UNIVERSIDAD CATOLICA DE VALPARAISO

FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE INGENIERIA DE TRANSPORTE

APUNTES de CONTABILIDAD
PARA ESTUDIANTES DE INGENIERIA DE TRANSPORTE

Profesor: Ing. SERGIO DE PAOLI BOTTO

Versión (8) – 2018

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1.- LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA¡Error! Marcador no definido.

El sistema contable como todo sistema, consiste en una serie de elementos que se
interrelacionan entre sí y cuyo objetivo es la transformación de datos dispersos en información
útil para la toma de decisiones.

El sistema requiere del conocimiento de la organización, sus objetivos, estrategias, recursos,

políticas y procedimientos; así como el equipo necesario para almacenar, procesar y recuperar
la información.

1.1.- Características básicas del sistema contable

a) Marco de aplicación del sistema. (La entidad Mercantil)

La empresa es una entidad autónoma distinta de la persona de sus dueños o socios, lo que
hace que la información contable se refiere a las operaciones realizadas por esta "entidad" y no
a las realizadas por las personas que tienen la propiedad de éstas. Esto hace que el propietario
o socio es considerado como "tercero" ante la empresa.

b) Reconocimiento del dinamismo del fenómeno empresa (Empresa en Marcha)

Se refiere a todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y
proyección futura. Esto hace suponer que continuará indefinidamente o -al menos- que no se
liquidará en un futuro cercano. Por eso, los recursos con que la empresa cuente se usarán para
cumplir con los objetivos de una empresa en marcha, salvo indicación expresa en contrario.

c) Reglas o convenciones que se deben aplicar

El proceso de medición que es la contabilidad, descansa en un conjunto de convencionalismos

o reglas que se aplican a las diferentes etapas del sistema de información contable y que deben
tenerse presente en la selección de los datos, en el procesamiento de ellos y en la emisión
de los Informes. El conjunto de estas convenciones, reglas y procedimientos se les conoce
como: "principios de contabilidad generalmente aceptadas". En base a ellos se obtiene una
información de carácter uniforme, fundamental para la presentación de estados contables a
terceras personas que no tienen acceso a la fuente de los datos.

1.2.- Desarrollo de las etapas del sistema de información contable

a) Entrada del sistema - datos

Los datos que se consideran son los referentes a hechos que tengan importancia financiera
para la empresa, producidos en ella u originados en el medio ambiente externo. A esto se les
llaman HECHOS ECONOMICOS y corresponden a todo hecho susceptible de ser valuado en
términos de magnitud financiera. Estos hechos se valorizan con una moneda de común
denominador. Esto es valorizar en base a una unidad homogénea, que generalmente es la
moneda de curso legal en el país.

Para la selección de datos se deben seguir los siguientes criterios básicos:

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- OBJETIVIDAD
- REALIZACION
- SIGNIFICACION

Para que el sistema tome conocimiento de los hechos a procesar, se requieren ciertos
"elementos" que pongan en evidencia o materialicen estos hechos, ellos son, "los comprobantes
o documentos de respaldo". Documentar una operación es emitir un formulario o comprobante
que indique las características y valores involucrados en la operación (el medio de los
formularios puede ser papel, magnético o electrónico).

El comprobante sirve como:

- Elemento de prueba de la existencia de la operación.

- Elemento de control para el Estado, Instituciiones laborales, previsionales, etc.
- Elemento integrante del sistema de información.

Los comprobantes se pueden clasificar según su origen en:

- Internos Originado en la empresa y dirigido a terceros (factura de ventas).

Originado en la empresa para uso interno (comprobante de depósito de
fondos).
- Externos Emitido por terceros y controlado por la empresa (factura de un proveedor).

1.2.2.- Procesamiento de los datos

Una vez recogidos y seleccionados los datos, deben ser sometidos a ciertos "procesos" para su
transformación en informes.

Las etapas a seguir en el procesamiento de datos son:

a) Clasificación: en base a algún criterio de sistematización, deben clasificarse los datos

en grupos que guarden cierta homogeneidad.

b) Anotación o Registro: lo que se efectúa a diversos niveles de análisis.

c) Síntesis: de manera que los datos queden agrupados en función de las necesidades de
los usuarios.

d) Cálculos: que permitan complementar las etapas de registro y síntesis.

e) Almacenamiento: que permita obtener en cualquier momento aquellos datos que serán
volcados en los informes.

Para el cumplimiento de estas etapas, se deben considerar los siguientes criterios:

a) COSTO HISTORICO. El valor de los "hechos económicos" debe ser al precio que se
pagó por ellos.

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b) El CRITERIO PRUDENTE. Se debe elegir para valorizar un bien siempre el precio más
bajo y registrar las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se
hayan realizado.

1.2.3.- Salida del sistema contable (informes contables)

Para preparar la información se debe tener en consideración lo siguiente:

a) Las necesidades de información del usuario a quien va dirigida.

b) Definirse aquello que se debe informar y aquello que se debe omitir, para suministrar
sólo lo imprescindible y evitar pérdidas de tiempo con datos irrelevantes.

c) Establecer una estructura para el informe, que permita ordenar los datos y agruparlos
en la forma más adecuada.

Para estos efectos debe aplicarse los siguientes criterios:

a) PERIODICIDAD. En la empresa en marcha es necesario medir el resultado de la

gestión en un período de tiempo, debiendo ser todos los ejercicios de igual duración.

b) EXPOSICION. Los estados financieros deben contener toda la información básica para
la adecuada interpretación de ella.

c) UNIFORMIDAD O CONSISTENCIA. Las normas o convenciones deben ser aplicadas

uniformemente de un ejercicio al siguiente.

1.2.4.- Uso y control de la información contable

La información del sistema contable se utiliza:

a) Para la planificación

b) Como herramienta de control

- Comparación de lo real con lo presupuestado.
- Análisis de las desviaciones.
- Medidas de corrección.

El control que permite el sistema de información contable, se puede resumir en:

a) Control relativo a la exactitud de la información y de su procesamiento, referido a los

aspectos cualitativos y cuantitativos.

b) Control normativo relativo a la aplicación de normas y convenciones establecidas por la

contabilidad.

c) Control del funcionamiento de las actividades, verificando el cumplimiento de las metas

pre-establecidas y la determinación de las variaciones producidas con respecto a lo
logrado.

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d) Control del cumplimiento de las responsabilidades asignadas.

e) Control sobre los recursos y obligaciones de la sociedad o empresa.

f) Control Interno:
- Protección de los intereses del negocio.
- Obtención de información segura y confiable.
- Eficiencia en la operación.

2.- RECURSOS DE LA EMPRESA

El conjunto de elementos con que la empresa opera, reciben el nombre de RECURSOS y estos
pueden ser:

a) Recursos materiales o inmateriales.

b) Recursos humanos.

Estos recursos pueden clasificarse según:

a) Las formas en que se adquieren (uso).

b) Los fondos usados para la adquisición (fuentes).

Uso ----------> destino

Fuente ----------> origen

Los bienes de acuerdo a su grado de permanencia en su relación con la empresa, se clasifican

en:

a) Recursos de rápida movilidad.

Efectivo
Bienes objeto del giro
Importes a cobrar derivados de la venta
Inversiones temporales

b) Recursos de carácter permanente.

Edificios
Equipos
Mobiliarios
Derechos de uso exclusivo de productos o nombre(marcas)
Intangibles (prestigio)
Inversiones permanentes.

Las fuentes de financiamiento pueden clasificarse:

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a) Según su permanencia en:

- Fuentes transitorias (por períodos reducidos).

- Fuentes estables (aportes de larga permanencia.
- Patrimonio; aportes de los propietarios y reinversión de utilidades.

b) Según el aportante en:

- Fuentes externas; independientes de la empresa

(proveedores/instituciones/financieras).
- Fuentes internas; propias de la empresa (propietarios)

De acuerdo a esto la empresa es un conjunto de recursos en constante movimiento y este

dinamismo de la empresa significa la utilización de los recursos en la realización de operaciones
que permitan la obtención de nuevos recursos y generen utilidades.

La expresión contable de los recursos/obligaciones sería:

- El conjunto de recursos = El Activo

- El conjunto de obligaciones = El Pasivo
- El derecho de los propietarios
sobre la diferencia entre los
recursos y las obligaciones = El Patrimonio

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3.- DEFINICIONES

Para continuar, se hace necesario definir brevemente el alcance de los términos utilizados en el
sistema contable, los más importantes son los siguientes:

Activos: son los recursos económicos destinados a fines comerciales en una entidad. Son
conjuntos de potenciales de producción (disponibles para las operaciones de la organización).

Pasivos: son las deudas de la entidad o los derechos de los acreedores por los recursos que
han suministrado.

Patrimonio: es la diferencia entre el activo y el pasivo exigible. Y se compone de dos fuentes,

que son:

- Capital inicial representativo del aporte del propietario, socio o accionista.

- De las utilidades retenidas o reinvertidas, provenientes de operaciones realizadas con
utilidad.

Resultado del período: La determinación del resultado de un período puede hacerse desde
diferentes enfoques:

- Enfoque del patrimonio; el resultado se obtiene por la diferencia entre el patrimonio

inicial y el patrimonio final, excluidos los aportes o retiros de capital efectuados por el
dueño o socio durante el período.

- Enfoque del resultado; la diferencia entre los ingresos provocados por las operaciones y
los costos necesarios para producir esos ingresos. Este enfoque complementa el
enfoque anterior y sirve para realizar y establecer las causas del resultado obtenido en
un período determinado.

En ambos casos, considerando que la empresa actúa en forma constante, se hace necesario
determinar el período que se desea medir, para así analizar los resultados acumulados al final
de él.

Ingresos: Son la medida de los bienes y servicios proporcionados a los clientes. Para que un
ingreso sea atribuido a un determinado período deben cumplirse ciertas condiciones básicas:
- La asignación debe efectuarse sobre la base de alguna relación lógica de causalidad.
- El ingreso debe ser razonablemente definitivo.
- El ingreso debe ser determinado objetivamente.
- La determinación del incremento de patrimonio provocado por el ingreso debe
efectuarse prudentemente.
- El incremento debe estar medido en moneda de poder adquisitivo homogéneo, de modo
que los valores estén expresados en términos de un mismo poder adquisitivo.

Costos: Son el sacrificio económico que demanda la adquisición de un bien o de un servicio

con utilidad económica para el ente. Los costos pueden ser:
- Costos no consumidos; son aquellos que benefician futuros períodos.
- Costos consumidos; son aquellos que inciden en la determinación de resultados del
período.

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Gastos: Son bienes o servicios usados o expirados en el proceso de producir ingresos. El gasto
es un costo expirado o consumido. Para la asignación de costos (gastos) a un determinado
período, se debe:
- Si el costo guarda relación con el ingreso, debe ser atribuido al mismo período en que
este se asigna.
- Si no es posible vincular el costo con un ingreso determinado, el costo debe asignarse
al período al cual corresponde.
- Si no guarda relación ni con el ingreso ni con el período, debe asignarse al período en
que se tomó conocimiento del mismo.

Pérdidas: Son sacrificios económicos que no tienen valor compensatorio para el ente, se
diferencian del gasto en que éste posibilita la obtención de un ingreso; en cambio la pérdida
implica la imposibilidad presente y futura de obtener ingresos como consecuencia de ella.

Ganancias: Corresponde a un aumento neto de patrimonio no habitual originado en ventas de

activos fijos o ingresos que no tengan costos involucrados (premios - donaciones, etc.)

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4.- DUALIDAD ECONOMICA

Considerando que la contabilidad es una disciplina de medición, cuyo objeto es medir los flujos y
acumulaciones de recursos de la empresa, provenientes de los intercambios con el medio, y
considerando que en este intercambio, el medio ambiente provee los recursos (fuentes) y la
empresa hace uso de ellos (usos), siempre deberá existir una igualdad entre los recursos
obtenidos y los recursos usados. Esta igualdad es invariable y siempre obligará a que:

a) Los activos de la empresa están sujetos a los derechos de alguien (propietarios o

terceros) que forman el Pasivo.

b) El total de los derechos no puede exceder del monto de los recursos con que cuenta la
empresa (activos).

Luego el hecho que el ACTIVO sea igual al PASIVO, es un fenómeno propio de la contabilidad.

La materialización de este fenómeno denominado "Dualidad Económica", se hace a través de la

llamada "Ecuación Contable":

ACTIVO = PASIVO
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO

En base a esta ecuación, se crea un mecanismo de "procesamiento" propio de la disciplina

contable que recibe el nombre de "Registro por Partida Doble" mediante el cual en todos los
acontecimientos que afectan a la empresa se registran los "dos lados" , vale decir, muestran su
incidencia en el activo y en el Pasivo o en el Patrimonio.

Luego esto define lo siguiente:

a) Dualidad Económica: Principio lógico de la contabilidad.

b) Ecuación contable: Demostración matemática del principio.

c) Partida doble: Técnica de registro de los hechos económicos que afectan a la empresa.

Al desarrollar la Ecuación Contable y analizar los conceptos de resultado se ha visto que:

a) Los ingresos y ganancias constituyen un aumento de la participación del propietario.
b) Los gastos y las pérdidas constituyen una disminución de la participación del
propietario.

Es necesario entonces, revisar dos conceptos fundamentales. Estos son:

Concepto de acumulación: La utilidad neta deriva de las operaciones que modifican la

participación de los propietario en un tiempo dado y esas modificaciones no son necesariamente
los cambios en la situación de caja del negocio. Este criterio refuerza la diferencia entre GASTO
e INGRESO (que se refieren a conceptos de resultados) y ENTRADAS y DESEMBOLSOS (que
se refieren a movimientos de disponibilidades de dinero.

Concepto de devengado: Se deben registrar no sólo los ingresos percibidos y los gastos
pagados, sino aquellos correspondientes al período que se encuentren pendientes de ser

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recaudados (devengados) o pendientes de ser pagados (adeudados). En este criterio lo básico
es el concepto del período de tiempo y no de entrada de dinero.
5.- TECNICA CONTABLE

El sistema de información contable se apoya en ciertos mecanismos de registro, conocidos

como "libros". Estos permiten la clasificación, registro, cálculo y almacenamiento de datos
relativos a las variaciones patrimoniales de la empresa, para producir información.

5.1.- Concepto de Cuenta

La cuenta es el método convencional para acumular los cambios que se producen en cada
partida del Balance de una fecha a la siguiente, sean estos aumentos o disminuciones. Vale
decir, es un conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto.

Modelo de cuenta:

¡Error! Marcador no HABER - CREDITO

definido.DEBE - DEBITO
CARGO ABONO
Relación con partida doble:
ACTIVO = PASIVO
ACTIVO + GASTOS = PASIVO + INGRESOS
Generan cuentas con Generan cuentas con Saldo
Saldo DEUDOR ACREEDOR
¡Error! Marcador
no definido.
CUENTAS DE ACTIVO CUENTAS DE PASIVO
DEBE HABER DEBE HABER
Cargo: Abono: Cargo: Abono:
Aumentos de Disminuciones Disminuciones Aumentos de Pasivo
Activo
SALDO DEUDOR (Debe > Haber) (Debe < Haber) SALDO
ACREEDOR
PATRIMONIO
DEBE HABER
Cargo: Abono:
Disminuciones
Aumentos
(Debe < Haber)
SALDO
ACREEDOR
TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS DE RESULTADO
COSTOS INGRESOS
DEBE HABER DEBE HABER
Cargo: Abono: Cargo: Abono:
Aumento de Disminución de Disminución de Aumentos de
Gastos Gasto Ingresos Ingresos
Aumento de Disminución de Disminución de Aumentos de

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 Pérdidas Pérdida Ganancias Ganancias
SALDO DEUDOR (Debe > Haber) (Debe < Haber) SALDO
ACREEDOR

Clasificación de las cuentas:

- Según extensión

a) Sintéticas: se refieren a conjuntos de elementos.

Ventas
Gastos

b) Analíticas: representan cada uno de los conceptos de la cuenta sintética.

Ventas: ventas zona norte; ventas zona sur.

Gastos: Fletes; seguros.

- Según el objeto que representan:

a) Patrimoniales: representan los diversos componentes del patrimonio de la

empresa. Activos - Pasivos

b) De resultado: representan los ingresos, gastos y utilidades o pérdidas del

período.

c) De orden: registran hechos eventuales o contingentes que "pueden afectar a la

empresa.

Plan de Cuentas

Es la nómina de las cuentas requeridas por la empresa, que deberán contener la información
detallada que aparecerá en los estados financieros.

Para los efectos de facilitar el archivo de las cuentas y el procesamiento de los datos contenidos
en ellos, las cuentas se codifican a través de la asignación de símbolos, letras, números, etc.

Los sistemas más usados son:

a) Alfabético
b) Numérico
c) Alfabético numérico
d) Nemotécnico (códigos).

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Manual de Procedimientos

Son las instrucciones relativas al uso de las diferentes cuentas detalladas de acuerdo a la
necesidades de cada empresa.

MODELO DE PLAN DE CUENTAS

1.000 ACTIVO
1.100 DISPONIBILIDADES
1.101 Efectivo
1.102 Banco Cta. Cte.
1.200 CLIENTES
1.201 Documentados
1.202 Sin documentar
1.300 EXISTENCIAS
1.301 Materias Primas
1.302 Productos en Proceso
1.303 Productos Elaborados
1.400 ACTIVO FIJO
1.401 Bienes Raíces
1.402 Instalaciones
1.403 Vehículos

2.000 PASIVO
2.100 PROVEEDORES
2.101 Documentados
2.102 Sin documentar
2.200 CUENTAS POR PAGAR
2.201 Impuestos
2.202 Obligaciones Previsionales
2.300 PATRIMONIO
2.301 Capital
2.302 Utilidades Retenidas

3.000 INGRESOS
3.100 PROPIOS DE LA EXPLOTACION
3.101 Ventas
3.102 Servicios

4.000 GASTOS
4.100 COSTO MERCADERIAS VENDIDAS
4.200 GASTOS DE ADMINISTRACION
4.201 Sueldos
4.202 Gastos de oficina
4.300 GASTOS DE VENTAS
4.301 Sueldos
4.302 Comisiones
4.400 GASTOS TRIBUTARIOS
4.401 Impuesto Renta
4.402 Impuestos Varios

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5.2.- Asientos de Diario

Como una forma de no perder de vista los efectos de las operaciones y para condensar los
datos relativos a dichas operaciones, las anotaciones en "las cuentas" son precedidas por
"asientos" o "registros cronológicos" en los que se detalla cada operación, en lo que se refiere a:

- Cuenta utilizada
- Monto de la operación y los correspondientes Débitos y Créditos en cada cuenta.
- Detalle resumido de la operación: fecha y personas que intervienen.
- Referencia al documento que la respalda.

Por esto el asiento de Diario es un registro sistemático y cronológico de las operaciones, en el

que éstas se registran en el orden en que se presentan en el tiempo y resumidas por cuenta.

Ejemplo:
(Asiento modelo) Operación venta a crédito afecta al I.V.A.

VARIOS DEUDORES 1.190

a VENTAS 1.000
a IMP.VALOR AGREGADO 190

Venta a crédito efectuada al

Sr......, s/fact. No...... de
fecha......

La secuencia en que deben registrarse los hechos económicos que afectan al ente empresa, se
puede apreciar a través del siguiente esquema:

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Entrada HECHO ECONOM ICO

Comprobant e de Respaldo

Registro mediante Asiento de

Procesamiento Libro Diario
Diario

Traspaso del A sient o a la Cuent a Libro Mayor

Salida INFORM A CION

5.3.- Informes Contables

Los informes proporcionados por el sistema de contabilidad pueden clasificarse en:

a) De uso interno (información administrativa).

- Disponibilidades en ctas. ctes. bancarias.
- Informe de clientes: de cobranzas.
- Informe de existencias.
- Informe de cuentas por pagar (proveedores).
- Informe de resultados.

b) De uso externo (información financiera).

- Balance (estado Patrimonial).
- Estado de resultados
- Estado de cambios en la Posición Financiera (fuentes y usos de Fondos)
- Estado de cambios en el Patrimonio.

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La información que debe contener los Estados Contables, es:

a) La situación patrimonial; referida a la estructura del patrimonio, activos y pasivos.

b) La situación financiera; relativa a la posibilidad de cumplir con los compromisos

contraídos, solvencia, liquidez, etc.

c) Las variaciones experimentadas por el patrimonio durante el período comprendido en la

información, esto es aumentos y disminuciones.

d) Las actividades en las que se utilizaron los recursos obtenidos (uso de fondos).

5.3.1.- Balance general

Es una lista de los saldos de las cuentas de activos y pasivos de la empresa que reflejan las
transacciones que han ocurrido en el período, agrupadas con un criterio financiero, tomando en
cuenta su mayor o menor grado de liquidez (facilidad de conversión o transformación en un bien
más líquido).

Para esto se presentan en forma separada:

Los Activos: cuya conversión en efectivo permitirá la cancelación de los compromisos (pasivos)

Los Pasivos: que representan los compromisos a cumplir en un período determinado.

El Patrimonio: correspondiente a los fondos propios, ya sean aportados o generados en la

empresa

Los activos y pasivos se subdividen, a su vez, en diferentes rubros clasificados en orden

descendente de acuerdo a su grado de liquidez (activos) y su grado de exigibilidad (pasivos).
Para esto se considera el tiempo que demanda la conversión en dinero (activos) y la fecha en la
cual se hace exigible el compromiso (pasivos). En la practica, como una forma de unificar
criterios se considera un plazo arbitrario de 12 meses.

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De acuerdo a esto, la clasificación será:

BALANCE GENERAL

ACTIVOS PASIVOS

Corrientes (circulantes) Corrientes (corto plazo)

Aquellos que pueden Aquellos que son exigibles
ser convertidos en dinero dentro de los próximos 12
con relativa rapidez meses.

No corrientes (fijos) A largo Plazo

Aquellos necesarios para Aquellos exigibles a más de
el funcionamiento de la 12 meses.
empresa y de difícil
liquidez.
Patrimonio
Capital
Utilidades retenidas
Resultado del ejercicio

Para los efectos de la presentación de las cuentas, éstas deben ser agrupadas en rubros que
presenten características afines. De acuerdo a esto, la estructura definitiva del Balance o
Estado Patrimonial será:

ACTIVO PASIVO

ACTIVO CIRCULANTE PASIVO CIRCULANTE

Disponibilidades Créditos
Colocaciones temporales Provisiones
Créditos
Bienes de cambio

ACTIVO FIJO PASIVO LARGO PLAZO

Físico Deudas
Financiero Provisiones
Intangibles

PATRIMONIO

Capital pagado
Ajuste de patrimonio
Utilidades retenidas
Resultado del período

SUMAS IGUALES SUMAS IGUALES

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5.3.2.- Estado de resultados

Es un informe analítico que demuestra la forma como se gestó el resultado obtenido en la

empresa en un período determinado. Para esto se deben separar:

a) Los resultados ordinarios: aquellos propios del giro, que provienen de las actividades
habituales de la empresa.

b) Los resultados extraordinarios: que tienen un carácter eventual o esporádico y que no

provienen de las actividades habituales.

El estado de resultados se presenta dividido en diferentes etapas que permiten ir evaluando la

gestión administrativa de la empresa, estas etapas son:

a) Resultado bruto: constituido por la diferencia entre el total de los ingresos operativos y
el costo de los bienes o servicios vendidos.

b) Resultado operativo: dado por la diferencia entre el resultado bruto y los gastos
operativos; de administración, comercialización (ventas), financiación, etc.

c) Resultado antes de impuestos: dado por la diferencia entre el resultado operativo y el

ajuste por corrección monetaria (relativo a la desvalorización monetaria); restando o
sumando, a su vez, el resultado extraordinario o no operacional.

d) El resultado final: que proviene de restar al resultado anterior el impuesto a la renta.

MODELO DE ESTADO DE RESULTADOS:

Ventas
- Costo de las mercaderías vendidas
-----------------------------------------
= Utilidad Bruta
menos:
Gastos de administración
Gastos de ventas
Gastos financieros
------------------------------------------
= Resultado operacional
+ Ganancias no operacionales
- Pérdidas no operacionales
------------------------------------------
= Sub-total
+/- Corrección monetaria
-------------------------------------------
= Resultado antes de impuesto
- Impuesto a la renta
------------------------------------------
= UTILIDAD DEL EJERCICIO
==============================

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