ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS

LA EMPRESA

A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a
la misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de
realizar o controlar las personas de la empresa están estrechamente relacionadas
entre sí.

Es de sentido común que, antes de empezar a discutir las técnicas de dirección, se

examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propósito es que los
dirigentes de un área de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la
importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella.

Para que se comprenda con toda claridad a qué se está haciendo referencia cuando
se habla de "empresa industrial", primeramente habrá que definirla. Se hablará
indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compañía" o "firma", si bien los
últimos dos términos se aplicarán generalmente a las empresas del sector privado.

Empresa industrial

“Es toda organización de propiedad pública o privada, cuyo objetivo primordial es

fabricar y distribuir mercancías o proveer servicios a la colectividad o a una parte de
ella, con el propósito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del
medio mediante el pago de los mismos”.
En esta definición están comprendidas las organizaciones de propiedad de los
gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades
anónimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y
miembros de cooperativas.

Se incluyen en la misma los pequeños establecimientos industriales, pero no las

industrias de artesanía y domésticas independientes, las pequeñas tiendas de
venta al por menor ni las pequeñas explotaciones agrícolas.

Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden
clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:

PRODUCCIÓN

 Industrias manufactureras.
 Industrias de elaboración.
 Industrias extractivas.
 Edificación, Ingeniería civil y obras públicas (excepto la
edificación).
 Agroindustrial (en escala industrial).

SERVICIOS

 Transporte
 Producción de energía eléctrica y
otros servicios públicos.
 Reparación, conservación, limpieza y
otros servicios.
 Distribución (al por mayor y grandes
comercios de venta al por menor).
 Hoteles y Restaurantes.
 Información y servicios de
esparcimiento.
 ADMINISTRACION DE BODEGAS

“Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la

conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de
éstas disposiciones al interior de las bodegas”.

La utilización del espacio disponible implica una constante improvisación y

traslado de los artículos a lugares más convenientes o sencillamente a otros lugares
para dejar su ubicación a nuevas recepciones.

PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS

Para realizar una gestión eficiente en la Administración de Bodegas se debe

seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por
su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y
características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de
almacenamiento.
1. Recepcionar los bienes,
materiales y suministros, comprobando que
correspondan a las cantidades y calidades
establecidas en la orden de compra y factura
o guía de despacho del proveedor, y
rechazar productos que estén deterioros o no
correspondan a la compra.

2. Informar al Departamento de
Adquisiciones o al Jefe Administrativo
según corresponda, cualquier irregularidad
en la recepción.

3. Almacenar y resguardar los

bienes y materiales en buenas condiciones
de uso.

4. Informar a la Jefatura sobre situaciones

anormales, tales como: problemas de
seguridad, como por ejemplo, cerraduras en
mal estado, puertas o ventanas que pueden
ser violentadas o abiertas con facilidad,
rejas en mal estado que impidan el ingreso
de personas o animales al interior de las
bodegas, instalaciones eléctricas
defectuosas, techos o cielos rotos que
permitan el ingreso de aguas lluvias o
humedad al recinto, mermas, pérdidas,
deterioros, peligros de contaminación e
incendio, etc.
 5. Despachar los bienes y
materiales, según las cantidades y
especificaciones establecidas en el
documento "solicitud de
abastecimiento" ú otro documento
interno.

6. Mantener actualizados los

registros de control de existencias de
los bienes bajo su custodia.

1.- RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS

La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega

de almacenamiento. El encargado de la recepción ó de la bodega debe recibir las
materias primas, materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa.

Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un

representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos
correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los
especificados.

Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del
solicitante de la compra.

Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de

Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la
nota de pedido del proveedor.
 Responsabilidad Entregar productos en
proveedores BUEN ESTADO
Rechazar todo aquello
SU responsabilidad que no venga en
perfectas condiciones.

2.- ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de

las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas en los capítulos
siguientes.

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el

encargado de bodega es responsable de la protección, cantidad y seguridad
de los productos.

3.- ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERÍAS

Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las

órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con
medio día de anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.

Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisición, sean

controlados por un Depto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean
visados por Control de Existencias y él debe remitir la copia con su firma de
Entregado a Contraloría.

El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir

un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la
empresa.
4.- REGISTROS

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el

ingreso, la distribución como la salida de ellos.

 En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo físico, a lo menos, de:

 Órdenes de Compra (copia).
 Vales de requisición o entrega.
 Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento.
 Guías de Despacho de proveedor ó salida.
 Guías de Ingreso
 Registros computacionales.

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los

movimientos de materiales dentro de una Bodega.

RECEPCION ALMACENAMIENTO

D
E
S
P
REGISTROS A
C
H
O
 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las
instalaciones de la empresa, sean éstas materias primas, materiales, repuestos y
mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las siguientes
características y normas :

a) Que sean adquiridas por la empresa.

b) Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban

almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.

c) Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir
algún tratamiento especial.

Por lo tanto, queda prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o

clientes que no correspondan según las normas nombradas”, a menos que estén
autorizadas por algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho.

1. Cada vez que se emita una Orden de

Compra, la unidad encargada de la función de
adquisición deberá remitir oportunamente copia
de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene
por objetivo informar al bodeguero sobre los
artículos que van a recibir: cantidad, código,
calidad (especificaciones técnicas), proveedor y
fecha de recepción.

2. Previo a la recepción de las mercaderías,

el bodeguero debe exigir la Guía de despacho
del proveedor, que acompaña los artículos
requeridos. Cada guía debe corresponder a una
Orden de Compra.

3. El encargado de bodega chequeará las

cantidades, calidades y especificaciones entre la
Orden de Compra y las Guías de Despacho.
 Verificará que los artículos recibidos
corresponden exactamente a los solicitados.

4. Una vez otorgada la conformidad a los

materiales recepcionados, el encargado de bodega
procede a firmar las guías de despacho en original
y copia entregando al transportista el duplicado de
la guía y archiva el original. En caso de ausencia
de guía, el encargado de bodega indicará su visto
bueno en el reverso de la factura original.

Algunas empresas emiten Guías de Recepción

internas, que se adjuntan a las guías de despacho
o factura y es el respaldo oficial de la empresa.

5. Si el encargado de bodega verifica que los

materiales recibidos no coinciden con lo señalado
con la orden de compra, procede a las siguientes
instrucciones

 Recepción parcial por cantidad inferior (por

esto se usa Guía de Recepción).
 Recepción parcial por rechazo (constancia
en Guía de Recepción).
 Devolución de guía y materiales proveedor,
informando a su superior.

6. El encargado de la recepción deberá

realizar inspección en aquellos envases con
roturas o marcas de daño, para verificar su
contenido, en cuanto a cantidad, calidad y
especificaciones de lo pedido.
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES

El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:

 Aprovechamiento adecuado del espacio físico.

 Mayor rapidez de operación,
 Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

Las normas que se deben tener siempre en cuenta son :

1ºPara permitir que la recepción, y la

entrega de materiales sea fácil, rápida y
segura, se deberá disponer de un área
dotada con mesones a la entrada de
bodega, que permitan efectuar la
recepción y despacho de los materiales.

2º En el almacenamiento se debe
disponer de estantes y casilleros
apropiados para los diferentes
artículos y contar con pasillos entre
las estanterías para un fácil manejo y
transporte de los materiales.

3º Disponer medios de protección contra

la contaminación, daños y deterioros de
los materiales producida por organismos
vivos, como hongos, bacterias, roedores
e insectos.
 4º Disponer medios de protección
contra daños y deterioros de los
materiales y contar con extintores de
incendios.

5º Se deberán tomar especiales

precauciones en el almacenamiento y
manejo de los materiales con vigencia
o duración limitada, y aquellos que se
alteran por la acción de la luz, calor y
humedad.

6º Queda estrictamente prohibido el

ingreso al interior de la bodega de
cualquier persona, sean o no
funcionarios de la empresa. El acceso
sólo será posible con la autorización del
Jefe de Bodega o Encargado de
Bodega.

7º Apile sobre Pallets, nunca

directamente sobre el suelo, evita el
daño de los envases y la absorción
de la humedad de los pisos.
En el suelo puede apilar materiales a
granel como arena, ripio, bolones.
 PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCIÓN

La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación

de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el
aprovechamiento total del espacio.

De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a

las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artículos que

se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con
los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles.
Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de
existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio.

Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposición un Plano

de bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe
indicar la disposición general de los pasillos, las áreas de almacenamiento y sus
límites, la posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles,
jabones, pinturas, etc.
La Carta de Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del
almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar
visible o bien distribuirse como guía e información, entre los encargados de las
actividades de Bodega.

Distribución del almacenamiento

Para el almacenamiento de materiales se
recomienda utilizar edificios de un piso,
ya que la construcción de una sola planta
ofrece un mayor espacio útil por
inversión, en parte porque se ahorra
espacio destinado a escaleras y eleva-
dores y porque hay ahorro respecto a las
construcciones de mayor resistencia
destinadas a soportar cargas en los pisos
superiores.

En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de

tipos estándares, que reducen considerablemente los costos de construcción.

La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en

las industrias ya instaladas.

La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir

previamente, una serie de información, relativa a los materiales que se
almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al
uso de equipo adecuado para función, debiendo considerarse los antecedentes
relacionados con:

NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS

 Capacidad de la Bodega
 Equipos empleados en la Bodega

Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para

definir su ubicación en la Bodega, por lo que deben contener información relativa a
las siguientes características:
 1. Naturaleza

Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material,
exigiendo en cada caso un tratamiento diferente.

Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas
seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los mas expuestos
a robos.

Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u

oxidables, etc., deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales.

Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de

algunos agentes atmosféricos como humedad, especialmente en los productos
que poseen envases de papel o cartón.

2. Volumen, peso y forma

Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma,

debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas
características, al planearse un almacenamiento racional.

Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos,

aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. Con aquellos
bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro
de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de
almacenamiento, los que se detallan mas adelante.

Actividad o movimiento de los artículos

Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y

salida de bodegas, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se
les pueda manejar rápida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor
permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares mas apartados o
donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad.
 3. Respecto de esta característica hay que distinguir
dos aspectos.

Primero: se refiere a la cantidad

de elementos por almacenar en
un determinado espacio; ello nos
lleva a considerar que un lugar
demasiado amplio en relación
con la cantidad que normalmente
se depositará, no solo representa
un desperdicio de espacio sino
que también de tiempo y
esfuerzo.

Segundo: se refiere a la cantidad y tamaño

de los elementos a almacenar. En este
caso, la dificultad en la distribución de los
lotes de almacenamiento depende de la
cantidad y tamaño de ellos; teniéndose que
cantidades grandes de bultos uniformes son
fáciles de distribuir, en cambio, cantidades
pequeñas de bultos distintos, requieren un
planeamiento mas especializado.

Lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con
el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a
bultos.

Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares

de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales.
Si es corriente este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a
ellos en la distribución general de las Bodegas.

5.- Capacidad de las bodegas

En relación a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar:

 Dimensiones de las superficies de almacenamiento.
 Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura.
 Ubicación de las puertas y ventanas.
 Servicios de carga y descarga.
 Distancias entre estantes, tanto para la conservación de las mercaderías,
como para su protección contra incendios.
 EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS

La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de :

a) Estanterías,
b) Casilleros,
c) Pallets o tableros,
d) Cajoneras, etc.

La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de

almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los uso a que se les
destine.

Una clasificación general de los equipos de almacenamiento que es posible

utilizar, se detalla a continuación:

a) Estantes
La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo
aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de
artículos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o
tableros.
Los estantes pueden ser rígidos y desmontables,
construidos en acero en madera.

Los tipos de estantes de uso más frecuente son:

de tubo, de tablero, mixtos de cajonería para el
almacenamiento de artículos de despacho
irregular.

Uno de estos tipos son las estanterías de tablero que se utilizan especialmente en
el agrupamiento y el apilado de lotes pequeños. Por lo general son desmontables.

Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con
fondos y estantes ajustables para permitir su adaptación al alto de la carga.

Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad.

Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar

partidas de diferentes tipos.
b) Tableros

Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por
unidad de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de
manejo. También son conocidos como “pallets”.

Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal

o de una combinación de ambos.

La utilización de tableros sirve

para el transporte y el apilado
de gran numero de bultos y
artículos por unidades de
carga, aumentando el peso y
el volumen del material posible
de ser manejado por un operario.
Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribución de la Bodega implica
un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se le
presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de él,
debiendo considerarse como objetivo primordial de la Distribución de Bodegas, el
máximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un
control efectivo, una protección adecuada y una atención expedita de los
materiales.

Factores que es necesario analizar para la determinación del espacio, es el

siguiente

Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.

 Características relativas a tamaño , peso, fragilidad, facilidades de ser
hurtadas, dificultad de manejo, etc.
 Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga.
 Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.)
 Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de
materiales a almacenar.
 Situación con respecto a los equipos de manejo.
 Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta.
 Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de
consumo de los materiales ).
 Cargas admisibles de los pisos y su ubicación.
 Altura de las Bodegas.
 Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como : peso,
fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.
En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una
distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la
demanda de espacio justifique.

Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales

El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una

de las mayores posibilidades de:

 Reducción de gastos.
 Aumento de la eficiencia de las
operaciones.
 Disminución de la posibilidad de
deterioros de los materiales en el
transporte.
 Ahorro de mano de obra.
 Disminución de gastos en subsidios
por accidentes en el trabajo.
 Re
du
cci
ón
de pérdidas por ausentismo.
 Otros.

En atención a los múltiples y variados problemas que presenta la manipulación de

los materiales y que afectan a la eficiencia y economía de la bodega y al servicio
que ésta presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales
como:

 Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o

combinándolos,
 Mecanización máxima de los movimientos,
 Recorrido mínimo de los materiales,
 Empleo de equipos estándares, que han probado su eficacia,
 Necesidad de montacargas, Grúas Horquillas, etc.
 Capacidad de los aparatos de manipulación (unidades por hora que puedan
manejar),

 Características del material a transportar:

 Cantidad de materiales,
 Frecuencia de movimientos,
 Largo de la ruta,
 Dirección de los desplazamientos,
 Limitaciones :
  Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren),
 Ancho de pasillos,
 Clases de equipos aptos para mover los materiales,
 Conservación y reparación de los aparatos.

La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados,

y la Empresa deberá contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada
Bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera.

Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que
hay que manejar. Sin embargo, para facilitar la selección de ellos, se han dividido
en cuatro clases principales que son:

1.-Transportadores, o correas,
2.-Grúas horquillas,
3.-Vehículos industriales (como puentes grúas, grúas de alta tonelaje,
camiones grúas)
4.-Equipo colocador y transbordador.

* Normas de apilamiento

Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en

el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos.

Apilamiento de caja
Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor
aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los
almacenes como en los vehículos de transporte

En el apilamiento se pueden utilizar diferentes técnicas:

Empleo de esquineros verticales y ensunchado

EMPLEO DE ENVOLTORIOS O RECUBRIMIENTOS PLÁSTICOS

* Algunos tipos de pallets

Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran:

Pallet simple Pallet de doble entrada

 ROTACIÓN DE PRODUCTOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO

La rotación de productos es una norma de gran importancia y tiene relación con la

entrega o salida de los materiales desde la bodega.

La rotación está en función de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de

productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más
próximo. No deben mantenerse productos vencidos.

“El primero en entrar será el primero en salir”. Esta regla también se aplica a
los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los
materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado
con el transcurso del tiempo. Todos los productos químicos presentan fecha de
vencimiento y lote de fabricación, pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o
deteriorada si están expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol.

La rotación debe ser :

 Planificada anticipadamente.
 Realizada de manera de evitar la formación de
saldos.
 A tiempo, para evitar alcanzar el límite de
conservación de algún producto.

Las mercaderías poseen etiquetas, timbres o códigos que indiquen su fecha de

elaboración.
Las mercaderías con una misma fecha están almacenadas en lotes
independientes de otras mercaderías con fechas diferentes.
 La no observación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y
perfectamente evitables.

ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES

NORMAS GENERALES
En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:
El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisición,
le sean comunicadas en lo posible, con anticipación, a objeto de preparar el
despacho de ellas.

El encargado de Bodega no debe entregar ningún articulo sin algún documento

escrito o los formularios dispuestos por la Empresa.

Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega,

mediante un formulario, por ejemplo, ”Pedido de Materiales”. Este formulario se
confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y
firmado por el funcionario autorizado.
Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres
y, si están correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.
La solicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos,
debiendo indicarse en ésta los materiales y las cantidades entregadas.

1
Solicitante

2
Bodega
despachadora

3
Departamento
solicitante
Los ejemplares de la solicitud deberá distribuirse de la siguiente forma :
Copia 1: solicitante
Copia 2: bodega despachadora
Copia 3: envío al departamento de compras u otro solicitante

Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de

Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activara la reposición de su
stock ( pedirá al departamento de Adquisición o Producción las cantidades para
reponer su stock).

En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas

protectoras para no dañar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo,
reemplácelas.

Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de

pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las
labores administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y
poner al día los stocks y formularios en general.

ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

1) Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los
operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad:
2) Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases
seguros y por ningún motivo junto a productos alimenticios.

3) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente

equipos y herramientas que no dañen los envases. No debe haber empleo de
ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases.

4) En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento

haciendo un cerco de aserrín, arena secos, caolín con un alcalinizante alrededor
de la zona, para luego recogerlo. Los químicos (como plaguicidas) en polvo
recogerlos con aserrín , arena húmedos, caolín con un alcalinizante.

5) En ambos casos enterrar el aserrín, la arena, caolín con un alcalinizante

utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas.

6) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel
para ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.-

7)Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos.

8)No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

 DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS

NORMAS GENERALES

Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las

siguientes normas generales:

En la Bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación

que sea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el propósito de
mantener un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la
Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho.

ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS)

SON:

1.- Ordenes de Compra

2.- Notas de pedido o entregas internos
3.- Guías de despacho
4.- Guías de devolución
5.- Guías de ingresos
6.- Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera)
7.- Notas o solicitud de reposición de sus stocks.
8.- Notas o Guías de productos dados de baja.

Deberá mantener al día todos los registros de la bodega, de manera de mantener

informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la
Bodega, como por ejemplo:
 Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en
Bodega y ha ofrecer a sus clientes existencias reales.
Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Guía de Ventas, u otro
documento interno y no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y
disponibles.
Producción, para que abastezca oportunamente los materiales que estén bajo
los niveles de inventario establecidos por la Bodega.
Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volúmenes
disponibles en Bodega, como también de los productos dados de baja.
Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de
materiales en bodega.

Todo producto dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los
documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.
 CONTROL DE INVENTARIOS

CONCEPTO DE INVENTARIO

Los inventarios tienen un papel fundamental en la economía de las empresas e

instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administración de inventarios
(incluyendo las bodegas) un área fructífera para reducir los costos. Desde el punto
de vista de la Empresa, los inventarios representan una inversión, ya que se
requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado.

El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales

se mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos
consisten comúnmente en:

Materias primas
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros

CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de

productos a niveles deseados.

En manufactura, como el enfoque es el producto físico, se da mayor importancia

a los materiales y a su control; en el sector de servicios (como es el caso de
ANASAC), el enfoque principal es sobre el servicio y su manipulación (a menudo
se consume en el momento en que se genera una venta) y se da muy poca
importancia a los materiales, por lo cual los inventarios adquieren una mayor
importancia. En las tiendas departamentales, los inventarios deben ser
importantes para estimular las ventas.

¿ Por qué se deben tener Inventarios?

La razón fundamental es que resulta físicamente imposible y económicamente

poco práctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando
se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea físicamente posible
suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas
cuantas horas, esto resultaría prohibitivo debido al costo involucrado.
Otras razones son:

a) Reducir los costos de manejo de materiales

b) Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento
c) Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos
d) Lograr una recuperación favorable de la inversión

TIPOS DE INVENTARIOS

Sistema de inventario perpetuo

Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o

producto que se tiene en la Bodega, reponiéndose las Existencias cuando éstas
llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran
existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o
en el sistema computacional) para señalar en forma exacta la cantidad que aún
se tiene disponible en Bodega.

En la mayoría de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por

medio de un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de
las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se
mantiene el estado actual de los artículos. La computadora señala cuando se
alcanza el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener los stocks
determinados por la empresa.

Importancia del Inventario Perpetuo

La utilización del inventario perpetuo permite:

Mantener la información de los stocks al día y actualizada.

Verificar la rotación que tiene el producto, ya que la información de Entradas y
Salidas es diaria.
Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus
clientes.

Realizar despachos “reales” a los clientes,

no basados en cantidades supuestas

Que el departamento de producción sepa

con que suministros puede contar.

Que el departamento de contabilidad

conozca el valor o capital inmovilizado que
posee en sus bodegas.

Mantener la información “al día” de los

productos que deben ser eliminados de las
existencias ( dados de baja por daños,
mermas u otras causas.

En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para

llevar controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias.

Sistema de inventario periódico

En un inventario periódico el número de artículos que se tienen en el almacén se

revisa con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos
siguen esencialmente el concepto ABC, los artículos que tienen una utilización
monetaria alta se comprueban con más frecuencia que los artículos de menor
valor monetario o C. Después de cada revisión, se hace un pedido. La magnitud
de éste depende de la tasa de utilización durante el tiempo que media entre las
comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden está diseñada para que
aproxime al nivel de las existencias a un número máximo deseado.
En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las
revisiones es alta.

El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para

situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeños y son bajos los
costos de la orden.

Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las
comprobaciones periódicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente
porque ha sido mal colocada o almacenada en más de un lugar.

Codificación por barras

Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco
que etiquetan los artículos de inventario con información codificada digitalmente.

Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con
computadores o microprocesadores.

La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada

con la adopción de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los códigos
son ahora un método barato, adaptable y que facilita la automatización de la
entrada de datos que identifican una partida de inventario, su costo, su
localización y otra información necesaria del inventario. Son también muy útiles
para concentrar la información de producción, como la fuente del artículo, el
trabajo hecho en él y quién lo hizo, y otros datos.

Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en

empresas industriales, comerciales y de servicios. Su uso más conocido es la
identificación de los productos comercializados en los supermercados; pero es sólo
uno de los campos donde se puede implementar.

En una serie de líneas y espacios (símbolos de códigos de barras) es posible

almacenar gran cantidad de información, la cual puede ser rescatada
automáticamente con la ayuda de un rayo láser, para ser recuperada en un
computador.
 Codificación de las unidades de consumo

La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos,

vestuario, ferretería, libros, etc. Se debe identificar usando el código EAN-13 ( que
consta de trece dígitos), y en artículos de tamaño reducido con el código EAN-8
( que consta de ocho dígitos).

EAN 13 es el código que se utiliza para la identificación de productos en la

comercialización de los mismos. Consta de trece dígitos de los cuales 12 son
realmente el código y el 13° es un dígito de control que sirve para detectar lecturas
erróneas, siendo los dos primeros dígitos los que identifican el país de origen.

Los códigos de barra que llevan los productos permiten su registro automático en el
punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderías, como control
de inventarios y de productos en proceso, administración de bodegas, despacho de
mercaderías, etc.

Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas

ofrecen su instalación, puesta en marcha y manejo. Los códigos en estos paquetes
ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el
nombre del artículo, ubicación y otros datos importantes del producto.
Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepción de Materiales para
registrar en forma inmediata los artículos recibidos (en algunos casos basta “leer”
con el Lector un artículo y digitar manualmente el número de artículos), y en la
Bodega de Despacho, donde se registrará en forma rápida la cantidad despachada y
que el computador rebajará automáticamente.

El computador arrojará inmediatamente las cantidades de materiales que existan en

Bodega, lo que restaría por realizar sería el inventario lógico arrojado por el
Computador y que es necesario comprobar en bodega mediante un inventario físico.