Implementación de la fase de preparación y

ejecución del proceso clásico de selección de

proveedores
MÓDULO 9: Proceso Clásico de Selección de Proveedores
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

Módulo 9: Proceso clásico de selección

de proveedores
Organización de la fase de preparación y ejecución del proceso clásico
de selección de proveedores.

1. Objetivo del módulo:

Lograr una adecuada implementación de las fases de preparación y ejecución del proceso clásico de selección de pro-
veedores de acuerdo al nuevo marco normativo de contrataciones del Estado, con la finalidad que la institución realice
procesos más transparentes y seleccione proveedores adecuados para la realización de las tareas definidas.

2. Beneficios esperados:

Mejora de los procesos de gestión en las adquisiciones y contrataciones de la entidad

El módulo está circunscrito a las fases de: (1) Actos preparación y (2) Ejecución del proceso clásico de selección de
proveedores, ambos determinantes en la calidad de atención de requerimientos de las áreas de la entidad. Esta foca-
lización facilita el fortalecimiento de los procesos y eficacia de las citadas fases, pues permite adecuar los procesos y
procedimientos a la legalidad vigente y además, implementar lineamientos que ayuden a alcanzar mejores niveles de
eficiencia en la gestión de las contrataciones de la entidad.

Incremento de la probabilidad de procesos exitosos de selección de proveedores

Contar con expedientes de contratación más sólidos, reduciendo las posibilidades de iniciar procesos que sean decla-
rados desiertos o cancelados.

Mejora de las competencias para la gestión de inversiones

La mejor organización de las fases de actos preparación y ejecución del proceso clásico de selección de proveedores,
en términos legales y de gestión, exige necesariamente una mayor coordinación interna de las distintas áreas técnicas y
administrativas de la entidad vinculadas a la gestión del ciclo de inversiones.

3. Justificación.

La finalidad del sistema de contrataciones del Estado es el uso eficiente y eficaz del recurso público, atendiendo de la
mejor forma los requerimientos de la Entidad y en la debida oportunidad. Para ello, además de aplicar el marco norma-
tivo vigente, es necesario establecer buenas prácticas de gestión, adjudicando la buena pro al mejor postor, en el plazo
previsto, evitando que el proceso de selección concluya sin adjudicación del proveedor.

La selección de un proveedor, de acuerdo a la norma de contrataciones del Estado, es el resultado de un esquema

compuesto por cuatro fases: (1) La programación de las contrataciones, que define el universo de procesos que serán
ejecutados por la entidad en un período fiscal determinado; (2) Los actos preparatorios de los procesos de selección de
proveedor; (3) La ejecución de los procesos de selección de proveedor y (4) La ejecución contractual que tiene efecto
sólo cuando un proceso es concluido satisfactoriamente, es decir se otorga la buena pro. Sin embargo, en la actualidad,
en muchas entidades existen problemas recurrentes durante los procesos de selección de proveedores, generándose:
procesos desiertos, falta de transparencia, selección inadecuada del postor, objeto del proceso de selección mal deter-
minado, valor referencial sin estudio previo del mercado, entre otros.

Fecha de actualización del módulo: Mayo de 2009.

1
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

Con el objeto de mejorar las prácticas de gestión, el presente módulo busca fortalecer los procesos y procedimientos
de las fases 2 y 3, es decir las fases de actos preparatorios y ejecución del proceso clásico de selección de proveedores.
Tal logro tiene un impacto directo en la buena gestión de las inversiones, dándole mayor fluidez en la contratación de
consultores de estudios de preinversión e inversión y en la contratación de servicios o bienes idóneos y oportunos para
la ejecución de los proyectos.

4. Descripción del módulo.

El módulo está referido a la implementación de las fases de preparación y ejecución de procesos clásicos de selección
de proveedores de acuerdo a la nueva normativa de contrataciones del Estado. Se busca reducir la probabilidad que los
procesos concluyan como desiertos, cancelados o con resultados no satisfactorios, generando costos a la entidad por la
conducción de los procesos deficientes o por no atender las demandas de las áreas usuarias, lo cual dificulta que éstas
cumplan con sus objetivos.

La actual legislación reconoce la responsabilidad de las áreas usuarias al formular su requerimiento, paso fundamental
para el éxito de un proceso, en tanto recoge las especificaciones técnicas de los bienes y servicios requeridos, así como
consigna información complementaria que permite indagar si en el mercado existen proveedores que atiendan lo so-
licitado.

Por otro lado, tenemos el rol más estratégico del OEC, que puede proponer alternativas más adecuadas para atender
un requerimiento, dado que ahora debe consignarse la finalidad pública en el requerimiento, información tomada en
cuenta al momento de realizar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado. A su vez, la nueva normativa establece
criterios adicionales para la determinación del valor referencial, elemento fundamental para lograr tanto el interés de
potenciales postores en participar en los procesos, como el buen uso del recurso público.

La nueva conformación del comité especial también favorece el desarrollo de los procesos de selección, dotándolo de
una mayor estabilidad, dado que cada titular tiene un suplente específico y además al tener menor número de miembros
se facilita la realización de sesiones con el quórum necesario.

Respecto a las bases, se facilita el acceso al mayor puntaje técnico, dado que por ejemplo, para acreditar experiencia
específica y general en varios objetos de procesos, se ha reducido el número de años necesarios para obtener el máximo
puntaje.

Para cumplir con el objetivo del módulo, se sugiere realizar las actividades que se señalan a continuación:

Actividad 1: Diagnóstico de los procesos de selección de proveedores en curso.

Tareas
1.1.Verificar los procesos en curso por
área usuaria, discriminando su grado de
avance, según expediente de contratación,
comité especial, bases o proceso de
selección convocado.
1.2. Crear o actualizar la información en
la base de datos sobre los procesos en
curso.
1.3. Elaborar la línea de base de los
procesos de selección de proveedores en
curso, por área usuaria.
Beneficios Resultados
Tener información sobre la situación
de los procesos de selección de
proveedores en curso por áreas Línea de base de las fases de
usuarias y por fase del sistema de preparación y proceso de selección
contrataciones, con información de proveedores de la entidad.
sobre su adecuación a la normatividad,
el procedimiento seguido, el tiempo
transcurrido y su nivel de urgencia.

2
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

Actividad 2: Fase de actos preparatorios.

Tareas Beneficios Resultados
2.1. Aprobar formato de requerimiento de
las áreas usuarias.
2.2. Elaborar y aprobar lineamientos
para la formulación y remisión de los
requerimientos de las áreas usuarias.
2.3. Verificar la concordancia del formato
y metodología de los requerimientos de los
procesos en curso, respecto del formato y
lineamientos aprobados. Elaborar informe. Identificar el estado de situación en Banco de proyectos de inversión
el desarrollo, ejecución, operación pública actualizado y demanda de
2.4. Elaborar lineamientos para el estudio y mantenimiento de las inversiones recursos para gastos de operación
de posibilidades que ofrece el mercado. públicas de la entidad, verificando y mantenimiento que aseguren la
su concordancia con los objetivos sostenibilidad de la inversión durante
2.5. Elaborar lineamientos para la fijación del desarrollo y eficacia para el logro la vida útil de los proyectos.
del valor referencial. de un desarrollo sostenido para la
jurisdicción.
2.6. Elaborar lineamientos para expediente
de contratación.
2.7. Aprobar lineamientos de actos
preparatorios, basados en los resultados de
las tareas precedentes.
2.8. Verificar la concordancia de los
procesos en fase de preparación, respecto
de los lineamientos aprobados.

Actividad 3: Programación multianual de inversiones.

Tareas Beneficios Resultados
3.1. Elaborar lineamientos que incluyan
procedimientos y responsabilidades de la
convocatoria y registro de participantes.
3.2. Elaborar lineamientos que incluyan
procedimientos y políticas de gestión para
la atención de consultas, observaciones y
la correspondiente integración de bases. Contar con información útil para
las áreas usuarias respecto a los
3.3. Elaborar lineamientos que incluyan plazos probables de conclusión de
criterios de evaluación y calificación de sus procesos, con mayor grado de
propuestas. certidumbre y las probabilidades de Procesos de selección exitosos y con
la existencia de un segundo proceso proveedores que aseguren la calidad
3.4. Elaborar lineamientos que incluyan para que las áreas usuarias tomen sus de los bienes y servicios contratados
procedimientos y responsabilidades de previsiones. por la entidad.
otorgamiento y consentimiento de buena
pro. Mayor credibilidad en la gestión de
contrataciones y transparencia en los
3.5. Elaborar lineamientos sobre recursos actos administrativos.
de apelación, declaración de empate,
cancelación y desierto.
3.6. Aprobar lineamientos de los proceso
de selección basados en los resultados de
las tareas precedentes.
3.7. Verificar la concordancia de los
Procesos de selección, respecto de los
lineamientos aprobados.

3
 Aprobar
políticas y
lineamientos
para requeri-
mientos de Elaborar
áreas usuarias. lineamientos
convocatoria
y registro de
participantes.
Elaborar
lineamientos.
Estudios de
mercado. Elaborar
lineamientos
para consulta,
observación e
Verificar Definir integración de
información metodología bases.
de procesos para la fijación
en curso. del valor
referencial Elaborar Aprobar
Aprobar
directiva de lineamientos directiva de
Línea de base
gestión de los de criterios de gestión de
de procesos de actos prepara-
evaluación y ejecución del
selección en torios del
proceso calificación de proceso
curso. Determinar
criterios y clásico. propuestas. clásico.
Actualizar BD procedimientos
de procesos de para elaboración
selección de del expediente
proveedores. de contratación.
Elaborar
lineamientos
5. Orden lógico de organización de las actividades.

para otorgar y
consentir
Determinar
buena pro
criterios y
procedimientos
para la
elaboración de Elaborar
bases. lineamientos
para apelación,
empate,
Determinar desierto y
criterios y cancelación.
procedimientos Verificación de Verificación
para la de procesos
conformación
procesos en
del comité curso. Emitir en curso.
especial. informe. Emitir informe.

4
Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

6. Actores y roles de involucrados en la aplicación del módulo.
Hito Crítico
Reporte de procesos en
curso, en fase preparatoria y
convocados, discriminados
por área usuaria, tipo de acto
preparatorio o etapa del
proceso, según corresponda.
Línea de base de procesos
en curso.
Nuevo formato de
requerimiento aprobado.
Aprobación de lineamientos
de elaboración y remisión
de requerimientos de áreas
usuarias.
Aprobación de lineamientos
de actos preparatorios: estudio
de posibilidades que ofrece el
mercado, VR y expediente de
contratación.
Aprobación de lineamientos
de etapas de proceso clásico
de selección de proveedores.
Informe sobre organización de
procesos en fase preparatoria
y su adecuación a lineamientos
aprobado.
Informe sobre procesos
convocados con debilidades
en fase preparatoria.
Informe sobre realización de
procesos convocados y su
adecuación a lineamientos
aprobados.
Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores
Roles
Actores
Elaboración
Funcionarios de logística.
Funcionario delegado que
aprueba expediente de
contratación.
Funcionarios de áreas usuarias.
Funcionarios de logística.
Funcionario delegado que
aprueba expediente de
contratación.
Gerente municipal.
Funcionarios de logística.
Gerente de administración.
Funcionarios de logística.
Funcionarios de áreas usuarias.
Funcionario delegado que
aprueba expediente de
contratación.
Funcionarios de obras.
Gerente municipal.
Funcionarios de logística.
Funcionario delegado que
aprueba expediente de
contratación.
Funcionarios del área legal.
Gerente municipal.
Funcionarios de logística.
Miembros del comité especial.
Funcionarios del área legal.
Gerente municipal.
Funcionarios de logística.
Funcionario delegado que
aprueba expediente de
contratación.
Órgano de control interno.
Funcionarios de logística.
Miembros del comité especial.
Funcionario delegado que
aprueba expediente de
contratación.
Órgano de control interno.
Funcionarios de logística.
Miembros del comité especial.
Funcionario delegado que
aprueba expediente de
contratación.
Órgano de control interno.
5
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

7. Indicadores de logro en la ejecución del módulo.

Indicador Fuente Quién y cómo mide Reporte

Estado de los procesos de
selección.
SE@CE, archivos del área de
logística, resoluciones de comité
especial.
Funcionario de logística quien
analiza cada expediente desde
el requerimiento, a fin de Mensual
determinar el estado de los
procesos de selección .

N° de requerimientos Funcionario de logística quien

atendidos satisfactoriamente Acervo documentario de logística. evalúa los requerimientos Mensual
y en tiempo oportuno. recibidos y su atención oportuna.

Gerencia Municipal quien

N° de procesos no
convocados.
Nº de procesos en curso
convocados con debilidades
en actos preparatorios.
Expedientes de contratación y
normas internas.
Expedientes de contratación,
resoluciones de designación y
bases aprobadas.
evalúa todos los procesos
no convocados y el eventual
incumplimiento de lineamientos Trimestral
o políticas para el desarrollo
y ejecución de los procesos
de selección aprobados por la
entidad.
Funcionario de logística quien
analiza la fase preparatoria
de cada uno de los procesos Trimestral
convocados, comparándolo con
los lineamientos aprobados por
la entidad.

8. Relación de normas a tomar en cuenta en la aplicación del módulo.

Tipo de Norma Número Título Fecha de Publicación

Decreto Legislativo que aprueba la ley de contrataciones
Decreto Legislativo 1017. del Estado. 4/06/2008

Decreto Legislativo 1018. Decreto Legislativo que crea la central de compras 4/0672008
públicas – Perú Compras.
01/01/2009
Decreto Supremo 184-2008-EF. Reglamento de la ley de contrataciones del Estado. Fe de Erratas del
15/01/2009

Decreto de Urgencia 041-2009. Medidas para agilizar la ejecución de obras públicas y 29 /03/2009
otras acciones.
Modifica fecha de entrada en vigencia del Decreto
Legislativo 1017 y su reglamento, así como el ROF del
Decreto de Urgencia 014-2009. Organismo supervisor de las Contrataciones del Estado 31/01/2009
(OSCE), y establece medidas extraordinarias en materia
presupuestaria y contrataciones públicas.
Registro de participantes en las adjudicaciones
Comunicado del OSCE 001-2009/OSCE-PRE. de menor cuantía para bienes y servicios. 11/03/2009

6
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

9. Ámbito y procesos afectados por la aplicación del módulo.

Ámbito Área Dimensión

Preinversión.
Ejecución de proyectos.
Gestión administrativa de
proyectos.
Definición de aspectos técnicos.
Preparación para la formulación
y evaluación de estudios de
preinversión (perfil, prefactibilidad Disponibilidad de información.
o factibilidad).
Definición de aspectos administrativos.
Definición de aspectos técnicos.
Preparación de la formulación de
estudios de inversión (expediente
técnico y estudios definitivos). Disponibilidad de información.
Definición de aspectos administrativos.
Preparación del inicio de ejecución Información y documentación.
del proyecto.
Modificación del PAC.
Gestión de contrataciones Expediente del proceso de selección de proveedores.
y adquisiciones.
Desarrollo del proceso de selección de proveedores.

10. Relación de herramientas para la aplicación del módulo.

Usuario Función Reporte

Anexo I. Funcionarios. Lectura básica. Preguntas frecuentes.
Anexo II. Integrantes del área de Herramientas de II. A. Formato de requerimiento de áreas
logística y usuarios en aplicación. usuarias.
la entidad del Sistema
de Adquisiciones y II.B. Formato para el diagnóstico de los procesos
Contrataciones del Estado. en curso convocados y en actos preparatorios.
II.C. Criterios para los lineamientos de
elaboración y remisión de requerimientos.
II.D. Criterios para los lineamientos de los actos
preparatorios: Estudio de posibilidades que
ofrece el mercado, fijación del valor referencial
y elaboración de expediente de contratación.
II.E. Criterios para los lineamientos del proceso
clásico de selección de proveedores.

7
Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

Módulo 9: Proceso clásico de selección

de proveedores
ANEXO I - Preguntas frecuentes

Introducción.

La presente guía de preguntas frecuentes sobre las fases de (1) Actos preparatorios y (2) Proceso clásico de selección
de proveedores, según las normas del sistema de contrataciones del Estado, es una herramienta de orientación para las
autoridades y funcionarios.

El módulo está centrado en dos fases del sistema de contrataciones del Estado, brindando mayor alcance de los temas
abordados, así como mayor detalle y profundidad, facilitando al lector la comprensión del objetivo de estas fases, su
importancia en el éxito del proceso para la selección del mejor proveedor y el impacto que esto tiene en la buena ges-
tión de las inversiones.

Índice de temas de las preguntas frecuentes.

A. Fase Preparatoria de los procesos de selección:

A1. Sobre el requerimiento y su contenido.
A2, Sobre el expediente de contratación.
A3. Valor referencial.
A4. Comité Especial.
A5. Bases.
A6. Factores de evaluación.

B. Fase de ejecución de los procesos de selección:

B1. Registro de participantes.
B2, Elevación de observaciones.
B3. Integración de bases y su publicación.
B4. Presentación de propuestas.
B5. Calificación y evaluación de propuestas.
B6. Otorgamiento de la buena pro.
B7. Recurso de apelación.

C, otras preguntas frecuentes.

C1. Fase preparatoria.
C2. Fase de ejecución.

9
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

A. Fase preparatoria de los procesos de selección.

¿Cuándo se inicia la fase preparatoria?

Se inicia con el requerimiento que remite el área usuaria para la contratación de bienes, servicios u obras. Dicho requeri-
miento debería hacerse de acuerdo a lo establecido en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) y debe considerar los pla-
zos de los procesos de selección, dependiendo el tipo de proceso, con el objetivo de asegurar una atención oportuna.

A1, Sobre el requerimiento y su contenido.

¿Quién es responsable de formular el requerimiento?

El área usuaria (área orgánica responsable del cumplimiento acciones) es la responsable del contenido del requerimien-
to, debiendo describir adecuadamente el bien, servicio u obra a contratar y definir con precisión las características,
condiciones, cantidad y calidad de lo requerido; así como, la finalidad pública de dicha contratación.

¿El área usuaria realiza sola las especificaciones técnicas?

Nó, deberán ser realizadas por el área usuaria en coordinación con el Órgano Encargado de las Contrataciones en la
entidad (OEC), evaluando en cada caso las alternativas técnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satis-
facción del requerimiento.

¿Qué regulación existe para definir las especificaciones técnicas?

Las especificaciones técnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos técnicos, normas metrológicas y dis-
posiciones sanitarias nacionales; y requisitos técnicos establecidos en reglamentos sectoriales cuando estén refrendados
por el MEF. A su vez, podrán ser tomadas en cuenta las normas técnicas nacionales emitidas por la Comisión de Re-
glamentos Técnicos y Comerciales del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual
(INDECOPI) para definir los bienes, servicios u obras, precisando que no son de obligatorio cumplimiento.

En el caso de obras, además, se deberá contar con la disponibilidad física del terreno o lugar donde se ejecutará la obra
y con el expediente técnico aprobado, debiendo la entidad cautelar su adecuada formulación a fin de asegurar la calidad
técnica y reducir e la necesidad de su reformulación por errores o deficiencia que se evidencien al ejecutar la obra.

Respecto al requerimiento, ¿el OEC puede realizar ajustes?

Sí. Siempre que cuente con la autorización del área usuaria y lo haga como producto del estudio de las posibilidades
que ofrece el mercado.

¿El requerimiento puede tener en la descripción información que oriente la adquisición o

contratación?
Nó. La descripción de bienes y servicios no debe referenciar marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos
particulares, fabricantes determinados, ni nada que oriente la adquisición o contratación. Sólo será posible solicitar una
marca o tipo de producto determinado cuando ello responda a un proceso de estandarización debidamente sustentado
bajo responsabilidad del titular de la entidad.

A2, sobre el expediente de contratación.

¿Cómo se inicia el Expediente de Contratación?

Se inicia con el requerimiento del área usuaria.

¿Es necesario aprobar nuevamente el Expediente de Contratación si el proceso previo fue

declarado desierto?
Si, si un proceso se declara desierto, solo si ha sido modificado en algún extremo, la nueva convocatoria contará con
una nueva aprobación del expediente de contratación.

10
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

¿Cuál es el objetivo del Estudio de Posibilidades que Ofrece el Mercado?

El objetivo es encontrar las alternativas técnicas y posibilidades que ofrece el mercado para la satisfacción del requeri-
miento, a efectos de permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores al momento de la convocatoria del respec-
tivo proceso de selección, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a determinados
postores.

Respecto al Expediente de Contratación, ¿qué responsabilidades tiene el Comité Especial?

El comité especial puede observar el valor referencial y solicitar su revisión o actualización al OEC, de acuerdo con el
artículo 27 de la Ley, asimismo es responsable de poner en conocimiento del OEC si el valor referencial es observado
por los participantes y en el caso de ejecución o consultoría de obras de la unidad orgánica competente para su opinión.
Si el OEC o unidad orgánica aprueban un nuevo valor referencial, deberán verificar la disponibilidad presupuestal e in-
formar al funcionario que aprobó el expediente de contratación. Si el cambio modifica el tipo de proceso de selección,
deberá declararse nulo el proceso de selección convocado.

A3. Valor Referencial (VR).

¿Qué es el Valor Referencial?

Es el monto del bien, servicio u obra que se requiere contratar y que a su vez determina el tipo de proceso de
selección que se va a convocar; es determinado por el OEC luego de analizar la información obtenida en el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado.

¿Qué responsabilidad tiene el área usuaria en el valor referencial?

Tiene la obligación, bajo responsabilidad, de apoyar al OEC en la determinación del valor referencial.

¿El VR debe considerar los tributos y otras cargas?

Si, el VR debe considerar todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos
laborales respectivos conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que
pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar. Las cotizaciones de los proveedores deberán incluir
los mencionados componentes.

En caso de procesos de selección convocados según relación de ítems, ¿cómo se fija el VR?
En los proceso de selección según relación de ítems, etapas, tramos, paquetes o lotes se podrá convocar la contratación
de bienes, servicios y obras en un solo proceso, estableciéndose un VR para cada ítem, etapa, tramo, paquete o lote. El
VR del conjunto se determinará en función a la sumatoria de los VR de cada uno de los ítems y las bases especificarán
tanto el VR de los ítems como el del proceso de selección. El comité especial puede observar el valor referencial y
solicitar su revisión o actualización al OEC.

En Ejecución y consultoría de obras, ¿cómo se fija el VR?

El VR corresponderá al monto del presupuesto de obra del expediente técnico, debiendo estar suscrito por los
consultores o funcionarios públicos que participaron en su elaboración o aprobación, dicho presupuesto deberá detallar
las partidas y subpartidas según las características de la obra, los precios unitarios por cada una de ellas teniendo en
cuenta los insumos requeridos en las cantidades y precios o tarifas que se ofrezcan en las condiciones más competitivas
en el mercado. Además debe incluirse los gastos generales variables y fijos, así como la utilidad.

En la ejecución de obras bajo la modalidad de concurso oferta, el valor referencial será determinado según el objeto
de la obra y el alcance previsto en los estudios de preinversión que dieron lugar a la viabilidad, así como en el estudio
de posibilidades de precios de mercado.
En el caso de consultoría de obras deberá detallarse los honorarios del personal propuesto, gastos generales y la
utilidad, en condiciones competitivas de mercado y de acuerdo a los plazos y características definidos en los términos
de referencia del servicio requerido.

11
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

El Presupuesto de obra o de consultoría de obra, ¿debe considerar los tributos y otras

cargas?
Sí, deberá incluir todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas, seguridad en el trabajo y los costos
labores conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incluir
sobre el presupuesto.

¿Cómo se calcula el VR en el caso de cobranzas o recuperaciones y en servicios con honorarios

de éxito?
En estos casos se aplica el porcentaje que se fije en las bases, sobre el monto máximo a cobrar o recuperar. Dicho
porcentaje incluirá todos los conceptos que comprende la contraprestación que le corresponde al contratista.

En el caso de servicios es posible considerar honorarios de éxito, siempre que sean usuales en el mercado, en cuyo caso,
el OEC debe justificar la necesidad y monto a través de un informe técnico. En estos casos, el valor referencial estará
conformado por la suma del honorario fijo más el honorario de éxito. Para efectos de la inclusión de este último en el
valor referencial, se tomará en cuenta el monto máximo que la entidad pagaría como honorarios de éxito.

¿El valor referencial es público?

Sí, sin embargo puede ser reservado cuando la naturaleza de la contratación lo haga necesario, previo informe del OEC
debidamente aprobado por el Titular de la Entidad de la Entidad, ésta reserva debe estar establecida en el expediente
de contratación.

La reserva del VR cesa cuanto el comité especial lo haga de conocimiento de los participantes en el acto de apertura de
sobres, asimismo en estos casos no será de aplicación los límites mínimos y máximos para admitir la oferta económica
previstos en la Ley y el reglamento.

Si el Valor referencial es confidencial, ¿debe registrarse en el SE@CE?

Si, en cualquier caso es obligatorio hacerlo, debiendo garantizarse los mecanismos de confidencialidad.

¿Cuándo y a quién se solicita la disponibilidad presupuestal?

Determinado el VR, se solicitará a la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces, la certificación de disponibilidad
presupuestal a fin de garantizar que se cuenta con el crédito presupuestal suficiente para comprometer un gasto en el
año fiscal correspondiente, señalando el período de contratación programado.

A4. Comité especial.

¿Quiénes están impedidos de ser miembros del Comité Especial?

1. El titular de la entidad.
2. Los funcionarios que tengan atribuciones de control o fiscalización, tales como regidores, consejeros regionales,
directores de empresas, auditores, entre otros;, salvo que el Órgano de Control institucional sea el área usuaria.
3. Los funcionarios que por delegación hayan aprobado: (1) El expediente de contratación o las bases; (2) Designado
el comité especial; o (3) Tengan facultades para resolver el recurso de apelación. El impedimento se circunscribe al
proceso de contratación referido a las delegaciones indicadas.
4. Los funcionarios sancionados con destitución o despido, así como suspensión o cese temporal por su actuación
como integrantes de un comité especial, mientras esté vigente y la decisión haya sido motivada y esté consentida o
administrativamente firme.
5. Asimismo, si es sancionado luego de ser designado, dejará de ser integrante de dicho comité.

¿Cuál es la responsabilidad del Comité Especial?

La conducción, organización y ejecución del proceso de selección de proveedor; correspondiéndole elaborar las
bases y elevarlas a la autoridad competente para su aprobación, disponer la convocatoria, absolver las consultas y
observaciones, integrar las bases, evaluar las propuestas, adjudicar la buena pro, declarar desierto y todo acto necesario
hasta el consentimiento de la buena pro.

12
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

¿Puede el Comité Especial modificar el Expediente de Contratación o VR?

Nó. Sin embargo, puede consultar los alcances del contenido del expediente de contratación y sugerir las modificaciones
que considere pertinentes, las que para implementarse requieren la conformidad del área usuaria o, del OEC, según
corresponda, así como de una nueva aprobación del expediente de contratación. El comité especial puede observar el
valor referencial y solicitar su revisión o actualización al OEC

¿Puede el Comité Especial solicitar apoyo?

Sí, a las áreas pertinentes de la entidad, quienes están obligadas a brindarlo.

¿El Comité Especial puede modificar las Bases Aprobadas?

El comité especial no puede de oficio modificar las bases aprobadas.

¿Dónde se consignan los acuerdos del Comité?

Deberán constar en actas y sus copias se incorporarán al expediente de contratación. Para ello, toda entidad contará
con un libro de actas para LP, CP o AD, o con un libro de actas por cada tipo de proceso de selección, foliado y
legalizado. Facultativamente se pueden llevar actas para la AMC.

¿Se permite la participación de expertos independientes?

Sí, y la norma regula la participación de expertos independientes.

¿Quiénes pueden ser los expertos independientes?

Pueden ser personas jurídicas o naturales. Si son personas jurídicas del sector privado, el giro principal de su negocio
deberá estar vinculado con el objeto de la convocatoria, debiendo designar a la persona natural que lo representará en el
comité especial. Si pertenecen al sector público, necesitarán la autorización del titular de la entidad de la que provienen.
El experto independiente deberá guardar confidencialidad.

¿Todos los miembros del Comité Especial tienen las mismas facultades?
Sí, siendo que sus integrantes son solidariamente responsables por su actuación, salvo cuando conste en acta su voto
discrepante.

¿Puede retornar un miembro de Comité Especial luego que se ha ausentado?

Como miembro suplente, previa autorización del titular de la entidad, luego de evaluar los motivos de su ausencia.

A5. Bases.

¿Existe obligación de usar las bases estandarizadas?

Sí, existe obligación de usar las bases estandarizadas que aprueba el OSCE y difunde a través del SE@CE.

¿Qué costo tiene para el proveedor acceder a las bases y cuál es el mecanismo?
Todo proveedor tiene acceso a ellas sin costo a través del SE@CE y al costo de reproducción en la Entidad.

A6. Factores de evaluación.

¿Cuáles son los factores de evaluación en el caso de adquisición de bienes, servicios y consul-
torías?

Bienes:
Según el tipo de bien, naturaleza, finalidad, funcionalidad y la necesidad de la entidad, pueden ser:
El plazo de entrega.
La garantía comercial del postor o del fabricante.
La disponibilidad de servicios y repuestos.

13
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

La capacitación del personal de la entidad.

Mejoras a las características técnicas de los bienes y a las condiciones previstas en las bases, precisadas en las mismas
y que no generen costo adicional para la entidad.
Experiencia, se acreditará con máximo 20 contrataciones, sustentados en contratos con conformidad o comprobantes
de pago cancelados. Se usará la facturación acumulada de ocho años a la presentación de la propuesta y monto
acumulado de hasta cinco veces el VR de la contratación o ítem convocado. Las bases no limitarán cantidades, montos o
duración de cada contratación utilizada como acreditación. En suministro se considerará lo ejecutado a la presentación
de la propuesta y las demás condiciones.
Cumplimiento de la prestación, evaluada en función al número de certificados o constancias que acrediten que no
se incurrió en penalidades, máximo 20 contrataciones referidas a los contratos que se presentaron para acreditar la
experiencia del postor. En suministro de bienes lo mismo que en experiencia.
El comité especial podrá establecer otros factores de evaluación.

Servicios:
Experiencia en la actividad o especialidad, acreditada con máximo diez servicios a uno o más clientes, sustentados en
contratos con conformidad o comprobantes de pago cancelados. Se usará la facturación acumulada de ocho años a la
presentación de la propuesta y monto acumulado de hasta cinco veces el VR de la contratación o ítem convocado. Las
bases no limitarán monto o tiempo de cada servicio que se pretenda acreditar. En servicios de ejecución periódica se
considerará lo ejecutado al presentar la propuesta.
El servicio que acredita la experiencia en la especialidad acredita la experiencia en la actividad.
Opcional: Cumplimiento del servicio, evaluado en función al número de certificados o constancias, máximo diez, que
acrediten que los servicios se efectuaron sin incurrir en penalidades.
Opcional: Personal propuesto para la prestación del servicio, se evaluará con constancias o certificados el tiempo de
experiencia en la especialidad, si es persona natural, la experiencia acreditada podrá acreditarla también como personal
propuesto para el servicio.
Opcional: Mejoras precisadas en las bases sobre las condiciones previstas.
Opcional: Factores referidos al objeto de la convocatoria como equipamiento, infraestructura y otros.

Servicios de consultoría:
Experiencia, las bases señalarán los servicios cuya prestación sirva para acreditarla, el servicio que acredita la
experiencia en la especialidad acredita la experiencia en la actividad.
a) En la actividad, acreditada con máximo diez servicios a uno o más clientes, sustentados en contratos con
conformidad o comprobantes de pago cancelados. Se usará la facturación acumulada de 15 años a la presentación de la
propuesta y monto acumulado de hasta cinco veces el VR de la contratación o ítem convocado. Las Bases no limitarán
el monto o tiempo del servicio que se pretenda acreditar.
b) Especialidad, acreditada con máximo diez servicios a uno o más clientes, sustentados en contratos con
conformidad o comprobantes de pago cancelados. Se usará la facturación acumulada de diez años a la presentación de
la propuesta y monto acumulado de hasta dos veces el VR de la contratación o ítem convocado. Las bases no limitarán
montos o tiempo de servicio ejecutado para acreditación.
Experiencia y calificaciones del personal propuesto para la prestación del servicio. Las bases establecerán los
requisitos de conformación y permanencia del personal propuesto. Si es persona natural, la experiencia acreditada
podrá acreditarla también como personal propuesto para el servicio.
Mejoras precisadas en las bases sobre las condiciones previstas.
Objeto de la convocatoria, en el que se calificará, entre otros, la presentación del plan de trabajo, metodología,
equipamiento e infraestructura, entre otros.
Opcional: cumplimiento del servicio, evaluado en función al número de certificados o constancias, máximo 10, que
acrediten que los servicios se efectuaron sin incurrir en penalidades.

Las bases establecerán los siguientes márgenes de puntaje para los factores de evaluación:
Experiencia: actividad, especialidad y cumplimiento del servicio….…..20 a 25 puntos.
Personal propuesto para la prestación del servicio……………………30 a 35 puntos.

14
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

Mejoras en las condiciones previstas en las bases…………………………15 a 20 puntos.

Objeto de la convocatoria…………………………………………………25 a 30 puntos

B. Fase de ejecución de los procesos de selección.

B1. Registro de participantes.

¿Cuál es el período del registro de postores?

El período de registro se inicia al día siguiente de la convocatoria, hasta 1 día hábil después de haber integrado las bases.
En menor cuantía hasta antes de la presentación de propuestas.

B2. Elevación de observaciones.

¿Cuál es el procedimiento para solicitar la elevación de bases?

Para que el participante solicite que se eleven las bases y actuados del proceso al OSCE, el VR debe ser mayor e igual
a 300 UIT, caso contrario se elevará al titular de la entidad. El OSCE para pronunciarse requiere del expediente com-
pleto.

B3. Integración de bases y su publicación.

¿Es obligatorio publicar las bases integradas?

Si aunque no hubieran consultas u observaciones. Caso contrario el comité especial no puede continuar con el trámite
del proceso, bajo sanción de nulidad y sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar.
Las bases integradas y publicadas incorporarán los cambios por consulta, observaciones o pronunciamiento.

B4. Presentación de propuestas.

¿Cómo se acredita la representatividad del postor para presentar propuestas?

Las personas naturales concurren personalmente o a través de su apoderado, debidamente acreditado ante el Comité
Especial mediante carta poder simple. Las personas jurídicas lo hacen por medio de su representante legal o apoderado.
El representante legal acreditará tal condición a través de documento registral vigente que consigne dicho cargo y el
apoderado será acreditado con carta poder simple suscrita por el representante legal, adjuntando el documento registral
vigente que acredite tal condición.

¿Existen condiciones sobre el idioma en que se deben presentar las propuestas?

Todos los documentos referidos a requerimientos técnicos mínimos y factores de evaluación se presentan en idioma
castellano o acompañados de traducción efectuada por traductor público juramentado. La omisión de la presentación
de documentos o su traducción no es subsanable.

¿La forma de presentación debe ser mecánica o electrónica?

En caso se presenten total o parcialmente mediante formularios o formatos, éstos podrán ser llenados por cualquier
medio, incluyendo el manual, debiendo en todos los casos llevar el sello y la rúbrica del postor.

¿Qué información se adjunta a la Propuesta técnica de naturaleza obligatoria?

Copia simple del RNP.
Declaración Jurada simple declarando que: no tiene impedimento para contratar con el Estado, se somete a las bases,
documentos e información veraz, mantiene oferta durante el proceso, conoce las sanciones.
Declaración Jurada que cumple requerimientos técnicos mínimos.

15
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

¿Qué información se adjunta a la Propuesta técnica de naturaleza facultativa?

Certificado de inscripción en el Registro de la Micro y Pequeña Empresa (REMYPE), de ser el caso y documentación
relativa a los factores de evaluación.

¿Qué información se adjunta a la Propuesta Económica?

Oferta económica y detalle de precios unitarios cuando este sistema haya sido establecido en las bases.
Garantía de seriedad de oferta, cuando corresponda.

¿Los integrantes de un consorcio pueden presentar propuestas individuales o tener más de 1

consorcio?
Nó.

¿Cual es plazo de subsanación que otorga la ley y cuáles son los supuestos de subsanación?
El plazo es de uno o dos días, pudiendo subsanarse en el mismo acto de presentación de propuestas. Los supuestos de
subsanación son defectos de forma que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica

¿Procede la subsanación a la propuesta económica?

La propuesta económica solo se presenta en original, no cabe subsanación por omisión o error, salvo:
Por defectos de foliación y rúbrica de los folios.
En caso de procesos de selección convocados bajo el sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes, el comité es-
pecial verificará las operaciones aritméticas de la propuesta que obtuvo el mayor puntaje total; de existir error, corregirá
y consignará el monto correcto, asignándole el lugar que le corresponde. Dicha corrección debe figurar expresamente
en el acta respectiva.

B5. Calificación y evaluación de propuestas.

¿Cuál es la metodología de evaluación?

Son cuatro los conceptos que utiliza la metodología: (1) factores de evaluación; (2) criterios para aplicar estos factores
de evaluación; (3) puntajes de calificación de cada uno de estos factores; y (4) documentos que presenten los postores
como acreditación del cumplimiento de cada uno de estos factores.

¿Cuál es el procedimiento de calificación y evaluación de propuestas?

El procedimiento se realiza en dos etapas, la técnica y la económica. Ambas propuestas se evalúan asignando puntajes
a los factores y criterios que se establezcan en las bases, así como a la documentación que se haya presentado para
acreditarlos. En ningún caso y bajo responsabilidad del comité especial y del funcionario que aprueba las bases se es-
tablecerán factores cuyos puntajes se asignen con criterios subjetivos.

16
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

B6. Otorgamiento de la buena pro.

¿Es procedente que las Entidades puedan optar por un proceso regular a pesar que los bienes
corresponden a las fichas técnicas?
Si lo es, si las Entidades consideran que pueden encontrar mejores condiciones al convocar un proceso de selección
tradicional deberán solicitar autorización al OSCE.

B7. Recurso de apelación.

¿Cuáles son los requisitos de admisibilidad del recurso de apelación?
Identificación del impugnante, nombre y DNI o razón social. Si es representante, la acreditación. Si es consorcio, el
representante común interpondrá el recurso de apelación a nombre de todos los consorciados acreditando su repre-
sentación en copia simple de la promesa formal de consorcio.
Señalar como domicilio procesal una dirección electrónica propia.
El petitorio que comprende la determinación clara y concreta de lo que se solicita.
Fundamentos de hecho y derecho que sustentan el petitorio.
Las pruebas instrumentales pertinentes.
La garantía.
La firma del impugnante o de su representante.
Copias simples del escrito y recaudes para la otra parte, si la hubiera.
Autorización del abogado, solo en los casos de LP, CP y ADP y siempre que la defensa sea cautiva.

¿Procede rechazar un recurso de apelación?

La mesa de partes del tribunal o de la entidad podrán rechazar el recurso si el recurso se presenta antes de otorgar la
buena pro o el primer escrito no está suscrito según se establece en los requisitos de admisión. Para ello bastará verificar
la fecha programada por otorgar la buena pro en el SE@CE.

¿Procede la subsanación de los requisitos de admisibilidad para un recurso de apelación?

Si procede y el apelante tiene dos días para subsanar la omisión de algún requisito, plazo que suspende todos los plazos
del procedimiento de impugnación. Transcurrido el plazo sin haber subsanado, el recurso de apelación se tiene por no
presentado, sin necesidad de pronunciamiento y los recaudos se ponen a disposición del apelante para que los recabe en
la Unidad de Trámite Documentario de la entidad, en la mesa de partes del tribunal o en la Oficinas Desconcentradas
del OSCE, según corresponda.

Luego de admitido el recurso, ¿procede la subsanación?

Si la entidad advierte dentro de los tres días hábiles de admitido el recurso, que el apelante omitió algún requisito
de admisibilidad sin haber sido detectado por la mesa de partes, le dará dos días hábiles, sin suspender el plazo para
resolver el recurso, pasado el plazo sin subsanar, éste se tendrá por no presentado.

¿Cuáles son los efectos de la interposición de un recurso de apelación?

Se suspende el proceso de selección.
Son nulos los actos posteriores.
La entidad o tribunal, según corresponda, informarán en el SE@CE el mismo día de su interposición.

¿Cuáles son los supuestos bajo los cuales se resuelve improcedente el recurso?
Cuando la entidad o el tribunal según corresponda no tienen competencia.
Cuando sea interpuesto contra alguno de los actos que no son impugnables.
Cuando es interpuesta fuera del plazo indicado.
Cuando el que suscribe el recurso no es el impugnante o su representante.
Cuando el impugnante esté impedido de participar de acuerdo al Art.10 de la Ley.
Cuando el impugnante esté incapacitado legalmente para ejercer actos civiles.
Cuando el impugnante carezca de legitimidad procesal para impugnar el acto impugnado.

17
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

Cuando sea interpuesto por el postor ganador de la buena pro.

Cuando no exista conexión lógica entre los hechos expuestos en el recurso y el petitorio del mismo.

Para presentar el recurso de apelación, ¿se requiere de pago o garantía? ¿Cuál es el monto?
Si se requiere y es de 3 por ciento del valor referencial del proceso de selección impugnado y no será menor de 50
por ciento de la UIT vigente. Las empresas que emiten la garantía estarán bajo la supervisión de la SBS. Asimismo la
garantía podrá ser un depósito en la cuenta bancaria de la entidad o del OSCE, según corresponda.

¿Cuál es la vigencia de la garantía?

La garantía tendrá una vigencia mínima de 30 o 20 días calendario, según se presente al OSCE o a la entidad y se re-
nueva hasta que se agote la vía administrativa. De no hacerlo el recurso se tendrá por no presentado.

¿Cuál es el procedimiento de desistimiento?

Se presenta un escrito con firma legalizada ante el fedatario de la entidad, notario o juez de Paz, según sea el caso. El
desistimiento es aceptado mediante resolución y pone fin al procedimiento administrativo, salvo cuando se compro-
meta el interés público.

¿Cuál es el procedimiento que sigue el Tribunal si el recurso es presentado a este?

El tribunal solicitará a la entidad que emitió el acto impugnado el expediente de contratación completo y un informe
técnico legal sobre la impugnación, el cual indicará expresamente la posición de la entidad respecto de los fundamentos
del recurso interpuesto. Asimismo la entidad deberá notificar con el decreto, que admite a trámite el recurso de apela-
ción al postor o postores distintos al impúgnate que pudieran verse afectados con la resolución del tribunal.

¿Cuáles son las obligaciones de la Entidad?

La entidad está obligada dentro de los tres días hábiles a remitir al tribunal el expediente de contratación completo
así como un informe técnico legal sobre la impugnación en el que se indique expresamente la posición de la entidad
respecto de los fundamentos del recurso interpuesto. Simultáneamente deberá remitir la documentación que acredite
la notificación del Decreto citado en pregunta anterior.

C. Otras preguntas frecuentes.

En el Anexo I: Preguntas frecuentes del Módulo 4: Sistemas de Contrataciones del Estado encontrarán respuestas a
otras preguntas frecuentes sobre los diferentes aspectos de las fases de preparación y ejecución del proceso de selec-
ción, a continuación se presentan las preguntas sobre las cuales podrán encontrar respuestas sobre los temas antes
citados:

C1. Fase preparatoria de los procesos de selección.

¿Cuál es el objeto de la Fase preparatoria de los procesos de selección?
¿Qué documentos deben conformar el Expediente de Contratación?
¿Quién aprueba el Expediente de Contratación?
Respecto al Expediente de Contratación, ¿qué responsabilidades tiene el OEC?
Respecto al Expediente de Contratación, ¿qué responsabilidades tiene el Titular de la Entidad?
¿Qué elementos se analizan para fijar el VR?
¿Cuál es la antigüedad del VR máxima?
¿Quién designa al Comité Especial?
¿Una vez designado el Comité cuales es el procedimiento que se sigue?

18
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

¿Cuál es el procedimiento para instalar el Comité Especial?

¿El Comité Especial puede modificar las Bases integradas?
¿Quién custodia los libros de Actas del Comité Especial?
¿Qué pasa si un miembro del Comité Especial se ausenta, quien lo reemplaza?
¿Se permite la participación de expertos independientes?
¿En qué casos la entidad puede designar un Comité Especial permanente?
¿En qué casos es exigible que un miembro de la OEC sea miembro del Comité?
¿El Comité Especial es autónomo en sus decisiones?
¿Puede renunciar un miembro de Comité?
¿Qué información consignarán las bases?
¿Quién aprueba las bases?
¿Cuáles son las características de la aprobación de bases?

C2. Fase ejecución de los procesos de selección.

¿Existen distintos procesos de selección? ¿Qué los define?

¿Cuál es el flujo el proceso de selección hasta el otorgamiento de la Buena Pro?
¿Cuál es el objetivo de la Convocatoria?
¿Qué información se consigna en la Convocatoria?
¿Cómo se realiza la difusión de la Convocatoria?
¿En qué consiste la etapa de registro de participantes?
¿Cuál es el procedimiento para registrarse como postor del proceso?
¿Cuál es el período del registro de postores?
¿Procede la notificación electrónica?
¿Cuál es el objetivo de la etapa de Formulación y Absolución de Consultas?
¿Quién absuelve las consultas?
¿Qué características tiene la absolución de consultas?
¿Las respuestas a las consultas son parte de las bases?
¿Cuál es el plazo para presentar y para absolver las consultas?
¿Cuál es el objetivo de la etapa de Formulación y Absolución de observaciones de las Bases?
¿Quién absuelve las observaciones?
¿Cuáles son las características de la absolución de observaciones?
¿Las respuestas de las observaciones son parte de las bases?
¿Cuáles son los plazos para presentar y absolver las observaciones?
¿Los participantes pueden cuestionar las observaciones a las Bases?
¿Quién es responsable de elevar las bases y en qué plazo?

19
Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

Módulo 9: Proceso clásico de selección
de proveedores
Anexo II: Herramientas para la aplicación del módulo.
Introducción.
El presente anexo presenta modelos de guías, criterios y documentos que se recomienda sean tomados como ejemplo
para que los funcionarios de la entidad, especialmente quienes se encarguen del proceso de selección de proveedores,
uniformicen criterios y cumplan con las normas establecidas, a fin que se mejore la eficiencia, eficacia y calidad en la
gestión de las inversiones públicas.
Índice de anexos
Anexo Nombre de la herramienta
Formato para el diagnóstico de los
II. A. procesos en curso convocados y en actos
preparatorios.
II. B. Formato de requerimiento.
Criterios para los lineamientos de
II. C. elaboración y remisión de requerimientos.
Criterios para los lineamientos de los actos
preparatorios: Estudio de posibilidades
II. D. que ofrece el mercado, fijación del valor
referencial y elaboración de expediente de
contratación.
Criterios para los lineamientos del proceso
II. E.
clásico de selección de proveedores.
Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores
Actividad
Diagnóstico de los
procesos de selección de
proveedores en curso.
Fase de actos preparatorios.
Fase de actos preparatorios.
Fase de actos preparatorios.
Fase de actos preparatorios.
Tarea
Verificar cada uno de los procesos en curso
por área usuaria.
Crear o actualizar la información en la base
de datos sobre los procesos en curso.
Elaborar la Línea de Base de los procesos
de selección de proveedores en curso, por área
usuaria.
Aprobar formato de requerimiento de las
áreas usuarias.
Elaborar y aprobar lineamientos para la
formulación y remisión de los requerimientos
de las áreas usuarias.
Elaborar lineamientos para el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado; y, para la
fijación del valor referencial; para Expediente
de Contratación.
Aprobar lineamientos de actos preparatorios,
basados en los resultados de las tareas
precedentes.
Elaborar lineamientos que incluyan
procedimientos y responsabilidades de la
convocatoria y registro de participantes;
procedimientos y políticas de gestión para
la atención de consultas, observaciones y la
correspondiente integración de bases; criterios
de evaluación y calificación de propuestas;
procedimientos y responsabilidades de
otorgamiento y consentimiento de Buena Pro;
y, sobre recursos de apelación, declaración de
empate, cancelación y desierto.
Aprobar lineamientos de los proceso de
selección basados en los resultados de las tareas
precedentes.
21
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

II.A. Formato para el diagnóstico de los procesos en curso convocados y en actos

preparatorios

1. Área Usuaria: Área usuaria que presenta el requerimiento.

2. Modificación PAC - SI/NO: Solo se llena si hubo modificación del PAC - indicando SI o NO.
3. Modificación PAC – FECHA: Solo se llena si hubo modificación del PAC.
4. FECHA REQUERIMIENTO: Fecha del Requerimiento.
5. 1er Acto Preparatorio Descripción Consignar “E.P.O.M” o “Exp. Contratación” según corresponda.
6. 1er Acto Preparatorio Fecha: Consignar la fecha del Acto Preparatorio de la columna 5.
7. Último Acto Preparatorio Descripción:Consignar el último Acto Preparatorio terminado, puede repetirse columna 5.
8. Último Acto Preparatorio Fecha: Consignar la fecha del Acto Preparatorio de la columna 7.
9. Valor Referencial: Solo se llena si está definido el monto del Valor Referencial.
10. Si Bases Aprobadas Tiempo Entre (4) y (8): Tiempo entre requerimiento y culminación de todos los actos preparatorios .

11. Fecha Inicio Proceso: Fecha de la convocatoria en el SEACE.

12. Fecha Calendario BP: Fecha de otorgamiento de Buena Pro según calendario del proceso.
13. Si Proceso terminado. Fecha otorgamiento Buena Pro: En descripción de columna.
14. Si Proceso Terminado. Fecha consentimiento Buena Pro: En descripción de columna
15. Si no inicio Proceso tiempo entre (4) a la Fecha: Tiempo entre requerimiento y la fecha actual
16. Tiempo entre Req. -BP CAL. (4) y (12): Si corresponde tiempo entre requerimiento y Buena Pro calendario.
17. Tiempo entre Req. -BP (4) y (13): Si corresponde tiempo entre requerimiento y Buena Pro otorgada.
18. Tiempo entre Req. -BP CONS. (4) y (14): Si corresponde tiempo entre requerimiento y Buena Pro consentida.

22
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

II. B. Formato de requerimiento

23
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

II. C. Criterios para los lineamientos de elaboración y remisión de requerimientos

1. Criterio de Responsabilidad
Los lineamientos no deben dejar duda que el área usuaria es la responsable del contenido del requerimiento, que
implica la adecuada descripción del bien, servicio u obra a contratar.

2. Criterio de Especificidad
Los lineamientos serán muy claros en señalar que el área usuaria debe definir con precisión las características, condiciones,
cantidad y calidad de lo requerido, así como su finalidad pública.

3. Criterio de colaboración
Los lineamientos señalarán que el OEC deberá realizar las coordinaciones necesarias con el área usuaria para que las
especificaciones técnicas sean las adecuadas y que ambos evaluaran las alternativas técnicas y las posibilidades que
ofrece el mercado para la satisfacción del requerimiento.

4. Criterio de legalidad
Los lineamientos reforzaran que las especificaciones técnicas deben enmarcarse en la regulación existente, ampliando
la información sobre las normas que deben usar las áreas usuarias.

En el caso de obras, se precisará que las áreas usuarias deberán verificar la disponibilidad física y legal de terreno donde
se ejecutará la obra, así como el contenido del expediente técnico a fin que cumpla con las exigencias técnicas y de
calidad. Se recomienda reforzar el tema de calidad que muchas entidades públicas no lo consideran.

5. Criterio de optimización del requerimiento

Aclarará la importancia que tiene el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en tanto permite hacer ajustes a los
requerimientos con autorización de las áreas usuarias.

6. Criterio de transparencia
Buscará no orientar la adquisición o contratación a un proveedor específico, reforzando que el contenido no hará
referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares.
En caso se haga referencia a marcas o nombres comerciales, será porque responde a un proceso de estandarización
debidamente sustentado bajo responsabilidad del Titular de la Entidad.

7. Criterio de competencia
Los lineamientos servirán para que las áreas usuarias al elaborar sus requerimientos consideren que en la medida que
sean mas detallados y específicos, habrán mayor cantidad de postores, generándose la competencia que ayudará a una
mejor selección del proveedor.

24
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

II. D. Criterios para los lineamientos de los actos preparatorios

1. Criterio de oportunidad
Los plazos en la fase preparatoria no están regulados, en tal sentido los lineamientos podrían contemplar este aspecto a
fin que la fase preparatoria se culmine oportunamente, dado que no se puede iniciar el proceso si esta no es culminada,
es decir es una etapa previa al proceso de selección.

2. Criterio de secuencialidad
Los lineamientos deben considerar que los cuatro actos preparatorios son secuenciales. Los actos preparatorios son:
estudio de posibilidades que ofrece el mercado (incluye el valor referencial), expediente de contratación, comité especial
y bases administrativas.

3. Criterios para el estudio de posibilidades que ofrece el mercado

La norma no regula este estudio, en tal sentido los lineamientos podrían establecer una metodología para este estudio
que guíe la búsqueda de las alternativas que hay en el mercado para satisfacer de elrequerimiento.

4. La integración con Presupuesto

La norma establece el contenido del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, en tal sentido los lineamientos
podrían establecer el mecanismo de coordinación con Presupuesto a fin que el Certificado sea oportuno y no tenga
información pendiente.

5. Valor referencial
La norma establece las posibles fuentes de información para fijar el valor referencial. Los lineamientos coadyuvarían
al correcto y adecuado uso de cada una de estas fuentes, a través de establecer metodologías, procedimientos y/o
formatos. A su vez podría ser una guía tanto para utilizar la mejor fuente según el objeto de contratación como para
considerar todos los componentes del valor referencial, como tributos, costos laborales, costos de transporte, entre
otros.

6. Criterios para el Expediente de contratación

La norma establece que información debe estar contenida en el Expediente de Contratación, en tal sentido los
lineamientos podrían considerar la elaboración de un formato que sirva de check-list de información para que facilite
al OEC su elaboración. A su vez, el check list podría establecer las características mínimas de cada ítem, por ejemplo:
si el expediente de contratación debe contener la formula de reajuste el check-list consignará los casos en que
deba cumplirse tal requisito. Los lineamientos podrían establecer el mecanismo de aprobación del Expediente de
Contratación, formato, responsable, fecha, acciones ante la modificación del expediente, entre otros.

7. Criterio de Responsabilidad
Se sugiere que los lineamientos consignen con claridad las responsabilidades de las áreas usuarias, el OEC, el Comité
Especial y el Titular de la Entidad, en esta fase preparatoria.

8. Criterio de legalidad del Comité Especial

Los lineamientos a través de un check lista coadyuvarían a cumplir con la legalidad al designar al Comité Especial,
verificando impedimentos, ausencias, expertos independientes, exigencias a sus miembros.

9. Criterios para las Bases

La norma regula la información de las Bases, en tal sentido los lineamientos a través de un check-list de información
facilitarían al Comité Especial su elaboración en el marco de la norma.

25
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

En este aspecto sería recomendable que los lineamientos ofrezcan mayor detalle cuando el Objeto del proceso sea
Obras, a fin que se opte por el sistema de ejecución o contratación más adecuada. Asimismo sucede con la modalidad,
los límites del Valor Referencial, el contrato y las formulas de reajuste.

10. Criterios para los factores de Evaluación

Los factores de evaluación pueden ser obligatorios o facultativos según el objeto de contratación. Los lineamientos
facilitarían la determinación de los factores, así como su adecuación a la norma vigente.

26
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

II. E. Criterios para los lineamientos del proceso clásico de selección de proveedores

1. Criterios Generales
Facilitar el control de ingresos al SEACE y de cumplimiento de plazos de cada una de las etapas del proceso de
selección.

2. Criterios para la Convocatoria
Los lineamientos facilitarán el cumplimiento de los requisitos para que la etapa de convocatoria se ajuste a la norma,
tanto contenido como en plazo. A su vez indicará los casos en que puede complementarse la difusión con otros
mecanismos.

3. Criterios para el Registro de Participantes
A través de un check list podrá facilitarse la verificación del cumplimiento de requisitos para ser postor, en el marco
de la norma. A su vez permitirá corroborar que la inscripción en el RNP es el que corresponde según el objeto del
proceso de selección.

4. Criterios para las Consultas y Observaciones

Los lineamientos son una guía para verificar que las consultas y observaciones son realizadas por quienes están
facultados para ello y son realizadas en el plazo que corresponde. A su vez, que las absoluciones se ajustan a los plazos
establecidos en la norma y son notificados como corresponde.

5. Criterios para la integración de bases para cada uno de los procesos.

La norma señala que el plazo de integración de bases varía en función al tipo de proceso y a la etapa de
observaciones.

En LP, CP y AD, si no se han presentado observaciones se integra y publica al día siguiente de vencido el plazo
para absolver las observaciones. Si se han producido observaciones se integra y publica al día siguiente de vencido el
plazo para solicitar la elevación de las bases.

Si hay elevación de bases se integra y publica dentro de los 2 días siguientes de notificado el pronunciamiento. En el
caso de AMC para la consultoría de obras y ejecución de obras se integra y publica al día siguiente de vencido el plazo
para absolver las consultas. En tal sentido, los lineamientos deberán facilitar al Comité Especial, Comité Permanente y
OEC la correcta implementación de estos plazos.

6. Criterios para verificar la acreditación de la representatividad del postor para presentar propuestas
Los lineamientos facilitaran la verificación de la representatividad del postor, para tal fin elaborarán un formato de
control que ayude a verificar que en el caso de personas naturales, éstas concurren personalmente o a través de su
apoderado debidamente acreditado ante el Comité Especial mediante carta poder simple. Mientras que el caso de
personas jurídicas, éstas lo hacen por medio de su representante legal o apoderado, siendo que el representante legal
acredita tal condición a través de documento registral vigente que consigne dicho cargo, mientras que el apoderado
será acreditado con carta poder simple suscrita por el representante legal, adjuntando el documento registral vigente
que acredite tal condición.

7. Criterios sobre las propuestas

Los lineamientos deberán ser una guía para la revisión de las propuestas, al menos deberá considerar los aspectos
más relevantes y de fácil verificación, como los que siguen:

7.1. Idioma en que deben presentar las propuestas: Todos los documentos referidos a Requerimientos Técnicos
Mínimos y factores de evaluación se presentan en castellano o con traducción efectuada por traductor público
juramentado. La omisión de la presentación de documentos o su traducción no es subsanable.

27
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

7.2. Forma de presentación de las propuestas: Debe ser electrónica si se presentan en hojas simples. Si se
presentan total o parcialmente mediante formularios o formatos, se llenarán por cualquier medio, incluyendo
el manual. Debiendo en todos los casos llevar el sello y la rúbrica del postor. La propuesta económica solo se
presenta en original.

7.3. Plazo y supuestos de subsanación de las propuestas:El Plazo es de 1 o 2 días, pudiendo subsanarse en
el mismo acto de presentación de propuestas. Los supuestos de subsanación son defectos de forma que no
modifiquen el alcance de la propuesta técnica.

7.4. Subsanación de la propuesta económica, no cabe la subsanación por omisión o error: Salvo por defectos
de foliación y rúbrica de los folios; y, en procesos de selección convocados bajo el sistema de precios unitarios,
tarifas o porcentajes, el Comité Especial verificará las operaciones aritméticas de la propuesta con mayor puntaje
total; de existir error, corregirá y consignará el monto correcto, asignándole el lugar que le corresponde. Dicha
corrección debe figurar expresamente en el acta respectiva.

7.5. Sobre el requisito para presentar la propuesta económica: Garantía de Seriedad de Oferta en LP, CP o AD
y DJ en AMC.

8. Criterios para el otorgamiento de la Buena Pro

De modo similar a la verificación de las propuestas, los lineamientos facilitarán el cumplimiento del marco normativo
en esta etapa del proceso. Los aspectos más relevantes a considerar son:

8.1. Quién, dónde y cuándo se publica la Buena Pro otorgada al postor ganador.

8.2. Cuál es el Procedimiento para publicar la Buena Pro: Los lineamientos establecerán el formato del cuadro
comparativo, en el que se observe en orden de prelación los puntajes técnicos, económicos y totales.

8.3. Cuál es el plazo para otorgar la buena pro.

8.4. Cómo se notifica la Buena Pro.

9. Los lineamientos establecerán los procedimientos en situaciones especiales, como las siguientes:

9.1. Si hay más de un proveedor adjudicado: Para ello, los lineamientos establecerán la forma en que el estudio
de mercado determina que un solo proveedor no puede atender el requerimiento de la entidad, siendo que las
bases preverán la posibilidad de distribuir la Buena Pro. El procedimiento contemplará que se respete la orden
de prelación, que la propuesta económica adjudicada no sea superior al 5% del VR del postor ganador y que los
postores tienen la opción de reducir su propuesta para adecuarse a la condición establecida.

9.2. Si hay empate entre los postores : Se ofrecerá una guía en la que se señale por ejemplo, que en AD y MC
en caso de empate será favorecida las micro y pequeñas empresas integradas por personas con discapacidad o
consorcios integrados en su totalidad por estas empresas o que acrediten tener tal condición, de acuerdo a lo
señalado en la normativa de la materia. Asimismo señalará que en bienes y obras será el que haya tenido mejor
puntaje económico.

Podrían indicar que la adjudicación será a prorrata, siempre que los postores estén de acuerdo y será según el
monto de sus propuestas, siempre que el objeto de la contratación sea divisible, precisando que no se aplica a
consultorías o ejecución de obras. Finalmente se tiene el sorteo, que conjuntamente con la adjudicación a prorrata
requiere de la citación oportuna a los postores.

28
 Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores

9.3. Si la propuesta excede el valor referencial: Los lineamientos señalarán que se deberá contar con la asignación
suficiente de crédito presupuestario y la aprobación del Titular de la Entidad, salvo que el postor ganador acepte
reducir su oferta económica a un monto igual o menor al valor referencial. Asimismo indicará que la aceptación
será en acto público o deberá constar en documento escrito si es acto privado. Precisará que el Titular de la
Entidad será responsable de otorgar la buena pro en un plazo no mayor a 10 días hábiles contados desde la fecha
prevista en el calendario para otorgar la Buena Pro.

9.4.Criterios cuando se declara desierto o se cancela el proceso de selección

9.4.1. Procedimiento cuando se declara desierto el proceso: Se declara desierto cuando no queda ninguna
propuesta válida. Si no hay participantes se puede declarar desierto al término del registro de participantes.

La publicación se hará en el SEACE dentro del día siguiente de producida. El Comité Especial o el OEC
según corresponda informarán al Titular de la Entidad o al funcionario delegado de aprobar el Expediente
de Contratación sobre las causas del desierto, adoptando las medidas correctivas antes de convocar
nuevamente. Si el motivo está referido al valor referencial o a las características del objeto, el Comité Especial
se dirigirá al OEC o área usuaria. La siguiente convocatoria será una AMC que no podrá ser electrónica.

9.4.2.Procedimiento cuando se cancela el proceso de selección: Si la Entidad decide cancelar el proceso
debe comunicarlo dentro del día siguiente y por escrito al Comité Especial, registrando en el SEACE la
resolución o Acuerdo de cancelación al día siguiente y de ser el caso al correo electrónico señalado por
los participantes.

29
Lista de Acrónimos
AD Adjudicación Directa
ADP Adjudicación Directa Pública
ADS Adjudicación Directa Selectiva
AMC Adjudicación de Menor Cuantía
BCRP Banco Central de Reserva del Perú
BM Bench Mark (Elevación referencial conocida)
BP Buena Pro
CAP Cuadro de Asignación de Personal
CAS Contrato Administrativo de Servicios
CCF Compras Corporativas Facultativas
CCO Compras Corporativas Obligatorias
CIRA Certificado de Inexistencia de Restos Arqueológicos
CONSUCODE Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado
CP Concurso Público
CRP Cámara Rompe Presiones
CTI Comisión Técnica de Ingeniería
DGPM Dirección General de Programación Multianual
DIA Declaración de Impacto Ambiental
EIA Estudio de Impacto Ambiental
FONCODES Fondo de Cooperación para el Desarrollo Social
IFC Corporación Financiera Internacional
INC Instituto Nacional de Cultura
INDECI Instituto Nacional de Defensa Civil
INDECOPI Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y
de la Propiedad Intelectual
INEI Instituto Nacional de Estadística e Informática
JNE Jurado Nacional de Elecciones
LGH Línea de Gradiente Hidráulico
LP Licitación Pública
MAPRO Manual de Procedimientos

Módulos de Buenas Prácticas

MEF Ministerio de Economía y Finanzas
MINAG Ministerio de Agricultura
MINEDU Ministerio de Educación
MINEM Ministerio de Energía y Minas
MINSA Ministerio de Salud
MOF Manual de Organización y Funciones
MTC Ministerio de Transportes
OEC Órgano Encargado de las Contrataciones
ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales
OPI Oficina de Programación de Inversiones
OSCE Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado
PAAC Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones
PAC Plan Anual de Contrataciones
PAMA Plan de Adecuación y Manejo Ambiental
PCM Presidencia del Consejo de Ministros
PCM/SGP Presidencia del Consejo de Ministros / Secretaria de
Gestión Pública
PDC Plan de Desarrollo Concertado
PDI Plan de Desarrollo Institucional (Plan Estratégico)
PDLC Plan de Desarrollo Local Concertado
PDRC Plan de Desarrollo Regional Concertado
PEDN Plan Estratégico de Desarrollo Nacional
PEI Plan Estratégico Institucional
PESEM Plan Estratégico Sectorial Multianual
PIA Presupuesto Institucional de Apertura
PIM Presupuesto Institucional Modificado
PIP Proyecto de Inversión Pública
PMIP Plan Multianual de Inversión Pública
PTAR Planta de Tratamiento de Aguas Residuales
PYMES Pequeña y Mediana Empresa
RDR Recursos Directamente Recaudados
REMYPE Registro de Mediana y Pequeña Empresa
RNP Registro Nacional de Proveedores

Módulos de Buenas Prácticas

RO Recursos Ordinarios
ROF Reglamento de Organización y Funciones
RUA Reglamento Único de Adquisiciones
RUC Registro Único del Contribuyente
SBS Superintendencia de Banca y Seguros
SEACE Sistema Electrónico de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado
SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera
SIAF-GL Sistema Integrado de Administración
Financiera – Gobiernos Locales
SNIP Sistema Nacional de Inversión Pública
SNP Servicios No Personales
SUNAT Superintendencia Nacional de Administración Tributaria
TdR Términos de Referencia
UCCO Unidad de Compras Corporativas Obligatorias
UE Unidad Ejecutora
UEs Unidades Ejecutoras
UF Unidad Formuladora
UIT Unidad Impositiva Tributaria
UTM Coordenadas - Universal Transversal Mercator
VR Valor Referencial

Módulos de Buenas Prácticas

El Programa Canon es una iniciativa innovadora liderada por la Corporación Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que se viene implementando con el apoyo
de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (ACDI) y el Fondo de Minería, Petróleo y Gas para el
Desarrollo Comunitario Sostenible (CommDev). Las opiniones expresadas en el presente documento no reflejan necesariamente el punto de vista de USAID, ACDI, CommDev o de IFC.