UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

NÚCLEO UNIVERSITARIO “RAFAEL RANGEL”

TRUJILLO – ESTADO TRUJILLO

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL

Integrantes:
Cristmery Betancourt. C.I.: 28.002.592
Nadir Vásquez. C.I.: 29.638.778
Materia: Computación II
Profesor: Manuel Contreras

Noviembre, 2019
 INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL

Descripción General. Definición.

Excel es un programa informático del tipo hoja de cálculo, desarrollado y distribuido
por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS, y que forma parte de Office que es una
suite ofimática que incluye otros programas como Word y PowerPoint. Excel permite realizar
operaciones con números organizados en una cuadrícula. Cuenta con cálculo, herramientas
gráficas, tablas dinámicas y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para
aplicaciones, además puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de
cálculo siempre que la memoria de la computadora lo permita.
Cabe destacar que Excel es un programa comercial, es decir, hay que pagar una
licencia para poder instalarlo. Sin embargo, existen otras opciones, de código abierto (“open
source”, en inglés), que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y que también permiten
administrar hojas de cálculo, tales como OpenOffice.org, Calc y Google Docs. La mayoría de
estos productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo
mismo en la dirección opuesta, ya que Excel no es capaz de leer archivos creados con estos
programas.

Utilidad de Excel
Con Excel se pueden realizar desde simples operaciones hasta cálculos estadísticos, ya
que permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos
mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), -
(resta), * (multiplicación), / (división), ^ (potenciación), > (mayor), < (menor),
%(porcentaje), >=(mayor o igual que), <=(menor o igual que); además de poder utilizar
elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por
ejemplo: Suma, Promedio, Buscar, etc.
Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de
personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones propias, que
realicen tareas específicas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no hayan sido
incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en las
mismas celdas de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de desarrollo en Visual
Basic.
Aunque se puedan utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos cálculos,
también son útiles las funciones de Excel, las cuales son procedimientos que ayudan a
efectuar cálculos sobre datos introducidos. Se pueden considerar a las funciones como si
fuesen un asistente de Excel al cual se le darán algunos datos numéricos y se encargarán de
realizar los cálculos y entregar el resultado correcto. Un ejemplo es la función promedio a
quien se puede indicar una serie de valores numéricos y luego devolverá el promedio de
todos ellos. Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas
categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de
texto, las funciones de fecha y hora, etc.
Hoy en día Excel es utilizado en diversas disciplinas donde se necesiten datos
tabulares. La gran cantidad de celdas, que forman cada una de las hojas de un libro de Excel,
facilitan el organizar los datos de manera tabular. Por esta razón Excel ofrece una buena
cantidad de herramientas para dar formato a datos, ya sea darles un formato de tabla de Excel,
que se aplique un formato condicional o simplemente aplicar algún estilo de celda.
También presenta la capacidad de crear gráficos basados en datos. El hecho de tener
una herramienta visual facilita mucho la compresión e interpretación de la información por lo
que millones de usuarios de la aplicación generan sus propios reportes en Excel.

Elementos de una hoja de cálculo

1. Cuadro de nombres.
Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar celdas,
rangos, filas, columnas, así como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de
trabajo.

2. Barra de fórmulas.
Permite el acceso al contenido de una celda para su edición. Considérese muy importante que
una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.

3. Columnas.
Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por
medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A a ZZZ).

4. Filas.
Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 1, 048,576.
5. Celdas.
Se le llama Celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre
que la identifica por la letra de la columna, y el número de fila que forma la intersección.
(A5, B10, F14).

6. Etiquetas de hoja de cálculo.

Etiquetas o nombres de las hojas que componen el libro de Excel.

7. Botones de desplazamiento.
Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través de las hojas. Se activan cuando el
número de hojas existentes en el libro actual, son tantas que no alcanzan a verse todas en el
área de hojas.

8. Barra de estado
Es a través de la barra de estado Excel notifica de algunas acciones realizadas, Por ejemplo:
al momento de activar la tecla Bloq. Mayús, Bloq num. Cuando se desea copiar información
se apreciará el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre
otros mensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando.

9. Área de auto calcular.

Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las operaciones que
efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento
numérico, Máximo, Mínimo.

10. Botón Insertar Hoja de Cálculo.

Ubicado a la derecha de las Etiquetas. Facilita la inserción de nuevas hojas en el documento.

Formato de la pantalla de Excel

En la pantalla de Excel se pueden ver los elementos básicos que se manejan y tiene
una estructura similar a cualquier ventana de Windows y consta de las siguientes barras o
componentes:
Elementos.
1. Barra de título.

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en
ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1,
hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha
están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

2. Barra de menú.

Es el sistema central de EXCEL ya que ahí se encuentran casi todas las funciones de
EXCEL.
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que
se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.
Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras
barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite
cerrar el libro actual.

3. Barra de herramientas estándar.

 La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados para los
comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con más
frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros.

4. Barra de formato.

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus

números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de
cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones
para dar formato funcionan como se espera.
Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar
formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de
fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías
solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la
celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.

5. Barra de fórmulas.

La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la

celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de
la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de
fórmulas.

6. Cuadro de nombres.

Cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda

seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila 15. "A15"
aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la
celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro nombre.

7. Celda activa

Es la celda en la que se pueden introducir datos; números, palabras, símbolos, en este caso la
B3.
8. Barra de estado.

Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la

parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se
siguen los siguientes pasos:
 Seleccione ver de la barra de menús
 Hacer clic para abrir el menú desplegable.
 En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar la casilla de
verificación
 La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.
 Se verá la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM. del lado derecho.
Esto linos indicará que Excel está en modo Listo y esperando el siguiente comando.

9. Etiquetas de hojas.

Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a

desplazarnos en las hojas de cálculo.

10. Panel de tareas.

En el panel de tareas se encuentran los comandos que son relevantes para cualquier tarea
que se esté realizando en Excel. Fácilmente se puede ocultar el panel de tareas si se desea
tener más espacio para trabajar en un libro, para esto se hace clic en el botón de cierre que se
encuentra en la esquina superior derecha del panel de tareas. Para abrirlo nuevamente, se
sigue la secuencia Ver->Panel de tareas.
 Aspectos básicos de configuración y manejo de las diferentes herramientas y
opciones de Excel.

Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que se crea con Excel, es decir, todo lo que se produce
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo
con el nombre provisional de Libro1. Esto se puede comprobar en la pantalla de Excel, en la
barra de título en la parte superior de la ventana se puede ver cómo pone Libro1 - Microsoft
Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
El nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no
se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas
aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, en la parte inferior de la ventana de Excel
estarán las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1,
Hoja2...

Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro
de trabajo.
Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de
celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B,
C,...AA, AB,...IV.
 Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un
conjunto de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el

nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo
la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta,
dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las
demás.
De igual forma está la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un
bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son
vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos

Opciones de Excel
La cinta de opciones mostrará siete pestañas:
 Inicio: Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas de Excel.

 Insertar: En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a nuestra
hoja como tablas y gráficos.

 Diseño de página: Aquí se encuentran los comandos utilizados para preparar nuestra hoja
para imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja.
 Fórmulas: La pestaña fórmulas contiene los comandos para agregar funciones y fórmulas
a nuestras hojas de Excel así como buscar cualquier error en las fórmulas.

 Datos: Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes y
trabajar posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando duplicados.

 Revisar: En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar
comentarios en las celdas de la hoja.

 Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de sus
elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro, Mostrar, Zoom,
Ventana y Macros.

Las Barras
 Los Menús Desplegables
Una lista desplegable en Excel es una colección de datos válidos que se genera a partir
de los valores ubicados en un rango de celdas. Los valores de dicho rango de celdas son los
que dan forma a las opciones de una lista. Las listas desplegables se muestran dentro de una
celda como una flecha que nos permite elegir el valor deseado.

En la imagen superior, la lista desplegable de la celda A1 se creó tomando los valores

del rango C1:C12.

Pantalla de Edición
El contenido de una celda se puede editar directamente en la celda. También puede
editar el contenido de una celda escribiendo en la barra de fórmulas.
Al editar el contenido de una celda, Excel está funcionando en modo de edición.
Algunas características de Excel funcionan de manera diferente o no están disponibles en el
modo de edición.
Cuando Excel está en modo de edición, la edición de Word aparece en la esquina
inferior izquierda de la ventana del programa de Excel, tal y como se muestra en la siguiente
ilustración.

En el modo de edición, muchos comandos no están disponibles. Por ejemplo, cuando

Excel está en modo de edición, no se puede aplicar formato condicional ni cambiar la alineación
del contenido de una celda.
 Además, las teclas de dirección se comportan de forma ligeramente distinta cuando
Excel está en modo de edición. En lugar de mover el cursor de una celda a la celda, en el modo
de edición, las teclas de dirección mueven el cursor por la celda.

 Habilitar o deshabilitar el modo de edición

Si intenta usar el modo de edición y no ocurre nada, es posible que esté deshabilitado.
Puede habilitar o deshabilitar el modo de edición cambiando una opción de Excel.
1. Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas.
—O bien—

Solo en Excel 2007: haga clic en el botón Microsoft Office , haga clic en Opciones
de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría avanzadas.

2. En Opciones de edición, siga uno de estos procedimientos:

o Para habilitar el modo de edición, active la casilla permitir la edición directamente en
las celdas.
o Para deshabilitar el modo de edición, desactive la casilla permitir la edición directamente
en las celdas.

 Entrar en el modo de edición

Para empezar a trabajar en el modo de edición, realice una de las siguientes acciones:
o Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea editar.
Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor en la celda del lugar en el que hizo doble
clic. El contenido de la celda también se muestra en la barra de fórmulas.

o Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y, a continuación, haga clic
en cualquier lugar de la barra de fórmulas.
Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor en la barra de fórmulas en la ubicación en la
que hizo clic.

o Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y, a continuación, presione
F2.
Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor al final del contenido de la celda.
  Insertar, eliminar o reemplazar contenido de celdas
o Para insertar caracteres, haga clic en la celda en la que desea insertarlos y, a continuación,
escriba los nuevos caracteres.

o Para eliminar caracteres, haga clic en la celda en la que desea eliminarlos y, a

continuación, presione la tecla retroceso o seleccione los caracteres y, a continuación,
presione SUPRIMIR.

o Para reemplazar caracteres específicos, selecciónelos y, a continuación, escriba los

nuevos caracteres.

o Para activar el modo Sobrescribir para que los caracteres existentes se reemplacen por los
nuevos caracteres mientras escribe, presione insertar.

o Para iniciar una nueva línea de texto en un punto específico de una celda, haga clic en el
lugar donde desea dividir la línea y, a continuación, presione ALT + entrar.

 Cancelar o deshacer modificaciones

Antes de presionar entrar o TAB, y antes o después de presionar F2, puede presionar
ESC para cancelar las modificaciones que haya realizado en el contenido de la celda.
Después de presionar entrar o TAB, puede deshacer las modificaciones pulsando
CTRL + Z o haciendo clic en deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido.

 Ajustar la forma en que se muestran el contenido de la celda

Después de modificar el contenido de la celda, es posible que desee ajustar el modo en
que se muestran.
En ocasiones, una celda puede mostrar # # # # #. Esto puede ocurrir cuando la celda
contiene un número o una fecha y el ancho de la columna no puede mostrar todos los
caracteres que necesita el formato. Por ejemplo, supongamos que una celda con el formato de
fecha "mm/dd/aaaa" contiene 12/31/2007. Sin embargo, la columna es lo suficientemente
ancha para mostrar seis caracteres. La celda mostrará # # # # #. Para ver todo el contenido de
la celda con el formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.
Cambiar el ancho de una columna
a. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.
b. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.
c. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:
o Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna.
o Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en ancho de columna y, a
continuación, escriba el ancho que desee en el cuadro ancho de columna.
o Si hay varias líneas de texto en una celda, es posible que parte del texto no se muestre de
la manera que desea. Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando
un ajuste de texto.

Ajustar el texto en una celda

a. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.
b. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, dentro de Tamaño de

Celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

 Salir del modo de edición

Para dejar de trabajar en el modo de edición, realice una de las siguientes acciones:
o Presione ENTRAR.
Excel sale del modo de edición y selecciona la celda directamente debajo de la celda
actual.
También puede especificar que al presionar entrar, seleccione una celda adyacente diferente.
a. Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas.
—O Bien—

Solo en Excel 2007: haga clic en el botón Microsoft Office , haga clic
en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría avanzadas.
b. En Opciones de edición, siga uno de estos procedimientos:
o Para que la selección permanezca en la celda que estaba editando, desactive la
casilla después de presionar entrar, Mover selección.
o Para controlar la dirección de la selección, active la casilla después de presionar entrar,
mover la selección, haga clic en la flecha situada junto a Dirección y, a continuación,
seleccione una dirección de la lista.
o Pulse la tecla TAB.
 Esto detiene el modo de edición y selecciona la celda a la derecha de la celda actual.
Al presionar MAYÚS + TAB, se selecciona la celda de la izquierda.
o Haga clic en una celda diferente.
Excel sale del modo de edición y selecciona la celda en la que hizo clic.
o Presione F2.
Excel sale del modo de edición y deja el cursor donde está.