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Crearemos 3 tablas:
Tabla de inventario de productos. Donde reflejaremos: el código del producto, su descripción, existencias iniciales, entradas,
salidas y stock.
Podemos incluir en esta tabla tanto datos como consideremos necesarios, por ejemplo, el precio, departamento o cualquier otro dato
que para nosotros sea relevante.
Tabla de salidas. En esta tabla reflejaremos las ventas. Los datos mínimos a incluir en esta tabla serían: el número de factura,
la fecha, código del producto, descripción y cantidad vendida.
Tabla de entradas. En esta tabla reflejaremos las compras. Los datos mínimos a incluir en esta tabla serían: el número de
factura de compra, la fecha, código del producto, descripción y cantidad comprada.
Nos colocamos con el ratón en una de las celdas, vamos a la pestaña Insertar y seleccionamos tabla. Marcaremos siempre la
opción “La tabla tiene encabezados” para que Excel no tome los encabezados como datos.
Una vez creada la tabla,cambiaremos su nombre según corresponda; Productos, entradas o salidas.
Por último, elegiremos el estilo que más nos guste para nuestra tabla. En el ejemplo damos un color diferente a cada una de las
tablas.
Donde:
=BUSCARV([CÓDIGO PRODUCTO];PRODUCTOS;2;FALSO)
Donde:
Rango, corresponde al rango donde va a buscar el criterio que vamos a introducir. En nuestro caso el rango serán los códigos
de la tabla Entradas.
Criterio, lo que va a buscar en el rango que hemos seleccionado. En nuestro caso es el código de producto (de la fila en la que
estamos introduciendo la fórmula) de la tabla Productos.
Rango de suma, los valores que queremos que nos sume en esa celda, en nuestro caso la cantidad de la tabla Entradas.
Haremos la misma operación en la celda de salidas, para que en ese caso nos sume en esa celda todas las salidas del producto.
Automatizamos el stock
Por último, en la celda stock de la tabla Productos introduciremos una fórmula muy sencilla para que, a las existencias iniciales de
producto, sume las entradas y reste las salidas. Dándonos de esa forma el stock actual de ese producto. La fórmula sería:
=[@[EXISTENCIAS INICIALES]]+[@ENTRADAS]-[@SALIDAS]
Cada vez que introduzcamos una entrada o salida de producto automáticamente se verá reflejado en el stock del producto
correspondiente.
En existencias iniciales anotaremos las existencias de producto. Lo normal es realizar un inventario al menos una vez al año, se suele
realizar con fecha 31 de diciembre. Comenzando el inventario el 1 de enero. En existencias iniciales anotaríamos la cantidad
inventariada el 31 de diciembre y comenzaríamos a introducir las salidas y entradas a partir del 1 de enero de ese año.