragón
Rafaela Cano
Fernando Murillo
Rodolfo Portillo
Vanessa Martínez
EL NOTICIERO
Contactos:
Pbx: 2248-3265
Fax: 2248-3269
E.mail: elnoticiero@tcs.com.sv
Reporteros:
Elba María Vásquez
Jennifer del Carmen Valle
Julio Enrique Rosales Machado
Liliana Flamenco
Marcella Mayén
Nurya Melara Hernández
Samuel Barraza
HECHOS – CANAL 12
Contacto:
PBX: 2121-1240
Fax: 2121-1242
E-mail: hechos@canal12.com.sv
Reporteros:
William Meléndez
Edwin Góngora
Lady Conde
23
Verónica España
Carlos Dominguez
Francisco Godoy
Claudia Cushco
RADIO
DMRADIO 105.3
Contactos:
Pbx: 2234 8000
Fax: 2234 8196
E-mail: aarguelloo@elmundo.com.sv – Representante ASDER (Lic. Arturo
Arguello)
24
BIBLIOGRAFÍA
Cátedra:
Sitios web:
http://www.medicosdeelsalvador.com/Medicina/Gastroenter_logos/index.html
www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n30/orojas.html
http://www.abcisaprevencion.es/pages/manualcrisis.html
25
CONCLUSIONES
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obtener nunca. El público estará más pendiente de lo normal sobre lo que
ocurra con una empresa mientras continúen los acontecimientos. En este
sentido, si se gestiona bien una crisis, se tiene la oportunidad de atenuar el
signo negativo de la cobertura mediática e, incluso, es posible lanzar
mensajes positivos sobre la empresa, sus productos y servicios.
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ANEXOS
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Base de Datos
Laboratorios Toxicológicos
LADIAC S.A.
Actividad: Servicios
LINCOLN 3872 Tel: (011) 4754-2808
SAN MARTIN - (1650)
Fax: (011) 4753-6285
GRAN BUENOS AIRES
Rubros: LABORATORIOS DE ANALISIS CLINICOS - LABORATORIOS DE ANALISIS
DE ALIMENTOS - LABORATORIOS DE ANALISIS INDUSTRIALES - LABORATORIO
DE ANALISIS TOXICOLOGICOS -
SIANCO S.A.
Actividad: Servicios
HEREDIA 478 Tel: (011) 4555-3393
CIUDAD DE BUENOS AIRES - (1427)
Fax: (011) 4554-0411
CAPITAL FEDERAL
Rubros: GALVANOPLASTIA, ZINCADO - INSTRUMENTAL ANALITICO -
INSTRUMENTAL CIENTIFICO - INSTRUMENTAL CROMATOGRAFICO, INSUMOS -
INSTRUMENTOS ANALITICOS Y DE CONTROL - LABORATORIOS, APARATOS Y
EQUIPOS - LABORATORIOS DE ANALISIS DE A
EXPERIENTIA S.A.
Actividad: - - -
PAYSANDU 1918 Tel: (011) 4582-8212
CIUDAD DE BUENOS AIRES - (1416)
Fax: (011) 4582-8212
CAPITAL FEDERAL
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Rubros: LABORATORIOS Y ESTUDIOS QUIMICOS -
30
Base de Datos de Médicos Especialistas
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MODELO DE FORMATO DE COMUNICADO
Fecha
Titular
_________________________________________________________________________
Sumario
_________________________________________________________________________
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_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Cierre de Nota
_________________________________________________________________________
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Observaciones: Contar con dos o tres fuentes creíbles consultadas, más dos citas de
representantes de empresa o vocero.
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