MANUAL DE POLÍTICAS

CÓDIGO PCINV
CONTABLES
BAJO NIIF PYMES
VERSIÓN 01
3.11.
INVENTARIOS
FECHA 01/11/2015

INTRODUCCIÓN

En el desarrollo de sus operaciones, la Asociación Colombiana de Facultades de

Ingeniería ACOFI, requiere bienes tangibles como materiales o suministros a ser
consumidos en el giro del negocio.

Estos inventarios acumulan unos costos los cuales deberán incorporarse a los resultados
del periodo una vez sean vendidos o el servicio sea prestado.

OBJETIVO

Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y

revelación de los inventarios de la Asociación Colombiana de Facultades de Ingeniería
ACOFI.

ALCANCE

Esta política aplica para los siguientes conceptos:

Inventarios:

a) mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones;

b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o
c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.

Esta política contable no aplica para elementos de aseo, cafetería y papelería destinados
para las actividades administrativas los cuales serán reconocidos directamente al estado
de resultados del período.

Cualquier otro elemento no clasificado dentro de estos conceptos se reconoce como

costos o gastos según la naturaleza del elemento.

POLÍTICA CONTABLE GENERAL

La Asociación Colombiana de Facultades de Ingeniería ACOFI debe reconocer como

inventarios los bienes corporales adquiridos, de los cuales se espera obtener beneficios
económicos en períodos futuros a través de su consumo o su venta, cuyo monto sea
determinable. Las erogaciones que no se contemplen a continuación serán reconocidas
como costos o gastos del período correspondiente.
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INVENTARIOS PARA LA VENTA

Corresponden a los elementos que se venden o se utilizan en la prestación del servicio,

tales como: Libros y otros elementos que se adquieran para la venta y prestar el servicio.

INVENTARIO PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Corresponden a los costos de mano de obra y otros costos del personal directamente
involucrado en la prestación del servicio que preste la Asociación Colombiana de
Facultades de Ingeniería - ACOFI, incluyendo personal de supervisión y otros costos
indirectos atribuibles a cada proyecto.

Para el tipo de compañías a la que Asociación Colombiana de Facultades de Ingeniería -

ACOFI pertenece y de acuerdo a los servicios que prestan, el inventario de servicios
puede considerarse como trabajo en curso de un entregable (por ejemplo, indicar). La
mano de obra directa y otros costos de personal involucrados en la prestación del
servicio, como así también el costo indirecto distribuido, pueden incluirse en la partida
del inventario de servicios.

INVENTARIO DE REPUESTOS, ACCESORIOS Y OTROS

Corresponden a los bienes que la Asociación Colombiana de Facultades de Ingeniería -

ACOFI posee para el mantenimiento, reparaciones, mejoras, adiciones,
transformaciones o adaptación de los activos. Para estas actividades se tienen sólo los
repuestos menores, como indicar que se establecieron como necesarios, utilizando para
esto stocks mínimos y máximos por ítems, aprobados previamente por el área de
compras.

INVENTARIO DE REPUESTOS MAYORES

La Asociación Colombiana de Facultades de Ingeniería - ACOFI tendrá una pieza de

repuesto mayor cuando su importe supere el 10% del valor en libros del activo al cual
está asociada la parte, y además se espera utilizarlo en un periodo superior a un (1)
año. El tratamiento contable que se le dará será el de propiedades, planta y equipo.

RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN

RECONOCIMIENTO INICIAL

Los inventarios comprados se reconocerán como tales si cumplen la totalidad de los

siguientes requisitos:
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 Que sean un recurso tangible controlado.

 Que sean utilizados en la operación de la Entidad.
 Que de ellos sea probable que se deriven beneficios económicos futuros mediante
su consumo o venta.
 Que su valor pueda ser medido confiable y razonablemente.
 Que el bien se haya recibido a satisfacción por parte de la Entidad y se hayan
transferido a su favor los riesgos y beneficios que incorpora.

Se entiende que el bien se ha recibido a satisfacción, cuando se han cumplido las

condiciones establecidas con el proveedor. Si el acuerdo establece que el inventario se
entrega en la bodega del proveedor, se entenderá recibido a satisfacción por la Entidad
en el momento en que es entregado en el lugar indicado y a partir de ese momento, los
riesgos son asumidos por el comprador. Si el acuerdo establece que el inventario se
entrega en la Entidad, se entenderá como recibido cuando se ubique en las bodegas o
almacenes de ésta.

La incorporación de los inventarios en el sistema de información, se efectuará de acuerdo

con la unidad de medida por la cual se espera que el inventario sea consumido. Podrá
ser por cantidades (individuales o grupales), por peso, volumen o cualquier otra
característica, dependiendo del activo. Los inventarios serán vinculados al sistema de
información, solamente cuando sean recibidos físicamente en forma satisfactoria en
cuanto a cantidad, calidad y características definidas por parte de la organización.

El criterio de materialidad en el reconocimiento inicial, establece que los ítems que

cumplen las condiciones para ser reconocidos como inventarios (indicar el tipo de
inventario) solo se capitalizan al activo, en tanto superen el umbral de 5 SMLMV.

Todas las erogaciones incurridas para la prestación de servicios por concepto de:
asesoría, investigación o consultoría, que bajo NIIF deben ser tratas contablemente
como inventarios, se llevarán directamente al estado de resultados en la medida en que
se incurra en éstos, a la cuenta contable del costo. Dado que al reconocer de acuerdo al
grado de avance el costo más significativo de estos servicios correspondientes a
honorarios o incentivos a empleados, en cada reporte de grado de avance por parte del
responsable del proyecto.

Igualmente, al inicio de cada contrato por prestación de servicios se deberá verificar si

los costos de papelería, insumos para la prestación del servicio de indicar y otros costos
diferentes a los costos relacionados con los honorarios o incentivos que se pagan al
personal directamente involucrado en la prestación del servicio, superan el 30% del valor
total del contrato. Dado que, si éstos superan el umbral, se deberá reconocer en rubro
de inventarios todas las erogaciones incurridas en un proyecto de prestación de
servicios, y se reconocerán en el estado de resultados proporcional al grado de avance.
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MEDICIÓN INICIAL

Los inventarios serán medidos inicialmente por su costo o valor nominal original
adicionado con el valor de las demás erogaciones necesarias para dejarlos listos para su
uso, determinado según lo establecido en los acuerdos contractuales o los precios fijados
con los terceros. Sólo formarán parte del costo de adquisición de inventarios aquellas
erogaciones directas que sean requeridas para su adquisición; no formarán parte del
costo desembolsos por la adquisición de seguros, o almacenamiento, a menos que sean
necesarios en el proceso de adquisición.

Inventarios comprados en el país: el costo incluirá: el valor original de compra de

contado, incluyendo los descuentos comerciales y financieros como un menor valor; los
fletes y seguros necesarios para dejarlo en las bodegas o almacenes de La Compañía
como mayor valor de los inventarios al igual que el impuesto a las ventas - IVA en la
medida en que no sea descontable.

Inventarios importados: el costo incluirá el valor original de compra menos descuentos

financieros y comerciales, más los fletes, seguros, aranceles, impuestos de importación,
gastos de aduana y de importación y gastos de nacionalización (bodegajes, traslados, y
servicios agentes de aduana).

Los costos por intereses sobre obligaciones financieras cuyo capital ha sido utilizado para
la compra de inventarios, deben ser reconocidos como gastos cuando se incurra en ellos,
y no son objeto de capitalización.

Inventario de prestación de servicios: corresponde al valor de los costos incurridos

por la prestación de algún servicio.

Repuestos, accesorios y otros: Su costo incluye el costo de compra de contado menos

descuentos financieros y comerciales y demás gastos por fletes, transporte e impuestos
no descontables.

CONSUMO DE INVENTARIOS

Los elementos de inventarios se mantendrán como tales mientras se encuentren en las

bodegas, almacenes, entre otros de la Entidad y en la medida en que éstos sean
consumidos se retiran del rubro de inventarios y se reconocen como costo o gasto, en
el estado de resultados del periodo.
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MEDICIÓN POSTERIOR

La valoración de los inventarios se realiza bajo el costo promedio ponderado de las

unidades existentes. Este promedio se calcula de forma periódica o luego de cada
entrada de mercancía al inventario.

Para el inventario por prestación de servicios, se reconocerá al estado de resultados

como costo del periodo, de acuerdo al grado de realización de cada contrato.

PÉRDIDAS POR DETERIORO DE VALOR

Los inventarios se medirán posteriormente en forma semestral, al costo o al valor neto

realizable, según cuál sea menor. Este procedimiento lo realizará la dependencia
encargada de cada almacén, para cada ítem (las mismas referencias) al cierre semestral,
para ajustar el costo hasta alcanzar el valor neto realizable.

 Inventarios para el consumo: Se busca el valor de reposición (valor de compra

en la fecha del análisis) de cada uno de los ítems de inventario. Una vez se tenga
el resultado, se comparará con el valor neto en libros y el resultado tendrá el
siguiente tratamiento:
i) Para las referencias cuyo valor de reposición sea superior al valor neto en libros,
no se deberá reconocer una pérdida por deterioro de valor.
ii) Para aquellos elementos cuyo valor de reposición sea inferior al valor en libros,
se reconocerá una pérdida de valor como la diferencia entre ambos conceptos.

El procedimiento antes señalado se realizará siempre que el rubro de inventarios para el

consumo, exceda el 5% de los activos totales, de lo contrario no se realizará este
análisis.

 Inventarios para la venta: Para hallar el valor neto realizable se tomará el

menor entre el precio de venta de contado del elemento a vender menos los
gastos de venta y el valor neto en libros.

Adicionalmente, las dependencias encargadas de cada almacén determinarán

semestralmente, si algún ítem del inventario ha sufrido pérdida de valor por concepto
de: faltantes, daños, robos, obsolescencia o deterioro físico; para proceder a realizar el
ajuste correspondiente en el sistema de información financiera de la Entidad.

FALTANTES, DAÑOS Y ROBOS

Las pérdidas de unidades de inventarios o faltantes, son reconocidas en las siguientes

circunstancias:
 Por robo: se reconocen cuando se conoce el hecho, se cuantifican las cantidades
perdidas y se establece el valor correspondiente. Se deberán tener en cuenta las
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cláusulas establecidas en la póliza de seguro por sustracción o robo, el cual

asegura a la Entidad contra la extracción indebida de sus mercancías.

 Por faltantes: Se reconocen en el momento en el cual se detecta el faltante,

que normalmente ocurre cuando se realiza un inventario físico. Se examinan los
movimientos de inventarios y se hacen los correctivos necesarios, realizando el
ajuste o el traslado necesario entre activos del inventario.

 Por daños: Se reconocen cuando de acuerdo con un concepto técnico se

determina que el inventario no puede ser utilizado y el costo de su reparación
excede el costo de compra de un elemento nuevo.

El valor de las pérdidas de inventarios se reconocerá por su costo promedio ponderado,

mediante la eliminación de la cuenta de inventarios y la contrapartida según políticas
internas.

ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA

El retiro de los inventarios obsoletos, se reconoce como tal, cuando:

i) el inventario no puede generar beneficios económicos futuros, debido a que no tiene

capacidad de uso y

ii) el valor a retirar es determinable en forma confiable (costo en libros).

La Entidad deberá determinar semestralmente si cada partida del inventario tiene

capacidad de uso, siendo ésta, la medida en que existan activos en operación sobre los
cuales el inventario se puede utilizar. Si no existen activos en operación sobre los cuales
se puedan utilizar los inventarios, éstos deberán ser considerados como obsoletos, para
tomar la decisión de ser vendidos o castigados y en consecuencia, proceder a su
respectivo retiro de inventario físico y contable, reconociendo así la pérdida por deterioro
de valor.

Estos retiros deben ser reconocidos como una pérdida por deterioro de valor en el
resultado del período correspondiente, por el costo promedio ponderado de la referencia;
el reconocimiento se hará en el momento en que el inventario adquiere la característica
de obsoleto o deteriorado físicamente y se toma la decisión de darlo de baja.

Si es posible la venta del inventario se debe estimar el valor posible de venta, con
referencia a los precios cotizados en el mercado (de fuentes como proveedores sin
condiciones de beneficios para la Entidad) que de llegar a ser inferior al costo en libros,
se reconocerá la pérdida en resultados del periodo. Si no es posible su venta, se le
deberá dar de baja descargándolo contra los resultados del período por pérdida en retiro
de activos.
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RETIRO O BAJA EN CUENTAS POR VENTA

El rubro de inventarios para la venta comprende: el inventario que posee la Entidad que
está disponible para la venta en indicar. La venta de éstos se reconoce en el momento
en que se cumplan las siguientes condiciones:

El valor de venta se reconocerá como un ingreso ordinario, en el período correspondiente

a la transacción y a su vez se reconocerá el costo de la salida de dicho activo.

PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN

En los estados financieros se revelará la siguiente información:

 Las políticas contables para el reconocimiento y medición de los inventarios.

 El método de valoración utilizado. Indicando la fórmula de costeo utilizada.
 El valor en libros de los inventarios.
 El valor en libros de los inventarios que se llevan al valor razonable menos los
costos de venta.
 El valor de los inventarios reconocidos como gasto en el periodo y las
circunstancias o eventos que hayan afectado de alguna forma el valor de los
inventarios.
 El valor de las rebajas del valor de los inventarios surgidos al comparar el costo
en libros con su valor neto realizable periódicamente.
 El valor de las reversiones en las rebajas de valor anteriores, que se haya
reconocido como una reducción en la cuantía del gasto por existencias en el
periodo.
 El valor de los inventarios retirados o dados de baja en el período.
 Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión de las rebajas de
valor.
 El valor en libros de los inventarios pignorados en garantía del cumplimiento de
deudas.

La información acerca del importe en libros de las diferentes clases de inventarios, así
como la variación de dichos importes en el periodo, resultará de utilidad a los usuarios
de los estados financieros. Una clasificación común de los inventarios es la que distingue
entre mercaderías, suministros para la producción, materias primas, productos en curso
y productos terminados. Los inventarios de un prestador de servicios pueden ser
descritos como trabajos en curso.

El importe de los inventarios reconocido como gasto durante el periodo, denominado

generalmente costo de las ventas, comprende los costos previamente incluidos en la
medición de los productos que se han vendido, así como los costos indirectos no
distribuidos y los costos de producción de los inventarios por importes anómalos. Las
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circunstancias particulares de la Entidad podrían exigir la inclusión de otros costos, tales

como los costos de distribución.

La Entidad revelará los costos reconocidos como gastos de materias primas y

consumibles, costos de mano de obra y otros costos, junto con el importe del cambio
neto en los inventarios para el periodo.

CONTROLES CONTABLES

Los controles contables de los saldos de los inventarios deben estar encaminados a:
 Determinar que se han reconocido como tales, aquellos bienes que cumplan las
condiciones y requisitos establecidos en las políticas contables.
 Determinar que los consumos, salidas, retiros y traslados se contabilizan de
acuerdo con esta política contable.
 Determinar que están adecuadamente identificados.
 Determinar que solo se están capitalizando las erogaciones establecidas de
acuerdo con esta política contable.
 Verificar que la conciliación de inventarios se realice cada 6 meses y que sus
diferencias estén debidamente soportadas.
 Determinar que existe un control físico adecuado sobre los inventarios y que se
realizan periódicamente conteos de los mismos.
 Determinar que se han valorado en forma correcta.
 Determinar que el tratamiento de los consumos está de acuerdo con el uso de
los elementos respectivos.
 Verificar que cada movimiento de inventarios está debidamente soportado y
autorizado por el responsable del inventario.
 Verificar la aplicación por parte de la Entidad de las acciones establecidas en el
manejo de los faltantes y sobrantes de los inventarios