Formato de Registro de Desarrollos del SGPA

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Datos de registro por parte del Solicitante HOCOL:

Fecha solicitud:
Usuario que solicita:
Módulo de SGPA donde
aplica el desarrollo:
Mes de Ejecución
Semana de Ejecución

Información Técnica para IT HOCOL

Morfología del cambio: Agregación Modificación Eliminación

Si
Genera indisponibilidad:
Afecta Estructura de la
Base de datos:
Afecta la capacidad del
servidor (Incluye nuevos
Anexos):
Aplica Comité de IT:
Justificación Comité de
IT (Por qué se requiere o
no se requiere):

1. Objetivo funcional del desarrollo / Problemática actual

(Describa en forma general cual es la problemática que se presenta en el (los) procesos que
involucra el desarrollo):

Automatizar el registro de desarrollos e incidentes del SGPA, con el fin de eliminar el uso
del documento de Excel seguimiento de contrato.
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2. Alcance
(descripción detallada del desarrollo):

Desarrollos:

1. (Estado: Registro de Desarrollo)El desarrollo se registra por

medio de la herramienta con los campos que se adjuntan

formato de registro
desarrollos.docx

Este registro puede ser realizado por cualquier usuario que

tenga acceso al sistema, y este será el usuario solicitante
(campo), sin embargo si el usuario que está registrando el
desarrollo tiene el ROL de Administrador de SGPA, el sistema
debe permitirle seleccionar un usuario solicitante diferente
para alimentar el campo.
En el registro del desarrollo se tiene que poder agregar
documentos anexos, estos anexos deben poner tener también
una observación, una fecha de cargue y el sistema debe saber
en qué momento del proceso se carga el anexo.
El usuario tendrá posibilidad de guardar temporal y poner el
firme la solicitud del desarrollo, en el momento de guardar
temporal o poner en firme el sistema asignara un consecutivo
secuencial por desarrollo, adicional tendrá la opción de Anular
el desarrollo con una observación obligatoria (Estado:
Desarrollo Anulado), únicamente cuando este se encuentre en
etapa de registro.
El sistema debe validar que todos los campos vallan
completamente diligenciados.

2. (Estado: Aprobación del registro del desarrollo) Una vez puesto

en firme el registro del desarrollo, el solicitante no podrá
realizar modificaciones ni anulaciones a este desarrollo. El Rol
Aprobador de desarrollos (Rol Nuevo) tomara la tarea en el
inbox del SGPA o ingresando al módulo de Tiquetes de
Desarrollos e incidentes, desde allí, este usuario podrá
aprobar o devolver el registro del desarrollo, si la opción es
devolver el registro, tendrá una observación obligatoria y le
llegara una tarea al inbox del SGPA del usuario solicitante. Si la
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opción es aprobar el registro, el aprobador de desarrollo podrá
incluir la información de los campos, Mes de ejecución,
Semana de Ejecución y años de ejecución, el sistema le
asignara un estado de Desarrollo Registrado, el cual será
notificado por email a: Rol Aprobador de Desarrollos,
Solicitante, administrador de SGPA, Rol Arquitecto (Nuevo
Rol). Adicional cualquiera que sea la opción seleccionada, este
usuario aprobador podrá cargar anexos, estos anexos deben
poner tener también una observación, una fecha de cargue y el
sistema debe saber en qué momento del proceso se carga el
anexo.
3. (estado: Desarrollo Registrado), en este estado se encuentran
todos los desarrollos aprobados por el Rol aprobador de
desarrollos, sin embargo la gestión de estos desarrollos no se
llevaran a cabo hasta que se cambie el estado a Desarrollo en
definición de alcance, el cual será cambiado por el aprobador
de desarrollos y este podrá modificar el mes, semana y año de
ejecución, si por algún motivo un desarrollo no se va a ejecutar,
el aprobador de desarrollos tendrá la opción de poner el
desarrollo nuevamente en estado de Desarrollo Registrado
4. (estado: Desarrollo en definición de alcance), en este estado el
rol de Arquitecto tendrá el desarrollo en su inbox y podrá
agregar anexos (estos anexos deben poner tener también una
observación, una fecha de cargue y el sistema debe saber en
qué momento del proceso se carga el anexo) y también podrá
diligenciar nuevamente los campos que se adjuntan, Siempre
teniendo la opción de guardar temporalmente

Definicion de
alcance.docx

El sistema debe traer por defecto la firma de

a. Aprobador de desarrollos (Andrea Reyes)
b. Arquitecto de SGPA (Ferney Sterling), esta firma se
tomara automáticamente cuando envié el desarrollo a
aprobación.
c. Desarrollador (actualmente hay dos) por lo que el
arquitecto tendrá la opción de escoger a uno.
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d. Administrador de SGPA (Líder Documental y Aseguramiento Líder
Documental y Aseguramiento) es el soporte inhouse de
Enternova en Hocol.
e. Usuarios funcionales y/o Solicitante, podrá seleccionar
varios usuarios del SGPA.

El sistema debe solicitar de forma obligatoria el anexo de

cronograma.

El sistema debe solicitar en campo de fecha la Fecha de Paso a

Productivo según cronograma

Cuando el arquitecto tenga toda la información completa, dará

click en el botón de enviar para aprobación el sistema debe
validar que todos los campos vallan completamente
diligenciados.

5. (Estado: Aprobación de alcance), Ningún usuario puede realizar

modificaciones a los textos ingresados en la etapa anterior y
todos los usuarios seleccionados para las firmas, deben
ingresar al SGPA para indicar que aprueban o no el alcance con
su documentación, en caso que no, debe indicar una
observación obligatoria y el desarrollo volvería al estado de
definición del alcance, en caso que si apruebe y que todos los
usuarios hayan completado su aprobación el estado del
desarrollo pasara a Desarrollo en ejecución y el mismo generar
un correo electrónico a todos los usuarios que firmaron el
desarrollo indicándoles que el mismo ya se encuentra en
ejecución.
6. (Estado: en Desarrollo en ejecución), el rol Desarrollador
tendrá este desarrollo en su inbox en modo de solo consulta
únicamente con la opción de cargar los anexos 1. pruebas
unitarias (son las pruebas funcionales realizadas por
EnterNova) y 2. Evidencias técnicas (son los soportes de lo que
se realizó técnicamente en la aplicación.), cuando el
desarrollador haya culminado el desarrollo, tendrá la opción de
enviar el desarrollo a control de calidad, en paralelo el
arquietecto debe agendar las sesiones de pruebas con los
usuarios funcionales.
7. (Estado: Control de calidad), el arquitecto realizara las pruebas
requeridas para garantizar que las pruebas funcionales con los
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funcionarios de HOCOL sean eficientes y agendara o confirmara
las sesiones de pruebas con los usuarios funcionales, por medio
de un botón pasara el estado del desarrollo a Desarrollo en
pruebas funcionales.
8. (Estado: Pruebas Funcionales), el usuario funcional tendrá la
opción de cargar un anexo con las pruebas realizadas y pasar
por medio de un botón el desarrollo a Desarrollo pendiente de
paso a productivo.
9. (Estado: Desarrollo pendiente de paso a productivo) En el
inbox del ROL aprobador de desarrollos, estará esta tarea con
fin que este ROL valide las pruebas realizadas y autorice su
paso a productivo, en caso no se autorice debe incluir una
observación obligatoria y el desarrollo pasara al estado de
Pruebas Funcionales, en caso que autorice el paso a productivo
el desarrollo pasara a estado Desarrollo aprobado para paso a
productivo.
10. (Estado: Desarrollo aprobado para paso a productivo), el
arquitecto debe cargar de forma obligatoria los soportes
solicitud de presentación a IT y/o presentación a comité de
cambios de IT, incluyendo los anexos de termina avior y
notificación de paso a productivo.
11. (Estado: Desarrollo en documentación para cierre), el
Administrador de SGPA cargara los soportes de capacitaciones
y manuales actualizados, además de email de aprobación de
cierre de la administradora de tarifas, adicional también
verificara toda la información para el cierre del desarrollo,

El sistema debe solicitar en campo de fecha la Fecha de Paso a

Productivo Real y debe ser mostrada al lado de la fecha de paso
a productivo según cronograma.

luego por medio de un botón pasara el desarrollo para cierre de

líder funcional.
12. (Estado: Desarrollo para cierre de líder funcional), el ROL
aprobador de desarrollos verificara la información y anexos de
cierre, luego podrá indicar si está o no de acuerdo con el cierre
del desarrollo, en caso que no esté de acuerdo, el desarrollo
pasara al estado anterior y en caso que si este de acuerdo el
desarrollo pasara a estado Cerrado en productivo
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13. (Estado: Cerrado en productivo), el desarrollo quedara en
modo de consulta y no se le podrán realizar modificaciones
pero si se le podrán anexar nuevos documentos.

3. Consideraciones / Validaciones / Puntos de control a tener en cuenta

a. Campos obligatorios: Descritos en el alcance.
b. Restricciones: tener en cuenta quien puede o no modificar según el estado,
adicional la trazabilidad de modificaciones.
c. ¿A qué roles se debe dar permisos?
Crear los roles

a. El ROL Aprobador de desarrollos (Rol Nuevo): podrá

consultar todos los tiquetes de desarrollo e incidentes
con filtros por los mismos campos del formato (estado,
modulo, solicitante, fecha, etc).

b. Arquitecto de SGPA

c. Desarrollador

d. ¿A qué usuario se debe notificar por E-mail?: Descritos en el Alcance

e. Aplica Reportes (Detallar la estructura del reporte):

JOHN por favor completar.
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DES008: Le agradezco incluir en la lista de desarrollos el manejo de tarifas por parte de abastecimiento cuando resultado
de procesos competitivos el adjudicado sea una compañía con contrato existentes y que se maneje a través de otrosí al
contrato (Ver nota resaltada en amarillo).

INCLUSIÓN TARIFAS DE PROCESO LICITATORIOS EN CONTRATOS VIGENTES: PCP solicita que cuando se
realicen procesos competitivos y la adjudicación se haga a una compañía con contrato vigente, el cargue de las tarifas no lo
haga el contratista, sino que lo maneje Abastecimiento, con el fin de tener el respectivo aseguramiento del resultado del

Nombre Comienzo Fin según % Trabajo Puesta en

Fecha Inicial cronograma Completado normal productiva
fecha Final

DES008 22/11/2018 5/12/2018 99% 44 horas 20/12/2018

Observaciones: NO APLOICA ANS #6. Cumplimiento de tiempos con la entrega de los desarrollos,
se pasó a productivo después de la fecha puesta en el cronograma “Estado hoy 14 de diciembre de
2018: En desarrollo, fecha para pruebas es el Jueves 20 de Diciembre de 2pm a 3pm (soporte Pruebas
Des008)”

Esta es la tabla que se debe pasar a Andrea Reyes para la Factura de los desarrollos del mes
que se va a Cerrar:

Las fechas de “Comienzo Fecha Inicial y Fin Según Cronograma” se basan en el

cronograma firmado y autorizado por Andrea.

El % de completamiento les lo que se ha realizado del desarrollo por mes

Trabajo Horas: es el total de las horas del desarrollo utilizadas en el mes

Puesta en Productivo: la fecha que se toma es cuando El Arquitecto de desarrollos

confirma y notifica que el desarrollo se puso en productivo.

Las observaciones siempre van lo que está en Color Azul si se pone en productivo según
cronograma, seguido del estado del desarrollo, si el desarrollo es puesto en productivo después de
la fecha fijada en el cronograma se aplica la multa de ANS y la observación seria Aplica
Descuento de ANS #6. Cumplimiento de tiempos con la entrega de los desarrollos,

Cuando el desarrollo pasa de un mes a Otro y se cumplió con lo requerido en el cronograma no

aplica multa y en observaciones se coloca que paso al siguiente mes y con las observaciones
dichas por la Administradora de la Herramienta Andrea Reyes.
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4. Otros Módulos donde podría tener interacción este desarrollo
a. Si tiene interacción con otros módulos, detalle aquí en cuales y que información se
debe compartir: No aplica

b. ¿Se deben modificar reportes existentes, Cuál y que información se debe incluir?:
No aplica.

Datos técnicos por parte de EnterNova:

Evidencias funcionales PRUEBAS

Evidencias técnicas

Firma Fecha

Visión Arquitectura y Diseño

FERNEY STERLING NEIRA

Visión Desarrollo y Producción

JOSEF FODOR

Líder Administrativo
JULIO CAMACHO

Líder Documental y Aseguramiento

JOHN STERLING
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Líder Funcional
ANDREA DEL PILAR REYES ROSAS

Usuario Funcional (en caso que aplique):