Procedimiento Compras de Maquinaria

Ver. 03
Enero 2017
 1. Compras de maquinaria

El área de Compras de maquinaria surge como apoyo al departamento de compras

por la necesidad de efectuar compras especializadas y con conocimiento técnico
aprovechando los recursos y evitando atrasos en la reparación de los equipos.

2. Objetivo

Establecer las reglas para la autorización de las compras del departamento de

maquinaria.

3. Objetivos de compras de maquinaria.

• Disponibilidad de refacciones en tiempo y forma:

Suministrar las refacciones de manera rápida, programada y oportuna para evitar atrasos
en las reparaciones de equipos y evitar afectar a la disponibilidad de la maquinaria en
obra.

• Reducción de los Costos y obtención de utilidades:

La reducción de los costos se puede dar en diferentes casos, en la primera el área de
compras de maquinaria debe buscar trabajar solo con los recursos económicos necesarios,
buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de selección de proveedores y operación
dentro de la empresa. Al mismo tiempo se dice que el área de compras de maquinaria
debe ser capaz de lograr una reducción en los costos mediante gestionar y conseguir las
necesidades al menor precio posible, ya sea mediante la búsqueda del proveedor que
mejor trato les ofrezca o mediante la negociación con los diversos proveedores. El adquirir
los insumos a un menor precio (ojo, sin que ello signifique sacrificar calidad) se verá
reflejado en la obtención de un margen de utilidades mayor.

• Brindar un servicio
El área de compras de maquinaria debe servir y apoyar al área operativa de
maquinaria en la organización en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades
de refacciones que cada uno de estos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la
realización de una compra.
 4. Situaciones que dan origen a la compra.

• La primera es cuando área de compras de maquinaria recibe una solicitud de

compra por parte del área operativa de maquinaria de la empresa.
• La segunda es cuando se genera una solicitud de compra parte del Gerente de
maquinaria, Coordinador general de maquinaria, Jefe de taller y del administrador
de maquinaria cuando se a identifica una necesidad dentro de su departamento
que pueda ser cubierta mediante una compra.

5. Funciones que realiza el Área de Compras de maquinaria:

• Investigación de precios
o Jefe de taller
o Administrador de Maquinaria.
• Evaluación y relación de proveedores autorizados.
o Jefe de taller
• Emisión de requisiciones de compras maquinaria.
o Residentes de maquinaria.
o Administrador de maquinaria
o Coordinador de plantas
o Jefe de flotilla
o Auxiliares de maquinaria o Auxiliar de mantenimiento.
• Autorización de requisiciones
o Administrador de obra (moto máximo 5,000 pesos)
o Jefe de taller (monto máximo 50,000 pesos)
o Coordinador de plantas (monto máximo 10,000 pesos)
o Gerente de Maquinaria
o Administrador de maquinaria
o Coordinador General de Maquinaria
• Emisión de Órdenes de compra de maquinaria.
o Gerente Maquinaria
o Jefe de Taller (hasta 50,000 pesos)
o Administrador de Maquinaria
o Coordinador General de Maquinaria.

6. Principios básicos de Compras.

Las compras se rigen por principios básicos, es decir por reglas que regulan el ejercicio
de la compra para nuestra empresa.
 • Calidad:

Implica es que ese artículo satisfaga una necesidad que se tenga por el parte del area
operativa de maquinaria. Si lo que yo necesito es un material con una duración
determinada, si existen materiales de menor duración, para mí estos no tendrán la calidad
que yo busco pues no satisfacen mis necesidades. A lo anterior se le llama conveniencia,
es decir que el producto tenga las características que a mí me convengan, dentro de estas
características podemos encontrar el costo del material. Otro elemento que va implícito
dentro de la calidad es la disponibilidad, es decir que el material o servicio sea fácil de
encontrar y adquirir.
Un factor que entra en escena y que es responsabilidad tanto del proveedor como del
comprador es el Control de la Calidad, por el momento hablamos del control de la calidad
desde el punto de vista del comprador, y es que éste es responsable de verificar que los
artículos que adquiere cumplan con las especificaciones y características acordadas,
buscado partes originales o de mayor duración en horas de trabajo.

• Cantidad:
La cantidad de lo que se debe comprar es un factor fundamental, en cuanto a la
cantidad nunca debemos olvidar que generalmente el comprar por mayoreo reduce los
costos de la mercancía pues podemos aprovechar ofertas y promociones, pero no hay que
dejarse seducir siempre por este supuesto ahorro pues debemos ser conscientes de que
debemos justificar la cantidad que estamos comprando, teniendo que analizar si es
realmente la vamos a ocupar o no, pues varios gastos se van a generar a partir de la
compra como es el almacenaje de la mercancía, costo que puede ser eliminado o reducido
comprando solo lo que se requiere y en el momento en el que se requiere. El simple
hecho de realizar un pedido ya es un costo para nosotros.
Un factor a considerar también para la cantidad a comprar son las condiciones y
tendencias del mercado, si los precios van a la alza se debe extender el lapso de
incremento de las compras, pero si los precios van a la baja se recomienda disminuir las
mismas.

• Precio:
El precio es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual sirve para
determinar el valor de cambio para dicho bien o servicio. Es necesario buscar obtener el
mejor precio por parte de nuestros proveedores sin dejar de buscar un producto de
calidad y su factor sea medido en costo por hora final.

• Servicio:
El servicio se refiere al extra que nos da nuestro proveedor, por ejemplo seguimiento
de las duración de su producto, capacitación, seguimiento a las necesidades periódicas de
nuestros equipos asegurando disponibilidad, aserias técnicas para lograr la vida útil
máxima a sus productos, servicio de entrega donde se requiera y disponibilidad de sus
mercancías en sitio así como plazo y montos de créditos. Muchas veces debemos elegir no
al proveedor que nos dé el mejor precio a la hora de comprar, sino aquel que nos ofrezca
 aparte de un buen precio, el mejor servicio, en todo caso esta elección recae en el criterio
del responsable de las compras, el cual deberá ponderar los pros y contras al realizar su
elección para después poder justificar la misma ante la administración.

• Ambiental:
En este punto se refiere a realizar compras y contrataciones que nos ayuden a cuidar el
medio ambiente. Productos amigables con el medio ambiente, biodegradables y
proveedores que cumplan con reglamentos básicos en el cuidado al medio ambiente.
• Seguridad:
Hacer compras de productos y contrataciones cumpliendo con las normas de seguridad
tanto para los empleados como para los proveedores y que nuestros proveedores
conozcan y cumplan el reglamento de seguridad de la empresa.

7. Responsabilidades
• Sera responsabilidad del que solicita al área de compras de maquinaria indicar los
números de parte y en forma detallada la información (marca, datos de placa, fotografías
y dimensiones) y cuantificación del material necesario solicitado.
• Del encargado de compras, abastecer los insumos solicitados de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria, solicitar la autorización solicitudes de compra en relación a
las compras así como hacer cumplir el procedimiento de compras.
• Al efectuar la compra apegarse al manual de compras y procedimiento compras de
maquinaria.
8. Selección de proveedores.
Se busca y se contacta al proveedor que suministre las refacciones y se les aplica el
formato de evaluación a proveedores, si recibe la clasificación I o II se anexa al formato de
lista de proveedores aprobados.
Existen excepciones de proveedores los cuales son únicos ya que son
distribuidores exclusivos de dicha marca y estarán exentos de su evaluación.
9. Evaluación y reevaluación de proveedores.
Se evaluara al inicio con el formato de evaluación a proveedores para colocarlo en la
lista de proveedores aprobados y estando reevaluando en los pedidos realizado.
Se reevaluara el cumplimiento de entrega y calidad de los pedidos realizados,
calificándolos con 3 (bueno), 2 (regular), 1 (malo) y al finalizar el mes se calculara el
promedio general.

10. Requisitos para realizar la compra

• Precios
• Tiempos de entrega
• Lugar de entrega
• Condiciones de pago
11. Se utilizaran los siguientes formatos.
• Solicitud de compra: Este formato es para solicitar cotizaciones a proveedores locales y
solicitar autorizaciones de compras cuando no exista proveedor local o el monto de la
compra supera los límites establecidos para autorización local.
• Órdenes de compra: Este formato es con el que se le da la instrucción al proveedor de la
compra a realizar.
• Evaluación mensual a proveedores: En este formato se evaluara cada pedido durante el
mes que se le hiso al proveedor.
• Evaluación de proveedores: Con este formato se evaluara al proveedor semestralmente.

12. Procedimiento de compras maquinaria

COMPRAS EN OBRA.

• Se genera requisición de materiales y/o servicios por parte de Residente de

Maquinaria, Coordinador de Plantas, Auxiliar de maquinaria, Auxiliar de
mantenimiento y Administrador de obra.
• Requisiciones generadas por Residente de Maquinaria menores de 5000 pesos,
pueden ser autorizadas por administrador de obra.
• Compras locales mayores de 5,000 pesos, requiere se genera requisición para
solicitar autorización de compra dependiendo moto de la compra.
o Jefe de taller (monto máximo 50,000 pesos)
o Coordinador de plantas (monto maximo10,000 pesos)
o Gerente de maquinaria
o Administrador de maquinaria
o Coordinador General de Maquinaria

Nota 1: Todas las solicitudes de compras sean proveedores locales, proveedores foráneas
o a oficinas central en Hermosillo e independientemente del monto se envía copia a
almacenistas de obra y al coordinador de almacenes para confirmación de existencias
antes de cualquier compra.
AUTORIZACION DE COMPRAS MENORES DE 5000 PESOS.

• Solicitud de reparación en base a necesidad del equipo.

• Generación de lista de refacciones y materiales requeridos identificados con
números de parte.
• Revisión de disponibilidad de existencias en almacenes.
• Se genera requisición de materiales para su autorización.
• Si el monto de la cotización es menor o iguala a 5000 pesos puede ser autorizada la
compra por Administrador de obra, Jefe de Taller, Gerente de Maquinaria,n
Administrador de Maquinaria, Coordinador General de Maquinaria.
• Entregar a almacén en obra todas las refacciones autorizadas por parte del
Residente de Maquinaria.

AUTORIZACION DE COMPRAS MAYORES DE 5000 PESOS.

• Solicitud de reparación en base a necesidad del equipo.

• Generación de lista de refacciones y materiales requeridos identificados con
números de parte.
• Revisión de disponibilidad de existencias en almacenes.
• Se generara requisición de materiales para su autorización.
• Si la copra es mayor a 5000 pesos puede ser autorizada por Jefe de Taller,
Administrador de Maquinaria, Coordinador General de maquinaria.
• Una vez autorizada requisición se le notifica de la orden de compra generada
perteneciente a cada requisición para su compra.
• La persona que genera la requisición debe asegurarse de entregar a almacén todas las
refacciones autorizadas.

GENERACION DE ORDENES DE COMPRA

• Solicitud de reparación en base a necesidad del equipo.

• Generación de lista de refacciones y materiales requeridos identificados con
números de parte, será generada por Residente de Maquinaria, Jefe de taller,
Administrador de Maquinaria, Coordinador General de Maquinaria.
• Revisión de disponibilidad de existencias en almacén.
• Generará orden de compra Jefe de Taller (monto máximo 50,000 pesos),
administrador de Maquinaria, Coordinador General de Maquinaria o Gerente de
Maquinaria.
• Una vez generada orden de compra se envía a proveedor para surtirse el pedido.
• Asegurarse de entregar a almacenes todas las refacciones autorizadas a almacenes
correspondientes por parte de las personas que generaron la orden de compra.